3.4.1. Tổ chức nhân sự
Tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng: ghi chép, theo dõi, tính toán các số liệu phát sinh, theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh và theo dõi các nghiệp vụ thu chi trong quá trình hoạt động của cộng ty.
Nhiệm vụ:
+ Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy. Tổ
chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời các nghiệp
vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán công ty
theo chế độ hiện hành. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí
mật các tài liệu và số liệu kế toán công ty. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng độ ngũ nhân viên kế toán trong công ty.
+ Kế toán viên: Là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi của
công ty, ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Quản lý sổ sách, tài chính,
tham mưu và đề xuất các phương án sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Thực
hiện lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán theo qui định của pháp
luật và có trách nhiệm bảo vệ an toàn toàn bộ các tài liệu chịu trách nhiệm
quản lý. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng công ty, Giám đốc điều hành và Ban lãnh đạo của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban lãnh đạo và kế toán trưởng giao phó.
+ Thủ quỹ: Đảm nhiệm công tác thu – chi tại công ty, theo dõi sổ quỹ,
ghi chép các khoản tăng (giảm) tiền mặt trong sổ quỹ hàng ngày và tổng kết,
báo cáo kế toán.
Kế toán trưởng
30
3.4.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán
Chế độ kế toán
Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty là chế độ kế toán theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính ban hành “Chế độ Kế toán doanh nghiệp” áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước.
Hình thức kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ cái;
31
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
32
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 4.1. KHÁI QUÁT VỀ CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA CÔNG TY
Công ty Cổ Phần Hội chợ Quốc tế và Phát triển Nông thôn là công ty
dịch vụ, với hoạt động chính là tư vấn, trực tiếp tổ chức Festival, hội chợ triễn lãm nông nghiệp, công nghiệp, thương mại dịch vụ trong nước và quốc tế; tổ
chức hội thảo khoa học tọa đàm, các chương trình PR hỗ trợ phát triển thương
hiệu doanh nghiệp.
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên các loại chi phí khác hẳn với các loại chi phí của doanh nghiệp sản xuất. Các loại chi phí phát sinh
tại công ty chỉ bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung (không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Do đó, đề tài sẽ chỉ
phân tích những biến động của chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nhân công
Chi phí nhân công là chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài, lao động thời vụ trong thời gian chính thức diễn ra hội chợ. Tùy theo quy mô hội chợ
lớn hay nhỏ mà số lượng nhân công thuê ngoài nhiều hay ít. Do đó, công ty
phải bỏ ra một lượng chi phí chi trả cho nhân công thuê ngoài này.
Chi phí sản xuất chung bao gồm các loại chi phí như chi phí dàn dựng (bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu), chi phí in
ấn, chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ (bao gồm chi phí
quảng bá trực quan và chi phí truyền thông trên internet), chi phí phục vụ tổng thể sự kiện (bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước phục vụ sự
kiện, chi phí tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện), chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ (bao gồm chi phí tổ chức các cuộc hội
thảo, hội thi, tọa đàm, chi phí truyền hình trực tiếp), chi phí cơ sở vật chất trang trí phục vụ hội chợ…
Chi phí dàn dựng
Chi phí dàn dựng bao gồm chi phí dàn dựng gian hàng và chi phí dàn dựng sân khấu khai mạc.
Dàn dựng gian hàng là một trong những yếu tố quan trọng không thể
thiếu trong bất cứ hội chợ hay Festival nào. Bất cứ hội chợ nào cũng cần phải có gian hàng, dù là hội chợ đó có quy mô lớn hay nhỏ.Và chi phí dàn dựng
33
này lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của chương trình và diện tích mặt bằng tổ chức hội chợ.
Dàn dựng sân khấu nhằm phục vụ cho chương trình khai mạc, bế mạc
của hội chợ, các chương trình biểu diễn nghệ thuật, các hoạt động hội thảo, hội thi diễn ra trong khuôn khổ hội chợ.
Chi phí quảng cáo quảng bá tuyên truyền cho hội chợ
Quảng bá tuyên truyền cho sự kiện bao gồm quảng bá trực quan tác động trực tiếp đến khách tham quan và truyền thông trên internet.
