Tính cấp thiết của việc cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩnISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008:Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty, doanh nghiệp muốn tồntại
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Vấn đề nghiên cứu là "Xây dựng kế hoạch chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng từ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang" Để thực hiện nghiên cứu này, chúng ta cần tiến hành một số bước cụ thể.
+ Tìm hiểu thế nào là chất lượng, HTQLCL, HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, ISO 9001:2000, ISO 9001:2008.
+ Xem xét sự phù hợp của HTQLCL đó với chính sách và mục tiêu chất lượng trong công ty.
Hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty đã bộc lộ một số hạn chế trong việc đáp ứng yêu cầu và cải tiến quy trình Để nâng cao hiệu quả của HTQLCL, cần chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008, từ đó cải tiến các quy trình, tăng cường sự tham gia của nhân viên và cải thiện sự hài lòng của khách hàng Việc áp dụng tiêu chuẩn mới sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của thị trường.
Các mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc phân tích thực tế HTQLCL đang được áp dụng tại công ty mà chúng ta hiểu rõ hơn về lý thuyết HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty giúp phát hiện các vấn đề tồn tại, xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của công ty.
Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu
Một số khái niệm
1.5.1.1 Khái niệm về chất lượng:
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, chất lượng sản phẩm được định nghĩa là mức độ mà một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu Các đặc điểm của chất lượng bao gồm độ tin cậy, độ bền, tính năng và sự phù hợp với mục đích sử dụng.
- Chất lượng định hướng theo nhu cầu khách hàng
- Chất lượng có tính tương đối
- Chất lượng được đánh giá theo quan điểm chủ quan của khách hàng
- Chất lượng không phải là một hằng số, luôn luôn thay đổi và là vấn đề đặt ra đối với mọi trình độ sản xuất.
1.5.1.2 Khái niệm về HTQCLCL và cách tiếp cận theo HTQLCL: a Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: HTQLCL là hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng Bao gồm các yếu tố:
Cơ cấu của hệ thống
Nguồn lực bên trong hệ thống
Quy trình bên trong hệ thống
Quy trình thủ tục (quy tắc, điều lệ để vận hành hệ thống)
Kết cấu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
ISO 9000:2000: Cơ sở và từ vựng
ISO 9004:2000: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá HTQLCL.
*8 nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng
3 Sự tham gia của mọi người
4 Tiếp cận theo quá trình
5 Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý
7 Quyết định dựa trên sự kiện
8 Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng b Cách tiếp cận theo HTQLCL:
Để xây dựng niềm tin vào khả năng của các quy trình và chất lượng sản phẩm, cần cung cấp nền tảng cho việc cải tiến liên tục Điều này không chỉ gia tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn của các bên liên quan, góp phần vào thành công bền vững của tổ chức.
- Phương pháp xây dựng và áp dụng một HTQLCL bao gồm các bước sau đây:
Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác
Thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu chất lượng
Xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu chất lượng
Thiết lập các phương pháp đo hiệu lực, hiệu quả của mỗi quá trình.
Áp dụng các phương pháp đo này để xác định hiệu lực, hiệu quả của mỗi quá trình.
Xác định các biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp và loại bỏ nguyên nhân sinh ra chúng
Thiết lập và áp dụng một quá trình để cải tiến liên tục HTQLCL.
1.5.1.3 ISO 9001:2008 và sự khác biệt giữa ISO 9001:2000 và ISO 9001:2008:
Vào ngày 14 tháng 11 năm 2008, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) đã công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), được áp dụng tại 175 quốc gia trên toàn thế giới.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 như sau:
3 Thuật ngữ và định nghĩa
4 Hệ thống quản lý chất lượng
5 Trách nhiệm của lãnh đạo
8 Đo lường, phân tích và cải tiến
Tuy nhiên về mặt nội dung sẽ có những điểm mới sau:
1 Phải xác định trong HTQLCL cách thức và mức độ kiểm soát đối với các quá trình có nguồn bên ngoài
2 Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên ngoài
3 Cơ cấu văn bản HTQLCL thay đổi Tầm quan trọng của hồ sơ nâng lên ngang tầm của thủ tục
4 Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các quá trình
5 Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục Một thủ tục có thể bao gồm nhiều quá trình hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình
6 Chức danh Đại diện của lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo của Tổ chức
7 Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu Có ý nghĩa rộng và ban quát hơn so với “chất lượng” như sử dụng trong ISO 9001: 2000
8 Khái niệm “Năng lực, nhận thức và đào tạo” thay thế bằng “Năng lực, đào tạo và nhận thức”: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong tổ chức
9 Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin Trước đây chỉ là hệ thống liên lạc
10 Khái niệm môi trường làm việc được diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu:
"Môi trường làm việc" đề cập đến các điều kiện nơi công việc được thực hiện, bao gồm các yếu tố vật lý và môi trường như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết.
