VỚI CHI PHÍ KẾ HOẠCH
4.5.1. Đánh giá việc thưc hiện chi phí của công ty giữa chi phí thực tế so với chi phí kế hoạch
Bất cứ công ty khi hoạt động đều lập ra những kế hoạch cụ thể. Và lập kế hoạch chi phí là một yêu cầu không thể thiếu trong việc kinh doanh của công ty. Đối với công ty Cồ phần hội chợ quốc tế và phát triển nông thôn cũng thế. Trước khi tổ chức sự kiện, công ty cũng phải lập kế hoạch dự trù kinh phí
để hoạt động có hiệu quả hơn, và thường công ty chỉ lập dự trù ở những sự
kiện có quy mô lớn với tầm cỡ cấp vùng, quốc gia.
Trong 3 năm 2010, 2011, 2012 công ty đã tổ chức được 3 sự kiện có quy mô lớn: năm 2010 với Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang,
năm 2011 với Festival Lúa Gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng, và năm 2012 với Hội chợ Tây Nam Bộ: Hội chợ thành tựu 10 năm xây dựng và phát triển vùng
Đồng Bằng Sông Cửu Long.
Khi thực hiện một sự kiện, chi phí thực hiện có thể phát sinh thêm, hoặc
giảm đi. Do đó, tổng chi phí của một sự kiện có thể cao hơn hoặc thấp hơn so
với chi phí kế hoạch đã đề ra.
Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế của từng hội chợ theo từng năm như sau:
56
CHÊNH LỆCH TT/KH
CHỈ TIÊU CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
SỐ TIỀN TỶ LỆ (%)
Chi phí nhân công 609.645.000 701.674.547 92.029.547 15,10 Chi phí sản xuất chung 12.593.608.000 12.902.155.350 308.538.353 2,4 Chi phí dàn dựng 4.868.000.000 4.292.530.000 -575.470.000 -11,82
- Chi phí dàn dựng gian hàng 2.987.000.000 1.455.793.500 -1.531.206.500 -51,26
- Chi phí dàn dựng sân khấu 1.881.000.000 2.836.736.500 -955.736.500 -50,81
Chi phí in ấn 231.801.000 232.031.147 230.147 0,10
Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 268.807.000 307.543.500 38.736.500 14,41
- Quảng bá trực quan 268.807.000 307.543.500 38.736.500 14,41
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 1.023.000.000 1.082.836.706 59.836.706 5,85
- Chi phí thuê mặt bằng 569.756.000 600.000.000 30.244.000 5,31
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 345.098.000 402.457.356 57.359.356 16,62
- Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 108.146.000 80.379.350 -27.766.650 -25,68
Chi phí tổ chức các hoạt động trong HC 4,057.000.000 3.228.946.000 -828.054.000 -20,41
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 2.989.000.000 2.745.000.000 -244.000.000 -8,16
- Chi phí truyền hình trưc tiếp 1.068.000.000 483.946.000 -584.054.000 -54,69
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 2.145.000.000 3.758.268.000 1.613.268.000 71,21 Tổng cộng 13.203.253.000 13.603.829.900 400.567.900 3
Bảng 4.5: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2010
ĐVT: đồng
57
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được
đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
Hình 4.5: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2010
Qua bảng phân tích trên ta thấy, nhìn chung chi phí thực hiện của công ty theo từng sự kiện là chưa được tốt so với chi phí kế hoạch đã đề ra. Tổng chi phí kế hoạch của năm 2010 cho Festival Trái cây Việt Nam lần thứ nhất tại Tiền Giang là 13,2 tỷ đồng, tổng chi phí thực hện là 13,6 tỷ đồng, tương đương cao hơn chi phí kê hoạch 400 triệu đồng, tương ứng cao hơn 3% so với chi phí kế hoạch đề ra ban đầu. Đây là một biểu hiện chưa được tốt của công ty trong việc thực hiện chi phí. Qua biểu đồ ta thấy nguyên nhân chính cuả sự
