Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 68 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
68
Dung lượng
688,88 KB
Nội dung
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KNH DOANH
NGUYỄN THỊ KIM HẰNG
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ
QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán
Mã số ngành: 52340301
Tháng 12 năm 2013
1
LỜI CẢM TẠ
Để hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này, ngoài vốn kiến thức bản
thân tích lũy được trong quá trình học tập, kiến thức thu được trong quá trình
thực tập tại Công ty thì không thể thiếu sự giúp đỡ hướng dẫn của Giảng viên,
của nhân viên tại Công ty.
Em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô trường Đại học Cần Thơ đã tận
tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho em trong suốt thời gian theo học tại
trường.
Cảm ơn Thầy Lê Tín đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt
nghiệp.
Cảm ơn Ban Lãnh Đạo, Cô Chú, Anh Chị tại Công ty Cổ phần Hội chợ
Quốc tế và Phát triển Nông thôn đã nhận em vào thực tập và tạo mọi điều kiện
thuận lợi, giúp đỡ trong suốt quá trình thực tập tại Công ty
Do vốn kiến thức còn hạn hẹp, chưa có nhiều kiến thức thực tế trong
công tác kế toán và thời gian thực tập tại Công ty còn ngắn. Do đó không tránh
khỏi việc mắc phải một số sai sót. Mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp của
giáo viên hướng dẫn và Công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày…...tháng……năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Kim Hằng
2
LỜI CAM ĐOAN
Em tên Nguyễn Thị Kim Hằng , là sinh viên lớp KT1120L3 trường Đại học
Cần Thơ. Em xin cam đoan với BGH, Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh
rằng luận văn tốt nghiệp do chính bản thân em thực hiện tại Công ty Cổ phần
Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn các tài liệu và số liệu thực tế, trung
thực do Cty cung cấp với sự hướng dẫn của Thầy Lê Tín. Đồng thời em xin
cam kết rằng đây là đề tài nghiên cứu độc lập của cá nhân em, không sao chép
của người khác và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu
hay trên các trang web nào khác.
Cần Thơ, ngày…...tháng……năm 2013
Nguyễn Thị Kim Hằng
3
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1
1.1. Sự cần thiết của đề tài...................................................................................1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu .....................................................................................2
1.2.1. Mục tiêu chung..........................................................................................2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể ..........................................................................................2
1.3. Phạm vi nghiên cứu ......................................................................................2
1.3.1. Không gian nghiên cứu..............................................................................2
1.3.2. Thời gian nghiên cứu.................................................................................2
1.3.3. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................2
1.4. Lược khảo tài liệu.........................................................................................3
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............4
2.1. Cơ sớ lý luận ................................................................................................ 4
2.1.1. Khái niệm về chi phí..................................................................................4
2.1.2. Kiểm soát chi phí.......................................................................................4
2.2. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 11
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu................................................................... 11
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu ................................................................. 11
CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI
CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .......................................... 14
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty .................................................... 14
3.2. Hoạt động chính của công ty ...................................................................... 15
3.3. Cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................................ 16
3.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty .......................................................... 21
3.4.1. Tổ chức nhân sự ..................................................................................... 21
3.4.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán ........................................................ 22
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỀN NÔNG THÔN ......... 24
4.1. Khái quát về các loại chi phí của công ty ................................................... 24
4.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí của công ty ......................................... 26
4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty ...................................................................... 26
4.2.2. Nhân tố bên trong công ty ....................................................................... 27
4.3. Phân tích biến động và cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô nhỏ... 28
4
4.3.1. Phân tích biến động chi phí của công ty .................................................. 29
4.3.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty ....................................................... 33
4.4. Phân tích biến động và cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô lớn ... 36
4.4.1. Phân tích biến động chi phí của công ty .................................................. 36
4.4.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty ....................................................... 43
4.5. Đánh giá tình hình thực hiện chi phí của công ty so với chi phí kế hoạch .. 47
4.5.1. Đánh giá việc thực hiện chi phí của công giữa chi phí thực tế so chi phí
kế hoạch ........................................................................................................... 47
4.5.2. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của công ty quam chỉ số tài chính ...... 53
CHƯƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN
TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN ...................................................................................... 55
5.1. Thuận lợi và khó khăn ............................................................................... 55
5.1.1. Thuận lợi ................................................................................................ 55
5.1.2. Khó khăn ................................................................................................ 55
5.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị chi phí tại
công ty ............................................................................................................. 56
CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 58
6.1. Kết luận ..................................................................................................... 58
6.2. Kiến nghị ................................................................................................... 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 60
5
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ...........................30
Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ................34
Bảng 4.3. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ...........................38
Bảng 4.4. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ................44
Bảng 4.5. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2010 .... 48
Bảng 4.6. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2011 .... 50
Bảng 4.7. Bảng so sánh chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch năm 2012 .... 52
Bảng 4.8. Bảng tổng hợp tỷ suất chi phí giữa các năm...........................................54
6
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1. Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí............................................................ 5
Hình 2.2. Sơ đồ quá trình lập dự toán chi phí.........................................................10
Hình 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty .................................................................16
Hình 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty ...........................................21
Hình 3.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhât ký chung ........................................23
Hình 4.1. Biểu đồ biến động chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ......................31
Hình 4.2. Biểu đồ cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ...........................35
Hình 4.3. Biểu đồ biến động chi phí của các sự kiện có quy mô lớn ......................36
Hình 4.4. Biểu đồ cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô lớn............................45
Hình 4.5. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch
năm 2010 ..............................................................................................................49
Hình 4.6. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch
năm 2011 ..............................................................................................................51
Hình 4.7. Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch
năm 2012 ..............................................................................................................53
7
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PTNT:
Phát triển nông thôn
GĐTT XTTM:
Giám đốc trung tâm xúc tiến thương mại
VP:
Văn phòng
HĐQT:
Hội đồng quản trị
CP:
Chi phí
HC:
Hội chợ
CPDD:
Chi phí dàn dựng
CP QBTT:
Chi phí quảng bá tuyên truyền
CP NC:
Chi phí nhân công
CP PVTT:
Chi phí phục vụ tổng thể
CP TCHĐ:
Chi phí tổ chức các hoạt động
CP TT:
Chi phí trang trí
8
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong tình hình kinh tế thế giới ngày càng phát triển và ngày càng đa
phương hóa, Việt Nam với nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ
nghĩa cũng đang dần dần từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới.
Đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới
WTO, nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ với nhiều thành
phần, nhiều hình thức với nhiều chủ thể. Bên cạnh những thuận lợi có được
khi gia nhập WTO thì nền kinh tế nước ta cũng đứng trước không ít khó khăn
và thách thức. Môi trường kinh tế luôn có sự cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là
các doanh nghiệp cùng ngành.
Đứng trước thực trạng đó, đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển thì phải không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Đồng thời đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những chiến lược hoạt động đúng
đắn. Bất cứ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nào cũng đều mong muốn
rằng hoạt động kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao nhất, nhằm đạt đến mục
tiêu là đem về nguồn lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
Trong điều kiện cơ chế thị trường luôn có sự biến động và cạnh tranh
gay gắt, điều quan trọng đối với doanh nghiệp là phải làm sao để bảo toàn
được vốn và phải biết sử dụng đồng vốn ra sao cho hiệu quả. Để đánh giá một
doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không, không phải chỉ nhìn vào kết
quả doanh thu của doanh nghiệp đó có cao hay không, mà phải xem xét từng
yếu tố cụ thể. Doanh thu bao nhiêu là đạt, và để đạt được mức doanh thu đó thì
doanh nghiệp phải bỏ ra một mức chi phí là bao nhiêu? Do đó, trong quá trình
sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến vấn đề chi phí, vì
mỗi đều đồng chi phí bỏ ra đều liên quan đến lợi nhuận. Vì vậy, một trong
những vấn đề doanh nghiệp đặc biệt coi trọng là làm thế nào để kiểm soát
được chi phí của doanh nghiệp, tiết kiệm được tối đa chi phí bỏ ra và mang lại
hiệu quả cao nhất.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải có chi phí. Chi phí là
khoản tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho công việc kinh doanh của mình
nhằm tạo ra sản phẩm và cung cấp sản phẩm dịch vụ. Chi phí này phải được
tính toán như thế nào để phù hợp, cân đối và quan trọng là phải tối thiếu nhất
nhưng có thể đem về nguồn doanh thu cao nhất. Việc tính toán và phân tích
chi phí này sẽ giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát được các khoản chi phí
9
, đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh, và từ đó có thể lập được
những kế hoạch cũng như những phương hướng hoạt động của doanh nghiệp
trong tương lai.
Nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích chi phí trong doanh nghiệp
nên em đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Cổ
phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA)” làm đề tài thực tập tốt
nghiệp.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc
tế và Phát triển Nông thôn (IFA).
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại Công ty Cổ phần
Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA).
Đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty.
Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị chi phí của công ty.
Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại Công
ty Cồ phần Hội chợ quốc tế và phát triển nông thôn (IFA).
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Không gian nghiên cứu
Đề tài được thực hiện tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển
Nông thôn (IFA).
1.3.2. Thời gian nghiên cứu
Số liệu sử dụng trong đề tài được thu thập trong giai đoạn 3 năm 2010,
2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013.
Thời gian thực hiện đề tài: đề tài được thực hiện trong thời gian từ tháng
9 đến tháng 12 năm 2013.
1.3.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài chủ yếu là các loại chi phí phát sinh tại
Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA).
10
1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU
Lê Phương Thúy Oanh (2012) – Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại
Công ty Dược phẩm Bidiphar 1. Tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê,
tổng hợp, so sánh để thực hiện đề tài. Tác giả cũng đã đưa ra một số nhược
điểm của công ty như: về công tác xây dựng định mức, lập dự toán chi phí tại
công ty: khâu lập dự toán là khâu quan trọng, tại công ty, công tác lập dự toán
chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu dựa trên cơ
sở số liệu của các năm trước và dựa theo kinh nghiệm thực tế; công ty chưa
lập dự toán chi phí linh hoạt để có thể dự báo mức chi phí ở các mức độ hoạt
động khác nhau giúp nhà quản trị linh hoạt trong việc đưa ra quyết định kinh
doanh; công ty chưa phân tích được các biến động chi phí, các khoản mục chi
phí chưa được phân tích nên chưa đáp ứng được nhu cầu kiểm soát chi phí một
cách có hiệu quả.
Lê Thị Ánh Hoa ( 2012) – Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công
ty Cổ phần Thương mại sản xuất Duyên Hải. Tác giả đã sử dụng phương pháp
thống kế, tổng hợp, so sánh để thực hiện đề tài. Luận văn đã hệ thống hoá và
phát triển các lý luận chung về quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất
phục vụ hiệu quả cho quản trị nội bộ. Đánh giá thực trạng công tác kế toán
quản trị chi phí tại công ty, những mặt đã làm được cũng như những vấn đề
còn tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí. Luận văn đã phân tích sự
cần thiết phải hoàn thiện công tác quản trị chi phí và đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty.
Nhìn chung, các tác giả đều có quan điểm chung là phân tích thực trạng
quản trị chi phí tại công ty dưạ trên các nhận diện và phân loại chi phí, xác
định định mức và lập kế hoạch chi phí, vai trò của kế toán quản trị chi phí đối
với doanh nghiệp, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hầu hết đều tập trung phân tích ở các công ty
sản xuất thương mại. Cho đến nay theo tìm hiểu của tác giả chưa có bài viết
hay tác giả nào nghiên cứu cụ thể về quản trị chi phí tại các công ty dịch vụ,
mà cụ thể là công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn. Vì
vậy, dựa trên cơ sở lược khảo tài liệu có liên quan và số liệu thực tế tại công
ty, nên em đã tiến hành thực hiện đề tài này. Bài viết sẽ áp dụng phương pháp
so sánh số tuyệt đối cũng như tương đối để so sánh số chênh lệch chi phí giữa
các năm, cũng như giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh. Bên
cạnh đó với việc phân tích các tỷ số chi phí giữa các năm sẽ đánh giá được
hiệu quả quản lý chi phí của công ty. Từ đó tìm ra nguyên nhân cũng như đề
xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty.
11
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Khái niệm về chi phí
Theo các nhà nghiên cứu kinh tế thế giới: "Mọi hoạt động của con người
mà tạo ra thu nhập là hoạt động sản xuất, nền sản xuất của một quốc gia bao
gồm các ngành sản xuất ra sản phẩm vật chất và các ngành sản xuất sản phẩm
dịch vụ. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử
dụng và khai thác nguồn lao động, vật tư, tài sản, tiền vốn đủ để thực hiện việc
sản xuất chế tạo sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp
phải bỏ ra các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho kinh doanh
của mình, chi phí bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh được gọi là chi phí.
Tóm lại chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống,
lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp chi ra để tiến
hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ.
Kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là doanh nghiệp
sản xuất hoàn thành sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đáp
ứng nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng xã hội.
2.1.2 Kiểm soát chi phí
2.1.2.1. Kiểm soát chi phí là gì
Kiểm soát chi phí là hành động chủ quan của các nhà quản lý doanh
nghiệp nhằm kiểm soát chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện các
hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định.
Để làm tốt chức năng này, nhà quản lý cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp có các khoản mục chi phí nào?
- Tiêu chuẩn định mức chi phí là bao nhiêu?
- Chi phí nào hợp lý và chi phí nào chưa hợp lý?
- Nguyên nhân vì sao?
- Biện pháp giải quyết?
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải
đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các
nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong
doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát chi phí thích hợp cùng chi phí
kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và
12
cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể
được thể hiện qua sơ đồ sau
Quá trình
kiểm soát chi
phí
Các tiêu chuẩn
định mức
Mục tiêu
kiểm soát
chi phí
Điều chỉnh
cụ thể
Nguyên tắc
kiểm soát chi
phí
Nội dung kiểm
soát chi phí
Phương tiện
công cụ
Hình thức
kiểm soát chi
phí
Hệ thống
kiểm soát chi
phí
Chi phí cho
hoạt động
kiểm soát
Nguồn: Nguyễn Đại Thắng, 2003, Kiểm soát chi phí. Nhà xuất bản trẻ
Hình 2.1: Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí
2.1.2.2. Sự cần thiết của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định
trong quản lý doanh nghiệp, thẩm định tính đúng, sai, hợp lý của các khoản
chi phí.
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì
lợi nhuận như: các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội… Doanh nghiệp
được thành lập vì mục đích thu được lợi nhuận.
Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng
cung cấp. Do vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại hình như
sau:
- Doanh nghiệp sản xuất: Sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách
hàng; công ty thương mại hay một doanh nghiệp sản xuất khác.
13
- Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất
rồi đem bán cho người tiêu dùng
- Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch
vụ ngân hàng, dịch vụ kế toán…) cho người sử dụng.
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động
chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hóa các dạng khác nhau của nguồn
lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người
tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của doanh nghiệp
được xem là chi phí. Như vậy chi phí là các khoản tiêu hao của các nguồn lực
đã sử dụng cho một mục đích và được biểu hiện bằng tiền.
Đối với nhà quản lý thì chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã bỏ
ra. Do đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan trọng và mang tính sống còn
đối với doanh nghiệp.
2.1.2.3. Vai trò của kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về
việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí. Từ đó đưa ra những quyết định về chi
phí ngắn hạn hay dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hành
động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý để kiểm soát được
chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi
phí, đặc biệt là những chi phí có thể kiểm soát được để đề ra các biện pháp
kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi
kiểm soát của mình, nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so
với công sức và thời gian doanh nghiệp đã bỏ ra.
Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định
trong thời kỳ. Vì vậy một nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là phải xem
xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí
bao gồm:
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí
- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí
- Lập kế hoạch cho chi phí
Mục đích của doanh nghiệp hầu hết đều là mong muốn đem về lợi nhuận
cho doanh nghiệp. Mà như ta đã biết lợi nhuận được xác định bằng công thức
sau:
Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
14
Như vậy để đem lại nhiều lợi nhuận, chúng ta chỉ có hai cách:
- Một là tăng doanh thu. Điều này đồng nghĩa với việc tăng các khoản
thu đối với khách hàng, nâng cao giá bán… nhưng đây là một giải pháp thiếu
khả thi, vì trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh.
- Hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát chi phí của doanh
nghiệp. Đó là kiểm soát các khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm
và sử dụng cớ hiệu quả.
Do đó có thể thấy rằng, kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng đối
với hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
2.1.2.4. Nguyên tắc chung của kiểm soát chi phí
Nguyên tắc 1: Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát
Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát
có trọng điểm và nguyên lý độ đa dạng thích hợp. Sở dĩ như vậy là vì trong
doanh nghiệp các chi phí rất đa dạng, phức tạp, mà không phải chi phí nào
chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố
định theo các hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tập trung vào các khoản chi
mang tính biến động lớn bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể đưa
ra những giải pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc này, các
nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình để có
thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ
phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi
người. Có như vậy, trong phạm vi trách nhiệm, quyền lợi và quyền hạn của
mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả.
Nguyên tắc 2: Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh
nghiệp không thể thay đổi.
Thông thường những chi phí được xác định qua các hợp đồng lao động,
thuê mặt bằng, khấu hao,… là cố định trong từng thời kỳ và doanh nghiệp
không thể thay đổi. Nhưng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoản chi phí,
doanh nghiệp cần đưa ra những giải pháp tối đa hóa hiệu quả, mà suy cho
cùng là tăng năng suất lao động.
Nguyên tắc 3: Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh
nghiệp
Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và xác thực.
Đó là điều kiện quan trọng để họ có những quyết định đúng đắn. Thông tin là
15
đầu vào của quyết định, vì thế để có thông tin họ cần được báo cáo kịp thời và
đầy đủ.
Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng đối
với kiểm soát chi phí. Muốn có được các báo cáo chi phí liên tục thì hệ thống
kiểm soát của doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng là phải có sự tham
gia đầy đủ của mọi người. Các phòng ban cá nhân đều có thể tham gia, phản
ánh khi chi phí có vấn đề. Có như vậy vấn đề chi phí sẽ được phát hiện kịp
thời và chính xác, từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp
Nguyên tắc 4: Nguyên tắc khách quan
Đây là một nguyên tắc chung chi chức năng kiểm soát chi phí trong bất
kỳ loại hình tổ chức nào. Nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với các doanh
nghiệp và với chức năng kiểm soát chi phí. Vì chi phí là một phạm trù kinh tế
phức tạp, liên quan đến nhiều người và bị chi phối bởi vần đề lợi ích. Kiểm
soát chi phí không khách quan sẽ dễ đưa ra những quyết định tùy tiện theo chủ
kiến của mình và khi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi
thất thiệt cho các nhà quản lý và làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh
nghiệp.
Nguyên tắc 5: Nguyên tắc chuẩn mực
Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí cho
doanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở
để so sánh đánh giá. Hệ thống chuẩn mực này là những định mức đã được xây
dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp về thời hạn, số lượng, giá cả,
các mối quan hệ với nguồn vốn của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 6: Nguyên tắc kinh tế
Để chức năng kiểm soát chi phí được tiến hành, doanh nghiệp cần đến
con người, công cụ, vì thế cần phải tốn chi phí. Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi
kiểm soát chi phí phải thu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải
lớn hơn chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một
khoản chi phí nào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp, tránh lãng phí
cho những công việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiêu đã đề ra.
2.1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí trong doanh
nghiệp
Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp. Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau:
16
Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Đó là điều kiện
tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận
biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được
những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những
khoản chi hiệu quả.
Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp
xây dựng. Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương
trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế
vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp.
Quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn
tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá
cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá
thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do
đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động
đó.Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải
pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có được,
những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa ra và kết
quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó.
2.1.2.6. Phân tích biến động chi phí trong kiểm soát chi phí
Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty cũng như lợi thế
cạnh tranh của công ty. Giảm chi phí thì lợi nhuận có thể tăng hoặc ngược lại.
Tăng chi phí để tăng sản lượng tiêu thụ thì có thể tăng lợi nhuận. Giảm chi phí
thì có thể tăng khả năng cạnh tranh. Do đó, muốn tăng lợi nhuận và khả năng
cạnh tranh thì phải tiến hành kiểm soát chi phí.
Chi phí thực tế có thể cao hơn hay thấp hơn chi phí định mức. Do đó,
muốn tiết kiệm chi phí thì phải nhận biết những lợi thế làm giảm chi phí để tận
dụng tiếp tục, nhận biết những bất lợi làm tăng chi phí để có biện pháp khắc
phục. Muốn nhận biết được lợi thế hay bất lợi trong chi tiêu để chi phí thực
hiện có thể thấp hơn hay cao hơn định mức thì phải tiến hành phân tích sự biến
động của chi phí.
Phân tích biến động chi phí là so sánh chi phí thực tế và chi phí định
mức để xác định biến động (chênh lệch) chi phí, sau đó tìm ra nguyên nhân
ảnh hưởng đến sự biến động và đề xuất biện pháp thực hiện cho kỳ sau nhằm
tiết kiệm chi phí.
Phân tích biến động chi phí là kiểm soát sau khi kinh doanh xong và
trước khi bắt đầu kinh doanh để tìm biện pháp tiết kiệm chi phí
17
2.1.2.7. Quy trình lập kế hoạch chi phí
Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh là những dự kiến (kế hoạch) chi tiết
chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực cho các hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách toàn diện và phối hợp, được xác
định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời
gian xác định trong tương lai, theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bắt đầu từ việc tổng hợp thông
tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các định mức tiêu
chuẩn… kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của
công ty, sự biến động cung – cầu trên thị trường. Trên cơ sở đó sẽ lập nên một
bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh. Khi các hoạt động được
tiến hành, các số liệu thực tế sẽ được ghi nhận và được so sánh với số liệu dự
toán. Các chênh lệch sẽ được tính toán, phân tích, ghi nhận. Từ đó xác định
được nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng.
Lập kế hoạch chi phí là việc xác định toàn bộ mọi chi phí kinh doanh chi
ra để hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua việc lập kế hoạch chi phí,
doanh nghiệp có thể kiểm tra tình hình sử dụng chi phí, khả năng tiết kiệm chi
phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh.
Lập kế hoạch chi phí sẽ phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ
tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp mình. Khi sản xuất kinh doanh, mục tiêu
nhiệm vụ này luôn được doanh nghiệp cố gắng thực hiện và luôn tìm tòi khai
thác tiềm năng hạ thấp chi phí của doanh nghiệp mình.
Quy trình lập dự toán chi phí được thể hiện qua sơ đồ sau
Số liệu
(thông
tin thực
hiện)
Thông
tin hiện
hành
Lập dự
toán
(chi phí
ước tính)
Chi phí
thực tế
Phân tích
biến động
chi phí
Xác định
nguyên nhân
Hành
động
hiệu
chỉnh
Nguồn: Tuyển tập báo cáo nghiên cứu khoa học lần VII – ĐH Đà Nẵng 2010
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình lập dự toán chi phí
18
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
Phân tích dựa trên các chỉ tiêu số liệu thứ cấp về các loại chi phí phát
sinh của công ty thu thập được trong Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết
quả kinh doanh, các số liệu chứng từ kế toán trong 3 năm 2010, 2011, 2012 và
6 tháng đầu năm 2013 tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển
Nông thôn.
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu
Mục tiêu 1: Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại
Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA). Đối với mục
tiêu này đề tài sử dụng phương pháp so sánh bằng số tuyệt đối và tương đối để
thực hiện.
Phương pháp số tương đối hay phương pháp so sánh số là một trong
những phương pháp so sánh được sử dụng rất rộng rãi trong phân tích kinh
doanh. Sử dụng phương pháp so sánh trong phân tích là đối chiếu các chỉ tiêu,
các hiện tượng kinh tế đã được lượng hoá có cùng một nội dung, một tính chất
tương tự để xác định xu hướng và mức độ biến động của các chỉ tiêu đó. Nó
cho phép chúng ta tổng hợp được những nét chung, tách ra được những nét
riêng của các hiện tượng kinh tế đưa ra so sánh, trên cơ sở đó đánh giá được
các mặt phát triển hay các mặt kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để
tìm các giải pháp nhằm quản lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể. Vì vậy, để
tiến hành so sánh cần phải thực hiện những vấn đề cơ bản sau đây:
Lựa chọn tiêu chuẩn để so sánh:
Tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu được lựa chọn để làm căn cứ so sánh,
được gọi là kỳ gốc so sánh. Tuỳ theo mục đích nghiên cứu mà lựa chọn kỳ gốc
so sánh cho thích hợp. Các gốc so sánh có thể là:
Tài liệu của năm trước (kỳ trước hay kế hoạch) nhằm đánh giá xu
hướng phát triển của các chỉ tiêu.
Các mục tiêu đã dự kiến (kế hoạch, dự đoán, định mức) nhằm đánh
giá tình hình thực hiện so với kế hoạch, dự đoán và định mức.
Các chỉ tiêu trung bình của ngành, của khu vực kinh doanh; nhu cầu
hoặc đơn đặt hàng của khách hàng... nhằm khẳng định vị trí của các doanh
nghiệp và khả năng đáp ứng nhu cầu.
Các chỉ tiêu của kỳ được chọn để so sánh với kỳ gốc được gọi là chỉ
tiêu kỳ thực hiện và là kết quả kinh doanh đã đạt được.
19
Ðiều kiện so sánh:
Ðể thực hiện phương pháp này có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là các
chỉ tiêu được sử dụng trong so sánh phải đồng nhất. Trong thực tế, chúng ta
cần quan tâm cả về thời gian và không gian của các chỉ ti êu và điều kiện có
thể so sánh được giữa các chỉ ti êu kinh tế.
Về thời gian: là các chỉ tiêu được tính trong cùng một khoảng thời gian
hạch toán và phải thống nhất trên 3 mặt sau:
Phải phản ánh cùng nội dung kinh tế.
Các chỉ tiêu phải cùng sử dụng một phương pháp tính toán.
Phải cùng một đơn vị đo lường.
Phương pháp so sánh là phương pháp được áp dụng một cách rộng rãi
trong tất cả các công đoạn của phân tích kinh doanh, so sánh giữa các năm rồi
đi đến kết luận. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất trong phân
tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
So sánh bằng số tương đối
Phương pháp so sánh số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu
kỳ phân tích so với chỉ tiêu kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ
của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu kỳ gốc để nói lên tốc độ tăng
trưởng.
Ta có công thức tính số chênh lệch tương đối như sau:
F1
% F=
x 100 - 100
F0
(2.1)
Trong đó:
%F: tỷ lệ chênh lệch giữa kỳ phân tích so với kỳ gốc
F1: trị số chỉ tiêu kỳ phân tích
F0: trị số chỉ tiêu kỳ gốc
Phương pháp so sánh số tuyệt đối: Là phương pháp so sánh giữa trị số
của chỉ tiêu kinh tế kỳ phân tích so với kỳ gốc. Kết quả so sánh biểu hiện biến
động khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế
20
Ta có công thức tính số chênh lệch tương đối như sau:
F = F1 – F0
(2.2)
Trong đó:
F: trị số chênh lệch giữa 2 kỳ phân tích
F1: trị số chỉ tiêu kỳ phan tích
F0: trị số chỉ tiêu kỳ gốc
Mục tiêu 2: Đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty.
Để đánh giá tình hình quản trị chi phí của công ty, ta áp dụng phương pháp so
sánh bằng số tương đối và số tuyệt đối để thực hiện. Ngoài ra, ta áp dụng thêm
phương pháp so sánh tỷ suất chi phí để tiến hành đánh giá hiệu quả quản trị của công
ty.
Tỷ suất chi phí là chỉ tiêu chất lượng phản ánh mối liên hệ giữa chi phí
và doanh thu trong một thời kỳ nhất định, để đạt được một đồng doanh thu,
doanh nghiệp cần phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí.
Ta có công thức tính tỷ số chi phi như sau:
Tổng chi phí
Tỷ suất chi phí (PCP) =
x 100%
Doanh thu
Mục tiêu 3: Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị chi
phí của công ty, đề tài sử dụng phương pháp so sánh để thực hiện. Phương
pháp này dùng những ảnh hưởng của nhân tố bên ngoài công ty so sánh với
những yếu tố bên trong công ty nhằm thể hiện tác động của từng yếu tố lên chi
phí của công ty. Từ đó, có thể đưa ra những nhận định vể khó khăn cũng như
thuận lợi của công ty.
Mục tiêu 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán
quản trị chi phí tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông Thôn
(IFA), đề tài thực hiện liên hệ thực tế, căn cứ và tình hình chi phí cụ thể của
công ty mà đưa ra những giải pháp cụ thể.
21
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI
CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
3.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
Ngày 15/01/2007, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ban hành
Quyết định số 119/QĐ- BNN- TCCB và Quyết định số 120/QĐ-BNN-TCCB
về việc thành lập Ban chỉ đạo và Ban tổ chức Triển lãm hàng năm; Ngày
24/03/2007, ban hành Quyết định số 113/QĐ-BNN-VP về việc tặng giải
thưởng “Bông lúa vàng Việt Nam- Thương hiệu vàng chất lượng” tại chuỗi
hội chợ Bông lúa vàng Việt Nam; Ngày 30/06/2008, Báo Nông nghiệp Việt
Nam ban hành quyết định số 46/NNVN-QĐ về việc thành lập Công ty Cổ
phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA) và bổ nhiệm các chức danh Chủ tịch
Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc công ty.
Ngày 08 tháng 08 năm 2008, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và phát
triển nông thôn (IFA) chính thức được thành lập và đi vào hoạt động với chức
năng chính là Nhà tư vấn và tổ chức chuyên nghiệp hội chợ triễn lãm, sự kiện,
Festival, quảng cáo thương mại, dịch vụ du lịch trong nước và quốc tế.
Tên giao dịch quốc tế: International Fair & Rural Development Corp
Tên viết tắt: IFA
Địa chỉ: 49 Lý Tự Trọng, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ
Điện thoại: 0710.2221678 – 2221679
Fax: 0710.3733052
Email: bongluavangvietnam@ifa.com
bongluavangvietnam@gmail.com
Website: http://www.ifa.vn
Tài khoản số: 011.100.0751831 tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại
thương Việt Nam, chi nhánh Cần Thơ
Mã số thuế: 1800718828
Các văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 58 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
22
Điện thoại: 08. 39101376
Fax: 08. 39101376
Văn phòng đại diện tại Hà Nội
Địa chỉ: 1059 Hồng Hà, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại: 04. 38256492
Fax: 04.38252923
Với những năm đầu khởi nghiệp, Công ty IFA phải trải qua nhiều giai
đoạn khó khăn, vừa phải làm thương hiệu, vừa xây dưng kế hoạch, vừa liên hệ
với các địa phương, với đối tác, với doanh nghiệp để chứng minh năng lực,
bảo vệ các chương trình,… thậm chí làm tư vấn và thực hiện những chương
trình, sự kiện, hội chợ,…. không tính thù lao để xây dựng sự phát triển cho
tương lai của IFA.
Hiện nay, Công ty IFA đã thiết lập, xây dựng và phát triển mối quan hệ
đối tác bền vững với nhiều địa phương, doanh nghiệp, công ty trong và ngoài
nước…. Trong quá trình hoạt động, công ty cũng đã nhận được hơn 120 Bằng
khen, giấy khen của các cấp lãnh đạo các tỉnh dành cho các cá nhân và tập thể
Công ty IFA đã có thành tích đóng góp cho địa phương qua các kỳ hội chợ
triển lãm – lễ hội, Festival….