11 Các hoạt động sau giao hàng được nêu cụ thể và rõ hơn: Ví dụ như a Các điều khoản bảo hành, b Nghĩa vụ hợp đồng như dịch vụ bảo trì c Các dịch vụ bổ sung như dịch vụ tái chế hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng
12 Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn Như bán hàng qua internet, việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi Thay vào đó, có thể xem xét thông qua các thông tin thích hợp về sản phẩm như catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo
13 Tài sản của khách hàng được kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân
14 Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm
15 Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phương tiện đo đều được thay thế bằng thiết bị đo Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phương pháp hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận
16 Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm nhận của khách hàng có thể bao gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn như: a Khảo sát thoả mãn khách hàng, b Dữ liệu khách hàng về chất lượng sản phẩm chuyển giao, c Khảo sát ý kiến của người dùng, d Phân tích tổn thất kinh doanh, e Lời khen, các khiếu nại về bảo hành, f Các báo cáo của đại lý
17 Việc theo dõi và đo lường các quá trình được chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm và tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng
18 Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm
19 Các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa đều được bổ sung phần xem xét tính hiệu lực các hành động thực hiện
Như vậy tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ Chú trọng và hướng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu
Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
1 Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ:
- Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài, và dữ liệu của công ty
2 Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Cam kết của lãnh đạo
- Định hướng bởi khách hàng
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban
- Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
- Tiến hành xem xét của lãnh đạo
- Xác định các yêu cầu liên quan đến khách hàng
- Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát thiết bị đo lường
5 Đo lường phân tích và cải tiến
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng
- Theo dõi và đo lường các quá trình
- Theo dõi và đo lường sản phẩm
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Phân định nội dung nghiên cứu của vấn đề
Việt Nam đang hội nhập kinh tế quốc tế, đòi hỏi các công ty nâng cao chất lượng sản phẩm Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, tọa lạc tại thành phố Bắc Giang, đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức Để phát triển bền vững, công ty cần cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, nhưng tiêu chuẩn này không còn mới nhất Vì vậy, tôi đề xuất xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL từ ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đóng góp vào sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế Việt Nam trong tương lai.
Phương pháp thu thập thông tin
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp tại công ty Cổ phần XNK Bắc Giang thông qua phỏng vấn trực tiếp và bảng câu hỏi nhằm đánh giá thực trạng chất lượng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiện tại và nhu cầu chuyển đổi HTQLCL Bảng câu hỏi, bao gồm 10 phiếu (Phụ lục 2), được thiết kế để thu thập thông tin chi tiết về các vấn đề liên quan đến chất lượng.
Bài viết này trình bày 12 câu hỏi liên quan đến việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), nhấn mạnh sự khác biệt và tính chặt chẽ hơn của HTQLCL mới Việc này giúp thu thập số liệu một cách thuận lợi hơn, đồng thời mã hóa và phân tích dễ dàng hơn Đối tượng khảo sát bao gồm các trưởng phòng và nhân viên từ các phòng ban như Phòng Tổ Chức Hành Chính, Phòng Tài Chính Kế Toán, Phòng Kinh Doanh và NMG Xương Giang.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp bao gồm việc thu thập thông tin từ các nguồn nội bộ và bên ngoài công ty, như sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng của các phòng ban như phòng kinh doanh, phòng TCHC, và phòng TCKT Các tài liệu này đã được áp dụng tại NMG Xương Giang từ ngày 01 tháng 05 năm 2008 Ngoài ra, quy trình kiểm soát, đánh giá, khắc phục, quản lý và xuất nhập khẩu của công ty, cùng với các hồ sơ lưu trữ và báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ, cũng là những nguồn dữ liệu quan trọng phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
2.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu:
Sau khi lựa chọn thông tin và dữ liệu phù hợp với đề tài nghiên cứu, việc phân tích và tổng hợp dữ liệu là rất quan trọng Cần phân tích một cách rõ ràng bảng câu hỏi đã được đưa ra, dựa trên các câu trả lời và lựa chọn của nhân viên trong công ty Từ đó, có thể nhận thấy sự cần thiết phải chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mà công ty đang áp dụng.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến các biện pháp cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc giang
9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc giang:
2.2.1 Tổng quan về Công ty CPXNK Bắc Giang :
Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang được thành lập từ việc chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang hình thức công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ của công ty Công ty chính thức được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh vào ngày 01/04/2005.
