1.6.2.1 Tổ chức mó húa cỏc đối tượng quản lý + Tổ chức mó hoỏ:
Mó hoỏ là cỏch thức để thực hiện việc phõn loại, gắn ký hiệu, xếp lớp cỏc đối tượng cần quản lý. Nhờ đú, sẽ cho phộp nhận diện, tỡm kiếm một cỏch nhanh chúng, khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin tự động, mặt khỏc cho phộp tăng tốc độ xử lý thụng tin, tăng độ chớnh xỏc, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyờn tắc chung của việc mó hoỏ cỏc đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, cú hệ thống, đảm bảo tớnh thống nhất, nhất quỏn và phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành, phần mềm kế toỏn. Việc xỏc định cỏc đối tượng cần mó hoỏ là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yờu cầu quản trị doanh nghiệp. Thụng thường,
trong cụng tỏc kế toỏn NVL, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mó hoỏ: - Danh mục tài khoản ( TK 152,111,331,621...)
- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... - Danh mục vật , sản phẩm hàng hoỏ.
- Danh mục khỏch hàng (nhà cung cấp). ………..
+ Khai bỏo, cài đặt:
Sau khi đó mó hoỏ cho cỏc đối tượng, DN phải khai bỏo cài đặt thụng tin đặc thự liờn quan đến cỏc đối tượng này. Vớ dụ liờn quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoỏ ta cú thể khai bỏo về: kho, tờn, mó, đơn vị tớnh... Thụng qua việc cài đặt những thụng số này thỡ khi làm việc với đối tượng nào, mỏy sẽ tự động hiện lờn cỏc thụng số cài đặt, khai bỏo liờn quan đến đối tượng đú (do đó ngầm định).
+ Chứng từ kế toỏn:
Tổ chức chứng từ kế toỏn là khõu đầu tiờn của cụng tỏc kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thụng tin biến đổi thành thụng tin kế toỏn cung cấp cho cỏc đối tượng sử dụng
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xỏc định và xõy dựng hệ thống danh mục chứng từ trờn mỏy - Tổ chức luõn chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toỏn NVL với cỏc bộ phận kế toỏn khỏc cú liờn quan như: Kế toỏn tổng hợp, kế toỏn chi phớ và giỏ thành... Cuối cựng chứng từ kế toỏn phải được chuyển về bộ phận kế toỏn đảm nhận phần hành kế toỏn NVL để tiến hành nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toỏn:
Trong phần mềm kế toỏn thường cài đặt sẵn hệ thống TK cấp 1, cấp 2 dựa trờn hệ thống tài khoản do Bộ Tài chớnh ban hành.
Cỏc doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mỡnh mà xõy dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo cỏc đối tượng quản lý đó được mó hoỏ chi tiết. Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào
doanh nghiệp. Tuỳ theo phương phỏp kế toỏn kiểm kờ thường xuyờn hay kiểm kờ định kỳ mà ta cú hệ thống tài khoản tương ứng. Khi thực hiện kế toỏn trờn mỏy, chỉ được hạch toỏn tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đú đó mở chi tiết. Khi tỡm, xem, in sổ sỏc kế toỏn, người sử dụng cú thể “lọc”theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
+ Trỡnh tự kế toỏn:
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm, để tăng cường tớnh tự động hoỏ cú thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giỏ trị gia tăng của từng vật liệu ở phần danh mục. Vật liệu cú đặc thự là quản lý tại kho riờng và cú thể chia phần hành kế toỏn vậ liệu thành hai phần kế toỏn cỏc nghiệp vụ nhập và kế toỏn cỏc nghiệp vụ xuất vật liệu. Với vật liệu khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rừ tờn kho bảo quản, lưu dữ và đú là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho cuả từng loại vật liệu. Trong điều kiện ứng dụng mỏy vi tớnh thỡ việc kế toỏn chi tiết NVL tại kho và phũng kế toỏn rất thuận tiện nhất là theo phương phỏp ghi thẻ song song khi mà phũng và ở kho cú mỏy tớnh nối mạng.
Với cỏc nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giỏ mua, cỏc chi phớ mua được tớnh vào giỏ vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cựng một phiếu nhiều loại vậy liệu thỡ chương trỡnh cũng cho phộp nhập cựng nhưng phải cựng kho. Nếu phỏt sinh chi phớ thu mua cầp phõn bổ chi chớ cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tớnh giỏ vốn xuất kho.