Công ty IFA ngày càng khẳng định được uy tín, vị thế của mình cả về
chất lượng và hiệu quả hoạt động. Với những thành quả đã đạt được, cùng với
đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong
lĩnh vực hoạt động, Công ty IFA quyết tâm sẽ vượt qua những trở ngại, khó
khăn để vươn tới những thành công, đảm bảo cung cấp các tiện ích cho các địa
phương, đơn vị, doanh nghiệp khi quan hệ hợp tác với IFA, khẳng định và bảo
vệ mục tiêu “Phục vụ sự thành đạt của doanh nghiệp”.
3.2. HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA CÔNG TY
Ngành nghề kinh doanh chính:
Dịch vụ quảng cáo thương mại, tư vấn và trực tiếp tổ chức Festival, hội
chợ triển lãm nông nghiệp - công nghiệp – thương mại – dịch vụ trong nước
và quốc tế.
Tổ chức hội thảo khoa học, tọa đàm, các chương trình PR hỗ trợ phát
triển Thương hiệu doanh nghiệp.
Tư vấn và trực tiếp tổ chức sự kiện: lễ hội, động thổ, khai trương khánh
thành…
23
Thẩm định – xét duyệt – công nhận và trao tặng “Danh hiệu Bông lúa
vàng Việt Nam – Thương hiệu vàng chất lượng”.
Các hoạt động kinh doanh khác:
Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, ca múa nhạc tổng hợp;
Thực hiện các dịch vụ quảng cáo chuyên ngành: pano, áp phích, game
show truyền hình du lịch và các dịch vụ du lịch.
Dịch vụ phân phối các sản phẩm phân bón, thiết bị nông nghiệp.
Dịch vụ chuyển giao công nghệ, môi giới mua bán hàng nông sản, thủy
sản và đầu tư dự án nuôi trồng chế biến nông sản, thủy sản.
Phạm vi hoạt động: Trong nước và quốc tế.
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
ĐẢNG VÀ CÁC
ĐOÀN THỂ
BAN KIỂM
SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC
GĐ TÀI CHÍNH
(KIÊM KẾ TOÁN
TRƯỞNG)
THƯỜNG TRỰC CÁC
BTC-HĐ HOẠT ĐỘNG
TẠI CÁC KỲ HỘI CHỢ
GĐ
TT
XTTM
GĐ
KINH
DOANH
VP
TỔNG
HỢP
GĐ
TỔ CHỨC
HÀNH
CHÍNH
ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC LIÊN KẾT
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
24
GĐ
KẾ TOÁN
NGHIỆP VỤ
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty do Đại hội cổ
đông bầu ra, số thành viên Hội đồng Quản trị do Đại hội cổ đông quyết định;
Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi
vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc
thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
HĐQT có quyền và nhiệm vụ như sau:
Quyết định chiến lược phát triển công ty
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty
Thiết lập các quy chế quản trị trong công ty, quy chế về công tác cán bộ của
công ty, cử người đại diện giữ các chức vụ quản lý điều hành trong công ty.
Ban hành nội quy lao động, chế độ tiền lương, thưởng phạt và phúc lợi
trên cơ sở chấp hành pháp luật của Nhà nước.
Chủ tịch HĐQT có quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của
HĐQT, quy định về lối làm việc trong HĐQT và phân công thành viên
HĐQT; theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; đề
xuất với HĐQT việc bổ nhiệm giám đốc;
Ban kiểm soát
Đại hội đồng cổ đông họp và bầu ra Ban kiểm soát (ngoài HĐQT) gồm
từ 3-5 thành viên. Ban kiểm soát họp và cử ra 01 Trưởng ban. Ban kiểm soát
phải có ít nhất 01 người có chuyên môn về kế toán.
Ban kiểm soát có quyền và nhiệm vụ:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh
doanh, trong sổ ghi chép kế toán và báo cáo tài chính.
Thẩm định báo cáo tài chính hằng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề
cụ thể liêm quan đến quản lý điều hành hoạt động của công ty.
Báo cáo Đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực hợp pháp của việc
ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo
khác của công ty; tính trung thực hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động
kinh doanh của công ty
Được quyền yêu cầu các cán bộ có trách nhiệm của công ty cung cấp
tình hình, số liệu có liên quan đến hoạt động của công ty trong khi thi hành
nhiệm vụ
25
Tổng giám đốc
Chỉ đạo tổng thể thực hiện các chương trình kế hoạch, hành động của
công ty, các nội dung hoạt động trong năm, từng hội chợ, tửng mảng kinh
doanh cụ thể
Nắm bắt và tận dụng triệt để các cơ hội, bền vững với Trung ương và các
Tỉnh, các Tổng lãnh sự và các Hiệp hội Doanh nghiệp nước ngoài…
Định hướng sáng tạo để thường xuyên đổi mới các nội dung, chương
trình hoạt động, phương thức kinh doanh…
Thường trực các BTC-HĐ hoạt động tại các kỳ hội chợ
Thường trực công ty, thường trực các giải thưởng và vận động tài trợ.
Lập kế hoạch và dự trù kinh phí để bảo vệ kế hoạch với Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn về viêc tổ chức giải thưởng Bông Lúa Vàng và chuỗi
hội chợ Bông Lúa Vàng.
Điều hành các chương trình trong khuôn khổ hội chợ Bông Lúa Vàng,
cung cấp thông tin cho báo Nông nghiệp.
Chỉ đạo trực tiếp bộ phận kinh doanh thực hiện các công việc theo định
hướng kế hoạch và công việc phát sinh hằng ngày.
Tiếp xúc và gặp gỡ khách hàng đến quan hệ với công ty, điều hành các
công việc thường ngày của công ty.
Giám đốc tài chính (kiêm kế toán trưởng)
Phụ trách tài chính của công ty: kế toán, tài vụ. Đảm bảo công việc kết
toán tài chính cuối năm và lập dự trù kinh phí tổ chức các cuộc hội chợ, tổ
chức các sự kiện, các hoạt động kinh doanh khác.
Đảm bảo mối quan hệ bển vững, thường xuyên với thuế vụ, kiểm toán,
bảo hiểm, lao động, ngân hàng… để đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của
công ty và cán bộ nhân viên công ty đối với Nhà nước, các cơ quan có liên
quan.
Tham mưu và chủ động cân đối dòng luân chyển của đồng vốn, chuận bị
đáp ứng các điều kiện, phương tiện va cơ sở vật chất, phục vụ công tác kinh
doanh thường xuyên và cụ thể tại các kỳ hội chợ, các cuộc tổ chức sự kiện và
các hoạt động kinh doanh khác
Thẩm định và tham mưu các bộ phận chuyên môn và lãnh đạo trong việc
ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Giám Đốc tổ chức hành chính
Phụ trách công tác Tổ chức – Hành Chính theo nghiệp vụ chuyên môn.
Chịu trách nhiệm chính về công tác kiểm tra lực lượng dàn dựng gian
hàng, bảo vệ, điện, kiểm tra trang trí trong và ngoài hội chợ, chỉ đạo thu hồi
vật tư và các phương tiện sau khi kết thúc Hội chợ, các đợt tổ chức sự kiện.
Chỉ đạo và thực hiện việc sắp xếp kho, quản lý kho (phối hợp với kế toán lập
sổ quản lý kho của bộ phận Tổ chức – Hành chính), bảo quản vật tư và các
26
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động kinh doanh. Chuẩn bị chu
đáo và bố trí để trang bị( tại các điểm tác chiến) các phương tiện, vật tư, dụng
cụ hành chánh và các trang thiết bị cần thiết để đủ tác nghiệp tại các kỳ Hội
chợ, các đợt tổ chức sự kiện và các hoạt động kinh doanh khác.
Liên hệ và giữ vững mối quan hệ với điện lực, công an, đơn vị cho thuê
mặt bằng, lực lương bảo vệ chuyên nghiệp…của địa phương để tạo thuận lợi
cần thiết cho phục vụ công tác kinh doanh của công ty.
Giám Đốc Kinh Doanh
Chủ động đề ra chương trình công tác và thực hiện hiệu quả các kế
hoạch, Chủ trương của bộ phận kinh doanh và định hướng kế hoạch hành động
của công ty. Phụ tá khai thực hiện các chương trình, nội dung có liên quan đến
các hoạt động kinh doanh của công ty.
Phân loại và ra đề ra lịch hoạt động tiếp thị với các đối tượng khách
hàng: Khách hang Hội chợ, khách hàng tổ chức sự kiện và các hoạt động kinh
doanh khác (khách hàng truyền thống, tiềm năng, triển vọng và khai thác
khách hàng mới). Giữ mối quan hệ thường xuyên, thân thiện và bền vửng với
từng đối tượng khách hàng. Lịch hoạt động phải được cụ thể đến từng tháng
và được đúc kết, báo cáo kết quả và rút kinh nghiệm, trước mỗi kỳ hội chợ.
Chủ động xây dựng và thường xuyên bổ sung nội dung, kế hoạch tham
gia nhóm trực tiếp tác chiến tại các kỳ hội chợ và tổ chức sự kiện (bao gồm:
tham gia sắp xếp, bố trí mặt bằng các gian hàng, giải quyết các mối quan hệ
với khách hàng, vị trí gian hàng, tham gia góp ý kiến về điện, bảo vệ, trang trí
cờ phướn…, thu thập ý kiến phản ánh từ khách hàng…). Thiết lập và giữ gìn
mối quan hệ bền vững với các đơn vị cho thuê mặt bằng tổ chức hội chợ.
Giám Đốc trung tâm xúc tiến thương mại
Chủ động thiết lập mối quan hệ bền vững với đối tượng khách hàng
tham gia khu thương mại dich vụ.
Tham gia nhóm trực tại các kỳ hội chợ. Trực tiếp giải quyết những vấn
đề có liên quan đến đối tượng khách hàng mình phụ trách (trên cơ sở định
hướng về chủ trương giải quyết của lãnh đạo).
Giám Đốc kế hoạch nghiệp vụ
Đăng ký kế hoạch tất cả các cuộc hội chợ với các tỉnh có liên quan.
Dự thảo tất cả các thư mời hội chợ của Bộ, của Tỉnh (hoặc của huyện,
Thị, Thành…) để trình ký và in brochures. Soạn thư mời các cơ quan chức,
các doanh ngiệp tài trợ, các VIP…tham dự lễ Khai mạc, cắt băng khai mạc các
kỳ hội chợ của các quan chức: Bộ,Tỉnh, Huyện.
Chủ động lên chương trình, lập kế hoạch tổng thể xin phép tất cả các hội
thi được tổ chức tại các kỳ hội chợ (bao gồm những hội thi được tổ chức
thường xuyên và những hội thi phát sinh theo yêu cầu của thực tế từng cuộc
hội chợ). Theo dõi và điều hành tiến trình các Hội thi để tham mưu cho công
27
tác tooe chức thực hiện (bao gồm cả việc cải tiến, bổ sung những khiếm
khuyết…). Đảm nhận vai trò Trưởng ban thư ký đảm nhận tất cả các Hội thi.
Tìm, khai thác và Thiết lập mối quan hệ bền vững với các Tổng Lãnh sự
quán của các nước, các Hiệp Hội Doanh nghiệp nước ngoài (tại TP Hồ Chí
Minh), các Sở Công Thương, Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn, Trung
tâm XTTM…của các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long và miền Đông Nam Bộ.
Chủ động lên chương trình, lập kế hoạch đề xuất kế hoạch lãnh đạo làm việc
với các đơn vị nêu trên.
Văn Phòng Tổng Hợp
Quản trị Văn phòng: qhuản lý và thực hiện các văn bản hành chính-văn
thư, quản lý ồ sơ tổ chức, hồ sơ về vật tư- phương tiện kinh doanh-cơ sở vật
chất (phối hợp với thủ kho và kế toán lập Sổ quản lý kho của bộ phận hành
chính), phân công và kiểm tra việc trực cơ quan.
Thiết lập biểu mẫu để thu thập thông tin phản hồi từ các đơn vị, địa
phương, Doanh nghiệp tham gia Hội chợ, sự kiện và các hoạt động khác(nếu
có)…của công ty. Tổng hợp- đánh giá và nêu những kiến nghị để công tác
phục vụ doanh nghiệp luôn được cải tiến. Cập nhật những kết quả đạt được về
công tác chăm sóc khách hàng của công ty và đề xuất những đề xuất và cải
tiến khi cần thiết.
Đơn vị trực thuộc liên kết
Trung tâm xúc tiến thương mại
Lĩnh vực trang trí, in ấn, quảng cáo…
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại- dịch vụ quảng cáo Phan Gia
Cung cấp nhà bạt, dàn dựng gian hàng
Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Minh Tiến
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ Thái Vinh
Công ty cổ phần xây dụng thương mại dịch vụ triển lãm Minh Tâm
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dịch vụ Nguyễn Bình
Âm thanh – ánh sáng biểu diễn
Doanh nghiệp tư nhân – ánh sáng Huy Vũ
Công ty trách nhiệm hữu hạn nghệ thuật Tiến Thịnh
Công ty trách nhiệm hữu hạn Hào Phát VINA
Thiết kế – bảo trì Website
Công ty công nghệ truyền thông Miền tây net.
28
3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3.4.1. Tổ chức nhân sự
Tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau
Kế toán trưởng
Kế toán viên
Thủ quỹ
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng: ghi chép, theo dõi, tính toán các số liệu phát sinh, theo dõi
tình hình hoạt động kinh doanh và theo dõi các nghiệp vụ thu chi trong quá
trình hoạt động của cộng ty.
Nhiệm vụ:
+ Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp
với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy. Tổ
chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời các nghiệp
vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán công ty
theo chế độ hiện hành. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí
mật các tài liệu và số liệu kế toán công ty. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng độ ngũ nhân viên kế toán trong công ty.
+ Kế toán viên: Là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi của
công ty, ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Quản lý sổ sách, tài chính,
tham mưu và đề xuất các phương án sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Thực
hiện lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán theo qui định của pháp
luật và có trách nhiệm bảo vệ an toàn toàn bộ các tài liệu chịu trách nhiệm
quản lý. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng công ty, Giám đốc điều hành
và Ban lãnh đạo của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo và
kế toán trưởng giao phó.
+ Thủ quỹ: Đảm nhiệm công tác thu – chi tại công ty, theo dõi sổ quỹ,
ghi chép các khoản tăng (giảm) tiền mặt trong sổ quỹ hàng ngày và tổng kết,
báo cáo kế toán.
29
3.4.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Chế độ kế toán
Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty là chế độ kế toán theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài
chính ban hành “Chế độ Kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả các doanh
nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước.
Hình thức kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ
bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo
trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của
nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
30
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc
biệt
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
SỔ CÁI
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký chung
31
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
4.1. KHÁI QUÁT VỀ CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA CÔNG TY
Công ty Cổ Phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn là công ty
dịch vụ, với hoạt động chính là tư vấn, trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triễn
lãm nông nghiệp, công nghiệp, thương mại dịch vụ trong nước và quốc tế; tổ
chức hội thảo khoa học tọa đàm, các chương trình PR hỗ trợ phát triển thương
hiệu doanh nghiệp.
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các loại chi phí khác
hẳn với các loại chi phí của doanh nghiệp sản xuất. Các loại chi phí phát sinh
tại công ty chỉ bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công và chi phí sản
xuất chung (không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Do đó, đề tài sẽ chỉ
phân tích những biến động của chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nhân công
Chi phí nhân công là chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài, lao động
thời vụ trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ. Tùy theo quy mô hội chợ
lớn hay nhỏ mà số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hay ít. Do đó, công ty
phải bỏ ra một lượng chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài này.
Chi phí sản xuất chung bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng
(bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu), chi phí in
ấn, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ (bao gồm chi phí
quảng bá trực quan và chi phí truyền thông trên internet), chi phí phục vụ tổng
thể sự kiện (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước phục vụ sự
kiện, chi phí tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện), chi phí tổ chức
các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ (bao gồm chi phí tổ chức các cuộc hội
thảo, hội thi, tọa đàm, chi phí truyền hình trực tiếp), chi phí cơ sở vật chất
trang trí phục vụ hội chợ…
Chi phí dàn dựng
Chi phí dàn dựng bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng
sân khấu khai mạc.
