4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty
4.2.1.1. Biến động của giá cả thị trường
Giá cả thị trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi
35
hướng tăng theo từng năm. Do đó, hầu hết các loại chi phí phục vụ cho công tác hội chợ cũng có xu hướng tăng theo, chẳng hạn như chi phí dàn dựng, chi phí in ấn các mẫu Brochures, chi phí thiết kế các loại banner, quảng cáo, chi phí thuê mặt bằng… cũng đều tăng theo.
Tuy giá cả thị trường là yếu tố bên ngoài, chỉ mang tính khách quan,
nhưng cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty, công ty khó có thể kiểm soát được yếu tố này. Nhưng công ty có thể thực hiện tiết kiệm chi phí, cắt giảm những chi phí không cần thiết để có thể kiểm soát
được chi phí của công ty mình.
4.2.1.2. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp
Bất cứ một sự kiện hội chợ hay Festival nào cũng cần có sự tham gia của các doanh nghiệp. Tuy là yếu tố bên ngoài, nhưng mức độ tham gia của các doanh nghiệp cũng tác động một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp bao gồm số lượng doanh nghiệp tham gia trong một kỳ hội chợ và mức độ tài trợ của một doanh nghiệp dành cho hội chợ đó. Nếu trong một kỳ hội chợ, số lượng doanh nghiệp tham gia ít, điều đó
có nghĩa là công ty phải bỏ ra một lượng chi phí để thực hiện hội chợ. Bên
cạnh đó, vận động sự tài trợ của doanh nghiệp dành cho hội chợ hay Festival
cũng khá quan trọng. Chi phí tăng, đồng nghĩa với việc vận động tài trợ của các doanh nghiệp gặp khó khăn. Nguồn kinh phí tài trợ của doanh nghiệp có ý
nghĩa quan trong đối với chi phí của công ty. Mặc dù khi doanh nghiệp tài trợ, công ty vẫn phải bỏ ra một lượng chi phí để phục vụ lại cho doanh nghiệp đó, chẳng hạn như đầu tư quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Tuy nhên, lượng kinh phí công ty bỏ ra để phục vụ lại cho đơn vị tài trợ thường ít hơn
kinh phí mà doanh nghiệp tài trợ cho công ty. Do đó, nguồn kinh phí tài trợ của các doanh nghiệp cũng góp một phần quan trọng đối với việc làm giảm chi phí thực hiện của công ty.
4.2.2. Nhân tố bên trong công ty
4.2.2.1 Khả năng thanh toán nợ của các doanh nghiệp tham gia
Đối với bất cứ sự kiện hay hội chợ, Festival nào, thì sự tham gia của các doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Sau công tác vận động mời gọi doanh nghiệp tham gia, trước khi diễn ra hội chợ và ngay sau khi ký kết hợp đồng, thường thì các doanh nghiệp tham gia sẽ thanh toán trước 50% chi phí tham gia cho công ty, và sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần còn lại cho công ty. Do chỉ nhận được 50% chi phí của các doanh nghiệp tham gia nên công ty phải ứng trước một lượng chi phí để thực hiện hội chợ và số
36
một số trường hợp do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, mà đơn vị
doanh nghiệp tham gia có thể thanh toán chậm hoặc doanh nghiệp đó mất khả năng thanh toán, thì khả năng thu hồi được lượng chi phí mà công ty đã bỏ ra
ban đầu là rất khó. Bên cạnh đó, ngoài sự tham gia cộng tác của các doanh nghiệp khách hàng truyền thống, thì công ty còn phải vận động thêm sự tham gia của các doanh nghiệp mới. Vì là những khách hàng mới của công ty nên uy tín về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp này cũng là một trong những vấn đề mà công ty khó có thể kiểm soát. Do đó, rủi ro về khả năng
thanh toán của các đơn vị doanh nghiệp tham gia cũng là điều rất đáng quan tâm. Tuy nhiên, trong 3 năm 2010, 2011 và 2012, rủi ro về khả năng thanh
toán của các doanh nghiệp tham gia được công ty kiểm soát khá hiệu quả và chưa làm ảnh hưởng đến tổng chi phí của công ty. Nhưng đây cũng là một trong những yếu tố mà khi xảy ra rủi ro thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng chi phí của công ty, nên cũng cần phải quan tâm để thực hiện chi phí một cách tốt hơn.