- Trụ sở chính của Công ty: Số 01 Nguyễn Văn Cừ - Phường Trần Phú – Thành phố Bắc Giang – Tỉnh Bắc Giang
- Tên giao dịch đối ngoại: Bacgiang Import – Export Joint Stock Company
Viết tắt là: IMEXCO BAC GIANG
Với kinh nghiệm dày dạn và khả năng tài chính vững mạnh, công ty chúng tôi sở hữu nguồn nhân lực, tổ chức quản lý, công nghệ và máy móc hiện đại, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung ứng giấy các loại Chúng tôi cũng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa nông, lâm nghiệp, thủy sản và khoáng sản, cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt trong sản xuất, đòi hỏi đầu tư vào thiết bị hiện đại và phát triển nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện đời sống người lao động.
Hoạt động chính của công ty hiện nay là: Sản xuất và cung ứng Giấy các loại, kinh doanh XNK hàng hóa.
Ban giám đốc và các phòng ban sau:
- Nhà máy sản xuất Giấy Xương Giang
Tổng số cán bộ công nhân viên hiện có: Trên 100 cán bộ nhân viên.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK Bắc Giang nằm trong phạm vi áp dụng HTQLCL
2.2.2 Ảnh hường của nhân tố môi trường đến các biện pháp cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang:
Các tổ chức quốc tế đã phát triển tiêu chuẩn chất lượng ISO, đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt, với mặt hàng xuất nhập khẩu, công ty cần liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty cần nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng uy tín để đáp ứng nhu cầu khách hàng Khi Việt Nam gia nhập kinh tế toàn cầu, việc tự chủ trong sản xuất và kinh doanh trở nên quan trọng Do đó, các doanh nghiệp cần phát triển hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiệu quả để tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
2.2.2.1.3 Trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật:
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt Để không bị tụt lại phía sau, các công ty cần nhanh chóng thích ứng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật Việc đầu tư vào trang thiết bị kỹ thuật hiện đại sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
2.2.2.2.1 Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất:
Trình độ tổ chức quản lý và sản xuất ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh của công ty Người đứng đầu cần có kiến thức vững về hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để hướng dẫn nhân viên làm việc hiệu quả Nếu không, HTQLCL sẽ không được áp dụng tốt Các nhà quản trị cần đánh giá các hoạt động của công ty để nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp.
Lực lượng lao động là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty Họ không chỉ vận hành các công cụ sản xuất và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, mà còn định hình hình ảnh chất lượng của công ty trong tâm trí người tiêu dùng Ý thức kỷ luật và tinh thần lao động của họ cũng có tác động trực tiếp đến sản phẩm Do đó, việc đào tạo lực lượng lao động một cách bài bản và chuyên nghiệp là rất cần thiết.
Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập
2.3.1 Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp:
Qua khảo sát thực tế và thực tập tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, em đã tiếp cận được với các tài liệu sau của công ty:
Bộ quy trình của công ty
Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
Dựa trên các tài liệu đã thu thập, tôi xin trình bày thực trạng duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Bắc Giang trong các quy trình cụ thể.
2.3.1.1 Quy trình kiểm soát hồ sơ: a Mục đích:
Quy trình này hướng dẫn và xác định trách nhiệm trong quản lý hồ sơ chất lượng, bao gồm các phương pháp nhân loại, nhận biết, thu thập, lập phiếu, bảo quản, lưu trữ, hủy bỏ và tiếp nhận hồ sơ Quy trình áp dụng cho các hoạt động kiểm soát và lưu trữ tất cả hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang.
