kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản thiên mã

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH DƯƠNG HỒNG DIỄM KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN THIÊN Mà LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC (BẢN CHÍNH) Ngành: kế toán tổng hợp Mã số ngành: 52340301 Tháng 8-2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH DƯƠNG HỒNG DIỄM MSSV: 4113983 KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN THIÊN Mà LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: KẾ TOÁN TỔNG HỢP Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ThS. TRƯƠNG THỊ THÚY HẰNG Tháng 8-2014 LỜI CẢM TẠ Em xin chân thành cảm ơn các quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt những kiến thức bổ ích cho em trong suốt thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, đặc biệt là cô Trương Thị Thúy Hằng đã tận tình hướng dẫn để em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế tại Công ty, nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình và cung cấp đầy đủ những tư liệu cần thiết để em hoàn thành tốt luận văn của mình, từ đó rút ra được kinh nghiệm cho công việc sau này. Do chưa có kinh nghiệm trong thực tế nên luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em mong được sự nhiệt tình đóng góp ý kiến của quý thầy, cô để luận văn tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, Ban lãnh đạo, cùng toàn thể cô chú, anh chị trong Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã lời chúc sức khỏe và thành đạt. Chúc Công ty hoạt động ngày càng phát triển tốt đẹp hơn! Em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2014 Người thực hiện Dương Hồng Diễm i TRANG CAM KẾT Tôi xin cam đoan đậy là công trình nghiên cứu của bản thân. Các số liệu, kết quả trình bày trong luận văn tốt nghiệp là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình luận văn nào trước đây. Người thực hiện Dương Hồng Diễm ii TRANG NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Cần Thơ, Ngày…..tháng…..năm 2014 XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP iii TRANG NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG  .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. iv MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................ 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................................ 1 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ....................................................................... 2 1.3.1 Không gian nghiên cứu ..................................................................... 2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu......................................................................... 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ....................................................................... 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ......... 4 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................... 4 2.1.1 Kế toán nguyên liệu, vật liệu ............................................................. 4 2.1.2 Kế toán công cụ, dụng cụ .................................................................. 8 2.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán ....................................... 12 2.1.4 Kế toán hàng tồn kho....................................................................... 13 2.1.5 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ...................... 15 2.1.6 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ .......................... 22 2.1.7 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 28 2.1.8 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho ....................................... 33 2.1.9 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu ...................................... 35 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.......................................................... 38 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu .......................................................... 38 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ........................................................ 38 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà ............................................................................................ 39 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN MÃ..................................... 39 3.1.1 Lịch sử hình thành ........................................................................... 39 3.1.2 Quá trình phát triển.......................................................................... 40 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH HOẶC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ 43 3.3.1 Ngành nghề kinh doanh chính ......................................................... 43 3.3.2 Nhiệm vụ và mục tiêu của công ty .................................................. 43 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN ........................................................................................................... 44 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ....................................... 44 3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban ........................ 45 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................... 47 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 47 v 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán .................................... 49 3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng ..................................................... 52 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY ........................................................................................... 53 3.5.1 Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 ............................................................................................. 53 3.5.2 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2014 ......................................................................................... 57 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG.. 58 3.6.1 Thuận lợi ......................................................................................... 58 3.6.2 Khó Khăn ........................................................................................ 59 3.6.3 Định hướng phát triển của công ty .................................................. 59 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà .................................................................................................................. 61 4.1 QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CÔNG TY ....................................................................... 61 4.1.1 Quy trình sản xuất và sản phẩm ...................................................... 61 4.1.2 Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia trong quá trình sản xuất................................................................................................................... 62 4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ............................................................................................. 63 4.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ......................... 63 4.2.2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty ............... 63 4.3 KẾ TOÁN NHẬP VÀ XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ .................................................................................................... 65 4.3.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu ................................................... 65 4.3.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu .................................................... 71 4.3.3 Kế toán nhập kho công cụ dụng cụ ................................................. 76 4.3.4 Kế toán xuất kho công cụ dụng cụ .................................................. 82 4.4 THỰC HIỆN KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ............................................................................................. 87 4.5 THỰC HIỆN KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ................................................................................. 89 4.6 KẾ TOÁN KIỂM KÊ, ĐÁNH GIÁ LẠI NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ................................................................................. 90 4.6.1 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ..................... 90 4.6.2 Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ................... 91 vi 4.7 KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ............................................................................................. 91 4.8 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHẬP, XUẤT, TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ ................................................................ 91 4.8.1 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu ................. 91 4.8.2 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ ............... 94 4.9 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CÔNG TY ................................................................. 96 CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà ...................................................................... 99 5.1 NHẬN XÉT CHUNG ............................................................................ 99 5.1.1 Một số ưu điểm ................................................................................ 99 5.1.2 Một số nhược điểm ........................................................................ 101 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà ....................................................................................... 102 5.2.1 Giải pháp về bộ máy kế toán ......................................................... 103 5.2.2 Giải pháp về việc thu mua và sử dụng .......................................... 103 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................. 105 6.1 KẾT LUẬN .......................................................................................... 105 6.2 KIẾN NGHỊ ......................................................................................... 106 6.2.1 Đối với cơ quan thuế ..................................................................... 106 6.2.2 Đối với chính phủ và nhà nước ..................................................... 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 107 PHỤ LỤC……………………………………………………………………...1 vii DANH SÁCH HÌNH  Trang Hình 2.1 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)…………………………………....17 Hình 2.2 Sơ đố kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)……………………………….18 Hình 2.3 Sơ đồ kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ theo phương pháp KKTX…19 Hình 2.4 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)………...21 Hình 2.5 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)……..…22 Hình 2.6 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song……………25 Hình 2.7 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển…….26 Hình 2.8 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư………………….27 Hình 2.9 Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê….31 Hình 2.10 Sơ đồ hạch toán thiếu hụt, hư hỏng công cụ dụng cụ……………..32 Hình 2.11 Sơ đồ kế toán liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK…………………………………………………...…….32 Hình 2.12 Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho…………………..35 Hình 3.1 Hình ảnh Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã………………..39 Hình 3.2 Công ty TNHH Thiên Mã 3, tại khu CN Trà Nóc 2……………….42 Hình 3.3 Hình ảnh sản xuất và sản phẩm cá basa……………………………43 Hình 3.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty…………………………44 Hình 3.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán……………………………………...47 Hình 3.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính…..49 Hình 3.7 Hình ảnh phần mềm kế toán………………………………………..50 Hình 3.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung…….51 Hình 4.1 Sơ đồ quy trình sản xuất cá tra, cá basa của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã………………………………………………………...…61 Hình 4.2 Hình ảnh các sản phẩm cá basa…………………………………….62 viii Hình 4.3 Hình ảnh cá tra nguyên con………………………………………...64 Hình 4.4 Hình ảnh các thùng carton, băng keo………………………………64 Hình 4.5 Hình ảnh dao cắt máy đai và cân đồng hồ Nhơn Hòa……………...64 Hình 4.6 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho NVL………67 Hình 4.7 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ xuất kho NVL……….73 Hình 4.8 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho CCDC…….78 Hình 4.9 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ xuất kho CCDC……..83 Hình 4.10 Sơ đồ hạch toán chi tiết quá trình nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ………………………………………………………...…….88 ix DANH SÁCH BẢNG  Trang Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011-2013…………………………………………………....55 Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 6 tháng năm 2014………………………………...57 Bảng 4.1 Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013……………………...93 Bảng 4.2 Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014………………….94 Bảng 4.3 Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013……………………...95 Bảng 4.4 Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013……………………...96 Bảng 4.5 Tình hình dự trữ nguyên vật liệu cuối quý 1/2014……………...…98 x DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn GTGT: Giá trị gia tăng XNK: Xuất nhập khẩu TSCĐ: Tài sản cố định KCN: Khu công nghiệp NVL: Nguyên vật liệu CCDC: Công cụ dụng cụ HTK: Hàng tồn kho CKTM: Chiết khấu thương mại XDCB: Xây dựng cơ bản KKTX: Kê khai thường xuyên KKĐK: Kiểm kê định kỳ DN: Doanh nghiệp XK: Xuất kho CK: Cuối kỳ ĐK: Đầu kỳ TK: Tài khoản xi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Theo mục tiêu chiến lược, đến năm 2020 ngành thủy sản sẽ phát triển thành một ngành sản xuất hàng hóa, có thương hiệu uy tín, có khả năng cạnh tranh cao trong hội nhập kinh tế quốc tế, trên cơ sở phát huy lợi thế của một ngành sản xuất - khai thác tài nguyên tái tạo, lợi thế của nghề cá nhiệt đới, chuyển nghề cá nhân dân thành nghề cá hiện đại, tạo sự phát triển đồng bộ, đóng góp ngày càng lớn vào sự phát triển kinh tế - xã hội đất nước. Đồng thời, phát triển thủy sản theo hướng chất lượng và bền vững, trên cơ sở giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa nâng cao giá trị gia tăng với đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường, bảo vệ và phát triển nguồn lợi và an sinh xã hội. Với chiến lược như thế thì bên cạnh việc thúc đẩy ngành thủy sản bước sang một trang lịch sử mới sẽ có không ít những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải. Nền kinh tế trong nước và trên thế giới có nhiều biến động, hiện tượng biến đổi khí hậu toàn cầu,…Chúng ta thường thấy cơ hội và thách thức luôn luôn đi song song với nhau. Vì thế, bên cạnh những chính sách mà Nhà Nước đưa ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho ngành thủy sản thì đòi hỏi các Doanh nghiệp phải đối đầu với những thử thách, cạnh tranh quyết liệt về sản phẩm, an toàn, chất lượng và chi phí đầu vào phải thấp thì mới đứng vững được trên thương trường. Để giải quyết được vấn đề cấp thiết nói trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời, hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tình giá thành, thì việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã với đặc điểm lượng nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất khá lớn và vai trò chủ lực là 1 xuất khẩu các mặt hàng thủy sản sang các nước bạn. Vì vậy làm thế nào mà công ty có thể giảm giá thành, góp phần làm tăng lợi nhuận, không mất khả năng cạnh tranh thì điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Xuất phát từ những vấn đề lý thuyết và thực tiễn về công tác kế toán tại đơn vị, thấy được vai trò quan trọng trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nên em đã quyết định chọn đề tài: “Kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã”để làm luận văn tốt nghiệp của mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Tác giả tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã. Từ đó đề xuất các giải pháp giúp công ty quản lý nguồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được tốt hơn. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Đánh giá thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty. - Phân tích tình hình Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty. - Đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu và thu thập số liệu tại bộ phận kế toán của Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã. Địa chỉ: Lô 2.11E, đường số 9, KCN Trà Nóc 2, Quận Ô Môn, TP Cần Thơ. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu - Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014. - Số liệu của đề tài được thu thập qua các năm từ 2011 đến 06/2014. - Số liệu thực hiện kế toán: Quý 1/2014. 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc thực hiện chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn từ năm 2011 đến 06/2014. 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Kế toán nguyên liệu, vật liệu 2.1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động quan trọng cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu khi xuất dùng là tham gia vào từng kỳ sản xuất, giá trị của chúng được tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp, hình thành nên giá thành của sản phẩm. Kế toán nguyên liệu, vật liệu là nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. (Trần Quốc Dũng, 2009, trang 29). 2.1.1.2 Nguyên tắc kế toán vật liệu Vật liệu là một trong những loại hàng tồn kho của doanh nghiệp, vật liệu là tài sản lưu động dưới hình thái vật chất, có thể do doanh nghiệp mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng vào mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy kế toán vật liệu phải phải chấp hành các nguyên tắc sau: - Trị giá vật liệu xuất nhập tồn phải đúng giá theo nguyên tắc giá thực tế. Kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vì ở những thời điểm khác nhau trong kỳ hạch toán giá có khác nhau. - Kế toán vật liệu phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng chủng loại, quy cách,…theo địa điểm quản lý và sử dụng, luôn luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật giữa thực tế với số liệu ghi trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Trong trường hợp cụ thể, nếu xét thấy vật liệu ở cuối niên độ kế toán có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. - Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho – phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào để áp dụng cho doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, 4 chủng loại vật liệu và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. (Tập thể tác giả khoa kế toánkiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998, trang 43-44). 2.1.1.3 Phân loại nguyên liệu, vật liệu * Căn cứ vào công dụng chủ yếu và tính năng sử dụng - Nguyên liệu chính : Là nguyên liệu tạo nên hình thái vật chất cho sản phẩm. - Vật liệu phụ : Là các chất không tạo nên thực thể sản phẩm mà chỉ đóng vai trò là chất xúc tác; hoặc làm tăng giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm (ví dụ như thuốc tẩy trong công nghiệp sản xuất đường; các loại hóa chất sử dụng để loại tạp chất trong công nghiệp luyện kim; chất tạo màu, làm tăng độ dẽo, độ bền, độ bong;…tùy theo yêu cầu của sản phẩm) - Nhiên liệu : Là các chất liệu khi sử dụng nó tạo nên nhiệt lượng cung cấp cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu có thể tồn tại dưới dạng thể rắn như than đá, than củi; tồn tại dưới dạng thể lỏng như xăng dầu; tồn tại dưới dạng thể hơi như hơi đốt, gas và các loại nhiên liệu khác. - Phụ tùng thay thế : Là các chi tiết thiết bị, phụ tùng mua dự trữ sẵn trong kho để thay thế cho các bộ phận máy móc bị hư hỏng trong quá trình sử dụng. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các vật tư dùng trong công tác xây dựng cơ bản, công tác thiết kế lắp đặt máy móc thiết bị như gỗ, sắt, xi măng,… các thiết bị như dụng cụ vệ sinh, dụng cụ ánh sáng,… - Vật liệu khác: Là các vật liệu chưa kể trên đây như phế liệu, vật liệu thuê ngoài chế biến. Khái niệm phế liệu chỉ thích hợp trong nội bộ doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua bên ngoài từ các nhà cung cấp. - Vật liệu tự chế biến: Là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như nguyên liệu để sản xuất sản phẩm. - Vật liệu thuê ngoài gia công: Là loại vật liệu thuê các cơ sở gia công làm nên. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Là nguyên liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh. - Nguyên vật liệu được cấp: Là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định. (Tập thể tác giả khoa kế toán- kiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998, trang 43-44). 