của cụng ty.
Cỏc đối tượng cần quản lý thụng tin bao gồm: Cỏc loại chứng từ, cỏc loại tài khoản sử dụng, cỏc loại NVL, sản phẩm hàng hoỏ, danh sỏch khỏch hàng, danh sỏch kho hàng...
Để quản lý cỏc đối tượng này doanh nghiệp cần phải xỏc định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục chứng từ, danh mục tài khoản, danh mục hàng húa, vật tư, danh mục khỏch hàng, danh mục kho hàng.… Phần mềm kế toỏn CADS đó thiết kế cỏc danh mục tương ứng trờn nhằm phục vụ cho việc quản lý cỏc đối tượng cú liờn quan.
+ Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế toỏn CADS , doanh nghiệp thực hiện cụng việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lỳc bắt đầu đưa mỏy vào sử dụng. Theo thiết kế của phần mềm hiện hành đó cú cỏi đặt sẵn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chớnh quy định. Cụng ty đó mở thờm cỏc tài khoản chi tiết cấp 2,3 phục vụ cho yờu cầu quản trị của mỡnh.
Cụng ty thực hiện việc khai bỏo cài đặt cỏc thụng tin liờn quan đến TK bằng menu lệnh: "Danh mục \ Danh mục tài khoản ".
Sau đú kế toỏn sẽ khai bỏo cỏc thụng tin về tài khoản: Mó TK, mó cụng trỡnh, sản phẩm, TK này cú hay khụng theo dừi chi tiết cụng nợ cho từng đối tượng phải trả, nhúm tiểu khoản ….
Kế toỏn sử dụng tài khoản TK152 để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất NGUYờN VậT LIệU của cụng ty, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK1523, TK 1524. Ngoài ra, kế toỏn cũn sử dụng cỏc tài khoản khỏc nh: TK 111, TK112, TK 331,
TK621, TK627.… Cỏc tài khoản này cũng cú thể được mở chi tiết theo yờu cầu và phải thực hiện cụng việc khai bỏo nh trờn.
+ Danh mục khỏch hàng:
Bao gồm khỏch hàng, nhà cung cấp, cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty (liờn quan đến tạm ứng). Dựng để theo dừi chi tiết cụng nợ cho từng đối tượng.
Việc khai bỏo cài đặt thụng tin cho cỏc đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh:
"Danh mục\ danh mục khỏch hàng".
Sau đú kế toỏn sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan đến cỏc nhà cung cấp nh: Mó khỏch hàng, tờn khỏch hàng, địa chỉ, mó số thuế .…
Việc đặt mó khỏch hàng theo quy định sau:
- Với khỏch hàng là đơn vị bỏn: DNB + số thứ tự ( hoặc tờn viết tắt) VD:
Cụng ty Xi măng Tuyờn quang DNB 001 Cụng ty TNHH Tiến đạt DNB 002
Cụng ty XD & TM Phú quý DNB 003
Cụng ty vận tải Vinh cương DNB 004 Cụng ty SX VLXL Thành Đạt DNB 005
- Với khỏch hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự ( hoặc tờn viết tắt) -Với cỏc cỏ nhõn:
+ Cỏ nhõn trong cụng ty: CB + Tờn + Họ + Đệm Vớ dụ: Phạm Hựng Cường CBTNT - Cỏc ngõn hàng: NH + số thứ tự
Vớ dụ: Ngõn hàng ĐT – PT Nụng Nghiệp Hà giang NH002
+Danh mục nhúm hàng hoỏ vật tư:
Hàng húa, vật tư khụng những cú thể theo dừi từng danh điểm mà cũn cú thể theo dừi theo nhúm. Hàng húa, vật tư được tổ chức phõn cấp dưới dạng nhúm Mẹ con hỡnh cõy. Nhúm cú thể phõn cấp đến 06 mức.
Việc khai bỏo cài đặt thụng tin cho cỏc đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh: “Giao dịch/ Danh mục nhúm hàng húa”.
Sau đú người sử dụng sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan nh: số thứ tự nhúm, mó nhúm, tờn nhúm, đỏnh dấu vào ụ nhúm gốc hay nhúm chứa danh điểm vật tư.
+ Danh mục hàng hoỏ vật tư:
Menu thực hiện “Giao dịch/ Danh mục hàng hoỏ”
Để vào được cỏc danh điểm cho một nhúm hàng hoỏ, vật tư, chuyển vệt sỏng tới nhúm đú rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhúm muốn thờm danh điểm phải là nhúm cuối. Nhấn phớm F4 để thờm danh điểm. Sau đú, người sử dụng sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan nh: Mó hàng hoỏ, vật tư ; tờn hàng hoỏ, vật tư ; số thứ tự ; tài khoản kho….
+ Danh mục kho hàng:
Kế toỏn khai bỏo danh mục kho hàng thụng qua menu lệnh: " Danh mục \ Danh mục kho hàng húa - vật tư”.
Sau đú kế toỏn sẽ khai bỏo cỏc thụng tin liờn quan đến kho hàng: Mó kho hàng, tờn kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở . Vớ dụ:
Mó kho Tờn kho ZK 01 ZK 02 ZK 03 … ZK 09 ZK 10 ZK 11 Kho cụng ty
Kho đội xõy dựng số 1 Kho đội xõy dựng số 2
Kho đội xõy dựng số 8
Kho đội xõy dựng số 9 Kho đội xõy dựng số 10