Các bộ phận và phòng ban trong công ty có trách nhiệm bảo quản hồ sơ liên quan đến hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình, đồng thời cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ.
Hình 2.3.1.1: Lưu đồ quy trình kiểm soát hồ sơ (Phụ lục 1)
2.3.1.2 Quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến: a Mục đích:
Quy định trách nhiệm và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa là rất cần thiết để giải quyết những vấn đề tồn tại và tiềm ẩn trong quá trình sản xuất Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) hiệu quả sẽ giúp phát hiện và cải tiến liên tục, từ đó nâng cao hiệu lực của HTQLCL.
Quy định này áp dụng cho tất cả các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và các quy trình hoạt động trong hệ thống chất lượng của công ty.
Hình 2.3.1.2: Lưu đồ của quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến (Phụ lục)
2.3.1.3 Quy trình quản lý nhân sự: a Mục đích:
Quy trình này thiết lập các biện pháp thống nhất cho việc tuyển dụng, điều động và tổ chức đào tạo nâng cao năng lực nguồn nhân lực tại công ty Cổ phần XNK Bắc Giang Mục tiêu là đảm bảo rằng các vị trí được tuyển dụng và đào tạo có đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện và hoàn thành công việc được giao Quy trình áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty.
Hình 2.3.1.3: Lưu đồ của quy trình quản lý nhân sự
2.3.1.4 Quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng : a Mục đích:
Quy trình mua vật tư và nguyên liệu tại nhà máy Giấy Xương Giang được thiết lập nhằm xác định các bước thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu khách hàng Nội dung quy trình này áp dụng cho các hoạt động mua sắm vật tư chính phục vụ cho sản xuất, luôn tuân thủ các tiêu chuẩn đã được quy định.
Hình 2.3.1.4: Lưu đồ quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng
2.3.1.5 Quy trình XNK hàng hóa : a Mục đích:
Quy trình mô tả các bước cần thực hiện trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp bộ phận XNK tổ chức, kiểm soát và giám sát chặt chẽ Điều này đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng và các quy định của nhà nước.
Hình 2.3.1.5: Lưu đồ quá trình xuất nhập khẩu
2.3.1.6 Quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường : a Mục đích:
Quy trình này xác định các bước và nội dung công việc cần thực hiện một cách đồng bộ trong hoạt động bán hàng và marketing để phát triển thị trường Nó áp dụng cho các hoạt động bán hàng và marketing liên quan đến tiêu thụ sản phẩm giấy cũng như kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa đa dạng.
Hình 2.3.1.6: Lưu đồ quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường
2.3.2 Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp:
+ Số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu
Phân tích bảng câu hỏi:
Việc đạt 10/10 phiếu trả lời cho thấy nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của việc chuyển đổi Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) từ ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008 Sự chuyển đổi này không chỉ giúp HTQLCL của công ty tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và yêu cầu pháp lý, mà còn nâng cao hiệu quả và hiệu lực của hệ thống, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Đánh giá 10/10 cho thấy nhân viên chưa hiểu rõ về những thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 so với ISO 9001:2000 Điều này chỉ ra rằng cần có sự đào tạo và thông tin đầy đủ hơn để nhân viên nắm bắt được những khác biệt quan trọng giữa hai tiêu chuẩn này.
Khoảng 80% phiếu trả lời về thuật ngữ sản phẩm chỉ áp dụng cho các sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc theo yêu cầu của họ Nhiều nhân viên trong công ty chưa nắm bắt được các thuật ngữ mới của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, trong khi các thuật ngữ này rõ ràng và chặt chẽ hơn so với tiêu chuẩn cũ.
Theo khảo sát, 80% ý kiến cho rằng để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực cho việc vận hành và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), cần thiết phải giáo dục và đào tạo những người thực hiện công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, tiêu chuẩn mới yêu cầu sự chặt chẽ và rõ ràng hơn Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, các công ty cần tập trung vào việc đào tạo nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến sự phù hợp với các yêu cầu sản phẩm, bao gồm cả chất lượng và các quy trình liên quan.
