1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn
Trƣớc khi thực hiện các công việc để phát hành công văn, cán bộ văn thƣ cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo ngƣời đƣợc giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2. Ghi số và ngày, tháng công văn
- Ghi số của công văn
Tất cả công văn đi của khoa, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác, đều đƣợc đánh số theo hệ thống số chung của khoa do văn thƣ thống nhất quản lý.
Việc đánh số công văn quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tƣ liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày công văn.
Việc đánh số công văn đƣợc thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tƣ liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP và hƣớng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số công văn và số lƣợng mỗi loại công văn đƣợc khoa ban hành trong một năm mà lựa chọn phƣơng pháp đánh số và đăng ký công văn cho phù hợp, cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với những khoa ban hành dƣới 500 công văn một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại công văn.
+ Những khoa ban hành từ 500 đến dƣới 2000 công văn một năm, có thể lựa chọn phƣơng pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại công văn áp dụng đối với một số loại công văn nhƣ quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt , giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng, v.v... ; vừa theo các nhóm công văn nhất định nhóm công văn có ghi tên loại nhƣ chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn .
+ Đối với những khoa ban hành trên 2000 công văn một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại công văn hành chính.
Công văn mật đi đƣợc đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng công văn.
Việc ghi ngày, tháng công văn đƣợc thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tƣ liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP.
1.3. Nhân bản
Công văn đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng và thời gian quy định. Việc nhân bản công văn mật đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo công văn chính đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110 2004 NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
Việc đóng dấu giáp lai đối với công văn, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 2004 NĐ-CP. Dấu đƣợc đóng vào khoảng giữa mép phải của công văn hoặc phụ lục công văn, trùm lên một phần các tờ giấy.
2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn ―Hoả tốc‖ kể cả ―Hoả tốc‖ hẹn giờ , ―Thƣợng khẩn‖ và ―Khẩn‖ trên công văn đƣợc thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tƣ liên tịch số 55 2005 TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật ―Tuyệt mật‖, ―Tối mật‖ và ―Mật‖ , dấu ―Tài liệu thu hồi‖ trên công văn đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tƣ số 12 2002 TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu ―Tài liệu thu hồi‖ trên công văn đƣợc thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3. Đăng ký công văn đi.
Công văn đi đƣợc đăng ký vào sổ đăng ký công văn đi hoặc cơ sở dữ liệu công văn đi trên máy vi tính.
3.1. Đăng ký công văn đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký công văn đi
Căn cứ tổng số và số lƣợng mỗi loại công văn đi hàng năm, các khoa quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký công văn đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ đƣợc chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại công văn tuỳ theo phƣơng pháp đánh số và đăng ký công văn đi mà khoa áp dụng theo hƣớng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với những khoa ban hành dƣới 500 công văn một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ: sổ đăng ký công văn đi loại thƣờng , sổ đăng ký công văn mật đi.
+ Những khoa ban hành từ 500 đến dƣới 2000 công văn một năm có thể lập các loại sổ: sổ đăng ký công văn quy phạm pháp luật nếu có và quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt loại thƣờng ; sổ đăng ký công văn loại thƣờng , sổ đăng ký công văn mật đi.
+ Đối với những khoa ban hành trên 2000 công văn một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ: sổ đăng ký công văn quyết định cá biệt , chỉ thị cá biệt loại thƣờng ; sổ đăng ký công văn hành chính có ghi tên loại khác loại thƣờng ; sổ đăng ký công văn loại thƣờng ; sổ đăng ký công văn mật đi.
- Đăng ký công văn đi.
Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đi, kể cả bản sao công văn và công văn mật, đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục VII-Sổ đăng ký công văn đi kèm theo Công văn này.
3.2. Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý công văn
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công văn đi đƣợc thực hiện theo Bản hƣớng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thƣ - lƣu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608 LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc .
Việc đăng ký cập nhật công văn đi vào cơ sở dữ liệu công văn đi đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn sử dụng chƣơng trình phần mềm quản lý công công văn của khoa cung cấp chƣơng trình phần mềm đó.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi.
4.1. Làm thủ tục phát hành công văn
- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lƣợng, độ dày và khổ giấy của công văn mà lựa chọn loại bì và kích thƣớc bì cho phù hợp. Bì công văn cần có kích thƣớc lớn hơn kích thƣớc của công văn khi đƣợc vào bì để nguyên khổ giấy hoặc đƣợc gấp lại để có thể vào bì một cách dễ dàng.
