tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công ty TNHH khánh vân

 Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp sốliệu đầy đủ, kịp thời số hiện c

Mục lục Trang

Chương I Những vÊn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp xây dựng.

5

1.1 Sù cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 5

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 7 1.2 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 8

1.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 15

1.4.1 Kế toán tổng hợp nhập – xuất nguyên vật liệu theo phương

1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập – xuất theo phương pháp Kiểm kê

2.2.5 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty 55 2.2.6 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu 56 2.2.7 Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu 66 2.2.8 Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu 73 2.2.9 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 73

Chương III Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở

Công ty TNHH Khánh vân.

74

3.1 Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật

3.2 Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật

PHẦN MỞ ĐẦU

Trong những năm qua, nền kinh tế Việt nam có những thay đổi mang tính thờiđại, với nhiều thách thức trong quá trình hội nhập Đối với các nhà Doanh nghiệpViệt nam, đây là giai đoạn thử thách quan trọng, một mặt nó mở ra những cơ hội,triển vọng đầy hứa hẹn mặt khác nó chứa đựng những rủi ro khó lường của quyluật cạnh tranh Do đó, việc quản lý, lãnh đạo khoa học, có hiệu quả các hoạt độngkinh tế đã trở thành yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp nói chung và ngànhxây dựng cơ bản ( XDCB )nói riêng để duy trì sự tồn tại và sự phát triển của mình.Xây dựng cơ bản ( XDCB )là ngành sản xuất vật chất độc lập có chức năng tái sảnxuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân, nó tạo ra cơ

sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng cho đất nước Vì vậy,với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế hộinhập buộc các doanh nghiệp nhất là các ngành XDCB phải tìm ra con đường đúngđắn, phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tếthị trường

Thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh là phải đáp ứng tốt nhu cầu thị trường,giành lợi nhuận tối đa các doanh nghiệp XDCB phải trang trải được các chi phí bỏ

ra và có lãi Đặc biệt, trong XDCB nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (70-80%)trong tổng giá trị công trình Do đó, hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu

có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, một sự biến đổi nhỏ vềnguyên vật liệu còng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Đòi hỏicông tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Doanh nghiệp luôn được cải tiến vàhoàn thiện

Là doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dùng, Công ty TNHH Khánh Vân cũng đang đứng trước vấn đề bức xúc là làm sao quản lý có hiệu quả nguyên

vật liệu Vấn đề khó khăn là phải theo dõi chặt chẽ sự biến động nguyên vật liệu

để quản lý, sử dụng có hiệu quả nhất và đồng thời tìm ra những giải pháp để vậndụng lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt sáng tạo đúng chế độ, phù hợp vớiđặc điểm của doanh nghiệp Thời gian qua công ty đã có nhiều đổi mới trong tổchức công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đãmang lại những thành công Tuy nhiên, không phải không còn những tồn tại, cần

có sự nghiên cứu sáng tạo để tìm ra giải pháp hoàn thiện

Với kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập ở trường cùng với sự

hướng dẫn đầy nhiệt tình của Cô giáoTiến sỹ Ngô Thị Thu Hồng, sự giúp đỡ tận

tình của các đồng chí trong ban lãnh đạo, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kếtoán, em đã làm quen và tìm hiểu công tác kế toán thực tế tại công ty Em nhậnthấy kế toán nguyên vật liệu trong Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiềuvấn đề cần được quan tâm, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán nguyên vật

liệu Vì vậy, trong phạm vi nội dung bài viết này em xin trình bày về vấn đề “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Khánh vân”.

Mặc dù rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của Cô giáocũng như các đồng chí lãnh đạo và phòng kế toán Công ty nhưng do nhận thức,trình độ của bản thân nên bài viết này không tránh khỏi những sai sót và hạn chế

Em rất mong nhận được những ý kiến tham gia của Cô giáo Tiến sỹ Ngô Thị Thu

Hồng sửa chữa, bổ sung cho em để bài viết này được hoàn thiện hơn

Nội dung của luận văn gồm có:

Phần mở đầu

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp xây dựng.

