Khảo sát công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại kho 708 cuc quân y năm 2013

Khái niệm bảo quản và dự trữ thuốc tốt GSP *Khái niệm: Thực hành tốt bảo quản và dự trữ thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐỖ CAO SƠN

KHẢO SÁT CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ THUỐC TẠI KHO 708 - CỤC QUÂN Y NĂM 2013

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI NĂM 2015

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐỖ CAO SƠN

KHẢO SÁT CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ THUỐC TẠI KHO 708 - CỤC QUÂN Y NĂM 2013

CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC

Lời cảm ơn

Nhân dịp hoàn thành luận văn tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và sự

Kính trọng tới GS.TS Nguyễn Thanh Bình - đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi tận

tình, chu đáo trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và chân thành tới:

Các thầy cô giáo trong bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã nhiệt tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến, tạo điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành luận văn

Ban giám hiệu, Đảng uỷ, các bộ môn cùng toàn thể các thầy cô giáo trường Đại học Dược Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập

Ban giám hiệu, Đảng uỷ, các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trường Cao đẳng Dược Hải Dương đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình học tập tại trường

Tôi xin cảm ơn Ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên Kho 708 - Cục Quân y, các bạn đồng nghiệp đã tạo điều kiện cộng tác, giúp đỡ để tôi được đi học và thu thập số liệu trong quá trình nghiên cứu

Cuối cùng xin được cảm ơn tập thể lớp chuyên khoa I Dược - K16 Hải Dương, gia đình, bạn bè đã chia sẻ, động viên tôi trong suốt thời gian học tập

Môc lôc

1.1.C¬ së lý luËn vÒ b¶o qu¶n vμ Dù tr÷ thuèc 3

2.2.1 ThiÕt kÕ nghiªn cøu 23

3.1 Kh¶o s¸t thùc tr¹ng c«ng t¸c b¶o qu¶n thuèc

thμnh phÈm t¹i kho 708 - CQY

29

3.2 Kh¶o s¸t c«ng t¸c Dù tr÷ thuèc thμnh phÈm t¹i

Tμi liÖu tham kh¶o 64 Phô lôc

Danh mục các bảng trong luận văn

2 Bảng 1.2 Tổ chức nhân lực kho thuốc 1 - Kho 708 - CQY 21

3 Bảng 2.1 Số lượng 20 khoản hμng có số lượng nhập kho lớn trong

4 Bảng 2.2 Chỉ tiêu vμ cơ sở đánh giá các hoạt động dự trữ 27

6 Bảng 3.2 Trang thiết bị bảo quản của kho thuốc 1 31

7 Bảng 3.3 Trang thiết bị vận chuyển, bốc xếp của kho thuốc 1 32

8 Bảng 3.4 Trang thiết bị PCCN, bảo đảm an toμn kho thuốc 1 33

9 Bảng 3.5 Kết quả theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho thuốc 1 34

10 Bảng 3.6 Kết quả theo dõi thực tế ghi chép đúng giờ hay không đúng

11 Bảng 3.7 Kết quả theo dõi thực tế ghi chép đúng giữa sổ sách vμ thực

12 Bảng 3.8 Kết quả theo dõi nhiệt độ, độ ẩm thực tế đạt hay không đạt 37

13 Bảng 3.9 Nhiệt độ trung bình hμng tháng trong nhμ kho thuốc 1 39

14 Bảng 3.10 Độ ẩm tương đối bên trong nhμ kho thuốc 1 39

15 Bảng 3.11 Trang thiết bị văn phòng của kho 708 năm 2013 40

16 Bảng 3.12 Số lượng mặt hμng xuất nhập tồn trữ tại kho 1 năm 2013 42

17 Bảng 3.13 Số lần nhập kho tuân theo nguyên tắc FEFO năm 2013 43

18 Bảng 3.14 Số phiếu xuất kho tuân thủ theo nguyên tắc FEFO 45

20 Bảng 3.16 Sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế với sổ sách 47

21 Bảng 3.17 Số các khoản hμng kiểm kê khớp nhau của kho thuốc 1 49

22 Bảng 3.18 Tỷ lệ thiếu, hỏng, vỡ của 1 số khoản hμng năm 2013 50

23 Bảng 3.19 Giá trị hμng hóa quản lý vμ tỷ lệ hư hỏng quá hạn 51

Danh mục hình trong luận văn

3 Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức kho 708 - CQY năm 2013 18

5 Hình 3.1 Sơ đồ sắp xếp hμng hóa ở nhμ kho thuốc 1 30

6 Hình 3.2 Tỷ lệ số ngμy kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm kho thuốc 1 34

7 Hình 3.3 Đánh giá số lần ghi đúng giờ của “sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” 36

8 Hình 3.4 Đánh giá độ chính xác việc ghi chép đúng thực tế vμ sổ sách 37

9 Hình 3.5 Đánh giá độ chính xác sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm đạt

-không đạt

38

10 Hình 3.6 Tỷ lệ thuốc đúng vμ ch−a đúng số lô 46

ĐẶT VẤN ĐỀ

Con người là nhân tố quan trọng quyết định sự phát triển của một cộng đồng, một đất nước hay một xã hội Sức khoẻ là vốn quý nhất của con người, là một trong những điều cơ bản nhất để con người sống hạnh phúc,

là mục tiêu, là nhân tố quan trọng trong việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội và bảo vệ tổ quốc, là một trong những chính sách ưu tiên hàng đầu của Đảng và Nhà nước Đầu tư cho lĩnh vực này là đầu tư cho phát triển, thể hiện bản chất tốt đẹp của chế độ [2]