Đây là chi phí phục vụ cho công tác tuyên truyền, quảng bá hội chợ và
các chương trình hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đến các khách tham quan trong và ngoài địa bàn tổ chức hội chợ. Chi phí quảng bá trực quan này bao gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế băng-rôn, cờ phướn, pano nhằm tuyên truyền cổ động trực quan đến khách tham quan; chi phí quảng bá tuyên truyền trên đài phát thanh truyền hình và các chi phí quảng cáo tại hội chợ như
chi phí phát loa trước và trong khi diễn ra hội chợ,… nhằm đưa thông tin hội chợ đến khách tham quan trong và ngoài địa bàn diễn ra hội chợ. Đối với các sự kiện lớn có quy mô tầm cỡ quốc gia, thì ngoài việc quảng bá trực quan, thì còn phải thực hiện quảng bá truyền thông trên internet, chi ohi1 này thường bao gồm các loại chi phí như chi phí thiết kế xây dựng website riêng cho sự
kiện, chi phí nhân viên trực website và cập nhật thông tin sự kiện…
Chi phí in ấn
Chi phí này chủ yếu tập trung vào in các mẫu brochures. Để chuẩn bị
cho một hội chợ hay một Festival, thì brochures là một yếu tố không thể thiếu
để vận động, mời gọi các đơn vị doanh nghiệp tham gia hội chợ. Brochures hội chợ là công cụ tiếp thị các thông tin chủ yếu của chương trình hội chợ đến các đối tượng khách hàng, chứa các thông tin giới thiệu chung về sự kiện mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Do đó, brochures cần phải
được thiết kế đẹp, bắt mắt khách hàng và được in với số lượng lớn để gửi cho các đơn vị doanh nghiệp nhằm mời gọi khách hàng tham gia.
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện
Chi phí này bao gồm các loại chi phí như chi phí thuê mặt bằng, chi phí
điện nước, chi phí tổ chức an ninh. Cũng như yếu tố gian hàng, mặt bằng là yếu tố không thể thiếu cho bất cứ sự kiện hội chợ nào. Mặt bằng tổ chức hội chợ là nơi để dàn dựng gian hàng, nơi diễn ra tất cà các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ. Và tùy theo sự kiện lớn hay nhỏ, số lượng gian hàng nhiều hay ít mà diện tích mặt bằng thuê rộng hay hẹp. Do đó, chi phí thuê mặt bằng cũng
34
tùy thuộc vào diện tích nơi diễn ra hội chợ. Đồng thời, địa bàn tổ chức hội chợ cũng ảnh hưởng một phần đến chi phí thuê mặt bằng, hội chợ có quy mô nhỏ sẽ được tổ chức tại địa bàn huyện, do đó chi phí này sẽ có phần thấp hơn so
với hội chợ được tổ chức tại địa bàn tỉnh, thành phố. Bên cạnh đó, chi phí
phục vụ tổng thể còn bao gồm chi phí điện, nước phục vụ cho hội chợ trong quá trình diễn ra hội chợ và chi phí cho công tác tổ chức an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện cũng là điều khá quan trọng trong chi phí phục vụ tổng thể của hội chợ, nhằm đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách an toàn và hiệu quả.
Chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ
Tùy thuộc vào quy mô sự kiện ở cấp nào, cấp vùng hay cấp quốc gia mà số lượng các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ nhiều hay ít. Các hoạt động
đó có thể là hoạt động an sinh phúc lợi xã hội (trao tặng học bổng, nhà tình
thương,…); các hội thi, hội thảo, hội nghị, tọa đàm gắn liền với chủ đề của hội chợ; các chương trình văn nghệ phục vụ khách tham quan. Ngoài các hoạt
động trên thì đối với một số sự kiện có quy mô lớn, thì còn kèm theo chương
trình truyền hình trực tiếp, nhằm quảng bá đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước cũng như các khách tham quan về chương trình hoạt động của sự
kiện. Đây cũng là một điểm khác biệt giữa sự kiện có quy mô nhỏ và sự kiện có quy mô lớn, vì chỉ có những sự kiện có quy mô lớn mới có thêm loại chi phí này.
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ
Ngoài các chi phí phục vụ cho việc dàn dựng gian hàng, chi phí tổ chức các hoạt động trong hội chợ thì chi phí cho việc trang trí trong hội chợ cũng chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của một sự kiện hội chợ. Trang trí hội chợ nhằm tạo vẻ mỹ quan cho các gian hàng tại hội chợ, thu hút khách tham quan cũng như các doanh nghiệp mới đến với hội chợ. Bên cạnh đó, việc trang trí hội chợ còn nhằm khẳng định vị thế và nhằm quảng bá thương hiệu
của các doanh nghiệp tham gia. Cơ sở vật chất trang trí hội chợ thường bao gồm các hoạt động như trang trí cổng chính, cổng phụ ra vào của khu hội chợ, trang trí đường phố, cổng hơi tại các tuyến đường,…
4.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty 4.2.1. Nhân tố bên ngoài công ty
4.2.1.1. Biến động của giá cả thị trường
Giá cả thị trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi
35
hướng tăng theo từng năm. Do đó, hầu hết các loại chi phí phục vụ cho công tác hội chợ cũng có xu hướng tăng theo, chẳng hạn như chi phí dàn dựng, chi phí in ấn các mẫu Brochures, chi phí thiết kế các loại banner, quảng cáo, chi phí thuê mặt bằng… cũng đều tăng theo.
