Mơ hình n đnh thơng tin t trên xu ng thì các ch tiêu d tốn đ c đnh ra t ban qu n lý c p cao c a doanh nghi p, sau đĩ truy n xu ng cho nhà qu n lý c p trung gian. Sau khi nhà qu n lý c p trung gian ti p nh n s chuy n xu ng nhà qu n
lý c p c s đ làm m c tiêu, k ho ch trong vi c t ch c ho t đ ng t i t ng b
ph n trong doanh nghi p.
L p d tốn theo mơ hình này mang n ng tính áp đ t t qu n lý c p cao xu ng nên r t d t o ra s b t bình c a các b ph n riêng l trong doanh nghi p.
ơi khi d tốn do nhà qu n lý c p cao t n đ nh s quá cao ho c quá th p so v i
m c đ ho t đ ng và n ng l c th c t c a b ph n, đi u này khơng khuy n khích s
c ng tác chung s c và t ng n ng su t c a các b ph n trong t ch c. Tâm lý c a Nhà qu n tr c p cao Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s D tốn áp đ t t trên xu ng
nhi u ng i thì h thích làm nh ng gì mà mình ho ch đ nh h n là nh ng gì áp đ t t bên ngồi vì th d tốn ngân sách khĩ cĩ th thành cơng.
Khi l p d tốn ngân sách theo mơ hình này địi h i nhà qu n tr c p cao ph i cĩ t m nhìn t ng quát, tồn di n v m i m t c a doanh nghi p và nhà qu n lý c p cao ph i n m v ng ch t ch chi ti t ho t đ ng c a t ng b ph n trong doanh nghi p c v m t đnh tính l n đ nh l ng, đi u này ch phù h p v i doanh nghi p cĩ qui mơ nh , cĩ ít s phân c p v qu n lý ho c đ c s d ng trong nh ng tr ng h p ho c tình th đ c bi t mà bu c doanh nghi p ph i tuân theo s ch đ o c a nhà qu n tr c p cao.
1.4.2. Mơ hình 2 - Mơ hình thơng tin ph n h i:
Mơ hình thơng tin ph n h i đ c th c hi n theo qui trình sau:
Các ch tiêu d tốn đ u tiên đ c c tính t qu n tr c p cao nh t trong doanh nghi p, d tốn ngân sách lúc này mang tính d th o và đ c truy n xu ng cho các c p qu n tr trung gian. Trên c s đĩ các nhà qu n tr trung gian s phân b xu ng các đ n v c p c s . Các b ph n qu n lý c p c s c n c vào các ch tiêu d th o, c n c vào kh n ng và đi u ki n c a mình đ xác đnh các ch tiêu d tốn ngân sách cĩ th th c hi n đ c và nh ng ch tiêu d tốn ngân sách c n đ c gi m b t ho c t ng lên cho phù h p v i ti m l c c a b ph n mình. Sau đĩ, b ph n qu n lý c p c s b o v nh ng d tốn ngân sách c a mình tr c b ph n qu n lý c p trung gian.
B ph n qu n lý c p trung gian, trên c s t ng h p các ch tiêu d tốn ngân sách t các b ph n c p c s , k t h p v i kinh nghi m và t m nhìn t ng quát tồn di n h n v ho t đ ng c a các b ph n c p c s , đ xác đ nh các ch tiêu t tốn ngân sách cĩ th th c hi n đ c c a b ph n mình sau đĩ s ti n hành trình bày và b o v tr c b ph n qu n lý c p cao h n.
B ph n qu n lý c p cao trên c s t ng h p s li u d tốn ngân sách t các b ph n trung gian, k t h p v i t m nhìn t ng quát, tồn di n v tồn b ho t đ ng c a t ch c, h ng các b ph n khác nhau đ n m c tiêu chung. B ph n qu n lý c p cao s xét duy t thơng qua các ch tiêu d tốn c a b ph n qu n lý trung gian và b ph n qu n lý trung gian xét duy t thơng qua b ph n qu n lý c s . Và khi d
tốn ngân sách đã đ c xét duy t s tr thành d tốn ngân sách chính th c đ c s
d ng nh đ nh h ng ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a k d tốn.
Vi c l p d tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin ph n h i s thu hút đ c trí tu và kinh nghi m c a các c p qu n lý khác nhau vào quá trình l p d tốn ngân sách. Mơ hình này th hi n đ c s chung s c trong vi c xây d ng d tốn ngân sách trong doanh nghi p t qu n lý c p c s đ n nhà qu n lý c p cao, vì v y d tốn s cĩ tính chính xác và đ tin c y cao. D tốn ngân sách đ c l p trên s t ng h p v kh n ng và đi u ki n c th c a các c p qu n lý nên ch c ch n tính kh thi s cao. Tuy nhiên n u l p d tốn theo mơ hình này s ph i t n nhi u th i gian và chi phí cho vi c thơng tin d th o, ph n h i, xét duy t và ch p nh n. H n n a, vi c l p d tốn theo mơ hình này địi h i cĩ s liên k t ch t ch gi a các b ph n và s
Nhà qu n tr c p cao Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s D tốn ngân sách l n 1 D tốn ngân sách l n 2
liên k t ch t ch gi a các thành viên trong m i b ph n đ cĩ th đ a ra nh ng s li u d tốn ngân sách phù h p v i b ph n c a mình. Vì v y, nhân t con ng i
đĩng vai trị quan tr ng và quy t đnh trong quá trình l p d tốn ngân sách, các
thành viên và các b ph n trong doanh nghi p ph i đồn k t và đ ng lịng th c hi n m c tiêu chung c a doanh nghi p.
