h) Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
2.2.2 Nhược điểm Mơi trường dự tốn
Mơi trường dự tốn
- Việc lập dự tốn ngân sách hiện nay của cơng ty mang tính thủ cơng, thiếu sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Cơng ty chưa sử dụng hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cũng như các phần mềm phục vụ cho cơng tác dự tốn ngân sách, trong khi đĩ các báo cáo dự tốn ngân sách địi hỏi phải cĩ sự kết hợp giữa các bộ phận, phịng ban nên gây khĩ khăn và lãng phí về thời gian, cơng sức của nhân viên trong cơng tác dự tốn ngân sách.
- Ban lãnh đạo cơng ty chưa tạo mơi trường tốt cho cơng tác dự tốn ngân sách. Khơng bố trí nhân sự chuyên trách về lập dự tốn. Đội ngũ nhân viên phục vụ cho cơng tác dự tốn chưa được đào tạo chuyên sâu. Nhân viên các phịng ban phải kiêm nhiệm việc dự tốn ngân sách. Ví dụ như nhân viên kế tốn tổng hợp phải lập
dự tốn tiêu thụ, sản xuất, chi phí sản xuất, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho tồn cơng ty.
Mơ hình dự tốn
Cơng tác dự tốn ngân sách trong cơng ty chưa được quan tâm và đánh giá đúng mực, quan điểm của nhà quản trị cơng ty cịn coi nhẹ dự tốn ngân sách. Việc lập dự tốn ngân sách hiện nay của cơng ty mang nặng tính áp đặt từ trên xuống. Các phịng ban khi lập dự tốn ngân sách phải bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm trước, trong khi đĩ mục tiêu tăng lợi nhuận này khơng phải do ban lãnh đạo cơng ty hoặc các phịng ban đưa ra mà là sự áp đặt từ tổng cục hậu cần nên nĩ rất dễ xa rời với tình hình kinh doanh thực tế của xí nghiệp. Hơn nữa, do quá bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004 mà bộ phận lập dự tốn ngân sách đã bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác trong cơng ty như tăng mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước, tăng hàng xuất khẩu trực tiếp…
Thật chất, cơng tác dự tốn ngân sách của cơng ty mang tính chất đối phĩ, chủ yếu phục vụ cho việc báo cáo chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan quản lý cấp trên. Các báo cáo dự tốn ngân sách của cơng ty chỉ như là những báo cáo các chỉ tiêu kế hoạch. Trong khi đĩ, kế hoạch đã được định trước từ cơ quan quản lý cấp trên.
Cơng tác lập dự tốn ngân sách
- Quy trình lập dự tốn ngân sách của cơng ty được tiến hành ngược so với các quy trình dự tốn thơng thường. Thơng thường dự tốn tiêu thụ được lập trước các dự tốn chi phí nhưng tại cơng ty 32 dự tốn chi phí được tính trước dự tốn tiêu thụ nên chắc chắn báo cáo dự tốn ngân sách khơng phản ánh đúng tiềm năng thực tế của cơng ty.
- Cơ sở cho việc lập dự tốn ngân sách là mục tiêu kinh doanh. Cơng ty cĩ m?c tiêu rõ ràng nh?ng l?i quá c?ng nh?c (t?ng 7% l?i nhu?n so v?i năm trước) nên gây ra sự thiếu linh hoạt trong cơng tác dự tốn ngân sách. Các nhân viên dự tốn ngân sách đã áp đặt sản lượng tiêu thụ vừa phải để đạt lợi nhuận đúng bằng mức lợi nhuận mong muốn, dẫn tới sự khơng chính xác của dự tốn tiêu thụ, trong khi đĩ dự tốn tiêu thụ là dự tốn trung tâm của tất cả các dự tốn.
- Hiện nay các báo cáo dự tốn ngân sách của cơng ty chỉ cĩ sự phối hợp của các phịng ban, cịn các xí nghiệp khơng được tham gia vào quá trình dự tốn ngân sách.
Như vậy, chứng tỏ cơng tác dự tốn ngân sách chưa cĩ sự phối hợp tồn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phịng ban, bộ phận khác nhau trong cơng ty.
- Dự tốn ngân sách của cơng ty chưa thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm sốt. Ngay trong quá trình hoạch định đã khơng chính xác nên khơng thể dựa vào dự tốn ngân sách để kiểm sốt được. Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động cơng ty thường phải thay đổi, điều động lại kế hoạch sản xuất cho phù hợp với năng lực sản xuất của từng xí nghiệp.
- Kỳ dự tốn ngân sách 1 năm là quá dài, cơng ty chưa chia chi tiết kỳ dự tốn ngân sách năm thành các tháng và quí. Chính vì vậy, dự tốn ngân sách khĩ phù hợp với thực tế.
- Khi dự tốn sản lựơng tiêu thụ cơng ty khơng dự tốn một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự tốn khơng phù hợp với thực tế. Ví dụ, sản lượng hàng xuất khẩu được dự tốn bằng cách lấy sản lượng tiêu thụ năm trước cơng với những đơn đặt hàng đã nhận trước cho năm nay.
- Khi dự tốn doanh thu, cơng ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch. Giá bán sản phẩm được tính bằng với giá bán của kỳ thực tế gần nhất. Điều này, gây sự sai lệch trong dự tốn doanh thu bán hàng, nhất là trong giai đoạn hiện nay lạm phát gia tăng.
- Dự tốn sản xuất thì dựa hồn tồn vào dự tốn tiêu thụ. Trong khi đĩ dự tốn tiêu thụ chưa dự tốn một cách chính xác nên dẫn tới việc dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp khơng chính xác. Trong việc xác định đơn giá nguyên vật liệu cũng dựa vào giá của kỳ trước mà cơng ty chưa tính tới việc giá cả gia tăng cho năm kế hoạch.
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp chỉ dựa vào một yếu tố duy nhất là năng suâát lao động là khơng chính xác vì trình độ tay nghề của cơng nhân trong từng xí nghiệp khác nhau, năng suất lao động của cơng nhân trong từng cơng đoạn sản xuất khác nhau và năng suất lao động thay đổi theo tính chất dễ, khĩ của mặt hàng sản xuất. Hơn nữa, trong dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp phịng tổ chức sản xuất chưa tính tới sự thay đổi, sự tăng lương và kế hoạch về nhân sự cho năm sau.
- Dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp được tính bằng với năm 2004 là khơng cĩ khoa học vì chắc chắn các chi phí này phaiû thay đổi khi mức độ hoạt động của cơng ty thay đổi.
- Cơng ty khơng dự tốn hàng tồn kho, nhưng thực tế hàng tồn kho vẫn cĩ. Nguyên vật liệu tồn kho, nguyên vật liệu sử dụng được tính trước cho mỗi đơn đặt hàng nhưng khơng lập báo cáo dự tốn nguyên vật liệu hàng kho. Điều này gây khĩ khăn cho cơng ty trong việc chuẩn bị kế hoạch mua hàng và chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho việc mua hàng.
- Cơng ty khơng dự tốn nợ phải thu và nợ phải trả nên khơng dự tốn được dịng tiền mặt. Cơng ty thường bị động trong việc chuẩn bị lượng tiền cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
- Các báo cáo dự tốn ngân sách chưa đồng bộ và đầy đủ, cơng ty khơng lập dự tốn vốn và dự tốn tiền mặt nên khơng dự tốn bảng cân đối kế tốn. Các báo cáo dự tốn của cơng ty chưa đầy đủ, nên nĩ chưa phát huy tác dụng đối với việc hoạch định, điều hành và kiểm sốt hoạt động của cơng ty.
- Cơng ty chỉ mới tổ chức cơng tác dự tốn ngân sách mà chưa theo dõi dự tốn ngân sách để đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo dự tốn ngân sách và để điều chỉnh kịp thời những sai lệch giữa dự tốn và thực tế.
- Khi lập dự tốn ngân sách Cơng ty đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh sắp tới của cơng ty. Trong quá trình dự tốn ngân sách cơng ty chưa xét tới những nhân tố bên ngồi và bên trong cơng ty ảnh hưởng đến cơng tác dự tốn ngân sách như chính sách tăng lương cơ bản của Nhà nước, sự thay đổi tỷ giá hối đối, thị hiếu người tiêu dùng, v.v…vì vậy, các báo cáo dự tốn khơng chính xác.
Tĩm lại:
Cơng ty chưa tạo mơi trường dự tốn ngân sách tối ưu. Các phịng ban, các xí nghiệp khơng đồng loạt tham gia vào cơng việc lập dự tốn ngân sách. Ngân sách được ấn định từ trên xuống nên thiếu tính thực tế và khơng khả thi. Chưa tổ chức mơ hình truyền thơng tin và phương tiện truyền thơng trong việc dự tốn ngân sách.