Theo khảo sát, 90% ý kiến cho rằng đại diện lãnh đạo cần là thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức Theo hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mà công ty đang áp dụng, người đại diện quản lý chất lượng (QMR) cũng phải là thành viên trong ban lãnh đạo Tuy nhiên, do công ty mới áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, bộ phận quản lý chất lượng còn nhiều hạn chế Vì vậy, công ty đã mời một thành viên từ tổ chức tư vấn tham gia vào ban lãnh đạo, điều này không phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Để đảm bảo kết quả theo dõi và đo lường, 70% phiếu ý kiến cho rằng thiết bị đo lường cần được nhận biết rõ ràng để xác định trạng thái hiệu chuẩn Việc hiệu chuẩn cần phải liên kết với đo lường quốc gia và có dấu hiệu rõ ràng trên các thiết bị Hiện tại, chỉ có thiết bị đo lường trong khâu sản xuất giấy được nhận biết, trong khi các thiết bị đo lường khác vẫn chưa có dấu hiệu nhận biết.
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu ở chương II, việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) từ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần XNK Bắc Giang là rất cần thiết Mặc dù công ty đã đạt được một số tiến bộ, nhưng vẫn chưa thực sự nổi bật và sâu sắc Hệ thống áp dụng HTQLCL còn nhiều điểm cần được cải thiện để đảm bảo tính chặt chẽ.
3.1.1 Phân tích, đánh giá sự phù hợp của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại công ty:
3.1.1.1 Những kết quả đạt được:
Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ ngày 01 tháng 05 năm 2008, đạt được nhiều kết quả tích cực.
- Các cuộc họp của lãnh đạo và ban thường trực ISO hàng tuần đã góp phần giải quyết kịp thời các vướng mắc xung quanh vấn đề chất lượng.
Mỗi tháng, các báo cáo tài chính và chất lượng sản phẩm từ các phân xưởng được thu thập, xử lý và gửi đến giám đốc Điều này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình chất lượng của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời và hiệu quả.
- Đã gắn được quyền lợi, trách nhiệm của từng người với từng công việc cụ thể trong việc tạo ra các chỉ tiêu chất lượng.
Điều kiện làm việc của người lao động đã được cải thiện rõ rệt, với việc sắp xếp lại mặt bằng sản xuất tại các phân xưởng và nhà kho một cách gọn gàng hơn.
- Trình độ và công tác quản lý chất lượng được nâng lên rất nhiều.
- Tỷ lệ sản phẩm sai hỏng giảm đáng kể qua các năm.
- Số lượng khách hàng khiếu nại giảm.
3.1.1.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân tồn tại:
Lãnh đạo công ty chưa chú trọng đến quản lý chất lượng trong việc chỉ đạo các bộ phận chuyên môn tham gia xây dựng văn bản Nguyên nhân chính là do họ chưa hiểu rõ các vấn đề liên quan đến chất lượng.
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) chưa thu hút được sự tham gia đầy đủ từ nhân viên trong doanh nghiệp, dẫn đến hiệu quả áp dụng không cao Nếu lãnh đạo chưa hiểu rõ về hệ thống, việc khuyến khích mọi người tham gia vào triển khai và duy trì HTQLCL sẽ gặp nhiều khó khăn.
Đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung gian, bao gồm các trưởng phòng ban và phân xưởng, thiếu sự hợp tác và trao đổi cần thiết trong các lĩnh vực liên quan, dẫn đến việc chưa xác định rõ vai trò và chức năng của từng bộ phận Sự bất cập trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty Chưa có cơ chế phối hợp chặt chẽ trong quá trình tác nghiệp, cùng với việc đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới chưa được thực hiện một cách có kế hoạch, đã gây ra tình trạng thiếu sự liên kết giữa các phòng ban Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả tổng thể của hệ thống, khiến cho kết quả đạt được chưa cao.
- Việc vận hành hệ thống văn bản còn thụ động, ít có những đóng góp trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản.
Trong việc mua hàng, cần tuân thủ các quy định rõ ràng và theo dõi đánh giá từ các nhà cung ứng để đảm bảo chất lượng sản phẩm Đồng thời, việc xem xét và giải quyết nhu cầu khách hàng cũng phải được thực hiện một cách hiệu quả, nhằm xử lý thông tin một cách mạch lạc và toàn diện hơn.
