4.2.2.1 Khả năng thanh toán nợ của các doanh nghiệp tham gia
Đối với bất cứ sự kiện hay hội chợ, Festival nào, thì sự tham gia của các doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Sau công tác vận động mời gọi doanh nghiệp tham gia, trước khi diễn ra hội chợ và ngay sau khi ký kết hợp đồng, thường thì các doanh nghiệp tham gia sẽ thanh toán trước 50% chi phí tham gia cho công ty, và sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần còn lại cho công ty. Do chỉ nhận được 50% chi phí của các doanh nghiệp tham gia nên công ty phải ứng trước một lượng chi phí để thực hiện hội chợ và số
36
một số trường hợp do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, mà đơn vị
doanh nghiệp tham gia có thể thanh toán chậm hoặc doanh nghiệp đó mất khả năng thanh toán, thì khả năng thu hồi được lượng chi phí mà công ty đã bỏ ra
ban đầu là rất khó. Bên cạnh đó, ngoài sự tham gia cộng tác của các doanh nghiệp khách hàng truyền thống, thì công ty còn phải vận động thêm sự tham gia của các doanh nghiệp mới. Vì là những khách hàng mới của công ty nên uy tín về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp này cũng là một trong những vấn đề mà công ty khó có thể kiểm soát. Do đó, rủi ro về khả năng
thanh toán của các đơn vị doanh nghiệp tham gia cũng là điều rất đáng quan tâm. Tuy nhiên, trong 3 năm 2010, 2011 và 2012, rủi ro về khả năng thanh
toán của các doanh nghiệp tham gia được công ty kiểm soát khá hiệu quả và chưa làm ảnh hưởng đến tổng chi phí của công ty. Nhưng đây cũng là một trong những yếu tố mà khi xảy ra rủi ro thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng chi phí của công ty, nên cũng cần phải quan tâm để thực hiện chi phí một cách tốt hơn.
4.2.2.2. Đánh giá sai về thị trường tổ chức sự kiện
Việc xác định thị trường hoạt động của một kỳ hội chợ (địa điểm tổ
chức) có yếu tố quyết định đến sự thành công của hội chợ đó. Đối với một thị
trường hoạt động (địa điểm tổ chức) một kỳ hội chợ nhất định phải xét về
nhiều yếu tố: đó là tính khả thi của thị trường, nhu cầu quảng bá thương hiệu,
sản phẩm của doanh nghiệp tại thì trường đó, khả năng vận động nguồn kinh phí tài trợ từ các đơn vị, doanh nghiệp và số lượng cũng như nhu cầu thực tế của lượng khác tham quan… tất cả đều có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu
quả hoạt động cũng như sự thành của hội chợ đó. Vì vậy ngay từ ban đầu việc quyết định địa điểm (thị trường) hoạt động của một kỳ hội chợ đòi hỏi cần
phải có sự tính toán kỹ lưỡng và đánh giá đúng đắn về nhu cầu và tính khả thi
của hoạt động hội chợ tại một thị trường cụ thể. Nếu không trong quá trình triển khai và tổ chức các hoạt động của Hội chợ sẽ gặp nhiều khó khăn trong
công tác vận động doanh nghiệp tham gia cũng như việc vận động nguồn kinh phí tài trợ cho hoạt động của hội chợ, đồng thời lượng khách tham quan cũng
giảm… tất nhiên các yếu tố này sẽ có sự ảnh hưởng nhất định đến nguồn chi
phí phục vụ hội chợ của công ty, điều này cũng có nghĩa lượng chi phí mà công ty chi ra sẽ tăng và lợi nhuận của công ty tất nhiên cũng sẽ bị giảm.