Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32

Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32

LỜI MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác dự toán ngân sách giữ một vị trí vô cùng quan trọng Bất kỳ một tổ chức nào dùø lớn hay nhỏ, thậm chí ngay trong phạm vi một gia đình cũng phải tính toán và dự trù việc sử dụng ngân sách của mình Tuy nhiên, để dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện Hiện nay, các doanh nghiệp lập dự toán ngân sách nhưng số liệu dự toán ngân sách thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp

Việc nghiên cứu để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho các dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho nhà quản trị, và đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai, có ý nghĩa lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay

Công ty 32 là công ty giữ vị trí quan trọng trong Tổng cục hậu cần nhưng công tác dự toán ngân sách của công ty hiện nay còn nhiều khiếm khuyết, từ việc nhận thức được sự cần thiết của công tác dự toán ngân sách với các doanh nghiệp

và từ yêu cầu đổi mới công tác quản lý tại công ty 32 nên tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32”

Mục tiêu của đề tài:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách

- Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

- Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu dự toán ngân sách ngắn hạn tại công ty 32

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp quan sát, phỏng vấn…

Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách

Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

Luận văn còn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự toán ngân sách thực tế của công ty 32 để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty 32 đã được đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã được hoàn thiện theo quan điểm của tác giả luận văn

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Các vấn đề lý luận chung về dự toán ngân sách

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Dự toán: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ

chức cần phải đạt được đồng thời chỉ rõ cách thức huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đặt ra Dự toán được xác định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai

Dự toán là cơ sở, là trung tâm của kế hoạch và tiền đề cho việc dự toán là dự báo

Dự toán ngân sách: Là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục

tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm

vụ đó Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận, từ đó xác định trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định

1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách

Dự toán là công cụ của nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi nhà quản lý phải am hiểu các loại dự toán để thích ứng với từng nhu cầu riêng lẻ và từng hoàn cảnh cụ thể của từng tổ chức trong từng thời kỳ, từng giai đoạn Tùy theo cách thức phân loại sẽ có các loại dự toán ngân sách sau đây:

1.1.2.1 Phân loại theo thời gian:

• Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn là dự toán

được lập cho kỳ kế hoạch là môt năm và được chia ra từng kỳ ngắn hơn là hàng quí và hàng tháng Dự toán ngân sách ngắn hạn thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh thường xuyên của tổ chức như mua hàng, bán

hàng, thu tiền, chi tiền, sản xuất… Dự toán ngân sách ngắn hạn được lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc và được xem như là định hướng chỉ đạo cho mọi hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch

• Dự toán ngân sách dài hạn: dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự

toán ngân sách vốn, đây là dự toán được lập liên quan đến tài sản dài hạn, thời gian sử dụng tài sản vào các hoạt động kinh doanh thường hơn 1 năm

Dự toán dài hạn thường bao gồm việc dự toán cho các tài sản lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất và hệ thống phân phối như nhà xưởng, máy móc thiết

bị …để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách vốn là lợi nhuận dự kiến lớn, mức độ rủi ro cao, thời gian thu

hồi vốn dài

1.1.2.2 Phân loại theo chức năng

• Dự toán hoạt động: Bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể

của doanh nghiệp Ví dụ như dự toán tiêu thụ nhằm phán đoán tình hình tiêu thụ của công ty trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự toán sản lượng sản xuất đủ cho tiêu thụ từ đó tính dự toán chi phí sản xuất, dự toán mua hàng được dùng cho các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết phải mua để đủ cho tiêu thụ và tồn kho, sau đó lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả kinh doanh

• Dự toán tài chính: Là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư, bảng

cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán tiền

tệ là kế hoạch chi tiết cho việc thu và chi tiền Dự toán vốn đầu tư trình bày

dự toán các tài sản dài hạn và vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở những năm tiếp theo Dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là các dự toán tổng hợp số liệu kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập:

• Dự toán ngân sách linh hoạt: Là dự toán cung cấp cho công ty khả năng

ước tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định

ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực

tế

• Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán tại các số liệu tương ứng với một

mức độ hoạt động ấn định trước Dự toán ngân sách cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định Dự toán cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ

dự toán Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp

1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích

• Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn

tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc vào số liệu của báo cáo dự toán cũ Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi tiêu đã qua, không có khuôn mẫu vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính năng động chủ quan và tính sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách Phương pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu của kỳ quá khứ Thông thường thì các doanh nghiệp thường hay dựa vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau Nhưng cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ quá khứ và cứ

để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi trong doanh nghiệp Dự toán từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự

toán Thứ 2, phương pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động

và sáng tạo của bộ phận lập dự toán Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi những quan điểm sai lầm của những người

đi trước Thông thường thì các bộ phận lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự

Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không, khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn toàn, không có sai sót

Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch Dự

toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo

dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế

để lập các báo cáo dự toán mới Ví dụ chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) cứ 1 tháng đi qua thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ (báo cáo dự toán tháng 1) để lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo (tháng 2) Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ (tháng 1) và

số liệu thực tế tháng 1 thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ (dự toán tháng 1) cho phù hợp với tình hình mới, rồi từ đó làm cơ sở cho việc lập

dự toán tháng tiếp theo sau

Ưu điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục, không ngừng Dự toán cuốn chiếu giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của các năm một cách liên tục mà không phải đợi đến kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới

Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách

1.1.3 Mục đích, chức năng của dự toán ngân sách:

1.1.3.1 Mục đích của dự toán ngân sách

• Dự toán ngân sách giúp các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các số liệu

• Dự toán ngân sách liên kết các đơn vị trong tổ chức để cùng thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị

• Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin

về kế hoạch ngân sách sản xuất, kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh

• Dự toán ngân sách là căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến Từ đó thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục; làm cơ sở cho các quyết định kinh doanh tồi ưu

• Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý cuả từng bộ phận trong doanh nghiệp

• Là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp

1.1.3.2 Chức năng của dự toán ngân sách

Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của dự toán ngân sách thể hiện ở việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản

lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng v.v…

dự toán ngân sách được xem là công cụ để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị

Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của dự toán ngân sách thể

hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối

các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất

Chức năng thông tin: Chức năng thông tin của dự toán ngân sách thể hiện ở chỗ dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu,

chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban Thông qua các con số trong báo cáo dự toán nhà quản trị đã truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày

Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của dự toán ngân sách thể

hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị Lúc này thì dự toán ngân sách đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát Khi đóng vai trò kiểm soát, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sữa chữa, khắc phục yếu điểm

Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng đo lường, đánh giá của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách cung cấp một thước đo chuẩn,

một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra

Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng Tuy nhiên chức năng nổi bật nhất của dự toán ngân sách vẫn là hoạch định và kiểm soát

1.2 Các mô hình lập dự toán ngân sách, quy trình lập dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Các mô hình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp

Xét về cơ chế dự toán ngân sách có thể được lập theo 3 mô hình sau:

1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở ?? làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp

Nhận xét mô hình 1:

Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo ra sự gây ra sự bất bình của các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp Đôi khi dự toán do nhà quản lý cấp cao tự ấn định sẽ quá cao hoặc quá thấp

so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng tác chung sức và tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức Tâm

lý của nhiều người thì họ thích làm những gì mà mình hoạch định hơn là những gì

áp đặt từ bên ngoài vì thế dự toán ngân sách khó có thể thành công

Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải

có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp

có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong những trường hợp hoặc tình thế đặc biệt mà buộc doanh nghiệp phải tuân theo sự chỉ đạo của quản

lý cấp cao hơn

1.2.1.2 Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi

Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo qui trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian

Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn

Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của

tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và

bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở Và khi

dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch

Nhận xét mô hình 2:

Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi

bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong doanh nghiệp phảûi đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2.1.3 Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên

Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian) Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản

lý cấp cao Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản

lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng

Nhận xét mô hình 3:

Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn Tâm

lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức

Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ

ai được Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn

vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý

Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhi ều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả

Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở

tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận

Nhận xét chung

Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích

cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều công ty, nhiều

tập đoàn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự toán theo

mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng

Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong

tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn

1.2.2 Qui trình quản lý ngân sách

Dự toán ngân sách là công việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một

dự toán ngân sách có nhiều sai sót Việc lập dự toán ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó Lập dự toán ngân sách cũng tương tự như cố gắng

dự đoán chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì không chắc chắn Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lường trước nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế Vì vậy trước khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm

Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau Sau đây là quy trình quản lý ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited

CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI

S1.1 Sơ đồ quy trình quản lý ngân sách

Xác định rõ mục tiêu

chung của công ty

Chuẩn hóa ngân

sách

Đánh giá hệ thống

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán

Theo dõi các khác biệt và phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến

Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm

Thu thập thông tin sốâ liệu, chuẩn bị dự thảo ngân sách đầu

tiên

Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích

Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền từ bảng CĐKT và báo cáo KQHĐKD

Xem lại qui trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể

Trong quy trình tác giả cho rằng việc quản lý ngân sách chia làm 3 giai đo

ạn Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự tốn ngân sách, sau đĩ là soạn thảo dự tốn ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách

Giai đoạn chuẩn bị

Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự tốn ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp Dự tốn ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của cơng ty làm nền tảng Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự tốn ngân sách chuẩn Điều này giúp cho nhà quản

lý cấp cao dễ phối hợp với các dự tốn ngân sách của các bộ phận trong doanh

nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng Khi mọi thứ

đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp

Giai đoạn soạn thảo

Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách Trước hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính thu, chi,… trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán,

dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v…

Giai đoạn theo dõi

Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp

1.2.3 Trình tự lập dự toán

Dự toán tiêu thụ luôn là dự toán chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu tiên Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và k?t hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung Từ dự toán tiêu thụ sẽ lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là dự toán tài chính bao gồm dự toán báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo cân đôí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ

1.3 Lợi ích của việc lập dự toán đối với các doanh nghiệp

Việc lập dự toán ngân sách một cách cẩn thận, phù hợp sẽ làm lợi cho doanh nghiệp trên những mặt sau đây:

