HOÀN THIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM.PDF

Phân loai d toán ngân sách theo th i gian ..... D toán chi phí nhân công ..... Qui trình d toán ngân sách ..... Hoàn thi n d toán chi phí nhân công ..... Thành ph H Chí Minh.. Thành ph

NGUY N TRÍ MINH

M C L C

TRANG PH BÌA

M C L C

DANH M C CH VI T T T

DANH M C B NG BI U

1 Lý do ch n đ tài

2 M c tiêu c a đ tài

3 i t ng nghiên c u

4 Ph m vi nghiên c u

5 Ph ng pháp nghiên c u

5.1 Ph ng pháp lu n nghiên c u

5.2 Ph ng pháp nghiên c u c th

5.3 T ng quan các nghiên c u tr c

6 B c c lu n v n

Trang

CH NG 1 – T NG QUAN V D TOÁN NGÂN SÁCH 1

1 ABC 1.1 Khái ni m d toán ngân sách 1

1.2 Phân lo i d toán ngân sách 1

1.2.1 Phân loai d toán ngân sách theo th i gian 1

1.2.1.1 D toán ngân sách ng n h n 1

1.2.1.2 D toán ngân sách dài h n 2

1.2.2 Phân lo i d toán ngân sách theo ch c n ng 2

1.2.2.1 D toán ho t đ ng 2

1.2.2.2 D toán tài chính 3

1.2.3 Phân lo i d toán ngân sách theo ph ng pháp l p 3

1.2.3.1 D toán ngân sách linh ho t 3

1.2.3.2 D toán ngân sách c đ nh 4

1.2.4 Phân lo i d toán ngân sách theo m c đ phân tích 4

1.2.4.1 D toán ngân sách t g c 4

1.2.4.2 D toán ngân sách cu n chi u 5

1.3 Vai trò c a d toán ngân sách 6

1.4 Mô hình l p d toán ngân sách 10

1.4.1 Mô hình 1 – Mô hình n đ nh thông tin t trên xu ng 10

1.4.2 Mô hình 2 – Mô hình thông tin ph n h i 11

1.4.3 Mô hình 3 – Mô hình thông tin t d i lên 13

1.5 Quy trình l p và qu n lý d toán ngân sách trong doanh nghi p 15

1.6 Trình t l p và n i dung các d toán ngân sách trong doanh nghi p 22

1.6.1 D toán tiêu th 25

1.6.2 D toán s n xu t 25

1.6.3 D toán chi phí nguyên v t li u 26

1.6.4 D toán chi phí nhân công 27

1.6.5 D toán chi phí s n xu t chung 28

1.6.6 D toán chi phí bán hàng và D toán chi phí qu n lý doanh nghi p 28

1.6.7 D toán giá v n hàng bán 29

1.6.8 D toán ti n 29

1.6.9 D toán báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh 30

1.6.10 D toán b ng cân đ i k toán 30

TÓM T T CH NG 1 31

CH NG 2 – TH C TR NG CÔNG TÁC D TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY C PH N S A VI T NAM 33

2 ABC 2.1 Tình hình t ch c qu n lý s n xu t kinh doanh và t ch c công tác k toán t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 33

2.1.1 Tình hình t ch c qu n lý s n xu t kinh doanh t i Công ty C ph n

S a Vi t Nam 33

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát tri n c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 33

2.1.1.2 Ch c n ng và Nhi m v c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 35 2.1.1.3 Qui mô c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 36

2.1.1.4 C c u t ch c và các đ n v ho t đ ng 37

2.1.1.5 Quy trình và Công ngh c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 39 2.1.1.6 M t s ch tiêu k t qu s n xu t kinh doanh c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 41

2.1.1.7 Thu n l i, khó kh n và ph ng h ng phát tri n c a Công ty C ph n S a Vi t Nam 42

i Thu n l i 42

ii Khó kh n 42

iii Ph ng h ng phát tri n 42

2.1.2 Tình hình t ch c công tác k toán t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 43

2.1.2.1 Các Ch đ và Chính sách k toán áp d ng t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 43

2.1.2.2 T ch c h th ng s sách k toán t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 44

2.1.2.3 T ch c b máy k toán t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 47

2.2 Th c tr ng công tác d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 48

2.2.1 Mô hình l p d toán ngân sách 48

2.2.2 Quy trình l p và qu n lý d toán ngân sách 48

2.2.2.1 Giai đo n chu n b – L p k ho ch n m 50

2.2.2.2 Giai đo n so n th o – L p các d toán ngân sách 51

2.2.2.3 Giai đo n dõi theo – Qu n lý ngân sách 55

2.2.3 Th c tr ng l p các d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 63

2.2.3.1 D toán tiêu th 63

2.2.3.2 D toán s n xu t 65

2.2.3.3 D toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p 65

2.2.3.4 D toán chi phí nhân công tr c ti p 67

2.2.3.5 D toán chi phí s n xu t chung 68

2.2.3.6 D toán giá thành 68

2.2.3.7 D toán chi phí bán hàng 69

2.2.3.8 D toán chi phí qu n lý doanh nghi p 69

2.2.3.9 D toán báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh 70

2.2.3.10 D toán báo cáo l u chuy n ti n t 71

2.2.3.11 D toán b ng cân đ i k toán 72

2.2.4 ánh giá th c tr ng công tác d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 73

2.2.4.1 u đi m 73

i Môi tr ng d toán ngân sách 73

ii Mô hình l p d toán ngân sách 73

iii Qui trình d toán ngân sách 73

iv Công tác l p các d toán ngân sách 75

2.2.4.2 Nh c đi m 76

i Môi tr ng d toán ngân sách 76

ii Qui trình l p d toán ngân sách 76

iii Công tác l p các d toán ngân sách 76

TÓM T T CH NG 2 79

CH NG 3 – HOÀN THI N CÔNG TÁC D TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY C PH N S A VI T NAM 80

3 ABC 3.1 Quan đi m hoàn thi n 80

3.2 Hoàn thi n công tác d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam80 3.2.1 Hoàn thi n mô hình l p d toán ngân sách 81

3.2.2 Hoàn thi n qui trình l p d toán ngân sách 83

3.2.3 Hoàn thi n vi c l p các d toán ngân sách 85

3.2.3.1 Hoàn thi n d toán tiêu th 85

3.2.3.2 Hoàn thi n d toán chi phí nguyên v t li u 86

3.2.3.3 Hoàn thi n d toán chi phí nhân công 88

3.2.3.4 Hoàn thi n d toán chi phí s n xu t chung 89

3.2.3.5 Hoàn thi n d toán giá thành 92

3.2.3.6 Hoàn thi n d toán thu ti n 93

3.2.4 M t s gi i pháp h tr khác đ hoàn thi n công tác d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam 97

TÓM T T CH NG 3 98

Ý NGH A VÀ K T LU N 99

TÀI LI U THAM KH O 100

PH L C 101

DANH M C CÁC CH VI T T T

L TL-TN & BH: Lao đ ng Ti n l ng Thu nh p và B o hi m

DANH M C B NG BI U

Hình 1.1: Ch c n ng c a nhà qu n tr

Hình 1.2: Vai trò ho ch đ nh ngân sách

Hình 1.3: Mô hình n đ nh thông tin t trên xu ng

Hình 1.4: Mô hình thông tin ph n h i

Hình 1.5: Mô hình thông tin t d i lên

B ng 2.4: Các công ty con & công ty liên k t

S đ 2.5: Quy trình ki m soát ch t l ng Nguyên v t li u

B ng 2.6: Tóm t t k t qu 05 n m ho t đ ng c a Vinamilk

Bi u đ 2.7: Doanh thu – L i nhu n – N p Ngân sách nhà n c

S đ 2.8: Trình t ghi s k toán theo hình th c k toán ch ng t ghi s

S đ 2.9: S đ t ch c và c c u qu n lý c a b máy k toán t i Vinamilk

S đ 2.10: Qui trình l p k ho ch n m

S đ 3.1: S đ mô hình d toán ngân sách hi n nay

S đ 3.2: S đ mô hình d toán ngân sách đ xu t

S đ 3.3: Qui trình l p k ho ch n m đ xu t

M U

Trong b i c nh n n kinh t th tr ng đòi h i doanh nghi p không ng ng đ i

m i, c c u và nâng cao trình đ qu n lý doanh nghi p đ t ng v th c nh tranh trên th ng tr ng Trong b i c nh đó, vi c đ i m i và hoàn thi n công tác d toán ngân sách t i doanh nghi p gi m t v trí quan tr ng trong vi c hoàn thành m c tiêu

c a doanh nghi p trong ng n h n c ng nh chi n l c c a doanh nghi p trong dài

h n Trong b t k doanh nghi p nào dù l n hay nh , t nhân hay nhà n c thì công tác d toán ngân sách c a đ n v đó luôn gi vai trò c t lõi cho s phát tri n c a