Tuy giá cả thị trường là yếu tố bên ngoài, chỉ mang tính khách quan,
nhưng cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty, công ty khó có thể kiểm soát được yếu tố này. Nhưng công ty có thể thực hiện tiết kiệm chi phí, cắt giảm những chi phí không cần thiết để có thể kiểm soát
được chi phí của công ty mình.
4.2.1.2. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp
Bất cứ một sự kiện hội chợ hay Festival nào cũng cần có sự tham gia của các doanh nghiệp. Tuy là yếu tố bên ngoài, nhưng mức độ tham gia của các doanh nghiệp cũng tác động một phần không nhỏ đến tổng chi phí của công ty. Mức độ tham gia của các doanh nghiệp bao gồm số lượng doanh nghiệp tham gia trong một kỳ hội chợ và mức độ tài trợ của một doanh nghiệp dành cho hội chợ đó. Nếu trong một kỳ hội chợ, số lượng doanh nghiệp tham gia ít, điều đó
có nghĩa là công ty phải bỏ ra một lượng chi phí để thực hiện hội chợ. Bên
cạnh đó, vận động sự tài trợ của doanh nghiệp dành cho hội chợ hay Festival
cũng khá quan trọng. Chi phí tăng, đồng nghĩa với việc vận động tài trợ của các doanh nghiệp gặp khó khăn. Nguồn kinh phí tài trợ của doanh nghiệp có ý
nghĩa quan trong đối với chi phí của công ty. Mặc dù khi doanh nghiệp tài trợ, công ty vẫn phải bỏ ra một lượng chi phí để phục vụ lại cho doanh nghiệp đó, chẳng hạn như đầu tư quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Tuy nhên, lượng kinh phí công ty bỏ ra để phục vụ lại cho đơn vị tài trợ thường ít hơn
kinh phí mà doanh nghiệp tài trợ cho công ty. Do đó, nguồn kinh phí tài trợ của các doanh nghiệp cũng góp một phần quan trọng đối với việc làm giảm chi phí thực hiện của công ty.
4.2.2. Nhân tố bên trong công ty
4.2.2.1 Khả năng thanh toán nợ của các doanh nghiệp tham gia
Đối với bất cứ sự kiện hay hội chợ, Festival nào, thì sự tham gia của các doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Sau công tác vận động mời gọi doanh nghiệp tham gia, trước khi diễn ra hội chợ và ngay sau khi ký kết hợp đồng, thường thì các doanh nghiệp tham gia sẽ thanh toán trước 50% chi phí tham gia cho công ty, và sau khi kết thúc hội chợ, doanh nghiệp sẽ thanh toán phần còn lại cho công ty. Do chỉ nhận được 50% chi phí của các doanh nghiệp tham gia nên công ty phải ứng trước một lượng chi phí để thực hiện hội chợ và số
36
một số trường hợp do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, mà đơn vị
doanh nghiệp tham gia có thể thanh toán chậm hoặc doanh nghiệp đó mất khả năng thanh toán, thì khả năng thu hồi được lượng chi phí mà công ty đã bỏ ra
ban đầu là rất khó. Bên cạnh đó, ngoài sự tham gia cộng tác của các doanh nghiệp khách hàng truyền thống, thì công ty còn phải vận động thêm sự tham gia của các doanh nghiệp mới. Vì là những khách hàng mới của công ty nên uy tín về khả năng thanh toán của các doanh nghiệp này cũng là một trong những vấn đề mà công ty khó có thể kiểm soát. Do đó, rủi ro về khả năng
thanh toán của các đơn vị doanh nghiệp tham gia cũng là điều rất đáng quan tâm. Tuy nhiên, trong 3 năm 2010, 2011 và 2012, rủi ro về khả năng thanh
toán của các doanh nghiệp tham gia được công ty kiểm soát khá hiệu quả và chưa làm ảnh hưởng đến tổng chi phí của công ty. Nhưng đây cũng là một trong những yếu tố mà khi xảy ra rủi ro thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng chi phí của công ty, nên cũng cần phải quan tâm để thực hiện chi phí một cách tốt hơn.
4.2.2.2. Đánh giá sai về thị trường tổ chức sự kiện
Việc xác định thị trường hoạt động của một kỳ hội chợ (địa điểm tổ
chức) có yếu tố quyết định đến sự thành công của hội chợ đó. Đối với một thị