5 2.1.1.4 Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu và nội dung của Tài khoản 152-Nguyên liệu, vật liệu Bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê. - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư Nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho. 2.1.1.5 Tính giá nguyên vật liệu * Giá thực tế nhập kho NVL - Đối với NVL mua ngoài Giá thực tế NVL Giá mua ghi Chi phí = trên hóa đơn + mua ngoài mua ngoài Các khoản thuế CKTM + không được - giảm giá( ( hoàn lại hàng bán (2.1) Trong đó: + Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. + Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu,thuế GTGT (nếu DN tính GTGT theo phương pháp trực tiếp). - Đối với DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua không bao gồm thuế GTGT. - Nếu DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế 6 - Đối với vật liệu mua ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của Giá thực tế của NVL thuê ngoài = NVL xuất thuê + gia công chế biến ngoài gia công CB - Đối với vật liệu được cấp: Chi phí thuê Chi phí ngoài gia công + vận chuyển chế biến (nếu có) (2.2) Giá mua thực tế của vật liệu = Giá cấp trên cấp + chi phí vận chuyển bốc xếp (2.3) - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế NVL Giá trị vốn góp do hội nhận góp vốn liên doanh = đồng liên doanh đánh giá - Đối với NVL được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế NVL Giá trị thị trường tại được biếu tặng, viện trợ = thời điểm (2.4) (2.5) * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Tính theo đặc điểm hoạt động của DN vào các yêu cầu công tác quản lý và trình độ nhân viên kế toán mà ta có thể áp dụng các công thức sau (DN áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) + Phương pháp đơn giá đích danh Theo phương pháp này, trị giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hóa được xác định dựa vào đơn giá nhập thực tế của từng lần nhập để chọn làm đơn giá tính trị giá xuất mà không theo thứ tự đơn giá của các lần nhập. Vì vậy, theo phương pháp này, với cùng một số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho có thể có nhiều giá trị xuất khác nhau tùy thuộc vào đơn giá được chỉ định để chọn làm đơn giá xuất. Phương pháp này dung cho DN có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. + Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, mỗi khi nhập kho theo đơn giá mới khác với đơn giá hiện đang còn tồn kho, thì doanh nghiệp sẽ tính đơn giá bình quân để làm đơn giá xuất cho lần xuất kho tiếp theo. + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này NVL nào được nhập vào trước trước nhất thì được xuất ra trước nhất. Do đó tính giá xuất ưu tiên lấy giá vật liệu theo thứ tự thời gian nhập sớm nhất làm giá xuất, nếu không đủ sẽ lấy lần nhập tiếp theo làm giá xuất cho đến khi đủ thì thôi. Phương pháp này thích hợp trong điều kiên giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 7 + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này vật liệu nào được nhập vào sau cùng thì được xuất ra trước tiên. Do đó tính giá xuất sẽ được ưu tiên lấy giá của NVL lần nhập trể nhất làm giá xuất, nếu không đủ sẽ lấy lần nhập ngay trước đó làm giá xuất cho đến khi nào đủ thì thôi. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện lạm phát. + Phương pháp bình quân cuối kỳ Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất kho vật tư, hàng hóa ta chọn một đơn giá tạm tính để làm đơn giá tạm xuất kho (đơn giá tạm tính có thể là đơn giá tồn kho đầu kỳ hoặc đơn giá ổn định của các kỳ trước, hoặc đơn giá kế hoạch). Cuối tháng, dựa vào đơn giá tồn kho đầu tháng và đơn giá nhập thực tế của các lần nhập kho trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế. Trên cơ sở đã có đơn giá bình quân thực tế vừa mới tính được, kế toán tiến hành điều chỉnh trị giá đã xuất kho trong tháng theo đơn giá tạm tính thành trị giá thực tế cho số vật tư hàng hóa đã xuất kho trong tháng. + Phương pháp đơn giá hạch toán Trong phương pháp này mỗi lần xuất kho vật tư, hàng hóa theo đơn giá hạch toán (đơn giá hạch toán là đơn giá do doanh nghiệp đưa, nó có ý nghĩa nội bộ tương tự như trường hợp đơn giá tạm tính). Cuối tháng, dựa vào trị giá thực tế nhập kho trong tháng để tính hệ số chênh lệch giữa trị giá nhập kho theo đơn giá thực tế với trị giá nhập kho theo đơn giá hạch toán, và tiến hành điều chỉnh trị giá xuất kho từ đơn giá hạch toán, và tiến hành điều chỉnh trị giá xuất kho từ đơn giá hạch toán theo trị giá thực tế tương tự như trường hợp sử dụng phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ. Tuy nhiên, cách điều chỉnh của phương pháp này là điều chỉnh tăng, giảm trị giá xuất theo hệ số điều chỉnh mà không điều chỉnh theo chênh lệch đơn giá. (Bộ môn Kế toán – Kiểm toán, 2013, trang 49-50-51). 2.1.2 Kế toán công cụ, dụng cụ 2.1.2.1 Khái niệm Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn đối với TSCĐ. Kế toán công cụ, dụng cụ là nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. (Bộ môn kế toán – kiểm toán, 2013, trang 66). 8 2.1.2.2 Nguyên tắc của kế toán công cụ dụng cụ Kế toán công cụ dụng cụ phải tôn trọng các nguyên tắc sau: - Kế toán nhập, xuất tồn kho công cụ, dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá thực tế công cụ dụng cụ nhập, xuất cũng được quy định như đối với nguyên vật liệu. - Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ công cụ dụng cụ. - Công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, cho thuê phải được theo dõi về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo nơi sử dụng, theo đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản đặc biệt. - Trường hợp giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào sản xuất kinh doanh quá lớn, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh thì có thể áp dụng phương pháp phân bổ hoặc trích trước giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. (Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998, trang 78). 2.1.2.3 Phân loại công cụ, dụng cụ Theo đặc điểm của CCDC được phân thành: - Dụng cụ chuyên dùng, dụng cụ đồ nghề, vật gá lắp, khuôn mẫu đúc. - Dụng cụ bảo hộ lao động: Quần áo, giày dép, găng tay, kính đeo mắt,… - Đồ dùng và dụng cụ quản lý: Bàn làm việc, túi đựng hồ sơ,… - Vật rẻ tiền mau hỏng: Các dụng cụ sành sứ, thủy tinh, ống nghiệm,… - Đồ dùng và các dụng cụ phục vụ cho nhu cầu khác: Các loại bao bì dùng để đựng, đóng gói vật tư, hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản, tiêu thụ. Theo giá trị và thời gian sử dụng: - Loại phân bổ 1 lần - Loại phân bổ nhiều lần 2.1.2.4 Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 153 _ Công cụ dụng cụ Kết cấu và nội dung của tài khoản 153 _ Công cụ dụng cụ. 9 Bên Nợ: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ mua, thuê ngoài gia công nhập kho - Trị giá công cụ cho thuê nhập lại kho - Trị giá công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ Bên Có: - Trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho - Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được giảm giá - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu hụt khi kiểm kê - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ Số dư Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho. Tài khoản 153 có 3 tài khoản cấp 2 - TK 153(1) – Công cụ dụng cụ: phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại công cụ dụng cụ sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - TK 153(2) – Bao bì luân chuyển: phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được trừ dần và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán. - TK 153(3) – Đồ dùng cho thuê: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp dùng để thuê. Tài khoản 142 _ Chi phí trả trước ngắn hạn Kết cấu và nội dung tài khoản 142 _ Chi phí trả trước ngắn hạn Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn phát sinh Bên Có: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ Số dư Nợ: Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ 10 Tài khoản 242_ Chi phí trả trước dài hạn Kết cấu và nội dung tài khoản 242 _ Chi phí trả trước dài hạn Bên Nợ: - Các khoản chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ - Phản ánh số kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (Trường hợp lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư để phân bổ dần vào chi phí tài chính. Bên Có: - Các khoản chi phí trả trước dài hạn đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ - Phản ánh số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (Lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động, khi hoàn thành đầu tư) vào chi phí tài chính trong kỳ. Số dư Nợ: - Các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ - Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (Lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư chưa xử lý tại thời điểm cuối năm tài chính. 2.1.2.5 Phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ Đặc điểm của CCDC là có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, và trong quá trình sử dụng chúng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đồng thời chuyển dần từng bộ phận giá trị bị hao mòn khi tham gia vào chi phí sản xuất kinh doanh trong mỗi kỳ, kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Các phương pháp phân bổ CCDC: - Phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ 100%): Phương pháp này đươc sử dụng trong trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị nhỏ, doanh nghiệp sẽ tính hết 100% giá trị công cụ vào chi phí sản xuất trong kỳ (kỳ hiện tại sử dụng CCDC). - Phương pháp phân bổ 2 kỳ (phân bổ 50%) hoặc phân bổ nhiều kỳ: 11 Phương pháp này đươc vận dụng trong trường hợp CCDC xuất dùng có giá trị lớn, sử dụng cho 2 hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh, nên không thể tính hết 1lần (100%) giá trị của nó vào chi phí của bộ phận sử dụng của kỳ kế toán hiện tại mà phải phân bổ trị giá CCDC vào chi phí của bộ phận sử dụng theo số lượng kỳ kế toán mà CCDC tham gia để tránh trường hợp gây đột biến chi phí cho bộ phận sử dụng tại kỳ kế toán xuất dùng và phù hợp cho việc xác định chi phí sản xuất thực tế khi tính giá thành sản phẩm đối với các kỳ kế toán trong thời gian sử dụng CCDC. Vào thời điểm xuất dùng, kế toán sẽ tiến hành đưa giá trị xuất CCDC vào tài khoản chờ phân bổ. Sau đó cứ mỗi kỳ kế toán tiến hành phân bổ một phần giá trị CCDC vào chi phí cho đối tượng sử dụng đến khi CCDC bị hỏng, bị mất hoặc hết thời gian sử dụng theo qui định. Giá trị CCDC Giá trị CCDC phân bổ 1 kỳ = (2.6) Số kỳ phân bổ Đối với kỳ phân bổ cuối cùng (khi báo hỏng), giá trị CCDC phân bổ vào chi phí cho đối tượng sử dụng được xác định như sau: Giá trị CCDC Giá trị CCDC phân bổ 1 kỳ = Số kỳ phân bổ Giá trị phế liệu thu hồi - (nếu có) (Bộ môn kế toán - kiểm toán, 2013, trang 66) Khoản bồi thường vc - (nếu có) (2.7) 2.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán 2.1.3.1 Yêu cầu quản lý - Về thu mua: Phải xác định nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để lập ra các phương pháp thu mua cho hợp lý, cũng như để xác định rõ về số lượng, chất lượng, chủng loại nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và thuận lợi. - Về công tác bảo quản và dự trữ: Quản lý theo đúng yêu cầu bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo các đặc tính lý hóa của chúng, tránh hư hỏng làm ảnh hưởng đến phẩm chất. - Về việc sử dụng: Đảm bảo sử dụng theo đúng yêu cầu của quá trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Không ngừng cải tiến nghiên cứu nhằm giảm chi phí sản xuất. 12 2.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán - Tổ chức ghi chép và phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thu mua, bảo quản và tình hình nhập, xuất tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có biện pháp quản lý thích hợp. - Kiểm tra thường xuyên việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạn chế lãng phí, phát hiện kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu, dụng cụ sai mục đích và đề ra biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu, ứ đọng hoặc kém phẩm chất. - Áp dụng đúng đắn, đầy đủ nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo. 2.1.4 Kế toán hàng tồn kho 2.1.4.1 Khái niệm Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể được mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất để dung cho mục đích sản xuất kinh doanh của daonh nghiệp, cung cấp dịch vụ hoặc để bán. Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: - Hàng mua đang đi trên đường - Nguyên liệu, vật liệu - Công cụ, dụng cụ - Sản phẩm dở dang - Thành phẩm - Hàng hóa - Hàng gởi đi bán - Hàng hóa kho báo thuế - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.1.4.2 Các phương pháp kế toán hàng tồn kho Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương thức, trình tự, tổ chức, phản ánh các hoạt động nhập, xuất và tồn kho đối với hàng tồn kho. Có 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. 13 * Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dung để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa.Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ngay ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Nhưng bên cạnh đó phương pháp này còn một số hạn chế đó là tốn nhiều thời gian và công sức. Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị cao như: máy móc, thiết bị hàng có kỹ thuật, chất lượng cao,… * Phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Chênh lệch Trị giá = Tổng trị giá + ( - ) (2.8) trị giá tồn hàng xuất hàng nhập kho CK và ĐK Phương pháp kiểm kê định kỳ, khi nhập kho, xuất kho vật tư, hàng hóa không phản ánh, theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho mà được thực hiện trên tài khoản 611 – Mua hàng. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán nhằm xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán trên tài khoản 611 – Mua hàng. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hóa…trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thường được áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và số lượng lần 14 xuất kho nhiều, thường xuyên (như ở các cửa hàng bán lẽ,…). (Trần Quốc Dũng , 2009, trang 25). 2.1.5 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.1.5.1 Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê thường xuyên + Chứng từ: Phiếu nhập kho (mẫu số 1VT), dùng để ghi chép phản ánh số lượng, chất lượng giá trị của các loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ nhập xuất trong kỳ làm căn cứ để lập báo cáo kho và kiểm tra, thanh tra khi cần thiết. Sau khi lập chứng từ kế toán hoặc thủ kho phải trình cho thủ trưởng doanh nghiệp ký, sau đó thủ kho tiến hành nhập hoặc xuất trong kỳ. Sau khi nhập xong thì thủ kho giữ lại 1 liên (liên 3) giao cho người nhận hàng 1 liên (liên4) 2 liên 1 và 2 giao cho kế toán, kế toán giữ 1 liên và kế toán khác có liên quan giữ 1 liên. - Hóa đơn bán hàng hoặc HĐ GTGT - Phiếu xuất kho (mẫu 02 VT), phiếu nhập kho (mẫu 01 VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (mẫu 08 VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 VT) - HĐ kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02BH) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 VT) + Sổ sách kế toán: - Sổ hoặc thẻ kho (mẫu 06VT) - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư + Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 151: “ Hàng mua đang đi trên đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ nguyên vật liệu chưa về nhập kho. 15 - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: * Tài khoản 1531 “ Công cụ dụng cụ” * Tài khoản 1532 “ Bao bì luân chuyển” * Tài khoản 1533 “ Đồ dùng cho thuê” - Và các tài khoản có liên quan khác: 111, 112, 133, 138, 338, 141, 142, 242, 331, 515, 621, 627, 632, 711, 811,… + Sơ đồ hạch toán: 16 111, 112, 151, 331, … 152 Nhập kho nguyên vật liệu (NVL) mua ngoài 621, 623, 627, 641, 642, Xuất kho NVL dùng cho 241 SXKD, XDCB hoặc sữa chữa 133 lớn TSCĐ 154 Thuế GTGT (nếu có) Chi phí thu mua, bốc xếp 154 133 (nếu có) Nhập kho NVL thuê ngoài gia Giảm giá NVL mua vào công, chế biếng xong, hoặc tự 333 (3333, 3332) 221, 222, 223 NVL xuất thuê ngoài gia công 331, 111, 112, … Trả lại NVL cho người bán, chế biến chiết khấu thương mại Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, NVL nhập khẩu phải nộp 632 NVL xuất bán NSNN 33312 Thuế GTGT của NVL nhập kho 142, 242 phải nộp NSNN (nếu không được 441 khấu trừ) Được cấp hoặc nhận vốn góp liên NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần doanh, liên kết bằng NVL 221, 222, 223 621, 623, 627, 641, 642, 241 NVL xuất kho để đầu tư NVL xuất dùng cho SXKD hoặc vào cty con hoặc góp vốn XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ không vào cty liên 221, 222, 223 sử dụng hết nhập lại kho 221, 222, 223 kết NVL phát hiện thiếu khi Thu hồi vốn góp vào CT con, CT liên kết, cơ sở kinh doanh đồng 3381 kiểm kê chờ xử lý kiểm soát NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Nguồn: Hà Thị Ngọc Hà, 2010 Hình 2.1 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 17 1381 111, 112, 151, 331, … 621, 623, 627, 641, 642, 241 152 Nhập kho nguyên vật liệu (NVL) bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Xuất kho NVL dùng cho SXKD, XDCB hoặc sữa chữa lớn TSCĐ 154 3331, 3332, 3333 221, 222, 223 NVL xuất thuê ngoài gia công Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT tính vào giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu Giảm giá NVL mua vào 441 331, 111, 112, … Trả lại NVL cho người bán, Được cấp hoặc nhận vốn góp liên chiết khấu thương NVL xuất bán 221, 222, 223 mại doanh, liên kết bằng NVL 621, 623, 627, 641, 642, 241 632 142, 242 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ không sử dụng hết nhập lại kho NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần 221, 222, 223 221, 222, 223 Thu hồi vốn góp vào CT con, CT liên kết, cơ sở kinh doanh đồng NVL xuất kho để đầu tư vào cty con hoặc góp vốn kiểm soát vào cty liên 3381 221, 222, 223 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê kết NVL phát hiện thiếu khi chờ xử lý 1381 kiểm kê chờ xử lý Nguồn: Nguyễn Văn Nhiệm, 1999 Hình 2.2 Sơ đố kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 18 623, 627, 641, 642, 153 111, 112, 141 151, 331, … Nhập kho công cụ, dụng cụ CC, DC xuất kho dùng cho SXKD (CCDC) mua ngoài (nếu giá trị CCDC không lớn) 133 142, 242 Thuế GTGT (nếu có) CCDC xuất kho dùng cho SXKD phải phân bổ dần 154 133 Nhập kho CCDC đã tự chế hoặc (nếu có) 331, 111, 112, … thuê ngoài gia công, chế biến xong Giảm giá hàng mua, Trả lại CCDC cho người bán, (3333, 3332) chiết khấu thương mại 154 Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt CCDC nhập khẩu phải nộp CCDC xuất kho thuê ngoài gia NSNN tăng 222, 223 221, 222, 223 Thu hồi vốn góp vào công ty liên CCDC xuất kho để đầu tư vào kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm công ty con hoặc góp vốn vào soát bằng CCDC công ty liên kết, cở sở kinh doanh đồng kiểm soát 338 (3381) 138 (1381) CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê CCDC phát hiện thiếu khi chờ xử lý kiểm kê chờ xử lý Nguồn: Hà Thị Ngọc Hà, 2010 Hình 2.3 Sơ đồ kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ theo phương pháp KKTX 19 2.1.5.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ + Chứng từ: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê hàng hóa - Các chứng từ sử dụng tương tự như theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tuy nhiên, cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ. + Sổ sách kế toán: - Là các tờ sổ theo mẫu quy định, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. + Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” và Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” chỉ sử dụng ở thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. - Tài khoản 611 “Mua hàng” * Tài khoản 6111 “ Mua nguyên liệu, vật liệu” * tài khoản 6112 “ Mua hàng hóa” - Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của số nguyên vật liệu mua vào và xuất trong kỳ. - Và các tài khoản có liên quan khác: 111, 112, 133, 141, 331, 515, 632, 621,627, 641, 642, 711, 811,… + Sơ đồ hạch toán: 20 152, 153 111, 112, 331,… 611 Trị giá nguyên vật liệu, công cụ - Giảm giá hàng mua dụng cụ đầu kỳ - Hàng mua trả lại - Chiết khấu thương mại 133 111, 112, 331,… Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu mua, (nếu có) 621, 623, 627, 641, 642, 241, 142, 242,… bốc xếp, vận chuyển,…) 133 Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá NVL, CC, DC xuất kho sử dụng cho 3333 SXKD, XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN 632 Xuất bán nguyên vật liệu, công cụ 3332 dụng cụ Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải 138 (1381) nộp NSNN Kiểm kê thiếu hụt, mất mát 33312 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) phải nộp NSNN 152, 153 133 Trị giá nguyên vật liệu, (nếu được khấu trừ) công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ Nguồn: Hà Thị Ngọc Hà, 2010 Hình 2.4 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 21 111, 112, 331,… 611 151, 152, 153 Trị giá hàng đã mua đang đi đường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đầu kỳ - Giảm giá hàng mua - Hàng mua trả lại - Chiết khấu thương mại 621, 623, 627, 641, 642, 241, 142, 242,… 111, 112, 331,… Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển, bao gồm cả Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, CC, DC xuất kho sử dụng thuế GTGT đầu vào,…) cho SXKD, XDCB, sữa chữa lớn TSCĐ 3331, 3333 632 Thuế nhập khẩu, thuế GTGT tính vào Xuất bán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giá trị NVL, CCDC 138 (1381) Kiểm kê thiếu hụt, mất mát 3332 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu phải 152, 153 nộp NSNN Trị giá NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ Nguồn: Nguyễn Văn Nhiệm, 1999 Hình 2.5 Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 2.1.6 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.1.6.1 Chứng từ Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại 22 chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm: - Chứng từ nhập + Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ xuất + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - Chứng từ theo dõi quản lý + Thẻ kho + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 2.1.6.2 Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Thẻ kho (Sổ kho). - Bảng kê nhập xuất (nếu có). 