đ n v đó Tuy nhiên, công tác l p d toán ngân sách t i doanh nghi p m t cách chính xác, hi u qu và ph n ánh đúng b n ch t ti m n ng th c t c a doanh nghi p

là m t công vi c khó kh n

D toán ngân sách là vi c c th hóa k ho ch chi n l c trong t ng k ho t

đ ng trong ng n h n M c đích ch y u c a d toán ngân sách là h tr nhà qu n tr trong vi c ho ch đ nh và ki m soát các ho t đ ng s n xu t kinh doanh t i doanh nghi p D toán ngân sách bu c các nhà qu n tr ph i ho ch đ nh đ x lý tr c các

v n đ có th x y ra, giúp cho vi c ki m soát các ho t đ ng c a doanh nghi p b i vì

nó yêu c u các nhân viên th c hi n nh ng gì đã đ ra D toán giúp cho các nhà

qu n tr gi i thích nh ng kho n chênh l ch gi a th c t so v i d toán, khuy n khích các nhà qu n tr các c p và nhân viên trong doanh nghi p c g ng đ th c

hi n các ch tiêu d toán đã đ ra

Công ty C ph n S a Vi t Nam – Vinamilk v i s m nh trong ho t đ ng s n

xu t kinh doanh c a mình đó chính là: “Vinamilk cam k t mang đ n cho c ng đ ng

t ng lai đó chính là: “Vinamilk tr thành m t trong 50 doanh nghi p s a l n nh t

m nh m nh trên thì công tác d toán ngân sách n m vai trò ch ch t trong ch c

n ng c a nhà qu n tr đó chính là ho ch đ nh và ki m soát D toán ngân sách s giúp cho Vinamilk đ t đ c m c tiêu mà mình đã đ ra Vi c hoàn thi n d toán ngân sách t i Vinamilk s giúp cho công tác d toán ngân sách phát huy h t vai trò

c a nó T đó, d toán ngân sách s giúp cho nhà qu n tr đ a ra các quy t đ nh kinh t phù h p và đúng đ n đ đ t đ c m c tiêu mà mình đã đ ra H n th n a,

vi c hoàn thi n d toán ngân sách s là m t minh h a th c ti n v vai trò c a d toán ngân sách trong đi u hành và qu n tr doanh nghi p, đó là m t minh h a th c

ti n cho các doanh nghi p khác

V i t m quan tr ng nh trên c a k toán qu n tr nói chung và công tác l p

d toán ngân sách nói riêng đ i v i Công ty C ph n S a Vi t Nam, tác gi xin

ch n đ tài “Hoàn thi n d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a Vi t Nam”

làm lu n v n th c s kinh t cho mình Hoàn thi n công tác d toán ngân sách t i Vinamilk là th t s c n thi t b i vì nh ng lý do sau:

• D toán ngân sách truy n đ t k ho ch, m c tiêu, chi n l c c a nhà qu n tr

đ n t t c các b ph n trong công ty T đó, các b ph n s ý th c đ c công

vi c đ hoàn thành t t nhi m v đ c giao nh m đ t đ c m c tiêu c a chính b ph n mình và m c tiêu chung c a công ty

• D toán ngân sách bu c nhà qu n tr ngh đ n k ho ch cho t ng lai N u không có d tóan ngân sách nhà qu n tr s t n r t nhi u th i gian cho vi c

x lý tình tr ng kh n c p x y ra hàng ngày trong công ty D toán ngân sách

s báo tr c nh ng v n đ khó kh n c a công ty c ng nh b ph n c a chính mình

• Thông qua vi c l p d toán ngân sách các nhà qu n tr ph i chú ý đ n các

m c tiêu, chi n l c kinh doanh và các y u t môi tr ng bên ngoài tác đ ng

đ n công ty nh đ i th c nh tranh, chính sách kinh t c a nhà n c, lu t pháp, lãi su t, nhu c u th tr ng…Chính vì v y, d toán ngân sách t ng

c ng nh n th c c a nhà qu n tr v môi tr ng kinh doanh bên ngoài tác

đ ng đ n công ty

• Trong quá trình l p d toán ngân sách s giúp nhà qu n tr có ph ng h ng

và quy t đ nh phân ph i ngu n l c m t cách có hi u qu

• D toán ngân sách giúp t ch c h n ch nh ng c g ng t o d ng l i ích riêng l , m r ng cách ngh c a nhà qu n lý các c p th p v t ra ngoài chính

b ph n c a h và lo i b nh ng thành ki n c ý hay vô ý vì l i ích cá nhân

c a t ng b ph n T t c m i ng i trong công ty s h ng đ n m c tiêu và chi n l c chung c a t ch c t o ra m i liên k t gi a các thành viên trong công ty v i nhau

• D toán ngân sách t o th c đo chu n cho vi c nh n xét, đánh giá vi c thi hành m i ho t đ ng kinh doanh c a t ng b ph n trong công ty, đánh giá

hi u qu ho t đ ng c a t ng b ph n trong công ty D toán ngân sách d

ki n đ c chi phí d ki n và dòng ti n thu, chi c a m i b ph n trong công

ty

V i lu n v n này, tác gi s h ng đ n các m c tiêu sau:

• H th ng hóa nh ng v n đ lý lu n v d toán ngân sách

• ánh giá th c tr ng v công tác d toán ngân sách t i Công ty C ph n S a

Vi t Nam

• ra nh ng gi i pháp hoàn thi n công tác l p d toán ngân sách t i Công ty

C ph n S a Vi t Nam

Lu n v n này ch t p trung nghiên c u các v n đ xoay quanh v công tác

l p d toán ngân sách và ch y u là nghiên c u d toán ngân sách ng n h n t i Công ty C ph n S a Vi t Nam Công tác l p d toán ngân sách t i Công ty C

ph n S a Vi t Nam bao g m các v n đ xung quanh vi c l p d toán ngân sách, báo cáo d toán ngân sách và vi c ki m soát ngân sách t i Công ty C ph n S a

Vi t Nam đ cung c p thông tin h u ích cho Nhà qu n tr ra quy t đ nh phù h p và đúng đ n

4 PH M VI NGHIÊN C U:

Lu n v n đ c th c hi n nghiên c u t i Công ty C ph n S a Vi t Nam và

đ c th c hi n trong kho n th i gian n m 2013

lu n v n còn s d ng các ph ng pháp nh : ph ng pháp so sánh đ i chi u,

ph ng pháp h th ng c u trúc, ph ng pháp th ng kê và ph ng pháp phân tích

Các nghiên c u tr c có liên quan đ n đ tài này:

• Nguy n Thúy H ng, 2012 Xác l p mô hình d toán và báo cáo d toán

ngân sách cho các lo i hình doanh nghi p trong khu công nghi p Biên Hòa

Thành ph H Chí Minh Lu n v n th c s kinh t , Khoa K toán – ki m toán, i h c Kinh t Thành ph H Chí Minh

• Nguy n Th Minh c, 2010 D toán ngân sách t i Công ty Pepsico Vi t

Nam – Ngành Foods th c tr ng và m t s gi i pháp hoàn thi n Thành ph

H Chí Minh Lu n v n th c s kinh t , Khoa K toán – ki m toán, i h c Kinh t Thành ph H Chí Minh