Bì công văn cần đƣợc làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nƣớc, không nhìn thấu qua đƣợc và có định lƣợng ít nhất từ 80gram m2
trở lên. Bì công văn mật đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tƣ số 12 2002 TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì công văn và cách viết bì đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục VIII – Bì công văn kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lƣợng và độ dày của công văn mà lựa chọn cách gấp công văn để vào bì. Khi gấp công văn cần lƣu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu công văn. Khi dán bì, cần lƣu ý không để hồ dán dính vào công văn; hồ phải dính đều; mép bì phải đƣợc dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì công văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng nhƣ dấu độ khẩn đóng trên công văn trong bì.
Việc đóng dấu ―Chỉ ngƣời có tên mới đƣợc bóc bì‖ và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì công văn mật đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 - 3 của Thông tƣ số 12 2002 TT-BCA.
4.2. Chuyển phát công văn đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các bộ môn, cá nhân trong nội bộ khoa.
Tuỳ theo số lƣợng công văn đi đƣợc chuyển giao trực tiếp cho các cán bộ, giảng viên trong nội bộ khoa và cách tổ chức chuyển giao đƣợc thực hiện tại văn thƣ hoặc do cán bộ văn thƣ trực tiếp chuyển đến các cán bộ, giảng viên), khoa quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký công văn đi để chuyển giao công văn theo hƣớng dẫn dƣới đây:
+ Nếu khoa có số lƣợng công văn đi đƣợc chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao công văn đƣợc thực hiện tập trung tại văn thƣ cần lập sổ chuyển giao riêng mẫu sổ và việc vào sổ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao công văn đi kèm theo Công văn này .
+ Nếu khoa có số lƣợng công văn đi đƣợc chuyển giao ít và việc chuyển giao công văn do cán bộ văn thƣ trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký công văn đi để chuyển giao, chỉ cần bổ sung cột ―Ký nhận‖ vào sau cột 5 ―Nơi nhận công văn‖.
Khi chuyển giao công văn cho các bộ môn, cá nhân trong nội bộ, ngƣời nhận công văn phải ký nhận vào sổ.
Tất cả công văn đi do cán bộ văn thƣ hoặc giao liên khoa chuyển trực tiếp cho các khoa khác đều phải đƣợc đăng ký vào sổ mẫu sổ và việc vào sổ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao công văn đi . Khi chuyển giao công văn, phải yêu cầu ngƣời nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát công văn đi qua bƣu điện.
Tất cả công văn đi đƣợc chuyển phát qua hệ thống bƣu điện đều phải đƣợc đăng ký vào sổ mẫu sổ và việc vào sổ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi công văn đi bƣu điện kèm theo Công văn này . Khi giao bì công văn, phải yêu cầu nhân viên bƣu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ nếu có .
- Chuyển phát công văn đi bằng máy Fax, qua mạng.
Trong trƣờng hợp cần chuyển phát nhanh, công văn đi có thể đƣợc chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhƣng sau đó phải gửi bản chính đối với những công văn có giá trị lƣu trữ.
- Chuyển phát công văn mật.
Việc chuyển phát công văn mật đƣợc thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33 2002 NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tƣ số 12 2002 TT- BCA(A11).
4.3. Theo dõi việc chuyển phát công văn đi
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát công văn đi nhƣ sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát công văn đi theo yêu cầu của ngƣời ký công văn. Việc xác định những công văn đi cần lập phiếu gửi do bộ môn hoặc cá nhân soạn thảo công văn đề xuất, trình ngƣời ký công văn quyết định.
- Đối với những công văn đi có đóng dấu ―Tài liệu thu hồi‖, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm công văn không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì công văn gửi đi nhƣng vì lý do nào đó do không có ngƣời nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v... mà bƣu điện trả lại thì phải chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân soạn thảo công văn đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi công văn đi bƣu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trƣờng hợp phát hiện công văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngƣời đƣợc giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
5. Lưu công văn đi.
Việc lƣu công văn đi đƣợc thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110 2004 NĐ-CP. Bản lƣu tại văn thƣ là bản có chữ ký trực tiếp của ngƣời có thẩm quyền.
Bản lƣu công văn đi tại văn thƣ đƣợc s p xếp theo thứ tự đăng ký. Những công văn đi đƣợc đánh số và đăng ký chung thì đƣợc s p xếp chung; đƣợc đánh số và đăng ký riêng theo từng loại công văn hoặc theo từng nhóm công văn thì đƣợc s p xếp riêng, theo đúng số thứ tự của công văn.
Các bộ môn cần trang bị đầy đủ các phƣơng tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lƣu tại văn thƣ.
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của khoa. Mẫu sổ và việc ghi sổ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lƣu kèm theo Công văn này.
Việc lƣu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lƣu công văn đi có đóng dấu các độ mật đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