Dàn dựng gian hàng là một trong những yếu tố quan trọng không thể
thiếu trong bất cứ hội chợ hay Festival nào. Bất cứ hội chợ nào cũng cần phải
có gian hàng, dù là hội chợ đó có quy mô lớn hay nhỏ.Và chi phí dàn dựng
32
này lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của chương trình và diện tích mặt bằng
tổ chức hội chợ.
Dàn dựng sân khấu nhằm phục vụ cho chương trình khai mạc, bế mạc
của hội chợ, các chương trình biểu diễn nghệ thuật, các hoạt động hội thảo, hội
thi diễn ra trong khuôn khổ hội chợ.
Chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ
Quảng bá tuyên truyền cho sự kiện bao gồm quảng bá trực quan tác động
trực tiếp đến khách tham quan và truyền thông trên internet.
Đây là chi phí phục vụ cho công tác tuyên truyền, quảng bá hội chợ và
các chương trình hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đến các khách tham quan
trong và ngoài địa bàn tổ chức hội chợ. Chi phí quảng bá trực quan này bao
gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế băng-rôn, cờ phướn, pano nhằm
tuyên truyền cổ động trực quan đến khách tham quan; chi phí quảng bá tuyên
truyền trên đài phát thanh truyền hình và các chi phí quảng cáo tại hội chợ như
chi phí phát loa trước và trong khi diễn ra hội chợ,… nhằm đưa thông tin hội
chợ đến khách tham quan trong và ngoài địa bàn diễn ra hội chợ. Đối với các
sự kiện lớn có quy mô tầm cỡ quốc gia, thì ngoài việc quảng bá trực quan, thì
còn phải thực hiện quảng bá truyền thông trên internet, chi ohi1 này thường
bao gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế xây dựng website riêng cho sự
kiện, chi phí nhân viên trực website và cập nhật thông tin sự kiện…
Chi phí in ấn
Chi phí này chủ yếu tập trung vào in các mẫu brochures. Để chuẩn bị
cho một hội chợ hay một Festival, thì brochures là một yếu tố không thể thiếu
để vận động, mời gọi các đơn vị doanh nghiệp tham gia hội chợ. Brochures
hội chợ là công cụ tiếp thị các thông tin chủ yếu của chương trình hội chợ đến
các đối tượng khách hàng, chứa các thông tin giới thiệu chung về sự kiện mà
doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Do đó, brochures cần phải
được thiết kế đẹp, bắt mắt khách hàng và được in với số lượng lớn để gửi cho
các đơn vị doanh nghiệp nhằm mời gọi khách hàng tham gia.
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
Chi phí này bao gồm các loại chi phí như chi phí thuê mặt bằng, chi phí
điện nước, chi phí tổ chức an ninh. Cũng như yếu tố gian hàng, mặt bằng là
yếu tố không thể thiếu cho bất cứ sự kiện hội chợ nào. Mặt bằng tổ chức hội
chợ là nơi để dàn dựng gian hàng, nơi diễn ra tất cà các hoạt động trong khuôn
khổ hội chợ. Và tùy theo sự kiện lớn hay nhỏ, số lượng gian hàng nhiều hay ít
mà diện tích mặt bằng thuê rộng hay hẹp. Do đó, chi phí thuê mặt bằng cũng
33
tùy thuộc vào diện tích nơi diễn ra hội chợ. Đồng thời, địa bàn tổ chức hội chợ
cũng ảnh hưởng một phần đến chi phí thuê mặt bằng, hội chợ có quy mô nhỏ
sẽ được tổ chức tại địa bàn huyện, do đó chi phí này sẽ có phần thấp hơn so
với hội chợ được tổ chức tại địa bàn tỉnh, thành phố. Bên cạnh đó, chi phí
phục vụ tổng thể còn bao gồm chi phí điện, nước phục vụ cho hội chợ trong
quá trình diễn ra hội chợ và chi phí cho công tác tổ chức an ninh trong quá
trình diễn ra sự kiện cũng là điều khá quan trọng trong chi phí phục vụ tổng
thể của hội chợ, nhằm đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách an toàn và
hiệu quả.
Chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ
Tùy thuộc vào quy mô sự kiện ở cấp nào, cấp vùng hay cấp quốc gia mà
số lượng các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ nhiều hay ít. Các hoạt động
đó có thể là hoạt động an sinh phúc lợi xã hội (trao tặng học bổng, nhà tình
thương,…); các hội thi, hội thảo, hội nghị, tọa đàm gắn liền với chủ đề của hội
chợ; các chương trình văn nghệ phục vụ khách tham quan. Ngoài các hoạt
động trên thì đối với một số sự kiện có quy mô lớn, thì còn kèm theo chương
trình truyền hình trực tiếp, nhằm quảng bá đến các doanh nghiệp trong và
ngoài nước cũng như các khách tham quan về chương trình hoạt động của sự
kiện. Đây cũng là một điểm khác biệt giữa sự kiện có quy mô nhỏ và sự kiện
có quy mô lớn, vì chỉ có những sự kiện có quy mô lớn mới có thêm loại chi
phí này.
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Ngoài các chi phí phục vụ cho việc dàn dựng gian hàng, chi phí tổ chức
các hoạt động trong hội chợ thì chi phí cho việc trang trí trong hội chợ cũng
chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của một sự kiện hội chợ. Trang trí
hội chợ nhằm tạo vẻ mỹ quan cho các gian hàng tại hội chợ, thu hút khách
tham quan cũng như các doanh nghiệp mới đến với hội chợ. Bên cạnh đó, việc
trang trí hội chợ còn nhằm khẳng định vị thế và nhằm quảng bá thương hiệu
của các doanh nghiệp tham gia. Cơ sở vật chất trang trí hội chợ thường bao
gồm các hoạt động như trang trí cổng chính, cổng phụ ra vào của khu hội chợ,
trang trí đường phố, cổng hơi tại các tuyến đường,…
4.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY
4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty
4.2.1.1. Biến động của giá cả thị trường
Giá cả thị trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi
phí hoạt động của công ty. Biến động chung của giá cả thị trường là theo xu
34
hướng tăng theo từng năm. Do đó, hầu hết các loại chi phí phục vụ cho công
tác hội chợ cũng có xu hướng tăng theo, chẳng hạn như chi phí dàn dựng, chi
phí in ấn các mẫu Brochures, chi phí thiết kế các loại banner, quảng cáo, chi
phí thuê mặt bằng… cũng đều tăng theo.
Tuy giá cả thị trường là yếu tố bên ngoài, chỉ mang tính khách quan,
nhưng cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty,
công ty khó có thể kiểm soát được yếu tố này. Nhưng công ty có thể thực hiện
tiết kiệm chi phí, cắt giảm những chi phí không cần thiết để có thể kiểm soát
được chi phí của công ty mình.
4.2.1.2. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp
Bất cứ một sự kiện hội chợ hay Festival nào cũng cần có sự tham gia của
các doanh nghiệp. Tuy là yếu tố bên ngoài, nhưng mức độ tham gia của các
doanh nghiệp cũng tác động một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty.
Mức độ tham gia của các doanh nghiệp bao gồm số lượng doanh nghiệp tham
gia trong một kỳ hội chợ và mức độ tài trợ của một doanh nghiệp dành cho hội
chợ đó. Nếu trong một kỳ hội chợ, số lượng doanh nghiệp tham gia ít, điều đó
có nghĩa là công ty phải bỏ ra một lượng chi phí để thực hiện hội chợ. Bên
cạnh đó, vận động sự tài trợ của doanh nghiệp dành cho hội chợ hay Festival
cũng khá quan trọng. Chi phí tăng, đồng nghĩa với việc vận động tài trợ của
các doanh nghiệp gặp khó khăn. Nguồn kinh phí tài trợ của doanh nghiệp có ý
nghĩa quan trong đối với chi phí của công ty. Mặc dù khi doanh nghiệp tài trợ,
công ty vẫn phải bỏ ra một lượng chi phí để phục vụ lại cho doanh nghiệp đó,
chẳng hạn như đầu tư quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Tuy nhên,
lượng kinh phí công ty bỏ ra để phục vụ lại cho đơn vị tài trợ thường ít hơn
kinh phí mà doanh nghiệp tài trợ cho công ty. Do đó, nguồn kinh phí tài trợ
của các doanh nghiệp cũng góp một phần quan trọng đối với việc làm giảm chi
phí thực hiện của công ty.
4.2.2. Nhân tố bên trong công ty
4.2.2.1 Khả năng thanh toán nợ của các doanh nghiệp tham gia
Đối với bất cứ sự kiện hay hội chợ, Festival nào, thì sự tham gia của các
doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Sau công tác vận động mời gọi doanh
nghiệp tham gia, trước khi diễn ra hội chợ và ngay sau khi ký kết hợp đồng,
thường thì các doanh nghiệp tham gia sẽ thanh toán trước 50% chi phí tham
gia cho công ty, và sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần
còn lại cho công ty. Do chỉ nhận được 50% chi phí của các doanh nghiệp tham
gia nên công ty phải ứng trước một lượng chi phí để thực hiện hội chợ và số
tiền còn lại công ty sẽ được nhận sau khi kết thúc kỳ hội chợ Tuy nhiên, có
35
một số trường hợp do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, mà đơn vị
doanh nghiệp tham gia có thể thanh toán chậm hoặc doanh nghiệp đó mất khả
năng thanh toán, thì khả năng thu hồi được lượng chi phí mà công ty đã bỏ ra
ban đầu là rất khó. Bên cạnh đó, ngoài sự tham gia cộng tác của các doanh
nghiệp khách hàng truyền thống, thì công ty còn phải vận động thêm sự tham
gia của các doanh nghiệp mới. Vì là những khách hàng mới của công ty nên
uy tín về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp này cũng là một trong
những vấn đề mà công ty khó có thể kiểm soát. Do đó, rủi ro về khả năng
thanh toán của các đơn vị doanh nghiệp tham gia cũng là điều rất đáng quan
tâm. Tuy nhiên, trong 3 năm 2010, 2011 và 2012, rủi ro về khả năng thanh
toán của các doanh nghiệp tham gia được công ty kiểm soát khá hiệu quả và
chưa làm ảnh hưởng đến tổng chi phí của công ty. Nhưng đây cũng là một
trong những yếu tố mà khi xảy ra rủi ro thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng
chi phí của công ty, nên cũng cần phải quan tâm để thực hiện chi phí một cách
tốt hơn.
4.2.2.2. Đánh giá sai về thị trường tổ chức sự kiện
Việc xác định thị trường hoạt động của một kỳ hội chợ (địa điểm tổ
chức) có yếu tố quyết định đến sự thành công của hội chợ đó. Đối với một thị
trường hoạt động (địa điểm tổ chức) một kỳ hội chợ nhất định phải xét về
nhiều yếu tố: đó là tính khả thi của thị trường, nhu cầu quảng bá thương hiệu,
sản phẩm của doanh nghiệp tại thì trường đó, khả năng vận động nguồn kinh
phí tài trợ từ các đơn vị, doanh nghiệp và số lượng cũng như nhu cầu thực tế
của lượng khác tham quan… tất cả đều có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu
quả hoạt động cũng như sự thành của hội chợ đó. Vì vậy ngay từ ban đầu việc
quyết định địa điểm (thị trường) hoạt động của một kỳ hội chợ đòi hỏi cần
phải có sự tính toán kỹ lưỡng và đánh giá đúng đắn về nhu cầu và tính khả thi
của hoạt động hội chợ tại một thị trường cụ thể. Nếu không trong quá trình
triển khai và tổ chức các hoạt động của Hội chợ sẽ gặp nhiều khó khăn trong
công tác vận động doanh nghiệp tham gia cũng như việc vận động nguồn kinh
phí tài trợ cho hoạt động của hội chợ, đồng thời lượng khách tham quan cũng
giảm… tất nhiên các yếu tố này sẽ có sự ảnh hưởng nhất định đến nguồn chi
phí phục vụ hội chợ của công ty, điều này cũng có nghĩa lượng chi phí mà
công ty chi ra sẽ tăng và lợi nhuận của công ty tất nhiên cũng sẽ bị giảm.
4.3. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG VÀ CƠ CẤU CHI PHÍ CỦA NHỮNG SỰ
KIỆN CÓ QUY MÔ NHỎ
Sự kiện có quy mô nhỏ là sự kiện có số lượng gia hàng từ 80 – 120 gian
hàng. Với quy mô nhỏ nên các sự kiện hội chợ thường được tổ chức tại địa
36
bàn huyện và mang tính chất thương mại là chủ yếu với các mặt hàng phục vụ
tiêu dùng là chính. Đối tượng tham gia chủ yếu là các tiểu thương, cơ sở sản
xuất kinh doanh có quy mô nhỏ.
Những sự kiện hội chợ có quy mô nhỏ thường bao gồm các loại chi phí
như chi phí dàn dựng, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền, chi phí thuê
mặt bằng, chi phí in ấn, chi phí nhân công.
4.3.1. Phân tích biến động chi phí của công ty
Tổng kết qua 3 năm 2010, 2011 và 2012, Công ty Cổ phần Hội chợ
Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA) đã tổ chức được 19 sự kiện hội chợ có
quy mô nhỏ với số lượng gian hàng tham gia từ 80 – 120 gian hàng. Cụ thể
năm 2010, công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô nhỏ, năm 2011 và năm
2012 công ty tổ chức được 7 sự kiện quy mô nhỏ mỗi năm. Ta có bảng tổng
kết chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm 2010, 2011 và 2012 như
sau:
37
Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ
CHỈ TIÊU CHI PHÍ
NĂM 2010
ĐVT: đồng
NĂM 2011
NĂM 2012
CHÊNH LỆCH
2011/2010
SỐ TIỀN
Chi phí nhân công
89.654.980
93.242.000
CHÊNH LỆCH
2012/2011
TỶ LỆ
(%)
SỐ TIỀN
TỶ LỆ
(%)
85.906.876
3.587.020
4,0
-7.335.124
-7,86
Chi phí sản xuất chung, trong đó
4.718.658.767
5.147.698.704 5.319.139.258
429.039.937
9,09
171.440.554
3,33
- Chi phí dàn dựng gian hàng
1.661.771.435
2.047.625.435 2.146.249.762
385.854.000
23,21
98.624.327
4,81
- Chi phí in ấn
- Chi phí quảng cáo, quảng bá
tuyên truyền hội chợ
- Chi phí phục vụ tổng thể sự
kiện (CP thuê mặt bằng)
- Chi phí cơ sở vật chất trang trí
hội chợ
Tổng cộng
76.214.500
109.216.754
129.463.875
33.002.254
43,30
20.247.121
18,53
592.146.735
601.200.757
509.412.357
9.054.022
1,53
-91,788,400
-15,26
1.824.327.000 1.932.437.864
-29.323.000
-1,58
108.110.864
5,92
601.575.400
30.452.661
5,69
36.246.642
6,43
5.240.940.704 5.405.046.134
432.626.957
8,99
164.105.430
3,13
1.853.650.000
534.876.097
4.808.313.747
565.328.758
Nguồn: Phòng kế toán công ty
38
Qua bảng trên ta thấy chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các
năm tăng giảm không đồng đều, có sự chênh lệch khá cao giữa các năm. Sự
biến động đó được thể hiện qua biểu đồ sau
2,500,000,000
CP DD
2,000,000,000
CP QBTT
1,500,000,000
CP NC
1,000,000,000
CP PVTT
CP TT
500,000,000
CP in ấn
0
NĂM
2010
NĂM
2011
NĂM
2012
Hình 4.1: Biểu đồ biến động chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm
4.3.1.1. Chi phí nhân công
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không biến động
nhiều giữa các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí chi trả cho nhân công là hơn 89
triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là 93 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm
2010 và 2011 ta thấy chi phí này của năm 2011 có phần cao hơn năm 2010 là
3 triệu đồng, tương đương cao hơn 4%. Năm 2012, chi phí này là 85 triệu
đồng, so với năm 2011, chi phí này lại có phần thấp hơn, giảm đi 7.87%,
tương ứng giảm 7,3 triệu đồng.