4.2.2.2. Đánh giá sai về thị trường tổ chức sự kiện
Việc xác định thị trường hoạt động của một kỳ hội chợ (địa điểm tổ
chức) có yếu tố quyết định đến sự thành công của hội chợ đó. Đối với một thị
trường hoạt động (địa điểm tổ chức) một kỳ hội chợ nhất định phải xét về
nhiều yếu tố: đó là tính khả thi của thị trường, nhu cầu quảng bá thương hiệu,
sản phẩm của doanh nghiệp tại thì trường đó, khả năng vận động nguồn kinh phí tài trợ từ các đơn vị, doanh nghiệp và số lượng cũng như nhu cầu thực tế của lượng khác tham quan… tất cả đều có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu
quả hoạt động cũng như sự thành của hội chợ đó. Vì vậy ngay từ ban đầu việc quyết định địa điểm (thị trường) hoạt động của một kỳ hội chợ đòi hỏi cần
phải có sự tính toán kỹ lưỡng và đánh giá đúng đắn về nhu cầu và tính khả thi
của hoạt động hội chợ tại một thị trường cụ thể. Nếu không trong quá trình triển khai và tổ chức các hoạt động của Hội chợ sẽ gặp nhiều khó khăn trong
công tác vận động doanh nghiệp tham gia cũng như việc vận động nguồn kinh phí tài trợ cho hoạt động của hội chợ, đồng thời lượng khách tham quan cũng
giảm… tất nhiên các yếu tố này sẽ có sự ảnh hưởng nhất định đến nguồn chi
phí phục vụ hội chợ của công ty, điều này cũng có nghĩa lượng chi phí mà công ty chi ra sẽ tăng và lợi nhuận của công ty tất nhiên cũng sẽ bị giảm.
4.3. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG VÀ CƠ CẤU CHI PHÍ CỦA NHỮNG SỰ KIỆN CÓ QUY MÔ NHỎ KIỆN CÓ QUY MÔ NHỎ
Sự kiện có quy mô nhỏ là sự kiện có số lượng gia hàng từ 80 – 120 gian hàng. Với quy mô nhỏ nên các sự kiện hội chợ thường được tổ chức tại địa
37
bàn huyện và mang tính chất thương mại là chủ yếu với các mặt hàng phục vụ
tiêu dùng là chính. Đối tượng tham gia chủ yếu là các tiểu thương, cơ sở sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ.
Những sự kiện hội chợ có quy mô nhỏ thường bao gồm các loại chi phí
như chi phí dàn dựng, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền, chi phí thuê mặt bằng, chi phí in ấn, chi phí nhân công.
4.3.1. Phân tích biến động chi phí của công ty
Tổng kết qua 3 năm 2010, 2011 và 2012, Công ty Cổ phần Hội chợ
Quốc tế và Phát triển Nông thôn (IFA) đã tổ chức được 19 sự kiện hội chợ có
quy mô nhỏ với số lượng gian hàng tham gia từ 80 – 120 gian hàng. Cụ thể năm 2010, công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô nhỏ, năm 2011 và năm
2012 công ty tổ chức được 7 sự kiện quy mô nhỏ mỗi năm. Ta có bảng tổng kết chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua 3 năm 2010, 2011 và 2012 như
38
Bảng 4.1. Bảng tổng hợp chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ ĐVT: đồng
CHÊNH LỆCH 2011/2010
CHÊNH LỆCH 2012/2011
CHỈ TIÊU CHI PHÍ NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012
SỐ TIỀN TỶ LỆ
(%) SỐ TIỀN TỶ LỆ
(%)
Chi phí nhân công 89.654.980 93.242.000 85.906.876 3.587.020 4,0 -7.335.124 -7,86 Chi phí sản xuất chung, trong đó 4.718.658.767 5.147.698.704 5.319.139.258 429.039.937 9,09 171.440.554 3,33
- Chi phí dàn dựng gian hàng 1.661.771.435 2.047.625.435 2.146.249.762 385.854.000 23,21 98.624.327 4,81
- Chi phí in ấn 76.214.500 109.216.754 129.463.875 33.002.254 43,30 20.247.121 18,53
- Chi phí quảng cáo, quảng bá
tuyên truyền hội chợ 592.146.735 601.200.757 509.412.357 9.054.022 1,53 -91,788,400 -15,26
- Chi phí phục vụ tổng thể sự
kiện (CP thuê mặt bằng)
1.853.650.000
1.824.327.000 1.932.437.864 -29.323.000 -1,58 108.110.864 5,92 - Chi phí cơ sở vật chất trang trí
hội chợ 534.876.097 565.328.758 601.575.400 30.452.661 5,69 36.246.642 6,43