vượt định mức chi phí này là do chi phí cơ sở vật chất thực hiện quá lớn, trong kí đó, chi phí kế hoạch lại quá thấp. Tuy nhiên các loại chi phí như chi phí dàn dựng, chi phí tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ đều thực hiện khá tốt so với chỉ tiêu kế hoạch. Những loại chi phí còn lại như chí phí thuê nhân công, chi phí in ấn tuy có thực hiện có cao hơn so với kế hoạch, nhưng chỉ vượt định mức kế hoạch một phần nhỏ không đáng kể. Nguyên nhân là do có nhiều chi phí phát sinh thêm trong quá trình thực hiện sự kiện, chi phí in ấn, thiết kế các pano, cờ phướn, banner phục vụ quảng cáo cho hội chợ tăng, số
lượng nhân công thuê ngoài nhiều hơn dự trù, …
Đến năm 2011, công ty thực hiện khá tốt phần thực hiện chi phí so với kế hoạch. Ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát
sinh trong năm 2011 như sau
CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC HĐ CP TT CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
58
CHÊNH LỆCH TT/KH
CHỈ TIÊU CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
SỐ TIỀN TỶ LỆ (%)
Chi phí nhân công 1.946.600.000 2.454.432.978 507.832.978 26,09 Chi phí sản xuất chung 21.953.800.000 20.195.179.909 -1.758.620.908 -8,0 Chi phí dàn dựng 7.961.000.000 6.933.744.790 -1.027.255.210 -12,90
- Chi phí dàn dựng gian hàng 3.525.000.000 2.501.202.790 -1.023.797.210 -29,04
- Chi phí dàn dựng sân khấu 4.436.000.000 4.432.542.000 -3.458.000 -0,08
Chi phí in ấn 426.140.000 302.270.000 -123.420.000 -29,07 Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 823.160.000 1.142.105.962 318.945.962 38,75
- Quảng bá trực quan 623.160.000 957.717.962 334.557.962 53,69
- Chi phí truyền thông trên internet 200.000.000 184.388.000 -15.612.000 -7,81
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 1.480.000.000 1.716.435.500 236.435.500 15,98
- Chi phí thuê mặt bằng 790.000.000 800.000.000 10.000.000 1,27
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 440.000.000 567.435.500 127.435.500 28,96
- Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 250.000.000 349.000.000 99.000.000 39,60
CP tổ chức các hoạt động trong HC 6.208.500.000 4.039.187.640 -2.169.312.360 -34,94
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 4.228.500.000 3.310.187.640 -918.312.360 -21,72
- Chi phí truyền hình trưc tiếp 1.780.000.000 729.000.000 -1.051.000.000 -59,04
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 5.055.000.000 6.061.435.200 1.006.435.200 19,91 Tổng cộng 23.900.400.000 22.649.612.070 -1.250.787.930 -5,23
Bảng 4.6: Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2011 ĐVT: đồng
59
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch rõ nét giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được
đề ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
Hình 4.6: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2011
Năm 2011, chi phí thực hiện Festival Lúa gạo lần thứ hai tại Sóc Trăng
là 22 tỷ đồng, trong khi đó, chi phí kế hoạch đề ra cho sự kiện này là 23 tỷ đồng. So sánh ta thấy tổng chi phí kế hoạch của sự kiện này cao hơn so với tổng chi phí công ty đã thực hiện, hay nói cách khác, công ty đã thực hiện chi phí khá hiệu quả, thấp hơn 1,2 tỷ đồng, tương ứng thấp hơn 5,23% so với chi phí công ty đề ra. Điều này cũng chứng minh được việc thực hiện chi phí của công ty khá tốt. Cụ thể, chi phí dàn dựng thấp hơn 1tỷ đồng, tương ứng thấp
hơn 12,9%, chi phí in ấn thấp hơn 29,07% tương ứng thấp 123.triệu đồng. Bên
cạnh đó, cũng có một số chi phí gia tăng so với kế hoạch, chẳng hạn chi phí
nhân công cao hơn 26,09% tức cao hơn 507 triệu đồng, chi phí phục vụ tổng thể sự kiện tăng 236 triệu đồng, tương ứng tăng 15,98% do chi phí thuê mặt bằng tăng, chi phí điện nước phục vụ hội chợ cũng tăng. Nhưng nhìn chung, tổng chi phí của Fesival Lúa gạo lần thứ hai của năm 2011 công ty cũng đã thực hiện khá tốt.
