Khi ỏp dụng phầm mềm kế toỏn, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, thỡ tất cả cỏc yếu tố của hệ thống thụng tin kế toỏn hiện đại được tớch hợp với nhau, đỏp ứng mục tiờu tồn tại của hệ thống thụng tin kế toỏn là cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc và kịp thời và cú hệ thống; đỏp ứng được yờu cầu của cỏc đối tượng sử dụng thụng tin. Núi cỏch khỏc, việc ứng dụng tin học trong cụng tỏc kế toỏn chớnh là việc thiết kế và sử dụng cỏc chương trỡnh theo đỳng nội dung, trỡnh tự của cỏc phương phỏp kế toỏn để thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn, cũng như việc ỏp dụng cỏc phương tiện kỹ thuật để thực hiện cỏc chương trỡnh kế toỏn đó được thiết kế. Nh vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn chớnh là việc nõng cao hiệu xuất cụng tỏc kế toỏn thụng qua tớnh năng ưu việt mỏy vi tớnh và kỹ thuật tin học. Mỏy vi tớnh và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giỳp cho kế toỏn việc trong việc tớnh toỏn , xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn; ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn là điều cần thiết. Nhận thức được vị trớ, vai trũ của việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin kế toỏn năm 2000 Cụng ty đó sử dụng phầm mềm kế toỏn CADS để phục vụ cho cụng tỏc hỏch toỏn, tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành thực tế cỏc khối lượng thi cụng hoàn
thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của mỏy mà hai bộ phận kế toỏn chi tiết và kế toỏn tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toỏn khụng phải cộng dồn, ghi chộp, chuyển sổ theo kiểu thủ cụng. Do đú, thụng tin trờn cỏc sổ cỏi tài khoản được ghi chộp một cỏch thường xuyờn trờn cơ sở cộng dồn từ cỏc nghệp vụ đó được cập nhật một cỏch tự động của mỏy. Kế toỏn khụng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới cú sổ cỏi.
Quy trỡnh xử lý số liệu mà phần mềm CADS mà cụng ty sử dụng cú thể mụ tả như sau. Sơ đồ: 8
Quy trỡnh xử lý hệ thống hoỏ thụng tin trong kế toỏn trờn mỏy vi tớnh được hiểu như sau:
Thụng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toỏn căn cứ vào nội dung
nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ghi chộp trờn chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào mỏy theo đỳng đối tượng đó được mó hoỏ, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khỏch hàng, danh mục vật tư…đỳng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong mỏy sẽ từ động ghi vào sổ chi tiết TK theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào cỏc sổ cỏi TK cú mặt
Chứng từ gốc Mã đối tượng KT Máy vi tính Nội dung nghiệp vụ
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có củaTK bị kết chuyên sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế toán cần thiết.
Bút toán
kết chuyển
trong định khoản, bảng kờ liờn quan. Phần mềm kế toỏn này chỉ tự động thực hiện cỏc toỏn tử đơn giản: cộng, trừ khi xỏc định cỏc số phỏt sinh, số dư tài khoản. Đối với cỏc nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phớ, kết chuyển giỏ vốn…) với chương trỡnh CADS được làm tự động thụng qua cỏc bút toỏn kết chuyển mà ngưới sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trỡnh. Khi người sử dụng chọn bút toỏn kết chuyển đỳng, mỏy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giỏ trị dư nợ ( dư cú) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bờn cú ( bờn nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thụng tin đầu ra: Kế toỏn cú thể in ra bất cứ lỳc nào cỏc sổ chi tiết, sổ cỏi TK
sau khi cỏc thụng tin từ cỏc nghiệp vụ đó được cập nhập bằng phương phỏp “xõu lọc”. Cỏc sổ, bỏo cỏo là kết quả bút toỏn kết chuyển chỉ cú dữ liệu sau khi kế toỏn sử dụng bút toỏn kết chuyển tự động.