• Dự toán ngân sách truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức

• Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị nghĩ đến kế hoạch cho tương lai Nếu không có dự toán ngân sách nhà quản trị sẽ tốn rấtù nhiều thời gian cho việc xử

lý tình trạng khẩn cấp xảy ra hằng ngày trong tổ chức

• Dự toán ngân sách sẽ báo trước những vấn đề khó khăn của tổ chức Thông qua

dự toán ngân sách nhà quản trị dự báo trước những rủi ro có thể xảy ra, những khó khăn về tài chính trong một thời kỳ để từ đó có kế hoạch để kịp thời đối phó với những khó khăn, tránh tình trạng bị động trước những khó khăn

• Thông qua lập dự toán ngân sách các nhà quản lý phải chú ý đến các mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức như đối thủ cạnh tranh, chính sách kinh tế của Nhà Nước, luật pháp, lãi suất, nhu cầu thị trường… Chính vì vậy, dự toán ngân sách tăng cường nhận thức của nhà quản trị về môi trường kinh doanh bên ngoài tác động đến doanh nghiệp

• Trong quá trình lập dự toán ngân sách sẽ giúp cho nhà quản trị có phương hướng

và quyết định phân phối nguồn lực một cách có hiệu quả nhất trong tổ chức

• Dự toán ngân sách giúp phối hợp các hoạt động của các đơn vị, bộ phận trong tổ chức Khi soạn thảo một dự toán ngân sách đòi hỏi phải phối hợp các hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong tổ chức Ví dụ như từ dự toán tiêu thụ của

bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất phải phối hợp sản xuất sao cho đủ lượng hàng để bán và đủ hàng tồn kho, bộ phận cung ứng vật liệu phải phối hợp để đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất v.v… Vì vậy, dự toán ngân sách sẽ phối hợp các hoạt động của các đơn vị trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức Khi lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cao phải kết nối tất cả các mối quan hệ của nhà quản lý và của tổ chức không mâu thuẫn nhau, và phải kết nối các bộ phận trong tổ chức Vì vậy, dự toán ngân sách giúp

tổ chức hạn chế những cố gắng tạo dựng lợi ích riêng lẻ Mở rộng cách nghĩ của nhà quản lý các cấp thấp vượt ra ngoài chính bộ phận của họ và loại bỏ những thành kiến cố ý hay vô ý vì lợi ích cá nhân của từng bộ phận Tất cả mọi người trong tổ chức sẽ hướng đến mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức

• Dự toán ngân sách tạo thước đo chuẩn cho việc nhận xét, đánh giá việc thi hành mọi hoạt động kinh doanh của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức Dự toán ngân sách dự kiến được chi phí dự kiến và dòng tiền thu, chi của mội đơn vị trong tổ chức Vì vậy, nếu dự toán ngân sách một cách khoa học và hợp lý sẽ tạo một thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi đơn vị trong tổ chức

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1:

Dự toán ngân sách là nội dung quan trọng của kế toán quản trị Dự toán ngân sách phản ảnh mục tiêu, nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời phản ánh năng lực, biện pháp để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ

đó Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán v.v… Dự toán ngân sách là công cụ quản lý đa chức năng của nhà quản trị, trong đó chức năng nổi bật nhất là chức năng hoạch định và kiểm soát

Tùy theo tiêu thức phân loại dự toán ngân sách chia thành các loại như: dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn, dự toán hoạt động, dự toán tài chính, dự toán ngân sách linh hoạt, dự toán ngân sách cố định, dự toán từ gốc, dự toán cuốn chiếu v.v…

Việc quản lý ngân sách phải lập theo một quy trình hợp lý bao gồm 3 giai đoạn là: chuẩn bị, soạn thảo, theo dõi Các báo cáo dự toán ngân sách cũng phải được lập theo một trình tự nhất định vì tất cả các báo cáo có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khởi đầu phải là dự toán tiên thụ và kết thúc là dự toán báo cáo tài chính

Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình lập dự toán phù hợp nhất với doanh nghiệp mình Các mô hình dự toán có thể là: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên Những mô hình và quy trình dự toán ngân sách chỉ mang tính hướng dẫn khi áp dụng vào doanh nghiệp nếu thấy không phù hợp thì phải điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI

CÔNG TY 322.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty 32

2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Sau ngày Miền Nam giải phóng, căn cứ 10 của quân nhu quân đội Sài Gòn cũ được Tổng cục hậu cần xây dựng và phát triển thành một cơ sở sản xuất với nhiệm

vụ cung cấp quân trang và quân dụng cho quân đội

Ngày 11/10/1978 theo quyết định 487/TT, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức phê duyệt đề án xây dựng và mở rộng cơ sở sản xuất này thành một nhà máy lớn dưới hình thức Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng

Liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng ngày càng phát triển Do tính chất đa dạng và phức tạp của nhiều ngành nghề và do trình độ quản lý còn nhiều hạn chế nên liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng gặp nhiều khó khăntrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy, ngày 22/4/1980 theo quyết định 83/QĐ - H16 Tổng cục hậu cần chính thức tách liên hiệp các xí nghiệp quân trang và quân dụng thành các công ty Từ đó Xí nghiệp 32 ra đời