ChươngII: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ( NVL ) trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có Ých củacon người tác động vào Theo Mác, tất cả những vật thể thiên nhiên xung quanh ta

mà lao động có Ých có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều làđối tượng lao động nhưng không phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vậtliệu

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sảnphẩm mới có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mặt hiệnvật thì nguyên vật liệu được tiêu dùng hoàn toàn, không giữ nguyên hình thái vậtchất ban đầu Về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ mộtlần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do vậy, người ta nói rằng nguyên vật liệu đốivới sản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất nh cơm ăn nước uống hàng ngày củacon người Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vìvậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà cònảnh hưởng lớn trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chấtlượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêucầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội

Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại của chínhmình Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giáthành hạ nhất đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là doanh nghiệp phải quantâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp vàlàm tăng thêm sản phẩm cho xã hội

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quyluật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai tháctốt đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường Muốn cósản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đadạng, giá cả hợp lý Mét trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩm phải

kể đến các yếu tố đầu vào mà NVL là một trong những yếu tố quan trọng Mặtkhác, trong ngành xây dựng chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn (70-80%) trong giáthành.Vì vậy, quản lý NVL trong doanh nghiệp XDCB là yêu cầu cấp bách để đạtđược mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ,phương pháp quản lý NVL là khác nhau, ngoài ra nó còn phụ thuộc vào khả năngcủa người quản lý Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủngloại NVL ngày càng đa dạng phong phó Ở nước ta, NVL được sản xuất ở nhiềunơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng, số lượng kích cỡ khác nhau

Do đó yêu cầu quản lý NVL trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặtchẽ số lượng, chất lượng… NVL nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốtnhất

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất việc quản lýNVL đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản,

dự trữ và sử dụng

- Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại NVL được thu mua đủkhối lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại Kế hoạch thu mua đúng tiến độphù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp phảithường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua

để từ đó chọn nguồn thu mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phíthu mua thấp nhất

- Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản NVL phải quan tâm tới việc tổ chức tốt

kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng

chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, tránh hư háng mất mát, hao hụt đảm bảo

an toàn là một trong những yêu cầu quản lý NVL

- Khâu dự trữ: Thóc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của NVL, hạn chế NVL

bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ

Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ tối đa và định mức dữ trữ tốithiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, giánđoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn doviệc dự trữ quá nhiều

- Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dông phải thực hiện việc sử dụng hợp lý,

tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao NVLtrong giá thành sản phẩm tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, ở khâu này cầnphải cẩn tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dông NVLtrong quá trình sản xuất

Nh vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng, thực tế vẫn còn có nhiềudoanh nghiệp để thất thoát NVL do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc khôngthực hiện đúng yêu cầu Vậy nên, để quản lý tốt NVL thì doanh nghiệp phải luônphải cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiệntốt các nhiệm vụ sau:

 Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắcchuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

 Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp sốliệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật liệu trongquá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán

 Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch

sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệpcần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụcho yêu cầu quản trị doanh nghiệp

1.2 Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụngrất nhiều loại, thứ NVL khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng tính năng lýhoá khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vô cho

kế toán quản trị doanh doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại NVL Mỗi doanhnghiệp do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại NVLkhác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định

Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại, cácnhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất vàyêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà NVL được chia thành những loại sau:

- NVL chính ( có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài ) là đối tượng laođộng chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra nh ximăng, gạch, ngãi …trong doanh nghiệp xây dựng Đối với nửa thành phẩm muangoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm

- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất chế tạosản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản,bao gói sản phẩm như các thuốc nhuộm, thuốc tẩy trong doanh nghiệp dệt, bao bì

và vật liệu đóng gói sản phẩm…

- Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, chohoạt động máy móc thiết bị, phương tiện vận tải nh xăng, dầu, hơi đốt…

- Thiết bị cơ bản: Bao gồm các thiết bị cần lắp, không cần lắp các vật kết cấu,các vật tư xây dựng… dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp

- Phô tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để sửa chữa, thay thế máy móc,thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào loại kể trên gồm phế liệu

do qua trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi được từviệc thanh lý tài sản cố định

- Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị NVL mà mỗi loại NVL trên được chia thànhcác nhóm, các thứ một cách chi tiết

* Căn cứ vào nguồn gốc của NVL có thể chia NVL trong doanh nghiệp thànhcác loại:

- NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếutặng

- NVL tự chế: Do doanh nghiệp tù sản xuất

* Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL, NVL có thể chia thành:

+ NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

* NVL dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm

* NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộphận quản lý của doanh nghiệp

+ NVL dùng cho nhu cầu khác

* NVL đem góp vốn liên doanh

* NVL đem quyên tặng

* NVL nhượng bán

Ngoài ra còn một số cách phân loại khác nữa

Ngoài các cách phân loại vật liệu nh trên, để phục vụ cho quản lý vật liệu mộtcách tỷ mỷ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kếtoán thì doanh nghiệp có thể lập danh điểm vật liệu.

