Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ
chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để
từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí trong một sự kiện.
Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các năm như sau
42
Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm ĐVT: đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%)
Chi phí nhân công 89.654.980 2 93.242.000 2 85.906.876 2 Chi phí sản xuất chung, trong đó 4.718.658.767 98 5.147.698.704 98 5.319.139.258 98
- Chi phí dàn dựng gian hàng 1.661.771.435 35 2.047.625.435 39 2.146.249.762 40
- Chi phí in ấn 76.214.500 2 109.216.754 2 129.463.875 2
- Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên
truyền hội chợ 592.146.735 12 601.200.757 11 509.412.357 9
- Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (CP thuê mặt bằng)
1.853.650.000
39 1.824.327.000 35 1.932.437.864 36
- Chi phí cơ sở vật chất trang trí HC 534.876.097 11 565.328.758 11 601.575.400 11
43
Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô nhỏ trên ta thấy tỷ trọng
của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm,
nhưng xét về cơ cấu từng loại chi phí của chi phí này thì lại có sự chênh lệch khác nhau giữa từng loại chi phí. Tình hình biến động cơ cấu chi phí của chi
phí sản xuất chung của những sự kiện có quy mô nhỏ được thể hiện qua các biểu đồ sau
Hình 4.2. Biểu đồ cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm
Qua bảng tổng hợp chi phí và các biểu đồ trên ta thấy được sự tương
quan chi phí giữa các năm. Tuy có biến động tăng giảm từng năm của từng
loại chi phí nhưng so về tỷ trọng, chi phí giữa các năm không có sự biến động nhiều. Cụ thể, chi phí dàn dựng năm 2010 chiếm 35% so với tổng chi phí, năm
2011 chi phí dàn dựng chiếm 39% so với tổng chi phí và đến năm 2012 thì tỷ trọng của chi phí này là 40% so với tổng chi phí của cả năm của các sự kiện có quy mô nhỏ. Đối với chi phí phục vụ tổng thể hội chợ cũng có sự tương quan tỷ trọng giữa các năm. Cụ thể năm 2010 chi phí phục vụ tổng thể hội chợ
chiếm 39% so với tổng chi phí, năm 2011 chi phí này chiếm 35% trong tổng
2% 12% 2% 39% 11% 35% NĂM 2010 39% 2% 11% 2% 35% 11% NĂM 2011 40% 2% 9% 2% 36% 11% CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TT NĂM 2012
44
chi phí của năm, và đến năm 2012 thì chi phí này chiếm 36% trong tổng chi phí. Các loại chi phí còn lại như chi phí in ấn, chi phí nhân công, chi phí cơ sở
vật chất trang trí hội chợ đều có tỷ trọng bằng nhau giữa các năm
Nhìn chung về tổng quan ta thấy, tỷ trọng của các loại chi phí của các sự
kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm đều có điểm chung là chi phí dàn dựng, chi phí
phục vụ tổng thể sự kiện là 2 loại chi phí có tỷ trọng cao nhất trong năm. Kế đến là chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ và thấp nhất là chi phí in ấn và chi phí nhân công.
Do mang tính chất của sự kiện có quy mô nhỏ nên ta cũng dễ dàng nhận thấy điều này là hợp lý. Đối với chi phí dàn dựng và chi phí phục vụ tổng thể
sự kiện mà cụ thể là chi phí thuê mặt bằng, thì đây là 2 loại yếu tố không thể
thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Do đây là những sự kiện có quy mô nhỏ nên so với các khâu trong sự kiện thì dàn dựng gian hàng và vị trí mặt bằng là 2 khâu quan trọng nhất. Bên cạnh đó, do sự kiện quy mô nhỏ mang tính chất thương mại là chủ yếu nên việc đầu tư chi phí cho gian hàng cũng là điều dễ hiểu.
Đối với các loại chi phí như chi phí quảng bá tuyên truyền hội chợ, chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng thế. Phụ thuộc vào quy mô sự kiện mà việc đầu tư cho 2 loại chi phí này cao hay thấp. Do ở tầm quy mô nhỏ nên việc
quảng bá tuyên truyền hội chợ hay đầu tư cho cơ sở vật chất trang trí hội chợ cũng không đáng kể. Qua 3 năm ta thấy 2 loại chi phí này hầu như ổn định và không có sự chênh lệch nhiều. Cụ thể năm 2010 chi phí quảng bá chiếm 12% so với tổng chi phí vá chi phí trang trí hội chợ chiếm 11% so với tổng chi phí.
Năm 2011, 2 chi phí này chiếm đồng đều 11% trong tổng chi phí. Và đến năm
2012 thì 2 loại chi phí này lần lượt chiếm 9% và 11% so với tổng chi phí của
năm của các sự kiêm có quy mô nhỏ.
Đối với 2 loại chi phí còn lại là chi phí in ấn và chi phí nhân công thì
cũng tương tự như 2 loại chi phí trên. Do quy mô sự kiện nhỏ nên số lượng in
ấn các loại Brochures, các bao thư, hợp đồng hay số lượng nhân công thuê ngoài cũng không nhiều. Do đó, trong tổng chi phí thì 2 loại chi phí này chỉ
chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí. Và theo bảng số liệu ta thấy qua 3
năm, tỷ trọng của 2 chi phí in ấn và chi phí nhân công đều ổn định với tỷ trọng 2% trong tổng chi phí của năm của các sự kiện có quy mô nhỏ.