Tổng cộng 4.808.313.747 5.240.940.704 5.405.046.134 432.626.957 8,99 164.105.430 3,13
39
Qua bảng trên ta thấy chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các
năm tăng giảm không đồng đều, có sự chênh lệch khá cao giữa các năm. Sự
biến động đó được thể hiện qua biểu đồ sau
Hình 4.1: Biểu đồ biến động chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm
4.3.1.1. Chi phí nhân công
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không biến động nhiều giữa các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí chi trả cho nhân công là hơn 89 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là 93 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm
2010 và 2011 ta thấy chi phí này của năm 2011 có phần cao hơn năm 2010 là 3 triệu đồng, tương đương cao hơn 4%. Năm 2012, chi phí này là 85 triệu
đồng, so với năm 2011, chi phí này lại có phần thấp hơn, giảm đi 7.87%,
tương ứng giảm 7,3 triệu đồng.
4.3.1.2. Chi phí sản xuất chung
Chi phí dàn dựng
Đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì chi phí dàn dựng chủ yếu là là chi phí dàn dựng gian hàng. Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí dàn dựng không đồng đều giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ thể năm 2010, chi phí dàn dựng là hơn 1,6 tỷ đồng, đến năm 2011, chi phí này là hơn 2 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí dàn dựng năm 2011 cao hơn năm 2010 là 385 triệu đồng, tương đương cao hơn 23,21%. Năm 2012, chi phí dàn dựng là hơn 2 tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần tăng lên
4,81%, tương ứng tăng hơn 98 triệu đồng. Nguyên nhân của sự tăng giảm chi phí dàn dựng này là do số lượng sự kiện tổ chức của mỗi năm đều khác nhau.
Năm 2010 với 5 sự kiện, năm 2011 và năm 2012 số lượng sự kiện được thực
0 500,000,000 1,000,000,000 1,500,000,000 2,000,000,000 2,500,000,000 NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012 CP DD CP QBTT CP NC CP PVTT CP TT CP in ấn
40
hiện mỗi năm là 7 sự kiện. Do đó, ta thấy chi phí dàn dựng của năm 2010 thấp
hơn so với chi phí dàn dựng gian hàng của năm 2011 và năm 2012 cũng là
điều dễ hiểu.
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền
Đây cũng là một loại chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy, chi phí này cũng tăng giảm không ổn
định qua các năm. Năm 2010, chi phí này là hơn 592 triệu đồng, đến năm
2011, chi phí này là hơn 601 triệu đồng, tương đương tăng hơn 9 triệu đồng, tức tăng 1.53% so với năm 2010. Đến 2012, chi phí này là hơn 509 triệu đồng. So với năm 2011, chi phí này có phần thấp hơn 91 triệu đồng, tương đương
thấp hơn 15.26%.
Chi phí tổng thể phục vụ sự kiện
Đây là chi phí không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Đối với những sự kiện nhỏ thì chi phí này chủ yếu chỉ là chi phí thuê mặt bằng.
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí này không đồng đều giữa các năm. Cụ thể năm 2010, chi phí thuê mặt bằng là hơn 1,85 tỷ đồng, đến
năm 2011, chi phí này là 1,82 tỷ đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí thuê mặt bằng năm 2011 có phần thấp hơn năm 2010 là khoảng 29 triệu đồng tương đương thấp hơn 1.58%. Năm 2012, chi phí này là hơn 1,9
tỷ đồng, so với năm 2011, chi phí này có phần cao hơn, tăng lên 5.92%, tương ứng tăng 108 triệu đồng. Nguyên nhân chủ yếu của sự tăng giảm chi phí này là do một phần tác động của giá cả thị trường, hay cụ thể hơn là giá thuê mặt bằng của sự từng nơi tổ chức sự kiện đều khác nhau và tùy thuộc vào số lượng sự kiện được tổ chức trong năm đó.
