Hiện nay cơng ty tổ chức cơng tác lập dự tốn ngân sách theo mơ hình áp đặt thơng tin từ trên xuống. Mỗi năm tổng cục hậu cần gởi văn bản ấn định một tỷ lệ tăng lợi nhuận nhất định so với năm trước. Cơng ty 32 xem tỷ lệ tăng lợi nhuận như là mục tiêu cần đạt được cho năm kế hoạch, tất cả các báo cáo dự tốn ngân sách được lập hướng đến kết quả cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng với chỉ tiêu lợi nhuận mục tiêu.
Trong năm 2005 tổng cục hậu cần đặt chỉ tiêu cho cơng ty tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004. Dựa vào chỉ tiêu này ban lãnh đạo cơng ty đề ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụđể thực hiện được chỉ tiêu tăng lợi nhuận của Tổng cục hậu cần. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh các trưởng phịng ban sẽ chỉđạo nhân viên lập các báo cáo dự tốn ngân sách liên quan đến bộ phận mình phụ trách.
Mơ hình dự tốn ngân sách của cơng ty như sau:
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị trung gian
Nhà quản trị cơ sở
S2.3 Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách
Việc lập dự tốn ngân sách của cơng ty được tiến hành lập vào quý 4 của năm trước để kịp thời báo cáo lên Tổng cục hậu cần. Phịng tài chính kế tốn sẽ chịu trách nhiệm chính trong cơng tác lập dự tốn ngân sách, tất cả các phịng ban khác của cơng ty phối hợp để lập dự tốn ngân sách.
Sau khi dự tốn ngân sách hồn thành thì Ban lãnh đạo cơng ty 32 cùng t?t c? các phịng ban l?p d? tốn ngân sách h?p ?? xem xét và thơng qua dự tốn ngân sách cho năm sau. Nếu dự tốn ngân sách được duyệt và thơng qua trong cuộc họp thì trở thành dự tốn ngân sách chính thức của cơng ty trong năm tới.
Dựa vào các chỉ tiêu dự tốn đã được thơng qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, ban lãnh đạo cơng ty sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp cĩ kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất của năm kế hoạch. Trong quá trình thực hiện phát hiện cĩ sự khơng hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì ban lãnh đạo cơng ty sẽ điều động lại cho phù hợp hơn.
b) Quy trình dự tốn ngân sách
Vào cuối quý 4 khi cơng ty 32 nhận văn bản tăng 7% lợi nhuận so với năm trước ban lãnh đạo cơng ty phối hợp cùng các phịng ban lập dự tốn ngân sách. Dự tốn ngân sách được chia 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Dự tốn ngân sách cho các mặt hàng cĩ đơn đặt hàng trước.
Các khách hàng luơn cĩ đơn đặt hàng từ năm 2004 là Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an.
Phịng tài chính kế tốn dựa trên đơn đặt hàng để lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán cho các đơn đặt hàng. Từ đĩ, phịng kế tốn tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng.
Giai đoạn 2: Dự tốn ngân sách cho các mặt hàng khơng cĩ đơn đặt hàng.
Để lập dự tốn tiêu thụ cho đối tượng khách hàng khơng cĩ đơn đặt hàng trước phịng kế tốn phải tính tốn, điều chỉnh sản lượng tiêu thụ sao cho lợi nhuận từ việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận gộp từ việc thực hiện các đơn đặt hàng sau khi bù đắp các chi phí ngồi sản xuất phải tăng 7% so với năm trước. (Nội dung chi tiết được trình bày trong phần dự tốn tiêu thụ).
Từ dự tốn tiêu thụ phịng kế tốn tài chính lập dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự tốn giá vốn cho các mặt hàng khơng cĩ đơn đặt hàng trước.
Giai đoạn 3: Dự tốn ngân sách tồn doanh nghiệp
Phịng tài chính kế tốn xem xét, tổng hợp, điều chỉnh tất cả các báo cáo dự tốn để lập dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn giá thành, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho tồn doanh nghiệp, sao cho đạt được mục đích cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tăng 7% so với năm trước.