4.3.1.2. Chi phí sản xuất chung
Chi phí dàn dựng
Đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì chi phí dàn dựng chủ yếu là là chi phí
dàn dựng gian hàng. Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí dàn dựng không đồng đều
giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ thể năm 2010, chi phí
dàn dựng là hơn 1,6 tỷ đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 2 tỷ đồng. So
sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí dàn dựng năm 2011 cao hơn
năm 2010 là 385 triệu đồng, tương đương cao hơn 23,21%. Năm 2012, chi phí
dàn dựng là hơn 2 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần tăng lên
4,81%, tương ứng tăng hơn 98 triệu đồng. Nguyên nhân của sự tăng giảm chi
phí dàn dựng này là do số lượng sự kiện tổ chức của mỗi năm đều khác nhau.
Năm 2010 với 5 sự kiện, năm 2011 và năm 2012 số lượng sự kiện được thực
39
hiện mỗi năm là 7 sự kiện. Do đó, ta thấy chi phí dàn dựng của năm 2010 thấp
hơn so với chi phí dàn dựng gian hàng của năm 2011 và năm 2012 cũng là
điều dễ hiểu.
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền
Đây cũng là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí này cũng tăng giảm không ổn
định qua các năm. Năm 2010, chi phí này là hơn 592 triệu đồng, đến năm
2011, chi phí này là hơn 601 triệu đồng, tương đương tăng hơn 9 triệu đồng,
tức tăng 1.53% so với năm 2010. Đến 2012, chi phí này là hơn 509 triệu đồng.
So với năm 2011, chi phí này có phần thấp hơn 91 triệu đồng, tương đương
thấp hơn 15.26%.
Chi phí tổng thể phục vụ sự kiện
Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Đối với những
sự kiện nhỏ thì chi phí này chủ yếu chỉ là chi phí thuê mặt bằng.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không đồng đều giữa
các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí thuê mặt bằng là hơn 1,85 tỷ đồng, đến
năm 2011, chi phí này là 1,82 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta
thấy chi phí thuê mặt bằng năm 2011 có phần thấp hơn năm 2010 là khoảng
29 triệu đồng tương đương thấp hơn 1.58%. Năm 2012, chi phí này là hơn 1,9
tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần cao hơn, tăng lên 5.92%, tương
ứng tăng 108 triệu đồng. Nguyên nhân chủ yếu của sự tăng giảm chi phí này là
do một phần tác động của giá cả thị trường, hay cụ thể hơn là giá thuê mặt
bằng của sự từng nơi tổ chức sự kiện đều khác nhau và tùy thuộc vào số lượng
sự kiện được tổ chức trong năm đó.
Chi phí in ấn
Qua bảng tổng hợp chi phí trong 3 năm 2010, 2011, 2012 trên ta thấy chi
phí in ấn cũng không ổn định theo từng năm, mà tùy thuộc và số lượng sự kiện
tổ chức được trong năm. Năm 2010 công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô
nhỏ với tổng chi phí in ấn là hơn 76 triệu đồng. Đến năm 2011, số lượng sự
kiện nhỏ được tổ chức là 7, nâng tổng chi phí in ấn là hơn 109 triệu đồng. So
sánh giữa 2 năm ta thấy có sự tăng lên khá cao, tăng lên 43.30% tức tăng 33
triệu đồng. Đến năm 2012, chi phí in ấn cho 7 sự kiện là hơn 129 triệu đồng,
tăng hơn so với năm 2011 với một khoản chi phí là 20 triệu đồng, tức tăng
18.53% so với năm 2011. Do số lượng sự kiện được tổ chức nhiều hơn nên chi
phí in ấn các loại brochures, các bao thư, hợp đồng cũng tăng theo. Do đó, làm
tổng chi phí in ấn của từng năm cũng tăng theo một lượng tương đương.
40
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí cho việc trang trí hội chợ
cũng không đồng đều giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ
thể năm 2010, chi phí này là hơn 534 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là
hơn 565 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí trang trí
hội chợ năm 2011 cao hơn năm 2010 là 30 triệu đồng, tương đương cao hơn
5,69%. Năm 2012, chi phí trang trí hội chợ là khoảng 601 triệu đồng, so với
năm 2011, chi phí này có phần tăng lên 6,41%, tương ứng tăng hơn 36 triệu đồng.
4.3.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty
Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại
chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp
khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ
chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của
sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng
cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để
từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí
trong một sự kiện.
Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua
các năm như sau
41
Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm
Chỉ tiêu
Chi phí nhân công
Năm 2010
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
Chi phí sản xuất chung, trong đó
4.718.658.767
- Chi phí dàn dựng gian hàng
1.661.771.435
- Chi phí in ấn
- Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên
truyền hội chợ
- Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (CP
thuê mặt bằng)
- Chi phí cơ sở vật chất trang trí HC
Tổng cộng
Năm 2011
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
2
89.654.980
ĐVT: đồng
93.242.000
98 5.147.698.704
35 2.047.625.435
Năm 2012
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
2
85.906.876
2
98 5.319.139.258
39 2.146.249.762
98
40
76.214.500
2
109.216.754
2
129.463.875
2
592.146.735
12
601.200.757
11
509.412.357
9
39 1.824.327.000
35 1.932.437.864
36
11
11
601.575.400
11
100 5.405.046.134
100
1.853.650.000
534.876.097
4.808.313.747
565.328.758
100 5.240.940.704
Nguồn: Phòng kế toán công ty
42
Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô nhỏ trên ta thấy tỷ trọng
của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa
các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm,
nhưng xét về cơ cấu từng loại chi phí của chi phí này thì lại có sự chênh lệch
khác nhau giữa từng loại chi phí. Tình hình biến động cơ cấu chi phí của chi
phí sản xuất chung của những sự kiện có quy mô nhỏ được thể hiện qua các
biểu đồ sau
NĂM 2010
NĂM 2011
11%
11%
35%
39%
35%
39%
2%
2%
2%
2%
12%
NĂM 2012
11%
CP DD
11%
CP in ấn
40%
CP QBTT
CP NC
36%
CP PVTT
2%
9%
2%
CP TT
Hình 4.2. Biểu đồ cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm
Qua bảng tổng hợp chi phí và các biểu đồ trên ta thấy được sự tương
quan chi phí giữa các năm. Tuy có biến động tăng giảm từng năm của từng
loại chi phí nhưng so về tỷ trọng, chi phí giữa các năm không có sự biến động
nhiều. Cụ thể, chi phí dàn dựng năm 2010 chiếm 35% so với tổng chi phí, năm
2011 chi phí dàn dựng chiếm 39% so với tổng chi phí và đến năm 2012 thì tỷ
trọng của chi phí này là 40% so với tổng chi phí của cả năm của các sự kiện có
quy mô nhỏ. Đối với chi phí phục vụ tổng thể hội chợ cũng có sự tương quan
tỷ trọng giữa các năm. Cụ thể năm 2010 chi phí phục vụ tổng thể hội chợ
chiếm 39% so với tổng chi phí, năm 2011 chi phí này chiếm 35% trong tổng
43
chi phí của năm, và đến năm 2012 thì chi phí này chiếm 36% trong tổng chi
phí. Các loại chi phí còn lại như chi phí in ấn, chi phí nhân công, chi phí cơ sở
vật chất trang trí hội chợ đều có tỷ trọng bằng nhau giữa các năm
Nhìn chung về tổng quan ta thấy, tỷ trọng của các loại chi phí của các sự
kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm đều có điểm chung là chi phí dàn dựng, chi phí
phục vụ tổng thể sự kiện là 2 loại chi phí có tỷ trọng cao nhất trong năm. Kế
đến là chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi phí cơ sở vật chất trang trí
hội chợ và thấp nhất là chi phí in ấn và chi phí nhân công.
Do mang tính chất của sự kiện có quy mô nhỏ nên ta cũng dễ dàng nhận
thấy điều này là hợp lý. Đối với chi phí dàn dựng và chi phí phục vụ tổng thể
sự kiện mà cụ thể là chi phí thuê mặt bằng, thì đây là 2 loại yếu tố không thể
thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Do đây là những sự kiện có quy mô nhỏ nên so
với các khâu trong sự kiện thì dàn dựng gian hàng và vị trí mặt bằng là 2 khâu
quan trọng nhất. Bên cạnh đó, do sự kiện quy mô nhỏ mang tính chất thương
mại là chủ yếu nên việc đầu tư chi phí cho gian hàng cũng là điều dễ hiểu.
Đối với các loại chi phí như chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi
phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng thế. Phụ thuộc vào quy mô sự kiện mà
việc đầu tư cho 2 loại chi phí này cao hay thấp. Do ở tầm quy mô nhỏ nên việc
quảng bá tuyên truyền hội chợ hay đầu tư cho cơ sở vật chất trang trí hội chợ
cũng không đáng kể. Qua 3 năm ta thấy 2 loại chi phí này hầu như ổn định và
không có sự chênh lệch nhiều. Cụ thể năm 2010 chi phí quảng bá chiếm 12%
so với tổng chi phí vá chi phí trang trí hội chợ chiếm 11% so với tổng chi phí.
Năm 2011, 2 chi phí này chiếm đồng đều 11% trong tổng chi phí. Và đến năm
2012 thì 2 loại chi phí này lần lượt chiếm 9% và 11% so với tổng chi phí của
năm của các sự kiêm có quy mô nhỏ.
Đối với 2 loại chi phí còn lại là chi phí in ấn và chi phí nhân công thì
cũng tương tự như 2 loại chi phí trên. Do quy mô sự kiện nhỏ nên số lượng in
ấn các loại Brochures, các bao thư, hợp đồng hay số lượng nhân công thuê
ngoài cũng không nhiều. Do đó, trong tổng chi phí thì 2 loại chi phí này chỉ
chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí. Và theo bảng số liệu ta thấy qua 3
năm, tỷ trọng của 2 chi phí in ấn và chi phí nhân công đều ổn định với tỷ trọng
2% trong tổng chi phí của năm của các sự kiện có quy mô nhỏ.
4.4. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG VÀ CƠ CẤU CHI PHÍ CỦA NHỮNG SỰ
KIỆN CÓ QUY MÔ LỚN
4.4.1. Phân tích biến động chi phí của công ty
44
Sự kiện có quy mô lớn là sự kiện có quy mô cấp tỉnh, thành phố, cấp khu
vực, và cấp quốc gia với số lượng gian hàng tham gia từ trên 200 gian hàng.
Với quy mô lớn nên số lượng doanh nghiệp tham gia khá nhiều nhưng hầu
như đều không mang tính chất thương mại, mà chủ yếu là nhằm quảng bá
thương hiệu của doanh nghiệp mình. Do đó, đối tượng tham gia chu yếu các
doanh nghiệp có quy mô lớn.
Sự kiện có quy mô lớn ngoài những hoạt động thường có trong khuôn
khổ hội chợ như triễn lãm, thương mại hàng hóa… thì còn bao gồm các hoạt
động khác như chương trình hội thảo, hội thi, tọa đàm và truyền hình trực tiếp.
Đây chính là điểm khác biệt giữa sự kiện có quy mô nhỏ và sự kiện có quy mô
lớn.
Do trong khuôn khổ hoạt động của sự kiện lớn tổ chức thêm các chương
trình hội thảo, hội thi,… nên chi phí của sự kiện này thường là khá lớn. Do đó,
ngoài các loại chi phí như chi phí dàn dựng gian hàng, chi phí nhân công, chi
phí thuê mặt bằng,… thì còn có các chi phí khác như chi phí dàn dựng sân
khấu, chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ.
Tổng kết qua 3 năm 2010, 2011, 2012, công ty IFA đã tổ chức được 3 sự
kiện có quy mô lớn có quy mô tầm cỡ quốc gia và sự kiện có quy mô cấp
vùng. Cụ thể, năm 2010, công ty tổ chức Festival với chủ đề Festival Trái cây
Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang (công ty phối hợp với công ty sự kiện
CAT Event thực hiện); năm 2011, công ty tổ chức Festival Lúa gạo Việt Nam
lần thứ hai tại Sóc Trăng; năm 2012, công ty tổ chức Hội chợ Tây Nam Bộ với
chủ đề Hội chợ thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng Đồng bằng
sông Cửu Long. Với những sự kiện có quy mô lớn như thế thì chi phí công ty
bỏ ra để thực hiện là khá lớn.
Ta có bảng tổng hợp chi phí theo sự kiện có quy mô lớn trong 3 năm
2010, 2011, và 2012 như sau:
45
Bảng 4.3. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện lớn qua các năm
CHỈ TIÊU CHI PHÍ
Chi phí nhân công
ĐVT: đồng
NĂM 2011
NĂM 2010
NĂM 2012
CHÊNH LỆCH 2011/2010
Số tiền (đồng)
(%)
CHÊNH LỆCH 2012/2011
Số tiền (đồng)
(%)
701.674.547
1.454.432.978
573.483.500
752.758.431
107
-880.949.478
-61
12.902.155.350
21.195.179.090
11.327.929.920
8.293.023.739
64
-9.867.249.163
-46
4.292.530.000
6.933.744.790
4.708.951.000
2.641.214.790
62
-2.224.793.790
-32
- CP dàn dựng gian hàng
1.455.793.500
2.501.202.790
1.759.276.000
1.045.409.290
72
-741.926.790
-30
- CP dàn dựng sân khấu
2.836.736.500
4.432.542.000
2.949.675.000
1.595.805.500
56
-1.482.867.000
-33
Chi phí in ấn
232.031.147
302.270.000
205.475.478
70.238.853
30
-96.794.522
-32
CP quảng bá tuyên truyền HC
307.543.500
1.142.105.962
324.458.368
834.562.462
271
-817.647.594
-72
307.543.500
957.717.962
324.458.368
650.174.462
211
-633.259.594
-66
- Chi phí truyền thông internet
-
184.388.000
-
184.388.000
-
-
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
1.082.836.706
1.716.435.500
857.820.781
633.598.794
59
-858.614.719
-50
600.000.000
800.000.000
415.000.000
200.000.000
33
-385.000.000
-48
- CP điện nước phục vụ hội chợ
402.457.356
567.435.500
295.357.281
164.978.144
41
-272.078.219
-48
- CP tổ chức an ninh trong HC
80.379.350
349.000.000
147.463.500
268.620.650
334
-201.536.500
-58
3.228.946.000
5.039.187.640
3.157.853.000
1.810.241.640
56
-1.881.334.640
-37
2.745.000.000
3.310.187.640
3.157.853.000
565.187.640
21
-152.334.640
-5
483.946.000
729.000.000
-
245.054.000
51
-
-
3.758.268.000
6.061.435.200
2.073.371.302
2.303.167.200
61
-3.988.063.898
-66
13.603.829.900
22.649.612.070
11.901.413.429
9.045.782.170
66
10.748.198.641
-47
Chi phí sản xuất chung, bao gồm
Chi phí dàn dựng
- Quảng bá trực quan
- Chi phí thuê mặt bằng
CP tổ chức các hoạt động trong HC
- CP hội thảo, hội thi, diễn đàn
- CP truyền hình trưc tiếp
CP cơ sở vật chất trang trí HC
Tổng cộng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
46
Qua bảng trên ta thấy chi phí của các sự kiện lớn qua các năm có sự biến
động không đồng đều, có sự tăng giảm rõ nét qua các năm, tùy theo quy mô
của từng sự kiện. Sự biến động chi phí này được thể hiện qua biểu đồ sau:
8,000,000,000
CP DD
7,000,000,000
6,000,000,000
CP QBTT
5,000,000,000
CP in ấn
4,000,000,000
CP NC
3,000,000,000
CP PVTT
2,000,000,000
CP TC HĐ
1,000,000,000
CP TT
0
NĂM 2010
NĂM 2011
NĂM 2012
Hình 4.3. Biểu đồ biến động chi phí của sự kiện quy mô lớn qua các năm
4.4.1.1. Chi phí nhân công
Đây là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Tùy
theo quy mô của sự kiện mà chi phí này cao hay thấp. Nhưng hầu hết ở các sự
kiện có quy mô lớn, chi phí này đều khá cao, do số lượng công việc khá nhiều
và cần nhiều người làm nên phải thuê nhân công lao động thời vụ. Do đó, chi
phí nhân công ở những sự kiện có quy mô lớn này là khá cao.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí này cũng không ổn định
theo từng năm. Cụ thể năm 2010, với Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất
tại Tiền Giang thì tổng chi phí nhân công là hơn 701 triệu đồng. Đến năm
2011, với quy mô tầm quốc gia, Festival lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng,
tổng chi phí nhân công là hơn 1.4 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011
ta thấy chi phí nhân công năm 2011 cao hơn 752 triệu đồng, tức cao hơn
107% so với năm 2010. Đến năm 2012, với sự kiện có quy mô cấp vùng, thì
tổng chi phí nhân công của năm 2012 là hơn 573 triệu đồng. So sánh giữa 2
năm 2011 và 2012, ta thấy chi phí nhân công của năm 2012 có phần thấp hơn
so với chi phí nhân công của năm 2011 là 61%, tương đương thấp hơn hơn
880 triệu đồng so với năm 2011. Cũng như các loại chi phí khác, tùy theo quy
mô của sự kiện lớn hay nhỏ mà chi phí nhân công này nhiều hay ít. Do đó, tuy
47
chi phí năm 2011 cao nhất trong 3 năm với tỷ lệ cao, nhưng nguyên nhân
chính vẫn là do sự kiện trong năm 2012 có quy mô quá lớn.