3.1.2 Nguyên tắc chuyển đổi từ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Định hướng bởi khách hàng là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất, bao gồm việc xác định sản phẩm và yêu cầu chất lượng Tất cả các tiêu chí này cần được xây dựng một cách cụ thể và đầy đủ, dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Lãnh đạo không chỉ là người đứng đầu một tổ chức mà còn là người đưa ra quyết định về các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn Để đạt được kết quả tốt nhất, lãnh đạo cần có sự cam kết mạnh mẽ trong công việc của mình.
- Sự tham gia của mọi người: Hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 thành công không chỉ dựa vào sự nhiệt huyết của đội ngũ cán bộ và những điều kiện thuận lợi, mà còn phụ thuộc vào nguồn nhân lực từ mọi khía cạnh tham gia vào việc vận hành hệ thống này.
Cách tiếp cận theo quá trình giúp đạt được kết quả hiệu quả bằng cách quản lý các nguồn lực và hoạt động liên quan một cách có hệ thống.
Phương pháp quản lý hệ thống là cách thức tối ưu hóa nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Bằng cách xác định mối liên hệ giữa các quy trình, doanh nghiệp có thể phối hợp hiệu quả để nâng cao hiệu suất trong quản lý, sản xuất và kinh doanh.
Cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh và nâng cao hệ thống văn bản cũng như phương pháp làm việc, từ đó thích ứng hiệu quả với các điều kiện cụ thể.
Đưa ra quyết định dựa trên các thông tin và sự kiện khách quan giúp nâng cao hiệu quả và tính thuyết phục của những quyết định đó.
Đề xuất các bước xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển đổi và một số giải pháp để chuyển đổi thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công ty Cổ phần XNK Bắc Giang
3.2.1 Một số lọi ích khi doanh nghiệp xây dựng, áp dụng và thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, giảm sản phẩm hỏng
- Tăng sản lượng do kiểm soát được thời gian trong quá trình sản xuất.
- Lợi nhuận tăng cao hơn do sản xuất hiệu quả, giảm chi phí hỏng hóc
- Hệ thống quản lý gọn nhẹ và chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng
- Kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu đầu vào do kiểm soát được nhà cung cấp
- Luôn cải tiến để cung cấp sản phẩm thoả mãn được yêu cầu khách hàng
- Tăng uy tín trên thị trường, tăng thị phần trong và ngoài nước
- Mọi người hiểu rõ hơn vai trò của mình trong công ty, biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình hơn nên chủ động thực hiện công việc
3.2.2 Các bước xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển đổi: Để thực hiện chuyển đổi thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì trước tiên công ty phải đưa ra một lịch trình và các bước thực hiện cụ thể Theo em, công ty cần tiến hành được sơ đồ sau:
Bảng 3.2: Các bước tiến hành chuyển đổi HTQLCL của công ty:
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo, cập nhật ISO 9001:2008
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản
Vận hành thử hệ thống văn bản mới
Vận hành HTQLCL mới Đo lường phân tích và cải tiến Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008
Tiến trình chuyển đổi từ cam kết của lãnh đạo đến việc đánh giá cấp chứng chỉ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ được thực hiện trong vòng 4 tháng thông qua các bước cụ thể.
Cam kết của lãnh đạo:
Lãnh đạo trong quản lý chất lượng là yếu tố then chốt, được xác định là yêu cầu thứ hai trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và là bước khởi đầu quan trọng Nếu lãnh đạo không có nhận thức đúng về chất lượng, công ty sẽ khó có thể định hướng phát triển đúng đắn Để thực hiện tốt vai trò quản lý chất lượng, lãnh đạo cần nắm vững các yêu cầu và cam kết với chất lượng trong mọi hoạt động của công ty.
- Cam kết và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào công tác quản lý chất lượng.
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban
- Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9001:2008:
Đào tạo và huấn luyện đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện cải tiến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) khi đã có cam kết về chính sách cải tiến Chi tiết về chương trình đào tạo cập nhật sẽ được trình bày ở phần 3.2.3.2 sau.
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Sau khi hoàn thành đào tạo về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công ty cần cập nhật và điều chỉnh hệ thống văn bản để phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Việc thay đổi đầu tiên là cập nhật sổ tay chất lượng, vì nó bao quát toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) mà công ty đang áp dụng Tiếp theo, công ty cần rút gọn số lượng quy trình từ 15 xuống còn 10 quy trình Đồng thời, các bảng biểu và hướng dẫn công việc cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với tiêu chuẩn mới.