Ngày 22/02/1992 theo quyết định số 85/QĐ – QP, Xí nghiệp 32 được nâng cấp thành Công ty 32 trực thuộc Tổng cục hậu cần và không ngừng phát triển tới ngày hôm nay với tên giao dịch: Army Run Shoes And Garment Production And Ex – Import Company Viết tắt ASECO, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Tổng cục hậu cần Trụ sở chính đặt tại : 170 đường Quang trung – Quận Gò Vấp – Thành Phố

- Gia cơng các sản phẩm ngành Giày

Nhiệm vụ:

Sản xuất, tạo nguồn cung cấp các sản phẩm giày, dép phục vụ cho nhu cầu quân đội thơng qua đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần Ngồi việc phục vụ cho quân đội

cơng ty tham gia sản xuất, gia cơng các sản phẩm giày, dép cung cấp thị trường

trong và ngồi nước

2.1.1.3 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại cơng ty 32

Bảng 2.1: Bảng các chỉ tiêu kết quả kinh doanh

ĐVT: VND

Doanh thu 118.435.329.500 125.382.244.960 131.223.755.196

Lợi nhuận trước thuế 4.112.450.059 5.295.388.373 3.807.824.129

Tổng tài sản 58.678.453.423 63.395.032.355 73.403.954.091

Vốn chủ sở hữu 35.897.652.590 37.229.485.459 40.294.319.540

Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh

Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài

Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên nguồn

Nhìn chung thì doanh thu của cơng ty tăng đều qua các năm Năm 2003 doanh thu tăng 6.946.915.460 đồng, tăng hơn 5% so với năm 2002 và năm 2004 tăng 5.841.510.236, tăng hơn 4% so với năm 2003 Tuy nhiên, lợi nhuận của cơng

ty trong những năm gần đây giảm, cụ thể là năm 2004 lợi nhuận giảm 1.487.564.244 (giảm 28%) so với năm 2003, trong khi doanh thu năm 2004 lại tăng hơn 5% so với năm 2003 Lợi nhuận giảm chủ yếu do cơng ty đầu tư máy mĩc thiết

bị mới nên chi phí khấu hao tài sản cố định tăng và do chính sách tăng lương của công ty

Về tài sản thì trong năm 2003 và 2004 tài sản của công ty tăng cao, chủ yếu đầu tư mua sắm tài sản cố định, năm 2003 tổng tài sản tăng hơn 8% so với năm

2002 và năm 2004 tăng gần 16% so với năm 2003 Vốn chủ sở hữu của công ty tăng nhanh trong những năm gần đây, năm 2003 tăng 3% so với năm 2002 và năm

2004 tăng 8% so với năm 2003

Do lợi nhuận của năm 2004 giảm mạnh nên các tỷ suất lợi nhuận trên tài sản,

tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn của công ty cũng giảm mạnh

2.1.1.4 Tổ chức tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty 32

a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quan lý tại cơng ty 32

GIÁM ĐỐC

PGĐ chính

trị

PGĐ kinh doanh

PGĐ sản xuất

Phò

ng kỹ thuậ

t côn

g nghe

ä

Phò

ng tổ chứ

c sản xuất

Phò

ng kinh doan

h – xuất nhậ

p khẩ

Phò

ng hàn

h chính, quả

n trị

Văn phò

ng đại diện tại Hà Nội

Văn phò

ng đại diện tại Đacla

k

S2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của cơng ty

b) Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:

Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất Giám đốc cơng ty được tốn quyền

tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty và đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp

Phó Giám đốc: Là người trợ giúp, tham mưu cho Giám đốc trong các

công việc mà Giám đốc phân công hoặc tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề thuộc chuyên môn mình đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao và có trách nhiệm giải quyết

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Tổng số CBCNV 14 người Nhiệm vụ

của phòng là lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho toàn công ty Tổ chức công tác kinh doanh, tổ chức công tác xuất nhập khẩu

Phòng tổ chức sản xuất: Tổng số CBCNV là 21 người Nhiệm vụ của

phòng là thực hiện mọi chỉ đạo chung về sản xuất, quản lý lao động – tiền lương – bảo hiểm, quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quản lý điện năng, an toàn lao động, quản lý vật tư, thiết bị, phương tiện vận tải

Phòng tài chính kế toán: 10 người Nhiệm vụ của phòng là quản lý chấp

hành ngân sách Nhà Nước, tham mưu giám sát, thực hiện chế độ kế toán tài chính,

tổ chức công tác kế toán, theo dõi thực hiện chế độ thu chi, nộp thuế, sử dụng nguồn vốn, theo dõi quản lý tài sản của công ty và Nhà Nước

Phòng hành chính quản trị: Tổng số CBCNV 12 người Nhiệm vụ là lưu

trữ văn văn thư, quản lý điều hành hoạt động trực ban, bảo vệ, tuần tra, quản lý doanh trại, nhà đất xây dựng cơ bản, đảm bảo quân y, nhà ăn, phục vụ vệ sinh, thông tin liên laic toàn công ty