2.1.6.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Phương pháp thẻ song song Kế toán vật liệu được tổ chức tại kho và phòng kế toán, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo số lượng. Mỗi thẻ dùng vào một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày. 23 Hằng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho vật liệu rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên kế toán vật liệu. Khi giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm. + Tại phòng kế toán: kê toán vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn. Thẻ hay sổ kế toán chi tiết vật liệu cũng được mở từng thứ vật liệu, tương ứng với thẻ kho mở ở từng kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Khi chứng từ nhập xuất được chuyển về phòng kế toán, kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ rồi phân loại chứng từ và sau đó ghi số lượng lẫn giá trị của vật liệu nhập xuất vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu đồng thời tính ra số tồn và ghi vào thẻ hay sổ chi tiết vật liệu đó. Cuối tháng sau khi đã ghi chép hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng liên quan đến nhập xuất kho vật liệu vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu, kế toán tiến hành cộng thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để tính ra tổng số nhập xuất và số tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho trong thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết được dùng để đối chiếu với số lượng vật liệu nhập xuất tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số thực tế khi kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và tiến hành điều chỉnh kịp thời theo chế độ quy định. Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu còn phải căn cứ vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu tổng hợp giá trị của vật liệu nhập xuất tồn trên “bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu” dùng làm cơ sở để đối chiếu với giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn mà kế toán trong kỳ đã phản ánh tổng hợp trên các sổ sách liên quan. Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nhưng có nhược điểm là việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Nếu doanh nghiệp với quy mô sản xuất lớn sử 24 dụng nhiều loại vật liệu sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhập xuất vật liệu liên tục, kế toán bằng tay thì tốn nhiều công sức nên kế toán bằng máy thì tốt hơn. Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ xuất Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998 Hình 2.6 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song, nội dung ghi chép theo phương pháp này như sau: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Thay vì sử dụng thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép số lượng và giá trị của vật liệu nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu trong từng kho và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu trên các chứng từ phát sinh trong tháng. Mỗi thứ vật liệu được ghi một dòng trên số đối chiếu luân chuyển. Cũng như phương pháp thẻ song song, khi nhận các chứng từ liên quan đến nhập xuất vật liệu, kế toán phải tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ. Số lượng và giá trị của vật liệu nhập xuất tồn ghi trong sổ đối chiếu luân chuyển được dùng để đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và với giá trị trên số kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là làm giảm nhẹ bớt công việc ghi chép tránh ghi trùng lắp nhưng công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên có thể ảnh hưởng đến việc lập báo cáo của doanh nghiệp, đồng thời 25 ảnh hưởng đến tính kịp thời, đầy đủ và cung cấp thông tin cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng khác nhau. Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998 Hình 2.7 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ * Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này thì việc kế toán chi tiết vật liệu ở kho được phản ánh theo số lượng còn ở phòng kế toán phản ánh theo giá trị do vậy phải tổ chức công tác kế toán vật liệu thật chặt chẽ để làm sao phản ánh được mối quan hệ hạch toán giữa kho và phòng kế toán đảm bảo được sự kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho cũng như được đảm bảo việc tính toán chính xác ở phòng kế toán về giá trị. Nội dung phương pháp kế toán chi tiết vật liệu theo sổ số dư như sau: + Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất tồn kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, cho nhập xuất kho vật liệu, rồi ghi số lượng thực tế của vật liệu nhập xuất vào các chứng từ sau đó phân loại chứng từ và ghi số lượng vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính số tồn của từng thứ vật liệu ghi vào thẻ kho của thứ vật liệu đó, sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán khi giao phải lập phiếu giao nhận chứng từ, cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho của từng thứ vật liệu vào sổ số dư. 26 Sổ số dư được mở cho từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng theo số lượng và giá trị. Sau đó chuyển sổ này cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Hằng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho vật liệu nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, khi nhận chứng từ nhân viên kế toán phải kiểm tra, sau đó ký xác nhận trên thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. Khi về phòng kế toán, nhân viên kế toán hoàn chỉnh chứng từ, tổng hợp giá trị vật liệu nhập xuất kho để từ đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu ở bảng kê lũy kế nhập xuất, tồn vật liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu được dùng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư. Để phục vụ cho việc đối chiếu này cuối tháng khi nhận được sổ số dư, kế toán căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên số để tính ra thành tiền. Như vậy số dư bằng tiền trên sổ số dư phải bằng với số dư bằng tiền trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Ngoài ra số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu còn được sử dụng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp sổ số dư có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép, tránh trùng lắp và công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng không dồn vào cuối tháng, đồng thời thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với việc ghi chép của thủ kho. Tuy vậy phương pháp này cũng có nhược điểm là kế toán chỉ ghi phần giá trị nếu muốn biết tình hình cụ thể phải xem xét tài liệu ở kho. Trong điều kiện hiện nay kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính thì phần nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết sẽ hạn chế đi nhiều. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập Bảng tổng hợp N-X-T Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế xuất Nguồn: Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán trường đại học kinh tế TP.HCM, 1998 Hình 2.8 Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư 27 Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ 2.1.7 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 2.1.7.1 Khái niệm Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Thông qua kiểm kê doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí có biện pháp kịp thời xử lý những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu. Đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ là xác định lại trị giá của vật liệu, công cụ dụng cụ hiện đang còn tồn trong kho từ giá ghi trên sổ kế toán theo giá được đánh giá lại. Kế toán đánh giá lại TSCĐ là nhằm phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ và tình hình xử lý số chênh lệch này của doanh nghiệp trong kỳ kê toán. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kiểm kê có thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường. Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, Hội đồng một ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo vệ vật liệu, phòng kế toán và đại diện nhân viên của doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện cân đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê ( mẫu 08- VT) xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, trình bày ý kiến xử lý chênh lệch. 2.1.7.2 Tài khoản kế toán sử dụng TK 412 _ Chênh lệch đánh giá lại tài sản Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 412 _ Chêch lệch đánh giá lại tài sản. Bên Nợ: - Số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản. 28 - Xử lý số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản. Bên Có: - Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản. - Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản. Số dư bên Có: Số chênh lệch đánh giá tăng tài sản chưa được xử lý. Số dư bên Nợ: Số chênh lệch đánh giá giảm tài sản chưa được xử lý. TK 138(1)_ Tài sản thiếu chờ xử lý - Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý - Chỉ hạch toán vào tài khoản 138(1) trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hỏng tài sản của Doanh nghiệp phải chờ xử lý. - Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 138(1). Tài khoản 338(1)_ tài khoản thừa chờ xử lý - Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Trường hợp giá trị tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 338(1) 2.1.7.3 Hạch toán một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu + Trường hợp đánh giá lại theo quyết định của Nhà nước * Trường hợp đánh giá tăng trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ - Nếu đánh giá tăng trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 _ Số chênh lệch tăng Có TK 412 _ Số chênh lệch tăng * Trường hợp đánh giá giảm trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ - Nếu đánh giá giảm trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán ghi: Nợ TK 412 _ Số chênh lệch giảm Có TK 152, 153 _ Số chênh lệch giảm 29 2.1.7.3.2 Trường hợp đánh giá lại khi đầu tư vào đơn vị khác * Trường hợp đánh giá lại khi đầu tư vào đơn vị khác - Trường hợp giá đánh giá lại > trị giá xuất kho trên sổ kế toán: Nợ TK 221, 222, 223, 228 _ Giá được đánh giá lại Có TK 711 _ Chênh lệch tăng Có TK 152, 153 _ Trị giá xuất kho - Trường hợp giá đánh giá lại < trị giá xuất kho trên sổ kế toán: Nợ TK 221, 222, 223, 228 _ Giá được đánh giá lại Nợ TK 811 _ Chênh lệch giảm Có TK 152, 153 _ Trị giá xuất kho (Trần Quốc Dũng, 2009, trang 36) 30 2.1.7.4 Sơ đồ hạch toán: TK 152 TK 3381 TK 632, 642 TK 621, 622, 641 (3) (1) TK 642 (9) (4) 002 (2) TK 111, 112, 1388 (5) TK 111, 334 TK 1381 (7) (6) TK 632 (8) Nguồn: Nguyễn Văn Nhiệm, 1999 Hình 2.9 Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê 31 153 153 CCDC thiếu hụt, hư hỏng chưa rõ nguyên nhân 111, 1338 Người làm mất, hư hỏng CCDC phải bồi thường CCDC thiếu hụt, hư hỏng chưa rõ nguyên nhân TK 153 TK 153 CCDC thiếu hụt, hư hỏng chưa rõ nguyên nhân Nguồn: Nguyễn Văn Nhiệm, 1999 Hình 2.10 Sơ đồ hạch toán thiếu hụt, hư hỏng công cụ dụng cụ TK 611 TK 152 K/c giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ TK 412 TK 611 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Nguồn: Nguyễn Văn Nhiệm, 1999 Hình 2.11 Sơ đồ kế toán liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK 32 2.1.7.5 Chứng từ và sổ sách - Biên bản kiểm kê theo mẫu (Mẫu số 05-VT) 2.1.8 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.1.8.1 Khái niệm Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị hàng tồn kho bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho là nhằm phản ánh tình hình lập, xử lý và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2.1.8.2 Một số quy định trong kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Dự phòng giảm giá HTK được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá HTK phải được thực hiện theo các quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp ban hành. * Việc lập dự phòng giảm giá HTK phải lập cho từng thứ, từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho nếu có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá có thể xảy ra. * Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị HTK xác định khoản dự phòng giảm giá HTK cần lập cho niên độ tiếp theo. - Theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành, việc trích lập các khoản dự phòng HTK không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp (sau khi đã hoàn nhập các khoản trích lập dự phòng năm trước) với các điều kiện sau: + Chỉ những vật tư, hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán. + Vật tư, hàng hóa là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn HTK. Các loại vật tư, hàng hóa tồn kho không đủ các điều kiện trên thì không lập dự phòng. -Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư, hàng hóa tồn kho. Hội đồng do giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc phòng kinh doanh. 33 - Phương pháp lập dự phòng giảm giá HTK: Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng HTK thực tế của từng loại vật tư, hàng hóa để xác định mức dự phòng theo công thức sau: Mức dự phòng SL vật tư, hàng hóa giảm giá vật tư = tồn kho có giảm giá Giá X trên hàng hóa cho năm tại thời điểm cuối năm kế hoạch báo cáo (31/12) sổ kế Giá thực tế trên thị trường - tại thời điểm cuối năm báo cáo (31/12) toán (2.9) 2.1.8.3 Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 159 _ Dự phòng giảm giá HTK Kết cấu và nội dung của Tài khoản 159 _ Dự phòng giảm giá HTK. Bên Nợ: Số dự phòng giảm giá HTK được hoàn nhập ghi giảm chi phí Bên Có: Số dự phòng giảm giá HTK được trích lập đưa vào chi phí Số dư Có: Số dự phòng giảm gía HTK có cuối năm. 2.1.8.4 Các nghiệp vụ kế toán sử dụng * Cuối năm tài chính của năm đầu tiên khi doanh nghiệp lập dự phòng: Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá của các loại vật tư, hàng hóa hiện còn tồn kho tính đến 31/12 khi có những bằng chứng đáng tin cậy, doanh nghiệp tiến hành tính toán số dự phòng giảm giá cần phải lập cho các vật tư, hàng hóa này, kế toán ghi: Nợ TK 632 _ Số dự phòng giảm giá trích lập Có TK 159 _ Số dự phòng giảm giá trích lập. * Cuối năm tài chính hàng năm tiếp theo: Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá và tính số dự phòng cần lập cho các loại vật tư, hàng hóa hiện có tính đến 31/12, so sánh với số dự phòng đã lập cuối năm trước, xác định số chênh lệch phải lập thêm, hoặc giảm đi về trích lập bổ sung hoặc hoàn nhập dự phòng. - Trường hợp số dự phòng giảm giá phải lập năm nay lớn hơn kế toán năm trước, thì tiến hành trích lập bổ sung số chênh lệch lớn hơn, kế toán ghi: Nợ TK 632 _ Số dự phòng giảm giá trích lập bổ sung Có TK 159 _ Số dự phòng giảm giá trích lập bổ sung. 34 - Trường hợp số dự phòng giảm giá phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá đã lập ở cuối niên dộ kế toán năm trước, thì số chênh lệch phải được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 _ Số dự phòng giảm giá hoàn nhập Có TK 632 _ Số dự phòng giảm giá hoàn nhập. 2.1.8.5 Chứng từ, sổ sách - Biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ - Giấy báo giá - Bảng niêm yết giá Dựa vào đó kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu” (Trần Quốc Dũng, 2009, trang 37- 38) 2.1.8.6 Sơ đồ hạch toán TK 632 TK 159 Cuối niên độ kế toán tính, trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán năm sau, trích bổ sung dự phòng giảm giá HTK Cuối niên độ kế toán năm sau, ghi giảm chi phí số trích thừa Nguồn: Hà Thị Ngọc Hà, 2010 Hình 2.12 Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.1.9 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu 2.1.9.1 Nguyên nhân dự trữ nguyên vật liệu Như ta đã biết, để có thể tồn tại và hoạt động được các doanh nghiệp sản xuất đều phải dự trữ. Dự trữ sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn sản xuất, đáp ứng bất kỳ nhu cầu nào về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian cung cấp. 35 Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là dự trữ càng nhiều càng tốt, cho tất cả mọi hoạt động sản xuất, việc tạo ra một lượng dự trữ quá lớn hoặc quá nhỏ đều gây ra những thiệt hại về kinh tế. Vì thế vấn đề đặt ra là phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý. 2.1.9.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình dự trữ nguyên vật liệu Dự trữ nguyên vật liệu phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau, các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến việc dự trữ nguyên vật liệu là: - Lượng nguyên vật liệu sử dụng bình quân trong một ngày đêm, nhân tố này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa của doanh nghiệp, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. - Tình hình tài chính của doanh nghiệp - Tính chất thời vụ của tình hình sản xuất và cung cấp NVL - Giá cả của các loại NVL cần được dự trữ tại các thời điểm - Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư - Nguồn cung cấp NVL có đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, tiến độ và thời gian cung cấp. - Thời gian và quãng đường vận chuyển, kho tàng bến bãi để dự trữ NVL,... 2.1.9.3 Các loại dự trữ nguyên vật liệu Thông thường có 3 loại dự trữ NVL cơ bản sau: * Dự trữ thường xuyên: Đảm bảo NVL cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau. Đảm bảo trong điều kiện là lượng NVL trong thực tế nhập vào, và lượng NVL thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch đề ra. * Dự trữ bảo hiểm: Cần thiết trong một số trường hợp sau: - Mức tiêu dùng NVL bình quân trong 1 ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch, điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nhưng mức tiêu hao NVL tăng lên. - Lượng NVL giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế so với kế hoạch (trong khi mức tiêu dùng và lượng NVL cung ứng vẫn như cũ). - Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau (số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp) thực tế dài hơn so với kế hoạch. 36 Trên thực tế sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. Chính ví vậy các doanh nghiệp phải tổ chức khâu cung ứng NVL để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, góp phần vào nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. * Dự trữ theo thời vụ: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đặc biệt đối với thời gian thu hoạch các sản phẩm nông, lâm, thủy sản,…Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ như: chè, mía đường, thuốc lá, hạt điều và các loại hoa quả đóng hộp, đến vụ thu hoạch cần xác định tính toán khối lượng NVL cần thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch sản xuất cả năm. Khối lượng NVL thu mua này trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, thái cắt và những công đoạn sơ chế khác, để đảm bảo chất lượng NVL dự trữ trước khi đưa vào sản xuất. * Lượng NVL dự trữ được tính theo 3 chỉ tiêu: - Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của NVL chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật như: tấn, tạ, kg, m,… Dự trữ này rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. - Dự trữ tương đối: Được tính bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giúp cho doanh nghiệp thấy được số lượng NVL dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục trong bao nhiêu ngày. Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối có mối quan hệ mật thiết với nhau, thông qua mức tiêu dùng NVL bình quân trong một ngày đêm. - Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng NVL biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa 2 đại lượng NVL dự trữ tuyệt đối và đơn giá mua các loại NVL. Chỉ tiêu dự trữ này rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng NVL. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng NVL cần dự trữ, thông thường mỗi loại NVL đều có định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trên là tốt. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nhưng nếu dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Do đó mục tiêu của dự trữ NVL phải luôn kịp thời hài hòa vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm hơn. 37 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Tác giả thu thập số liệu thứ cấp từ các chứng từ, sổ, biểu bảng, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã. Sau đó tổng hợp theo từng yêu cầu phân tích của đề tài. 