h) Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.3.7 Hồn thiện dự tốn ngân sách 1 Hồn thiện dự tốn tiêu thụ
3.3.7.1 Hồn thiện dự tốn tiêu thụ
Là dự tốn quan trọng nhất trong các báo cáo dự tốn của doanh nghiệp và là cơ sởđể lập các báo cáo dự tốn khác. Dự tốn tiêu thụ gồm 2 phần
Phần 1: Dự tốn sản lượng, doanh thu
Dự tốn tiêu thụ phần 1 sẽ do phịng kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm lập, phịng tài chính kế tốn phối hợp thực hiện. Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự tốn tiêu thụ là chính xác nhất vì trong cơng ty chỉ cĩ phịng kinh doanh xuất nhập khẩu hiểu rõ nhất về thị trường tiêu thụ sản phẩm của cơng ty. Hơn nữa, việc dự tốn sản lượng tiêu thụ cịn mang ý nghĩa nhiệm vụ kế hoạch mà phịng kinh doanh xuất nhập khẩu tự đặt ra và phải hồn thành. Dự tốn tiêu thụ phần 1 sẽ xác định các chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Thơng thường sản lượng tiêu thụ của cơng ty khơng đều nhau trong các tháng, tiêu thụ nhiều hàng nhất vào các tháng 1, và tháng 11, 12, tiêu thụ ít nhất là tháng 2, tháng 3. Vì vậy, khi lập dự tốn tiêu thụ cơng ty phải lập cho từng tháng.
Sản lượng tiêu thụ
Để cho việc lập dự tốn tiêu thụ chính xác cơng ty nên chia sản lượng tiêu thụ thành từng loại sản phẩm, theo từng đối tượng khách hàng và phân khúc thị
trường theo vị trí địa lý. Theo tình hình hiện nay cơng ty 32 nên phân chia sản lượng tiêu thụ thành các khu vực như sau:
Sản phẩm phục vụ quốc phịng và Bộ cơng an: Sản lượng tiêu thụ đã được Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an đặt hàng từ năm 2004. Sản lượng trên đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an tương đối chính xác, ít bị thay đổi đột xuất, nên đối với sác sản phẩm phục vụ quốc phịng và Bộ cơng an sản lượng tiêu thụ dự kiến chính là sản lượng được đặt hàng trước. Thơng thường với các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần cơng ty làm đến đâu giao hàng ngay đến đĩ. Nên sản lượng tiêu thụ ở các tháng bằng sản lượng tiêu thụ cả năm chia đều cho 12 tháng trong năm. Tuy nhiên tháng 2, tháng 3 là tháng tết âm lịch cơng nhân nghỉ tết nhiều nên sản lượng tiêu thụ tháng 2 chỉ bằng 70% - 80% các tháng khác. Các tháng 11 và tháng 12 sẽ làm bù sản lượng giảm của tháng 2.
Sản phẩm tiêu thụ trong nước: Khi dự kiến sản lượng tiêu thụ, cơng ty tiến hành phân khúc thị trường. Chia thị trường tiêu thụ thành 4 khu vực: TP.Hồ Chí Minh, khu vực Tây Nguyên, khu vực Miền Trung, miền Bắc.
- Với khu vực Tây Nguyên và Miền Bắc cơng ty đã cĩ văn phịng đại diện nên việc dự tốn tiêu thụ cho 2 khu vực này nên để cho văn phịng đại diện lập. Sau khi lập xong văn phịng đại diện sẽ gởi báo cáo về phịng kinh doanh xuất nhập khẩu để xét duyệt. Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu trên các báo cáo đã được xét duyệt để lập dự tốn tiêu thụ chung cho khu vực tiêu thụ trong nước.
- Với khu vực TP. HCM và Đơng nam bộ, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ dự kiến sản lượng tiêu thụ dựa trên các phương pháp thống kê dựa báo xu hướng, phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo của cơng ty khách hàng kết hợp với những nhận định đánh giá của nhân viên lập dự tốn về những nhân tố tác động lên sản lượng tiêu thụ. Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự kiến sản lượng tiêu thụ tại khu vực này cho năm 2005 tăng 12% so với năm 2004.
Với khu vực Miền Trung cơng ty chưa cĩ văn phịng đại diện nên lượng khách hàng ở khu vực này chủ yếu là các khách hàng cĩ mối quan hệ thân thiết với ban lãnh đạo cơng ty, nhu cầu sản phẩm khơng thường xuyên. Hơn nữa, thị trường tiêu thụ miền trung quá xa với cơng ty và cũng khơng phải là thị trường
mục tiêu của cơng ty nên trong năm 2005 phịng kinh doanh xuất nhập khẩu dự kiến sản tiêu thụ dự kiến cho khu vực này tăng 5% so với năm 2004.