Phòng kỹ thuật công nghệ: Tổng số CBCNV 10 người Đảm bảo công

tác quản lý phương tiện vận tải, quản lý hệ thống điện, nước Quản lý kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kỷ thuật an toàn vệ sinh lao động, an toàn thiết bị công nghiệp, xây dựng qui trình công nghệ sản xuất

Phòng chính trị: Tổng số CBCNV 7 người Có nhiệm vụ giáo dục chính

trị và tư tưởng, công tác cán bộ Thực hiện công tác tổ chức, xây dựng đảng, công tác quần chúng

Chi nhánh ở Hà Nội và Đac Lak: Tổng số CBCNV tại hà Nội 7 người,

Đăc lak 5 người Có nhiệm vụ đại diện cho công ty kinh doanh và thực hiện công tác theo sự chỉ đạo của Giám đốc

Xí nghiệp: Hiện nay công ty có 6 xí nghiệp hoạt động theo sự quản lý,

chỉ đạo thống nhất của công ty

Các xí nghiệp trực thuộc công ty thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, phụ thuộc công ty

Các xí nghiệp được quyền chủ động triển khai các kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất và đặc điểm của xí nghiệp mình Được quyền chủ động

về mặt tài chính trong phạm vi công ty phân bổ cho xí nghiệp, được nhận vốn và chịu trách nhiệm quản lý tài sản

Các xí nghiệp quản lý số lao động của xí nghiệp, có quyền tuyển dụng và cho nghỉ việc với lao động từ tổ trưởng trở xuống Phải chịu trách nhiệm nội bộ, an toàn lao động trong phạm vi xí nghiệp

Thống kê số lượng lao động tại các xí nghiệp tại công ty tính đến ngày 31/5/2005

- Công ty thuộc Tổng Cục Hậu Cần, là đơn vị quân đội hoạt động kinh tế nên được nhiều ưu tiên trong việc thực hiện chính sách quản lý kinh tế của Nhà Nước, được nhiều sự hỗ trợ từ phía tổ chức chính trị, cơ quan đoàn thể của Nhà nước, và được nhiều khách hàng tín nhiệm

- Công ty luôn có lượng đơn hàng ổn định về các sản phẩm phục vụ quốc phòng nên không bị sức ép ngừng hoạt động vì không có đầu ra Hơn nữa, các đơn hàng quốc phòng tương đối ổn định và được giao chỉ tiêu từ cuối năm trước nên công ty chủ động trong sản xuất

- Xu hướng hội nhập tạo nhiều cơ hội xuất khẩu cho công ty Sắp tới Việt Nam sẽ gia nhậo WTO chắc chắn công ty có nhiều cơ hội xuất khẩu, mở rộng thị trường tiêu thụ ngoài nước

- Công ty có thị trường tiêu thụ sản phẩm ổn định gắn bó với công ty hơn 10 năm qua như thị trường Ucraina, Lào, Thụy điển …Đối với thị trường trong nước thì công ty đã có lượng khách hàng quen thuộc ở khu vực Tây Nguyên, Miền Bắc… Thị trường tiêu thụ Miền Đông Nam bộ và TP.HCM cũng đã được mở rộng một cách nhanh chóng trong thời gian gần đây

- Công ty có nhiều xí nghiệp sản xuất (6 xí ngiệp) nên hỗ trợ sản xuất rất tốt trong việc phân bổ các đơn hàng và phối hợp sản xuất các đơn hàng khi bị hạn chế về năng lực sản xuất hoặc bị sức ép về thời gian giao hàng

- H? th?ng nhà x??ng và máy mĩc thi?t b? c?a cơng ty hi?n nay t??ng đối hiện đại

Cả công ty đến các xí nghiệp đã được đầu tư đổi mới hàng loạt trong thời gian từ năm 1999 đến năm 2004 Nhìn chung công ty đã hoàn thành xong kế hoạch đổi mới, nâng cấp máy móc thiết bị toàn công ty Vì vậy, trong những năm sau năm sau công ty có thể tập trung toàn bộ nguồn lực cho việc phát triển sản xuất, tăng doanh thu

- Công ty có hệ thống khuôn viên nhà xưởng rộng rãi, thoáng mát bảo đảm sức khỏe, phát huy tích cực tinh thần làm việc của công nhân viên và đảm bảo an toàn lao động

- Công ty có đội ngũ thợ lành nghề, ổn định, có nhiều năm kinh nghiệm Cán bộ công nhân viên đoàn kết, kỷ luật tốt Ngành may là ngành cần nhiều lao động, thuận lơiï của công ty là có lực lượng lao động dồi dào, việc tuyển dụng lao động ngành may vào công ty 32 tương đối thuận lợi hơn những công ty khác trong nước vì tâm

lý người lao động vẫn thích làm cho đơn vị Nhà Nước hơn là tư nhân

Khó khăn:

- Trình độ tổ chức quản lý của công ty còn yếu kém, mang nặng tính qui chế, chuẩn tắc của quân đội nên không phù hợp với cơ chế thị trường, đòi hỏi sự linh hoạt, mềm dẻo