4.4.1.2. Chi phí sản xuất chung
Chi phí dàn dựng
Chi phí dàn dựng đối với sự kiện lớn bao gồm chi phí dàn dựng gian
hàng và chi phí dàn dựng sân khấu. Chi phí dàn dựng chiếm một phần không
nhỏ trong tổng chi phí của sự kiện.
Qua bảng trên ta thấy, chi phí dàn dựng qua các năm đều không được ổn
định. Nguyên nhân là do mỗi năm công ty đều tổ chức được những sự kiện
lớn, nhưng ở quy mô khác nhau. Năm 2010, chi phí dàn dựng là hơn 4.2 tỷ
đồng, đến năm 2011 chi phí này là hơn 6,9 tỷ đồng, tăng hơn 2 tỷ đồng, tương
ứng tăng 62% so với năm 2010. Đến năm 2012, chi phí này lại giảm xuống chỉ
còn hơn 4.7 tỷ đồng, tương đương giảm 32 %, tức giảm hơn 2,2 tỷ đồng so với
năm 2011. Năm 2010, công ty chỉ tổ chức 01 sự kiện lớn là Festinal Trái cây
Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang với quy mô 750 gian hàng, với tổng số
tiền dàn dựng gian hàng là hơn 1,4 tỷ đồng và chi phí dàn dựng sân khấu là
hơn 2,8 tỷ đồng. Nhưng đến năm 2011, sự kiện Festiaval lúa gạo lần thứ hai
tại Sóc Trăng có quy mô cấp quốc gia với số lượng gian hàng là 900 gian hàng
với số tiền dàn dựng gian hàng lên đến hơn 2,5 tỷ đồng và chi phí để dàn dựng
sân khấu là hơn 4,4 tỷ đồng đã làm cho tổng chi phí dàn dựng của năm 2011
tăng vượt bậc so với năm 2010. Năm 2012, công ty thực hiện sự kiện Hội chợ
Tây Nam Bộ với chủ đề thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng Đồng
bằng sông Cửu Long với sự tham gia của 500 gian hàng thì tổng chi phí dàn
dựng của năm 2012 đã giảm một lượng đáng kể là hơn 2,2 tỷ đồng, tương
đương giảm 32% so với năm 2011. Với sự kiện lớn này thì tổng chi phí dàn
dựng của 500 gian hàng tham gia trong năm 2012 là hơn 1,7 tỷ đồng và chi
phí dàn dựng sân khấu là hơn 2,9 tỷ đồng.
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền
Đây cũng là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào, dù
sự kiện đó có quy mô nhỏ hay lớn.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy tổng chi phí quảng cáo, quảng bá
tuyên truyền của 3 năm 2010, 2011 và 2012 cũng tăng giảm không ổn định.
Năm 2011, tổng chi phí đầu tư cho việc quảng cáo, quảng bá tuyên truyền cho
Festival Lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng là khoảng 1.14 tỷ đồng, so với năm
2010 với Fesival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang là 307 triệu
đồng, tức tăng 834 triệu đồng, tương đương tăng 271%. Festival lúa gạo lần
48
thứ hai tại Sóc Trăng là một sự kiện có quy mô tầm quốc gia nên việc đầu tư
cho việc quảng cáo, quảng bá tuyên truyền là khá lớn, số lượng banner, cờ
phướn, posster khá nhiều, phát thông tin Festival trên các đài truyền hình…
Đồng thời, do có tầm cỡ quốc gia nên Festival Lúa gạo năm 2011 có thêm một
chi phí, đó là chi phí truyền thông trên internet (chi phí xây dựng website
riêng, chi phí nhân viên trực internet,…) với tổng chi phí là hơn 184 triệu
đồng. Do đó, chi phí quảng bá tuyên truyền của năm 2012 với sự kiện lớn có
quy mô cấp vùng là Hội chợ Tây Nam Bộ vẫn thấp hơn nhiều so với chi phí
quảng bá tuyên truyền của năm 2011. Cụ thể, năm 2012 tổng chi phí này là
hơn 324 triệu đồng, thấp hơn 817 triệu đồng, tương đương thấp hơn 72% so
với năm 2011.
Chi phí in ấn
Chi phí này chủ yếu tập trung vào việc in ấn các mẫu Brochures để gửi
cho các doanh nghiệp nhằm mời gọi các doanh nghiệp tham gia sự kiện với
công ty.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này cũng không ổn định
theo từng năm, mà tùy thuộc vào từng sự kiện của từng năm. Năm 2010, chi
phí in ấn là 232 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là 302 triệu đồng, tức
tăng lên 70 triệu đồng, tương đương tăng 30% so với năm 2010. Năm 2012,
chi phí này là hơn 205 triệu đồng. So với năm 2011, thì chi phí này, chi phí
này lại thấp hơn 96,7 triệu đồng, tương ứng giảm 32%. Số lượng Brochures in
ấn cho Fesival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang ít hơn số lượng
Brochures in ấn cho Festival lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng. Với Festival
lúa gạo tại Sóc Trăng, ngoài mẫu Brochures chính, còn có những mẫu
Brochures phụ, thư mời, bao thư riêng… Tất cả đều được in với số lượng lớn
nên đã làm cho chi phí này cao hơn hẳn trong 3 năm. Do yêu cầu của các mẫu
Brochures cần phải đẹp, bắt mắt, thực hiện công phu nhằm thu hút sự quan
tâm cũng như sự tham gia của các doanh nghiệp nên tổng chi phí để thực hiện
viêc in ấn này cũng đóng góp một phần quan trọng trong tổng chi phí của một
sự kiện
Chi phí tổng thể phục vụ sự kiện
Chi phí này bao gồm nhiều loại chi phí nhỏ như chi phí mặt bằng, chi
phí điện nước, chi phí tổ chức an ninh,…
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí thuê mặt bằng cũng
không đồng đều qua các năm. Năm 2010 chi phí này là 600 triệu đồng. Đến
năm 2011, chi phí này là 800 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta
thấy chi phí thuê mặt bằng của năm 2011 cao hơn chi phí thuê mặt bằng của
49
năm 2010 là 33%, tương đương cao hơn 200 triệu đồng. Nguyên nhân chính là
do năm 2011 với Festival lúa gạo Sóc Trăng, số lượng gian hàng tham gia là
900 gian hàng, trong khí đó, Festival trái cây Việt Nam tại Tiền Giang chỉ có
750 gian hàng tham gia. Đến năm 2012, với sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ,
tổng chi phí thuê mặt bằng của năm là 415 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm
2011 và 2012, ta thấy chi phí thuê mặt bằng của năm 2012 thấp hơn so với
năm 2011 một mức là 48%, tương đương thấp hơn 385 triệu đồng. Năm 2012,
tuy với sự kiện lớn trong năm, nhưng tổng gian hàng tham gia chỉ là 500 gian
hàng. Do đó, diện tích thuê mặt bằng của năm có phần thấp hơn so với năm
2011. Chi phí thuê mặt bằng cao hay thấp tùy thuộc vào quy mô của từng sự
kiện, số lượng gian hàng tham gia, bên cạnh đó còn phụ thuộc và địa bàn nơi
tổ chức sự kiện.
Chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ
Ngoài các hoạt động thường xuyên của một hội chợ như thương mại,
triển lãm… thì sự kiện lớn thường kèm theo những hoạt động khác như tổ
chức các cuộc hội thảo, tọa đàm, các hội thi…
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này cũng không ổn định
theo từng năm. Cụ thể năm 2011, chi phí này tăng vượt bậc so với năm 2010.
Năm 2010, chi phí các tổ chức các hoạt động là hơn 3,2 tỷ đồng, đến năm
2011, chi phí này là hơn 5 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2012 ta thấy
chi phí năm 2011 cao hơn 56%, tức tăng hơn 1,8 tỷ đồng so với năm 2010.
Năm 2010, với Festival Trái cây Việt Nam tại Tiền Giang, sự kiện này chỉ tổ
chức các hoạt động như Hội chợ “Hàng Việt cho người Việt”, hội thảo “Giải
pháp kết nối hiệu quả nhà nông - nhà khoa học – nhà quản lý và doanh nghiệp
để nâng cao giá trị trái cây Việt Nam”, hội thảo “Trái cây Việt Nam – Cơ hội
và thách thức của trái cây Việt Nam trong hội nhập kinh tế quốc tế. Nhưng
đến năm 2011, Festival lúa gạo Sóc Trăng với quy mô tầm quốc gia đã tổ chức
hàng loạt các hoạt động như: chương trình An sinh xã hội, lễ hội ẩm thực, hội
thảo “Con đường phát triển lúa gạo chất lượng cao”, hội thảo “Gạo Việt Nam
– Ai bán ai mua?”, hội thi “Gạo ngon thương hiệu Việt”, hội thi đờn ca tài tử,
hội thi người đẹp Sóc Trăng, và rất nhiều chương trình biễu diễn nghệ thuật
khác. Những hoạt động này đã là cho chi phí tổ chức các hoạt động trong
khuôn khổ hội chợ của năm 2011 tăng vượt bậc so với năm 2010. Đến năm
2012, với sự kiện lớn Hội chợ Tây Nam Bộ cũng đã tổ chức các hoạt động như
chương trình an sinh xã hội, hội chợ thương mại dịch vụ ẩm thực, hội thảo đầu
tư liên kết phát triển nông nghiệp bền vững vùng Đồng bằng sông Cửu
Long,… Với các hoạt động trên đã làm cho tổng chi phí các hoạt động trong
khuôn khổ hội chợ của năm 2012 khá cao, nhưng có phần thấp hơn so với năm
50
2011 một mức 37%, tương đương thấp hơn 1,8 tỷ đồng. Bên cạnh đó, do trong
năm 2010 và 2011 với sự kiện cấp quốc gia nên tổng chi phí này còn bao gồm
cả chi phí truyền hình trực tiếp nên tổng chi phí này của 2 năm là khá cao.
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Để hội chợ thành công, ngoài sự tham gia của các doanh nghiệp, các
hoạt động trong khuôn khổ hội chợ thì việc trang trí hội chợ cũng khá quan
trọng. Vì đây là một phần nhằm thu hút sự chú ý cũng như tham gia của khách
tham quan trong và ngoài địa bàn tổ chức hội chợ.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí trang trí hội chợ chiếm
một phần không nhỏ trong tổng chi phí của một sự kiện. So sánh giữa 2 năm
2010 và 2011 ta thấy chi phí trang trí hội chợ của năm 2011 khá cao so với
năm 2010. Năm 2010, chi phí này là hơn 3,7 tỷ đồng. Đến năm 2011, chi phí
này là 6 tỷ đồng, tương đương tăng 2,3 tỷ đồng, tức tăng 61% so với năm
2010. Năm 2012, với tổng chi phí là 2 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này
thấp hơn một lượng chi phí là hơn 3,9 tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 66%.
4.4.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty
Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại
chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp
khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ
chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của
sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng
cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để
từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí
trong một sự kiện.
Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua
các năm như sau
51
Bảng 4.4: Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô lớn qua các năm
CHỈ TIÊU
Chi phí nhân công
NĂM 2010
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
5
701.674.547
ĐVT: đồng
NĂM 2011
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
1.454.432.978
6
NĂM 2012
Số tiền
Tỷ trọng
(%)
573.483.500
5
12.902.155.350
95
21.195.179.090
94
11.327.929.920
95
4.292.530.000
32
6.933.744.790
31
4.708.951.000
40
232.031.147
2
302.270.000
1
205.475.478
2
307.543.500
2
1.142.105.962
5
324.458.368
3
- Chi phí phục vụ tổng thể sự
kiện
1.082.836.706
8
1.716.435.500
8
857.820.781
- Chi phí tổ chức các hoạt động
trong HC
3.228.946.000
5.039.187.640
22
3.157.853.000
27
- Chi phí cơ sở vật chất trang trí
hội chợ
3.758.268.000
28
6.061.435.200
27
2.073.371.302
16
13.603.829.900
100
22.649.612.070
100
11.901.413.429
100
Chi phí sản xuất chung
- Chi phí dàn dựng gian hàng
- Chi phí in ấn
- Chi phí quảng cáo, quảng bá
tuyên truyền hội chợ
Tổng cộng
23
Nguồn: Phòng kế toán công ty
52
7
Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô lớn trên ta thấy tỷ trọng
của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung khá đồng đều
giữa các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các
năm, nhưng xét về cơ cấu từng loại chi phí của chi phí này thì lại có sự chênh
lệch khác nhau giữa từng loại chi phí. Tình hình biến động cơ cấu chi phí của
chi phí sản xuất chung của những sự kiện có quy mô lớn được thể hiện qua các
biểu đồ sau
NĂM 2010
28%
NĂM 2011
27%
32%
31%
1%
2%
5%
2%
23%
22%
5%
6%
8%
8%
NĂM 2012
CP DD
16%
CP in ấn
40%
CP QBTT
CP NC
27%
CP PVTT
7%
2%
3%
5%
CP TCHĐ
CP TT
Hình 4.4: Biểu đồ biến động cơ cấu chi phí của những sự kiện lớn
Qua bảng số liệu cũng như biểu đồ về cơ cấu chi phí của các sự kiện có
quy mô lớn ta thấy có sự chênh lệch tương đối giữa các loại chi phí qua các
năm. Nhìn chung tổng quan qua biểu đồ ta dễ dàng nhận thấy qua 3 năm các
loại chi phí như chi phí như chi phí dàn dựng, chi phí tổ chức các hoạt động
53
trong khuôn khổ hội chợ và chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ là những
chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại chi phí. Cụ thể năm 2010, chi
phí dàn dựng chiếm 31,55% trong tổng chi phí, năm 2011 chi phí này chiếm
30,61% và năm 2012 tỷ trọng của chi phí này là 39,57% trong tổng chi phí.
Đối với chi phí tổ chức các hoạt động và chi phí cơ sở vật chất trang trí
hội chợ cũng thế. Đây cũng là 2 chi phí có tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí.