1.4.3. Mơ hình 3 - Mơ hình thơng tin t d i lên:
L p d tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin t d i lên là vi c l p d tốn
ngân sách đ c l p t c p qu n lý c p th p đ n c p qu n lý c p cao nh t trong
doanh nghi p. Các b ph n qu n lý c p c s c n c vào kh n ng và đi u ki n c a b ph n mình đ l p d tốn ngân sách. Sau đĩ, d tốn ngân sách đĩ đ c trình lên qu n lý c p trung gian. Qu n lý c p trung gian s t ng h p s li u d tốn ngân sách c a c p c s và trình lên qu n lý c p cao. Nhà qu n lý c p cao s t ng h p thơng tin t nhà qu n lý c p trung gian và k t h p t m nhìn t ng quát và tồn di n c a mình v tình hình ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p, m c tiêu và chi n
l c c a doanh nghi p trong t ng lai đ xét duy t và thơng qua d tốn ngân sách. L p d tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin t d i lên s r t thơng thống, h u nh m i vi c đ u đ cho các b ph n t quy t đ nh. Ng i tr c ti p tham gia trong các ho t đ ng hàng ngày c a doanh nghi p t l p d tốn thì s li u s phù h p h n và th c t h n. Tâm lý chung thì m i ng i s thích làm nh ng gì
do mình đ t ra, vì v y d tốn ngân sách mang tính kh thi cao và kéo m i ng i
trong t ch c cùng h ng đ n m c tiêu chung c a t ch c.
Vi c đ cho các b ph n t l p d tốn ngân sách c a b ph n mình s phát huy r t tích c c vai trị ki m tra c a d tốn ngân sách, bu c m i ng i trong t ch c ph n đ u đ t đ c k ho ch do chính mình l p ra. N u các b ph n khơng đ t
đ c các ch tiêu nh trong d tốn ngân sách thì h s ph i ch u trách nhi m mà khĩ cĩ th đ l i cho b ph n khác. D tốn ngân sách theo mơ hình này phù h p
v i các cơng ty l n ho c các t p đồn vì th hi n s phân quy n trong qu n lý. L p d tốn theo mơ hình này khơng t n nhi u th i gian và chi phí. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BPP Learning Media, 2012. ACCA Paper F5 – Performance Management. BPP
Tuy nhiên, khuy t đi m l n nh t c a vi c l p d tốn theo mơ hình thơng tin
t d i lên đĩ chính là vi c đ cho các c s t ho ch đnh d tốn cho mình nên cĩ
th s x y ra tình tr ng l p d tốn ngân sách th p h n n ng l c th t s mà h cĩ th th c hi n đ c. Lúc này d tốn ngân sách khơng phát huy đ c tính tích c c c a nĩ mà cịn làm trì tr các ho t đ ng s n xu t, lãng phí tài nguyên và n ng l c c a doanh nghi p, khơng khai thác h t kh n ng ti m tàng c a doanh nghi p. Vì v y, nhà qu n lý c p cao c n ki m tra, cân nh c k l ng tr c khi ch p nh n ngân sách t d tốn c a c p d i. N u cĩ nh ng kho n m c nào đáng nghi ng thì ph i th o lu n v i nhà qu n lý c p d i cho đ n khi đ t đ c s phù h p.