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu + Đối với mục tiêu 1: - Sử dụng phương pháp so sánh số tương đối so sánh giữa hai chỉ tiêu. Để so sánh thì các chỉ tiêu phải phù hợp về yếu tố không gian, thời gian, cùng nội dung kinh tế, đơn vị đo lường, phương pháp tính toán. - Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối so sánh trị số của chỉ tiêu kinh tế kỳ phân tích so với kỳ gốc, chẳng hạn như so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch hoặc giữa thực hiện kỳ này và thực hiện kỳ trước. + Đối với mục tiêu 2: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh và kiểm chứng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng hợp số liệu thực tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng của công ty trong quý 1 năm 2014. + Đối với mục tiêu 3: Tổng hợp những điểm mạnh điểm yếu từ thực trạng công tác kế toán của đơn vị làm cơ sở đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã. 38 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà 3.1.1 Lịch sử hình thành Hình 3.1 Hình ảnh Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã Đất nước ta trong thời kỳ mở cửa, nền kinh tế đất nước ngày càng giàu mạnh nhờ chính sách mở cửa của Nhà nước, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao về mọi mặt. Thời gian gần đây nhu cầu sử dụng các loại thực phẩm thủy sản của các nước trên thế giới ngày càng tăng cao trong khi đó đất nước ta lại có hệ thống sông ngòi dày đặc, khí hậu nhiệt đới, xung quanh được bao bọc bởi biển Thái Bình Dương nên rất thuận lợi cho việc phát triển ngành nghề này. Nắm bắt được nhu cầu, xu hướng phát triển và thị hiếu của người tiêu dùng nên ngày 26 tháng 07 năm 2005 Ông Phan Bá Tòng và Bà Trần Thị Kim Yến đã quyết định thành lập Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Thiên Mã. Địa chỉ : Ninh Kiều, TP. Cần Thơ 75/35 Trần Phú, Phường Cái Khế, Quận 39 Tên giao dịch : THIEN MA SEAFOOD Co., Ltd Tên viết tắt : THIMACO, Ltd Vốn điều lệ : 70.000.000.000đ (bảy mươi tỷ đồng) Vốn điều lệ thực tế đến ngày 31/12/2008 là 70 tỷ đồng, trong đó tỷ lệ vốn góp của ông Phan Bá Tòng là 65,5 tỷ đồng chiếm 95% và bà Trần Thị Kim Yến là 3,5 tỷ đồng chiếm 5%. Điện thoại : Fax : Mã số thuế Email Website (0710) 3766064 – 3508344 (0710) 3765915 : 1800594668 : : thimaco@vnn.vn http://www.thimaco.com.vn Logo của Công ty : Lĩnh vực hoạt động : Sản phẩm : Chế biến, xuất khẩu Cá basa, tôm, mực, cá Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5702000872 do sở kế hoạch và đầu tư TP. Cần Thơ cấp ngày 27 tháng 06 năm 2005. 3.1.2 Quá trình phát triển Đi vào hoạt động với số vốn ban đầu là 3.000.000.000 đồng năm 2005, hoạt động chủ yếu của công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Thủy Sản Thiên Mã là sản xuất, gia công các mặt hàng thủy sản đông lạnh phục vụ yêu cầu kinh doanh. Trong quá trình hoạt động công ty đã được sở kế hoạch và đầu tư TP. Cần Thơ cấp bổ sung các giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau: - Đăng ký thay đổi lần thứ 01 ngày 30 tháng 06 năm 2006 về việc mở thêm nhà máy sản xuất. Đặc biệt năm 2006 Công ty đã gia nhập Hiệp hội chế biến và xuất nhập khẩu thủy sản Việt Nam (VASEP) - Đăng ký thay đổi lần thứ 02 ngày 16 tháng 01 năm 2007 về việc tăng vốn điều từ 3 tỷ đồng lên 20 tỷ đồng. - Đăng ký thay đổi lần thứ 03 ngày 3 tháng 11 năm 2007 về việc tăng ngành nghề kinh doanh. 40 - Đăng ký thay đổi lần thứ 04 ngày 28 tháng 12 năm 2007 về việc tăng vốn điều từ 20 tỷ đồng lên 126 tỷ đồng. - Đăng ký thay đổi lần thứ 05 ngày 19 tháng 06 năm 2008 về việc mở thêm Nhà máy chế biến Xuất nhập khẩu Thủy sản Thiên Mã 2. - Đăng ký thay đổi lần thứ 06 ngày 16 tháng 07 năm 2008 về việc mở rộng trang trại nuôi trồng và 02 chi nhánh ở Hậu Giang. - Đăng ký thay đổi lần thứ 07 ngày 21 tháng 01 năm 2008 về việc giảm vốn điều từ 126 tỷ đồng) xuống còn 70 tỷ đồng. - Đăng ký thay đổi lần thứ 08 ngày 20 tháng 02 năm 2012 về việc thay đổi Trụ sở địa chỉ Công ty từ 75/35 Trần Phú, Phường Cái Khế, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ. Nay là địa chỉ Lô 2-11E, Đường số 9, KCN Trà Nóc II, Phường Phước Thới, Quận Ô Môn, TP.Cần Thơ. Từ khi đi vào hoạt động đến năm 2008 công ty đã khánh thành và đưa vào hoạt động 2 nhà máy sản xuất với máy móc thiết bị nhập khẩu từ nước ngoài. Thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng, quan hệ trực tiếp với những khách hàng lớn, sản phẩm của Công ty đã có mặt ở hầu hết các thị trường trên thế giới như: Mexico, Malaysia, Ai Cập, JorDan, Phần Lan, Singapore, Colombia, Cộng hòa Dominican, United Arab Emirates, Algeria… Công ty có hệ thống 12 trang trại thủy sản khép kín từ khâu sản xuất cá bột rồi đưa qua ao nuôi 40.000 tấn cá da trơn mỗi năm. Tổng vốn đầu tư ban đầu cho 100 ha đất trang trại này là 200 tỷ đồng, đó là chưa tính đến thiết bị, dây chuyền chế biến. Riêng năm 2009, hai nhà máy Kim Ngư và Thiên Mã 3 đạt kim ngạch xuất khẩu trên 70 triệu USD. 41 Hình 3.2 Công ty TNHH Thiên Mã 3, tại khu CN Trà Nóc 2. Được thành lập từ 7/2005, từ một doanh nghiệp ăn nên làm ra, đầu tư nhiều cơ sở sản xuất, chế biến và nuôi trồng thủy sản tại Khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Công ty Thiên Mã có vốn điều lệ 70 tỷ đồng, mở ra 3 nhà máy chế biến thủy sản. Từ thời điểm khó khăn, nguồn nguyên liệu khan hiếm, Công ty Thiên Mã chế biến thủy sản có ngày đạt 150 tấn và đỉnh điểm công suất của 3 nhà máy là 400 tấn/ngày. Đến năm 2012, doanh nghiệp này đã có hơn 10 trang trại nuôi thủy sản khép kín và hàng năm thời điểm còn "ăn nên làm ra" cho ra đời 40.000 tấn cá/năm. Đến nay, Công ty Thiên Mã không còn thịnh vượng như trước đây.Bắt đầu lâm vào cảnh nợ nần và mất khả năng thanh toán như một số đại gia thủy sản khác tại Đồng Bằng Sông Cửu Long. Hàng trăm tỷ đồng từ ngân hàng và nông dân đều mất khả năng thanh toán. Theo một nguồn tin, số nợ của Công ty Thiên Mã đang nợ ít nhất là của 5 ngân hàng lên đến trên 400 tỷ đồng, trong đó, có ngân hàng cho vay trên 200 tỷ đồng. Tuy nhiên, số lãi suất trên 70 tỷ đồng, và có hàng chục tỷ đồng tiền nợ của nông dân. Được biết trong 3 nhà máy của Công ty Thiên Mã có 2 nhà máy đã đóng cửa, và nay chỉ còn 1 nhà máy hoạt động cầm chừng. Công ty TNHH Thiên Mã là doanh nghiệp thủy sản thứ 2 tại TP. Cần Thơ mất khả năng thanh toán nợ nần sau Bianfishco. 42 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH HOẶC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ 3.3.1 Ngành nghề kinh doanh chính - Sản xuất, chế biến và nuôi trồng thủy hải sản ( tôm, cá basa, mực, cua…). - Xuất khẩu các mặt hàng thủy hải sản sang các nước Châu Âu, Châu Mĩ,… Với quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp và tiên tiến kết hợp với cách quản lý từng công đoạn thật chặt chẽ giúp cho sản phẩm tạo ra được đảm bảo chất lượng và đạt tiêu chuẩn quốc tế để xuất khẩu sang các nước bạn. Các sản phẩm bao gồm: tôm, mực, cá…nhưng hiện nay sản phẩm cá basa là sản phẩm chủ lực và được xuất khẩu với số lượng nhiều nhất, các sản phẩm khác chỉ nhận gia công không còn chế biến và sản xuất nữa. Hình 3.3 Hình ảnh sản xuất và sản phẩm cá basa 3.3.2 Nhiệm vụ và mục tiêu của công ty 3.3.2.1 Nhiệm vụ Là một đơn vị sản xuất công ty có nhiệm vụ chính sau: - Kinh doanh và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty theo pháp luật hiện hành. - Không ngừng tổ chức nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới để tạo ra những sản phẩm mới đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng, đồng thời giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp cho việc tiêu thụ nhanh chóng, kinh doanh đạt kết quả tốt hơn. - Xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, lập phương án đầu tư liên doanh liên kết dựa trên cơ sở đôi bên cùng có lợi. - Thực hiện đúng ngành nghề đã đăng ký. 43 - Từng bước cải thiện và nâng cao chất lượng đời sống của công nhân viên trong công ty. Thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động. - Thực hiện đóng góp đầy đủ về các khoản trích nộp Nhà nước. 3.3.2.2 Mục tiêu Triết lý kinh doanh của công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Thủy Sản Thiên Mã là “ Trí tuệ - Tốc độ - Hiệu quả” (“Smart - Fast- Effect ”). Tất cả mọi thành viên của Công ty đều làm việc hết mình theo phương châm đã đề ra. Công ty rất đề cao tính sáng tạo trong công việc, khả năng xử lý độc lập và tính hiệu quả của công việc được đưa lên hàng đầu. Triết lý kinh doanh này chính là phương thức tạo nên lợi thế cạnh tranh cho riêng mình. Đối với khách hàng, Công ty luôn tâm niệm rằng: “Sự thõa mãn của khách hàng chính là sự thành công của chúng tôi”Ban lãnh đạo Công ty quán triệt tinh thần này đến từng bộ phận. Mỗi nhân viên đều cố gắng để đáp ứng cao nhất các yêu cầu của khách hàng. 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty GIAÙM ÑOÁC PHOÙ GIAÙM ÑOÁC Phoøng toå chöùc haønh chính Phoøn g keá toaùn Phoøn g xuaát nhaäp khaåu Phoøn g kyõ thuaät Phoøn g kinh doanh Nguồn: Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 3.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 44 PGĐ sản xuất PX chế biến Cơ điện lạnh 3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban * Giám đốc, phó giám đốc Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển hàng năm và dài hạn, chương trình hoạt động, dự án đầu tư mới, phương án liên doanh liên kết, kế hoạch đào tạo nhân sự trong Công ty. Điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty. Xây dựng và phê duyệt các quy chế lao động, quy chế về tiền lương, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật áp dụng trong Công ty. * Phòng kinh doanh - Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại tìm chọn khách hàng đàm phán - Đề xuất ký kết các hợp đồng gia công - sản xuất hàng hóa. - Lập và triển khai kế hoạch sản xuất hàng hóa theo đúng các cam kết hợp đồng đã ký với khách hàng và báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất hàng . - Lập các thủ tục xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu - vật tư phụ tùng thiết bị sản xuất hàng thủy sảntheo đúng quy định, hợp đồng đã ký và thanh lý hợp đồng với khách hàng sau khi thực hiện xong. - Quản lý văn phòng đại diện, các kho nguyên phụ liệu sản phẩm.Tham mưu giúp giám đốc về công tác thị trường, kế hoạch sản xuất - kinh doanh và công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. * Phòng kỹ thuật - Quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật tư, bao bì, công trình xây dựng cơ bản, máy móc thiết bị của công ty. Quản lý kỹ thuật cơ điện lạnh, phương tiện vận chuyển kho hàng. Phối hợp với đơn vị xây dựng công trình quản lý chất lượng sản phẩm từ cơ sở thu mua chế biến khâu xuất khẩu kiểm tra chất lượng sản phẩm khi xuất nhập kho. - Quản lý các định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức kỹ thuật kịp thời chấn chỉnh đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh. 45 * Phòng tài chính kế toán - Tham mưu, giúp giám đốc Công ty thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế. - Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, các chính sách tài chính, việc thực hiện chế độ thanh toán, tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế v.v.. - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, có biện pháp khắc phục. * Phòng hành chính – nhân sự - Tham mưu giám đốc về tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch cán bộ và thực hiện các thủ tục bổ nhiệm - miễn nhiệm cán bộ, điều động, kỹ luật, khen thưởng người lao động. - Thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng lao động, các chính sách chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm rủi ro và các chính sách nội bộ của công ty. - Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lao động, tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động. - Lưu giữ và bảo quản các con dấu, các loại văn bản của công ty . - Đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ hội nghị, công tác hành chính văn phòng… * Phân xưởng chế biến Là đơn vị sản xuất cơ bản. Từng phân xưởng được tổ chức một cách linh hoạt sao cho phù hợp với tình hình công việc. Đứng đầu là quản đốc, có phó quản đốc hỗ trợ về các công việc như chấm công, thống kê nguyên liệu, xuất nhập kho…..Điều hành sản xuất theo phương thức truyền lệnh trực tiếp… * Phân xưởng cơ điện lạnh Đứng đầu là quản đốc. Chịu trách nhiệm bảo đảm quá trình sản xuất thông suốt không có sự cố xảy ra, sửa chữa bảo quản công cụ, máy móc, thiết bị…. 46 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế Toán trưởng Phó phòng kế toán Kế Toán NVL Kế Toán T.Phẩm Kế Kế Toán Toán Thanh Toán KToán TSCĐ, CCDC, Thuế Kế Toán Kế toán Công Nợ KToán Tiền Lương Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 3.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1.1 Kế toán trưởng Là người trực tiếp điều hành công tác kế toán tại doanh nghiệp, tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính . Có nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, hướng dẫn, giải quyết công việc của phòng kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với Giám Đốc (GĐ) về báo cáo tài chính, báo cáo thuế, kịp thời cung cấp số liệu về tài chính, công nợ, hàng hóa, … Lập kế hoạch công tác nghiên cứu, vận dụng các hình thức kế toán mới, nâng cao chất lượng công tác kế toán tại đơn vị mình, phát huy vai trò kế toán trong công tác quản lý doanh nghiệp. 3.4.1.2 Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và qui trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán. Tổng hợp những số liệu do những phần hành kế toán đưa lên để tiến hành xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ. 3.4.1.3 Kế toán tiền mặt, lương, tạm ứng Kế toán tiền mặt, lương, tạm ứng có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động lượng tiền mặt trong kỳ, tính lương và các khoản phụ cấp hàng tháng cho 47 Thủ Quỹ cán bộ công nhân viên. Cuối tháng lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho kết toán giá thành. 3.4.1.4 Kế toán phải thu, phải trả Kế toán phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép các khoản công nợ trong kỳ, kiểm tra đối chiếu việc thu hồi và thanh toán nợ. 3.4.1.5 Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thuế Kế toán TSCĐ, CCDC, thuế có nhiệm vụ ghi chép theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, CCDC. Tiến hành lập bảng phân bổ khấu hao trong kỳ để cung cấp cho kế toán giá thành. Đồng thời theo dõi các khoản thuế trong kỳ. 3.4.1.6 Thủ quỹ Thu - chi tiền mặt theo phiếu thu-chi của phòng kế toán lập có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu. Khi thủ quỹ thu hoặc chi tiền, đóng dấu đã thu hoặc chi tiền và ký tên vào phiếu thu-chi giao cho khách hàng 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán và ký vào liên lưu của kế toán. Cuối mỗi tuần thủ quỹ lập bản kê tổng hợp phiếu thu- chi và giao lại cho kế toán thanh toán.Theo dõi và chịu trách nhiệm toàn bộ tiền mặt phát sinh tại công ty. Lập sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu sổ sách với kế toán sổ chi tiết tiền mặt,… 3.4.1.7 Kế toán nguyên vật liệu - Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò, vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu tiêu hao sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho -Vận dụng dúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện dúng các chế độ thanh toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên vật liệu đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lảnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn nguyên, vật liệu thừa việc sử dụng nguyên vật liệu phi pháp, lảng phí 48 - Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý và điều hành phân tích kinh tế. 3.4.1.8 Kế toán thanh toán Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thực hiện các công vụ thanh toán, tạm ứng và theo dõi thanh toán giữa công ty với ngân hàng. 3.4.1.9 Kế toán thành phẩm Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện có, sự biến động của các loại thành phẩm hàng hóa về các mặt số lượng , quy cách chất lượng và giá trị. 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 3.4.2.1 Chế độ kế toán Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 gồm 4 phần: - Hệ thống tài khoản kế toán; - Hệ thống báo cáo tài chính; - Chế độ chứng từ kế toán; - Chế độ sổ kế toán. 3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, phần mềm kế toán Unessco. Hình thức này có sơ đồ như sau: Chứng từ kế toán Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại -Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 3.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 49 Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Giải thích: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay. Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 3.7 Hình ảnh phần mềm kế toán 50 Toàn bộ công tác kế toán được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềm Unessco, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung và áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính nên các loại sổ sách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán đặc biệt chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số Bảng tổng hợp phát sinh chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nguồn: Bộ môn kế toán- kiểm toán, 2013 Hình 3.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 51 Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cộng số liệu Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng * Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. * Đơn vị tiền tệ: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ). * Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc. * Hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. 52 * Tài sản cố định: Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thõa mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao lũy kế được xóa sổ và bất kỳ khoản lãi lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. * Giá thành sản phẩm: Giá thành sản phẩm được tính theo phương pháp hệ số. * Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ: Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ được quy về nguyên vật liệu chính. 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 3.5.1 Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 Chính thức hoạt động kể từ tháng 7 năm 2005, Công ty TNHH Thủy sản Thiên Mã (Thien Ma Co) đã sản xuất cá tra phi lê, xiên que, cắt khúc, cuộn tròn,… và đã thâm nhập sâu vào thị trường rộng lớn là Châu Á và Nam Mỹ với giá trị xuất khẩu cao. Kể từ khi thành lập, Công ty Thiên Mã đã cho thấy rằng dù là một tập thể mới và trẻ, Công ty đã được đánh dấu trên bản đồ xuất khẩu cá Tra nổi tiếng không chỉ ở Cần Thơ mà còn vươn ra vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long. Để trở thành công ty vững chắc và có nguồn nguyên liệu tự cung, Thiên Mã đã mở rộng vùng nuôi trồng thủy sản với sản lượng hàng năm là 6000 tấn tạ Quận Ô Môn, TP Cần Thơ. Bên cạnh đó, nhà máy chế biến thủy sản được sở hữu bởi công ty được đặt tại KCN Trà Nóc (Lô 16-18A) với lượng tiêu thụ mong đợi là 150 tấn nguyên liệu thô. Nhà máy đã được lên kế hoạch mở rộng toàn bộ công suất vào cuối năm 2006. Công ty đang phát triển rất thuận lợi, lần lượt cho ra đời các nhà máy sản xuất thủy sản 2 và 3. Sắp chuẩn bị đạt danh hiệu là một trong những công ty xuất khẩu thủy sản lớn ở khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long nhưng bất ngờ 53 năm 2010 nền kinh tế thủy sản đột nhiên rơi vào khó khăn, bị Mỹ đánh thuế chống vi phạm luật phá giá, làm cho các doanh nghiệp thủy sản lâm vào cảnh khốn đốn, vay nợ ngân hàng thì nhiều nhưng xuất khẩu rất khó khăn, làm ứ đọng vốn, lãi suất ngân hàng thì càng ngày càng tăng, vì thế mà Thiên Mã đã không còn phát triển thịnh vượng như trước kia nữa. Hiện nay, Công ty đang nợ ngân hàng rất nhiều, con số lên đến hơn 400 tỷ đồng. Nhưng doanh nghiệp vẫn cố gắng duy trì mức lương ổn định, đảm bảo việc làm và chế độ dinh dưỡng hợp lý cho công nhân. Tiếp tục duy trì xuất khẩu ở nhà máy thủy sản Thiên Mã 3 để tiếp tục duy trì hoạt động và góp phần đảm bảo đời sống cho nhân viên và công nhân lao động trong Công ty. Để có thể thấy rõ hơn sự biến động của doanh thu và chi phí qua các năm, chúng ta sẽ cùng xem qua bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã để đánh giá chính xác hơn về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. 