Lập danh điểm là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệthống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡchúng tuỳ theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư, có thể xây dựngtheo nhiều cách khác nhau, nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lắp.Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại,nhóm vật tư, kết hợp với những chữ cái của tên vật tư để ký hiệu tên vật tư

Sổ danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất trên phạm vi toàn doanh nghiệp

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế.

Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định trị giá trị của nguyên vật liệu ở

những thời điểm nhất định theo những nguyên tắc nhất định

Khi đánh giá NVL phải tuân thủ những nguyên tắc nhất sau:

* Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực – 02 Hàng tồn kho, vật liệu phải đượcđấnh giá theo giá gốc Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn

bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm

và trạng thái hiện tại

* Nguyên tắc thận trọng : Vật liệu được đánh giá theo giá gốc nhưng trườnghợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần

có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính củahàng tồn kho (vật liệu) trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính đểhoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

* Nguyên tắc nhất quán : Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vậtliệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thìphải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán doanh nghiệp

có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thếcho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thờiphải giải trình được sự thay đổi đó.

Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểmkhác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua

- Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập

- Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn hàng xuất

- Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ

*Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

Trong doanh nghiệp, NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị củachúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể nh sau:

- Với NVL nhập kho do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các khoản thuế không đượchoàn lại, chi vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chiphí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua NVL, trừ đi các khoản chiết khấuthương mại và giảm giá hàng bán do không đúng quy cách, phẩm chất

Trường hợp mua NVL vào sử dụng cho đối chịu thuế giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng

Trường hợp mua NVL vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phóc lợi, các

dự án thì bao gồm cả thuế GTGT ( tổng giá thanh toán)

- Với NVL do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế bao gồm giávốn thực tế của NVL xuất kho mang đi chế biến cộng với chi phí thuê gia công chếbiến thực tế cộng với chi phí vận chuyển, bốc xếp đưa NVL đi gia công và đưa vậtliệu về nhập kho

- NVL tù sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

- NVL nhận của các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn liên doanh: Trịgiá vốn thực tế của NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá cộng các chi phíkhác phát sinh khi tiếp nhận NVL

- Với NVL do ngân sách Nhà nước cấp, biếu tặng : Trị giá vốn được xác định

là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh

- Phế liệu thu hồi được nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nó là giá ước tính ( cóthể bán được, có thể sử dụng được)

*Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.

Do NVL nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tếmỗi lần nhập cũng khác nhau, vì vậy rất khó xác định được ngay giá NVL xuất khotrong mỗi lần nhập Nhiệm vụ kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế xuấtkho NVL cho các nhu cầu đối tượng sử dụng khác nhau, theo đúng phương pháptính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhấtquán trong niên độ kế toán

Tuỳ theo đặc điểm yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghịêp màdoanh nghiệp sẽ đăng ký áp dụng một trong những phương pháp tính giá NVLxuất kho sau:

- Đánh giá NVL theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vậtliệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đểtính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho

- Phương pháp bình quân gia quyền : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất khođược tính căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyềntheo công thức

Trị giá thực tế vật liệutồn đầu kỳ

+ Trị giá thực tế vật liệunhập trong kỳ

Đơn giá

bình quân

=

Số lượng vật liệu tồnđầu kỳ

+ Số lượng vật liệu nhậptrong kỳ

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật liệu Đơn giá bình quân

có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bìnhquân cố định Theo cách này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giávốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tinkịp thời

Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn gíabình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động Theo cách này xác định đượctrị giá vốn thực tế vật liệu hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời Tuy nhiênkhối lượng tính toán sẽ nhiều hơn

- Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dùa trên giả địnhhàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trịgiá vật liệu cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng

- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này dùa trên giả định làhàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá vậtliệu cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

Ngoài các phương pháp tính trị giá vật liệu xuất kho theo chuẩn mực Hàng tồn kho thì các doanh nghiệp còn có thể áp dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp này tính trị giávốn thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho vàđơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

1.2.2.2 Phương pháp tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của vật liệu là

giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thờiđiểm nào đó ) và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và trong mộtthời gian dài Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệunhập, xuất Cuối kỳ, tính ra trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo hệ số giá

Trị giá vốn thực tế vật liệu

tồn đầu kỳ

+ Trị giá vốn thực tế vậtliệu nhập trong kỳ

1.3 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kếtoán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ sốhiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm thứ vật liệu về số lượng và giá trị.Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vàvận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lývật liệu