• Nguy n Ý Nguyên Hân, 2007 Hoàn thi n d toán ngân sách t i Công ty

Khoa K toán – ki m toán, i h c Kinh t Thành ph H Chí Minh

• Nguy n Th Thu Hi n, 2005 Hoàn thi n d toán ngân sách t i Công ty 32

Thành ph H Chí Minh Lu n v n th c s kinh t , Khoa K toán – ki m toán, i h c Kinh t Thành ph H Chí Minh

• D ng Minh Gi i, 2003 Hoàn thi n d toán ngân sách t i Công ty đi n t

toán – ki m toán, i h c Kinh t Thành ph H Chí Minh

6 B C C LU N V N:

Ngoài ph n m đ u và k t lu n, n i dung c a lu n v n bao g m 3 ch ng:

• Ch ng 1 – T ng quan v d toán ngân sách;

• Ch ng 2 – Th c tr ng công tác d toán ngân sách t i Công ty C

th c tr ng t i Công ty C ph n S a Vi t Nam đã đ c đ c p trong ph n n i dung

c a lu n v n Ngoài ra, còn có các báo cáo d toán ngân sách đã đ c hoàn thi n theo quan đi m c a tác gi lu n v n

CH NG 1 – T NG QUAN V D TOÁN NGÂN SÁCH

1 A

1.1 KHÁI NI M D TOÁN NGÂN SÁCH:

đ nh và ki m soát c a các nhà qu n tr doanh nghi p ó là nh ng tính toán d ki n

m t cách toàn di n và ph i h p v cách th c huy đ ng các ngu n l c cho các ho t

đ ng kinh doanh c a m t t ch c, đu c xác đ nh thông qua các ch tiêu v s l ng

và giá tr cho m t kho ng th i gian c th trong tu ng lai B n ch t c a d toán chính là k ho ch ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p trong t ng giai đo n

đ c th hi n thông qua ngôn ng k toán qu n tr D toán ngân sách ph i đ c

ph i h p gi a các chi ti t m t cách toàn di n, ngh a là m i ho t đ ng giao d ch c a doanh nghi p c n ph i đ c xem xét Ngân sách đ c l p cho t ng đ n v , t ng phòng ban khác nhau trong doanh nghi p ph i nghiên c u, c n c vào th c tr ng

c a các b ph n và ph i l p m t cách hài hoà t ng đ i v i nhau T ng h p d toán ngân sách t ng b ph n s hình thành d toán ngân sách t ng th cho toàn b ho t

đ ng c a doanh nghi p (Hu nh L i, 2007)

1.2 PHÂN LO I D TOÁN NGÂN SÁCH:

D toán ngân sách là công c qu n lý c a nhà qu n lý, nó th hi n các ch c

n ng c a nhà qu n tr , hai ch c n ng quan tr ng nh t đó chính là ho ch đ nh và

ki m soát, chính vì th đòi h i nhà qu n lý ph i am hi u các lo i d toán đ có th

v n d ng thích ng v i t ng nhu c u riêng l và t ng hoàng c nh c th c a t ng t

ch c trong t ng th i k , t ng giai đo n c th đ có s l a ch n phù h p nh t Do

đó, tùy theo t ng cách th c phân lo i d toán ngân sách, chúng ta s có các lo i d toán ngân sách sau đây:

1.2.1 Phân lo i d toán ngân sách theo th i gian:

1.2.1.1 D toán ngân sách ng n h n:

D toán ngân sách ng n h n là d toán đ c l p cho k k ho ch là m t n m

và đ c chia ra t ng k ng n h n là hàng quí và hàng tháng D toán ngân sách

ng n h n th ng liên quan đ n các ho t đ ng kinh doanh th ng xuyên c a t ch c

nh mua hàng, bán hàng, thu ti n, chi ti n, s n xu t và v.v…D toán ngân sách

ng n h n đ c l p hàng n m tr c khi niên đ k toán k t thúc và đ c xem nh là

đ nh h ng ch đ o cho m i ho t đ ng c a t ch c trong n m k ho ch

1.2.1.2 D toán ngân sách dài h n:

D toán ngân sách dài h n còn đ c g i là d toán ngân sách v n, đây là d toán đ c l p liên quan đ n tài s n dài h n, th i gian s d ng tài s n vào các ho t

đ ng kinh doanh th ng h n m t n m D toán ngân sách dài h n th ng bao g m

vi c d toán cho các tài s n l n ph c v cho ho t đ ng s n xu t và h th ng phân

ph i nh xây d ng c b n, nhà x ng, máy móc thi t b , công ngh v.v… đ đáp

ng yêu c u chi n l c kinh doanh c đi m c b n c a d toán ngân sách v n là

l i nhu n d ki n l n, m c đ r i ro cao và th i gian thu h i v n dài

1.2.2 Phân lo i d toán ngân sách theo ch c n ng:

• D toán mua hàng: đ c dùng cho các doanh nghi p th ng m i l n s n

xu t nh m d báo kh i l ng hàng hóa c n thi t ph i đ a ra đ đáp ng đ cho tiêu th và t n kho v.v…

1.2.2.2 D toán tài chính:

D toán ngân sách theo tài chính là các d toán liên quan đ n v n đ v ti n

t , v n đ u t , b ng cân đ i k toán và báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh trong

k d toán:

• D toán ti n t : là k ho ch chi ti t cho vi c thu ti n và chi ti n c a doanh

nghi p trong k d toán

• D toán v n đ u t : là d toán trình bày các tài s n dài h n và v n c n thi t

cho ho t đ ng kinh doanh nh ng n m ti p theo

• D toán B ng cân đ i k toán; d toán Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh

s li u tài chính k toán đ ph n ánh qui mô, k t qu và tình hình ho t đ ng

s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p trong k d toán

1.2.3.1 D toán ngân sách linh ho t:

D toán ngân sách linh ho t là d toán cung c p cho công ty kh n ng c tính chi phí và doanh thu t i nhi u m c đ ho t đ ng khác nhau D toán ngân sách linh ho t đ c l p theo m i quan h v i quá trình ho t đ ng, giúp xác đ nh ngân sách d ki n t ng ng t ng m c đ và ph m vi ho t đ ng khác nhau Thông

th ng d toán ngân sách linh ho t đ c l p ba m c đ ho t đ ng c b n là:

• M c đ ho t đ ng bình th ng;

• M c đ ho t đ ng kh quan nh t;

• M c đ ho t đ ng b t l i nh t

u đi m c a d toán ngân sách linh ho t là có th thích ng v i s thay đ i

c a ho t đ ng kinh doanh, m r ng ph m vi d toán ngân sách, trách đ c vi c s a

đ i d toán ngân sách m t cách ph c t p khi m c đ ho t đ ng thay đ i

1.2.3.2 D toán ngân sách c đ nh:

D toán ngân sách c đ nh là d toán ngân sách t i các s li u t ng ng v i

m c đ ho t đ ng đ c n đ nh tr c D toán ngân sách c đ nh ch d a vào m t

m c đ ho t đ ng kinh doanh mà không xét t i m c đ này có th bi n đ ng trong

k d toán N u dùng d toán ngân sách c đ nh này đ đánh giá thành qu ho t

đ ng kinh doanh c a m t doanh nghi p mà các doanh nghi p luôn bi n đ ng thì khó đánh giá đ c tình hình th c hi n d toán ngân sách c a doanh nghi p

1.2.4 Phân lo i d toán ngân sách theo m c đ phân tích:

1.2.4.1 D toán ngân sách t g c:

D toán ngân sách t g c là khi l p d toán ph i g t b h t nh ng s li u d toán đã t n t i trong quá kh và xem các nghi p v kinh doanh nh m i b t đ u