Sơđồ: 2.3 Qui trình dự tốn ngân sách tại cơng ty 32
2.2.2.2 Thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách tại cơng ty 32 a) Dự tốn tiêu thụ và dự tốn sản xuất a) Dự tốn tiêu thụ và dự tốn sản xuất
Tại cơng ty 32 dự tiêu thụ cũng chính là dự tốn sản xuất. Dự tốn tiêu thụ do phịng tài chính kế tốn phối hợp của phịng tổ chức sản xuất và phịng kinh doanh xuất nhập khẩu lập. Dự tốn tiêu thụđược lập cho 1 năm tài chính. Dự tốn tiêu thụ được lập cho từng mặt hàng và cho từng đối tượng khách hàng. Dự tốn tiêu thụ bao gồm: Số lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Khi lập dự tốn tiêu thụ phịng kế tốn chia 2 đối tượng khách hàng.
+ Khách hàng Tổng cục hậu cần và bộ cơng an: + Khách hàng khác ngồi Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an Các đơn đặt hàng Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán giá vốn Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí
nhân công trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán tiêu thụ
Dự toán báo cáo KQHĐKD Dự toán giá vốn Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Mục tiêu tăng lợi nhuận 7%
Dự toán ngân sách cho đối tượng có đơn
đặt hàng tr
ước
Dự toán ngân sách cho đối tượng không
đặt hàng tr
Với đối tượng khác hàng này được chia thành 2 nhĩm:
• Nhĩm hàng gia cơng xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp. • Nhĩm hàng bán trong nước.
Sản lượng tiêu thụ
- Với khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an thì cơng ty đã nhận đơn đặt hàng cho năm 2005 từ cuối năm 2004. Nên sản lượng tiêu thụ bằng với sản lượng được đặt hàng trên đơn đặt hàng.
- Với nhĩm hàng gia cơng xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp: Sản lượng tiêu thụ được tính bằng với sản lượng gia cơng xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thực tế của năm 2004 cộng với các đơn đặt hàng của các khách hàng mới mà cơng ty đã nhận trước cho năm 2005 từ năm 2004.
- Với nhĩm hàng tiêu thụ trong nước: Dự tốn sản lượng tiêu thụ cho nhĩm hàng này được phịng kế tốn tính tốn và điều chỉnh sao cho mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tăng 7% so với năn 2004. Dự tốn tiêu thụ với nhĩm hàng này được thực hiện sau khi đã dự tốn được phần lợi nhuận của cơng ty trong việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ cơng an và hàng gia cơng xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và đã dự tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của tồn cơng ty.
Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước = Doanh thu tiêu thụ trong nước / Giá bán thực tế kỳ trước của hàng tiêu thụ trong nước.
Doanh thu tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước + giá vốn hàng tiêu thụ trong nước.
Giá vốn hàng tiêu thụ trong nước được tính bằng giá thành hàng tiêu thụ trong nước thực tế năm 2004.
Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mục tiêu của cơng ty – lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ cơng an và hàng gia cơng xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp của tồn cơng ty.
Tuy nhiên, để tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ cơng an và hàng gia cơng xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp phịng kế tốn cần dự tốn được chi phí sản xuất và giá vốn cho việc thực hiện các
đơn đặt hàng này. Muốn vậy cơng ty phải dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ cơng an và hàng gia cơng xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp. Đồng thời, phịng kế tốn phải dự tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trước khi dự tốn sản lượng hàng tiêu thụ trong nước.
Đơn giá tiêu thụ
Đối với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ cơng an thì khi nhận đơn đặt hàng phịng kế tốn đã biết chính xác loại sản phẩm được đặt hàng vì vậy đơn giá tiêu thụ được tính bằng với đơn giá tiêu thụ thực tế của cùng mặt hàng được thực hiện trong thời gian gần với thời điểm lập dự tốn tiêu thụ nhất.
Đối với khách hàng trong nước đơn giá tiêu thụ được tính bằng đơn giá thực tế của mặt hàng phổ biến nhất trong thời gian gần với thời điểm lập dự tốn ngân sách nhất. Riêng trường hợp xuất khẩu thì tỷ giá ngoại tệ được phịng kế tốn dự đốn bằng tỷ giá năm trước cơng với mức tăng tỷ giá ước đốn. Trong báo cáo dự tốn tiêu thụ năm 2005 tỷ giá ngoại tệ ???c tính bằng 15.580 đ/1USD.
Doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụđược xác định bằng cơng thức
Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ.
Để lập được dự tốn tiêu thụ phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải cung cấp cho phịng tài chính kế tốn các chỉ tiêu số liệu về sản lượng, đơn giá tiêu thụ của các đơn đặt hàng mà cơng ty đã nhận trước. Phịng tổ chức sản xuất phải cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến việc xác định chi phí sản xuất.
(Dự tốn tiêu thụđược trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1)