1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến
1.1. Tiếp nhận công văn đến
Khi tiếp nhận công văn đƣợc chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thƣ của khoa tiếp nhận công văn đến. Trong trƣờng hợp công văn đƣợc chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có …, đối với công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trƣớc khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc công văn đƣợc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với bì văn bản có đóng dấu ―Hỏa tốc‖ hẹn giờ ), phải báo cáo ngay cho lãnh đạo khoa, trong trƣờng hợp cần thiết, phải lập biên bản với ngƣời đƣa công văn.
Đối với công văn đến đƣợc chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thƣ cũng phải kiểm tra về số lƣợng công văn, số lƣợng trang…, trƣờng hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo ngƣời đƣợc trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến
Sau khi tiếp nhận, các bì công văn đến đƣợc phân loại sơ bộ và xử lý nhƣ sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì công văn gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong khoa và các bì công văn gửi đích danh ngƣời nhận, đƣợc chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì công văn gửi đích danh ngƣời nhận, nếu là công văn liên quan đến công việc chung của khoa thì cá nhân nhận công văn có trách nhiệm chuyển cho văn thƣ để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thƣ bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì công văn có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật.
- Đối với bì công văn mật, việc bóc bì đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 12/2002/TT-BCA A11 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nƣớc và quy định cụ thể của khoa.
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần đƣợc bóc trƣớc để giải quyết kịp thời.
- Không gây hƣ hại đối với công văn trong bì; không làm mất số, ký hiệu công văn, địa chỉ nơi gửi và dấu bƣu điện; cần soát lại bì, tránh để sót công văn.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của công văn trong bì; trƣờng hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Nếu công văn đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu công văn trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi công văn.
- Đối với đơn, thƣ khiếu nại, tố cáo và những công văn cần đƣợc kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những công văn mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của công văn thì cần giữ lại bì và đính kèm với công văn để làm bằng chứng.
1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Công văn đến của khoa phải đƣợc đăng ký tập trung tại văn thƣ, trừ những loại công văn đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của khoa nhƣ các hoá đơn, chứng từ kế toán…
Tất cả công văn đến thuộc diện đăng ký tại văn thƣ khoa phải đƣợc đóng dấu ―Đến‖; ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trƣờng hợp cần thiết . Đối với bản Fax thì cần chụp lại trƣớc khi đóng dấu ―Đến‖; đối với công văn đến đƣợc chuyển phát qua mạng, trong trƣờng hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu ―Đến‖.
Đối với những công văn đến không thuộc diện đăng ký tại văn thƣ khoa thì không phải đóng dấu ―Đến‖ mà đƣợc chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu ―Đến‖ đƣợc đóng rõ ràng, ngay ng n vào khoảng giấy trống, dƣới số, ký hiệu, dƣới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng giấy trống phía dƣới ngày, tháng, năm ban hành công văn.
Mẫu dấu ―Đến‖ và việc ghi các thông tin trên dấu ―Đến‖ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục I - Dấu ―Đến‖ kèm theo Công văn này.
1.4. Đăng ký công văn đến
- Đăng ký công văn đến bằng sổ. + Lập sổ đăng ký công văn đến.
Tuỳ theo số lƣợng công văn đến hàng năm, do khoa quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những trƣờng hợp tiếp nhận dƣới 2000 công văn đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký công văn đến để đăng ký tất cả các loại công văn , trừ công văn mật . + Sổ đăng ký công văn mật đến.
Khi tiếp nhận từ 2000 đến dƣới 5000 công văn đến một năm, nên lập các loại sổ sau: + Sổ đăng ký công văn đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng.
+ Sổ đăng ký công văn đến của các khoa khác. + Sổ đăng ký công văn mật đến.
Đối với những khoa tiếp nhận trên 5000 công văn đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn.
Trƣờng hợp hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thƣ khiếu nại có thể lập sổ đăng ký đơn, thƣ riêng; trƣờng hợp số lƣợng đơn, thƣ không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký công văn đến để đăng ký. Đối với trƣờng hợp hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lƣợng lớn yêu cầu, đề nghị khác của khoa thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký công văn đến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đến, kể cả công văn mật đến, đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký công văn đến kèm theo Công văn này.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thƣ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thƣ kèm theo Công văn này.
- Đăng ký công văn bằng máy vi tính sử dụng chƣơng trình quản lý công văn.
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu công văn đến đƣợc thực hiện theo Bản hƣớng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thƣ - lƣu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608 LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc .
+ Việc đăng ký cập nhật công văn đến vào cơ sở dữ liệu công văn đến đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn sử dụng chƣơng trình phần mềm quản lý công văn của khoa cung cấp chƣơng trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký công văn, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết t t những từ, cụm từ không thông dụng.