Ti n hành kh n ng xem xét thu th p, nh ng kho n chi phí phát sinh và kh n ng

th c hi n l i nhu n c a doanh nghi p đ l p các báo cáo d toán Các báo cáo d toán m i s không l thu c vào s li u c a các báo cáo d toán c D toán ngân sách t g c không ch u s h n ch c a các m c chi tiêu đã qua, không có khuôn

m u vì th nó đòi h i nhà qu n lý các c p ph i phát huy tính n ng đ ng ch quan, tính sáng t o và c n c vào tình hình c th đ l p d toán ngân sách Ph ng pháp

l p d toán ngân sách t g c có nhi u u đi m:

Th nh t, d toán ngân sách t g c không l thu c vào các s li u c a k

quá kh Thông th ng thì các doanh nghi p th ng hay d a vào s li u c a các báo cáo d toán c k t h p v i m c tiêu m i đ l p d toán ngân sách cho n m sau

Nh ng cách l p d toán ngân sách nh v y s che l p và l thu c vào các khuy t

đi m k quá kh và c đ các thi u sót, các khuy t đi m c a k quá kh t n t i mãi trong doanh nghi p D toán ngân sách t g c s kh c ph c nh c đi m này trong quá trình l p d toán ngân sách

tính ch đ ng và sáng t o c a b ph n l p d toán Quan đi m c a các b ph n l p

d toán không b nh h ng, chi ph i b i nh ng quan đi m sai l m c a nh ng k

d toán tr c Thông th ng thì các b ph n l p d toán có khuynh h ng d a vào

ý đ nh c a ng i qu n lý cùng v i các quy đ nh có s n đ l p d toán, thi u ch

đ ng suy ngh v tình hình ho t đ ng kinh doanh trong t ng lai, không m nh d ng khai thác c h i phát tri n công vi c Vì v y, làm cho công tác l p d toán ngân sách mang tính hình th c và m t đi tính hi u qu th c s

Tuy nhiên, nh c đi m c a ph ng pháp l p d toán ngân sách theo g c là

t t c m i ho t đ ng l p các d toán đ u b t đ u t đ u cho nên kh i l ng công

vi c nhi u và th i gian dùng đ l p d toán ngân sách dài, kinh phí cho vi c l p d toán ngân sách cao và r i ro trong s li u d toán ngân sách t g c không chính xác hoàn toàn và có sai sót là t ng đ i cao

1.2.4.2 D toán ngân sách cu n chi u:

D toán ngân sách cu n chi u hay còn g i là d toán ngân sách n i m ch

D toán theo ph ng pháp cu n chi u là các b ph n l p d toán ngân sách s d a vào các báo cáo d toán c c a doanh nghi p và đi u ch nh v i nh ng thay đ i trong th c t đ l p các báo cáo d toán ngân sách m i Ví d , chu k l p d toán ngân sách n m (12 tháng) c 1 tháng đi qua thi ch còn l i 11 tháng thì doanh nghi p l i s d ng các báo cáo d toán ngân sách c (báo cáo d toán ngân sách tháng 1) đ l p thêm các báo cáo d toán ngân sách cho tháng ti p theo (tháng 2) Trong tr ng h p có s thay đ i m c đ ho t đ ng ho c có s chênh l ch gi a các báo cáo d toán ngân sách c (tháng 1) và s li u th c t tháng 1 thì s ti n hành

đi u ch nh ho c s a đ i d toán ngân sách c (d toán tháng 1) cho phù h p v i tình hình m i, r i t đó làm c s cho vi c l p d toán ngân sách tháng ti p theo

u đi m c a ph ng pháp l p d toán ngân sách cu n chi u là các báo cáo

d toán ngân sách đ c so n th o, theo dõi và c p nh t m t cách liên t c gi a các

k l p d toán ngân sách D toán ngân sách cu n chi u giúp cho các nhà qu n lý doanh nghi p có th k ho ch hóa liên t c các ho t đ ng kinh doanh c a các n m

m t cách liên t c mà không ph i đ i đ n khi k t thúc vi c th c hi n d toán n m c

m i có th l p d toán ngân sách cho n m m i

Khuy t đi m c a ph ng pháp l p d toán ngân sách cu n chi u là quá trình

l p d toán ngân sách ph thu c nhi u vào các báo cáo d toán ngân sách c , do đó khó phát huy h t tính ch đ ng sáng t o c a các b ph n l p d toán ngân sách

Nguy n Th Thu Hi n, 2005 Hoàn thi n d toán ngân sách t i công ty 32

H Chí Minh

1.3 VAI TRÒ C A D TOÁN NGÂN SÁCH:

Vai trò c a d toán ngân sách g n li n v i ch c n ng c a nhà qu n tr Qu n

tr là m t ph ng th c làm cho nh ng ho t đ ng ti n t i m c tiêu c a t ch c đ c hoàn thành v i hi u qu cao Ph ng th c này bao g m các ch c n ng c b n mà nhà qu n tr có th s d ng trong vi c đi u hành doanh nghi p, bao g m:

• Ch c n ng ho ch đ nh: m i ho t đ ng c a doanh nghi p đ u đ c ti n hành theo các ch ng trình đ nh tr c trong k ho ch dài h n, k ho ch hàng

n m và k ho ch tác nghi p đ ho t đ ng đ t đ c m c tiêu c a doanh nghi p Vi c xây d ng k ho ch c a doanh nghi p là h t s c c n thi t t nhi u ph ng di n Ho ch đ nh là c s đ nh h ng c ng nh ch đ o m i

ho t đ ng kinh doanh, ph i h p các ch ng trình ho t đ ng c a các b ph n liên quan Ho ch đ nh là c s đ ki m soát các ho t đ ng kinh doanh, m i chênh l ch gi a th c hi n so v i k ho ch đ u bi u hi n nh ng nguyên nhân

h p lý và b t h p lý Ngoài ra, ho ch đ nh còn là c s đ đánh giá k t qu

ho t đ ng c a các b ph n trong doanh nghi p ây chính là c s t ng

c ng trách nhi m v t ch t, th c hi n các ph ng pháp qu n lý và đi u hành

c a doanh nghi p

• Ch c n ng t ch c – đi u hành: T ch c là quá trình xây d ng và phát

tri n m t c c u ngu n l c h p lý, đ ng th i t o ra nh ng đi u ki n ho t

đ ng c n thi t b o đ m cho c c u t ch c đ c v n hành hi u qu Nhà

qu n tr có th c hi n t t công vi c t ch c m i t o nên m t môi tr ng n i

b thu n l i cho m i cá nhân, m i b ph n phát huy đ c n ng l c và nhi t tình c a mình, đóng góp t t nh t vào vi c hoàn thành m c tiêu chung c a t

ch c Bên c nh đó, đi u hành là m t trong nh ng ch c n ng chung c a qu n

tr g n li n v i các ho t đ ng đôn đ c, đ ng viên, và giám sát công vi c hàng ngày, đ m b o các ho t đ ng trong t ch c đ c th c hi n m t cách nh p nhàng, thúc đ y các thành viên trong t ch c ho t đ ng v i m t hi u qu cao

nh m đ t m c tiêu c a t ch c

• Ch c n ng ki m soát: là đ m b o m i ho t đ ng c a t ch c đi đúng m c

tiêu Ch c n ng ki m soát c a nhà qu n tr đó chính là vi c so sánh k t qu

th c hi n v i k ho ch đ k p th i phát hi n nh ng sai sót, khuy t đi m

nh m đi u ch nh, giúp cho các thành viên trong t ch c hoàn thành nhi m

v Trong quá trình th c hi n ch c n ng ki m soát, nhà qu n tr luôn ti p xúc

và ghi nh n thông tin ph n h i t th c ti n và k p th i chuy n hóa chúng thành thông tin k ho ch

• Ch c n ng ra quy t đ nh: là vi c l a ch n ph ng án thích h p nh t Có th nói n i dung c b n c a ho t đ ng qu n tr là v n đ ra quy t đ nh Ra quy t

đ nh là khâu m u ch t trong quá trình qu n tr , b i l t vi c đi u hành s n

xu t kinh doanh hàng ngày cho đ n vi c gi i quy t các v n đ mang tính chi n l c đ u đ c ti n hành d a trên c s nh ng quy t đ nh thích h p