Toàn bộ quá trình sửa đổi hệ thống văn bản cần được tiến hành trong vòng 2
Vận hành thử hệ thống văn bản mới:
Việc sửa đổi hệ thống văn bản cần phải đi đôi với việc vận hành thử hệ thống mới nhằm phát hiện những bất hợp lý trong quá trình xây dựng và điều chỉnh cho phù hợp Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tránh lãng phí không cần thiết.
Công ty cần tổ chức hàng tuần các buổi đánh giá để kiểm tra tính thực thi và hiệu lực của văn bản mới Qua đó, đánh giá tiến độ áp dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn mới, đồng thời phát hiện và xử lý kịp thời những bất cập.
Vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Sau khi sửa đổi các quy trình và thủ tục theo tiêu chuẩn mới, cần tiến hành đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để đảm bảo sự thống nhất giữa các quy trình Để thực hiện công việc này, công ty cần tiến hành đánh giá nội bộ.
Đo lường và phân tích sự hài lòng của khách hàng là một phần quan trọng trong quy trình cải tiến của công ty Công ty thực hiện đánh giá nội bộ để theo dõi và đo lường các quá trình, cũng như chất lượng sản phẩm, nhằm kiểm soát các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn Qua việc phân tích dữ liệu, công ty có thể xác định và áp dụng các biện pháp khắc phục, đồng thời phòng ngừa những điểm không phù hợp trong tương lai.
Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008:
Khi công việc diễn ra suôn sẻ và Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) mới được thiết lập, công ty có thể hợp tác với cơ quan tư vấn để xác định những điểm chưa phù hợp Sau đó, công ty sẽ tiến hành sửa đổi và khắc phục những vấn đề này, nhằm chuẩn bị cho việc đánh giá chính thức để được công nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với thời gian 4 tháng (từ tháng 08/2010 đến tháng 11/2010) của các bước tiến hành chuyển đổi của công ty:
08/2010 09/2010 10/2010 11/2010 Quy trình/ Bộ phận liên quan 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo cập nhật
Tất cả các cán bộ quản lý cấp cao trong công ty Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản
Tất cả các phòng ban trong công ty Vận hành
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
Tất cả các phòng ban trong công ty Đo lường, phân tích và cải tiến
Tất cả các phòng ban trong công ty Đánh giá cấp chứng chỉ ISO
Tổ chức chứng nhận Trong đó, em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với tháng 08/2010 (4 tuần) của bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Thời Thời gian Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Quy trình/ Bộ phận liên quan
4.2 Quy trình kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ/ Các bộ phận trong công ty, phòng TCHC
6.2.2 Các cán bộ quản lý cấp cao
6.3 Tất cả các phòng ban, NMG
3.2.3 Một số giải pháp để chuyển đổi thành công:
3.2.3.1 Vai trò và nhận thức của lãnh đạo:
Lãnh đạo giữ vai trò quan trọng trong việc đề xướng và dẫn dắt quản trị chất lượng Để xây dựng một hệ thống chất lượng hiệu quả, cần sự tham gia tích cực của tất cả nhân viên trong công ty Do đó, sự định hướng rõ ràng từ lãnh đạo cấp cao là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thống nhất trong vấn đề chất lượng.
Nhận diện các hoạt động trong công ty ảnh hưởng đến chất lượng là yếu tố then chốt trong việc xây dựng phương pháp quản lý hiệu quả Để đảm bảo hàng hóa và dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng, không thể bỏ qua bất kỳ hoạt động nào có tác động đến chất lượng Quản lý tốt những hoạt động này sẽ góp phần đảm bảo chất lượng đầu ra.
Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban.
Lãnh đạo cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng chức danh trong tổ chức Đồng thời, việc thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ giữa các phòng ban và nhà máy là rất quan trọng để học hỏi và nâng cao chất lượng hệ thống của công ty.
3.2.3.2 Đào tạo, triển khai chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong toàn công ty :
Rà soát và sửa đổi các tài liệu liên quan để phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bao gồm các nội dung cơ bản cần thiết.
- Những tài liệu có viện dẫn tới ISO 9001: 2000 trước đây cần được sửa đổi để viện dẫn tới ISO 9001:2008 (Sổ tay chất lượng, các thủ tục/ quy trình …)