2. Trình và chuyển giao công văn đến
2.1. Trình công văn đến
Sau khi đăng ký, công văn đến phải đƣợc kịp thời trình cho trƣởng phó trƣởng khoa hoặc ngƣời đƣợc trƣởng phó trƣởng khoa giao trách nhiệm sau đây gọi chung là ngƣời có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Ngƣời có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của công văn đến; quy chế làm việc của khoa; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao cho các bộ môn, cá nhân, cho ý kiến phân phối công văn, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có và thời hạn giải quyết công văn trong trƣờng hợp cần thiết . Đối với công văn đến liên quan đến nhiều bộ môn hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ bộ môn hoặc cá nhân chủ trì, những bộ môn hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi bộ môn, cá nhân nếu cần .
Ý kiến phân phối công văn đƣợc ghi vào mục ―chuyển‖ trong dấu ―Đến‖. Ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có và thời hạn giải quyết công văn đến nếu có cần đƣợc ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết công văn đến do các khoa quy định cụ thể có thể tham khảo mẫu ―Phiếu giải quyết công văn đến‖ tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này .
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có của ngƣời có thẩm quyền, công văn đến đƣợc chuyển trở lại văn thƣ để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký đơn, thƣ trong trƣờng hợp đơn thƣ đƣợc vào sổ đăng ký riêng hoặc vào các trƣờng tƣơng ứng trong cơ sở dữ liệu công văn đến.
2.2. Chuyển giao công văn đến
Công văn đến đƣợc chuyển giao cho các bộ môn hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của ngƣời có thẩm quyền. Việc chuyển giao công văn đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: công văn cần đƣợc chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đúng đối tƣợng: công văn phải đƣợc chuyển cho đúng ngƣời nhận.
- Chặt chẽ: khi chuyển giao công văn, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và ngƣời nhận công văn phải ký nhận; đối với công văn đến có đóng dấu ―Thƣợng khẩn‖ và ―Hoả tốc‖ kể cả ―Hoả tốc‖ hẹn giờ thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thƣ của bộ môn hoặc ngƣời đƣợc trƣởng bộ môn giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận công văn đến, phải vào sổ đăng ký của bộ môn, trình trƣởng bộ môn xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết nếu có . Căn cứ vào ý kiến của trƣởng bộ môn, công văn đến đƣợc chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận đƣợc bản chính của bản Fax hoặc công văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thƣ cũng phải đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, công văn chuyển qua mạng và chuyển cho bộ môn hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, công văn chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lƣợng công văn đến hàng năm, các khoa quyết định việc lập sổ chuyển giao công văn đến theo hƣớng dẫn nhƣ sau:
- Đối với những khoa tiếp nhận dƣới 2000 công văn đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký công văn đến để chuyển giao công văn.
- Những khoa tiếp nhận trên 2000 công văn đến một năm cần lập sổ chuyển giao công văn đến mẫu sổ và cách ghi đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao công văn đến kèm theo Công văn này .
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
3.1. Giải quyết công văn đến
Khi nhận đƣợc công văn đến, cán bộ, giảng viên có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn đƣợc pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của khoa; đối với những công văn đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trƣơng, không đƣợc chậm trễ.
Khi trình trƣởng khoa cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ, giảng viên cần đính kèm phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến đề xuất của bộ môn, cá nhân mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này .
Đối với công văn đến có liên quan đến các cán bộ và giảng viên khác. Cán bộ, giảng viên chủ trì giải quyết cần gửi công văn hoặc bản sao công văn đó kèm theo phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo khoa để lấy ý kiến của cán bộ, giảng viên. Khi trình trƣởng khoa xem xét, quyết định. Cán bộ, giảng viên chủ trì phải trình kèm công văn tham gia ý kiến của các bộ môn, cá nhân có liên quan.
3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
Tất cả công văn đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của khoa đều phải đƣợc theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các cán bộ, giảng viên giải quyết công văn đến theo thời hạn đã đƣợc quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của khoa, cán bộ văn thƣ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về công văn đến, bao gồm: tổng số công văn đến; công văn đến đã đƣợc giải quyết; công văn đến đã đến hạn nhƣng chƣa đƣợc giải quyết v.v... để báo cáo cho ngƣời đƣợc giao trách nhiệm. Trƣờng hợp khoa chƣa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết công văn đến thì cán bộ văn thƣ cần
lập sổ để theo dõi việc giải quyết công văn đến mẫu sổ và cách ghi sổ đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết công văn đến kèm theo Công văn này .
- Đối với công văn đến có đóng dấu ―Tài liệu thu hồi‖, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.