Chi phí in ấn
Qua bảng tổng hợp chi phí trong 3 năm 2010, 2011, 2012 trên ta thấy chi phí in ấn cũng không ổn định theo từng năm, mà tùy thuộc và số lượng sự kiện tổ chức được trong năm. Năm 2010 công ty tổ chức được 5 sự kiện có quy mô
nhỏ với tổng chi phí in ấn là hơn 76 triệu đồng. Đến năm 2011, số lượng sự
kiện nhỏ được tổ chức là 7, nâng tổng chi phí in ấn là hơn 109 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm ta thấy có sự tăng lên khá cao, tăng lên 43.30% tức tăng 33 triệu đồng. Đến năm 2012, chi phí in ấn cho 7 sự kiện là hơn 129 triệu đồng,
tăng hơn so với năm 2011 với một khoản chi phí là 20 triệu đồng, tức tăng
18.53% so với năm 2011. Do số lượng sự kiện được tổ chức nhiều hơn nên chi
phí in ấn các loại brochures, các bao thư, hợp đồng cũng tăng theo. Do đó, làm tổng chi phí in ấn của từng năm cũng tăng theo một lượng tương đương.
41
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Qua bảng tổng hợp chi phí trên ta thấy chi phí cho việc trang trí hội chợ cũng không đồng đều giữa các năm, nhưng không có sự biến động quá lớn. Cụ
thể năm 2010, chi phí này là hơn 534 triệu đồng, đến năm 2011, chi phí này là
hơn 565 triệu đồng. So sánh giữa 2 năm 2010 và 2011 ta thấy chi phí trang trí hội chợ năm 2011 cao hơn năm 2010 là 30 triệu đồng, tương đương cao hơn
5,69%. Năm 2012, chi phí trang trí hội chợ là khoảng 601 triệu đồng, so với
năm 2011, chi phí này có phần tăng lên 6,41%, tương ứng tăng hơn 36 triệu đồng.
4.3.2. Phân tích cơ cấu chi phí của công ty
Để thực hiện được một sự kiện, cần phải có sự đóng góp của nhiều loại chi phí. Và trong tổng chi phí của một sự kiện, mỗi loại chi phí sẽ đóng góp khác nhau, và chắc chắn sẽ có loại chi phí chiếm tỷ lệ cao, có loại chi phí sẽ
chiếm tỷ lệ thấp, tùy vào sự đóng góp của chi phí đó đối với tổng chi phí của sự kiện. Phân tích cơ cấu chi phí sẽ cho ta biết được chi phí nào chiếm tỷ trọng cao nhất, và chi phí nào có tỷ trọng thấp hơn trong tổng chi phí thực hiện, để
từ đó có thể đưa ra những thuận lợi cũng như khó khăn của từng loại chi phí trong một sự kiện.
Ta có bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của các sự kiện có quy mô nhỏ qua các năm như sau
42
Bảng 4.2. Bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của sự kiện quy mô nhỏ qua các năm ĐVT: đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%)
Chi phí nhân công 89.654.980 2 93.242.000 2 85.906.876 2 Chi phí sản xuất chung, trong đó 4.718.658.767 98 5.147.698.704 98 5.319.139.258 98
- Chi phí dàn dựng gian hàng 1.661.771.435 35 2.047.625.435 39 2.146.249.762 40
- Chi phí in ấn 76.214.500 2 109.216.754 2 129.463.875 2
- Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên
truyền hội chợ 592.146.735 12 601.200.757 11 509.412.357 9
- Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (CP thuê mặt bằng)
1.853.650.000
39 1.824.327.000 35 1.932.437.864 36
- Chi phí cơ sở vật chất trang trí HC 534.876.097 11 565.328.758 11 601.575.400 11
43
Qua bảng tổng hợp cơ cấu chi phí của quy mô nhỏ trên ta thấy tỷ trọng
của chi phí nhân công và tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm. Tuy tổng tỷ trọng của chi phí sản xuất chung đồng đều giữa các năm,