Ch c n ng này không th c hi n đ c l p mà đ c th c hi n đ ng th i v i các

ch c n ng khác c a nhà qu n tr

oàn Ng c Qu và c ng s , 2009 K toán qu n tr H Chí Minh: nhà xu t

b n Lao ng

M c đích c b n c a vi c l p d toán ngân sách là ph c v cho ch c n ng

ho ch đ nh và ki m soát ho t đ ng kinh doanh c a nhà qu n tr Thông qua hai ch c

n ng này mà nhà qu n tr đ t đ c m c tiêu c a doanh nghi p là t i đa hóa l i nhu n

ph i th y đ c nh ng gì c n ph i làm đ thay đ i k t qu không mong mu n đó

Ki m soát : Ki m soát là quá trình so sánh k t qu th c hi n so v i d toán

và đánh giá vi c th c hi n d toán đó Vi c ki m soát ph thu c vào d toán, n u

Xây d ng k ho ch ng n

h n, dài h n (Ho ch đ nh)

So sánh gi a k t qu th c

hi n và k ho ch (Ki m soát)

T ch c và đi u hành

không có d toán thì doanh nghi p s không có c s đ so sánh và đánh giá k t qu

c a vi c th c hi n d toán

Ch c n ng ho ch đ nh đi li n v i ch c n ng ki m soát, k t qu ho t đ ng

th c t đ c so sánh v i d toán ngân sách N u doanh nghi p không th c hi n vi c

ki m soát thì d toán ngân sách s không phát huy h t tác d ng v n có c a nó

Nhà qu n tr có trách nhi m th c hi n nh ng m c tiêu đ ra trong d toán ngân sách Vi c đánh giá các m c tiêu đ ra d a trên thông tin đ c cung c p b i các báo cáo th c hi n Báo cáo th c hi n là tài li u trình bày và so sánh k t qu th c

hi n v i s li u d toán đ th y đ c nh ng thay đ i gi a th c hi n so v i d toán

N u s thay đ i là đáng k , v t quá m c cho phép, nhà qu n tr s ti n hành đi u tra nguyên nhân c a s thay đ i đ th y đ c nh ng ho t đ ng t t c n ph i phát huy và nh ng ho t đ ng không t t c n ph i kh c ph c

oàn Ng c Qu và c ng s , 2009 K toán qu n tr H Chí Minh: nhà xu t

Ki m soát

1.4 MÔ HÌNH D TOÁN NGÂN SÁCH:

Công tác l p d toán ngân sách t i doanh nghi p có ti p c n theo ba mô hình

l p d toán ngân sách nh sau:

1.4.1 Mô hình 1 - Mô hình n đ nh thông tin t trên xu ng:

Mô hình n đ nh thông tin t trên xu ng thì các ch tiêu d toán đ c đ nh ra

t ban qu n lý c p cao c a doanh nghi p, sau đó truy n xu ng cho nhà qu n lý c p trung gian Sau khi nhà qu n lý c p trung gian ti p nh n s chuy n xu ng nhà qu n

lý c p c s đ làm m c tiêu, k ho ch trong vi c t ch c ho t đ ng t i t ng b

ph n trong doanh nghi p

L p d toán theo mô hình này mang n ng tính áp đ t t qu n lý c p cao

xu ng nên r t d t o ra s b t bình c a các b ph n riêng l trong doanh nghi p

ôi khi d toán do nhà qu n lý c p cao t n đ nh s quá cao ho c quá th p so v i

m c đ ho t đ ng và n ng l c th c t c a b ph n, đi u này không khuy n khích s

c ng tác chung s c và t ng n ng su t c a các b ph n trong t ch c Tâm lý c a

Nhà qu n tr c p cao

Nhà qu n tr c p trung gian

Nhà qu n tr c p trung gian

nhi u ng i thì h thích làm nh ng gì mà mình ho ch đ nh h n là nh ng gì áp đ t

t bên ngoài vì th d toán ngân sách khó có th thành công

Khi l p d toán ngân sách theo mô hình này đòi h i nhà qu n tr c p cao ph i

có t m nhìn t ng quát, toàn di n v m i m t c a doanh nghi p và nhà qu n lý c p cao ph i n m v ng ch t ch chi ti t ho t đ ng c a t ng b ph n trong doanh nghi p

c v m t đ nh tính l n đ nh l ng, đi u này ch phù h p v i doanh nghi p có qui

mô nh , có ít s phân c p v qu n lý ho c đ c s d ng trong nh ng tr ng h p

ho c tình th đ c bi t mà bu c doanh nghi p ph i tuân theo s ch đ o c a nhà qu n

tr c p cao

1.4.2 Mô hình 2 - Mô hình thông tin ph n h i:

Mô hình thông tin ph n h i đ c th c hi n theo qui trình sau:

Các ch tiêu d toán đ u tiên đ c c tính t qu n tr c p cao nh t trong doanh nghi p, d toán ngân sách lúc này mang tính d th o và đ c truy n xu ng cho các c p qu n tr trung gian Trên c s đó các nhà qu n tr trung gian s phân

b xu ng các đ n v c p c s Các b ph n qu n lý c p c s c n c vào các ch tiêu d th o, c n c vào kh n ng và đi u ki n c a mình đ xác đ nh các ch tiêu d toán ngân sách có th th c hi n đ c và nh ng ch tiêu d toán ngân sách c n đ c

gi m b t ho c t ng lên cho phù h p v i ti m l c c a b ph n mình Sau đó, b ph n

qu n lý c p c s b o v nh ng d toán ngân sách c a mình tr c b ph n qu n lý

c p trung gian

B ph n qu n lý c p trung gian, trên c s t ng h p các ch tiêu d toán ngân sách t các b ph n c p c s , k t h p v i kinh nghi m và t m nhìn t ng quát toàn di n h n v ho t đ ng c a các b ph n c p c s , đ xác đ nh các ch tiêu t toán ngân sách có th th c hi n đ c c a b ph n mình sau đó s ti n hành trình bày và b o v tr c b ph n qu n lý c p cao h n

B ph n qu n lý c p cao trên c s t ng h p s li u d toán ngân sách t các

b ph n trung gian, k t h p v i t m nhìn t ng quát, toàn di n v toàn b ho t đ ng

c a t ch c, h ng các b ph n khác nhau đ n m c tiêu chung B ph n qu n lý

c p cao s xét duy t thông qua các ch tiêu d toán c a b ph n qu n lý trung gian

và b ph n qu n lý trung gian xét duy t thông qua b ph n qu n lý c s Và khi d toán ngân sách đã đ c xét duy t s tr thành d toán ngân sách chính th c đ c s

d ng nh đ nh h ng ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a k d toán