- Bộ phận thiết kế mẫu của công ty còn yếu kém do mới được thành lập Chưa linh hoạt trong việc thay đổi mẫu mã đáp ứng kịp thời với những thay đổi của khách

hàng và chưa tạo được nhiều mẫu mã mới phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của khách hàng trong và ngoài nước

- Chưa phát triển được thương hiệu của công ty ở thị trường trong nước và quốc tế

- Công ty chưa phát triển hệ thống bán lẻ trong nước Khách hàng trong nước chủ yếu hiện tại của công ty 32 hiện nay chủ yếu là các công ty Nhà Nước, các đơn vị quân đội Công ty chưa phát triển đối tượng khách hàng là người tiêu dùng cá nhân

- Tại các nước trong khu vực hiện nay, đơn giá gia công cạnh tranh rất gay gắt, nhiều nước trong khu vực đơn giá gia công rất rẻ nên đã ảnh hưởng rất lớn đối với thị trường gia công xuất khẩu hiện tại và tương lai của công ty

- Việc Trung Quốc đã gia nhập WTO trước, đã làm ảnh hưởng rất lớn thị trường tiêu thụ sản phẩm của ngành giày nói chung và của công ty nói riêng

- Đối với thị trường trong nướùùc, các công ty trong ngành ngày càng lớn mạnh tạo

sự cạnh tranh gay gắt trong ngành Gây sức ép cho công ty trong việc giảm giá bán, nâng cao chất lượng sản phẩm

2.1.1.6 Mục tiêu ngắn hạn của công ty

- Tăng 7% lợi nhuận so với năm trước

- Sản xuất hàng quốc phòng là nhiệm vụ chính trị trọng tâm hàng đầu Ưu tiên các nguồn lực để thực hiện các đơn hàng của Tổng Cục Hậu Cần, Bộ Quốc Phòng

- Tiếp tục chú trọïng đầu tư nghiên cứu, đổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất quốc phòng Nghiên cứu để tổ chức sản xuất tốt hơn, tăng năng suất lao động, bảo đảm giao hàng đúng tiến độ Hoàn thành tốt nhiệm vụ thường xuyên cũng như đột xuất của đối với các sản phẩm quân trang

- Tìm ki?m và m? r?ng m?ng l??i tiêu th? s?n ph?m c?a cơng ty trong thị trường trong nước và thị trường nước ngoài

- Phấn đấu giảm tỷ trọng hàng gia công xuất khẩu, tăng tỷ trọng tiêu thụ hàng xuất khẩu trực tiếp

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 32

2.1.2.1 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:

Công ty áp hệ thống kế toán Việt Nam theo quyết định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 1/1/1995, tuân thủ Luật kế toán và áp dụng các chế độ, chính sách kế toán theo qui định của Nhà Nước có liên quan đến hoạt động của công ty

Công ty tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hệ thống các mẫu sổ được thực hiện đầy đủ, tổ chức mở sổ, ghi sổ, khóa sổ theo đúng qui định của Bộ tài chính

Hệ thống sổ sách hiện tại của công ty 32

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái các tài khoản

- Sổ và thẻ kế toán chi tiết:

+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán

+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua

+ Sổ ch tiết thanh toán với ngân sách Nhà Nước

+ Sổ chi tiết thanh toán nội bộ

+ Sổ tài sản cố định

+ Sổ theo dõi khấu hao

+ Sổ theo dõi lương và các khoản trích theo lương

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu

+ Sổ chi phí sản xuất

+ Thẻ tính giá thành

+ Sổ chi tiết thành phẩm

+ Sổ chi tiết tiền gởi

+ Sổ chi tiết tiền vay v.v…

2.1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty tổ chức quản lý kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng tài chính kế toán để xử lý Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm tất cả các công việc của kế toán từ khâu xử lý chứng từ đến việc ghi sổ sách tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo tài chính v.v…

Tại các xí nghiệp trực thuộc công ty chỉ tổ chức bộ phận kế toán phụ trách tình hình thu chi nội bộ giữa xí nghiệp và công ty, tính lương và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên

Kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc có trách nhiệm lập chứng từ và mở sổ trung gian cần thiết cho nhu cầu quản lý của công ty

Định kỳ, các xí nghiệp tập trung tồn bộ chứng từ và báo cáo về phịng tài chính

kế tốn để xử lý

- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Phó phòng kế toán

Kế toán thanh toán nội bộ

Kế toán

vốn bằng

tiền

Kế toán vật tư

Kế toán tài sản cố định

Kế toán lao động, tiền lương

Kế toán chi phí sản xuất, giá thành

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

S 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:

Kế tốn trưởng: Trợ giúp Giám đốc cơng ty tổ chức chỉ đạo thực hiện tồn bộ

cơng tác kế tốn tại cơng ty và các xí nghiệp Tổ chức kiểm tra kế tốn trong nội bộ

cơng ty

Kế tốn vốn bằng tiền: Phản ánh kịp thời các biến động của vốn bằng tiền

Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thu, chi, quản lý tiền mặt trong doanh nghiệp và

tiền gởi ngân hàng

Kế tốn vật tư: Phản ánh kịp thời các biến động của các loại nguyên vật liệu và

cơng cụ Theo dõi chi tiết về số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn của từng loại

nguyên vật liệu Tính và phân bổ cơng cụ, dụng cụ

Kế tốn cơng nợ: Theo dõi tình hình cơng nợ, tình hình mua bán, thanh tốn

với người mua, thanh tốn với người bán và các quan hệ thanh tốn khác

Kế tốn tài sản cố định: Theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng,

chất lượng, giá trị của các tài sản cố định Giám sát chặt chẽ việc sử dụng tài sản cố