54 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011-2013. NĂM 2012 NĂM 2013 Chênh lệch 2012 so với 2011 Số tiền % ĐVT: 1000 VNĐ Chênh lệch 2013 so với 2012 Số tiền % CHỈ TIÊU NĂM 2011 Tổng Doanh thu 498.816.204 211.751.348 75.895.403 (287.064.856) (57,55) (135.855.945) (64,16) Tổng Chi phí 568.648.402 311.282.655 155.187.532 (257.365.747) (45,26) (156.095.123) (50,15) Lợi nhuận trước thuế (69.832.198) (99.531.307) (79.292.129) (29.699.109) (42,53) 20.239.178 20,33 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011- 2013 55 Qua bảng Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011- 2013, ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có những biến động sau: * Về doanh thu Doanh thu qua 3 năm của Công ty liên tục giảm. Doanh thu năm 2012 giảm gần 300 tỷ đồng (287.064.856.000 đồng) tương ứng tỷ lệ (57,55%) so với năm 2011 và đến năm 2013 thì doanh thu lại tiếp tục giảm, so với doanh thu năm 2013 với năm 2012 thì chỉ giảm gần 200 tỷ đồng nhưng tỷ lệ giảm mạnh hơn (64, 16%). Do tình hình xuất khẩu thủy sản trong giai đoạn này đã bắt đầu gặp khó khăn, ảnh hưởng từ khi Mỹ đưa ra luật chống bán phá giá vào thị trường Việt Nam, nên doanh thu bất ngờ giảm nhanh chóng. * Về chi phí Tương tự như thế, vì có phát sinh chi phí thì mới có doanh thu, chi phí qua 3 năm cũng liên tục giảm. Năm 2011, tổng chi phí đạt mức gần 600 tỷ đồng (568.648.402.000 đồng), nhưng sang năm 2012 tổng chi phí giảm xuống còn trên 300 tỷ (311.282.655.000 đồng) giảm 257.365.747.000 đồng tương ứng giảm tỷ lệ 45,26%. Năm 2013, tổng chi phí là 155.187.532.000 đồng giảm 156.095.123.000 đồng tương ứng giảm 50,15% so với năm 2012. Nguyên nhân là do nền kinh tế gặp nhiều khó khăn, Công ty khó tiêu thụ được sản phẩm, nên phải kiểm soát tốt chi phí, cắt giảm được những khoảng chi phí không cần thiết, đồng thời doanh thu giảm kéo theo giá vốn hàng bán cũng giảm theo. * Về lợi nhuận trước thuế Một điều đặc biệt, qua bảng tóm tắt ta thấy lợi nhuận của Công ty qua 3 năm đều mang giá trị âm có nghĩa là Công ty kinh doanh lỗ liên tục. Năm 2011 lợi nhuận trước thuế lỗ 69.832.198.000 đồng, đến năm 2012 lợi nhuận trước thuế tiếp tục giảm mạnh hơn, con số lỗ đến 99.531.307.000 đồng, lợi nhuận đã giảm 29.699.109.000 đồng tương ứng tỷ lệ 42,53%. Trong 3 năm thì năm 2012 là lỗ nhiều nhất, con số lỗ lên tới gần 100 tỷ đồng vì tốc độ tăng của doanh thu ít hơn so với chi phí, doanh thu tài chính giảm nhiều trong khi đó chi phí tài chính lại cao hơn năm trước, thu nhập khác và chi phí khác đều tăng nhưng chi phí lại tăng cao hơn so với thu nhập vì có các khoản chi phí không thể tiến hành cắt giảm được như: chi phí khấu hao máy móc, chi phí quản lý,… và trong 3 năm chỉ có năm 2011 là năm duy nhất có lợi nhuận về bán hàng, cung cấp dịch vụ, còn năm 2012 và 2013 thì lúc nào giá vốn hàng bán cũng cao hơn doanh thu, đồng nghĩa với việc tốc độ doanh thu giảm nhanh 56 hơn so với tốc độ giảm của chi phí, điều này đã làm cho lợi nhuận cứ âm mà không tăng lên được. Về doanh thu hoạt động tài chính, điểm đáng chú ý là từ năm 2011 đến 2012, doanh thu giảm nhưng các chi phí khác như: chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp đều tăng làm cho lợi nhuận giảm một cách đáng kể, năm 2011 lỗ hơn 69 tỷ, đến năm 2012, con số lỗ lên đến gần 100 tỷ đồng, mà nguyên nhân chính là do thị trường ngày một khó khăn, lãi suất ngân hàng càng ngày càng tăng cao hơn so với thời điểm vay, bên cạnh đó ngân hàng không còn tiến hành giải ngân mà lại thắt chặt hơn nguồn vốn vay, vì thế Công ty không có nguồn vốn để xoay sở, số nợ lúc trước thì không trả được, bắt buộc phải vay nợ bên ngoài, lãi suất sẽ cao hơn rất nhiều, doanh thu không thể bù đắp được chi phí nên dẫn đến tình trạng công ty hoạt động không có lãi mà thậm chí còn lỗ nặng. 3.5.2 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2014 Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 6 tháng năm 2014. ĐVT: 1000VNĐ CHỈ TIÊU 6 THÁNG NĂM 2013 Tổng Doanh thu Tổng Chi phí Lợi nhuận 30.358.161 74.490.015 (44.131.854) 6 THÁNG NĂM 2014 CHÊNH LỆCH Số tiền Tỷ lệ 26.934.276 (3.423.885) (11,3)% 56.308.156 (18.181.859) (24,4)% (29.373.880) 14.757.974 33,4% Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 6 tháng 2013-2014 Qua bảng số liệu 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2014, ta thấy Công ty chỉ tập trung xuất khẩu mặt hàng cá basa, vì mặt hàng này được thị trường châu Mỹ và châu Âu ưa chuộng nhất, tập trung phát triển một mặt hàng chủ lực, các mặt hàng thủy sản khác Công ty chỉ nhận gia công nên chất lượng sẽ được ổn định. Nhưng do tình hình kinh tế ngày một khó khăn, nguồn chất lượng đầu vào bị kiểm soát chặt chẽ hơn, mặt khác thì ngân hàng ngày càng thắt chặt vốn vay, bên cạnh đó thì chi phí khấu hao máy móc cao (cụ thể chỉ trong vòng 6 tháng đầu năm 2014, chi phí khấu hao máy móc khoảng 7 tỷ đồng (7.460.752.002 đồng) nên dẫn đến tình trạng Công ty kinh doanh không có lợi nhuận, không có nguồn vốn để xoay sở nên doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 giảm hơn so với 6 tháng đầu năm 2013, cụ thể từ hơn 30 tỷ giảm xuống còn hơn 26 tỷ (tương ứng tỷ lệ giảm 11,3%). 57 Nhưng do Công ty đã tiến hành giảm bớt những chi phí không cần thiết (giữ lại những nhân công có tay nghề cao, cắt giảm nhân sự,…) nên chi phí đã giảm xuống dẫn đến con số lỗ đã giảm đi, cụ thể hơn, 6 tháng đầu năm 2013 tổng chi phí là 74.490.015.000 đồng, đến 6 tháng đầu năm 2014 tổng chi phí đã giảm xuống còn 56.308.156.000 đồng, tổng chi phí đã giảm 18.181.859.000 đồng, tương ứng tỷ lệ 24,4%. Về lợi nhuận, ta thấy 6 tháng đầu năm 2013 Công ty lỗ khoảng hơn 44 tỷ đồng (44.131.854.000 đồng), sang 6 tháng đầu năm 2014 lợi nhuận chỉ còn lỗ hơn 29 tỷ đồng (29.373.880.000 đồng), tăng 14.757.974.000 đồng tương ứng tỷ lệ 33,4%. Nguyên nhân chính là do Công ty đã cắt giảm những chi phí không cần thiết, quản lý chặt chẽ hơn về các chi phí phát sinh do quy mô đã thu hẹp, điều này đã làm cho số lỗ giảm xuống. 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi Việt Nam gia nhập WTO vào năm 2006, Công ty được thành lập vào năm 2005, được thành lập thì không lâu sau nền kinh tế được giao lưu rộng rãi tạo điều kiện hợp tác thuận lợi hơn, do vậy mà việc xuất khẩu thủy sản ra các nước bạn được nhiều hơn, góp phần thúc đẩy ngành thủy sản phát triển và có nguồn đầu ra ổn định. Bên cạnh đó thì Công ty còn gia nhập Hiệp hội chế biến và xuất nhập khẩu thủy sản Việt Nam năm 2006, làm cho thương hiệu được nâng cao uy tín và đảm bảo chất lượng quốc tế. Đội ngũ cán bộ quản lý năng động và quyết đoán được những thay đổi của thị trường sản phẩm cũng như khả năng phân tích đầu tư tài chính tốt. Nhân viên Thiên Mã có một tinh thần đoàn kết, thống nhất cao, cùng nhau vì một mục tiêu phát triển của Công ty. Hoạt động vì mục tiêu và lợi nhuận cho khách hàng là trên hết nên nhanh chóng có nhiều đối tác lớn ở thị trường nước ngoài. Là một trong những Công ty thủy sản đầu tiên có doanh thu và tỷ lệ xuất khẩu tăng nhanh và phát triển một cách vượt bậc. Từ lúc phát triển Công ty đã tiến hành nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại từ nước ngoài, góp phần tiết kiệm được thời gian và công sức bỏ ra, làm cho sản phẩm tăng lên, lợi nhuận ngày càng cao hơn. Từ năm 2013, do nguồn nguyên vật liệu đầu vào không được ổn định, bị phụ thuộc nhiều vào nông dân, nên Công ty đã tiến hành xây dựng mô hình ao cá tự nuôi vì thế mà nguồn nguyên liệu được chủ động hơn và tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu nhiều hơn thay vì phải mua nguồn nguyên liệu từ nông 58 dân quá nhiều. Từ đó góp phần làm giảm bớt chi phí, giá thành giảm nên lợi nhuận sẽ tăng cao hơn. Tập trung phát triển hoạt động nhà máy thủy sản Thiên Mã 3, thu hẹp địa bàn, để dễ dàng quản lý, tránh tình trạng gian lận. 3.6.2 Khó Khăn Công ty đang gặp nhiều khó khăn trong vấn đề vay vốn vì hiện tại đang nợ ngân hàng và nông dân rất nhiều. Uy tín của Công ty ngày càng giảm đi bởi vì Công ty đang hoạt động thua lỗ, quy mô bị thu hẹp. Không còn vốn tiền mặt nhiều để thanh toán nhanh cho nhà cung cấp, thiếu hụt nguồn vốn vì thế dẫn đến tình trạng chi phí vận chuyển cao, làm cho phi phí nguyên vật liệu tăng lên, kéo theo lợi nhuận sẽ bị giảm đi. Dây chuyền máy đã cũ, không còn vốn để sữa chữa và nâng cấp, nên công suất nhà máy hoạt động giảm đi ảnh hưởng đến năng suất sản phẩm. Mỹ đã đưa ra luật mới, tăng thuế suất thuế nhập khẩu và tiến hành kiểm soát rất chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu đầu vào, yêu cầu chúng ta phải chứng minh được xuất xứ của nguồn nguyên vật liệu có đạt đủ tiêu chuẩn để xuất khẩu sang các nước khác hay không. Nền kinh tế thủy sản đang chịu nhiều áp lực, nguồn nguyên vật liệu trong nước ngày càng thiếu hụt, thị trường xuất khẩu bên ngoài khó khăn, rào cản kỹ thuật ở các nước dựng lên càng nhiều. Bên cạnh những thách thức khó khăn đó, thì sự cạnh tranh giữa các Công ty thủy sản với nhau cũng diễn ra rất gay gắt, các Công ty phải làm sao để sản phẩm đạt được chất lượng tốt mà giá thành rẻ thì mới có thể đứng vững được trên thương trường. 3.6.3 Định hướng phát triển của công ty Trước nhu cầu thị trường ngày càng thách thức và cạnh tranh gay gắt, mặt khác tình hình Công ty đang vô cùng khó khăn, để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường hiện nay và nhận được sự quan tâm của khách hàng thì Công ty đã định hướng và đề ra kế hoạch phát triển trong thời gian tới như sau: + Tiếp tục cải tiến và tập trung phát triển, xuất khẩu mặt hàng cá basa là chủ yếu góp phần tạo ra sản phẩm đảm bảo chất lượng, đúng tiêu chuẩn, tính chuyên nghiệp cao. + Với triết lý kinh doanh của Công ty là “Trí tuệ- tốc độ- hiệu quả” cùng với chủ trương chú trọng uy tín, đảm bảo chất lượng, và phục vụ mục 59 đích thõa mãn khách hàng là chủ yếu, Công ty khẳng định Thủy sản Thiên Mã sẽ tiếp tục phát triển tốt hơn, mạnh mẽ hơn trong giai đoạn sắp tới. + Thay đổi công tác quản lý, điều hành, chính sách cho công nhân, cán bộ nhận viên trong Công ty để nhằm động viên, khích lệ tinh thần, khơi dậy nguồn sáng tạo góp phần đưa ra những chính sách hợp lý để cải thiện tình hình khó khăn của Công ty trong giai đoạn hiện tại. 60 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà 4.1 QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CÔNG TY 4.1.1 Quy trình sản xuất và sản phẩm 4.1.1.1 Quy trình sản xuất Công ty Thiên Mã là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của công ty cũng hết sức đa dạng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau. Nguyên liệu Fillet Lạng da Xếp khuôn Quay tăng trọng Định hình Thành phẩm (thùng hoàn chỉnh) Thành phẩm (trữ ở thùng tạm,kết) Đóng thùng Xuất kho Nhập kho trữ đông Cấp đông, chạy băng truyền Đóng thùng Nguồn: phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.1 Sơ đồ quy trình sản xuất cá tra, cá basa của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã 61 Với cá tra sau khi qua quá trình cắt tuyết, phi lê rồi phân ra từng quy cách riêng biệt sau đó cho lên băng truyền chạy mạ băng làm đông lạnh và cuối cùng là khâu đóng thùng và nhập vào kho lạnh. Với một quy trình phức tạp đòi hỏi người quản lý cần phải chặt trẽ ở từng công đoạn và đặc biệt là ở công đoạn mạ băng vì ở khâu này ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng của thành phẩm nhập kho. Cho nên người quản lý cần phải áp dụng nhiệt độ ở kho lạnh cho phù hợp. * Nhận xét: Công ty đã áp dụng quy trình công nghệ sản xuất phù hợp với quy mô công ty và đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn xuất khẩu. 4.1.1.2 Sản phẩm - Cá tra phi lê - Xiên que - Cắt khúc - Cuộn tròn Hình 4.2 Hình ảnh các sản phẩm cá basa 4.1.2 Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia trong quá trình sản xuất + Nguyên vật liệu chính của Công ty dùng để sản xuất là cá tra nguyên con. 62 Ngoài ra còn có một số nguyên liệu khác: thùng carton, túi PA, băng keo, dây đai, Sticker, rider, muối, hóa chất,… + Công cụ dụng cụ tham gia trong quá trình sản xuất bao gồm: - Lưỡi dao - Cân đồng hồ - Găng tay - Trục in - Đầu ghi nhiệt độ,…. 4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 4.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 4.2.1.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chính chủ yếu là Công ty ký hợp đồng với các hộ nông dân nuôi trồng cá basa. Bên cạnh đó để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào được ổn định và chắc chắn thì Công ty đã tiến hành thuê mướn đất để tự đào ao nuôi cá (nguồn nguyên liệu tự cấp). Các nguyên vật liệu phụ được mua từ các nhà cung cấp: Công ty TNHH MTV Thương mại Ngọc Cường, Công ty TNHH Nhựa Thịnh Hòa – Chi nhánh Cần Thơ, DNTN sản xuất- thương mại- dịch vụ Hướng Dương,… 4.2.1.1 Nguồn cung cấp công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ được mua từ các nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân cơ khí Huy Thông, Công ty TNHH MTV Thương mại Ngọc Cường, Công ty TNHH Tân Hy – Xí nghiệp in và bao bì Duy Nhật, Công ty TNHH Vinh Khôi,…. 4.2.2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty 4.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty được phân thành 2 loại: - Nguyên vật liệu chính: Cá tra nguyên con 63 Hình 4.3 Hình ảnh cá tra nguyên con - Nguyên vật liệu phụ: hóa chất, muối bọt, thùng carton, túi PA, băng keo, dây đai, Sticker, rider,… Hình 4.4 Hình ảnh các thùng carton, băng keo 4.2.2.2 Phân loại công cụ dụng cụ Được phân thành 2 loại: - Công cụ có giá trị nhỏ: lưỡi dao, đầu ghi nhiệt độ, găng tay, kết, chổi cước nhựa, cân đồng hồ, dao cắt máy đai,… - Công cụ dụng cụ có giá trị lớn: trục in, máy tính,... Hình 4.5 Hình ảnh dao cắt máy đai và cân đồng hồ Nhơn Hòa 64 4.3 KẾ TOÁN NHẬP VÀ XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 4.3.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu 4.3.1.1 Chứng từ - Hóa đơn GTGT - Phiếu giao hàng - Phiếu mua hàng - Phiếu nhập kho ghi tay - Phiếu nhập kho hoàn chỉnh - Phiếu chi 4.3.1.2 Sổ kế toán - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 15210 (nguyên vật liệu chính), 15202 của từng loại mặt hàng (nguyên vật liệu phụ). - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, Sổ Cái 152. 4.3.1.3 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” gồm 2 tài khoản chi tiết: + Tài khoản 15210 “Nguyên vật liệu chính” + Tài khoản 15202 “Nguyên vật liệu phụ” - Tài khoản 133111 “Thuế GTGT đầu vào” - Tài khoản 3311 “Phải trả người bán” 4.3.1.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ * Giải thích lưu đồ Quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, dựa vào các đơn đặt hàng xuất khẩu mà Công ty sẽ cân đối số lượng nguồn nguyên liệu đầu vào, đặc biệt là cá tra. Trong từng đơn hàng cụ thể phân xưởng sản xuất sẽ yêu cầu bộ phận kỹ thuật đặt nguyên liệu. Sau đó bộ phận kỹ thuật sẽ tổng hợp yêu cầu trên và chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Khi tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp, nguồn nguyên vật liệu mua vào về nhập kho, thủ kho (nhân viên kho) sẽ kiểm tra hàng theo phiếu đặt hàng của bộ phận kỹ thuật, đối chiếu về số lượng, chủng loại với phiếu xuất kho hoặc hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng của nhà cung cấp sau 65 đó tiến hành lập phiếu nhập kho ghi tay gồm 3 liên (liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán, liên 2 giao cho nhà cung cấp, liên 3 thủ kho) có đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho ghi tay liên 3, nhập liệu vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn và cuối cùng chuyển phiếu đặt hàng được duyệt, hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 lên phòng kế toán. Kế toán dựa vào phiếu đặt hàng được duyệt, hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 để lập phiếu nhập kho hoàn chỉnh và sau đó tiến hành nhập liệu vào chương trình để cuối tháng đối chiếu về số lượng với file excel của bộ phận kho. Các phiếu đặt hàng được duyệt, hóa đơn, phiếu nhập kho ghi tay liên 1 và phiếu giao hàng được bộ phận kế toán lưu lại. 66 BỘ PHẬN KỸ THUẬT NCC Bắt đầu BPSX PĐH Trình GĐ duyệt KẾ TOÁN THỦ KHO A Hóa đơn PĐH được duyệt Phiếu giao hàng NVL Hóa đơn PĐH được duyệt Lập PNK hoàn chỉnh KT, đối chiếu, lập phiếu NK PĐH được duyệt PĐH được duyệt Hóa đơn Đặt hàng PĐH được duyệt PĐH được duyệt PNKghi tay 1 Phiếu giao hàng Hóa đơn Phiếu giao hàng PNK ghi tay 1 PNK hoàn chỉnh Nhập liệu vào máy tính N 2 PNK hoàn chỉnh 3 NCC Phiếu giao hàng Nhập liệu vào Máy tính Phần mềm xử lý Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng kê N-X-T N B A Máy tính xử lý PNK ghi tay 3 File excel File excel N File excel 67 Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.6 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho NVL KT, Đối chiếu B Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A A Chú thích: - PĐH: Phiếu đặt hàng - BPSX: Bộ phận sản xuất - NCC: Nhà cung cấp - PNK: Phiếu nhập kho - N-X-T: Nhập, xuất, tồn * Nhận xét về lưu đồ Ưu điểm: - Quy trình lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ diễn ra khá đơn giản nhưng đảm bảo quản lý được chặt chẽ, quá trình luân chuyển chứng từ được nhanh gọn, không mất nhiều thời gian. - Phiếu nhập kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế toán thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu nhập kho bằng tay nên định khoản kế toán sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế toán dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu góp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chóng thay vì phải ghi vào thẻ kho. - Các phiếu đặt hàng đều được sự xem xét, trình ký của Giám Đốc trước khi tiến hành đặt hàng nên khó diễn ra việc gian lận. Nhược điểm: - Ở quy trình nhập kho nguyên vật liệu phiếu đặt hàng chỉ được lập 1 liên, nên được lập thành 3 liên (1 liên bộ phận sản xuất, 1 liên gửi nhà cung cấp và 1 liên đưa cho thủ kho) để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi nhập kho nguyên vật liệu, không theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra không được chính xác. 4.3.1.5 Một số nghiệp vụ nhập kho NVL phát sinh trong kỳ 1. Nhập cá tra nguyên con, số lượng 4.316 kg của Dương Thái Hoàng ngày 01/01/2014, giá nhập kho là 23.000 đồng/kg (đã bao gồm chi phí vận chuyển), chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 2. Phiếu nhập kho ngày 02/01/2014, số lượng 50 kg las của Công ty CP hóa chất Miền Nam, đơn giá là 34.545, 46 đồng/kg, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 68 3. Phiếu nhập kho ngày 03/01/2014, số lượng 1.130 thùng carton (45x27x17)5 của Cty CP nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ xí nghiệp sản xuất kinh doanh bao bì,giá nhập kho là 8.600 đồng/thùng, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 4. Ngày 03/01/2014, nhập kho 120 cuộn băng keo của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá là 11.200 đồng/cuộn, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 5. Phiếu nhập kho ngày 03/03/2014, 25 cuộn dây đai và 120 cuộn băng keo của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá lần lượt là 230.000 đồng/cuộn, 11.200 đồng/cuộn, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 6. Phiếu nhập kho ngày 08/03/2014, 15 cuộn dây đai của DNTN sản xuất – thương mại – dịch vụ Hướng Dương, đơn giá 230.000 đồng/cuộn, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 7. Ngày 24/01/2014, nhập kho 500 kg Aqua555, 50 kg Aqua99, 400 kg Aqua666 và 100 kg New Tech 19 của Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Trường Thịnh, đơn giá lần lượt là 35.500 đồng/kg, 46.000 đồng/kg, 45.000 đồng/kg và 35.500 đồng/kg, tất cả chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 8. Phiếu nhập kho ngày 18/03/2014, 1.120 kg Muối bọt của Võ Thanh Sơn, đơn giá 3.600 đồng/kg, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 9. Phiếu nhập kho ngày 21/03/2014, 99.400 túi PA Trắng (13*30) đơn giá 562 đồng/túi và 11.900 túi Chef Joe đơn giá 1.680 đồng/túi của Công ty TNHH Tân Hy – Xí nghiệp in và bao bì Duy Nhật, chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 10. Ngày 09/02/2014, nhập kho 19.600 tờ Rider (23x6) của Công ty CP Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, đơn giá 190 đồng/tờ, chưa thanh toán cho người bán. 11. Ngày 24/02/2014, nhập kho 1.200 tờ Sticker (16x7) của Công ty CP Nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ, đơn giá 700 đồng/tờ, chưa thanh toán cho người bán. 4.3.1.6 Ghi sổ chi tiết + Căn cứ vào phiếu mua hàng (phụ lục 01A, trang 1), dựa vào đó kế toán NVL lập phiếu nhập kho hoàn chỉnh (phụ lục 01B, trang 2) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15210 – Nguyên vật liệu chính (phụ lục 16, trang 34). 69 Cách tính: - Tài khoản NVL chính: Thành tiền = Số lượng cá tra * giá nhập kho cá tra Phải trả người bán = Số lượng cá tra * giá nhập kho cá tra Ví Dụ: Nghiệp vụ 1 Nguyên vật liệu chính = 4.316 * 23.000 = 99.268.000 đồng => Ghi vào Nợ TK 15210. Phải trả người bán = 4.316 * 23.000 = 99.268.000 đồng => Ghi vào Có TK 3311. Các nghiệp vụ còn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 1 + Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 05A, trang 12) thủ kho lập phiếu nhập kho ghi tay (phụ lục 05B, trang 13), dựa vào đó kế toán NVL lập phiếu nhập kho hoàn chỉnh (phụ lục 05C, trang 14 ) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15202 – Nguyên vật liệu phụ (phụ lục 14, trang 32) Cách tính: - Tài khoản NVL phụ: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập kho Thuế GTGT = Thành tiền * Thuế suất - Phải trả người bán = Thành tiền + Thuế GTGT Ví Dụ: Nghiệp vụ 7 Thành tiền = (500 * 35.500) + (400 * 45.000) + (50 * 46.000) + (100 * 35.500) = 41.600.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 15202 Thuế GTGT = 41.600.000 * 10% = 4.160.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 133111 Phải trả người bán = 41.600.000 + 4.160.000 = 45.760.000 đồng => Ghi Có vào TK 3311 Các nghiệp cụ còn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 7 4.3.1.7 Ghi sổ tổng hợp a) Sổ Nhật ký chung Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào phiếu mua hàng (phụ lục 01A, trang 1), phiếu nhập kho (phụ lục 01B, trang 2) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42). 