Cụ thể năm 2010, tỷ trọng của 2 chi phí này lần lượt là 23,74% và 27,63%
trong tổng chi phí, năm 2011 tỷ trọng của 2 loại chi phí này là 17,83% và
26,76%, và đến năm 2012 là 26,53% và 17,42% trong tổng chi phí. So với các
loại chi phí khác thì đây là 3 loại chi phí chiếm một phần tỷ trọng khá lớn
trong tổng chi phí của năm của những sự kiện có quy mô lớn.
Những chi phí như chi phí nhân công, chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
thì cũng chiếm một phần tỷ trọng đáng kể sau chi phí dàn dựng và chi phí tổ
chức hoạt động cũng như chi phí trang trí hội chợ. Cụ thể qua 3 năm thì chi
phí phục vụ tổng thể sự kiện chiếm tỷ trọng lần lượt là 7,96%, 7,58% và
7,21% trong tổng chi phí. Chi phí nhân công cũng chiếm một phần trong tổng
chi phí, cụ thể năm 2010 chi phí nhân công chiếm 5,16%, năm 2011 chi phí
này chiếm tỷ trọng cao hơn với tỷ lệ 10,84%, và năm 2012 thì tỷ trọng của chi
phí này là 4,82%. Đối với các loại chi phí còn lại như chi phí in ấn, chi phí
quảng bá tuyên truyền hội chợ thì chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí.
Cụ thể chi phí in ấn chỉ chiếm lần lượt 1,71%, 1,33%, và 1,73% trong tổng chi
phí của 3 năm 2010, 2011 và 2012. Chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ
cũng thế, chỉ chiếm 2,26% trong tổng chi phí của năm 2010, 5,04% của năm
2011 và 2,73% của năm 2012 của những sự kiện có quy mô lớn.
Sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại chi phí như trên cũng là điều dễ
hiểu. Cũng như cơ cấu chi phí của những sự kiện có quy mô nhỏ, tỷ trọng của
từng loại chi phí sẽ có sự thay đổi khác nhau tùy theo quy mô của sự kiện. Nếu
như đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì chi phí dàn dựng và chi phí phục vụ
tổng thể là 2 loại chi phí có tỷ trọng cao nhất thì đối với sự kiệm có quy mô
lớn thì lại khác, chi phí co tỷ trọng cao nhất là chi phí dàn dựng, chi phí tổ
chức các hoạt động trong hội chợ và chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ.
Do tính chất của sự kiện có quy mô lớn là quảng bá thương hiệu cho các
doanh nghiệp là chủ yếu nên ngoài việc đều tư cho gian hàng thì hội chợ còn
phải tổ chức thêm các chương trình khác như hội thảo, hội thi,… và thiết kế
trang trí hội chợ sao cho đẹp mắt và thu hút khách tham quan. Do đó, tỷ trọng
của các loại chi phí này chiếm khá cao trong tổng chi phí của công ty trong
các năm cũng là điều dễ hiểu. Đối với các loại chi phí còn lại, ta thấy chiếm
một phần tỷ trọng nhỏ tong tổng chi phí. Tuy là sự kiện có quy mô lớn, số
54
lượng in ấn các mẫu brochures, bao thư hay số lượng nhân công thuê ngoài
nhiều hơn, nếu xét về giá trị thì các loại chi phí này chiếm giá trị khá cao trong
tổng giá trị của tổng chi phí, nhưng xét về tỷ trọng ta thấy các loại chi phí này
chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí của các năm của những sự kiện có
quy mô lớn.
4.5. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY SO
VỚI CHI PHÍ KẾ HOẠCH
4.5.1. Đánh giá việc thưc hiện chi phí của công ty giữa chi phí thực tế
so với chi phí kế hoạch
Bất cứ công ty khi hoạt động đều lập ra những kế hoạch cụ thể. Và lập
kế hoạch chi phí là một yêu cầu không thể thiếu trong việc kinh doanh của
công ty. Đối với công ty Cồ phần hội chợ quốc tế và phát triển nông thôn cũng
thế. Trước khi tổ chức sự kiện, công ty cũng phải lập kế hoạch dự trù kinh phí
để hoạt động có hiệu quả hơn, và thường công ty chỉ lập dự trù ở những sự
kiện có quy mô lớn với tầm cỡ cấp vùng, quốc gia.
Trong 3 năm 2010, 2011, 2012 công ty đã tổ chức được 3 sự kiện có quy
mô lớn: năm 2010 với Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang,
năm 2011 với Festival Lúa Gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng, và năm 2012 với
Hội chợ Tây Nam Bộ: Hội chợ thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng
Đồng Bằng Sông Cửu Long.
Khi thực hiện một sự kiện, chi phí thực hiện có thể phát sinh thêm, hoặc
giảm đi. Do đó, tổng chi phí của một sự kiện có thể cao hơn hoặc thấp hơn so
với chi phí kế hoạch đã đề ra.
Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế của từng hội
chợ theo từng năm như sau:
55
Bảng 4.5: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2010
CHỈ TIÊU
Chi phí nhân công
CP KẾ HOẠCH
ĐVT: đồng
CP THỰC TẾ
CHÊNH LỆCH TT/KH
SỐ TIỀN
TỶ LỆ (%)
609.645.000
701.674.547
92.029.547
15,10
Chi phí sản xuất chung
12.593.608.000
12.902.155.350
308.538.353
2,4
Chi phí dàn dựng
4.868.000.000
4.292.530.000
-575.470.000
-11,82
- Chi phí dàn dựng gian hàng
2.987.000.000
1.455.793.500
-1.531.206.500
-51,26
- Chi phí dàn dựng sân khấu
1.881.000.000
2.836.736.500
-955.736.500
-50,81
Chi phí in ấn
231.801.000
232.031.147
230.147
0,10
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC
268.807.000
307.543.500
38.736.500
14,41
- Quảng bá trực quan
268.807.000
307.543.500
38.736.500
14,41
1.023.000.000
1.082.836.706
59.836.706
5,85
- Chi phí thuê mặt bằng
569.756.000
600.000.000
30.244.000
5,31
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ
345.098.000
402.457.356
57.359.356
16,62
- Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ
108.146.000
80.379.350
-27.766.650
-25,68
Chi phí tổ chức các hoạt động trong HC
4,057.000.000
3.228.946.000
-828.054.000
-20,41
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn
2.989.000.000
2.745.000.000
-244.000.000
-8,16
- Chi phí truyền hình trưc tiếp
1.068.000.000
483.946.000
-584.054.000
-54,69
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
2.145.000.000
3.758.268.000
1.613.268.000
71,21
13.203.253.000
13.603.829.900
400.567.900
3
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
Tổng cộng
Nguổn: Phòng kế toán công ty
56
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế
hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức
kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được
đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
CP KẾ
HOẠCH
CP THỰC
TẾ
CP DD
CP in
ấn
CP
QBTT
CP NC
CP
PVTT
CP TC CP TT
HĐ
Hình 4.5: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2010
Qua bảng phân tích trên ta thấy, nhìn chung chi phí thực hiện của công
ty theo từng sự kiện là chưa được tốt so với chi phí kế hoạch đã đề ra. Tổng
chi phí kế hoạch của năm 2010 cho Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại
Tiền Giang là 13,2 tỷ đồng, tổng chi phí thực hện là 13,6 tỷ đồng, tương
đương cao hơn chi phí kê hoạch 400 triệu đồng, tương ứng cao hơn 3% so với
chi phí kế hoạch đề ra ban đầu. Đây là một biểu hiện chưa được tốt của công
ty trong việc thực hiện chi phí. Qua biểu đồ ta thấy nguyên nhân chính cuả sự
vượt định mức chi phí này là do chi phí cơ sở vật chất thực hiện quá lớn, trong
kí đó, chi phí kế hoạch lại quá thấp. Tuy nhiên các loại chi phí như chi phí dàn
dựng, chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đều thực hiện
khá tốt so với chỉ tiêu kế hoạch. Những loại chi phí còn lại như chí phí thuê
nhân công, chi phí in ấn tuy có thực hiện có cao hơn so với kế hoạch, nhưng
chỉ vượt định mức kế hoạch một phần nhỏ không đáng kể. Nguyên nhân là do
có nhiều chi phí phát sinh thêm trong quá trình thực hiện sự kiện, chi phí in ấn,
thiết kế các pano, cờ phướn, banner phục vụ quảng cáo cho hội chợ tăng, số
lượng nhân công thuê ngoài nhiều hơn dự trù, …
Đến năm 2011, công ty thực hiện khá tốt phần thực hiện chi phí so với
kế hoạch. Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát
sinh trong năm 2011 như sau
57
Bảng 4.6: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2011
CHỈ TIÊU
Chi phí nhân công
CP KẾ HOẠCH
ĐVT: đồng
CP THỰC TẾ
CHÊNH LỆCH TT/KH
SỐ TIỀN
TỶ LỆ (%)
1.946.600.000
2.454.432.978
507.832.978
26,09
21.953.800.000
20.195.179.909
-1.758.620.908
-8,0
Chi phí dàn dựng
7.961.000.000
6.933.744.790
-1.027.255.210
-12,90
- Chi phí dàn dựng gian hàng
3.525.000.000
2.501.202.790
-1.023.797.210
-29,04
- Chi phí dàn dựng sân khấu
4.436.000.000
4.432.542.000
-3.458.000
-0,08
Chi phí in ấn
426.140.000
302.270.000
-123.420.000
-29,07
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC
823.160.000
1.142.105.962
318.945.962
38,75
- Quảng bá trực quan
623.160.000
957.717.962
334.557.962
53,69
- Chi phí truyền thông trên internet
200.000.000
184.388.000
-15.612.000
-7,81
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
1.480.000.000
1.716.435.500
236.435.500
15,98
- Chi phí thuê mặt bằng
790.000.000
800.000.000
10.000.000
1,27
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ
440.000.000
567.435.500
127.435.500
28,96
- Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ
250.000.000
349.000.000
99.000.000
39,60
CP tổ chức các hoạt động trong HC
6.208.500.000
4.039.187.640
-2.169.312.360
-34,94
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn
4.228.500.000
3.310.187.640
-918.312.360
-21,72
- Chi phí truyền hình trưc tiếp
1.780.000.000
729.000.000
-1.051.000.000
-59,04
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
5.055.000.000
6.061.435.200
1.006.435.200
19,91
23.900.400.000
22.649.612.070
-1.250.787.930
-5,23
Chi phí sản xuất chung
Tổng cộng
Nguồn: Phòng kế toán
58 công ty
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế
hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức
kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được
đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
CP KẾ
HOẠCH
CP THỰC
TẾ
CP DD
CP in
ấn
CP
CP NC
QBTT
CP
PVTT
CP TC CP TT
HĐ
Hình 4.6: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2011
Năm 2011, chi phí thực hiện Festival Lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng
là 22 tỷ đồng, trong khi đó, chi phí kế hoạch đề ra cho sự kiện này là 23 tỷ
đồng. So sánh ta thấy tổng chi phí kế hoạch của sự kiện này cao hơn so với
tổng chi phí công ty đã thực hiện, hay nói cách khác, công ty đã thực hiện chi
phí khá hiệu quả, thấp hơn 1,2 tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 5,23% so với chi
phí công ty đề ra. Điều này cũng chứng minh được việc thực hiện chi phí của
công ty khá tốt. Cụ thể, chi phí dàn dựng thấp hơn 1tỷ đồng, tương ứng thấp
hơn 12,9%, chi phí in ấn thấp hơn 29,07% tương ứng thấp 123.triệu đồng. Bên
cạnh đó, cũng có một số chi phí gia tăng so với kế hoạch, chẳng hạn chi phí
nhân công cao hơn 26,09% tức cao hơn 507 triệu đồng, chi phí phục vụ tổng
thể sự kiện tăng 236 triệu đồng, tương ứng tăng 15,98% do chi phí thuê mặt
bằng tăng, chi phí điện nước phục vụ hội chợ cũng tăng. Nhưng nhìn chung,
tổng chi phí của Fesival Lúa gạo lần thứ hai của năm 2011 công ty cũng đã
thực hiện khá tốt.
Tuy nhiên đến năm 2012, việc thực hiện chi phí của công ty có phần
thực hiện không tốt, ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực
tế phát sinh trong năm 2012 như sau
59
Bảng 4.7. Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2012
CHỈ TIÊU
Chi phí nhân công
ĐVT: đồng
CP KẾ HOẠCH
CP THỰC TẾ
CHÊNH LỆCH TT/KH
SỐ TIỀN
TỶ LỆ (%)
590.000.000
573.483.500
-16.516.500
-2,80
10.928.768.000
11.328.229.920
399.461.920
3,65
Chi phí dàn dựng
4.508.000.000
4.709.251.000
201.251.000
4,46
- Chi phí dàn dựng gian hàng
3.078.000.000
1.759.276.000
-1.318.724.000
-42,84
- Chi phí dàn dựng sân khấu
1.430.000.000
2.949.975.000
1.519.975.000
106,29
Chi phí in ấn
193.000.000
205.475.478
12.475.478
6,46
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC
305.768.000
324.458.368
18.690.368
6,11
- Quảng bá trực quan
305.768.000
324.458.368
18.690.368
6,11
- Chi phí truyền thông trên internet
-
-
-
-
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
900.000.000
857.820.781
-42.179.219
-4,69
- Chi phí thuê mặt bằng
470.000.000
415.000.000
-55.000.000
-11,70
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ
297.000.000
295.357.281
-1.624.719
-0,55
Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ
133.000.000
147.463.500
14.463.500
10,87
CP tổ chức các hoạt động trong HC
2.987.000.000
3.157.853.000
170.853.000
5,72
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn
2.987.000.000
3.157.853.000
170.853.000
5,72
-
-
-
-
2.035.000.000
2.073.371.302
38.371.302
1,89
11.518.768.000
11.901.713.429
382.945.429
3,32
Chi phí sản xuất chung, trong đó
- Chi phí truyền hình trưc tiếp
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Tổng cộng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
60
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và
chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế
hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được đề
ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
CP KẾ
HOẠCH
CP THỰC TẾ
CP DD
CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC
HĐ
CP TT
Hình 4.7: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2012
Nhưng đến năm 2012, ta thấy chi phí thực hiện lại có phần cao hơn so
với chi phí kế hoạch. Với sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ, chi phí kế hoạch công
ty đề ra là hơn 11,51 tỷ đồng, nhưng chi phí thực hiện có phần cao hơn với
tổng chi phí phát sinh là hơn 11,9 tỷ đồng, cao hơn 382 triệu đồng, tương ứng
cao hơn 3,32% so với kế hoạch đề ra. Ta thấy hầu hết các loại chi phí trong
năm 2012 đều cao hơn so với chi phí kế hoạch. Chi phí dàn dựng, chi phí in
ấn, các hoạt động trong hội chợ cũng đều tăng. Có nhiều nguyên nhân làm chi
phí thực hiện này cao hơn chi phí kế hoạch. Số lượng gian hàng tham gia
nhiều hơn dự kiến ban đầu, số lượng in ấn các loại Brochures cũng cao hơn,
chi phí tổ chức các cuộc hội thảo tạo đàm cũng gia tăng… Tuy tổng chi phí
thực hiện của công ty cao hơn so với kế hoạch, nhưng với tỷ lệ và mức độ
không cao, nên cũng không đáng lo ngại. Tuy nhiên đây cũng là một điểm mà
công ty cần lưu ý để có thể thực hiện chi phí một cách tốt hơn.
4.5.2. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của công ty qua các chỉ số
tài chính
Để đánh giá công ty thực hiện chi phí có tốt hay không, ta tiến hành
phân tích tỷ suất chi phí. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt
động kinh doanh cũng như chất lượng quản lý của công ty. Qua tỷ số này ta có
61
thể kết luận sơ bộ là công ty kinh doanh có hiệu quả hay không. Và tỷ số này
được tính từ tổng chi phí và tổng doanh thu của công ty.