- Phiếu nhập kho(Mẫu 01- VT);

- Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( Mẫu 03-VT);

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá(Mẫu 08-VT)

- Hoá đơn(GTGT)- MS 01 GTKT - 2LN;

- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2LN;

-Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03- BH);

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định vềmẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm vềtính hợp lý, hợp pháp của chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu 04- VT);

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT);

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07 – VT);

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

1.3.2.1 phương pháp ghi thẻ song song

*Nội dung:

+ ở kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất,tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp

lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vàochứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ vật tưhàng hoá cho phòng kế toán

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số(thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tìnhhình nhập, xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểmtra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đểghi vào sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng.Cuối tháng,

kế toán lập Bảng kê nhập – xuất – tồn trên sổ kế toán tổng hợp

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho và thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệutrên sổ kế toán tổng hợp;

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương phápghi sổ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ:1

ThÎ kho

PXKPNK

ThÎ (sæ)chi tiÕt

B¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån

Sæ kÕ to¸n tæng hîp

Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độtin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàngtồn kho

Nhược điểm: Khối ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều

chủng loại vật tư) ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho

Điều kiện áp dụng:

Thích hợp trong các doanh nghiệp Ýt có chủng loại vật tư, khối lượng cácnghiệp vụ nhập, xuất Ýt, phát sinh không thường xuyên trình độ nhân viên kế toánchưa cao

1.3.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

có thể lập bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất để thuận tiện cho việc theo dõi và ghi sổđối chiếu luân chuyển vào cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi cả chỉtiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luânchuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho vàtrên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần)

Phương phỏp này cú thể khỏi quỏt bằng sơ đồ sau:

Vẫn trựng lắp chỉ tiờu số lượng giữa ghi chộp của thủ kho và kế toỏn

- Nếu khụng lập bảng kờ nhập, bảng kờ xuất vật tư thỡ việc sắp xếp chứng từnhập, xuất trong cả thỏng để ghi chộp, đối chiếu luõn chuyển dễ phỏt sinh nhầm lẫnsai sút Nếu lập bảng kờ nhập, bảng kờ xuất thỡ khối lượng ghi chộp vẫn lớn

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phũng kế toỏn chỉ được tiếnhành vào cuối thỏng, vỡ vậy hạn chế việc kiểm tra của kế toỏn

Theo phương phỏp này, để bỏo cỏo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệutrờn thẻ kho

Điều kiện ỏp dụng:

Thẻ kho

Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày

Đối chiếuGhi cuối tháng

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụnhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL, do vậykhông có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

1.3.2.3 Phương pháp sổ số dư

*Nội dung

+ ở kho: Thủ kho vẫn sử sụng “ Thẻ kho” để ghi chép nh hai phương pháptrên Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “ Sổ số dư” số tồn kho cuối thángcủa từng thứ vật liệu cột số lượng

“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “sổ sốdư” vật liệu được sắp sếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm,cộng loại Cuối mỗi tháng, “ Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép

ở phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻkho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó, kế toán ký xácnhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnhchứng từ và tổng hợp giá trị ( giá hoạch toán) theo từng nhóm, loại vật liệu để ghichép vào cột “ Số tiền” trên “ Phiếu giao nhận chứng từ” số liệu này được ghi vào

“Bảng kê luỹ kế nhập” và “Bảng kê luỹ kế xuât” vật liệu

Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộngtổng số tiền theo từng nhóm vật liệu để ghi vào “Bảng kê nhập – xuất – tồn”.Đồng thời, sau khi nhận được “ Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứvào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật liệu tương ứng

để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiện Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số

dư bằng tiền “Sổ số dư” với cột trên “ Bảng kê nhập – xuất – tồn” Đối chiếu sèliệu trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

Trình tù ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

B¶ng luü kÕ xuÊtB¶ng kª nhËp - xuÊt- tån

Sæ kÕ to¸n tæng hîp

Ghi hµng ngµyGhi cuèi th¸ng

§èi chiÕu hµng ngµy

+ Công việc được dàn đều trong tháng.

- Nhược điểm

+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật liệu nên để có thông tin vềtình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻkho.

+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rấtphức tạp

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

1.4.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho.