Vi c l p d toán ngân sách theo mô hình thông tin ph n h i s thu hút đ c trí tu và kinh nghi m c a các c p qu n lý khác nhau vào quá trình l p d toán ngân sách Mô hình này th hi n đ c s chung s c trong vi c xây d ng d toán ngân sách trong doanh nghi p t qu n lý c p c s đ n nhà qu n lý c p cao, vì v y d toán s có tính chính xác và đ tin c y cao D toán ngân sách đ c l p trên s t ng

h p v kh n ng và đi u ki n c th c a các c p qu n lý nên ch c ch n tính kh thi

s cao Tuy nhiên n u l p d toán theo mô hình này s ph i t n nhi u th i gian và chi phí cho vi c thông tin d th o, ph n h i, xét duy t và ch p nh n H n n a, vi c

l p d toán theo mô hình này đòi h i có s liên k t ch t ch gi a các b ph n và s

Nhà qu n tr c p cao

Nhà qu n tr c p trung gian

Nhà qu n tr c p trung gian

liên k t ch t ch gi a các thành viên trong m i b ph n đ có th đ a ra nh ng s

li u d toán ngân sách phù h p v i b ph n c a mình Vì v y, nhân t con ng i đóng vai trò quan tr ng và quy t đ nh trong quá trình l p d toán ngân sách, các thành viên và các b ph n trong doanh nghi p ph i đoàn k t và đ ng lòng th c hi n

m c tiêu chung c a doanh nghi p

L p d toán ngân sách theo mô hình thông tin t d i lên là vi c l p d toán ngân sách đ c l p t c p qu n lý c p th p đ n c p qu n lý c p cao nh t trong doanh nghi p Các b ph n qu n lý c p c s c n c vào kh n ng và đi u ki n c a

b ph n mình đ l p d toán ngân sách Sau đó, d toán ngân sách đó đ c trình lên

qu n lý c p trung gian Qu n lý c p trung gian s t ng h p s li u d toán ngân sách c a c p c s và trình lên qu n lý c p cao Nhà qu n lý c p cao s t ng h p thông tin t nhà qu n lý c p trung gian và k t h p t m nhìn t ng quát và toàn di n

c a mình v tình hình ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p, m c tiêu và chi n

l c c a doanh nghi p trong t ng lai đ xét duy t và thông qua d toán ngân sách

L p d toán ngân sách theo mô hình thông tin t d i lên s r t thông thoáng, h u nh m i vi c đ u đ cho các b ph n t quy t đ nh Ng i tr c ti p tham gia trong các ho t đ ng hàng ngày c a doanh nghi p t l p d toán thì s li u

v i các công ty l n ho c các t p đoàn vì th hi n s phân quy n trong qu n lý L p

d toán theo mô hình này không t n nhi u th i gian và chi phí

BPP Learning Media, 2012 ACCA Paper F5 – Performance Management BPP

Tuy nhiên, khuy t đi m l n nh t c a vi c l p d toán theo mô hình thông tin

t d i lên đó chính là vi c đ cho các c s t ho ch đ nh d toán cho mình nên có

th s x y ra tình tr ng l p d toán ngân sách th p h n n ng l c th t s mà h có

th th c hi n đ c Lúc này d toán ngân sách không phát huy đ c tính tích c c

c a nó mà còn làm trì tr các ho t đ ng s n xu t, lãng phí tài nguyên và n ng l c

c a doanh nghi p, không khai thác h t kh n ng ti m tàng c a doanh nghi p Vì

v y, nhà qu n lý c p cao c n ki m tra, cân nh c k l ng tr c khi ch p nh n ngân sách t d toán c a c p d i N u có nh ng kho n m c nào đáng nghi ng thì ph i

th o lu n v i nhà qu n lý c p d i cho đ n khi đ t đ c s phù h p

Trong ba mô hình d toán ngân sách bên trên thì m i mô hình d toán ngân sách đ u có nh ng u đi m và khuy t đi m nh t đ nh Tùy theo đ c đi m c a t ng

Nhà qu n tr c p trung gian

Nhà qu n tr c p trung gian

D toán truy n t d i lên

t ch c hay doanh nghi p s l a ch n mô hình phù h p v i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a mình sao cho vai trò c a công tác d toán ngân sách đ c phát huy t i

u nh t Mô hình l p d toán ngân sách t d i lên ch u nhi u nh h ng c a lý

lu n qu n lý hi n đ i, nh n m nh c ch khuy n khích và c v nhân viên b ng s cùng nhau tham gia nhi u h n là ép bu c Hi n nay, theo xu th phát tri n chung thì

qu n lý hi n đ i đang đ c phát tri n và áp d ng nhi u công ty, nhi u t p đoàn thay cho vi c qu n lý theo ki u truy n th ng, t p quy n tr c đây Th c ch t, trong quá trình l p d toán ngân sách t i doanh nghi p thì t t c các c p qu n lý trong doanh nghi p c n k t h p v i nhau, cùng làm vi c chung v i nhau đ l p d toán ngân sách hoàn ch nh Nhà qu n lý c p cao thì không quen v i nghi p v hàng ngày nên c n d a vào nhà qu n lý c p d i đ cung c p chi ti t thông tin d toán ngân sách, nh ng h l i có t m nhìn r ng và n m v ng chi n l c c a doanh nghi p Vì

v y, y u t nhân s là c t lõi trong quá trình l p d toán ngân sách t i doanh nghi p, đòi h i m i ng i trong doanh nghi p cùng nhau h ng t i m c tiêu chung

c a doanh nghi p, cùng nhau xây d ng và th c hi n t t đ d toán ngân sách t i doanh nghi p phát huy t i u vai trò c a nó

1.5 QUY TRÌNH L P VÀ QU N LÝ D TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHI P:

D toán ngân sách là công vi c r t quan tr ng nên không th ch p nh n m t

d toán ngân sách có quá nhi u sai sót Vi c l p d toán ngân sách m t cách chính xác ngay t l n đ u tiên là r t khó L p d toán ngân sách c ng t ng t nh c

g ng d đoán chính xác t ng lai, trong khi đó t ng lai thì ch u tác đ ng b i nhi u

y u t khách quan t bên trong l n bên ngoài nh h ng đ n ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p Vì v y, tr c khi l p d toán ngân sách c n ph i

ho ch đ nh m t quy trình d toán ngân sách đ chu n b t t c các công vi c mà b

ph n d toán ngân sách c n ph i làm

Stephen Brookson, Biên d ch: Lê Ng c Ph ng anh (M.B.A), Hi u đính: Nguy n V n Quì (Ph.D.) Qu n lý ngân sách – Managing Budgets, 2005 Nhà xu t

b n t ng h p Thành ph H Chí Minh

Tùy theo t ng qui mô c a doanh nghi p, lo i hình ho t đ ng c ng nh tình hình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a t ng doanh nghi p và ph thu c vào phong cách qu n lý mà quy trình công tác l p d toán ngân sách t i doanh nghi p s khác nhau Quy trình l p và qu n lý d toán ngân sách đ c th c hi n qua các giai đo n sau:

Xác đ nh rõ m c tiêu

chung c a doanh nghi p

Chu n hóa ngân sách

ánh giá h th ng

Thu th p thông tin s

li u, chu n b d th o ngân sách đ u tiên

Ki m tra các con s d toán b ng cách ch t v n

S đ 1.6: S đ quy trình qu n lý ngân sách

Giai đo n chu n b :

Vi c đ u tiên ph i làm trong quá trình d toán ngân sách là làm sáng t m c tiêu c a doanh nghi p D toán ngân sách ph i l y chi n l c và m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p làm n n t ng Sau khi xác đ nh rõ ràng m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p, s xây d ng m t m u d toán ngân sách chu n i u này giúp cho nhà qu n lý c p cao d ph i h p v i các d toán ngân sách c a các b

ph n trong doanh nghi p, cho phép so sánh, k t n i gi a các n i dung m t cách d dàng Khi m i v n đ đã đ c chu n b đ y đ cho vi c l p d toán ngân sách thì

tr c khi so n th o hãy xem xét l i h th ng đ đ m b o r ng ngân sách s cung

c p thông tin chính xác và phù h p Ngoài ra, phân công công vi c và b trí nhân

l c là công tác quan tr ng trong giai đo n chu n b c a qui trình l p và qu n lý d toán ngân sách trong doanh nghi p Tóm l i, giai đo n chu n b bao g m các công

vi c c th nh sau:

• Xác đ nh m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p và phân lo i m c tiêu Ngân sách nên d a trên m t ph ng pháp ti p c n b n b c, nh m giúp doanh nghi p xác đ nh rõ nh ng m c tiêu kinh doanh c a t ng b ph n v khía

c nh tài chính: ánh giá kinh doanh; L p k ho ch cho t ng lai; Quy t đ nh

m c tiêu và t m c tiêu tài chính

• Phân công công vi c và b trí nhân s Công tác l p và qu n lý ngân sách nên đ c giao cho m t b ph n chuyên trách và đ c l p v i các b ph n còn

l i đ vi c l p và ki m soát ngân sách s khách quan và công b ng gi a các

b ph n, c ng nh đ t đ c tính h u hi u và hi u qu cao

• So n th o bi u m u, thi t k ngân sách riêng và chu n hóa ngân sách

đi u ph i ngân sách trong ph m vi doanh nghi p, các nhà qu n lý nên s

d ng m t m u d toán ngân sách chu n M u chu n này s giúp ph i h p n i dung các báo caó d toán và cho phép so sánh, g n k t chúng trong toàn doanh nghi p M u bi u ngân sách chu n hóa đ c s d ng đ thu th p và

th hi n t t c thông tin đ a vào d toán ngân sách

Giai đo n so n th o:

Sau giai đo n chu n b là giai đo n so n th o d toán ngân sách l p d toán ngân sách, doanh nghi p ph i thu th p thông tin, c l ng s li u v thu nh p

và chi tiêu, và t p h p t t c trong m t tài li u t ng th th ng nh t Tr c h t,

nh ng cá nhân có liên quan trong vi c l p d toán ngân sách ph i t p h p toàn b thông tin v các ngu n l c s n có trong doanh nghi p, và các yêu t bên trong và bên ngoài doanh nghi p tác đ ng đ n công tác d toán ngân sách đ ng th i c tính

đ n thu, chi v.v… trên c s đó so n theo các báo cáo d toán tiêu th , d toán s n

xu t, d toán nguyên v t li u, d toán ti n m t, d toán B ng cân đ i k toán, d toán Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh.v.v…

• Thu th p thông tin : b ng cách thu th p thông tin v t t c nh ng nh h ng

t bên trong và bên ngoà i đ i v i ngân sách, doanh nghi p có th xác đ nh

đ c nh ng gì có th và không th đ t đ c, và c nh ng nhân t h n ch có

th c n tr các ho t đ ng c a doanh nghi p

• D báo doanh thu : h u h t ngân sách c a doanh nghi p b chi ph i b i m c

đ bán hàng t ng th , do đó đ d toán ngân sách chính xác doanh nghi p

ph i c tính chính xác v lo i hình, kh i l ng và th i gian tiêu th s n

ph m, doanh thu Nên t p trung vào vi c c tính kh i l ng, giá c và th i gian tiêu th s n ph m

• c tính chi tiêu: chi tiêu th c s th ng l n h n kho n ngân sách k ho ch

đ m b o d toán chi tiêu chính xác, doanh nghi p hãy t p trung vào hình

th c, kh i l ng và th i gian chi tiêu

• Tìm hi u chi phí: doanh nghi p c n tìm hi u đ y đ v chi phí đ có th l p

ra m t ngân sách hi u qu h n, d đoán chính xác h n và cung c p c s

v ng ch c h n cho vi c phân tích và ra quy t đ nh Hãy đánh giá nh ng chi phí t hai khía c nh: c đ nh và bi n đ i, tr c ti p hay gián ti p

• T o ra s li u: doanh nghi p hãy ki m tra các kho n ti n trong ngân sách

b ng cách ki m tra hi u l c c a các s li u Nên s m th c hi n vi c này, b i

vì nh ng đ trình ngân sách ban đ u th ng ít khi đúng; thông th ng nh ng

s li u doanh thu s r t l c quan và nh ng s li u chi tiêu l i bi quan

• Tìm hi u ngân sách v n: chi tiêu dành cho nh ng h ng m c đòi h i v n l n

nh c s làm vi c, trang thi t b và máy móc không đ c tính trong ngân sách c a b ph n Tuy nhiên, vi c đánh giá chi tiêu vô cùng thi t y u đ i v i thành công c a t ch c Do đó, doanh nghi p ph i hi u đ c quá trình d toán ngân sách v n

• L p ngân sách ti n m t: dòng ti n là s v n đ ng c a ti n vào và ra N u doanh nghi p không có đ ti n m t, ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

s b đe d a Hãy hình thành m t ngân sách ti n m t đ giúp doanh nghi p

d toán đ c dòng ti n theo th i gian và chú ý theo dõi chi ti t v ho t đ ng kinh doanh

• H p nh t các ngân sách: khi đã chu n b xong ngân sách, doanh nghi p s đ trình lên b ph n d th o ngân sách đ so n th o ngân sách chính Khi bi t

đ c các s li u t ng quát lúc các ngân sách đ c h p nh t, doanh nghi p có

th ph i s a đ i ngân sách

• Hoàn thi n ngân sách: sau khi ngân sách đã đ c t ng h p, y ban ngân sách

s s n sàng hoàn thi n ngân sách t ng h p Hãy chu n b th t k l ng đ làm vi c v i y ban ngân sách, và t o ra m t v th thu n l i đ đ xu t

tr ng h p t t nh t dành cho b ph n

Giai đo n theo dõi:

Vi c l p d toán ngân sách t i doanh nghi p ph i đ c l p liên t c t n m này sang n m khác, t tháng này sang tháng khác Vì v y, sau m i k d toán ngân sách c n ph i th ng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình d toán, t đó xem xét l i các s li u, c s l p d toán ngân sách và đi u ch nh khi c n thi t đ rút kinh nghi m cho l n l p d toán ngân sách k ti p

• Phân tích các chênh l ch: s luôn có nh ng kho n chênh l ch gi a ngân sách

và k t qu ho t đ ng th c t th c hi n nh ng đi u ch nh mang tính xây

d ng cho t ng lai, hãy hình thành m t khuôn kh đ tìm hi u và phân tích

t t c nh ng khác bi t đó

• Giám sát nh ng khác bi t: nh ng chênh l ch đ c th hi n khi so sánh

nh ng k t qu th c t v i ngân sách đ c g i là nh ng khác bi t Doanh nghi p ph i phân tích chúng đ xác đ nh m c u tiên cho các hành đ ng sau

đó Chi tiêu quá m c s là m t s khác bi t b t l i, còn chi tiêu d i m c ngân sách là s khác bi t tích c c

• Phân tích l i ngân sách: nh ng sai sót trong ngân sách th ng là k t qu c a

s chu n b không k l ng đ i v i ngân sách ban đ u Doanh s s ch m

h n m c k v ng, trong khi chi phí l i không ki m soát đ c Doanh nghi p

c n ph i tìm hi u sai đâu đ tránh sai l m

• Ki m tra nh ng khác bi t ngoài k v ng: có nhi u tr ng h p s khác bi t không th đ c nhìn th y tr c hay tránh đ c Th m chí trong tr ng h p

nh ng khác bi t đó n m ngoài d ki n, nh ng doanh nghi p v n có th th c

hi n m t s chu n b và h c h i đ c t nh ng k t qu c a chúng

• Th c hi n đi u ch nh: sau khi đã đánh giá nh ng khác bi t v ngân sách, doanh nghi p đã có th thay đ i ngân sách đ đ y đ thông tin h n Quá trình so sánh s li u th c t v i ngân sách là m t quá trình không ng ng Doanh nghi p nên liên t c đi u ch nh ngân sách

• Nh n bi t các v n đ hành x : là m t ph n c a quá trình d th o ngân sách, ngoài các công vi c tài chính, doanh nghi p s ph i qu n lý c đ i ng nhân viên trong b ho ch đ nh và ki m soát ngân sách Thành công c a ngân sách

s ph thu c vào s h p tác c a t t c m i ng i tham gia vào các giai đo n

c a quá trình ngân sách

• C i thi n quá trình d th o ngân sách: th nh tho ng sau khi b ph n ho ch

đ nh và ki m soát ngân sách đã thi t l p và giám sát ngân sách, b ph n đó nên nhìn l i toàn b ho t đ ng d th o ngân sách đ h c h i kinh nghi m B

ph n ho ch đ nh và ki m soát ngân sách nên làm vi c này sau ba tháng đ u trong th i k ngân sách và đ u đ n liên t c sau đó

• ánh giá k n ng qu n lý ngân sách: b ng câu h i sau đây s giúp b ph n

ho ch đ nh và ki m soát ngân sách đánh giá xem vi c th c hi n quá trình d

th o ngân sách hi u qu đ n m c nào Ph n quan tr ng c a b ng câu h i này

là phát hi n m i quan h gi a đi u ch nh là đi m m nh và đi m y u Vi c đánh giá ph i đ c th c hi n khách quan và trung th c

