h) Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3.3.2 Xây dựng qui trình dự tốn ngân sách
Để cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty 32 được hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, cơng ty cần hồn thiện lại qui trình dự tốn ngân sách. Trong quy trình này phải phân chia từng giai đoạn trong quá trình dự tốn ngân sách và các cơng việc cụ thể trong từng giai đoạn. Qua nghiên cứu thực tế tại cơng ty 32, thì qui trình dự tốn ngân sách nên được thực hiện theo 3 giai đoạn.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự tốn ngân sách.
Ở giai đoạn này Giám đốc cơng ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của cơng ty trong một cuộc họp với các trưởng phịng ban. Mặc dù, tổng cục hậu cần yêu cầu cơng ty tăng lợi nhuận 7% so với năm trước nhưng đĩ chỉ là chỉ tiêu được áp đặt từ cơ quan quản lý cấp trên nhưng trên thực tế mức lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm 2005 cĩ thể tăng nhiều hơn 7% so với năm 2004. Vì vậy, khi lập dự tốn ngân sách cơng ty khơng nên điều chỉnh tất cả các số liệu, các thơng tin để kết quả cuối cùng của các báo cáo dự tốn ngân sách bằng đúng 107% so với lợi nhuận năm 2004.
Như vậy, cơng ty cần đưa ra mục tiêu cụ thể của cơng ty trong năm 2005 là phấn đấu tăng ít nhất 7% lợi nhuận so với năm 2004.
Sau đo,ù chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách. Ban lãnh đạo cơng ty cần phải phân cơng cụ thể những cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm cho việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình và cần phải cĩ riêng một bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, kiểm tra xem xét tồn bộ các báo cáo dự tốn ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự tốn ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của cơng ty. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách nên đặt trong bộ phận kế tốn quản trị và trực thuộc phịng kế tốn.
Sau đĩ, bộ phận chuyên trách lập dự tốn ngân sách phải soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách để tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu cách lập dự tốn sách cho tất cả các bộ phận.
Cuối cùng là đánh giá lại tồn bộ hệ thống dự tốn ngân sách để bảo đảm các báo cáo dự tốn ngân sách mang lại cho cơng ty thơng tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
- Bộ phận chuyên trách dự tốn ngân sách cung cấp các biểu mẫu về dự tốn ngân sách cho các bộ phận dự tốn ngân sách cĩ liên quan. Ví dụ, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu cho phịng kinh doanh xuất nhập khẩu, các văn phịng đại diện v.v…
- Tất cả các bộ phận tiến hành soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình, sau khi hồn thành thì các bộ phận nộp báo cáo dự tốn ngân sách về cho bộ phận chuyên trách dự tốn ngân sách.
- Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ kiểm tra, tổng hợp, điều chỉnh (nếu báo cáo dự tốn của các bộ phận khơng thực tế) tất cả các báo cáo dự tốn để hồn thành dự tốn ngân sách cho tồn cơng ty.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách cần theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự tốn ngân sách đểđiều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho báo cáo dự tốn ngân sách của kỳ tiếp theo sau.