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh , kiểm tra

và giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát

NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thườngxuyên Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm NVL của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp

có phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từngnghiệp vụ nhập, xuất kho, nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lầnvào thời điểm vào cuối tháng Tương ứng với hai phương thứ kiểm kê, trong kếtoán NVL nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạchtoán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê thường xuyên và phương pháp kiểm kêđịnh kỳ Theo chế độ kế toán quy định trong các doanh nghiệp chỉ áp dụng mộttrong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói trên tuỳ thuộc vào đặc điểmkinh doanh của doanh nghiệp

- Theo phương pháp kiểm kê thường xuyên kế toán thực hiên vệc ghi chépphản ánh một cách thường xuyên và có hệ thống tình hình nhập, xuất NVL vào tàikhoản và sổ kế toán trên cơ sở chứng từ nhập, xuất

Nh vậy, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được xác định trên cơ sở tổnghợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tựơng sử dụng vàđược phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán.

Giá trị của NVL tồn kho có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào

- Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho : là phương pháp không theo dõithường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho trên các tài khoản hàng tồnkho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, căn cứ vào

số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trêntài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho, mà lại căn cứ vàotrị giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kêcuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vậtliệu xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu khác : sản xuất hay phục vụ quản

lý sản xuất sản phẩm, có nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp Hơn nữatrên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư háng (nếu có).Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sảnxuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các doanh nghiệpthương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

1.4.1.1 Kế toán tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên.

1.4.1.1.2 Tài khoản ( TK )sử dông

Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”, TK này dùng để ghi chép số liệu có và tìnhhình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

TK 152 có thể mở được thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiếttheo từng loại, nhóm, thứ vật liệu, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanhnghiệp

+ 1521 : Nguyên vật liệu chính

+ 1522 : Vật liệu phụ

* TK 331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể: Từng ngườibán, người nhận thầu Khi lập bảng cân đối kế toán, số dư chi tiết bên nợ được ghivào chỉ tiêu trả trước cho người bán, số dư chi tiết bên có được ghi vào chỉ tiêuphải trả cho người bán.

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường : TK này dùng để phản ánh giá trịcác loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán vớingười bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp

Dư nợ : Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho

+ Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác nh : TK

111, 112, 141, 128, 222, 241, 627, 641, 642

1.4.1.1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng (nhập) vật liệu:

* Tăng do mua ngoài :

- Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về : (theo phương pháp khấu trừthuế)

Nợ TK 152 (chi tiết liên quan)

Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141 : Trả tiền ngay

HoặcCó TK 331, 311, 341 : Chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay Cã

TK 331, 311, 341 : Cha tr¶ tiÒn hoÆc mua b»ng tiÒn vay

- Trường hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh (theo phươngpháp trực tiếp)

Nợ TK 152

Có TK 111, 331, 112

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn : Nếu trong tháng hàng về nhập khonhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán ghi giá trị vật liệu nhậpkho theo giá tạm tính

+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính :

Nợ TK 152 (ghi đen)

Nợ TK 133

Có TK 331 (ghi đen)+ Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính :

Nợ TK 152 (ghi đỏ)

Nợ TK 133

Có TK 331 (ghi đỏ)+ Hoặc có thể tiến hành nh sau :

Nợ TK 152 (ghi đỏ theo giá tạm tính)

Có TK 331 (ghi đỏ theo giá tạm tính)Sau đó ghi :

Nợ TK 152 (gheo theo giá hoá đơn)

Có TK 331 (ghi theo hoá đơn)

- Trường hợp hàng đang đi đường : Nếu trong tháng nhận được hoá đơn màcuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi :

* Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)

Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến)

* Tăng do nhận vốn liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát, quyêntặng

Nợ TK 152

Có TK 411 (4112)

* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê

Khi kiểm kê phát hiện thừa tùy từng nguyên nhân đã xác định, kế toán nhưsau :

- Nếu xác định là của doanh nghiệp

- Nếu xác định vật liệu thừa không phải là của doanh nghiệp kế toán phản ánhgiá trị vật liệu thừa vào TK 002 “Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ gia công”.

* Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh :

Nợ TK 152

Có TK 128, 222

- Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấutrừ

Nợ TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nép

Có TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

* Tăng do đánh giá lại :

Nợ TK 152(Sè chênh lệch tăng)(Sè chªnh lÖch t¨ng)

Có TK 412 (Số chênh lệch tăng)

1.4.1.1.3 Phương pháp kế toán tổng hợp giảm (xuất) vật liệu :

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho nhucầu sản xuất sản phẩm và một số nhu cầu khác như góp vốn liên doanh, nhượngbán, cho thuê kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tínhtoán chính xác giá thực tế dùng theo phương pháp tính đã đăng ký và phân bổ đúngvào các đối tượng sử dụng