Trong Quân đội để đảm bảo chăm sóc và bảo vệ tốt sức khỏe cho bộ đội trong công tác sẵn sàng chiến đấu bảo vệ Tổ quốc và phòng chống thiên tai dịch bệnh, thảm họa, chiến tranh thì vấn đề chất lượng vật tư quân y (bao gồm: thuốc, hóa chất, nguyên liệu làm thuốc, trang thiết bị y tế) luôn luôn được coi trọng và được đặt lên hàng đầu Phần lớn các vật tư quân y sau khi được sản xuất và mua sắm trong quân đội không trực tiếp đưa ngay vào sử dụng mà phải qua giai đoạn dự trữ và bảo quản (dự trữ sẵn sàng chiến đấu)

Trên cơ sở Quyết định 2701/2001/QĐ-BYT của Bộ y tế về việc triển khai áp dụng "Nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc" Ngày 17/12/2002 Cục Quân y có công văn số 1972/QY5 hướng dẫn thực hiện danh mục kiểm tra thực hành tốt, bảo quản thuốc ở các đơn vị trong toàn quân Năm

2004, Cục Quân y có lộ trình triển khai áp dụng nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc các đơn vị trong toàn quân nhằm bảo quản tốt vật tư quân y trong quân đội (Tháng 10/2007 Kho 708 được chứng nhận kho thực hành bảo quản thuốc tốt)[3]

Trong quân đội việc quản lý hoạt động bảo quản và dự trữ thuốc là hết sức quan trọng Hệ thống kho trong quân đội có đến hàng nghìn kho lớn

nhỏ, từ kho toàn quân đến các kho quân khu, quân đoàn, sư đoàn, bệnh viện Trong đó Kho 708 Cục quân y là kho quân y chiến lược lớn nhất toàn quân, lượng vật tư quân y quản lý và bảo quản tại kho hàng năm đến hàng trăm tỷ đồng Để tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng và góp phần nâng cao chất lượng công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại kho Chúng tôi tiến hành đề tài:

"Khảo sát công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại Kho 708 - Cục

Quân y năm 2013"

Với các mục tiêu thực hiện như sau:

1 Khảo sát thực trạng công tác bảo quản thuốc thành phẩm tại Kho

708 - Cục Quân y năm 2013

2 Khảo sát công tác dự trữ thuốc thành phẩm tại Kho 708 - Cục Quân y năm 2013

Đề xuất và kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản

và dự trữ thuốc thành phẩm tại Kho 708 - Cục Quân y - Bộ Quốc Phòng

Chương 1: TỔNG QUAN

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ THUỐC

1.1.1 Khái niệm bảo quản và dự trữ thuốc tốt (GSP)

*Khái niệm: Thực hành tốt bảo quản và dự trữ thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm

ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, dự trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng

* Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản và dự trữ thuốc

+ Nhân sự: Có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp được đào tạo về

“Thực hành tốt bảo quản dự trữ thuốc”.,

+ Nhà kho và trang thiết bị: Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, bao bì đóng gói tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có

+ Các quy trình bảo quản, dự trữ: Các thuốc cần được bảo quản trong các điều kiện đảm bảo được chất lượng của chúng Các điều kiện bảo quản đặc biệt là nhiệt độ, độ ẩm cần được duy trì trong suốt thời gian bảo quản, bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt qúa trình bảo quản Thuốc cần được luân chuyển để cho những hàng nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguên tắc FIFO hoặc FEFO được tuân thủ, và để phát hiện hàng gần hết hoặc hết hạn dùng nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out) hoặc hết hạn trước xuất trước (FEFO- First Expires First Out) cần phải được thực hiện

+ Tiếp nhận thuốc: Thuốc trước khi nhập kho phải được kiểm tra, đối chiếu so với các tài liệu chứng từ liên quan, các hồ sơ ghi chép phải được lưu trữ cho từng lần nhập hàng

+ Cấp phát - quay vòng kho: Chỉ được cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng Phải duy trì các bản ghi chép dễ hiểu, thể hiện tất cả các lần nhập kho, xuất kho của thuốc, việc cấp phát cần phải tuân theo các nguyên tắc quay vòng kho (nhập trước-xuất trước)

+ Thuốc trả về: Tất cả các thuốc trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ và chỉ quay trở lại kho thuốc lưu thông sau khi có sự phê duyệt bởi người có thẩm quyền căn cứ trên các đánh gía¸ thoả đáng về chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng

+ Hồ sơ tài liệu: Các SOP giao nhận, cấp phát, bảo quản, làm vệ sinh sổ xuất nhập, thẻ kho, kế hoạch kiểm định, theo dõi hạn dùng, hồ sơ theo dõi điều kiện bảo quản và các loại tài liệu khác như : nội qui, hướng dẫn an toàn lao động, danh mục kiểm tra kho [3][18]

* Mục đích của việc áp dụng GSP

Nhằm đảm bảo thuốc có chất lượng cao và an toàn sử dụng cho người tiêu dùng thì nhà sản xuất phải thực hành tốt các khâu như sản suất, kiểm nghiệm, bảo quản và phân phối

Mục đích của GSP là nêu lên các hướng dẫn, biện pháp giúp cho Bảo quản và vận chuyển các nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất

Bảo quản các thành phẩm giữ được bản chất và chất lượng như đã đăng ký trước khi đến tay người tiêu dùng [19]

Như vậy, “Thực hành tốt bảo quản và dự trữ thuốc” là một phần của

Hệ thống đảm bảo chất lượng Việc thực hiện đầy đủ việc tồn trữ và bảo quản thuốc theo đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP góp phần đảm bảo chất lượng của các sản phẩm dược phẩm, giúp sản phẩm được ổn định

trong suốt quá trình lưu trữ

1.1.2 Khái niệm bảo quản thuốc

Bảo quản thuốc (maintain) là việc gìn giữ trông nom để khỏi hư

sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ tài liệu phù hợp, kể cả các giấy biên nhận và phiếu xuất [3]

1.1.3 Thực hành tốt bảo quản thuốc

Thực hành tốt bảo quản thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc [3][14]

1.1.3.1 Nhân sự

- Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên với trình

độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”,

về kỹ năng chuyên môn và phải được qui định rõ trách nhiệm, công việc từng người bằng văn bản

- Các cán bộ kho có chức năng giám sát, kiểm tra, cần phải trung thực có những hiểu biết, kinh nghiệm cần thiết và phải có trình độ nghề nghiệp và kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ được giao, đáp ứng các nhu cầu của nhà nước

- Thủ kho phải là người có trình độ hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản: phương pháp bảo quản, phương pháp quản lý sổ sách theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc

- Thủ kho phải thường xuyên được đào tạo cập nhật những qui định mới của nhà nước về bảo quản, quản lý thuốc, các phương pháp, tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong bảo quản thuốc [3]

1.1.3.2 Nhà kho và trang thiết bị

Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, bao bì đóng gói tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể như: Sự thay đổi về nhiệt độ, độ ẩm,

chất thải và mùi các động vật, sâu bọ, côn trùng đảm bảo thuốc có chất lượng đã định

* Địa điểm:

- Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt

- Kho phải có một địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất, nhập, vận chuyển, bảo vệ

* Thiết kế, xây dựng:

- Diện tích để sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa

Tính diện tích hữu ích của kho dược:

Trong đó: S1: Diện tích hữu ích của kho (m2)

S1 T: Lượng hàng chứa trong kho (tấn)

P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng (tấn/m2)

β: Hệ số sử dụng Nếu xếp hàng hóa trên giá: β = 0,42 - 0,47 Nếu xếp hàng trên bục: β = 0,65 - 0,7 Nếu xếp hàng hóa thành khối đứng: β = 0,68 - 0,75 (m2)

- Kho phải đủ rộng và khi cần thiết, cần phải có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu

- Tùy theo mục đích, qui mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối ) cần phải có những khu vực xác định hoặc những hệ thống kiểm soát khác, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau:

+ Bảo quản các thành phẩm thuốc đã xuất kho chờ cấp phát

+ Bảo quản bao bì đóng gói

- Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy

- Trần, tường, mái phải được thiết kế xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết nắng, mưa, bão, lụt

- Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng, được xử lý chống ẩm, thấm đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới Nền kho không được có các khe, vết nứt gẫy là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [3][17]

* Trang thiết bị:

- Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp, quạt thông gió, điều hoà không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế Trang thiết bị trong kho được đánh giá chất lượng theo qui định phân cấp từ cấp I là tình trạnh trang thiết còn mới, hoạt động tốt; cấp II là trang thiết bị đã dùng một thời gian tình trạng vẫn còn tốt

- Được chiếu đủ ánh sáng cho phép tiến hành một cách chính xác và

an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho

- Có đủ các trang thiết bị hướng dẫn phòng chống cháy nổ: hệ thống báo cháy và phòng chữa cháy tự động, bình khí chữa cháy, thùng cát, vòi nước, bình bọt

- Có nội qui qui định việc ra vào kho

- Có các qui định biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm

1.1.3.3 Các điều kiện bảo quản trong kho:

Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc Theo qui định của Tổ chức Y tế Thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là khô, thoáng và nhiệt độ từ 15 - 250 C hoặc tuỳ thuộc vào điều

kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác [7]

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh thì vận dụng các qui định sau:

* Độ ẩm: điều kiện bảo quản “khô” được hiểu là độ ẩm tương đối

không quá 70%

1.1.3.4 Các điều kiện bảo quản thuốc

Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt độ, độ ẩm, việc bảo vệ tránh ánh sáng cần được duy trì trong suốt thời gian bảo quản Cần phải có sự chú ý tới các thuốc kém bền đối với nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng

- Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản Không dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác

- Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu tồn kho thực tế và sổ sách Việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết

- Tất cả các sai lệch, thất thoát cần phải điều tra để tìm ra nguyên nhân do lẫn lộn, cẩu thả hay các vấn đề sai trái khác

- Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để bảo đảm nguyên tắc FIFO hoặc FEFO được tuân thủ để phát hiện hàng gần hết hạn hoặc hết hạn dùng

- Thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, hết hạn dùng phải được bảo quản ở khu vực riêng, phải dán nhãn, có biển hiệu thuốc chờ xử lý và

có các biện pháp đề phòng việc cấp phát, sử dụng

- Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện những biến chất hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc

- Phải có các phương tiện vận chuyển và bảo quản thích hợp đáp ứng các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển, lưu ý những loại thuốc

có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt

- Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế,

ẩm kế phải định kỳ được kiểm tra, hiệu chỉnh và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ

1.1.3.5 Vệ sinh

- Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn trùng sâu bọ Phải có chương trình vệ sinh bằng văn bản xác định rõ tần số và phương pháp được sử dụng để làm sạch nhà kho

- Tất cả thủ kho làm việc tại kho phải được kiểm tra sức khỏe định

kỳ Người mắc các bệnh về đường hô hấp hoặc có vết thương hở đều không được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc thành phẩm

- Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc)

- Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp

1.1.4 Khái niệm về dự trữ thuốc

- Dự trữ: Là sự cất giữ tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm trong kho

- Dự trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hoá ở trong kho mà còn là cả một quá trình xuất nhập kho hợp lí, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kĩ thuật bảo quản hàng hoá từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác dự trữ là một trong các mắt xích quan trọng của việc cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [3]

1.1.5 Nội dung chủ yếu về dự trữ thuốc

1.1.5.1 Yêu cầu chung

Các thuốc cần được dự trữ trong các điều kiện đảm bảo được chất lượng của chúng, thuốc cần được luân chuyển để có những hàng nhập trước hoặc có những hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước

- Tuân thủ 2 nguyên tắc: FIFO, FEFO, ưu tiên FEFO [3]

+ FIFO (First In First Out): Thuốc nhập trước thì xuất trước

Nhập:

Xuất:

A: Nhập kho trước nhất, B: Nhập kho trước C

Hình 1.1 Minh họa nguyên tắc FIFO

+ FEFO(First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước Nhập:

Xuất:

B: Hết hạn trước nhất, A: Hết hạn trước C

Hình1.2 Minh họa nguyên tắc FEFO

- Thuốc chờ loại bỏ cần phải có dấu hiệu nhận dạng và được kiểm soát biệt trữ cách ly hợp lý nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất, lưu thông, sử dụng

- Tùy theo tính chất của sản phẩm, phải qui định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm

- Phải có một hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc

1.1.5.2 Nhãn và bao bì

- Các thuốc phải được bảo quản trong các bao bì thích hợp không gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc, đồng thời có khả năng bảo vệ thuốc khỏi các ảnh hưởng của môi trường

- Tất cả các bao bì của thuốc phải có nhãn rõ ràng, dễ đọc, đủ các nội dung, hình thức đáp ứng các qui định của pháp luật về nhãn và nhãn hiệu của thuốc không được sử dụng các từ viết tắt, tên hoặc mã số không được phép [3][11]

1.1.5.3 Tiếp nhận thuốc:

- Có khu vực tiếp nhận riêng, đủ điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra

- Việc tiếp nhận thuốc theo các trình tự sau:

+ Trước khi nhập thuốc phải được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng

+ Kiểm tra bao bì đóng gói: độ nhiễm bẩn, hư hại Thuốc có bao bì

hư hại, bẩn, mất niêm phong phải để ở khu vực biệt trữ không được bán hoặc để lẫn thuốc khác

+ Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các qui định của pháp luật

+ Ghi và lưu trữ hồ sơ cho từng lần nhập hàng với từng lô hàng Các

hồ sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ, hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhập hàng và mã

số (nếu có) Cần phải tuân thủ các qui định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ

- Lấy mẫu thuốc tại khu vực riêng và do người có trình độ chuyên môn được huấn luyện thích hợp Việc lấy mẫu phải theo đúng qui định tại qui chế lấy mẫu thuốc để xác định chất lượng

- Lô thuốc đã được lấy mẫu phải được bảo quản biệt trữ Việc phân tách các lô phải được duy trì trong thời gian biệt trữ và trong thời gian bảo quản tiếp theo Chế độ biệt trữ phải được thực hiện hoặc bằng việc sử dụng khu vực bảo quản riêng biệt hoặc bằng hệ thống xử lý dữ liệu điện tử [3][12]

- Việc cấp phát cần phải tuân theo các nguyên tắc quay vòng kho: (nhập trước xuất trước - FIFO) đặc biệt là thuốc có hạn dùng Chú ý một số loại thuốc nhập sau có hạn dùng ngắn hơn thuốc cùng loại được nhập trước

đó thì thuốc có hạn dùng ngắn hơn phải được xuất cấp phát trước

- Các thùng thuốc đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc nhiễm bẩn trong thời gian bảo quản sau này

- Các thùng thuốc có dấu hiệu nghi ngờ phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng

1.1.6 Gửi hàng (Vận chuyển bằng cách gửi hàng):

- Việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển chỉ được thực hiện sau khi có lệnh xuất hàng bằng văn bản Các nguyên tắc, qui định về qui trình vận chuyển bằng cách gửi hàng phải được thiết lập tùy theo bản chất của sản phẩm và sau khi đã cân nhắc tất cả các biện pháp phòng ngừa

- Đối với những sản phẩm có yêu cầu bảo quản ở điều kiện đặc biệt, trong thời gian vận chuyển, phải đảm bảo các điều kiện đó

- Các bao bì vận chuyển cần phải bảo vệ sản phẩm tránh khỏi các ảnh hưởng bên ngoài và phải được dán nhãn rõ ràng, không bị tẩy xoá hoặc

dễ dàng bị tẩy xoá

- Tài liệu vận chuyển gửi hàng phải ghi rõ:

+ Thời gian vận chuyển + Tên khách hàng và địa chỉ + Tên và địa chỉ người gửi + Tên và địa chỉ người vận chuyển + Tên thuốc, dạng thuốc, hàm lượng, số lượng, số lô + Điều kiện vận chuyển, bảo quản

- Tất cả các tài liệu liên quan đến việc vận chuyển, gửi hàng phải được lưu tại bên gửi và bên nhận hàng và bảo quản ở nơi an toàn [3][14]

1.1.7 Hồ sơ tài liệu:

- Qui trình thao tác: cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc Các qui trình này cần mô tả chính xác nội dung công việc, phù hợp với công việc Các qui trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền

- Phải có các loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Phiếu theo dõi xuất nhập thuốc

+ Phiếu theo dõi chất lượng thuốc

+ Các biểu mẫu khác theo qui định của Bộ, Ngành có liên quan

+ Phải có phiếu theo dõi xuất nhập thuốc riêng cho từng loại sản phẩm, từng qui cách sản phẩm

+ Đối với việc cấp phát, tiếp nhận thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải tuân theo đúng qui định tại các qui chế liên quan

+ Phải có qui định lưu trữ hồ sơ tài liệu và tránh việc xâm nhập, sửa chữa số liệu bất hợp pháp [3][14]

Cục Quản lý Dược Việt Nam đã ban hành danh mục kiểm tra “Thực

hành tốt bảo quản thuốc” Bằng cách thẩm định 8 nội dung qua bộ câu hỏi

Danh mục kiểm tra áp dụng trong thanh tra “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Văn bản này gồm 123 câu hỏi (123 chỉ tiêu) trong đó chia thành

nhiều nhóm chỉ tiêu cho từng nội dung Bằng cách tham khảo tài liệu này các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Dược có thể hoạch định được chiến lược của mình trong việc xây dựng nhà kho đạt tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc

1.2 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN GSP TẠI VIỆT NAM TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY

Năm 1985, Liên đoàn Dược phẩm Quốc tế FIP đã đưa ra các nguyên tắc của thực hành tốt bảo quản thuốc Thông qua các biện pháp riêng thích hợp cho bảo quản, vận chuyển nguyên liệu ban đầu và sản phẩm trong tất

cả các giai đoạn sản xuất để khi đến tay người tiêu dùng thành phẩm vẫn giữ nguyên tính chất và chất lượng quy định Các nước phát triển cũng như một số nước đang phát triển đã nhanh chóng triển khai áp dụng thậm chí xây dựng thành tiêu chuẩn riêng cho Quốc gia mình

Hiện nay nước ta đã ra nhập tổ chức thương mại Thế giới (WTO), việc nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng hàng hóa đang là vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp trong nước Ngày 29 tháng 6 năm 2001

Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT về việc triển khai áp dụng “ Thực hành tốt bảo quản thuốc” Đây là văn bản chính quy của Việt Nam hướng dẫn áp dụng các nguyên tắc bảo quản thuốc tốt Sau khi văn bản này ra đời đến nay hệ thống sản xuất, đảm bảo chất lượng

và lưu hành phân phối thuốc tiếp tục thực hiện tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của (WTO) Trong đó có 104 xí nghiệp tân dược, 25 cơ sở sản xuất đông dược, 04 cơ sở sản xuất Vacxin đạt tiêu chuẩn GMP, 141 phòng kiểm tra chất lượng đạt GLP, 177 kho thuốc đạt tiêu chuẩn GSP và 10.000 nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP [6]

1.3 VÀI NÉT VỀ KHO 708 - CỤC QUÂN Y

1.3.1 Lịch sử phát triển

Kho 708 - CQY được thành lập ngày 1/5/1951 - Tiền thân là Kho Quân dược liên khu Việt Bắc, hình thành từ căn cứ địa Việt Bắc tại xã Yên Ninh - huyện Phú Lương - tỉnh Thái Nguyên Năm 1973 chuyển về Hà Nội

và đổi tên thành Kho B Đến năm 1989 sát nhập 4 đơn vị bao gồm Kho

708, Kho 709, Đội tiếp nhận và Đội vận tải, lấy tên là Đoàn Kho Vận 708

Từ năm 1998 đến nay được gọi là Kho 708 Trải qua hơn 62 năm xây dựng

và trưởng thành trong suốt thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ đến công cuộc xây dựng đất nước, Kho 708 - CQY đạt được nhiều thành tích đáng kể, được Nhà nước và quân đội tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quí (Huân chương Quân công, huân chương Chiến công các loại và nhiều danh hiệu khác) Từ chỗ thuốc men được bảo quản trong các hang đá, các nhà tạm đến nay đã có hệ thống với 16 nhà kho tương đối khang trang, trong đó có 2 nhà kho được xây dựng theo tiêu chuẩn GSP và đang tiến hành xây dựng nhà kho thứ 3 với qui mô lớn và trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn GSP của WHO với số vốn đầu tư lên tới chục tỷ đồng do Bộ Quốc phòng đảm bảo [10]

Kho hàng hoá có vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưu thông Một mặt kho gắn chặt với sản xuất và lưu thông, là một bộ phận của doanh nghiệp sản xuất hoặc lưu thông Mặt khác, nó lại có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất và lưu thông [14]

- Chức năng bảo quản: Đây là chức năng chính Hàng hoá trong kho được bảo quản tốt cả về số lượng, chất lượng, hạn chế hao hụt, hư hỏng,