Đối với những vật liệu xuất vật liệu thỡ chương trỡnh phải tự động tớnh giỏ vốn xuất kho. Theo quy định, giỏ vốn của vật liệu xuất kho cú thể được tớnh bằng một trong cỏc phương phỏp : thực tế đớch danh, bỡnh quõn gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước…Vật liệu xuất kho cú thể là xuất cho quản lý, hoặc cỏc mục đớch khỏc nhưng thụng thường là cho sản xuất và giỏ trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phớ vật liệu. Do đú, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từ phự hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Khi đú chứng từ này đó đặt sẵn giỏ trị là ghi Nợ TK621, ghi Cú TK 152, kế toỏn chỉ nhập số chứng từ phiếu xuất, tờn vật liệu, số lượng, tờn kho, chương trỡnh sẽ thụng bỏo số lượng tồn kho ở mỗi kho cú đủ xuất hay khụng và tớnh ra giỏ vốn để điền vào bút
toỏn. Chi phớ vật liệu là khoản chi phớ vậ liệu trực tiếp tớnh cho đối tượng chịu chi phớ nờn khi xuất vật liệu cần phải chỉ ra tờn đối tượng để tập hợp chi phớ sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tớnh giỏ thành.
Đối với vật liệu xuất bỏn, ngoài việc phản ỏnh doanh thu cũn phải phản ỏnh giỏ vốn hàng xuất bỏn. Do đú, cần thiết kế chứng từ phự hợp với hoạt động này, Cú thể cho phộp chứng từ hoỏ đơn bỏn hàng đặt sẵn bút toỏn phản ỏnh giỏ vốn đi kốm để khi phản ỏnh doanh thu thỡ chương trỡnh đồng thời lưu thụng tin về giỏ vốn hàng bỏn. Nhưng bút toỏn phản ỏnh giỏ vốn cú thể tớnh và phản ỏnh ngay, cú thể chưa tớnh ngay giỏ vốn mà cuối thỏng tớnh lại mặc dự số lượng đó giảm. Cỏc chứng từ thường được thiết kế để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoỏ đơn bỏn hàng (giỏ vốn tự động hoặc giỏ vốn thủ cụng), hoỏ bỏn hàng (giỏ bỏn trong danh mục, giỏ bỏn thủ cụng) phiếu xuất chuyển kho…
Như vậy, với phần hành vật liệu chương trỡnh kế toỏn phải cho phộp theo dừi từng lần nhập, chi phớ thu mua phõn bổ cho từng hàng nhập đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tớnh giỏ vốn của hàng xuất để phản ỏnh bút toỏn giỏ vốn cựng với cỏc bút toỏn khỏc...Việc ỏp dụng phần mềm cho phộp kế toỏn cú thể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giỳp cho việc quản lý và dự trữ phự hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
+ Hệ thống sổ sỏch, bỏo cỏo kế toỏn:
Theo quy định hiện hành, DN cú thể sử dụng một trong bốn hỡnh thức kế toỏn sau:
- Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. - Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ. - Hỡnh thức kế toỏn nhật ký sổ cỏi.
Hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp và trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn xỏc định hỡnh thức kế toỏn. Trờn cơ sở hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp trỡnh tự hệ thống hoỏ thụng tin tương ứng với từng hỡnh thức kế toỏn đó được quy định trong chế độ
kế toỏn hiện hành, yờu cầu quản lý và sử dụng thụng tin chi tiết của từng doanh nghiệp, cỏc chương trỡnh phần mềm kế toỏn sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hoỏ thụng tin kế toỏn tự động trờn mỏy theo đỳng yờu cầu. Hệ thống cỏc sổ sỏch, bảng biểu, bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo kế toỏn đưsợc thiết lập trờn mỏy về cơ bản đều dựa trờn những mẫu sổ đó được quy định sẵn, ngoài ra tuỳ theo yờu cầu quản lý của DN mà cú thể mở thờm một số loại bỏo cỏo và sổ sỏch kế toỏn quản trị chi tiết khỏc.
CHƯƠNG II
TèNH HèNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU Ở CễNG TY TNHH KHÁNH VÂN
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});