Tuy nhiên đến năm 2012, việc thực hiện chi phí của công ty có phần thực hiện không tốt, ta có bảng so sánh giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm 2012 như sau
CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC HĐ CP TT CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
60
CHÊNH LỆCH TT/KH
CHỈ TIÊU CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
SỐ TIỀN TỶ LỆ (%)
Chi phí nhân công 590.000.000 573.483.500 -16.516.500 -2,80 Chi phí sản xuất chung, trong đó 10.928.768.000 11.328.229.920 399.461.920 3,65 Chi phí dàn dựng 4.508.000.000 4.709.251.000 201.251.000 4,46
- Chi phí dàn dựng gian hàng 3.078.000.000 1.759.276.000 -1.318.724.000 -42,84
- Chi phí dàn dựng sân khấu 1.430.000.000 2.949.975.000 1.519.975.000 106,29
Chi phí in ấn 193.000.000 205.475.478 12.475.478 6,46 Chi phí quảng cáo, quảng bá tuyên truyền HC 305.768.000 324.458.368 18.690.368 6,11
- Quảng bá trực quan 305.768.000 324.458.368 18.690.368 6,11
- Chi phí truyền thông trên internet - - - -
Chi phí phục vụ tổng thể sự kiện 900.000.000 857.820.781 -42.179.219 -4,69
- Chi phí thuê mặt bằng 470.000.000 415.000.000 -55.000.000 -11,70
- Chi phí điện nước phục vụ hội chợ 297.000.000 295.357.281 -1.624.719 -0,55
Chi phí tổ chức an ninh trong hội chợ 133.000.000 147.463.500 14.463.500 10,87
CP tổ chức các hoạt động trong HC 2.987.000.000 3.157.853.000 170.853.000 5,72
- Chi phí hội thảo, hội thi, diễn đàn 2.987.000.000 3.157.853.000 170.853.000 5,72
- Chi phí truyền hình trưc tiếp - - - -
Chi phí cơ sở vật chất trang trí hội chợ 2.035.000.000 2.073.371.302 38.371.302 1,89 Tổng cộng 11.518.768.000 11.901.713.429 382.945.429 3,32
Bảng 4.7. Bảng so sánh chi phí giữa thực tế so với kế hoạch năm 2012 ĐVT: đồng
61
Qua bảng số liệu trên ta thấy có sự chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế phát sinh trong năm. Có loại chi phí sẽ vượt định mức kế hoạch, và cũng có loại chi phí thực hiện ít hơn so với chi phí kế hoạch được đề
ra. Sự chênh lệch đó được thể hiện qua biểu đồ sau
Hình 4.7: Biểu đồ chênh lệch chi phí giữa thực tế và kế hoạch năm 2012 Nhưng đến năm 2012, ta thấy chi phí thực hiện lại có phần cao hơn so
với chi phí kế hoạch. Với sự kiện Hội chợ Tây Nam Bộ, chi phí kế hoạch công ty đề ra là hơn 11,51 tỷ đồng, nhưng chi phí thực hiện có phần cao hơn với tổng chi phí phát sinh là hơn 11,9 tỷ đồng, cao hơn 382 triệu đồng, tương ứng
cao hơn 3,32% so với kế hoạch đề ra. Ta thấy hầu hết các loại chi phí trong
năm 2012 đều cao hơn so với chi phí kế hoạch. Chi phí dàn dựng, chi phí in
ấn, các hoạt động trong hội chợ cũng đều tăng. Có nhiều nguyên nhân làm chi phí thực hiện này cao hơn chi phí kế hoạch. Số lượng gian hàng tham gia nhiều hơn dự kiến ban đầu, số lượng in ấn các loại Brochures cũng cao hơn, chi phí tổ chức các cuộc hội thảo tạo đàm cũng gia tăng… Tuy tổng chi phí thực hiện của công ty cao hơn so với kế hoạch, nhưng với tỷ lệ và mức độ
không cao, nên cũng không đáng lo ngại. Tuy nhiên đây cũng là một điểm mà công ty cần lưu ý để có thể thực hiện chi phí một cách tốt hơn.
4.5.2. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của công ty qua các chỉ số tài chính
Để đánh giá công ty thực hiện chi phí có tốt hay không, ta tiến hành phân tích tỷ suất chi phí. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt
động kinh doanh cũng như chất lượng quản lý của công ty. Qua tỷ số này ta có
CP DD CP in ấn CP QBTT CP NC CP PVTT CP TC HĐ CP TT CP KẾ HOẠCH CP THỰC TẾ
62
thể kết luận sơ bộ là công ty kinh doanh có hiệu quả hay không. Và tỷ số này
được tính từ tổng chi phí và tổng doanh thu của công ty. Ta có bảng tỷ suất chi phí như sau
Bảng 4.8. Bảng tỷ suất chi phí của công ty qua các năm
Nguồn: Phòng kế toán công ty
Qua bảng số liệu trên ta thấy
Năm 2010 tỷ suất chi phí là 78,43%. Điều này cho thấy tuy tỷ suất chi phí vẫn còn trong định mức cho phép nhưng vẫn khá cao. Điều này chứng tỏ
công tác quản lý chi phí của công ty vẫn chưa có hiệu quả tối đa và tình hình
hoạt động của công ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao.