- Chức năng dự trữ: Dự trữ hàng hoá cần thiết để đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục, đồng thời góp phần mở rộng lưu thông hàng hoá Đặc biệt Kho 708 - Cục Quân y còn có chức năng dự trữ các cơ số, đồng bộ phục vụ công tác sẵn sàng chiến đấu mang đặc thù riêng của quân đội hết sức quan trọng

- Chức năng kiểm tra, kiểm soát và kiểm nghiệm chất lượng thuốc: Thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm khi nhập, xuất vì vậy trong quá trình bảo quản, kho góp phần tạo ra những sản phẩm có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả lọt vào lưu thông

- Chức năng cân đối nhu cầu: là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hoá, do đó nó đảm bảo việc điều hoà vật tư hàng hoá từ nơi thừa sang nơi thiếu, thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh

1.3.2.3 Nhiệm vụ:

- Tổ chức thực hiện việc dự trữ, đặc biệt dự trữ các cơ số phục vụ sẵn sàng chiến đấu, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư quân y, không ngừng giảm hao hụt cả về số lượng và chất lượng của vật tư quân y

- Tiếp nhận và cấp phát vật tư quân y toàn quân phục vụ cứu chữa, chăm sóc sức khoẻ cho bộ đội, phòng chống dịch bệnh, thiên tai Phạm vi đảm bảo tất cả các đơn vị quân đội, các bệnh viện quân y trong cả nước [8]

1.3.3 Tổ chức bộ máy Kho 708 - CQY

Cơ cấu tổ chức của Kho 708 - CQY được thể hiện ở hình 1.3

Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức Kho 708 - CQY năm 2013

GN- HT

Tổ nguyên liệu,

cơ số

Tổ hoá chất

Tổ điện

tử bán dẫn

Tổ phẫu thuật

Tổ thuỷ tinh

Tổ bông băng

Kho thuốc 2

Kho Bông băng dụng cụ

Kho Máy y

tế 1

Kho Máy y

tế 2

Ban Tài Chính

Ban Tiếp nhận cấp phát

Ban

Kỹ thuật bảo quản

Ban Chính trị

Ban Hành chính hậu cần

Ban Vận Tải

1.3.4 Vị trí, thiết kế xây dựng

1.3.4.1 Địa điểm, vị trí:

Kho 708 đóng quân trên địa phận xã Liên Ninh, huyện Thanh trì, TP

Hà Nội Nằm trong cụm kho của Tổng cục Hậu cần cũ, cách biệt với khu dân cư, có môi trường không khí tốt, đường xá rộng rãi rất thuận tiện cho

xe ô tô ra vào

1.3.4.2 Thiết kế, xây dựng:

Hiện nay Kho 708 bao gồm 16 nhà kho, có 3 nhà kho được xây dựng theo tiêu chuẩn GSP (1 nhà kho đang hoàn thiện), còn lại 13 nhà kho đều xây dựng tường gạch bao quanh, khung sắt chịu lực, tường chịu lực, mái lợp tôn, sàn đổ bê tông và được xây dựng từ những năm 1980 Đơn vị quản

lý nhiều loại thuốc, hoá chất, trang thiết bị vật tư quân y, tùy từng loại hàng được bảo quản ở khu vực kho thích hợp Hệ thống các nhà kho của Kho

708 - CQY và kho thuốc 1 (K11) được thể hiện tại hình 1.4

Hình 1.4 Sơ đồ hệ thống nhà Kho 708 – CQY

4

22

23

1.4 VÀI NÉT VỀ KHO THUỐC 1 – KHO 708 – CỤC QUÂN Y

Kho thuốc 1 gồm có 2 tổ là: Tổ thuốc viên và tổ thuốc tiêm được thể hiện tại bảng 1.2

Bảng 1.2 Tổ chức nhân lực của Kho thuốc 1 năm 2013

- Tỷ lệ dược sỹ trung cấp ở kho thuốc 1 đều cao hơn so với các kho khác, tổ thuốc viên có 77,8%, tổ thốc tiêm 71%

- Tỷ lệ Dược tá kho thuốc 1 không có Hiện nay với số lượng dược tá hiện có còn nhiều tại Kho 708 chiếm tỷ lệ 17,2%, được bố trí tại các kho hợp

lý, như kho 3 là kho bông băng dụng cụ có số lượng dược tá nhiều hơn

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của kho thuốc 1

Kho thuốc 1 (kho thuốc thành phẩm) đã được cấp chứng nhận GSP T10/2007có chức năng, nhiệm vụ bảo quản, tồn trữ, cấp phát, kiểm tra, kiểm soát các loại mặt hàng sau:

+ Thuốc thành phẩm hàng thường xuên

+ Thuốc thành phẩm hàng SSCĐ

+ Thuốc thành phẩm hàng trong PC dịch

+ Thuốc thành phẩm trong chương trình PC Cúm

Nhiệm vụ đảm bảo tốt về số lượng, chất lượng thuốc trong quá trình tiếp nhận, cấp phát cho các đơn vị, bệnh viện trong toàn quân, hạn chế thấp nhất tỷ lệ hao hụt, hư hỏng hàng thường xuyên và hàng trong các loại chương trình khác Đây là một đặc thù của kho thuốc quân đội

Chương 2:

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 ĐỐI TƯỢNG, ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN NGHIÊN CỨU

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu

Kho thuốc 1(Kho thuốc thành phẩm) - Kho 708 - Cục Quân y năm 2013; + Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản, dự trữ

+ Công tác hoạt động bảo quản, tồn trữ thuốc của Kho thuốc 1 - Kho

708 - CQY

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu

Kho 708 - Cục Quân y - Bộ Quốc Phòng

2.1.3 Thời gian nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu từ T9-12/2013

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu

Mô tả hồi cứu số liệu kết hợp với khảo sát

2.2.2 phương pháp thu thập số liệu

Từ các số liệu sẵn có và thông qua khảo sát thực tế như:

+ Báo cáo tổ chức biên chế nhân lực hàng năm của Ban Chính trị, quân lực

+ Báo cáo tổng hợp về cơ sở vật chất và trang thiết bị hàng năm của kho + Các báo cáo liên quan đến tồn kho, kiểm kê cuối tháng, kiểm kê 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, sổ sách ghi chép nhiệt độ, độ ẩm, nhật

ký giao hàng, các phiếu xuất hàng và nhập hàng trong năm 2013

* Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu khảo sát gồm có:

- Dựa vào cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản và dự trữ hiện có của Kho 1 như diện tích, chiều cao…ta có biểu mẫu thu thập số liệu về diện tích, loại nhà của Kho 1 - tại phụ lục 1

Tính diện tích nghiệp vụ là diện tích để xếp và bảo quản hàng hoá được gọi là diện tích hữu ích :

- Dựa vào số lượng các trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy hiện có ở kho 1 ta có biểu mẫu thu thập số liệu về các phương tiện chữa cháy tại phụ lục 3

- Dựa vào sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tại Kho thuốc 1 năm 2013 theo qui định của kho ngày ghi 2 lần sáng 9h30, chiều 15h30 có đầy đủ chữ

ký của người theo dõi và trưởng các phân kho

Tổng số khảo sát là 365 ngày: kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của kho và tính xem trong năm 2013 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt độ, bao nhiêu ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày theo qui định và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm tại phụ lục 4

- Khảo sát thực tế nhiệt độ, độ ẩm của kho thuốc 1 trong một số ngày, ghi lại nhiệt độ, độ ẩm của kho vào đầu giờ và cuối giờ theo quy định phải ghi chép lấy kết quả trung bình và so sánh với kết quả thực tế của kho đã ghi chép

Nếu nhiệt độ khảo sát = nhiệt độ ghi trong sổ ± 10 C và độ ẩm khảo sát = độ ẩm ghi trong sổ ± 2% thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ và độ ẩm và kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” là giống nhau và đạt

Nếu chỉ ghi 1 lần trong ngày, ghi cùng 1 lúc 2 lần, ghi không đúng giờ qui định coi như không đạt Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế

sổ ghi chép tại phụ lục 5,6

- Để thu thập các số liệu liên quan đến hoạt động dự trữ ta dựa vào các báo cáo thường xuyên tổng số các khoản hàng tồn trữ, xuất nhập trong tháng,

trong năm 2013 và chọn ra 20 mặt hàng có số lượng xuất nhập lớn và nhạy

cảm trong công tác bảo quản 20 khoản hàng có số lượng nhập lớn là:

Bảng 2.1.Số lượng 20 khoản hàng nhập kho lớn trong năm và nhạy

cảm trong bảo quản

Số

1 Pefloxacine 400 mg v/10 h/20 viên 251.000 Thuốc K/sinh

2 Cefadroxil 500 mg v/10 h/20 viên 170.000 Thuốc K/sinh

3 Cephalexin 500 mg v/10 h/20 viên 800.000 Thuốc K/sinh

4 Moxiclav 625 mg v/4 h/12 viên 120.000 Thuốc K/sinh

5 Nystatin 500.000 UI v/8 h/16 viên 30.000 Thuốc tim mạch

6 Betalor 50 mg v/10 h/30 viên 30.000 Thuốc tim mạch

7 Coversyl 4 mg v/1 h/30 viên 35.000 Thuốc tim mạch

8 Adalat 40 mg v/10 h/30 viên 32.000 Thuốc tim mạch

9 Captopril 25 mg v/10 h/100 viên 18.000 Thuốc tim mạch

10 Alphachymotrysin21Mcrkatal v/10 h/20 viên 6.500 Thuốc chống viêm

11 Homtamin Ginseng v/5 t/30 h/60 viên 120.000 Thuốc bổ

12 Nazoven v/10 h/20 viên 1200.000 Thuốc bổ

13 Vitamin A v/10 h/100 viên 2000.000 Thuốc bổ

14 Ampiciline 1g h/20-30 lọ 75.000 Thuốc K/sinh

15 Cefuroxim 750 mg h/1 lọ 60.000 Thuốc K/sinh

17 Aminoplasmal 5% E 500 ml chai 30.000 Dịch truyền

20 Calcrem 15g h/1t tuýp 20.000 Thuốc chống nấm

- Dựa vào phiếu xuất, nhập kho của 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất

năm 2013 so sánh hạn dùng của lô thuốc vừa nhập với lô có hạn dùng dài

nhất nhập trước đó Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2013 tại phụ lục 7

- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập dựa vào số lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lô, hạn dùng của lô có hạn dựng ngắn nhất trong kho của 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013 Nếu 2 lô trùng nhau hàng xuất đi tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng xuất kho năm 2013 tại phụ lục 8

- Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế tiến hành kiểm tra 03 lần mỗi lần 10 phiếu xuất có số lượng hàng xuất đi nhiều nhất vào các ngày 03/11/2013, 05/12/2013 và 29/12/2013 Với mỗi thuốc được xuất trong hóa đơn tiến hành ghi lại số lô và đối chiếu số lô đó so với

số lô ghi trên hóa đơn và số lô thực tế còn lại trong kho đem so sánh số lô trong hóa đơn với số lô thực xuất Nếu không giống nhau thì ta đem so với

số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có trong kho, nếu trùng nhau thuốc xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số phiếu đó xuất trong thực tế tại phụ lục 10

- Để so sánh sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2013 ta lấy hiệu số của số lượng hàng tồn kho thực có so với số lượng trên sổ sánh Biểu mẫu thu thập số liệu về sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2013 tại phụ lục 11,12

2.2.3 Các chỉ tiêu nghiên cứu

2.2.4.1 Các chỉ tiêu nghiên cứu về công tác bảo quản thuốc thành phẩm tại kho thuốc 1 - Kho 708 - Cục Quân y

- Diện tích nhà kho, bố trí sắp xếp

- Trang thiết bị bảo quản và PCCC

- Các qui trình bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm

2.2.4.2 Các chỉ tiêu về công tác dự trữ thuốc thành phẩm tại Kho thuốc 1 – Kho 708 - Cục Quân y

- Số lượng mặt hàng quản lý dự trữ tại kho

- Tuân thủ các nguyên tắc xuất nhập : FIFO, FEFO

- Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế

- Tỉ lệ hư hao của kho trong năm 2013

- Giá trị hàng hoá quản lý và tỷ lệ hư hỏng, quá hạn tại kho

- Thuốc thu hồi

2.2.4 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu

Bảng 2.2 Chỉ tiêu và cơ sở đánh gía các hoạt động dự trữ

1 Tuân thủ nguyên tắc xuất

số lượng xuất nhập lớn trong năm 2013

3 Tỉ lệ hư hao của kho Các khoản hàng, giá trị mặt hàng thiếu

hụt trong năm 2013

4 Hiện tượng thiếu, hỏng,

vỡ hàng

Thông qua các mặt hàng bị thiếu trong 2 lần kiểm kê chính và các lần kiểm kê trong các tháng

Chương 3:

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

3.1 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN

THUỐC THÀNH PHẨM TẠI KHO 708 – CỤC QUÂN Y NĂM 2013

3.1.1 Cơ sở vật chất diện tích kho

Diện tích nhà kho thuốc thành phẩm được khảo sát theo bảng 3.1

Bảng 3.1 Diện tích nhà kho thuốc 1

- Nhà kho được thiết kế xây dựng, đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn

GSP với tổng diện tích 1020m2, diện tích sàn 913m2, nền nhà được thiết kế

đảm bảo tiêu chuẩn gồm 7 lớp : tường nhà được xây làm 2 lớp ở giữa là

khoảng không

- Tuy nhiên diện tích hữu ích của kho là thấp (292 m2), vì lý do ngay

khi thiết kế ban đầu làm nhà kho 2 tầng nhưng khi khảo sát thiết kế xây

dựng nhà kho đạt tiêu chuẩn GSP chỉ làm 1 tầng nên diện tích hữu ích của

kho là rất thấp

T1, 2, 3: Cao, dầu, mỡ, nước T1, 2, 3: Cao, dầu, mỡ, nước

T1, 2, 3: Kháng sinh tiêm T1, 2, 3: Vitamin tiêm

T1, 2, 3: Dịch truyền T1, 2, 3: Dịch truyền

T1, 2, 3: Thuốc tim mạch viên T1, 2, 3: Thuốc hạ sốt, giảm đau, chống viêm viên

T1, 2, 3: Thuốc đường tiêu hoá viên T1, 2, 3: Thuốc phòng và điều trị sốt rét

T1, 2, 3: Kháng sinh viên T1, 2, 3: Kháng sinh viên

T1, 2, 3: Thuốc bổ, vitamin viên T1, 2, 3: Thuốc khác

Hình 3.1 Sơ đồ sắp xếp hàng hoá ở nhà kho số 11

Khu vực kiểm tra hàng cấp phát

Khu vực kiểm tra hàng tiếp nhận

- Nhà kho có đủ các khu vực theo yêu cầu qui định: Khu vực tiếp

nhận, cấp phát hàng, khu vực kiểm tra hàng, khu vực đóng gói ra lẻ, khu

vực bảo quản thuốc

- Việc bố trí cửa nhập, xuất, cửa thoát hiểm, đường đi lại hợp lý, bảo đảm

hàng hoá dễ lưu thông và an toàn cho người lao động khi có biến cố xảy ra

- Các giá kệ để hàng có khoảng cách đều nhau Tại mỗi khu vực giá kệ

có 3 tầng, mỗi tầng được bố trí sắp xếp hàng hoá theo qui tắc FIFO và FEFO

- Khoảng cách các giá kệ trong kho 1 do đơn vị tự thiết kế trên cơ sở

diện tích và trang thiết bị hiện có, tuy vậy khoảng cách từ khối hàng lên trần

vẫn còn lớn, còn lãng phí khoảng không Cần làm giá kệ cao hơn và có xe

nâng cao hơn (5-6m)

3.1.3 Trang thiết bị bảo quản

Số lượng các trang thiết bị bảo quản của kho được thể hiện ở bảng

3.2

Bảng 3.2 Trang thiết bị bảo quản của Kho thuốc 1-Kho 708 Năm 2013

Số lượng

Cấp chất lượng

Tình trạng