Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần beton 6

Lý do thực hiện đề tài Dự toán ngân sách là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách t

O Ụ V O T O TRƯỜN HỌ K N H TẾ TP HỒ H Í M NH

O Ụ V O T O TRƯỜN H Ọ K NH TẾ TP HỒ H Í M NH

MỤ LỤ

Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục anh mục các chữ viết tắt anh mục bảng biểu anh mục biểu đồ anh mục sơ đồ LỜ A M OA N MỞ ẦU 1

1 Lý do thực hiện đề tài 1

2 Các nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 5

4 Câu hỏi nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Những đóng góp mới của luận văn 6

8 Kết cấu luận văn 6

HƯƠN 1: TỔ N QUAN VỀ Ự T O N N ÂN S H 8

1.1 Khái niệm dự toán ngân sách 8

1.2 Ý nghĩa và vai trò của dự toán ngân sách 9

1.2.1 Ý nghĩa của dự toán ngân sách 9

1.2.2 Vai trò của dự toán ngân sách 10

1.3 Nội dung cơ bản về dự toán ngân sách 11

1.3.1 Mô hình dự toán ngân sách 11

1.3.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống 11

1.3.1.2 Mô hình thông tin phản hồi 12

1.3.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên 14

1.3.2 Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách 15

1.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 16

1.3.2.2 Giai đoạn soạn thảo 17

1.3.2.3 Giai đoạn theo dõi 17

1.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán và phương pháp lập 17

1.3.3.1 Dự toán tiêu thụ 18

1.3.3.2 Dự toán sản xuất 19

1.3.3.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 20

1.3.3.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 20

1.3.3.6 Dự toán giá vốn hàng bán 21

1.3.3.7 Dự toán thành phẩm tồn kho 21

1.3.3.8 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 22

1.3.3.9 Dự toán tiền 22

1.3.3.10 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 23

1.3.3.11 Dự toán bảng cân đối kế toán 23

1.3.4 Phương pháp và kỹ thuật lập dự toán ngân sách 23

1.3.4.1 Dự toán linh hoạt và dự toán cố định 23

1.3.4.2 Dự toán từ đầu (Zero Based Budget ZBB) 24

1.3.4.3 Dự toán theo chương trình, mục tiêu (Planning, Programming Budgeting System PPBS) 24

1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách 25

1.4 Một số vấn đề về dự toán ngân sách 27

1.4.1 Vấn đề định lượng 27

1.4.2 Vấn đề ngoài định lượng 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 30

HƯƠN 2: TH Ự TR N ÔN T Ự TO N N Â N S H T

ÔN T Y Ổ P HẦN ETO N 6 31

2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Beton 6 31

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Beton 6 31

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô 32

2.1.2.1 Chức năng 32

2.1.2.2 Nhiệm vụ 33

2.1.2.3 Quy mô 33

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Beton 6 35

Quy trình công nghệ 35

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Beton 6 37

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức 37

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 37

2.1.5 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh 39

2.1.5.1 Thuận lợi 40

2.1.5.2 Khó khăn 40

2.1.5.3 Phương hướng phát triển 41

2.1.6 Đặc điểm kế toán tại Công ty Cổ phần Beton 6 41

2.2 Thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 45

2.2.1 Một số quan điểm chung về dự toán ngân sách tại Công ty 45

2.2.2 Nội dung cơ bản của dự toán ngân sách tại Công ty 45

2.2.2.1 Mô hình lập dự toán tại Công ty Cổ phần Beton 6 45

2.2.2.2 Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách tại Công ty Beton 6 47

2.2.2.3 Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 49

2.2.2.3.1 Dự toán tiêu thụ 49

2.2.2.3.2 Dự toán sản xuất 50

2.2.2.3.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 51

2.2.2.3.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 52

2.2.2.3.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 53

2.2.2.3.6 Dự toán chi phí bán hàng 54

2.2.2.3.7 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 54

2.2.2.4 Các kỹ thuật sử dụng trong lập dự toán 54

2.2.2.5 Tổ chức vận hành 54

2.2.3 Nhận xét thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 55

2.2.3.1 Ưu, nhược điểm của một số quy định 55

2.2.3.2 Ưu, nhược điểm của nội dung dự toán 55

2.2.3.2.1 Ưu điểm 55

2.2.3.2.2 Nhược điểm 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60

HƯƠN 3: HO N TH ỆN Ự TO N N ÂN S H T Ô N TY Ổ PHẦN ETON 6 61

3.1 Mục tiêu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 61

3.2 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 61

3.2.1 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách 61

3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách 62

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống báo cáo dự toán ngân sách 67

3.2.3.1 Dự toán tiêu thụ 69

3.2.3.2 Dự toán sản xuất 71

3.2.3.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 72

3.2.3.4 Dự toán tồn kho nguyên vật liệu 72

3.2.3.5 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 74

3.2.3.6 Dự toán chi phí sản xuất chung 75

3.2.3.7 Dự toán giá thành 77

3.2.3.8 Dự toán tồn kho thành phẩm 77

3.2.3.9 Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 78

3.2.3.10 Dự toán chi phí lãi vay 79

3.2.3.11 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 80

3.2.3.12 Dự toán tiền 80

3.2.3.13 Dự toán bảng cân đối kế toán 81

3.2.3.14 Dự toán các khoản phải nộp ngân sách nhà nước 81

3.2.4 Hoàn thiện về bộ máy vận hành 81

3.3 Một số giải pháp hỗ trợ việc hoàn thiện và vận dụng dự toán ngân sách 83

3.3.1 Giải pháp về xây dựng thông tin chi phí theo biến phí và định phí 83

3.3.2 Giải pháp về tài khoản thu thập và cung cấp thông tin 85

3.3.3 Giải pháp về kỹ thuật phân tích dự báo 86

3.3.4 Giải pháp về cơ sở vật chất, cơ sở xử lý thông tin 87

KẾT LUẬN H ƢƠN 3 88

KẾT LUẬN H UN 89

T L Ệ U THAM KHẢO

ANH M Ụ HỮ V Ế T TẮT

BPBH&QLDN Biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

CPBH &QLDN Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

CP NCTT Chi phí nhân công trực tiếp

CP NVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP SXC Chi phí sản xuất chung

ANH M Ụ Ả N ỂU

Bảng 2.1: Quy mô tài sản Công ty Beton 6 33

Bảng 2.2: Quy mô nhà xưởng Công ty Beton 6 34

Bảng 2.3: Quy mô lao động Công ty Beton 6 34

Bảng 2.4: Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty 39

Bảng 2.5: Bảng phân tích tình hình kinh doanh 3 quý năm 2015 của Công ty…….48

ANH M Ụ ỂU Ồ

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu tài sản của Công ty 33 Biểu đồ 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty 34

ANH M Ụ SƠ Ồ

Sơ đồ 1.1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống 11

Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi 12

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên 14

Sơ đồ 1.4: Quy trình lập và quản lý ngân sách theo ba giai đoạn của Stephen Brookson 16

Sơ đồ 1.5: Mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán 18

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 37

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 43

Sơ đồ 2.3: Mô hình dự toán tại Công ty 46

Sơ đồ 2.4: Quy trình lập kế hoạch dự toán ngân sách tại Beton 6 47

Sơ đồ 3.1: Mô hình dự toán ngân sách tại Beton 6 62

Sơ đồ 3.2: Quy trình lập dự toán ngân sách tại Beton 6 63

Sơ đồ 3.3: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận 68

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Beton 6 82

MỞ ẦU

1 Lý do thực hiện đề tài

Dự toán ngân sách là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp dù hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì việc lập dự toán sản xuất kinh doanh vẫn là công việc quan trọng Bởi vì, dự toán ngân sách là công cụ quản lý khoa học hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp, làm căn cứ đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này, giúp quản lý phối hợp hiệu quả các nguồn lực và giúp hiểu rõ ƣu và nhƣợc điểm Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu để khắc phục giúp tận dụng triệt để và sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Beton 6 với sứ mệnh cung cấp sản phẩm dịch vụ đa dạng, cam kết chất lƣợng, mỹ thuật và giá bán tốt nhất cho khách hàng Công ty luôn tập trung các nguồn lực xây dựng và củng cố hệ thống quản lý chất lƣợng toàn diện để thực hiện mục tiêu trở thành Doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam chuyên về lĩnh vực: sản xuất cấu kiện beton đúc sẵn, thi công hạ tầng và cung cấp giải pháp công nghệ Beton, với mục tiêu tiết giảm chi phí, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm thì công tác dự toán ngân sách nắm vai trò chủ chốt trong việc giúp nhà quản trị hoạch định và kiểm soát

Tuy nhiên, để công tác lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp đƣợc thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và phản ánh khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp vẫn còn là vấn đề hết sức khó khăn Hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng

sử dụng công cụ này một cách đầy đủ, hiệu quả Công ty Cổ phần Beton 6 cũng không phải là ngoại lệ và còn nhiều khuyết điểm trong công tác lập dự toán nhƣ

mô hình chƣa thực hiện triệt để còn mang tính áp đặt, chƣa có biểu mẫu thống nhất, chƣa quan tâm đến việc điều chỉnh khi có sự biến động trong hoạt động sản xuất và một số dự toán cụ thể nhƣ: Dự toán tiêu thụ chƣa dự toán riêng cho những sản phẩm đã có đơn hàng, những sản phẩm chƣa có đơn hàng, và chƣa lập lịch thu tiền, chi tiền qua các quý; Dự toán CPNC, dự toán CPSXC, CPBH&QLDN chƣa

dựa trên mức độ hoạt động… Nhận thức được sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách đối với Công ty trong giai đoạn hiện nay Do đó, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6” Việc hoàn thiện

dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 với mong muốn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện dự toán ngân sách để phát huy hết tính hữu ích của công cụ này sẽ giúp cho nhà quản trị đưa ra được những quyết định kịp thời, đúng đắn, từ

đó nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh của Công ty

2 ác nghiê n cứu có liên quan

 Các nghiên cứu trong nước

 Phạm Thị Phương Anh (2014), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ

phần Gốm Việt Thành”, Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM

Tác giả đã đưa ra những mặt hạn chế còn tồn tại của dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện

dự toán ngân sách tại Công ty, cụ thể là: đề xuất Công ty áp dụng mô hình thông tin từ dưới lên, đề xuất thiết lập hệ thống mẫu biểu thống nhất cho toàn Công ty, hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất,

dự toán chi phí nguyên vật liệu…

 Lê Thị Mỹ Nương (2014), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty TNHH

Hưng Thông” Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM

Tác giả đã làm rõ một số vấn đề về thực trạng dự toán ngân sách tại công ty

Cụ thể công ty dự toán theo mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình xây dựng được quy trình lập dự toán gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị, soạn thảo và kiểm soát; công tác lập các dự toán tại công ty được thực hiện dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc Từ thực trạng đó, tác giả đã đề xuất những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty Một số giải pháp như áp dụng mô hình thông tin phản hồi và bổ sung thêm quy trình kiểm soát ngân sách hàng quý

 Đặng Ngọc Thịnh (2014), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại các công ty thi

công thiết kế cảnh quan Việt Nam” Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh Tế

TP.HCM Tác giả đã chỉ ra những ưu nhược điểm về thực trạng dự toán ngân sách

cụ thể là:

Ưu điểm: Các công ty đã hướng đến việc tìm kiếm các công cụ để quản lý tốt hơn, tương lai gần họ sẽ tìm đến công cụ lập dự toán ngân sách để hoạch định và kiểm soát ngân sách, sử dụng excel cho việc lập dự toán của mình

Nhược điểm: Lập kế hoạch, thiếu xác định mục tiêu kinh doanh, chưa có một

mô hình lập dự toán riêng, chưa lập dự toán đến chi tiết, thiếu sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao, chưa có bộ phận kế toán quản trị và những người làm kế toán quản trị hiện tại chưa được đào tạo về lập dự toán ngân sách, chưa tiếp cận được các công nghệ lập dự toán

Từ những nhược điểm trên tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách như: ứng dụng công nghệ lập dự toán, xây dựng chiến lược mục tiêu, bổ sung các dự toán chi tiết

 Nguyễn Trí Minh (2013), “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần

Sữa Việt Nam”, Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM

Tác giả tập trung nghiên cứu các vấn đề xoay quanh về công tác lập dự toán

ngân sách và chủ yếu là nghiên cứu dự toán ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Tác giả đã nêu rõ thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam còn tồn tại một số mặt hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty, cụ thể như: Khi lập dự toán tiêu thụ nên lập thêm dự toán thu tiền, Công ty cần tách chi phí sản xuất chung theo mức độ hoạt động để cung cấp thông tin hữu ích cho Nhà quản trị ra quyết định phù hợp và đúng đắn

 Nguyễn Thúy Hằng (2012), “Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân

sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2”, Luận

văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh Tế TP HCM

Trên cơ sở lý thuyết, Tác giả đã phân tích và tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến

dự toán ngân sách Từ đó tác giả lập bảng câu hỏi khảo sát để tìm hiểu thực trạng công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa Thông qua công cụ xử lý số liệu SPSS, kết quả khảo sát cho thấy mô hình các nhân

tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách gồm 5 nhân tố tác động gồm nguồn nhân lực,

cơ sở vật chất, chế độ chính sách nhà nước, tổ chức công tác kế toán, quy trình dự toán Từ đó, tác giả đã tiến hành phân tích những điểm hạn chế và tồn tại trong công tác lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa để đưa ra những giải pháp hoàn thiện

 Các nghiên cứu nước ngoài

 Maritim C.Faith(2011), “the effects of budgeting process on financial

performance of commercial and manufacture parastatals in Kenya”

Quá trình lập dự toán ngân sách trong bất kỳ một tổ chức là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý Các phương thức tạo ra và sử dụng doanh thu trong công ty sẽ cung cấp một lộ trình để đạt được các mục tiêu của tổ chức Quá trình lập ngân sách của một tổ chức ảnh hưởng đến mức độ hoạt động của công ty

Do đó tổ chức này áp dụng các quy trình dự toán ngân sách hiệu quả mà nó có thể cung cấp thêm kết quả chính xác hiệu suất của công ty trong giai đoạn mục tiêu Các nghiên cứu phát hiện được rằng các hoạt động của dự toán ngân sách được phổ biến trong các doanh nghiệp là việc lập kế hoạch ngân sách, sự tham gia của ngân sách và sự phức tạp của ngân sách Tuy nhiên, nhân viên tham gia vào quá trình lập ngân sách sẽ dẫn đến thành công hơn trong việc thực hiện hóa kế hoạch đặt

ra trong một giai đoạn cụ thể tiếp theo Do đó, sự cần thiết cho một quá trình lập ngân sách đó là có sự tham gia tất cả các cán bộ nhân viên thông qua người quản lý của họ và quan điểm của họ được đưa vào quá trình dự toán ngân sách Thành lập một cơ chế phản hồi cũng đã được tìm thấy là quan trọng trong việc hiện thực của ngân sách

 Ildikó Réka CARDOȘ (2014), “New trends in budgeting”

Dự toán ngân sách được sử dụng phổ biến khắp nơi trên thế giới Ngân sách là công cụ quan trọng nhất để quản lý, kiểm soát, nó là nhân tố chính để đánh giá hiệu quả quản lý Tuy nhiên, trong những năm gần đây sự chỉ trích đối với ngân sách truyền thống đã được tăng lên đáng kể Các nhà nghiên cứu cho rằng ngân sách truyền thống là một dấu vết của quá khứ, nó không thể theo kịp với những thay đổi

và yêu cầu của thị trường năng động ngày nay Như một câu trả lời, khái niệm ngân sách được phát triển, chẳng hạn như vượt ngân sách, dự báo hoặc ngân sách dựa trên hoạt động Thứ nhất, nền tảng và sự phát triển của ngân sách được trình bày, nhấn mạnh cả những ưu điểm và nhược điểm của ngân sách truyền thống Thứ hai, chúng ta tiếp tục thảo luận về các phương pháp lập ngân sách thay thế làm nổi bật những ưu và nhược điểm của họ Thứ ba, các cuộc điều tra được tiến hành và nghiên cứu được phân tích để xác định liệu phương pháp lập ngân sách truyền

thống hoặc sự thay thế là tốt hơn và có tác động tích cực đến các doanh nghiệp; hoặc có tính hữu dụng thực tế hơn Phần cuối cùng cung cấp các kết luận và thảo luận cho nghiên cứu trong tương lai

 Siyanbola, Trimisiu Tunji (2013), “The Impact Of Budgeting And Budgetary

Control On The Performance Of Manufacturing Company In Nigeria”

Tác giả nghiên cứu các tác động của dự toán ngân sách và kiểm soát ngân sách

về hiệu quả hoạt động của công ty sản xuất tại Nigeria Bởi vì, những mong muốn con người là vô hạn trong khi nguồn lực còn hạn chế Mỗi tổ chức có xu hướng tìm những phương án giúp họ có được những gì mong muốn với những nguồn lực hạn chế đó Do đó, các doanh nghiệp tìm cách áp dụng dự toán và kiểm soát ngân sách

để đáp ứng yêu cầu với chi phí ít nhất có thể Giả thuyết đã được thử nghiệm và phân tích về mức 5% có ý nghĩa và nó cho rằng dự toán ngân sách là một công cụ hữu ích để giúp các công ty đánh giá xem các mục tiêu của họ có thực hiện được hay không Xem xét việc thay đổi môi trường các doanh nghiệp hoạt động, có thể kết luận rằng dự toán ngân sách là một hoạt động quản lý liên tục, nên thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh năng động

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu chính của luận văn là tập trung vào việc hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần Beton 6 Trong đó, mục tiêu cụ thể như sau:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách

- Đánh giá thực trạng về dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

- Đưa ra những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

4 âu hỏi nghiên cứu

- Dự toán ngân sách ở một tổ chức kinh doanh được nhận thức như thế nào về khái niệm, ý nghĩa, vai trò, những nội dung cơ bản như mô hình, quy trình, hệ thống báo cáo, kỹ thuật lập và cơ chế vận hành?

- Tình hình dự toán ngân sách tại công ty Beton 6 như thế nào?

- Mô hình, quy trình, các báo cáo dự toán, kỹ thuật, tổ chức vận hành dự toán ngân sách tại công ty Beton 6 nên được hoàn thiện như thế nào?

- Những giải pháp cần thiết để hỗ trợ việc hoàn thiện dự toán ngân sach tại công

ty Beton 6 như thế nào?

5 ối tượ ng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

 Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Beton 6

 Thời gian nghiên cứu: Số liệu về dự toán ngân sách của công ty năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính, cụ thể là:

- Luận văn sử dụng phương pháp thu thập thông tin, phân tích, tổng hợp, phương pháp tiếp cận để hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách

- Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, thu thập thông tin thực tế từ Công ty, phỏng vấn chuyên gia, từ đó đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

- Luận văn sử dụng phương pháp so sánh, phân tích, suy luận để đề xuất những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

7 Những đóng góp mới của luận văn

- Về lý luận: Hệ thống được lý luận về dự toán ngân sách

- Về thực tiễn: Thông qua những phân tích về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách và đánh giá những ưu điểm, nhược điểm về hệ thống dự toán ngân sách hiện nay tại Công ty Những kiến nghị góp phần hoàn thiện dự toán ngân sách, giúp công tác dự toán ngân sách phát huy hết vai trò của nó, từ đó giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời để đạt được mục tiêu mà Công ty đã đề ra

8 Kết cấu luận văn

Luận văn được thiết kế theo 3 chương Trình tự các chương được trình bày như sau:

- Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách

- Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

- Chương 3: Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6

Ngoài ra luận văn còn có phần tài liệu tham khảo và phụ lục đính kèm bao gồm các báo cáo dự toán ngân sách thực tế tại Công ty và một số báo cáo dự toán ngân sách do tác giả hoàn thiện

HƯƠN 1: TỔ N QUAN VỀ Ự T O N N ÂN S H

1.1 Khái niệm dự toán ngân sách

 Dự báo là nghệ thuật và khoa học tiên đoán những sự kiện sẽ xảy ra trong tương lai, chúng ta có thể coi dự báo như một tập hợp các công cụ giúp người ra

quyết định đưa ra các phán đoán tốt nhất có thể về các sự kiện tương lai [12]

Theo Nguyễn Thị Minh An thì: “dự báo là sự tiên đoán có căn cứ khoa học

mang tính xác suất về mức độ, nội dung, các mối quan hệ, trạng thái, xu hướng phát triển của đối tượng nghiên cứu và thời hạn đạt được các mục tiêu nhất định đã

đề ra trong tương lai”.[14]

 Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động để xác định mục tiêu kinh doanh và công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt mục tiêu đã đề ra trên cơ sở tài nguyên hiện có cũng như tài nguyên có khả năng huy động [12]

 Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó Nó phản ánh một

kế hoạch tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị (Hilton, 2014)

Dự toán là một kế hoạch chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định có thể theo năm, tháng hoặc quý Một ngân sách bao gồm cả hai khía cạnh tài chính và phi tài chính của kế hoạch các hoạt động và biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị

(Blocher & Cộng sự, 2013)

Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý

trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức (Horgren & Cộng sự, 2012)

 Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết, thể hiện về mặt định lượng, xác định cách huy động và sử dụng các nguồn lực trong một khoảng thời gian nhất định

(W Hilton và cộng sự, tr 353)

Dự toán ngân sách là một công cụ quản lý khoa học hỗ trợ nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát các hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp mình, giúp các nhà quản lý phối hợp hiệu quả các nguồn lực và các dự án, giúp xác định các tiêu chuẩn cần thiết trong tất cả các hệ thống điều khiển, cung cấp những nguyên tắc cụ thể và minh bạch về những mong đợi và nguồn lực của tổ chức và

thuận lợi cho việc đánh giá hiệu suất của các nhà quản lý và các đơn vị (H Ray &

các cộng sự, tr343)

 Theo quan điểm của tác giả, dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ, toàn diện nguồn lực, toàn diện mục tiêu kinh tế tài chính của doanh nghiệp Thể hiện rõ cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định và được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị Đồng thời, dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng

cá nhân và phòng ban Hệ thống dự toán ngân sách gồm có: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán tiền…

1.2 Ý nghĩa và vai trò của dự toán ngân sách

1.2.1 Ý nghĩa của dự toán ngân sách

Theo Siyanbola & Cộng sự dự toán ngân sách có ý nghĩa như sau:

- Dự toán giúp thực hiện và kiểm soát tốt kế hoạch Mục đích cuối cùng là tăng

lợi nhuận và khả năng tài chính của công ty

- Hướng dẫn cách thức và phương pháp để đạt được mục tiêu lợi nhuận cho

động và các vấn đề tài chính của công ty

- Dự toán chỉ rõ mục tiêu được thực hiện như một điểm chuẩn cho hoạt động

thường xuyên

- Phối hợp tất cả các yếu tố sản xuất khác nhau và phân bổ nguồn lực cho những hoạt động mà chúng mang lại lợi ích cao nhất Giúp đáp ứng với mục tiêu hài lòng

của các bên liên quan

- Giúp truyền đạt các mục tiêu của tổ chức trên toàn công ty Do dự toán phối hợp giữa các hoạt động bộ phận khác nhau nên sẽ giúp mọi người trong tổ chức

được hướng đúng theo mục tiêu của công ty

1.2.2 Vai trò của dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị, cụ thể là:

 Chức năng lập kế hoạch

Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị phải dự tính những gì sẽ xảy ra trong tương lai, xác định mục tiêu mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời dự kiến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó, vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiêu thụ,

dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng…

 Chức năng tổ chức và điều hành

Chức năng này thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn lực

để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, điều này thể hiện ở dự toán ngân sách

là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban

Ngoài ra dự toán ngân sách còn có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định về phân bổ nguồn lực đó là nhà quản trị kết hợp giữa việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực được

sử dụng hiệu quả nhất

 Chức năng kiểm soát

Vai trò này của dự toán ngân sách được thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán quản trị Chức năng hoạch định luôn đi liền với chức năng kiểm soát

1.3 Nội dung cơ bản về dự toán ngân sách

1.3.1 Mô hình dự toán ngân sách

Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc (2008) dự toán có thể được lập theo ba mô hình sau: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống (Top – down budgets), mô hình thông tin từ dưới lên (Bottom – up budgets), và mô hình thông tin song song, đàm phán (Parallel budgets)

1.3.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Sơ đồ 1.1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

[Nguồn: CIMA, 2008] Theo mô hình này trình tự lập dự toán được thực hiện như sau:

(1) Các chỉ tiêu của dự toán ngân sách được sẽ được định ra từ nhà quản trị cấp cao Sau đó sẽ chỉ định xuống nhà quản trị bộ phận

(2) Từ những chỉ định của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận sẽ tiếp nhận và xác định mục đích dự toán để xây dựng kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động cho của bộ phận mình và chỉ định xuống cho nhân viên thực hiện dự toán

Mô hình thông tin từ trên xuống có những ưu nhược điểm như sau:

- Đề ra các mục tiêu thường cao hơn khả năng của nhà quản lý, sẽ thách thức các nhà quản lý nổ lực đạt được mục tiêu hiệu quả hơn

 Nhược điểm:

- Các mục tiêu của nhà quản trị cấp cao đề ra thường mang tính chủ quan nên các mục tiêu có thể xa rời với công việc kinh doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một bộ phận riêng lẻ, có thể sẽ không khuyến khích tinh thần làm việc, sự phối hợp giữa các bộ phận hoặc nhân viên và các bộ phận hoạt động không hiệu quả

- Thường mang tính áp đặt từ nhà quản lý cấp cao xuống sẽ dễ gây ra tình trạng bất bình cho các bộ phận Kết quả sẽ làm cho mục tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được

- Dự toán thường không được chính xác vì nhà quản trị cấp cao thường không có đầy đủ thông tin

Như vậy: Khi lập dự toán theo mô hình này đỏi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn chiến lược phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp, để đáp ứng được điều kiện đó bắt buộc nhà quản trị phải nắm chặt chẽ mọi hoạt động của tất cả các bộ phận Mặc khác, mô hình thông tin từ trên xuống chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và ít có sự phân cấp trong quản lý hoặc trong những trường hợp đặc biệt khi có sự chỉ đạo của nhà quản lý cấp trên

1.3.1.2 Mô hình thông tin phản hồi

Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin phản hồi

 Theo mô hình này được lập theo quy trình sau:

(1) Nhóm điều hành hoặc Ủy ban tài chính sẽ đưa ra mục tiêu của dự toán và chuyển xuống cho các nhà quản trị bộ phận

(2) Các nhà quản trị bộ phận sẽ xem xét và tiếp nhận thông tin yêu cầu cần thiết của nhân viên bộ phận về khả năng thực hiện mục tiêu; rồi thảo luận, đàm phán với cấp trên

(3) Khi đã thống nhất chỉ tiêu thực hiện dự toán giữa các cấp thì cấp cao nhất

sẽ đưa ra quyết định điều phối cuối cùng cho dự toán

(4) Sau đó, nhà quản trị bộ phận tiếp nhận, chỉ định và triển khai tới bộ phần nắm giữ dự toán

 Ưu điểm:

- Dự toán được lập có tính chính xác cao do huy động được trí tuệ và kinh

nghiệm của các quản lý khác nhau của doanh nghiệp

- Các dự toán lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thoả thuận và tham khảo ý kiến qua quá trình thảo luận, đàm phán của các bộ phận

- Mô hình này thể hiện được mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình xây dựng dự toán

 Nhược điểm: Nhược điểm của mô hình này là tốn nhiều thời gian, chi phí

cho việc dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận

Kết luận: Trong quá trình lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự

kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như các thành viên trong từng bộ phận Hơn nữa nhân tố con người như: năng lực, trình độ… của các thành viên cũng ảnh hưởng đáng kể đến công tác dự toán Tuy nhiên, mô hình này khó khăn cho doanh nghiệp

có sự phân cấp cao trong quản lý, có số lượng thành viên trong bộ phận đông nếu công tác làm việc tập thể và có sự phối hợp giữa các bộ phận không được tốt

1.3.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin từ dưới lên

[Nguồn: CIMA, 2008]

 Theo mô hình này, trình tự lập dự toán như sau:

(1) Nhân viên thực hiện dự toán sẽ tự đánh giá nhu cầu, khả năng của mình Sau đó tiến hành lập báo cáo và trình lên nhà quản lý bộ phận

(2) Nhà quản lý bộ phận tập hợp, đánh giá, xem xét, và xác định mục đích, yêu cầu về nguồn lực những báo cáo của nhân viên, sau đó lập báo cáo và trình lên nhà quản trị cấp cao

(3) Khi tiếp nhận dự toán từ quản lý cấp bộ phận, nhà quản trị cấp cao sẽ xem xét, đánh giá kết hợp với tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp

(3a) Nếu nhà quản trị cấp cao không đồng ý, dự toán sẽ bị trả lại cho nhà quản trị bộ phận xem xét và điều chỉnh

(3b) Nếu nhà quản trị cấp cao đồng ý, dự toán được duyệt và chuyển xuống cho nhà quản trị bộ phận triển khai thực hiện

(4) Khi nhận được dự toán đã có sự phê duyệt thông qua của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận sẽ triển khai cho nhân viên bộ phận mình thực hiện dự toán

Nhân viên thực hiện dự toán

Đánh giá nhu cầu

Nhân viên thực hiện dự toán

 Ưu điểm

- Tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp đều được tham gia vào

quá trình xây dựng dự toán nên:

+ Các chỉ tiêu trong dự toán thường phù hợp và thực tế

+ Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn

+ Phát huy được tính tự giác của các thành viên trong bộ phận

- Các chỉ tiêu được các nhân viên thực hiện dự toán đề ra nên:

+ Các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn

+ Khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự toán do chính họ xây dựng nên chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống

+ Phát huy tính tích cực kiểm soát, không tốn nhiều thời gian và chi phí

 Nhược điểm:

Trình tự lập dự toán từ dưới lên mất nhiều thời gian vì dự toán được các cấp quản lý dưới lập, sau đó được trình lên cấp trên, nhà quản trị cấp trên xem xét và điều chỉnh cho hợp lý mới đưa xuống cho các bộ phận cấp dưới thực hiện

Kết luận: Với những ưu nhược điểm trên thì mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao Tuy nhiên, nhà quản lý cấp cao cần phải kiểm tra và cân nhắc kỹ trước khi phê duyệt dự toán tránh tình trạng chỉ tiêu dự toán đưa ra thấp hơn so với khả năng thực tế sẽ làm dự toán không phát huy mà còn làm lãng phí tài nguôn và nguồn lực của doanh nghiệp, hoạt động sản xuất không hiệu quả

Kết luận chung: Ba mô hình dự toán cho thấy mỗi mô hình có những ưu và

nhược điểm riêng Do đó, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất từng doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu và trình độ quản lý của từng nhà quản trị sẽ lựa chọn

mô hình dự toán nào phù hợp cho hoạt động của mình

1.3.2 Quy trình lập và quản lý dự toán ngân sách

Việc lập dự toán ngân sách rất quan trọng giúp định hướng hoạt động của một

tổ chức và là công cụ kiểm soát ngân sách cho từng kỳ kinh doanh Do vậy, dự toán phải cần được thực hiện chính xác và theo một quy trình dự toán phù hợp được định trước để đảm bảo tính khoa học

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động khác nhau nên quy trình dự toán cũng sẽ khác nhau Theo Stephen Brookson (2000), quy trình dự toán và quản lý dự toán ngân đƣợc chia thành ba giai đoạn Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thứ hai là soạn thảo dự toán và giai đoạn cuối cùng là giai đoạn theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách

Sơ đồ 1.4: Quy trình lập và quản lý ngân sách theo 3 giai đoạn của Stephen

tiên

Kiểm tra các con số

dự toán bằng cách chất vấn và phân

tích

Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền

Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể

định

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán

Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến

ự báo l ại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm

iai đoạn

của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định Doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, sẽ giúp các nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết hợp nội dung một cách dễ dàng và chặc chẽ Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã được chuẩn bị đầy đủ thì phải xem xét lại tính chính xác và phù hợp nhất của các thông tin nhằm giúp việc tiến hành soạn thảo ngân sách được thuận lợi

1.3.2.2 i ai đoạn soạn thảo

Đầu tiên là các cá nhân hay bộ phận liên quan đến việc lập dự toán phải căn cứ vào các thông tin về môi trường kinh doanh, tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp có tác động và ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách của doanh nghiệp để làm cơ sở soạn thảo các dự toán chức năng của doanh nghiệp Các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán …

1.3.2.3 Giai đoạn theo dõi

Dự toán ngân sách tại doanh nghiệp là việc quan trọng nên phải được thực hiện

từ kỳ dự toán này kỳ dự toán khác Vì vậy để dự toán hoàn thiện hơn thì sau mỗi kỳ

dự toán cần phải theo dõi thường xuyên thông qua các báo cáo so sánh giữa thực hiện và dự toán Sau đó đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các thông tin,

số liệu, cơ sở lập dự toán và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút ra kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách cho kỳ kế tiếp

1.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán và phương pháp lập

Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp thông thường bao gồm các dự toán sau: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán thành phẩm tồn kho, dự toán đầu tư và xây dựng, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán

 Mối quan hệ giữa các dự toán:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ mối quan hệ các báo cáo dự toán

[Nguồn: Hilton & cộng sự, tr355)

1.3.3.1 ự t oán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ được gọi là nền tảng của toàn bộ ngân sách tổng thể Nó là điểm khởi đầu cho việc chuẩn bị ngân sách Các nhân viên nghiên cứu thị trường sẽ xem xét các thông tin và thảo luận cùng với lãnh đạo và cá nhân bộ phận bán hàng Sau đó sử dụng phương pháp thống kê như phân tích hồi quy, phân phối xác suất cho doanh số bán hàng Nếu dự toán tiêu thụ không chính xác thì việc dự toán xem như là vô ích và tốn kém chi phí cho việc thực hiện Các yếu tố chính cần xem xét khi lập dự toán tiêu thụ bao gồm:

- Mức tiêu thụ hiện tại và xu hướng của những năm qua

- Điều kiện kinh tế và ngành công nghiệp nói riêng

- Các xu hướng chung của nền kinh tế

- Các yếu tố khác ảnh hưởng đến doanh số tiêu thụ trong ngành

- Chính sách giá cả

- Chính sách tín dụng

- Hoạt động marketing, quảng cáo, xúc tiến và khuyến mại

- Các đơn hàng chưa thực hiện

- Đối thủ cạnh tranh và sự thay đổi trong khoa học công nghệ

- Sự kiện chính trị và pháp lý

Sau khi doanh nghiệp đã dự toán được số lượng sản phẩm tiêu thụ sẽ ước tính

ra giá trị để thuận lợi cho dự toán tiền theo công thức sau:

Số lượng tồn kho cuối kỳ -

Số lượng tồn kho đầu kỳ

Khi lập dự toán sản xuất thì nhà quản trị phải dự kiến số lượng tồn kho phù hợp Bởi vì, nếu số lượng tồn kho ước tính quá nhiều thì sẽ gây ra việc ứ động vốn

và tốn kém chi phí cho việc lưu kho, còn nếu số lượng tồn kho quá ít sẽ ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ và sản xuất

1.3.3.3 ự t oán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh toàn bộ các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị về kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Lượng NVL cần cho sản

Số lượng sản phẩm cần sản xuất dự kiến X

iá bán dự kiến

Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sảm xuất các doanh nghiệp thường phải có bộ phận thu mua:

+

Lượng NVLTT tồn kho cuối kỳ

dự kiến

-

Lượng NVLTT tồn kho đầu kỳ dự kiến

Đồng thời dự toán nguyên vật liệu trực tiếp còn là căn cứ xác định kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp:

hi mua NVLTT dự

Lượng NVLTT dự

1.3.3.4 ự t oán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng căn cứ trên dự toán về kế hoạch sản xuất Dự toán này phản ánh toàn bộ tiền lương, tiền công, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất Dự toán chi phí nhân công trực tiếp là căn cứ giúp nhà quản trị chủ động trong việc bố trí nhân lực cho quá trình sản xuất tránh được tình trạng thuê nhân công khẩn cấp, ngăn ngừa tình trạng thiếu lao động, giảm bớt hoặc loại bỏ sự cần thiết phải sa thải nhân công

Khi lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm và định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp

Lượng thời gian lao

Chi phí sản xuất chung là khoản chi phí hỗn hợp, khi xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung thường được xây dựng theo hai yếu tố biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung

Bằng phương pháp thống kê sẽ giúp các nhà quản trị thấy được chi phí sản xuất chung sẽ biến động như thế nào với các mức độ hoạt động Đồng thời với việc

sử dụng các phương pháp tách chi phí hỗn hợp thành chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí sản xuất chung cố định

- Khi tính lượng tiền chi cho chi phí sản xuất chung cho việc lập dự toán tiền thì cần phải loại trừ các khoản được ghi nhận cho chi phí sản xuất chung nhưng không phải chi tiền như: chi phí khấu hao…

1.3.3.6 ự t oán giá vốn hàng bán

Sau khi hoàn thành các dự toán trên, sẽ tiến hành tập hợp các chi phí để tính giá thành cho một đơn vị sản phẩm Căn cứ để lập dự toán là dự toán tiêu thụ và định mức chi phí sản xuất đã xây dựng Dự toán giá thành là cơ sở để xây dựng dự báo kết quả hoạt động kinh doanh

iá vốn hàng

bán dự kiến =

Lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến X

ịnh mức chi phí sản xuất ( iá thà nh sản xuất đơn vị) 1.3.3.7 ự t oán thành phẩm tồn kho

Thành phẩm tồn kho cuối kỳ là số thành phẩm dự trữ chuẩn bị cho việc tiêu thụ của kỳ sau Việc dự toán chính xác và hợp lý thành phẩm tồn kho cuối kỳ là cơ

sở quan trọng để đáp ứng yêu cầu bán ra, phục vụ khách hàng một cách kịp thời, nâng cao uy tín của doanh nghiệp Khi dự toán lượng hàng tồn kho phải căn cứ vào

dự toán lượng sản phẩm tiêu thụ và tỷ lệ hàng tồn kho thành phẩm ước tính và áp dụng công thức sau:

iá trị thà nh phẩm

tồn kho cuối kỳ =

Lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ X

iá thàn h SX đơn vị thành phẩm 1.3.3.8 ự t oán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là những hao phí phát sinh liên quan tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa, nhằm đẩy nhanh quá trình đưa sản phẩm đến người tiêu dùng

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những hao phí liên quan đến hoạt động tổ chức hành chính, văn phòng của doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là chi phí hỗn hợp giống như chi phí sản xuất chung nên khi xây dựng dự toán bán hàng cũng có thể phân chia thành biến phí bán hàng và định phí bán hàng Cách xây dựng dự toán cũng giống như chi phí sản xuất chung nhưng căn cứ xây dựng lại thường liên quan đến kết quả tiêu thụ hoặc quy mô bán hàng của doanh nghiệp Khi sử dụng dự toán chi phí bán hàng để xây dựng dòng tiền thì phải loại bỏ những khoản chi phí nhưng không liên quan đến việc chi tiền như: khấu hao tài sản cố định, những khoản trích trước…

Tổng biến phí bán hàng =

Số lượng tiêu thụ sản phẩm X

ơn giá bi ến phí tiêu thụ 1.3.3.9 ự t oán tiền

Tiền rất quan trọng cho sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp Dự toán tiền tập hợp tất cả các ảnh hưởng của các hoạt động của doanh nghiệp Dự toán tiền

mô tả vị thế tiền của tổ chức trong kỳ hoạt động Bằng cách chuẩn bị một ngân sách tiền mặt, quản lý có thể thực hiện các biện pháp đảm bảo có đủ tiền mặt để thực hiện các hoạt động theo kế hoạch, cho phép có đủ thời gian để sắp xếp thêm nguồn tài chính có thể cần thiết trong kỳ ngân sách và kế hoạch đầu tư của tiền mặt dư thừa để kiếm được lợi nhuận cao nhất có thể Dự toán tiền gồm có bốn phần:

♦ Phần thu: Bao gồm số dư tiền tồn đầu kỳ và các khoản thu do bán hàng hoặc thu khác bằng tiền trong kỳ

♦ Phần chi: Bao gồm tất cả các khoản chi tiền như chi tiền mua nguyên vật liệu, chi trả tiền nhân công, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi vay, mua tài sản mới, nộp thuế, cổ tức…

♦ Phần cân đối thu chi: Là chênh lệch giữa phần thu và phần chi Xem xét nếu phần chênh lệch này ít hơn lượng tiền tồn cuối kỳ thì doanh nghiệp phải huy

động vốn bằng cách đi vay hoặc phát hành cổ phiếu Ngược lại, nếu phần chênh lệch này lớn hơn lượng tiền tồn cuối kỳ thì doanh nghiệp có thể mang đi đầu tư hoặc trả bớt các khoản nợ

♦ Phần vay: Thể hiện số tiền vay, trả nợ vay, lãi vay trong kỳ dự toán

1.3.3.10 ự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh được soạn thảo dựa trên các dự toán trên Trình bày các khoản doanh thu và chi phí dự kiến trong kỳ dự toán thông qua dự toán tiêu thụ và dự toán chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp Dự toán này thể hiện lợi nhuận dự kiến sẽ đạt được và nó làm cơ sở cho việc đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ tới có hiệu quả hay không

1.3.3.11 ự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán bảng cân đối kế toán là dự toán phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại cuối kỳ dự toán Khi lập dự toán này phải dựa trên bảng cân đối kế toán kỳ trước và các số liệu trên các dự toán có liên quan như dự toán tiền,

dự toán hàng tồn kho, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh…

1.3.4 Phương pháp và kỹ thuật lập dự toán ngân sách

1.3.4.1 ự toán ngân sách cố định và dự toán ngân sách linh hoạt

 ự toán n gân sách linh hoạt (Flexible budgets)

Dự toán linh hoạt là dự toán doanh thu và chi phí theo nhiều mức độ hoạt động khác nhau Dự toán linh hoạt được lập theo mối quan hệ quá trình hoạt động giúp các nhà quản trị xác định được ngân sách dự kiến tương ứng với mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau Dự toán linh hoạt được lập với mục tiêu hoạch định sẽ được lập trước khi tiến hành sản xuất kinh doanh và được lập sau khi kết thúc một kỳ kinh doanh với mục tiêu là kiểm soát Như vậy dự toán linh hoạt giúp nhà quản lý

có thể đánh giá tình hình thực hiện và kết quả hoạt động trong thực tế

Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được việc sửa đổi dự toán một cách phức tạp khi mức độ hoạt động thay đổi Ngoài ra, các nhà quản trị có thể dùng

dự toán linh hoạt để xem xét, đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong thực tế

 ự toán n gân sách cố định (Fixed budgets)

Dự toán cố định là dự toán được lập trên cơ sở một mức hoạt động đã xác định trước và được lập trước khi tiến hành sản xuất kinh doanh Dự toán này phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định Tuy nhiên, nhược điểm của dự toán này

là chỉ dựa vào một mức hoạt động mà không xét đến những biến động có thể xảy ra trong kỳ dự toán Do đó, dự toán cố định không có ý nghĩa cao trong việc đánh giá thành quả hoạt động của doanh nghiệp và kiểm soát khi doanh nghiệp có sự thay

đổi về quy mô hoạt động do sự biến động trong môi trường kinh doanh.(H Ray &

các cộng sự)

1.3.4.2 ự toán từ đầu (Zero Based Budget ZBB)

Dự toán từ đầu là dự toán khi lập sẽ không căn cứ các kết quả đạt được trong quá khứ, xem như doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động từ đầu nên dự toán từ đầu còn gọi là dự toán zero Các quá trình, các dự toán chi tiết sẽ được đánh giá lại như lần đầu tiên thực hiện Tuy nhiên khó khăn của dự toán này là không có cơ sở, không có khuôn mẫu Chính vì vậy, đòi hỏi nhà quản lý phải phát huy tính chủ

động, sáng tạo, xem xét cẩn thận tránh tình trạng xa rời thực tế.(H Ray & các cộng

- Giúp nhà quản lý tạo ra lợi nhuận không và có nhiều thông tin để ra quyết định

về việc phân bổ nguồn lực để đáp ứng mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp

- Giúp nhà quản lý xác định được các hoạt động, chương trình mà qua đó thiết lập cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện

- Cung cấp những thông tin cho nhà quản lý để đánh giá kết quả hoạt động của mình

PPBS đã được phát triển ở Bắc Mỹ trong các hoạt động chính quyền tiểu bang

và liên bang, dựa trên lý thuyết hệ thống, đầu ra và mục tiêu định hướng với sự nhấn mạnh đáng kể về phân bổ nguồn lực dựa trên phân tích kinh tế Nó không dựa

trên cơ cấu tổ chức truyền thống, nhưng trên các chương trình hoạt động với mục tiêu chung của tổ chức chia thành các chương trình Các chương trình này được thể hiện trong các điều khoản của mục tiêu cần đạt được trong trung và dài hạn, nói 3-5 năm

1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách

Theo Siyanbola & Cộng sự để chuẩn bị một dự toán chất lượng thì được thành lập qua các bước sau:

Bước 1: Thành lập một sổ tay hướng dẫn lập dự toán ngân sách

Sổ tay bao gồm các nội dung hướng dẫn quy trình, thủ tục, biểu mẫu, các hồ sơ liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện dự toán ngân sách Phân công trách nhiệm cho các cá nhân liên quan công việc dự toán ngân sách

Bước 2: Thành lập ban dự toán ngân sách

Ban dự toán bao gồm: Các giám đốc điều hành và đại diện các phòng ban, chức năng như: Tài chính, sản xuất, tiếp thị, bán hàng, kỹ thuật, v v Ban dự toán này với nhiệm vụ xây dựng các chương trình lập ngân sách

Bước 3: Xác định các yếu tố chính của dự toán ngân sách

Trước khi tiến hành lập dự toán cần xem xét và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng

và làm hạn chế đến hiệu quả hoặc mức độ hoạt động của doanh nghiệp (chẳng hạn như: tình trạng thiếu lao động có tay nghề cao, nguyên liệu không đáp ứng đầy đủ, máy móc không đủ công suất hoạt động

Bước 4: Bổ nhiệm Ban dự toán

Thông thường bộ phận kế toán sẽ được phân công với trách nhiệm ban hành các hướng dẫn dự toán ngân sách cho các phòng ban khác, tiếp nhận và kiểm tra dự toán ngân sách, cung cấp những thông tin quá khứ cho các bộ phận để giúp họ thực hiện dự toán chức năng bộ phận, đảm bảo cho công tác dự toán ngân sách được thực hiện theo đúng thời gian quy định Chuẩn bị bảng tổng hợp dự toán ngân sách, nộp lên cho Ban lãnh đạo và cung cấp các giải trình về các vấn đề quan trọng trong dự toán Thảo luận với người quản lý về những khó khăn gặp phải khi thực hiện dự toán

Bước 5: Thiết lập kỳ dự toán

Ngân sách có thể được lập theo kỳ để kiểm soát có thể là thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm

Bước 6: Chuẩn bị ngân sách tổng thể

Đây là việc thực hiện các dự toán chức năng khác nhau (như dự toán tiêu thụ,

dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự toán tiền…)

Theo Garrison & Cộng sự để tạo một dự toán ngân sách thành công thì nhân tố con người vô cùng quan trọng trong quá trình lập dự toán Con người thường có khuynh hướng sẽ cảm thấy không thoải mái với dự toán do dự toán thường mang tính chất gượng ép Vì dự toán sẽ đưa ra các tiêu chuẩn dùng làm cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công việc của tất cả các bộ phận, các nhân viên nên những đối tượng này sẽ phải liệu xem mình có thể đạt được kết quả như mong đợi hay không nên khi lập dự toán sẽ tạo tâm lý căng thẳng cho người thực hiện

Một điều cho thấy ở các doanh nghiệp là các nhà quản lý cấp cao tuy có tầm nhìn rộng nhưng vẫn không quen với chi tiết, ngược lại các nhà quản lý cấp cơ sở tuy nắm vững chi tiết nhưng không có được tầm nhìn bao quát tất cả mọi khía cạnh hoạt động trong doanh nghiệp Tuy nhiên, thái độ của nhà quản lý cấp cao tác động lớn đến hiệu quả dự toán Vì vậy để dự toán đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải xác định được mục tiêu hợp lý mà tổ chức cần đạt được đồng thời cố gắng diễn tả một cách chính xác nhất những mục tiêu đó cho những người có trách nhiệm thực hiện

Vì vậy, Nhà quản trị không nên gây áp lực căng thẳng cho nhân viên trong quá trình xây dựng dự toán Có một cách để đạt được điều này là khuyến khích tất cả mọi cấp độ quản lý cùng tham gia vào quá trình dự toán Khi đó, thông tin dự toán

sẽ luân chuyển từ dưới lên trên và ngược lại trong suốt quá trình dự toán Điều này giúp nhà quản trị cấp cơ sở, người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hoàn thành các mục tiêu dự toán có thể đưa ra những ước tính cụ thể để đạt được các mục tiêu

Sự tham gia của họ vào quá trình này làm gia tăng tinh thần đồng đội giữa các bộ phận với nhau Qua đó, khuyến khích các bộ phận hợp tác với nhau nhiều hơn, ít lo

sợ hơn và có nhiều động lực hơn Đối với nhà quản lý cấp cao, điều này đảm bảo các mục tiêu đặt ra cho từng nhân viên là phù hợp với bản thân họ và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp Vì nếu nhà quản lý cấp cao tự đặt các chỉ tiêu cho cấp dưới thực hiện thì dễ dẫn đến mục tiêu xa rời thực tế gây tâm lý bất mãn cho người thực hiện, nhưng nếu để cho nhân viên cấp dưới hoàn toàn tự do tạo lập

tiêu chuẩn thì có thể họ sẽ đặt ra những chỉ tiêu lỏng lẻo và dưới mức thực tế để họ

dễ dàng thực hiện được

Tóm lại, để có được dự toán ngân sách hiệu quả đòi hỏi sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp và nhân viên vào quá trình lập dự toán và vấn đề là làm sao cho mọi người trong tổ chức cảm thấy thoải mái với mục tiêu cần đạt được

và hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Đây là vấn đề mấu chốt tạo nên sự thành công của dự toán và cũng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần hết sức thận trọng trong quá trình lập dự toán

cả các hoạt động của con người Do đó, sự biến động trong tương lai chắc chắn sẽ làm gia tăng sự sai lệnh giữa kết quả thực tế và kết quả dự toán

1.4.2 Vấn đề ngoài định lượng

Đây là những vấn đề về hành vi của dự toán, chúng được sinh ra là do hoạt động của yếu tố con người Một con người trung bình sẽ thay đổi như thời tiết với trường hợp để lợi ích tốt nhất cho mình Nó giống như được con người dự kiến cung cấp thông tin dựa trên việc dự toán ngân sách

Ông cũng dự kiến sẽ sử dụng ngân sách để đạt được các mục tiêu của tổ chức Anh ta có thể nhiệt tình hoặc thờ ơ về nó Thậm chí Ông còn có thể xem xét rằng người chủ của ông muốn gặt hái nơi ông so với chi phí bỏ ra Do đó, Ông có thể mang lại kinh nghiệm vào dự toán ngân sách, đặc biệt là hầu hết nơi ông được thông báo rằng ngân sách sẽ phục vụ như là một điểm tham chiếu trong việc xác định hiệu quả hoạt động Ngoài ra, giám đốc điều hành và nhân viên dự kiến sẽ được đào tạo

để có một sự hiểu biết rất tốt về dự toán ngân sách và sự hiểu biết là sự thất bại và sụp đổ của quy trình ngân sách là không thể tránh khỏi

Frank Wood (1988) đã ghi nhận rằng nhiều người có quan điểm dự toán không phải là một công cụ kiểm soát Quá nhiều cứng nhắc trong việc theo đuổi của dự toán luôn có thể gây bất lợi cho việc thực hiện các mục tiêu của ngân sách

Miller và Earnest (1966) tóm tắt sự cần thiết để bảo đảm thực hiện của dự toán thông qua sự tham gia các đối tượng liên quan và nói rằng "sự tham gia có xu hướng tăng các cam kết, cam kết có xu hướng nâng cao động lực, động lực công việc giúp cho các nhà quản lý làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn Bởi các nhà quản

lý có xu hướng mang lại sự thịnh vượng của công ty, do đó tham gia là tốt"

Maya Pillai (2015), Ước tính chi phí phù hợp doanh thu là rất quan trọng vì nó giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ để xác định xem họ có đủ tiền để tài trợ cho các hoạt động, mở rộng kinh doanh và tạo ra thu nhập cho mình Với một doanh nghiệp đang hoạt động, bạn có thể giả định doanh thu trong tương lai phụ thuộc vào thị trường năng động Nếu doanh nghiệp chỉ bắt đầu, giả định có thể tùy thuộc vào khu vực địa lý và bài học của các doanh nghiệp địa phương khác Chúng tôi xem xét một số kỹ thuật lập ngân sách có hiệu quả như sau:

+ Có một dự báo dòng tiền mặt thực tế: Nó là tốt hơn để đánh giá thấp thu nhập doanh nghiệp tiềm năng hơn so với đánh giá quá cao Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải tính đến yếu tố môi trường kinh doanh hiện tại và nguy cơ thất bại khi nói đến dự toán ngân sách

+ Kiểm tra các tiêu chuẩn ngành: Tất cả các doanh nghiệp có thể không đạt tiêu chuẩn nhưng họ có những điều chung nhất định Thông tin hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành cũng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của công ty

+ Xác định chi phí cần thiết cho công ty: Những chi phí bặt buộc cần phải được đáp ứng đầu tiên trước so với những chi phí không bắt buộc nên ghi chú lại chúng sẽ tránh trường hợp quên hoặc bỏ qua chúng

+ Tạo một bảng tính: Tạo một bảng tính để ước tính số tiền cần thiết để được phân bổ cho nguyên vật liệu, tiền thuê, thuế, bảo hiểm, vv

+ Cung cấp cho các trường hợp không lường trước được: Có thể có chi phí cho những thứ mà bạn không thể dự đoán trước Vì vậy, nó là cách để trích thêm tiền

+ Phác thảo các chi phí kinh doanh: Chủ doanh nghiệp nhỏ cần phải quyết định những khoản được mong muốn có thể tồn tại hoặc không có trong doanh