Ta có bảng tỷ suất chi phí như sau
Bảng 4.8. Bảng tỷ suất chi phí của công ty qua các năm
CHỈ
TIÊU
Tổng CP
Tổng DT
LN trước
thuế
Tỷ suất
CP (%)
NĂM 2010
18,412,143,647
23,475,785,963
NĂM 2011
NĂM 2012
CHÊNH LỆCH
2011/2010
2012/2011
27,457,925,817 16,710,027,176
9,045,782,170 -10,747,898,641
34,067,453,739 22,075,786,480 10,591,667,776 -11,991,667,259
5,063,642,316
6,609,527,922
5,365,759,304
1,545,885,606
-1,243,768,618
78.43
80.60
75.69
2.17
-4.90
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Qua bảng số liệu trên ta thấy
Năm 2010 tỷ suất chi phí là 78,43%. Điều này cho thấy tuy tỷ suất chi
phí vẫn còn trong định mức cho phép nhưng vẫn khá cao. Điều này chứng tỏ
công tác quản lý chi phí của công ty vẫn chưa có hiệu quả tối đa và tình hình
hoạt động của công ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao.
Năm 2011, tỷ suất chi phí của công ty là 80,60%, tăng 2,17% so với năm
2011. Nguyên nhân cua việc tăng tỷ suất này là do trong năm 2011, công ty đã
tổ chức được sự kiện có quy mô tầm cỡ quốc gia. Với sự kiện đó đã làm cho
tổng doanh thu của công ty trong năm tăng lên và chi phí cũng vì vậy mà tăng
lên kéo theo. Tuy nhiên sự gia tăng này vẫn là phù hợp mặc dù vẫn ở mức khá
cao, và cũng đã chứng tỏ được công ty hoạt động có lợi nhuận.
Năm 2012, tỷ suất chi phí là 75,69%, đã giảm 4,9% so với năm 2011.
Nguyên nhân của sự giảm tỷ suất này la do doanh thu của năm 2012 không
nhiều bằng doanh thu của năm 2011, do năm 2012 công ty chỉ tổ chức sự kiện
lớn có quy mô cấp vùng. Tuy tỷ số chi phí năm 2012 giảm hơn so với năm
2011 nhưng vẫn ở còn mức khá cao. Vì thế công ty cần có những biện pháp để
hạ thấp tỷ suất chi phí nhằm thực hiện và quản lý chi phí tốt hơn.
Nhìn chung trong 3 năm, tỷ suất chi phí của công ty đều ở mức cho
phép, nhưng vẫn với tỷ lệ khá cao. Điều này nói lên một phần hiệu quả quản lý
chi phí của công ty vẫn chưa được thực hiện tốt nhất. Do đó công ty cần có
những biện pháp thực hiện chi phí tiết kiệm và quản lý chi phí một cách tốt
hơn.
62
CHƯƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
5.1. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
5.1.1 Thuận lợi
Qua thời gian thực tập tại công ty, em có một số nhận xét về mặt thuận
lợi của công ty như sau
Được sự bảo trợ của Bộ Nông Nghiệp & PTNT, Báo Nông nghiệp Việt Nam,
UBND các tỉnh/thành phố, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA)
trong suốt những năm qua đã tổ chức thành công các kỳ hội chợ, sự kiện,
Festival mang cấp quốc gia, quốc tế, được nhiều địa phương, đơn vị, doanh
nghiệp biết đến như là một trong những công ty chuyên nghiệp, hàng đầu
trong lĩnh vực tổ chức hội chợ, sự kiện, Festival trên phạm vi trong và ngoài
nước.
Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty IFA đã xây dựng được nền móng
khá vững chắc trong công tác xây dựng thương hiệu (có đại diện thương hiệu
ở Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long).
Tạo được lòng tin đối với các địa phương, đơn vị doanh nghiệp, khách
hàng… Đã thiết lập, xây dựng và phát triển mối quan hệ đối tác bền vững với
các địa phương, nhất là các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long với hơn 1.500
doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là với các cơ quan Bộ, Ngành
Trung ươngcạnh đó, lĩnh vực tổ chức sự kiện là một lĩnh vực khá mới mẻ, số
lượng công ty hoạt động trong lĩnh vực này còn ít. Do đó công ty ít gặp phải
sự cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
Đội ngũ nhân viên khá chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, có nhiều
kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Điều này một phần tạo nên sự thành
công sự thành công của các kỳ hội chợ và tạo được lòng tin đối với khách
hàng.
5.1.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi của công ty như đã nêu ở trên, thì công ty vẫn
có một số điểm khó khăn như sau
Do là công ty dịch vụ, tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá thương
hiệu cho các doanh nghiệp, nên doanh nghiệp là khách hàng chủ yếu của công
63
ty. Và do đó, nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu của công ty là sự vận động tài
trợ cùa các doanh nghiệp, nên công ty khó có thể chủ động được tổng kinh phí
hoạt động của công ty mình.
Và như phân tích ở trên, khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh
nghiệp, nhưng không phải hội chợ hay sự kiện nào các doanh nghiệp là khách
hàng thân thiết của công ty đều tham gia. Do đó, công ty phải tìm những
khách hàng mới cho công ty. Và để có được nhiều khách hàng mới tham gia
cộng tác với công ty thì đây lại là một vấn đề khó khăn của công ty.
Bên cạnh đó, giá cả thị trường luôn biến động theo chiều hướng mỗi
ngày một tăng theo thời gian không ổn định. Điều này cũng gây một phần khó
khăn cho công ty trong việc lập kế hoạch cũng như việc công ty cố gắng thực
hiện chi phí theo kế hoạch đã đề ra.
5.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
Hiện nay với nền kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp các phải cạnh
tranh nhau để tồn tại và phát triển. Mà đối với các nhà quản trị hiện nay, vấn
đề quản lý chi phí là một trong những vấn đề được quan tâm nhiều hơn hết.
Các nhà quản trị phải luôn tìm các biện pháp hữu ích sao cho chi phí được
thực hiện một cách tốt nhất và nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả
hoạt động của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin có một số
giải pháp để nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty như sau:
- Công ty nên lập ra những khoản mục chi phí nào là chi phí cần thiết và
những khoản mục nào là chi phí không cần thiết để từ đó có thể tiết kiệm được
được những khoản chi phí không cần thiết đối với công ty (chẳng hạn như chi
phí thuê nhân công của những sự kiện có quy mô nhỏ nếu nhân viên công ty
có thể thực hiện được những công việc đó).
- Công ty nên lập kế hoạch chi phí cho cả những sự kiện có quy mô nhỏ.
Qua tìm hiểu đề tài ta thấy công ty chỉ lập kế hoạch chi phi cho những sự kiện
có quy mô lớn, còn những sự kiện có quy mô nhỏ thì công ty không lập kế
hoạch chi phí. Các chi phí phát sinh đều theo thực tế phát sinh từ nhu cầu của
sự kiện. Do đó, yếu tố này có thể ảnh hưởng phần nào đến tổng chi phí phát
sinh của năm và cuồi cùng là dẫn đến hiệu quả doanh thu công ty mang về là
không cao. Do đó, công ty nên lập kế hoạch chi phí cho cả các sự kiện có quy
mô nhỏ.
- Trong quá trình thực hiện hội chợ, công ty nên bám sát với chi phí kế
hoạch đã đề ra, vì khi lập kế hoạch chi phí, công ty đều dựa trên những kinh
64
nghiệm của các kỳ hội chợ trước đây, và cập nhật thêm những thông tin biến
động giá cả thị trường bên ngoài. Do đó khi thực hiện hội chợ, công ty nên cố
gắng bám sát và thực hiện theo chi phí kế hoạch đã đề ra để chi phí được thực
hiện một cách tốt nhất.
- Sau mỗi kỳ hội chợ, công ty nên tiến hành tổng hợp và tiến hành phân tích
chi phí, để từ đó có thể đánh giá được qua mỗi kỳ hội chợ công ty thực hiện tốt hay
chưa và cần khắc phục ở điểm nào để thực hiện tốt hơn cho các kỳ hôị chợ sau.
65
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1. KẾT LUẬN
Chi phí là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận
của doanh nghiệp. Mỗi một sự tăng, giảm của chi phí sẽ dẫn đến sự tăng, giảm
của lợi nhuận. Do đó, chúng ta cần xem xét tình hình thực hiện chi phí một
cách hết sức cẩn thận để hạn chế sự gia tăng và có thể giảm các loại chi phí
đến mức thấp nhất. Điều này đồng nghĩa với việc làm tăng lợi nhuận, nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chi phí là những khoản chi ra bằng tiền trong quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính toán đúng các khoản chi phí bỏ
ra giúp doanh nghiệp phác thảo được viễn cảnh kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài việc phân tích chi phí, tính toán chi phí, cần phải tìm mọi biện
pháp để điều hành chi phí theo chiến lược thị trường là một trong những công
việc cực kỳ quan trọng của các doanh nghiệp
Qua quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển
Nông thôn về thực trạng quản lý chi phí của công ty, cho ta thấy được về kết
quả hoạt động, ta thấy trong 3 năm công ty đều hoạt động có hiệu quả. Doanh
thu của công ty qua mỗi năm đều tăng. Đây là một mặt tích cực mà công ty
cần cố gắng phát huy. Công tác thực hiện chi phí của công ty tương đối tốt.
Tuy có biến động chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch nhưng
với tỷ lệ không cao. Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần giải quyết, cụ thể về
công tác kế toán, nhìn chung công ty đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của công
tác kế toán tại công ty. Nhưng công ty vẫn cần phải có một số biện pháp để
công tác kế toán được thực hiện tốt hơn, cụ thể ở đây là công tác quản lý chi
phí của công ty.
6.2. KIẾN NGHỊ
Qua thời gian tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty, em có một số
kiến nghị như sau:
Công ty cần hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán của mình. Đồng thời tạo
điều kiện giúp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên
trong công ty.
Tổ chức hệ thống thông tin thông suốt, liên tục cập nhật các thông tin,
quy định của nhà nước về công tác kế toán
66
Thường xuyên tổ chức các buổi kiểm tra nội bộ, kiểm tra thực hiện các
chế độ chính sách tại công ty.
Công ty nên lập kế hoạch sự kiện cho cả năm, để từ đó có thể dự trù
được kinh phí thực hiện của cả năm và xây dựng được chiến lược cũng như
hướng đi đúng đắn để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Củng cố uy tín công ty đối với những khách hàng thân thiết của công ty.
Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh tìm kiếm những khách hàng mới cho công
ty, nâng cao uy tín công ty đối với các khách hàng mới cũng như thu hút sự
tham gia, đầu tư của họ đối với những hoạt động của công ty.
Để hội chợ thành công hơn mong đợi, yếu tố quan trọng là xác định
đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện
được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện
đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Do đó, trước khi diễn ra
sự kiện, công ty cần lên kế hoạch cho những hoạt động của mình nhằm thu hút
đúng đối tượng khách hàng công ty cần hướng tới, đồng thời hạn chế những
đối tượng khách hàng không có tiềm năng để có thể tổ chức được một sự kiện
thành công và hiệu quả hơn.
Công ty xây dựng lực lượng nhân sự hoạt động chuyên nghiệp hơn. Sự
kiện sẽ được tổ chức thành công nếu xác định đúng đối tượng khách hàng và
thuyết phục họ tham gia trong sự kiện đó. Do đó, công tác tuyển chọn, huấn
luyện và tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên trong công ty có thể giao tiếp tốt
với đối tượng khách hàng mục tiêu cũng là điều không kém phần quan trọng
cho sự thành công của một sự kiện.
67
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Lê Thị Ánh Hoa, 2012. Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cổ
phần Thương mại sản xuất Duyên Hải. Luận văn Đại học. Trường Đại học Đà
Nẵng.
Lê Phương Thúy Oanh, 2012. Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty
Dược phẩm Bidiphar. Luận văn Đại học. Trường Đại học Đà Nẵng.
Ngô Thị Cẩm Giang, 2009. Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công
ty cổ phần thương mại Cần Thơ. Luận văn Đại học. Trường Đại học Cần Thơ.
Bùi Văn Trường, 2008. Kế toán quản trị. Nhà xuất bản lao động – xã hội.
Phạm Văn Dược và Trần Văn Tùng, 2008. Một số giải pháp kiểm soát chi phí
nhằm nâng cao hiệu quả
(ngày truy cập 08/11/2013)
Tạp chí kế toán, Một số giải pháp kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
(www.doanhnhan.net/mot-so-giai-phap-kiem-soat-chi-phi-trong-doanhnghiep.p53a8632.html) (ngày truy cập 10/11/2013)
68
[...]... chung 31 CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4.1 KHÁI QUÁT VỀ CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA CÔNG TY Công ty Cổ Phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn là công ty dịch vụ, với hoạt động chính là tư vấn, trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triễn lãm nông nghiệp, công nghiệp, thương mại dịch vụ trong nước và quốc tế; tổ chức hội thảo khoa học... trong 3 năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu Mục tiêu 1: Phân tích và đánh giá tình hình biến động chi phí tại tại Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA) Đối với mục tiêu này đề tài sử dụng phương pháp so sánh bằng số tuyệt đối và tương đối để thực hiện Phương pháp số tương... kế toán quản trị chi phí tại công ty, những mặt đã làm được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản trị chi phí và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty Nhìn chung, các tác giả đều có quan điểm chung là phân tích thực trạng quản trị chi phí tại công ty dưạ trên các... hiệu vàng chất lượng” tại chuỗi hội chợ Bông lúa vàng Việt Nam; Ngày 30/06/2008, Báo Nông nghiệp Việt Nam ban hành quyết định số 46/NNVN-QĐ về việc thành lập Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA) và bổ nhiệm các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc công ty Ngày 08 tháng 08 năm 2008, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và phát triển nông thôn (IFA) chính thức được thành lập và đi vào... thể là công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn Vì vậy, dựa trên cơ sở lược khảo tài liệu có liên quan và số liệu thực tế tại công ty, nên em đã tiến hành thực hiện đề tài này Bài viết sẽ áp dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối cũng như tương đối để so sánh số chênh lệch chi phí giữa các năm, cũng như giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh Bên cạnh đó với việc phân tích các... công ty Từ đó, có thể đưa ra những nhận định vể khó khăn cũng như thuận lợi của công ty Mục tiêu 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cồ phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông Thôn (IFA), đề tài thực hiện liên hệ thực tế, căn cứ và tình hình chi phí cụ thể của công ty mà đưa ra những giải pháp cụ thể 21 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ... trợ phát triển thương hiệu doanh nghiệp Do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các loại chi phí khác hẳn với các loại chi phí của doanh nghiệp sản xuất Các loại chi phí phát sinh tại công ty chỉ bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung (không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) Do đó, đề tài sẽ chỉ phân tích những biến động của chi phí nhân công và chi phí. .. hàng và chi phí dàn dựng sân khấu), chi phí in ấn, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ (bao gồm chi phí quảng bá trực quan và chi phí truyền thông trên internet), chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước phục vụ sự kiện, chi phí tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện), chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ (bao gồm chi phí. .. chung Chi phí nhân công Chi phí nhân công là chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài, lao động thời vụ trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ Tùy theo quy mô hội chợ lớn hay nhỏ mà số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hay ít Do đó, công ty phải bỏ ra một lượng chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài này Chi phí sản xuất chung bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng (bao gồm chi phí dàn... lợi trong chi tiêu để chi phí thực hiện có thể thấp hơn hay cao hơn định mức thì phải tiến hành phân tích sự biến động của chi phí Phân tích biến động chi phí là so sánh chi phí thực tế và chi phí định mức để xác định biến động (chênh lệch) chi phí, sau đó tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động và đề xuất biện pháp thực hiện cho kỳ sau nhằm tiết kiệm chi phí Phân tích biến động chi phí là kiểm