Năm 2011, tỷ suất chi phí của công ty là 80,60%, tăng 2,17% so với năm
2011. Nguyên nhân cua việc tăng tỷ suất này là do trong năm 2011, công ty đã tổ chức được sự kiện có quy mô tầm cỡ quốc gia. Với sự kiện đó đã làm cho tổng doanh thu của công ty trong năm tăng lên và chi phí cũng vì vậy mà tăng
lên kéo theo. Tuy nhiên sự gia tăng này vẫn là phù hợp mặc dù vẫn ở mức khá cao, và cũng đã chứng tỏ được công ty hoạt động có lợi nhuận.
Năm 2012, tỷ suất chi phí là 75,69%, đã giảm 4,9% so với năm 2011. Nguyên nhân của sự giảm tỷ suất này la do doanh thu của năm 2012 không nhiều bằng doanh thu của năm 2011, do năm 2012 công ty chỉ tổ chức sự kiện lớn có quy mô cấp vùng. Tuy tỷ số chi phí năm 2012 giảm hơn so với năm
2011 nhưng vẫn ở còn mức khá cao. Vì thế công ty cần có những biện pháp để hạ thấp tỷ suất chi phí nhằm thực hiện và quản lý chi phí tốt hơn.
Nhìn chung trong 3 năm, tỷ suất chi phí của công ty đều ở mức cho phép, nhưng vẫn với tỷ lệ khá cao. Điều này nói lên một phần hiệu quả quản lý chi phí của công ty vẫn chưa được thực hiện tốt nhất. Do đó công ty cần có những biện pháp thực hiện chi phí tiết kiệm và quản lý chi phí một cách tốt
hơn.
CHÊNH LỆCH
CHỈ
TIÊU
NĂM 2010 NĂM 2011 NĂM 2012
2011/2010 2012/2011 Tổng CP 18,412,143,647 27,457,925,817 16,710,027,176 9,045,782,170 -10,747,898,641 Tổng DT 23,475,785,963 34,067,453,739 22,075,786,480 10,591,667,776 -11,991,667,259 LN trước thuế 5,063,642,316 6,609,527,922 5,365,759,304 1,545,885,606 -1,243,768,618 Tỷ suất CP (%) 78.43 80.60 75.69 2.17 -4.90
63
CHƯƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỘI CHỢ QUỐC TẾ VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 5.1. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN
5.1.1 Thuận lợi
Qua thời gian thực tập tại công ty, em có một số nhận xét về mặt thuận lợi của công ty như sau
Được sự bảo trợ của Bộ Nông Nghiệp & PTNT, Báo Nông nghiệp Việt Nam, UBND các tỉnh/thành phố, Công ty Cổ phần Hội chợ Quốc tế & PTNT (IFA)
trong suốt những năm qua đã tổ chức thành công các kỳ hội chợ, sự kiện,
Festival mang cấp quốc gia, quốc tế, được nhiều địa phương, đơn vị, doanh
nghiệp biết đến như là một trong những công ty chuyên nghiệp, hàng đầu
trong lĩnh vực tổ chức hội chợ, sự kiện, Festival trên phạm vi trong và ngoài
nước.
Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty IFA đã xây dựng được nền móng
khá vững chắc trong công tác xây dựng thương hiệu (có đại diện thương hiệu ở Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long).
Tạo được lòng tin đối với các địa phương, đơn vị doanh nghiệp, khách hàng… Đã thiết lập, xây dựng và phát triển mối quan hệ đối tác bền vững với các địa phương, nhất là các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long với hơn 1.500 doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là với các cơ quan Bộ, Ngành
Trung ươngcạnh đó, lĩnh vực tổ chức sự kiện là một lĩnh vực khá mới mẻ, số
lượng công ty hoạt động trong lĩnh vực này còn ít. Do đó công ty ít gặp phải sự cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
Đội ngũ nhân viên khá chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Điều này một phần tạo nên sự thành công sự thành công của các kỳ hội chợ và tạo được lòng tin đối với khách hàng.
5.1.2. Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi của công ty như đã nêu ở trên, thì công ty vẫn