Trong ba mơ hình d tốn ngân sách bên trên thì m i mơ hình d tốn ngân
sách đ u cĩ nh ng u đi m và khuy t đi m nh t đ nh. Tùy theo đ c đi m c a t ng
Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p trung gian Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p c s Nhà qu n tr c p cao
Hình 1.5: Mơ hình thơng tin t d i lên
t ch c hay doanh nghi p s l a ch n mơ hình phù h p v i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a mình sao cho vai trị c a cơng tác d tốn ngân sách đ c phát huy t i
u nh t. Mơ hình l p d tốn ngân sách t d i lên ch u nhi u nh h ng c a lý lu n qu n lý hi n đ i, nh n m nh c ch khuy n khích và c v nhân viên b ng s cùng nhau tham gia nhi u h n là ép bu c. Hi n nay, theo xu th phát tri n chung thì qu n lý hi n đ i đang đ c phát tri n và áp d ng nhi u cơng ty, nhi u t p đồn
thay cho vi c qu n lý theo ki u truy n th ng, t p quy n tr c đây. Th c ch t, trong quá trình l p d tốn ngân sách t i doanh nghi p thì t t c các c p qu n lý trong doanh nghi p c n k t h p v i nhau, cùng làm vi c chung v i nhau đ l p d tốn ngân sách hồn ch nh. Nhà qu n lý c p cao thì khơng quen v i nghi p v hàng ngày nên c n d a vào nhà qu n lý c p d i đ cung c p chi ti t thơng tin d tốn ngân
sách, nh ng h l i cĩ t m nhìn r ng và n m v ng chi n l c c a doanh nghi p. Vì
v y, y u t nhân s là c t lõi trong quá trình l p d tốn ngân sách t i doanh
nghi p, địi h i m i ng i trong doanh nghi p cùng nhau h ng t i m c tiêu chung
c a doanh nghi p, cùng nhau xây d ng và th c hi n t t đ d tốn ngân sách t i doanh nghi p phát huy t i u vai trị c a nĩ.
1.5.QUY TRÌNH L P VÀ QU N LÝ D TỐN NGÂN SÁCH TRONG
DOANH NGHI P:
D tốn ngân sách là cơng vi c r t quan tr ng nên khơng th ch p nh n m t d tốn ngân sách cĩ quá nhi u sai sĩt. Vi c l p d tốn ngân sách m t cách chính xác ngay t l n đ u tiên là r t khĩ. L p d tốn ngân sách c ng t ng t nh c
g ng d đốn chính xác t ng lai, trong khi đĩ t ng lai thì ch u tác đ ng b i nhi u y u t khách quan t bên trong l n bên ngồi nh h ng đ n ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. Vì v y, tr c khi l p d tốn ngân sách c n ph i ho ch đ nh m t quy trình d tốn ngân sách đ chu n b t t c các cơng vi c mà b ph n d tốn ngân sách c n ph i làm.
Stephen Brookson, Biên d ch: Lê Ng c Ph ng anh (M.B.A), Hi u đính:
Nguy n V n Quì (Ph.D.). Qu n lý ngân sách – Managing Budgets, 2005. Nhà xu t
b n t ng h p Thành ph H Chí Minh.
Tùy theo t ng qui mơ c a doanh nghi p, lo i hình ho t đ ng c ng nh tình
hình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a t ng doanh nghi p và ph thu c vào phong cách qu n lý mà quy trình cơng tác l p d tốn ngân sách t i doanh nghi p s khác nhau. Quy trình l p và qu n lý d tốn ngân sách đ c th c hi n qua các giai đo n sau:
CHU N B SO N TH O THEO DÕI
Xác đnh rõ m c tiêu chung c a doanh nghi p
Chu n hĩa ngân sách
ánh giá h th ng
Thu th p thơng tin s li u, chu n b d th o ngân sách đ u tiên Ki m tra các con s d tốn b ng cách ch t v n và phân tích L p d tốn ti n m t đ theo dõi dịng ti n t b ng C KT và báo cáo KQH KD Xem l i qui trình ho ch đnh ngân sách và chu n b ngân sách t ng th Phân tích s khác nhau gi a k t qu th c t và d tốn Theo dõi các khác bi t và phân tích các sai s , ki m tra nh ng đi u khơng ng đ n D báo l i và đi u ch nh, xem xét, s d ng nh ng d ng ngân sách khác, rút kinh nghi m S đ 1.6: S đ quy trình qu n lý ngân sách
Giai đo n chu n b : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vi c đ u tiên ph i làm trong quá trình d tốn ngân sách là làm sáng t m c tiêu c a doanh nghi p. D tốn ngân sách ph i l y chi n l c và m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p làm n n t ng. Sau khi xác đ nh rõ ràng m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p, s xây d ng m t m u d tốn ngân sách chu n. i u này giúp cho nhà qu n lý c p cao d ph i h p v i các d tốn ngân sách c a các b ph n trong doanh nghi p, cho phép so sánh, k t n i gi a các n i dung m t cách d dàng. Khi m i v n đ đã đ c chu n b đ y đ cho vi c l p d tốn ngân sách thì
tr c khi so n th o hãy xem xét l i h th ng đ đ m b o r ng ngân sách s cung c p thơng tin chính xác và phù h p. Ngồi ra, phân cơng cơng vi c và b trí nhân l c là cơng tác quan tr ng trong giai đo n chu n b c a qui trình l p và qu n lý d tốn ngân sách trong doanh nghi p. Tĩm l i, giai đo n chu n b bao g m các cơng vi c c th nh sau:
• Xác đnh m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p và phân lo i m c tiêu. Ngân
sách nên d a trên m t ph ng pháp ti p c n b n b c, nh m giúp doanh
nghi p xác đnh rõ nh ng m c tiêu kinh doanh c a t ng b ph n v khía
c nh tài chính: ánh giá kinh doanh; L p k ho ch cho t ng lai; Quy t đ nh