Tất cả các sản lượng tiêu thụ dự kiến ở các khu vực khác nhau sẽđược phịng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp số liệu để lập dự tốn tiêu thụ.
Sản phẩm xuất khẩu: Được chia làm hai nhĩm. Nhĩm mặt hàng gia cơng xuất khẩu và nhĩm mặt hàng xuất khẩu trực tiếp. Thị trường xuất khẩu của cơng ty tương đối ổn định tuy nhiên gần đây cơng ty mất nhiều thị trường xuất khẩu vì sự cạnh tranh của các nước trong khu vực. Theo mục tiêu chung cuả cơng ty giảm tỷ trọng mặt hàng gia cơng xuất khẩu và tăng tỷ trọng hàng xuất khẩu trực tiếp. Căn cứ vào mối quan hệ với khách hàng và các đơn đặt hàng nhận trước phịng kinh doanh xuất nhập khẩu lập dự tốn tiêu thụ cho hàng gia cơng xuất khẩu bằng với năm 2004 và tăng hàng xuất khẩu trực tiếp 10% so với năm 2004 cho mỗi nhĩm mặt hàng.
Đơn giá tiêu thụ
Để dự tốn đơn giá tiêu thụ phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tham khảo ý kiến của phịng tài chính kế tốn về giá bán của các mặt hàng cho từng đối tượng khách hàng và tham khảo chính sách về giá của cơng ty. Chính sách định giá bán của cơng ty hiện nay là giá bán là tạo lợi nhuận bằng 15% /giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho bộ quốc phịng và bộ cơng an, lợi nhuận 20%/ giá thành sản xuất cho các sản phẩm cung cấp cho các đối tượng khách hàng khác. Riêng hàng xuất khẩu và gia cơng xuất khẩu thì đơn giá tiêu thụđược tính tùy thuộc vào từng đơn đặt hàng nhưng tuy nhiên giá tối thiểu cho hàng gia cơng 1,20 USD/1 đơi và hàng cuất khẩu là 8,9 USD/1 đơi. Từ cuối năm 2004 đến nay chỉ số giá của Việt nam tăng cao nên khi dự tốn giá bán phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cần chú ý đến việc tăng giá theo giá thị trường và các chính sách giá của cơng ty.
Doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụ được phịng kinh doanh xuất nhập tính bằng cơng thức: Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ.
Thuế giá trị gia tăng
Thuế suất thuế giá trị gia tăng của giày da là 10%. Cơng ty phải dự tốn thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở lập dự tốn tiêu thụ phần 2: Phần xác định chỉ tiêu thanh tốn bằng tiền
(Chi tiết về phần 1 của dự tốn tiêu thụđược trình bày trong phụ lục số 3.1)
Phần 2: Xác định chỉ tiêu thanh tốn bằng tiền
Dự tốn tiêu thụ phần 2 sẽ do phịng tài chính kế tốn lập căn cứ vào dự tốn tiêu thụ phần 1 và phương thức thanh tốn, thời hạn thanh tốn dự kiến trên hợp đồng và tình hình thu tiền năm trước.
Với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an thì việc thanh tốn được thực hiện rất nhanh chĩng và đúng hạn. Ngay khi cơng ty giao hàng xong thì Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an sẽ chuyển khoản để thanh tốn cho cơng ty.
Với các khách hàng khác trong nước thì khi bắt đầu thực hiện hợp ??ng ph?i ?ng tr??c cho cơng ty m?t s? ti?n ký qu? kho?ng t? 5.000.000 – 20.000.000, vì số tiền ký quỹ khơng lớn nên khi lập dự tốn phịng kế tốn khơng tính chi tiết cho số tiền ký quỹ. Khi cơng ty giao hàng thì khách hàng phải thanh tốn tồn bộ số tiền cịn lại sau khi trừ đi phần ký quỹ. Thơng thường doanh nghiệp sản xuất đến đâu thì sẽ giao hàng đến đĩ để tránh ứ động vốn, tháng này ký hợp đồng thì tháng sau đã bắt đầu giao hàng. Tuy nhiên, theo thống kê của phịng kế tốn, khu vực khách hàng trong nước thường thanh tốn chậm hơn thời gian quy định từ 20 đến 1 tháng. Như vậy, giao hàng tháng này thì tháng sau cơng ty mới nhận được tiền. Chỉ khoảng 40% tổng số tiền được thu ngay trong tháng.
Với các hợp đồng gia cơng xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thì các khách hàng thanh tốn ngay trong tháng.
(Phần 2 của dự tốn tiêu thụđược trình bày chi tiết trong phần phụ lục số 3.2)