2 Tôi nh n th c đ c nh ng thu n l i và b t l i c a vi c d th o ngân sách

3 Tôi chu n b cho d th o ngân sách b ng cách tìm hi u b i c nh bên trong toàn

8 Tôi tách bi t nhu c u c a t ch c v i nh ng tham v ng cá nhân

9 Tôi l a ch n m t mô hình ngân sách phù h p v i b ph n c a tôi

10 Tôi đánh giá đ y đ nh ng đi m m nh và nh ng c h i c a t ch c tôi

11 Tôi tham kh o s tay ngân sách và nghiên c u n i dung khi tôi tính toán s

li u

12 Tôi hi u đ c vai trò c a y ban ngân sách và nh h ng c a y ban đ i v i

tôi

13 Tôi thích s d ng bi u m u chu n đ giúp so n th o nh ng s li u đúng đ n

14 Tôi s d ng chuyên môn và ki n th c c a đ ng nghi p trong toàn b quá trình

d th o ngân sách

15 Tôi xem xét th u đáo s nh h ng c a các nhân t bên ngoài đ n các s li u

ngân sách

16 Tôi bi t nh ng y u t gây h n ch c a b ph n mình và cách v t qua chúng

17 Tôi d báo doanh thu b ng cách xem xét lo i, s l ng và th i gian

18 Tôi ki m tra k t t c các kho n chi tiêu n m ngoái đ không b l kho n chi

phí nào

19 Tôi s d ng ki n th c v đ nh phí và bi n phí khi d báo chi phí t ng lai

20 Tôi áp d ng ph ng pháp đ u ra/đ u vào khi tôi d báo ngân sách

21 Tôi thích d th o ngân sách t c s s 0 h n là đi u ch nh s li u n m ngoái

22 Tôi đánh giá tác đ ng tài chính c a ch tiêu v n trong b ph n mình

22 Tôi hi u và s d ng d báo dòng ti n m t ngân sách cho b ph n mình

24 Tôi nh t quy t tham gia vào quá trình t ng h p ngân sách th ng k

25 Tôi chu n b và tham gia m t cách hi u qu vào các cu c h p c a y ban ngân

29 Tôi phân bi t rõ ràng gi a d đoán kém v i ho t đ ng kém

30 Tôi thay đ i ngân sách n u có nh ng khác bi t l n gi a ngân sách và k t qu

th c t

31 Tôi công nh n t m quan tr ng c a cách c x c a con ng i trong d th o

ngân sách

32 Toi đ m b o r ng mình h c h i và c i thi n đ c ngân sách t ng n m

+ 32 – 63 : B n thi u k n ng d th o ngân sách, có ngh a là b n ph i xem l i cách ti p c n đ i

v i vi c d th o ngân sách, nên tham kh o l i nh ng ph n lý thuy t phù h p v nh ng c s liên quan đ n vai trò và th c ti n t t nh t c a d th o ngân sách

+ 64 – 95 : B n đã có ti n b r t đáng k và r t th o trong d th o ngân sách Không ng ng n

l c đ s a ch a nh ng đi m y u và rèn luy n đ đ t đ c k t qu t t h n t k n ng d th o ngân sách

+ 96 – 128 : B n có k n ng và n ng l c trong vi c d th o ngân sách nh ng không tr nên quá

ch quan Nh r ng s phát tri n c a b n c ng gi ng nh d th o ngân sách, là m t quá trình kéo dài liên t c và luôn thay đ i, đ ng th i đòi h i s h c h i không ng ng

Stephen Brookson, Biên d ch: Lê Ng c Ph ng anh (M.B.A), Hi u đính: Nguy n V n Quì (Ph.D.) Qu n lý ngân sách – Managing Budgets, 2005 Nhà xu t

b n t ng h p Thành ph H Chí Minh

1.6 TRÌNH T L P VÀ N I DUNG CÁC D TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHI P:

D toán t ng th là h th ng các d toán đ nh k chi ti t làm c s đ xây

d ng các báo cáo tài chính d toán Trong đó, d toán tiêu th s n ph m là quan

tr ng nh t, nó chi ph i toàn b h th ng d toán ngân sách c a doanh nghi p D toán tiêu th s n ph m s cho th y doanh thu d ki n trong k d toán Khi d toán tiêu th s n ph m đ c l p m t cách c n th n và phù h p v i tình hình ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p, thì đó chính là chìa khóa c a toàn b quá trình l p d toán ngân sách c a doanh nghi p

Trình t l p d toán ngân sách, d toán tiêu th đóng vai trò c t lõi trong công tác l p d toán ngân sách c a doanh nghi p T d toán tiêu th trong k và thông tin hàng t n kho đ u k d toán doanh nghi p s ti n hành l p d toán s n

xu t Xu t phát t d toán s n xu t trong k d toán, doanh nghi p s l p đ c báo cáo d toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p, d toán chi phí qu n lý doanh nghi p

và d toán chi phí s n xu t chung Ngoài ra, t d toán tiêu th k t h p v i nhu c u

qu n lý c a doanh nghi p trong t ng lai, doanh nghi p s l p đ c báo cáo d toán chi phí bán hàng và d toán chi phí qu n lý doanh nghi p T các nhu c u s

d ng ti n trong doanh nghi p, doanh nghi p s l p đ c báo cáo ti n Cu i cùng, doanh nghi p s l p đ c báo cáo d toán tài chính bao g m: d toán Báo cáo k t

qu ho t đ ng kinh doanh; d toán B ng cân đ i k toán và d toán Báo cáo l u chuy n ti n t

T các ho t đ ng Báo cáo thu

nh p

Báo cáo tình hình tài chính (BC KT)

d ki n

Giá v n hàng bán d ki n

Báo cáo thu

nh p d ki n

D toán tiêu th

S đ 1.7: L p d toán t ng h p

1.6.1 D toán tiêu th :

D toán tiêu th là kh i đ u cho t t c các d toán, nó có tác d ng xác đ nh

ti m l c tiêu th c a doanh nghi p, t đó làm c s cho vi c l p các d toán mua

hàng, chi phí bán hàng và qu n lý doanh nghi p, d ki n đ c s ti n s thu đ c t

quá trình tiêu th s n ph m

D toán tiêu th đ c l p trên c s d báo s n ph m tiêu th , s l ng s n

ph m tiêu th c a các k tr c và xu h ng bi n đ ng c a nó, các đ n đ t hàng

ch a th c hi n, chính sách giá trong t ng lai, chi n l c ti p th đ m r ng th

tr ng, ho t đ ng nghiên c u và phát tri n, s c nh tranh Tình hình kinh t c a

ngành mà doanh nghi p đó đang ho t đ ng, nh ng y u t khác: nh ng s ki n

chính tr , s thay đ i v môi tr ng pháp lý, s thay đ i v khoa h c công ngh ,

.v.v…

Doanh nghi p sau khi d toán v s l ng s n ph m tiêu th , s c tính ra

doanh thu theo công th c:

Doanh thu d ki n = S l ng s n ph m tiêu th d ki n X n giá bán d ki n

Thông th ng trong d toán tiêu th s n ph m kèm theo b ng tính toán

l ng ti n c tính thu đ c qua các k Vi c tính toán này r t c n thi t cho vi c

l p d toán ti n S ti n thu đ c d ki n s bao g m s ti n thu đ c c a k tr c

chuy n sang c ng v i s ti n thu đ c trong k d toán

S ti n thu trong k = S ti n n k tr c d ki n + S ti n thu n trong k d ki n

1.6.2 D toán s n xu t:

D toán s n xu t đ c l p trên c s d toán tiêu th s n ph m trong k d

toán, bao g m s l ng s n ph m s n xu t ra ph i đ đ th a mãn cho yêu c u c a

tiêu th và yêu c u t n kho cu i k d toán