70 Nghiệp vụ 7: Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 05A, trang 12), phiếu nhập kho hoàn chỉnh (phụ lục 05C, trang 14) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42). b) Sổ Cái Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 152 (xem phụ lục 25, trang 45). * Nhận xét: Chứng từ: Đối với kế toán nhập kho nguyên vật liệu, các hóa đơn chứng từ được ghi nhận là những hóa đơn do doanh nghiệp nhập hàng trực tiếp vào nhà máy theo số lượng mà doanh nghiệp đã đặt hàng với nhà cung cấp. Bên cạnh đó, một số chứng từ phát sinh tại Công ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế toán trưởng. Sổ sách: Doanh nghiệp sử dụng đầy đủ và đúng theo mẫu quy định. Thực hiện kế toán theo hình thức nào thì doanh nghiệp in đầy đủ các mẫu sổ kế toán của hình thức đó. Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Tuân thủ việc tổ chức ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong phần diễn giải có một vài điểm chưa rõ ràng, gây khó khăn cho việc ghi chép và theo dõi. 4.3.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu 4.3.2.1 Chứng từ - Phiếu yêu cầu cấp vật tư - Phiếu xuất kho 4.3.2.2 Sổ kế toán - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 15210 (nguyên vật liệu chính), 15202 của từng loại mặt hàng (nguyên vật liệu phụ). - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, Sổ Cái 152. 4.3.2.3 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” gồm 2 tài khoản chi tiết: + Tài khoản 15210 “Nguyên vật liệu chính” + Tài khoản 15202 “Nguyên vật liệu phụ” 71 - TK chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có các tài khoản chi tiết sau: + 6210113: Chi phí cá nguyên liệu + 6210114: Nguyên liệu phụ cho sản xuất hàng tạm + 6210115: Nguyên liệu phụ cho sản xuất hàng hoàn chỉnh 4.3.2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ * Giải thích sơ đồ Tương tự như thế, căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng hay các hợp đồng xuất khẩu, phân xưởng sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu cấp vật tư và chuyển lên cho quản đốc phân xưởng xem xét, sau đó phiếu yêu cầu cấp vật tư đã duyệt được gửi lên cho thủ kho. Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư đã được duyệt, thủ kho lập phiếu xuất kho vật liệu (phiếu xuất kho ghi tay), phiếu xuất kho ghi tay được lập thành 3 liên (liên 1 chuyển lên cho bộ phận kế toán, liên 2 chuyển cho bộ phận phân xưởng, liên 3 thủ kho giữ lại) có đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu xuất kho ghi tay liên 3, nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn và phiếu xuất kho ghi tay liên 3 được lưu lại tại bộ phận. Phiếu yêu cầu được duyệt và phiếu xuất kho ghi tay liên 1 được chuyển cho phòng kế toán, kế toán dựa vào đó tiến hành lập phiếu xuất kho hoàn chỉnh, sau đó là nhập liệu vào chương trình máy tính để cuối tháng đối chiếu với file excel của thủ kho. 72 BỘ PHẬN SẢN XUẤT Bắt đầu KH KẾ TOÁN THỦ KHO A Phiếu yêu cầu được duyệt Phiếu yêu cầu được duyệt ĐĐH Lập phiếu Xuất Kho Lập phiếu yêu cầu cấp vật tư ĐĐH Phiếu yêu cầu được duyệt BP SX 2 PXK Ghi tay Phiếu yêu cầu cấp vật tư 1 Nhập liệuvào Máy tính Trình QĐPX duyệt PXK ghi tay 3 N Lập PXK hoàn chỉnh 3 A N PXK ghi tay 1 Máy tính xử lý PXK hoàn chỉnh Nhập liệu vào máy tính PXK hoàn chỉnh N PXK ghi tay 1 N Phần mềm xử lý File excel Phiếu yêu cầu cấp vật tư được duyệt Phiếu yêu cầu được duyệt B Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T B File excel File excel Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.7 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ xuất kho NVL 73 KT, Đối chiếu Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A A Chú thích: - KH: Khách hàng - ĐĐH: Đơn đặt hàng - QĐPX: Quản đốc phân xưởng - PXK: Phiếu xuất kho - BPSX: Bộ phận sản xuất - KT: Kiểm tra - N-X-T: Nhập, xuất tồn * Nhận xét lưu đồ: Ưu điểm: - Việc tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ tại Công ty được xây dựng khá đơn giản nhưng chặt chẽ. - Phiếu yêu cầu cấp vật tư được Quản đốc phân xưởng xem xét, ký duyệt trước khi xuất kho, đảm bảo khó xảy ra việc gian lận. - Phiếu xuất kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế toán thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu xuất kho bằng tay nên định khoản kế toán sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế toán dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu góp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chóng thay vì phải ghi vào thẻ kho. Nhược điểm: - Ở quy trình xuất kho nguyên vật liệu, phiếu yêu cầu cấp vật tư chỉ được lập 1 liên duy nhất, nên lập 2 liên (1 liên bộ phận sản xuất giữ, 1 liên chuyển cho thủ kho) để dễ dàng đối chiếu hơn. - Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi xuất kho nguyên vật liệu, không theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra không được chính xác. 4.3.2.5 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ 1. Xuất cá tra nguyên con dùng cho sản xuất ngày 01/01/2014 (do cá tra khi mua vào sẽ đưa thẳng vào sản xuất. chính vì thế mà không cần phiếu yêu cầu cấp hàng). 74 2. Xuất 18 cuộn băng keo trong phục vụ sản xuất sản phẩm ngày 06/01/2014. (Đơn giá xuất là 11.200 đồng/cuộn). 3. Xuất kho 12 cuộn dây đai phục vụ cho sản xuất ngày 04/02/2014. 4. Xuất kho 150 kg muối bọt ngày 20/03/2014 để phục vụ sản xuất. 5. Xuất kho 110 kg Aqua555 (Non phosphate) để phục vụ sản xuất ngày 02/02/2014. 6. Ngày 05/02/2014 xuất kho 200 túi PA Trắng (13*30) để phục vụ sản xuất. 7. Phiếu xuất kho ngày 10/03/2014, 100 thùng carton (45x27x17)5 để đóng gói sản phẩm. 8. Ngày 06/03/2014 xuất kho 250 tờ Sticker (16x7) để dán nhãn sản phẩm. 9. Xuất kho 300 túi Chef Joe để phục vụ sản xuất sản phẩm ngày 07/03/2014. 10. Ngày 16/03/2014 xuất kho 750 tờ Rider (23x6) để dán nhãn sản phẩm. 4.3.2.6 Ghi sổ chi tiết + Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư (phụ lục 07A, trang 16) và phiếu xuất kho (phụ lục 07B, trang 17) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 15202 – Nguyên vật liệu phụ (phụ lục 15, trang 33). Cách tính: Đơn giá bình quân = sau mối lần nhập Giá trị tồn sau mỗi lần xuất + Giá trị nhập (4.1) Số lượng tồn + Số lượng nhập Giá trị vật liệu XK = Số lượng xuất * Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (4.2) Chi phí sản xuất hàng hoàn chỉnh = Số lượng * Đơn giá bình quân Nguyên vật liệu = Số lượng * Đơn giá bình quân Ví Dụ: Nghiệp vụ 2 - Đơn giá tồn kho đầu quý của băng keo: 11.200 đồng/cuộn. - Ngày 03/01/2014, nhập kho 120 cuộn băng keo, đơn giá nhập là: 11.200 đồng/cuộn. - Ngày 06/01/2014, xuất kho 18 cuộn băng keo 75 Đơn giá bình quân = sau mối lần nhập (11.200 * 206) + (11.200 * 120) = 11.200 đồng/cuộn 206 + 120 Chi phí sản xuất hàng hoàn chỉnh = 11.200 * 18 = 201.600 đồng. => Ghi Nợ vào TK 6210115. Nguyên vật liệu phụ = 11.200 * 18 = 201.600 đồng. => Ghi Có vào TK 15202. 4.3.2.7 Ghi sổ tổng hợp a) Sổ Nhật ký chung Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ chi tiết, sau đó những nghiệp vụ này sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42). b) Sổ Cái Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 152 (xem phụ lục 25, trang 45). * Nhận xét: Chứng từ: Đối với kế toán xuất kho nguyên vật liệu, các hóa đơn chứng từ được ghi nhận là những hóa đơn đã có sự ký duyệt của cấp trên đồng ý xuất kho. Bên cạnh đó, một số chứng từ phát sinh tại Công ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế toán trưởng. Sổ sách: Các sổ kế toán được thực hiện và lưu trữ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. 4.3.3 Kế toán nhập kho công cụ dụng cụ 4.3.3.1 Chứng từ - Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi - Phiếu giao hàng 76 4.3.3.2 Sổ kế toán - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 153108 (công cụ dụng cụ Thiên Mã 3). - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho công cụ dụng cụ, Sổ Cái TK 153 (công cụ dụng cụ). 4.3.3.3 Tài khoản sử dụng - Đối với công cụ dụng cụ, Công ty sử dụng tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn công cụ dụng cụ. - Tài khoản 153 mở chi tiết các tài khoản sau: + Tài khoản 153108: Công cụ dụng cụ Thiên Mã 3 + Tài khoản 153109: Công cụ trại nuôi cá - Tài khoản 133111 “Thuế GTGT đầu vào” - Tài khoản 3311 “Phải trả người bán” - Tài khoản 1421 “Chi phí trả trước công cụ dụng cụ” 4.3.3.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ 77 BỘ PHẬN KỸ THUẬT NCC Bắt đầu BPSX Phiếu yc cấp CCDC Trình GĐ duyệt KẾ TOÁN THỦ KHO A Hóa đơn CCDC Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu xuất kho Hóa đơn Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Lập PNK hoàn chỉnh KT, đối chiếu, lập phiếu NK Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Hóa đơn Đặt hàng Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Hóa đơn PNKghi tay 1 Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho PNK ghi tay 1 PNK hoàn chỉnh Nhập liệu vào máy tính N 2 PNK hoàn chỉnh 3 NCC Phiếu xuất kho Nhập liệu vào Máy tính Phần mềm xử lý Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng kê N-X-T N B A Máy tính xử lý PNK ghi tay 3 File excel File excel N File excel Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.8 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ nhập kho CCDC KT, Đối chiếu 78 B Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A A Chú thích: - Phiếu yc cấp CCDC: Phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ - BPSX: Bộ phận sản xuất - NCC: Nhà cung cấp - PNK: Phiếu nhập kho - N-X-T: Nhập, xuất, tồn * Giải thích lưu đồ Để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, căn cứ vào tình hình và nhu cầu sản xuất hiện tại, phân xưởng sản xuất sẽ yêu cầu bộ phận kỹ thuật đặt công cụ dụng cụ để phục vụ cho sản xuất. Sau khi nhận được yêu cầu từ bộ phận phân xưởng, bộ phận kỹ thuật sẽ tổng hợp yêu cầu trên và chuyển lên cho Giám đốc duyệt. Khi tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp, nguồn công cụ dụng cụ mua vào về nhập kho, thủ kho (nhân viên kho) sẽ kiểm tra hàng theo phiếu yêu cầu cấp công cụ được duyệt của bộ phận kỹ thuật, đối chiếu về số lượng, chủng loại với phiếu xuất kho hoặc hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng của nhà cung cấp sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho ghi tay gồm 3 liên (liên 1 chuyển cho bộ phận kế toán, liên 2 giao cho nhà cung cấp, liên 3 thủ kho) có đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu nhập kho ghi tay liên 3, nhập liệu vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn và cuối cùng chuyển phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ được duyệt, hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 lên phòng kế toán. Kế toán dựa vào phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ được duyệt, hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho ghi tay liên 1 để lập phiếu nhập kho hoàn chỉnh và sau đó tiến hành nhập liệu vào chương trình để cuối tháng đối chiếu về số lượng với file excel của bộ phận kho. Các phiếu đặt hàng được duyệt, hóa đơn, phiếu nhập kho ghi tay liên 1 và phiếu giao hàng được bộ phận kế toán lưu lại. * Nhận xét về lưu đồ Ưu điểm: - Quy trình lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ diễn ra khá đơn giản nhưng đảm bảo quản lý được chặt chẽ, quá trình luân chuyển chứng từ được nhanh gọn, không mất nhiều thời gian. 79 - Phiếu nhập kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế toán thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu nhập kho bằng tay nên định khoản kế toán sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế toán dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập kho công cụ dụng cụ góp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chóng thay vì phải ghi vào thẻ kho. - Phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ được sự xem xét, trình ký của Giám Đốc trước khi tiến hành đặt hàng nên khó diễn ra việc gian lận. Nhược điểm: - Ở quy trình nhập kho công cụ dụng cụ phiếu yêu cầu cấp công cụ chỉ được lập 1 liên, nên được lập thành 3 liên (1 liên bộ phận sản xuất, 1 liên gửi nhà cung cấp và 1 liên đưa cho thủ kho) để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi nhập kho công cụ dụng cụ, không theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra không được chính xác. 4.3.3.5 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ 1. Ngày 07/01/2014, nhập kho 1 cái đầu ghi nhiệt độ (Model EBI 20T1), đơn giá 2.150.000 đồng/cái của Công ty TNHH Vinh Khôi, chưa thanh toán cho người bán. 2. Ngày 03/01/2014, nhập kho Lưỡi dao của DNTN Cơ khí Huy Thông , số lượng 4 cái, đơn giá 220.000 đồng/cái, chưa thanh toán cho người bán. 3. Ngày 09/02/2014, nhập kho 2 trục in Chef Joe của Công ty TNHH Tân Hy – Xí nghiệp in và bao bì Duy Nhật, đơn giá 2.750.000 đồng/trục. Chưa thanh toán cho người bán. 4. Phiếu nhập kho 3 cây cân đồng hồ Nhơn Hòa 15kg, đơn giá 258.000 đồng/cây, 1 cây cân đồng hồ Nhơn Hòa 30kg, đơn giá 326.000 đồng/cây, 1 cây cân Nhơn Hòa 120kg, đơn giá 886.000 đồng/kg và 6 cây chổi cước nhựa của Công ty TNHH Một thành viên Thương mại Ngọc Cường, ngày 10/03/2014, chưa thanh toán cho người bán. 5. Nhập kho 300 đôi găng tay GD số 7, đơn giá 7.870 đồng/đôi, 200 đôi găng tay GD số 8, đơn giá 7.870 đồng/đôi của Công ty TNHH MTV Thương mại Ngọc Cường ngày 12/03/2014, tất cả chưa thanh toán cho người bán. 6. Ngày 19/03/2014, nhập kho 3 cái dao cắt máy đai (phải), 3 cái dao cắt máy đai (giữa), 6 con lăn (Rulo), 3 Broad phóng dây PC22 và 20 cái công tắc 80 hành trình của Công ty TNHH thiết bị điện Nhật Duy với đơn giá lần lượt là 620.000 đồng/cái, 620.000 đồng/cái, 140.000 đồng/cái, 760.000 đồng/cái và 50.000 đồng/cái, tất cả chưa thanh toán cho nhà cung cấp. 4.3.3.6 Ghi sổ chi tiết + Căn cứ vào HĐ GTGT (phụ lục 09B, trang 21), phiếu xuất kho của nhà cung cấp (phụ lục 09A, trang 20) hoặc phiếu giao hàng và phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ được duyệt (phụ lục 12A, trang 29) thủ kho lập phiếu nhập kho ghi tay, dựa vào đó kế toán NVL lập phiếu nhập kho hoàn chỉnh (phụ lục 09D, trang 23) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 153108 – Công cụ dụng cụ cân đồng hồ 120kg (phụ lục 20, trang 38) và các sổ chi tiết TK 153108 – Công cụ dụng cụ cân đồng hồ 15kg, 30kg và chổi cước nhựa. Cách tính: - Tài khoản công cụ dụng cụ: Thành tiền = Số lượng * đơn giá nhập kho Thuế GTGT = Thành tiền * Thuế suất Phải trả người bán = Thành tiền + Thuế GTGT Ví Dụ: Nghiệp vụ 4 Thành tiền = (3 * 258.000) + (1* 326.000) + (1* 886.000) + (6 * 35.000) = 2.196.000 đồng => Ghi Nợ vào TK 153108 Thuế GTGT = (2.196.000 * 10%) = 219.600 đồng => Ghi Nợ vào TK 133111 Phải trả người bán = 2.196.000 + 219.600 = 2.415.600 đồng => Ghi Có vào TK 3311 Các nghiệp cụ còn lại tính và ghi vào sổ tương tự như nghiệp vụ 4. 4.3.3.7 Ghi sổ tổng hợp a) Sổ Nhật ký chung Nghiệp vụ 4: Căn cứ vào các chứng từ như: HĐ GTGT (phụ lục 09B, trang 21) và cách ghi vào sổ chi tiết, nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42). b) Sổ Cái Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 153 (xem phụ lục 26, trang 46). 81 * Nhận xét: Chứng từ: Đối với kế toán nhập kho công cụ dụng cụ, các hóa đơn chứng từ được ghi nhận là những hóa đơn do doanh nghiệp nhập hàng trực tiếp vào nhà máy theo số lượng mà doanh nghiệp đã đặt hàng với nhà cung cấp. Bên cạnh đó, một số chứng từ phát sinh tại Công ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế toán trưởng. Sổ sách: Doanh nghiệp sử dụng đầy đủ và đúng theo mẫu quy định. Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Tuân thủ việc tổ chức ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật. 4.3.4 Kế toán xuất kho công cụ dụng cụ 4.3.4.1 Chứng từ - Phiếu yêu cầu cấp công cụ - Phiếu xuất kho 4.3.4.2 Sổ kế toán - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 153108 của từng loại mặt hàng (công cụ dụng cụ Thiên Mã 3). - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho công cụ dụng cụ, Sổ Cái TK 153. 4.3.4.3 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” có các tài khoản chi tiết: + Tài khoản 153108 “Công cụ dụng cụ Thiên Mã 3” + Tài khoản 153109 “Công cụ trại nuôi cá” - Tài khoản 627319 “Chi phí công cụ dụng cụ” 4.3.3.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ 82 BP SX BỘ PHẬN KỸ THUẬT THỦ KHO Bắt đầu Phiếu yc cấp CCDC được duyệt KẾ TOÁN A Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Phiếu yc cấp CCDC được duyệt Lập phiếu Xuất Kho Phiếu yc cấp CCDC được duyệt BP SX 2 PXK Ghi tay Lập PXK hoàn chỉnh 3 1 Nhập liệuvào Máy tính A Máy tính xử lý PXK ghi tay 3 File excel N B PXK hoàn chỉnh Phiếu yc cấp CCDC được duyệt N PXK hoàn chỉnh N Phần mềm xử lý Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T B KT, Đối chiếu File excel 83 PXK ghi tay 1 Nhập liệu vào máy tính File excel Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.9 Quy trình lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ xuất kho CCDC PXK ghi tay 1 Sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê N-X-T A A Chú thích: - Phiếu yc cấp CCDC: phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ - PXK: Phiếu xuất kho - BPSX: Bộ phận sản xuất - KT: Kiểm tra - N-X-T: Nhập, xuất, tồn * Giải thích sơ đồ Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ đã được duyệt, thủ kho lập phiếu xuất kho vật liệu (phiếu xuất kho ghi tay), phiếu xuất kho ghi tay được lập thành 3 liên (liên 1 chuyển lên cho bộ phận kế toán, liên 2 chuyển cho bộ phận phân xưởng, liên 3 thủ kho giữ lại) có đầy đủ chữ ký, thủ kho dựa vào phiếu xuất kho ghi tay liên 3, nhập vào excel để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn và phiếu xuất kho ghi tay liên 3 được lưu lại tại bộ phận. Phiếu yêu cầu được duyệt và phiếu xuất kho ghi tay liên 1 được chuyển cho phòng kế toán, kế toán dựa vào đó tiến hành lập phiếu xuất kho hoàn chỉnh, sau đó là nhập liệu vào chương trình máy tính để cuối tháng đối chiếu với file excel của thủ kho. * Nhận xét lưu đồ: Ưu điểm: - Việc tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ tại Công ty được xây dựng khá đơn giản nhưng chặt chẽ. - Phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ được Quản đốc phân xưởng xem xét, ký duyệt trước khi xuất kho, đảm bảo khó xảy ra việc gian lận. - Phiếu xuất kho để nhập vào chương trình do bộ phận kế toán thực hiện, thủ kho chỉ tiến hành lập phiếu xuất kho bằng tay nên định khoản kế toán sẽ chính xác hơn và giúp cho bộ phận kế toán dễ theo dõi và đối chiếu. Thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho bằng tay mà tiến hành nhập vào excel để theo dõi tình hình xuất kho công cụ dụng cụ góp phần làm cho việc theo dõi quản lý được dễ dàng và nhanh chóng thay vì phải ghi vào thẻ kho. - Công cụ dụng cụ khi mua về nhập kho được xuất để sử dụng ngay nên tránh được sự thất thoát. 84 Nhược điểm: - Ở quy trình xuất kho công cụ dụng cụ, phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ chỉ được lập 1 liên duy nhất, nên lập 2 liên (1 liên bộ phận sản xuất giữ, 1 liên chuyển cho thủ kho) để dễ dàng đối chiếu hơn. - Thủ kho chỉ theo dõi file excel về mặt số lượng khi xuất kho nguyên vật liệu, không theo dõi về mặt giá trị, điều này làm cho việc đối chiếu, kiểm tra không được chính xác. 4.3.3.5 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1. Phiếu xuất kho ngày 03/01/2014, 4 lưỡi dao để phục vụ sản xuất. 2. Ngày 07/01/2014, xuất kho 1 cái đầu chi nhiệt độ (Model EBI 20T1) để phục vụ sản xuất. 3. Ngày 09/02/2014, xuất kho 2 trục in Chef Joe để phục vụ sản xuất. Trục in được phân bổ qua 12 kỳ trong 1 năm. Kế toán đã tiến hành phân bổ qua 3 tháng đầu tiên của chu kỳ sản xuất. 4. Xuất kho 300 đôi găng tay GD số 7, 200 đôi găng tay GD số 8 ngày 12/03/2014 để phục vụ sản xuất. 5. Ngày 10/03/2014, xuất 3 cây cân đồng hồ Nhơn Hòa 15 kg, 1 cây cân Nhơn Hòa 30 kg, 1 cây cân Nhơn Hòa 120 kg và 6 cây chổi cước nhựa để phục vụ sản xuất. 6. Ngày 19/03/2014, xuất 3 dao cắt máy đai phải, 3 dao cắt máy đai trái, 6 con lăn, 3 Broad phóng dây PC22 và 20 công tắc hành trình để phục vụ trong việc sản xuất. 4.3.3.6 Ghi sổ chi tiết + Căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp công cụ dụng cụ (phụ lục 12A, trang 29) và phiếu xuất kho (phụ lục 12B, trang 30) để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 153108 – Công cụ dụng cụ Thiên Mã 3 (phụ lục 15, trang 33). Cách tính: Đơn giá bình quân = sau mỗi lần nhập Giá trị tồn sau mỗi lần xuất + Giá trị nhập (4.1) Số lượng tồn + Số lượng nhập Giá trị CCDC XK = Số lượng xuất * Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (4.2) Giá trị CCDC Giá trị CCDC phân bổ 1 kỳ = Số kỳ phân bổ 85 (4.3) Chi phí công cụ dụng cụ = Số lượng * Đơn giá bình quân Công cụ dụng cụ = Số lượng * Đơn giá bình quân Chi phí công cụ dụng cụ = Số lượng * Đơn giá bình quân Ví Dụ: Nghiệp vụ 5 - Đơn giá tồn kho ngày 10/03/2014 của cân đồng hồ Nhơn Hòa 120kg: 886.000 đồng/cây. - Ngày 10/03/2014, nhập kho 1 cây cân đồng hồ Nhơn Hòa 120kg, đơn giá nhập là: 886.000 đồng/cây. - Ngày 10/03/2014, xuất kho 1 cây cân đồng hồ Nhơn Hòa 120kg Đơn giá bình quân = sau mối lần nhập (886.000 * 0) + (886.000 * 1) = 886.000 đồng/cây 0+1 - Các đơn giá bình quân của các loại còn lại tính tương tự như của cân đồng hồ Nhơn Hòa 120kg. Chi phí công cụ dụng cụ = 886.000 * 1 = 886.000 đồng. => Ghi Nợ vào TK 627319. Công cụ dụng cụ = 886.000 * 1 = 886.000 đồng. => Ghi Có vào TK 153108. Các nghiệp vụ còn lại tính và ghi sổ tương tự như nghiệp vụ 5. Ví Dụ: Nghiệp vụ 3 - Ngày 09/02/2014, xuất kho 2 trục in Chef Joe. Chi phí trả trước công cụ dụng cụ = (2 * 2.750.000) = 5.500.000 => Ghi Nợ vào TK 1421. Công cụ dụng cụ = (2 * 2.750.000) = 5.500.000 => Ghi Có vào TK 153108. Tiến hành phân bổ 3 tháng đầu tiên: Chi phí công cụ dụng cụ = 5.500.000 * 3 = 1.375.000 đồng 12 4.3.2.7 Ghi sổ tổng hợp a) Sổ Nhật ký chung Nghiệp vụ 5: Căn cứ vào các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ chi tiết, sau đó những nghiệp vụ này sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 24, trang 42). 