* Xuất kho vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh :

Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi :

Nợ TK 621 : Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627 (6272) : Dùng cho phục vụ quản lý ở các phân xưởng, béphận sản xuất

Nợ TK 641 (6412) : Dùng cho nhu cầu bán hàng

Nợ TK 642 (6422) : Dùng cho sửa chữa TSCĐ, cho SXCB

Có TK 152 : Chi tiết liên quan

* Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến :

Nợ TK 154 : Chi tiết liên quan

Có TK 152 :

* Xuất vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác

Căn cứ vào giá trị vốn góp do Hội đồng liên doanh định và giá thực tế (giátrị ghi số) vật liệu xuất góp vốn liên doanh để xác định chênh lệch :

+ Nếu giá trị góp vốn lớn hơn giá thực tế kế toán ghi :

Nợ TK 128, 222 : Giá trị vốn góp

Có TK 412 : Chênh lệch tăng

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu+ Nếu giá trị góp vốn nhỏ hơn giá thực tế vật liệu :

Nợ TK 128, 222 : Giá trị vốn góp

Nợ TK 412 : Chênh lệch giảm

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu

* Xuất bán, cho vay :

Căn cứ giá thực tế số vật liệu xuất bán hoặc cho vay ghi :

Nợ TK 632, 138 (1388)

Có TK 152

* Giảm do mất mát, thiếu hụt Mọi trường hợp phát hiện vật liệu bị thiếuhụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản, phải xác định nguyên nhân

và người chịu trách nhiệm vật chất

+ Nếu do ghi chép nhầm lẫn, cân đong đo đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kếtoán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định:

Nợ TK 621, 627, 641, 642,

Có TK 152

+ Nếu thiếu hụt trong định mức được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642

Có TK 152+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên :

Nợ TK 111 - Sè bồi thường vật chất đã thu

Nợ TK 334 - Trừ vào tiền công

Nợ TK 138 (1388) - Sè bồi thường phải thu

Nợ TK 632 –Số tổn thất sau khi trừ các khoản thu hồi

Có TK 152+ Nếu chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý :

Nợ TK 138 (1381)

Có TK 152+ Khi có quyết định xử lý, tùy trường hợp cụ thể ghi :

Nợ TK 111, 334, 632

Có TK 138 (1381)Tài sản của doanh nghiệp, trong đó vật liệu có thể được đánh giá lại trongmột số trường hợp cần thiết nh :

- Khi có quyết định của Nhà nước về định giá tài sản

- Khi đem tài sản đi góp vốn liên doanh, góp cổ phần

Số chênh lệch do đánh giá lại được hạch toán theo trình tự sau :

Sơ đồ hạch toán chênh lệch đánh giá lại vật liệu

TK 412 TK 412

Chênh lệch giảm về

đánh giá lại vật liệu

Chênh lệch giảm về đánh giá lại vật liệuTrong quá trình kinh doanh, do có sự biến động về giá cả trên thị trường,nên một số vật liệu có thể bị giảm giá Điều này có thể xảy ra có thể không xảy ra.Nếu xảy ra giảm giá thực tế, có nghĩa là khoản tiền chênh lệch đó sẽ là 1 khoảnthiệt hại của doanh nghiệp Vì vậy kế toán cần phải ước tính được phần giá trị củavật tư có thể bị giảm giá để dự phòng

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định

kỳ

* Tài khoản ( TK )sử dông

- Tài khoản 152, 151 : Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối vớicác doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK

152, 151 không dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ, mà chỉ dùng đểkết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng hoá mua đang đi được lúc đầu kỳ, cuối

kỳ vào TK 611 “Mua hàng”

- Tài khoản 611 “Mua hàng” : Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư,hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ

Tài khoản 611 không có số dư và được mở 2 tài khoản cấp 2 :

TK 6111 : Mua nguyên vật liệu

TK 6112 : Mua hàng hoáNgoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác nhau phươngpháp kê khai thường xuyên

* Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu :

- Căn cứ giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước đểkết chuyển vàoTK 611 lúc đầu kỳ :

Nợ TK 111, 112 : Nếu thu lại ngay

Nợ TK 138 (1388) : Chưa thu được ngay

Nợ TK 331 : Trừ vào nợ

Có TK 611 (6111) : Giá trị hàng mua trả lại+ Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đủ qui cách, phẩm chất )cũng được hạch toán tương tự

- Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê vật liệu, kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ nh sau :