định Tính và phân bổ khấu hao, chấp hành những quy định về trích nộp khấu hao

Kế toán lao động, tiền lương: Theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên,

trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ Lập báo cáo lương Nắm tình hình thay đổivề danh sách cấp bậc lương của cán bộ công nhân viên Theo dõi quỹ lương, thưởng của công ty

Kế toán thanh toán nội bộ: Phản ánh tình hình phải thu, chi giữa công ty với

các xí nghiệp phụ thuộc và các khoản thu chi của công ty với cấp trên

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Xác định đối tượng và

phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phù hợp với công

ty Tập hợp và phân bổ từng loạichi phí sản xuất theo đúng đối tượng Kiểm tra và phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí, đề xuất các phương hướng tiết kiệm chi phí sản xuất Đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm

Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu của tất cả các bộ phận kế toán trong công ty

Lập sổ cái, báo cáo tài chính chuyển lên cấp trên

2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty May 32

2.2.1 Mục đích nghiên cứu công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

- Nghiên cứu mô hình dự toán ngân sách và thực trạng công tác dự toán ngân sách của công ty 32

- Nhận dạng và phân tích các yếu tố liên quan đến công tác dự toán ngân sách của công ty 32

- Đánh giá các ưu điểm và tồn tại của công tác lập dự toán ngân sách của công ty

32 Từ đó làm cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác công tác

2.2.2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty 32

2.2.2.1 Tổ chức công tác lập dự toán ngân sách:

a) Mô hình dự toán ngân sách

Hiện nay công ty tổ chức công tác lập dự toán ngân sách theo mô hình áp đặt thông tin từ trên xuống Mỗi năm tổng cục hậu cần gởi văn bản ấn định một tỷ lệ tăng lợi nhuận nhất định so với năm trước Công ty 32 xem tỷ lệ tăng lợi nhuận như

là mục tiêu cần đạt được cho năm kế hoạch, tất cả các báo cáo dự toán ngân sách được lập hướng đến kết quả cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng với chỉ tiêu lợi nhuận mục tiêu

Trong năm 2005 tổng cục hậu cần đặt chỉ tiêu cho cơng ty tăng 7% lợi nhuận

so với năm 2004 Dựa vào chỉ tiêu này ban lãnh đạo cơng ty đề ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ để thực hiện được chỉ tiêu tăng lợi nhuận của Tổng cục hậu cần Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh các trưởng phịng ban sẽ chỉ đạo nhân viên lập các báo cáo dự tốn ngân sách liên quan đến bộ phận mình phụ trách

Mơ hình dự tốn ngân sách của cơng ty như sau:

Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị trung gian

Nhà quản trị cơ sở

S2.3 Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách

Việc lập dự tốn ngân sách của cơng ty được tiến hành lập vào quý 4 của năm trước để kịp thời báo cáo lên Tổng cục hậu cần Phịng tài chính kế tốn sẽ chịu trách nhiệm chính trong cơng tác lập dự tốn ngân sách, tất cả các phịng ban khác của cơng ty phối hợp để lập dự tốn ngân sách

Sau khi dự tốn ngân sách hồn thành thì Ban lãnh đạo cơng ty 32 cùng t?t c? các phịng ban l?p d? tốn ngân sách h?p ?? xem xét và thơng qua dự tốn ngân sách cho năm sau Nếu dự tốn ngân sách được duyệt và thơng qua trong cuộc họp thì trở thành dự tốn ngân sách chính thức của cơng ty trong năm tới

Dựa vào các chỉ tiêu dự tốn đã được thơng qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, ban lãnh đạo cơng ty sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp cĩ kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất của năm kế hoạch Trong quá trình thực hiện phát hiện cĩ sự khơng hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì ban lãnh đạo cơng ty sẽ điều động lại cho phù hợp hơn

b) Quy trình dự toán ngân sách

Vào cuối quý 4 khi công ty 32 nhận văn bản tăng 7% lợi nhuận so với năm trước ban lãnh đạo công ty phối hợp cùng các phòng ban lập dự toán ngân sách Dự toán ngân sách được chia 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng có đơn đặt hàng trước

Các khách hàng luôn có đơn đặt hàng từ năm 2004 là Tổng cục hậu cần và

Bộ công an

Phòng tài chính kế toán dựa trên đơn đặt hàng để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán cho các đơn đặt hàng Từ đó, phòng kế toán tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng

Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng

Để lập dự toán tiêu thụ cho đối tượng khách hàng không có đơn đặt hàng trước phòng kế toán phải tính toán, điều chỉnh sản lượng tiêu thụ sao cho lợi nhuận

từ việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận gộp từ việc thực hiện các đơn đặt hàng sau khi bù đắp các chi phí ngoài sản xuất phải tăng 7% so với năm trước (Nội dung chi tiết được trình bày trong phần dự toán tiêu thụ)

Từ dự toán tiêu thụ phòng kế toán tài chính lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng trước

Giai đoạn 3: Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp

Phòng tài chính kế toán xem xét, tổng hợp, điều chỉnh tất cả các báo cáo dự toán để lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn doanh nghiệp, sao cho đạt được mục đích cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tăng 7% so với năm trước

Qui trình dự toán ngân sách tại công ty được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ: 2.3 Qui trình dự tốn ngân sách tại cơng ty 32

2.2.2.2 Thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách tại cơng ty 32

a) Dự tốn tiêu thụ và dự tốn sản xuất

Tại cơng ty 32 dự tiêu thụ cũng chính là dự tốn sản xuất Dự tốn tiêu thụ do

phịng tài chính kế tốn phối hợp của phịng tổ chức sản xuất và phịng kinh doanh

xuất nhập khẩu lập Dự tốn tiêu thụ được lập cho 1 năm tài chính Dự tốn tiêu thụ

được lập cho từng mặt hàng và cho từng đối tượng khách hàng Dự tốn tiêu thụ

bao gồm: Số lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ Khi lập dự tốn

tiêu thụ phịng kế tốn chia 2 đối tượng khách hàng

+ Khách hàng Tổng cục hậu cần và bộ cơng an:

+ Khách hàng khác ngồi Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an

Các đơn đặt hàng

Dự toán chi

phí nguyên vật

liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán giá vốn

Dự toán chi

phí nguyên vật

liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán tiêu thụ

Dự toán báo cáo KQHĐKD

Dự toán giá vốn

Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Mục tiêu tăng lợi nhuận 7%

Với đối tượng khác hàng này được chia thành 2 nhóm:

• Nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp

• Nhóm hàng bán trong nước

Sản lượng tiêu thụ

- Với khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì công ty đã nhận đơn đặt hàng cho năm 2005 từ cuối năm 2004 Nên sản lượng tiêu thụ bằng với sản lượng được đặt hàng trên đơn đặt hàng

- Với nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp: Sản lượng tiêu thụ được tính bằng với sản lượng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thực tế của năm 2004 cộng với các đơn đặt hàng của các khách hàng mới mà công ty đã nhận trước cho năm 2005 từ năm 2004

- Với nhóm hàng tiêu thụ trong nước: Dự toán sản lượng tiêu thụ cho nhóm hàng này được phòng kế toán tính toán và điều chỉnh sao cho mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tăng 7% so với năn 2004 Dự toán tiêu thụ với nhóm hàng này được thực hiện sau khi đã dự toán được phần lợi nhuận của công ty trong việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và đã dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty

Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước = Doanh thu tiêu thụ trong nước / Giá bán thực

tế kỳ trước của hàng tiêu thụ trong nước

Doanh thu tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước + giá vốn hàng tiêu thụ trong nước

Giá vốn hàng tiêu thụ trong nước được tính bằng giá thành hàng tiêu thụ trong nước thực tế năm 2004

Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mục tiêu của công

ty – lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty

Tuy nhiên, để tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp phòng kế toán cần dự toán được chi phí sản xuất và giá vốn cho việc thực hiện các

đơn đặt hàng này Muốn vậy công ty phải dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp Đồng thời, phòng kế toán phải dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trước khi dự toán sản lượng hàng tiêu thụ trong nước

Đơn giá tiêu thụ

Đối với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì khi nhận đơn đặt hàng phòng kế toán đã biết chính xác loại sản phẩm được đặt hàng vì vậy đơn giá tiêu thụ được tính bằng với đơn giá tiêu thụ thực tế của cùng mặt hàng được thực hiện trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán tiêu thụ nhất

Đối với khách hàng trong nước đơn giá tiêu thụ được tính bằng đơn giá thực

tế của mặt hàng phổ biến nhất trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán ngân sách nhất Riêng trường hợp xuất khẩu thì tỷ giá ngoại tệ được phòng kế toán dự đoán bằng tỷ giá năm trước công với mức tăng tỷ giá ước đoán Trong báo cáo dự toán tiêu thụ năm 2005 tỷ giá ngoại tệ ???c tính bằng 15.580 đ/1USD

Doanh thu tiêu thụ

Doanh thu tiêu thụ được xác định bằng công thức

Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ

Để lập được dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải cung cấp cho phòng tài chính kế toán các chỉ tiêu số liệu về sản lượng, đơn giá tiêu thụ của các đơn đặt hàng mà công ty đã nhận trước Phòng tổ chức sản xuất phải cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến việc xác định chi phí sản xuất

(Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1)

b) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dưới sự hỗ trợ, phối hợp của phòng tổ chức sản xuất Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính riêng cho các sản phẩm có đơn đặt hàng trước và các sản phẩm không có đơn đặt hàng, sau đó tổng hợp cho toàn công ty

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu/sp, sản lượng sản xuất, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, và tổng giá trị nguyên vật liệu