86 b) Sổ Cái Dựa vào nghiệp vụ vừa ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi số liệu vào sổ Cái TK 153 (xem phụ lục 26, trang 46). * Nhận xét: Chứng từ: Đối với kế toán xuất kho công cụ dụng cụ, các hóa đơn chứng từ được ghi nhận là những hóa đơn đã có sự ký duyệt của cấp trên đồng ý xuất kho. Bên cạnh đó, một số chứng từ phát sinh tại Công ty vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung và chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Người lập phiếu tiến hành ký thay kế toán trưởng. Sổ sách: Các sổ kế toán được thực hiện và lưu trữ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Ghi chép sổ sách: Các số liệu được ghi chép vào sổ sách đều được căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. Nhận xét chung: Nhìn chung, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã đã được thực hiện khá đơn giản và làm tốt công việc hạch toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán rõ ràng, đầy đủ, nhanh chóng, luôn căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ đều được sự ký duyệt của cấp trên và thực hiện theo đúng quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2014 của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, còn một vài điểm chưa hoàn thiện như: một số chứng từ phát sinh vẫn chưa được điền đầy đủ nội dung, chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Khi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ, các phiếu yêu cầu chỉ được lập 1 liên, gây khó khăn cho việc đối chiếu, kiểm tra. 4.4 THỰC HIỆN KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Do việc xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên, xảy ra liên tục, để kế toán dễ dàng đối chiếu với sổ sách và ghi sổ cho phù hợp nên kế toán chi tiết tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty được cấp từ bên ngoài đưa thẳng đến nơi sản xuất. Các loại nguyên vật liệu có dự tính trước, có số lượng lớn thì công ty tiến hành mua nhập kho. Công cụ dụng cụ phần lớn Công ty sử dụng các loại có giá trị thấp. 87 Công ty sử dụng phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ 1 lần (phân bổ 100%), tính toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ đối với những công cụ có giá trị nhỏ. Sử dụng phương pháp phân bổ nhiều kỳ trong 1 năm (phân bổ cho 12 tháng). Chứng từ gốc File excel Phiếu nhập, Phiếu xuất Sổ, thẻ chi tiết NVL Bảng tổng hợp NXT Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Hình 4.10 Sơ đồ hạch toán chi tiết quá trình nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu - Khi nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dựa vào các chứng từ như: hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu đặt hàng được duyệt và phiếu nhập kho đối với quy trình nhập kho, dựa vào phiếu yêu cầu được duyệt và phiếu xuất kho đối với quy trình xuất kho để kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng lần nhập xuất. Trong đó phải ghi cụ thể ngày nhập - xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, số lượng hàng tồn kho, số lượng nhập, số lượng xuất kho cho mỗi lần nhập xuất. - Sổ chi tiết được lập cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối tháng kế toán tổng hợp cộng lại số lượng tồn, nhập, xuất và giá trị tồn, nhập kho và xuất kho để tiến hành đối chiếu số liệu về mặt số lượng với file excel mà thủ kho đã theo dõi. - Cuối tháng kế toán cộng các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. 88 * Nhận xét: Ưu điểm: - Quá trình nhập, xuất kho diễn ra khá chặt chẽ, kế toán chi tiết được áp dụng phương pháp thẻ song song, làm việc ghi chép đơn giản, dễ làm và dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. Nhược điểm: - Thủ kho không ghi thẻ kho mà nhập vào excel, nhưng ở đây thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, không theo dõi mặt giá trị, nếu ghi vào thẻ kho sẽ theo dõi được cả số lượng lẫn giá trị. 4.5 THỰC HIỆN KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Cuối tháng hay cuối quý,... kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ sách so với thủ kho, đối chiếu số liệu trên sổ cái so với bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để làm cơ sở thực hiện lập báo cáo tài chính. Cuối tháng kế toán chỉ đối chiếu số lượng trên sổ sách so với thủ kho, đến cuối mối quý, kế toán mới thực hiện đối chiếu và tiến hành kiểm kê thực tế, để tìm ra nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp xử lý. Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính. Kế tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán toán này có nhiệm vụ thu nhập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Sau đó định khoản đối với số liệu sổ sách của thủ kho… rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như: tính giá xuất… cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch toán. - Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là: Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng được. * Nhận xét: Ưu điểm: - Quá trình ghi sổ, nhập liệu được nhập vào máy tính, được phần mềm xử lý nên công việc giải quyết được nhanh chóng và chính xác hơn. 89 Nhược điểm: - Cuối tháng kế toán chỉ tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ sách với thủ kho mà không kiểm kê thực tế, nên dễ dẫn đến việc không phản ánh được chính xác số liệu giữa sổ sách và thực tế. 4.6 KẾ TOÁN KIỂM KÊ, ĐÁNH GIÁ LẠI NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 4.6.1 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ - Nguyên vật liệu nhập, xuất với số lượng tương đối lớn, chủng loại tương đối nhiều nên Công ty tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý. Kế toán thực hiện việc so sánh, đối chiếu sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê lũy kế nhập, xuất tồn so với thủ kho và số liệu thực tế trong kho để biết được nguyên vật liệu thừa, thiếu là bao nhiêu để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Khi thực hiện kiểm kê, Công ty thành lập ban kiểm kê bao gồm: Ban giám đốc, kế toán, thủ kho, phòng hành chính và các bên có liên quan. Sau khi kiểm kê xong, kế toán tập hợp số liệu tính ra giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị cho từng loại. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng kế toán lập. - Dựa vào biên bản kiểm kê mẫu số 05-VT (xem ở phụ lục số 27, trang 47) vào ngày 31/03/2014, kết quả kiểm kê thực tế cho thấy có các loại nguyên vật liệu phụ như: dây đai, Aqua555, New tech 19 và túi PA trắng,… thiếu so với số lượng trên sổ sách, không xác định được nguyên nhân nên hội đồng đã quyết định đưa vào chi phí của doanh nghiệp. Cách tính: + Chưa xác định được nguyên nhân: - Tài khoản thiếu chờ xử lý = (Số lượng thiếu * Đơn giá) + (Số lượng thiếu * Đơn giá) + …..+ (Số lượng thiếu * Đơn giá). - Tài khoản nguyên vật liệu = (Số lượng thiếu * Đơn giá) + (Số lượng thiếu * Đơn giá) + …..+ (Số lượng thiếu * Đơn giá). Ví Dụ: Tài khoản thiếu chờ xử lý = (4 * 230.000) + (21 * 35.500) + (5 * 35.500) + ….+ (221 * 562) = 18.672.020 đồng => Ghi Nợ vào TK 138(1). Tài khoản nguyên vật liệu = (4 * 230.000) + (21 * 35.500) + (5 * 35.500) + ….+ (221 * 562) = 18.672.020 đồng => Ghi Có vào TK 15202. - Công cụ không dự trữ (không có số lượng tồn kho) nên không tiến hành kiểm kê công cụ dụng cụ. 90 4.6.2 Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - Vì hiện tại Công ty đang gặp rất nhiều khó khăn, nên nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để sử dụng cho sản xuất, do nguồn vốn ít nên Công ty không dự trữ nhiều, công cụ dụng cụ khi cần sử dụng mới đặt mua và sử dụng liền nên không có tồn kho công cụ dụng cụ. Về mặt nguyên vật liệu, Công ty cũng không tiến hành dự trữ nhiều. Do đặc điểm của cá tra là nguyên vật liệu chính, cá không thể dự trữ lâu, vì như thế sẽ giảm chất lượng, các nguyên vật liệu phụ có số lượng tồn kho do số lượng nhập, xuất kế hoạch không giống như thực tế xảy ra. Mặt khác, nguồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đầu vào ổn định, ít có biến động về giá cả, do công ty có các mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp. Chính vì vậy mà Công ty không có các khoảng đánh giá lại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. 4.7 KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ - Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng giảm giá HTK. 4.8 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHẬP, XUẤT, TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 4.8.1 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu 4.8.1.1 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong giai đoạn 2011 -2013 Theo số liệu ở bảng 4.1: Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013 bên dưới. Nhìn chung ta thấy tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu qua 3 năm liên tục giảm. Năm 2012, giá trị tồn kho đầu kỳ giảm 748.254.000 đồng, giảm tương ứng tỷ lệ 7,29% so với năm 2011. Sang năm 2013, giá trị tồn kho đầu kỳ tiếp tục giảm xuống còn 8.463.343.000 đồng, giảm 1.057.918.000 đồng, tương ứng giảm 11,11% so với năm 2012. Tương tự như thế, các giá trị nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu qua các năm cũng giảm dần và tỷ lệ giảm càng ngày càng nhiều hơn. Nguyên nhân là do kinh tế ngày càng khó khăn, nên công ty không để các khoản tồn kho gây ứ đọng vốn, không có nguồn vốn đảm bảo xoay sở. Tình hình nhập, xuất tồn kho giảm, vì doanh thu qua các năm giảm liên tục, các đơn đặt hàng để xuất khẩu sang thị trường nước ngoài càng ngày càng giảm đi, do trong thời gian này, Mỹ đã đưa ra luật chóng bán phá giá. Bên cạnh đó, sự cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau, làm cho việc xuất khẩu thủy sản không còn thuận lợi như trước nữa. 91 Ngoài ra, khi nhìn vào bảng số liệu, chúng ta sẽ thấy, số lượng tồn kho cuối kỳ luôn luôn nhỏ hơn số lượng tồn kho đầu kỳ, cụ thể tồn kho đầu kỳ năm 2011 là 10.269.515.000 đồng, còn giá trị tồn kho cuối kỳ năm 2011 là 9.521.261.000 đồng, tương tự như thế, tồn kho đầu kỳ 2012 là 9.521.261.000 đồng, giá trị tồn kho cuối kỳ năm 2012 là 8.463.343.000 đồng cho thấy doanh nghiệp đã sử dụng vốn khá hiệu quả nhưng vì số lượng tồn kho cuối kỳ còn tương đối lớn, đặc biệt đa phần các nguồn nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ đều là những nguyên liệu đã mất phẩm chất. Nên công ty cần xem xét lại chặt chẽ hơn quá trình sản xuất, cần phải thiết lập kế hoạch dự trữ, sử dụng cho thật hợp lý. Qua bảng số liệu, ta thấy có một điểm đáng chú ý là tổng giá trị tồn kho cuối kỳ của năm 2013 giảm rất nhanh, năm 2012, giá trị tồn kho cuối kỳ là 8.463.343.000 đồng. Sang năm 2013, giá trị tồn kho cuối kỳ giảm xuống còn 666.035.000 đồng, giảm 7.797.308.000 đồng, tương ứng giảm tỷ lệ 92,13%, một con số khá lớn. Do công ty ngày càng gặp nhiều khó khăn, nợ lại chồng nợ, vì vậy số lượng tồn kho cuối kỳ phải thấp, để góp phần tiết kiệm được những chi phí không cần thiết. 92 Bảng 4.1: Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011-2013. CHỈ TIÊU NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013 Tổng giá trị tồn ĐK 10.269.515 9.521.261 8.463.343 Tổng giá trị nhập 46.429.358 33.765.916 Tổng giá trị xuất Tổng giá trị tồn CK 47.177.612 9.521.261 34.823.834 8.463.343 Chênh lệch 2012 so với 2011 Số tiền % (748.254) (7,29) (1.057.918) (11,11) 19.199.492 (12.663.442) (27,27) (14.566.424) (43,13) 26.996.800 666.035 (12.353.778) (1.057.918) (26,19) (11,11) (7.827.034) (7.797.308) (22,48) (92,13) Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã 93 ĐVT: 1000 VNĐ Chênh lệch 2013 so với 2012 Số tiền % 4.8.1.2 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong giai đoạn quý 1 năm 2014 Bảng 4.2: Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014. ĐVT: 1000VNĐ CHỈ TIÊU QUÝ 1 NĂM 2013 Tổng GT tồn ĐK Tổng GT nhập Tổng GT xuất Tổng GT tồn CK 8.463.343 3.849.230 8.659.163 3.653.410 QUÝ 1 NĂM 2014 666.035 3.248.244 3.402.233 512.046 CHÊNH LỆCH Số tiền Tỷ lệ (7.797.308) (600.986) (5.256.930) (3.141.364) (92,13) (15,61) (60,71) (85,98) Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Qua bảng số liệu 4.2: Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1/2014, ta thấy có sự biến động mạnh mẽ. Cụ thể, giá trị tồn kho đầu kỳ năm 2013 là 8.463.343.000 đồng, nhưng sang năm 2014, giá trị tồn kho đầu kỳ chỉ còn 666.035.000 đồng, giảm 7.797.308.000 đồng, tương ứng giảm 92,13%, một con số giảm đáng kể. Bên canh đó, giá trị tồn kho cuối kỳ của 2 quý đều nhỏ hơn giá trị tồn kho đầu kỳ. Do trong năm 2014, công ty đã có nhiều chiến lược thay đổi, giảm quy mô hoạt động, tập trung sản xuất mặt hàng chủ lực, nên số lượng hàng tồn kho đã ít lại, điều này cho thấy công ty đã sử dụng nguồn vốn hiệu quả hơn, không để diễn ra tình trạng ứ đọng nguồn vốn nhiều. 4.8.2 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ 4.8.2.1 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ trong giai đoạn 2011 – 2013 Qua bảng số liệu 4.3: Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013, ta thấy công cụ dụng cụ ở công ty không có số lượng tồn kho cuối kỳ, vì căn cứ vào nhu cầu sử dụng, công cụ dụng cụ khi mua về nhập kho sẽ được xuất kho sử đụng ngay nên không có số lượng tồn kho. Điều này đã một phần làm tiết kiệm chi phí, một phần đảm bảo sử dụng hiệu quả nhưng bên cạnh việc tích cực thì cũng tồn tại mặt hạn chế, nếu trong quá trình sản xuất, cần công cụ dụng cụ ngay lập tức thì sẽ không có công cụ dụng cụ cấp kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. 94 Bảng 4.3: Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011-2013. CHỈ TIÊU NĂM 2011 NĂM 2012 Chênh lệch 2012 so với 2011 Số tiền % NĂM 2013 Tổng GT tồn ĐK 0 0 0 0 Tổng giá trị nhập 935.428 770.753 562.742 (164.675) Tổng giá trị xuất 935.428 770.753 562.742 (164.675) Tổng GT tồn CK 0 0 0 0 Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã 95 - ĐVT: 1000 VNĐ Chênh lệch 2013 so với 2012 Số tiền % 0 - (17,6) (208.011) (26,9) (17,6) (208.011) (26,9) - 0 - 4.8.2.2 Phân tích tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ trong giai đoạn quý 1năm 2014 Bảng 4.4: Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014. ĐVT: 1000VNĐ CHỈ TIÊU QUÝ 1 NĂM 2013 Tổng GT tồn ĐK 0 Tổng GT nhập 262.719 Tổng GT xuất 262.719 Tổng GT tồn CK 0 QUÝ 1 NĂM 2014 0 116.680 116.680 0 CHÊNH LỆCH Số tiền Tỷ lệ 0 (146.039) (146.039) 0 (55,58) (55,58) - Nguồn: Bộ phận kế toán của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Qua bảng số liệu 4.4: Tình hình nhập, xuất, tồn công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014, tương tự ta thấy số lượng tồn kho công cụ dụng cụ là bằng 0. Bên cạnh đó, thì giá trị nhập, xuất kho công cụ dụng cụ có xu hướng giảm qua các giai đoạn, cụ thể quý 1 năm 2013, giá trị nhập, xuất kho công cụ dụng cụ là 262.719.000 đồng, nhưng đến quý 1 năm 2014, giá trị nhập, xuất kho công cụ dụng cụ chỉ còn 116.680.000 đồng, giảm 146.039.000 đồng, tương ứng giảm 55,58%, nguyên nhân là do công ty đang gặp khó khăn về tài chính, nên tình hình sản xuất giảm hơn trước. 4.9 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CÔNG TY Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao, đòi hỏi phải có một số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay còn họi là mức dự trữ nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất gián đoạn. Nếu dự trữ vật tư hàng hóa, tiền vốn… Bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng không vừa long, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại nếu dự trữ quá lớn làm tăng chi phí dự trữ, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khi quản lý ở các doanh nghiệp đều phải xem xét và quyết định 96 thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua hàng, chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ. Do giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoàng từ 50% - 70%) nên việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng có chất lượng tốt, giá cả rẽ nhất, chi phí vận chuyển thấp nhất sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm. Do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. - Hệ thống kho dự trữ của Công ty gồm : - Kho chứa nguyên liệu chính gồm 5 kho: A,B,C,D và E - Kho chứa nguyên liệu phụ như thùng, hóa chất, băng keo, dây đai.. - Kho chứa công cụ dụng cụ. - Kho cơ điện. - Kho chứa phụ phẩm - Kho chứa phế liệu. Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần phân xưởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt. Tất cả các hoạt động nhập, xuất, sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được theo dõi qua các sổ sách và tiến hành tổng hợp lại phản ánh lên báo cáo nhập, xuất, tồn. Công ty luôn tính trước mức dự trữ định mức cho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, vì thế mà hạn chế được một phần bị khan hiếm hay lãng phí. Do cá tra là nguyên vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm nhưng với đặc điểm là phải giữ cho cá tra còn tươi, ngon thì việc bảo quản cá là việc quan trọng nên phải đảm bảo quy trình và nhiệt độ bảo quản thật chặt chẽ, đạt được chất lượng tốt, đủ tiêu chuẩn để xuất khẩu sang các nước bạn. Qua Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn nguyên vật liệu quý 1/2014 (phụ lục 17/trang 35) và Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn công cụ dụng cụ quý 1/2014 (phụ lục 23/trang 41) ta thấy công cụ dụng cụ không còn tồn kho, phần lớn nguyên vật liệu xuất ra nhiều hơn so với nguyên vật liệu nhập vào, và số dư cuối quý lại thấp hơn số dư đầu năm cho thấy Công ty sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tương đối hiệu quả về mặt số lượng lẫn giá trị, không để xảy ra hiện tượng tồn kho, ứ đọng vốn nhiều. Do đang gặp khó khăn về nguồn vốn nên Công ty không dự trữ nguyên vật liệu nhiều. 97 Bảng 4.5 Tình hình dự trữ nguyên vật liệu cuối quý 1/2014 Tên nguyên liệu Dây đai Băng keo Aqua555 Las Muối Newtech19 ………… ĐVT Cuộn Cuộn Kg Kg Kg Kg ….. Số dự trữ theo kế hoạch Slượng Ngày 30 165 379 148 1.548 128 90 90 90 90 90 90 Số dự trữ thực tế Slượng Ngày Slượng 18 111 271 114 1.290 87 …….. -12 -54 -108 -34 -258 -41 ……… 85 84 82 83 82 83 Chênh lệch Ngày -5 -6 -8 -7 -8 -7 Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã Qua số liệu về tình hình dự trữ nguyên vật liệu quý 1/2014 của Công ty ta thấy so với kế hoạch, dự trữ thực tế đã giảm đi, hàng tồn kho giảm khả năng ứ đọng, số ngày dự trữ cũng giảm đi. Nhưng do mức dự trữ giảm làm cho khả năng không đảm bảo được nhu cầu cho sản xuất sẽ tăng. Do đó công ty cần có biện pháp để điều chỉnh mức dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp với kế hoạch sản xuất để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. 98 CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà 5.1 NHẬN XÉT CHUNG Từ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tình hình nhập, xuất, tồn kho được phản ánh qua ví dụ các nghiệp vụ phát sinh, cách kế toán định khoản và theo dõi tại Công ty kết hợp với kiến thức chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tác giả đưa ra các nhận xét về thực trạng tại Công ty như sau: 5.1.1 Một số ưu điểm 5.1.1.1 Nhận xét về công tác kế toán - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng trên mô hình tập trung, phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của Công ty. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra nhịp nhàng đều đặn. Bộ phận kế toán luôn cập nhật các quy định, thông tư, nghị định của chính phủ nên việc thực hiện các phần hành kế toán luôn tuân theo đúng quy định. - Về hình thức kế toán: Hình thức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung và áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính. Hình thức này phù hợp với đặc điểm của Công ty, nó khắc phục việc ghi chép trùng lắp, cung cấp thông tin kịp thời. Toàn bộ công tác kế toán được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềm Unessco, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Việc sắp xếp một phần hành kế toán riêng nhằm đánh giá năng lực và phân chia trách nhiệm của từng người. - Về hệ thống chứng từ kế toán: Mặc dù số lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa phát sinh nhiều, số liệu chứng từ phát sinh lớn, song công tác nhập xuất vẫn được tiến hành khá chi 99 tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ được thực hiện nghiệm túc khoa học và phù hợp với những quy định mà bộ tài chính ban hành. - Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản sử dụng: Công tác kế toán của Công ty với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng, đúng mẫu mà nhà nước quy định. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối phù hợp và tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. - Về phương pháp kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ: Đối với kế toán nguyên vật liệu Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho và xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư, tiền vốn,.. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu và kiểm tra. 5.1.1.2 Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty * Về khâu thu mua và sử dụng - Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kiểm nhận vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua chặt chẽ, đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại. - Có mối quan hệ lâu năm với nhà cung cấp nên giá cả ổn định, ít dao động. Từ đó việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đáp ứng đủ cho sản xuất. - Việc xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do đó vật liệu đáp ứng được kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tránh lãng phí. - Khi nhập kho và bảo quản vật tư được thực hiện nghiêm ngặt và tất cả các chứng từ đều được ký duyệt trước khi thực hiện. - Có tiến hành phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí cho từng kỳ đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng được nhiều lần, góp phần làm cho công tác phân bổ chi phí được chính xác hơn. 100 * Về tổ chức dự trữ và bảo quản - Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn, lãng phí vì giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho không cần thiết. - Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần phân xưởng sản xuất do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật tư cho yêu cầu sản xuất mà chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất. Bên cạnh đó có điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và kiểm tra. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, do đó mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo tốt. * Về việc kiểm kê nguyên vật liệu Công ty thực hiện kiểm kê, đối chiếu số lượng với thủ kho trên sổ sách vào cuối mỗi tháng và thực hiện kiểm kê thực tế vào cuối mỗi quý. Điều này phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty. Quy trình thực hiện kiểm kê diễn ra chặt chẽ, đúng theo quy định, có lập đầy đủ biên bản kiểm kê khi hoàn thành. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình thu mua vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 5.1.2 Một số nhược điểm 5.1.2.1 Về thu mua và sử dụng - Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu: Quá trình sản xuất sản phẩm có sử dụng nhiều loại hóa chất, nếu để lâu sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do đó giảm giá trị gây thiệt hại cho tài chính của Công ty. Mặt khác, sự biến động về giá cả các loại vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng đến Xí nghiệp, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu ở Công ty mỗi niên độ kế toán là rất cần thiết. Vì vậy Công ty có thể nghiên cứu xem xét để có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định mà Bộ Tài Chính đã quy định. 101 - Việc lập ban kiểm nhận vật tư phân xưởng: Khi nguyên vật liệu về nhận kho đã được kiểm nhận, nhưng do nguyên vật liệu còn nguyên đai, nguyên kiện nên không thể kiểm tra chi tiết. Vì vậy khi đưa xuống sản xuất, gây ra tình trạng công nhân phân xưởng phát hiện thiếu trong quá trình sản xuất, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình sản xuất. - Về hóa đơn chứng từ: Có một số trường hợp hóa đơn của nhà cung cấp cung cấp thì số ngày ghi trên hóa đơn không trùng khớp (trước ngày giao hàng) với ngày giao hàng và nhập kho. - Về chính sách mua hàng: Công ty có mối quan hệ lâu năm với các nhà cung cấp nhưng do Công ty luôn mua hàng treo vào công nợ, không trả trước hạn nên không được hưởng ưu đãi các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,…không tiết kiệm được một phần chi phí. 5.1.2.2 Về việc dự trữ và bảo quản Do nguồn vốn đang gặp khó khăn nên công ty không thực hiện việc dự trữ nguồn nguyên vật liệu nhiều, điều này có thể gây khó khăn trong việc đảm bảo cung cấp nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất kịp thời, đúng với tiến trình hợp đồng. 5.1.2.3 Về bộ máy kế toán Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán chưa được thuận lợi trong công tác quản lý kế toán. Vai trò của các kế toán phải được gắn kết với nhau nhiều hơn để góp phần làm cho bộ máy kế toán được đồng bộ hơn. 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XNK THỦY SẢN THIÊN Mà Trong quá trình thực tập ở Công ty Thiên Mã, trên cơ sở lý luận được học và thực tế ở Công ty thì bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, còn có những hạn chế nhất định cần được cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế nói chung và của Công ty nói riêng. Vì vậy em xin đưa ra một số ý kiến với mong muốn đây là những ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty. 102 5.2.1 Giải pháp về bộ máy kế toán Công ty cần sắp xếp nhiệm vụ công việc của các kế toán được liên kết và thuận tiện hơn. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nên gắn kết với nhau để dể theo dõi và quản lý. Để góp phần nâng cao chất lượng, công tác kế toán được hoàn thiện hơn, xử lý công việc được nhanh chóng và đúng pháp luật, Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng kiến thức về chuyên môn của mình, mở thêm các lớp tập huấn cho những kế toán viên hiểu biết thêm nhiều phần hành liên quan đến tính năng nghiệp vụ mà mình thực hiện. Đối với những nhân viên mới lẫn nhân viên cũ cần làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thương xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật những kiến thức về chuyên môn và những kiến thức xã hội. Bên cạnh đó cần có những chế độ chính sách lương thưởng thỏa đáng cho những nhân viên có quá trình làm việc lâu dài, tận tụy với nghề và những nhân viên có hoạt động tích cực trong công tác của mình. Trả lương đúng hạn, tránh tình trạng nợ lương, gây nên sự bất mãn trong công việc cho nhân viên, thanh toán lương đúng hạn là góp phần tạo sự phấn khởi trong công việc và tạo sự gắn bó lâu dài với Công ty hơn. 5.2.2 Giải pháp về việc thu mua và sử dụng - Ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì khi có bằng chứng có thể (hoặc chưa chắc chắn) về sự việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn khi giá trị dự tính của vật liệu giảm sút do hư hỏng…thì cần phải lập dự phòng giảm giá cho vật liệu. Công việc lập dự phòng được tiến hành như sau: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu được ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng giảm giá được tính vào từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. Đối với vật liệu dự trữ cho sản xuất không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá bán các sản phẩm được sản xuất từ các loại vật liệu dự kiến là cao hơn giá gốc. Theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về việc “lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh 103 lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Ý kiến về lập ban kiểm nhận vật tư phân xưởng: Quá trình quản lý và sử dụng vật tư của công ty tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên có tình trạng như đã nêu là vật tư xuống đến phân xưởng vẫn phát hiện thiếu hụt gây ảnh hưởng lớn đến sản xuất. Để đảm bảo đưa vật liệu vào sản xuất, cần có chất lượng tốt cung cấp đủ cho nhu cầu sản xuất, tránh sự thiếu hụt khi về đến phân xưởng. Công ty nên tiếp tục lập ban kiểm nhận nguyên vật liệu tại phân xưởng và hết sức chú trọng đến khâu này. - Về hóa đơn chứng từ: Cần yêu cầu và nhắc nhở nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng với ngày giao hàng và nhập kho để tạo điều kiện cho việc quản lý chứng từ được thực hiện dễ dàng và đúng theo quy định. - Về chính sách mua hàng: Mua hàng treo vào công nợ để dễ theo dõi nhưng Công ty nên thanh toán nhanh cho khách hàng để được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng và giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. 104 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay để có thể đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế - tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Như vậy dù là công ty sản xuất, công ty thương mại dịch vụ hay bất kỳ loại hình công ty nào thì trong nền kinh tế thị trường chỉ tiêu được tất cả các công ty quan tâm hàng đầu là tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận. Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho các doanh nghiệp sản xuất theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại , giá trị nhập xuất tồn kho. Thông qua đó Công ty có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm được các loại vật liệu, công cụ, hạ giá thành sản phẩm, góp phần vào tăng tích lũy, tái sản xuất xã hội. Trong những năm gần đây, ngành thủy sản Việt Nam đang rơi vào khó khăn, kể từ khi luật chóng bán phá giá mà Mỹ đặt ra, đã làm cho nền kinh tế thủy sản Việt Nam nói chung và Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã nói riêng cũng lâm vào cảnh điêu đứng. Đã có nhiều doanh nghiệp thủy sản ở Việt Nam phải vỡ nợ, phá sản. Thủy sản Thiên Mã đang trên đà phát triển thịnh vượng bỗng phút chốc rơi vào cảnh nợ nần bởi nhiều nguyên nhân, công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng có một phần ảnh hưởng quan trọng đến tình hình của Công ty. Qua phân tích, thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty được thể hiện qua những mặt tích cực như: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Xác định mức dự trữ đảm bảo cần thiết. Công ty tuân thủ tốt chế độ kế toán do Nhà Nước ban hành như: Sử dụng đúng tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, các loại sổ kế toán chi tiết, rõ ràng. Các kho đều được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, vì vậy mà chất lượng vật tư luôn được đảm bảo. 105 Bên cạnh những mặt tích cực, tại Công ty còn tồn tại những vấn đề như sau: Công ty chưa xem xét và tiến hành trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định. Chưa thực hiện kiểm kê chi tiết nguyên vật liệu khi nhập về, còn xảy ra tình trạng thất thoát. Từ những mặt tích cực và những điểm cần hoàn thiện, tác giả đưa ra các biện pháp nhằm phát huy tối đa mặt tích cực đồng thời đề xuất giải pháp để khắc phục những vấn đề đang tồn đọng để Công ty hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ như: Công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, cần lập ban kiểm nhận vật tư và công cụ dụng cụ, tiến hành kiểm kê nghiêm ngặt để tránh thất thoát. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với cơ quan thuế Nên miễn hoặc giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, giảm thuế VAT đầu vào, giảm thuế môn bài đối với những doanh nghiệp có hoạt động kinh tế khó khăn. Không ngừng nghiên cứu và cải thiện luật thuế hoàn thiện hơn, giảm bớt những thủ tục rắc rối, góp phần tạo việc nộp thuế, khấu trừ thuế hay hoàn thuế được nhanh gọn hơn, giảm bớt thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 6.2.2 Đối với chính phủ và nhà nước Nhà nước nên khôi phục giữ vững ổn định vĩ mô, tạo lòng tin với doanh nghiệp nhiều hơn, tăng cường thực hiện Nghị quyết 02 của chính phủ, giúp doanh nghiệp tháo gở khó khăn sau những năm khủng hoảng kinh tế trầm trọng. Bên cạnh đó nhà nước nên giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu vào, giảm giá thành sản phẩm, giảm hàng tồn kho, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết khó khăn về vốn lưu động, tiếp cận với nguồn vốn tín dụng ngân hàng. Nhà nước cần tăng cường mở thêm những lớp học tập huấn nhằm tạo điều kiện nâng cao kỹ năng chuyên môn đối với các nhân viên kế toán để có thể giúp doanh nghiệp ổn định phát triển tình hình kinh doanh nhiều hơn. Tăng cường giao lưu, mở rộng hợp tác kinh tế, để tháo gỡ những rào cản thương mại. Cần bố trí nguồn vốn, xây dựng hệ thống thủy lợi, cơ sở hạ tầng, tiếp tục nghiên cứu giống mới, đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn quốc tế, xây dựng vùng nuôi công nghiệp theo hướng phát triển bền vững, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và người dân thì có công ăn việc làm. 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2014 của Bộ Tài Chính ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. 2. Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực kế toán chung, quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản. 3. Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho. 4. Tài liệu kế toán tại công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã. 5. Thông tư số 223-TC/CĐKT ban hành ngày 15/12/1968 Bổ sung và hướng dẫn một số điểm về chế độ kế toán kho vật tư, hàng hóa. 6. Thông tư số 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Kèm thông tư số 89/2013/TT-BTC sữa đổi thông tư số 228/2009/TT-BTC. 7. Thông tư số 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 09/10/2002 Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC. 8. Bộ môn kế toán-kiểm toán, 2013. Giáo trình nguyên lý kế toán. 9. Hà Thị Ngọc Hà, 2010. 333 sơ đồ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội: NXB tài chính. 10. Lê Trần Phước Huy, 2013. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1. 11. Nguyễn Văn Nhiệm, 1999. 321 sơ đồ hạch toán kế toán doanh nghiệp. Thành phố Hồ Chí Minh : NXB thống kê. 12. Trần Quốc Dũng, 2009. Giáo trình kế toán tài chính. Cần Thơ : NXB Giáo Dục. 13. Trần Quốc Dũng, 2013. Giáo trình tổ chức thực hiện công tác kế toán. 14. Tập thể tác giả khoa kế toán – kiểm toán, 1998. Kế toán tài chính. Thành phố Hồ Chí Minh : NXB tài chính. 107 DANH MỤC PHỤ LỤC  Trang Phụ lục số 01A: Phiếu mua hàng cá tra nguyên con…………………….………….1 Phụ lục số 01B: Phiếu nhập kho cá tra nguyên con……..………………………….2 Phụ lục số 02A: HĐ GTGT las……………………………………………………...3 Phụ lục số 02B: Phiếu nhập kho ghi tay las………………………………………...4 Phụ lục số 02C: Phiếu nhập kho las………………………………………………...5 Phụ lục số 03A: Phiếu giao hàng băng keo………..………………………………..6 Phụ lục số 03B: HĐ GTGT băng keo……………………………………………….7 Phụ lục số 03C: Phiếu nhập kho băng keo………………………………………….8 Phụ lục số 04A: Phiếu giao hàng dây đai…………………………………………...9 Phụ lục số 04B: HĐGTGT dây đai ..………………………………………………10 Phụ lục số 04C: Phiếu nhập kho dây đai…………...……………………………..11 Phụ lục số 05A: HĐ GTGT hóa chất……..………………………………………..12 Phụ lục số 05B: Phiếu nhập kho ghi tay hóa chất…………………………………13 Phụ lục số 05C: Phiếu nhập kho hóa chất…….…………………………………...14 Phụ lục số 06: Phiếu xuất cá tra nguyên con……………………………………....15 Phụ lục số 07A: Phiếu yêu cầu cấp băng keo……………………………………...16 Phụ lục số 07B: Phiếu xuất kho băng keo……………………….………………...17 Phụ lục số 08A: Phiếu yêu cầu cấp dây đai….…………………………………….18 Phụ lục số 08B: Phiếu xuất kho dây đai…………………………………………...19 Phụ lục số 09A: Phiếu xuất kho cân Nhơn Hòa và chổi cước nhựa của công ty Ngọc Cường……………………………………………………………………………..20 Phụ lục số 09B: HĐ GTGT cân Nhơn Hòa và chổi chước nhựa……….……….....21 Phụ lục số 09C: Phiếu chi cho HĐ GTGT cân Nhơn Hòa và chổi cước nhựa….....22 Phụ lục số 09D: Phiếu nhập kho cân Nhơn Hòa và chổi cước nhựa………….…...23 Phụ lục số 10A: HĐ GTGT công cụ dụng cụ……………………………………...24 Phụ lục số 10B: Phiếu chi cho HĐ GTGT công cụ dụng cụ………………………25 Phụ lục số 10C: Phiếu nhập kho công cụ dụng cụ…………………………………26 Phụ lục số 11A: Phiếu yêu cầu cấp lưỡi dao………………………………………27 Phụ lục số 11B: Phiếu xuất kho lưỡi dao………..……………………………...…28 Phụ lục số 12A: Phiếu yêu cầu cấp cân và chổi cước nhựa………………………..29 Phụ lục số 12B: Phiếu xuất kho cân và chổi cước nhựa…………………………...30 Phụ lục số 13: Sổ chi tiết dây đai………………………………………………......31 Phụ lục số 14: Sổ chi tiết Aqua555………………………..…………………….....32 Phụ lục số 15: Sổ chi tiết băng keo………………………………………………...33 Phụ lục số 16: Sổ chi tiết cá tra nguyên con………………………………………34 Phụ lục số 17: Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn nguyên vật liệu quý 1/2014………...35 Phụ lục số 18: Sổ chi tiết lưỡi dao………...…………………………………….....36 Phụ lục số 19: Sổ chi tiết chổi cước nhựa…….……………………………………37 Phụ lục số 20: Sổ chi tiết cân Nhơn Hòa 120 kg………………………………….38 Phụ lục số 21: Sổ chi tiết công tắc hành trình……………………………………..39 Phụ lục số 22: Sổ chi tiết trục in…………………………………………………...40 Phụ lục số 23: Bảng kê lũy kế xuất nhập tồn công cụ dụng cụ quý 1/2014……….41 Phụ lục số 24: Sổ Nhật ký chung…………………………………………………..42 Phụ lục số 25: Sổ cái nguyên vật liệu……………………………………………..45 Phụ lục số 26: Sổ cái công cụ dụng cụ…………………………………………….46 Phụ lục số 27: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu…………………………………47 Phụ lục số 28: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011…………...48 Phụ lục số 29: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012…………49 Phụ lục số 30: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013…………50 Phụ lục số 31: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng năm 2014…51 Phụ lục số 32: Bảng cân đối kế toán 06/2014……………………………………52 PHỤ LỤC 01A 1 PHỤ LỤC 01B 2 PHỤ LỤC 02A 3 4 PHỤ LỤC 02C 5 6 7 PHỤ LỤC 03C . . . - , ~ Dan vi: C6NG TY TNHH XNK 'II-lUY SAN THIEN MA c1;i : 75135'-[r511 Phil, Q. NiI111ki~u, TPCT MST: 1800594668 ~ .' PHU!:U NH~P Ngay: 03/01/2014 56 : VLP02 He;len va llguoi giao h'lng: L > clo nh~p kho: Nhap y [ai kho: Ho,1don: ... - 56: Di chi: Nh~p Bang keo ely Htt()ng DttClnga( I,m 67l ngay:(J3/01l20'14) Kho ng.lii)ll, v~llii)ll TM I1I .' .. ., 671 - 56: HDII3!' - Ngay : 03/01/2014.', .... ~. . Nglriri 1('1)phi~u (Ky, hQ len) • NguiJi giao hilllg (Ky, hQ' t~n) a " Ngo Be Thu'ong f ;', •. ". ro > . .," .- ~..... ",' '.' '.' ':. ',[...]... trong công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nên em đã quyết định chọn đề tài: Kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã để làm luận văn tốt nghiệp của mình 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Tác giả tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản. .. Thiên Mã Từ đó đề xuất các giải pháp giúp công ty quản lý nguồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được tốt hơn 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Đánh giá thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty - Phân tích tình hình Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty - Đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại. .. công cụ dụng cụ Kế toán công cụ dụng cụ phải tôn trọng các nguyên tắc sau: - Kế toán nhập, xuất tồn kho công cụ, dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế Việc tính giá thực tế công cụ dụng cụ nhập, xuất cũng được quy định như đối với nguyên vật liệu - Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất. .. 06/2014 - Số liệu thực hiện kế toán: Quý 1/2014 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc thực hiện chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn từ năm 2011 đến 06/2014 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Kế toán nguyên liệu, vật liệu 2.1.1.1... môn Kế toán – Kiểm toán, 2013, trang 49-50-51) 2.1.2 Kế toán công cụ, dụng cụ 2.1.2.1 Khái niệm Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn đối với TSCĐ Kế toán công cụ, dụng cụ là nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (Bộ môn kế toán – kiểm toán, 2013, trang 66) 8 2.1.2.2 Nguyên tắc của kế toán công. .. thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tình giá thành, thì việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu thủy sản Thiên Mã với đặc điểm lượng nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất. .. 153 _ Công cụ dụng cụ 9 Bên Nợ: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ mua, thuê ngoài gia công nhập kho - Trị giá công cụ cho thuê nhập lại kho - Trị giá công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ Bên Có: - Trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho - Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được giảm giá - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu... 2014……………………………… 57 Bảng 4.1 Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013…………………… 93 Bảng 4.2 Tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn quý 1 năm 2014………………….94 Bảng 4.3 Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013……………………... 95 Bảng 4.4 Tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ của Công ty TNHH XNK Thủy sản Thiên Mã trong giai đoạn 2011 – 2013…………………… 96 Bảng 4.5 Tình hình dự trữ nguyên vật liệu cuối quý 1/2014…………… …98 x DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn GTGT: Giá trị gia tăng XNK: Xuất nhập khẩu TSCĐ: Tài sản cố định KCN: Khu công nghiệp NVL: Nguyên vật liệu CCDC: Công cụ dụng cụ HTK: Hàng tồn kho... Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động quan trọng cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm Nguyên vật liệu khi xuất dùng là tham gia vào từng kỳ sản xuất, giá trị của chúng được tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp, hình thành nên giá thành của sản phẩm Kế toán nguyên liệu, vật liệu là nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh ... thực trạng kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập thủy sản Thiên Mã Từ đề xuất giải pháp giúp công ty quản lý nguồn nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tốt 1.2.2... liệu, công cụ dụng cụ 63 4.2.2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty 63 4.3 KẾ TOÁN NHẬP VÀ XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 65 4.3.1 Kế toán nhập kho nguyên. .. công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nên em định chọn đề tài: Kế toán Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập thủy sản Thiên Mã để làm luận văn tốt nghiệp