Trị giá thực tế VL = Trị giá thực tế + Trị giá thực tế VL - Trị giá thực tế

xuất dùng VL tồn đầu kỳ mua vào trong kỳ VL tồn cuối kỳ

Để xác định được trị giá thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu,đối tượng, cho sản xuất sản phẩm, mất mát, hao hụt , kế toán phải kết hợp với sốliệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theodõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất

Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ nh sau :

- Kết chuyển trị giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ

Nợ TK 152

Có TK 611 (6111)

- Trị giá thực tế vật liệu xuát dùng cho sản xuất, xuất bản

Nợ TK 621 - Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

1.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hìnhthành nên một hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp

Có 4 hình thức kế toán:

- Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung

+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ Cỏi

Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng kờ tổnghợp cỏc chứng từ cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm( Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ gốc đi kốm, phảiđược kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn

Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ cú cỏc loại sổ sau:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cỏi

- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết

Sơ đồ : 5 Trỡnh tự ghi sổ NVL theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu cuối kỳ hoặc cuối tháng

Chứng từ nhập, xuất NVL

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 152

Bảng cân đối số phát sinh

1.6 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dông máy vi tính

1.6.1 Sự cần thiết khách quan của việc tin học hoá công tác kế toán

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các DN càng trở nên gay gắtviệc cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của

DN Xuất phát từ những lợi Ých lớn của tổ chức kế toán trên máy vi tính theo phầnmềm kế toán động so với tổ chức công tác kế toán thủ công , thì việc tổ chức kếtoán trên máy là thật sự cần thiết bởi các lý do sau:

- Nền kinh tế thị trường phát triển thì quy mô hoạt động của các doanh nghiệpcàng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngàycàng cao làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và ccung cấp thông tin ngày càng khókhăn phức tạp

- Yêu cầu kiểm soát quản lý của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tinphải có sử dụng công nghệ thông tin dưới quyền chủ động của con người Hệthống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bêntrong tổ chức, kiểm soát nội bộ tốt là tiền đề để quản trị có hiệu quả và hiệu lực củadoanh nghiệp

- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích

sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau đòi hỏi cung cấp thông tin hữu Ýchvới chất kượng, khối lượng, nội dung kết cấu thời điểm của thông tin theo nhiềumục đích khác nhau tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sửdụng thông tin kế toán, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính

Khi tổ chức kế toán tên máy phải thực hiện các nguyên tắc sau:

Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạtđộng của DN

Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ các bộ kế toán và các bộ quản

lý của DN

Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao

Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán

Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

1.6.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong sử dụng phần mềm kế toán

1.6.2.1 Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý

+ Tổ chức mã hoá:

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp líp các đốitượng cần quản lý Nhờ đó, sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanhchóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặtkhác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhậpliệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phảiđầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp vớichế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán Việc xác định các đối tượng cần mãhoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp Thông thường,trong công tác kế toán NVL, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:

- Danh mục tài khoản ( TK 152,111,331,621 )

- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Danh mục vật , sản phẩm hàng hoá

- Danh mục khách hàng (nhà cung cấp)

………

+ Khai báo, cài đặt:

Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, DN phải khai báo cài đặt thông tin đặcthù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hànghoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính Thông qua việc cài đặt những

thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông

số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định)

+ Chứng từ kế toán:

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấpthông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thôngtin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng

Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy

- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kếtoán NVL với các bộ phận kế toán khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toánchi phí và giá thành Cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kếtoán đảm nhận phần hành kế toán NVL để tiến hành nhập liệu

+ Hệ thống tài khoản kế toán:

Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống TK cấp 1, cấp 2 dùa trên

hệ thống tài khoản do Bé Tài chính ban hành

Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xâydựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoáchi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vàodoanh nghiệp Tuỳ theo phương pháp kế toán kiểm kê thường xuyên hay kiểm kê định

kỳ mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ đượchạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổsác kế toán, người sử dụng có thể “lọc”theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết

+ Trình tự kế toán:

Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm, để tăng cường tính tự độnghoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giá trị gia tăng của từng vật liệu ở phần danhmục Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán

vậ liệu thành hai phần kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuấtvật liệu Với vật liệu khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản,

lưu dữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho cuả từng loại vật liệu Trongđiều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết NVL tại kho và phòng kếtoán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng và ởkho có máy tính nối mạng.

Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chiphí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập cùng một phiếunhiều loại vậy liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùngkho Nếu phát sinh chi phí thu mua cầp phân bổ chi chí cho từng vật liệu nhập kho

để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho

Đối với những vật liệu xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốnxuất kho Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng mộttrong các phương pháp : thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuấttrước, nhập sau - xuất trước…Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý, hoặccác mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho

để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từphù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất Khi đó chứng

từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK 152, kế toán chỉ nhập sèchứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo sốlượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bóttoán Chi phí vật liệu là khoản chi phí vậ liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chiphí nên khi xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuấttheo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành

Đối với vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giávốn hàng xuất bán Do đó, cần thiết kế chứng từ phù hợp với hoạt động này, Có thểcho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bót toán phản ánh giá vốn đi kèm đểkhi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàngbán Nhưng bót toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể chưatính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm Các chứng từthường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuất kho

kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn

tự động hoặc giá vốn thủ công), hoá bán hàng (giá bán trong danh mục, giá bán thủcông) phiếu xuất chuyển kho…

Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõitừng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng hàng nhập đồng thời cho biết sốlượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bót toán giávốn cùng với các bót toán khác Việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thểbiết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việcquản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:

Theo quy định hiện hành, DN có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toánsau:

kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanhnghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thốnghoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Hệ thống các sổ sách,bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đưsợc thiết lập trên máy về cơ bản đềudùa trên những mẫu sổ đã được quy định sẵn, ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lýcủa DN mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiếtkhác

CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH KHÁNH VÂN

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty TNHH Khánh Vân.

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH Khánh Vân.

Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu cần thiết của phát triển cơ sở hạ tầng, côngtrình giao thông nhằm đáp ứng mục tiêu phát triển kinh tế - chính trị - xã hội trongnhững năm đầu thành lập tỉnh Hà giang, nên ngày 29/06/1996 Công ty TNHHKhánh vân được UBND tỉnh Hà giang cho phép hoạt động trong lĩnh vực xây dựngcác công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi và thủy điện theo Quyết định số 328/

QĐ - KHĐT ngày 29/6/1996 của Sở Kế hoạch Hà giang

Công ty TNHH Khánh vân có trụ sở giao dịch tại Tổ 3 Thị trấn Vinh Quang Hoàng Su phì - Hà giang, Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân có tài khoản tiềngửi tại Ngân hàng nên công ty chủ động trong việc liên hệ, ký kết các hợp đồngkinh tế với khách hàng: nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng, côngnghiệp, các công trình giao thông, thủy lợi và có khả năng thi công các công trìnhngầm dưới nước các công trình ngầm trong lòng đất Kể từ khi thành lập đến nay,công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong thi công, quản lý và đã xây dựngnhiều loại hình nhà ở mới bằng phương pháp lắp ghép cùng với nhiều công trìnhgiao thông, thủy lợi và các công trình ngầm khác bằng phương pháp khoan nổ mìn.Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng bước củng cố

-và phát triển toàn diện Đặc biệt công ty đã có một đội ngò kỹ sư giàu kinhnghiệm, công nhân có trình độ tay nghề vững vàng, có các thiết bị tiên tiến hiện đạicủa nhiều nước trên thế giới như Nga, Nhật, Trung Quốc… Từ đó công ty luônsẵn sàng đáp ứng, nhận thầu các công trình quan trọng… Có thể đánh giá sự pháttriển của công ty thông qua việc thực hiện một số chỉ tiêu sau:

STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009

6 Nguồn vốn kinh doanh 8.648.478.118 10.895.995.491

7 Doanh thu thuần 48.809.651.202 52.346.978.128

8 Lợi nhuận trước thuế 770.359.245 896.457.316

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất ở công ty

Công ty tổ chức sản xuất theo từng đội Có tất cả 10 đội trong đó 1 xưởng sửachữa và các đội xây dựng từ số 1 đến số 9 Các đội sản xuất là đơn vị kinh tế phụthuộc của Công ty thực hiện hạch toán theo nội bộ công ty Đội chịu sự lãnh đạotrực tiếp của Giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chứcnăng, của pháp luật Nhà nước

Vốn của công ty bao gồm vốn cố định và vốn lưu động là vốn của tư nhân đềuđược bổ xung theo lợi nhuận các năm Công ty được quyền vay vốn của tổ chức cánhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh Công ty được gửi tiền vào ngânhàng (kể cả ngoại tệ) Công ty được mở tài khoản ở các cơ sở ngân hàng nhằm đápứng yêu cầu sản xuất kinh doanh

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty

Công ty tổ chức quản lý theo một cấp, đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệmđiều hành hoạt động chung của công ty Giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó giámđốc và các phòng ban chức năng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty: