Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP ) tại công ty cổ phần hàng hải dầu khí hải âu

hệ thống thông tin tại Công Ty như thế nào, bài viết nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng của hệ thống thông tin hiện hành tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu, đồng thời đưa ra đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THEO MÔ HÌNH HỆ THỐNG (ERP)

TP H Ồ CHÍ MINH – NĂM 2015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

PHAN THỊ THU HIỀN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI - DẦU KHÍ HẢI ÂU

Chuyên ngành: K ế Toán

Mã s ố: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

TP H Ồ CHÍ MINH – NĂM 2015

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù h ợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ

Ph ần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, dưới sự

hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị Các số liệu trong bài là trung thực, tôi hoàn toàn

chịu trách nhiệm về tính trung thực của đề tài nghiên cứu này

TP.HCM, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Phan Th ị Thu Hiền

TRANG PH Ụ BÌA

L ỜI CAM ĐOAN

M ỤC LỤC

DANH M ỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH M ỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

PH ẦN MỞ ĐẦU 1

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 6

1.1 M ột số vấn đề chung về kế toán 6

1.1.1 Khái ni ệm về kế toán 6

1.1.2 Vai trò c ủa kế toán 7

1.2 Lý thuy ết về hệ thống thông tin 7

1.2.1 Khái ni ệm về hệ thống thông tin 7

1.2.2 Vai trò c ủa hệ thống thông tin 8

1.3 Lý thuy ết về hệ thống thông tin kế toán 8

1.3.1 Khái ni ệm về hệ thống thông tin kế toán 8

1.3.2 Vai trò c ủa hệ thống thông tin kế toán 9

1.3.3 Phân lo ại hệ thống thông tin kế toán 10

1.3.4 C ấu trúc của hệ thống thông tin kế toán 12

1.4 Lý thuy ết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 14

1.4.1 Khái ni ệm ERP 14

1.4.2 Đặc điểm của ERP 18

1.4.3 C ấu trúc của hệ thống ERP 20

1.4.5 Các bước triển khai hệ thống ERP 22

1.4.6 Ưu và nhược điểm của ERP đối với doanh nghiệp 24

1.5 Các y ếu tố tác động tới việc ứng dụng mô hình hệ thống ERP 29

1.5.1 Các y ếu tố tác động tích cực đến việc ứng dụng hệ thống ERP 29

1.5.2 Các y ếu tố tác động hạn chế đến việc ứng dụng hệ thống ERP 30

2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU 35

2.1 Gi ới thiệu về Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu 35

2.1.1 Sơ lược về lịch sử hình thành 35

2.1.2 Các thành t ựu đạt được 38

2.2 T ổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần – Hàng Hải D ầu Khí Hải Âu 39

2.2.1 Ch ế độ kế toán áp dụng tại Công Ty 39

2.2.2 Tình hình t ổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty 39

2.2.3 Đặc điểm của quy trình kế toán tại Công Ty 42

2.3 Kh ảo sát thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần – Hàng H ải Dầu Khí Hải Âu 48

2.3.1 M ục tiêu khảo sát 48

2.3.2 N ội dung khảo sát 48

2.3.3 Phương pháp khảo sát 49

2.3.4 K ết quả khảo sát 49

2.4 Nh ững khó khăn, hạn chế và cơ hội liên quan đến ứng dụng mô hình ERP t ại công ty 57

2.4.1 Khó khăn và hạn chế liên quan đến ứng dụng mô hình ERP tại Công Ty 57

2.4.2 Cơ hội từ việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình ERP

2.4.3 K ết luận quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với

ứng dụng mô hình ERP 61

3 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ H ỢP VỚI VIỆC ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG H ẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU 64

3.1 Định hướng ứng dụng ERP tại Công Ty 64

3.2 Các gi ải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng ERP 65

3.2.1 Đào tạo đội ngũ nhân viên 65

3.2.2 C ấu trúc lại quy trình kinh doanh 66

3.2.3 Công tác truy ền thông về hệ thống ERP 68

3.2.4 Đảm bảo năng lực của đội dự án 68

3.2.5 M ột số giải pháp hỗ trợ khác 69

3.2.5.1 Hoàn thi ện chất lượng phần cứng và phần mềm 69

3.2.5.2 Hoàn thi ện hệ thống kiểm soát nội bộ 70

3.3 M ột số kiến nghị để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng mô hình ERP 74

3.3.1 Ki ến nghị với doanh nghiệp sử dụng ERP 74

3.3.2 Ki ến nghị với nhà cung cấp phần mềm ERP 78

3.4 H ạn chế và gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo 79

TÀI LI ỆU THAM KHẢO

PH Ụ LỤC

APO Advanced Planner and optimizer – Tối ưu hóa kế hoạch

BGĐ Ban Giám Đốc

BQT Ban quản trị

BOM Bill of Material – Công thức sản phẩm

CEA Comprehensive enterprise applications – Các ứng dụng doanh nghiệp toàn diện

CNTT Công nghệ thông tin

HTTTKT Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

HĐQT Hội Đồng Quản Trị

MPS Master Production Schedule – Lập kế hoạch sản xuất

MRP Material Requirements Planning – Lập kế hoạch vật liệu

Bảng 1.1: Bảng giá của ERP 28

Hình 1.1: Cấu trúc của HTTTKT 12

Hình 1.2: Mô tả về hệ thống ERP 16

Hình 1.3: Hệ thống ERP 17

Hình 1.4: Các thành phần của hệ thống ERP 20

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý của Công Ty CP HH – Dầu Khí Hải Âu 36

Hình 2.2: Hình ảnh tàu Great Lady - Công Ty Hải Âu 38

Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Công Ty Hải Âu 39

Hình 2.4: Mô hình dữ liệu điện toán đám mây 42

Hình 2.5 Tỷ lệ hiểu biết về hệ thống ERP 51

Hình 2.6: Hệ thống thông tin kế toán công ty Hải Âu 52

Hình 2.7 : Ảnh hưởng tới HTTTKT khi ứng dựng hệ thống ERP 53

Hình 2.8: các yếu tố quyết định đến việc hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng ERP 54

Hình 2.9: tác động mà ERP mang lại khi hoàn tất quy trình triển khai hệ thống ERP 55 Hình 2.10: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công 56

PH ẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do ch ọn đề tài

Thương mại điện tử ra đời đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, đổi

mới và thay đổi công tác quản lý để bắt kịp với xu thế hiện nay, đồng thời đảm bảo sử

dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh Với nhu cầu thông tin và quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh cùng với áp lực

cạnh tranh nặng nề buộc các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng hệ thống thông tin

nhằm đáp ứng thông tin kịp thời và chính xác cao cho nhà quản lý cũng như cho các nhà đầu tư

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán được xem là

một phần không thể thiếu đối với một doanh nghiệp Vậy phải lựa chọn hệ thống thông tin kế toán như thế nào cho phù hợp, đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáng tin cậy nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước đó là vấn đề mà các doanh nghiệp đang băn khoăn khi phải quyết định cho mình việc lựa chọn và cải tiến hệ thống thông tin Trên thực tế, ở Việt Nam hầu hết các doanh nghiệp đã và đang sử dụng những phần mềm kế toán thủ công đơn lẻ Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp đã sử dụng những phần mềm với

những ứng dụng công nghệ cao, nhưng những phần mềm này được sử dụng riêng biệt cho bộ phận kế toán và hoàn toàn độc lập với các bộ phận còn lại Như vậy, câu hỏi được đặt ra là giữa phần mềm kế toán nói chung và hệ thống ERP nói riêng có gì khác

biệt, tại sao lại phải hoàn thiện hệ thống thông tin hiện hành để phù hợp với hệ thống ERP, và thực tế việc ứng dụng hệ thống ERP có thể mang lại lợi ích vượt trội như thế nào cho doanh nghiệp Đó là lý do tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin k ế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty

C ổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” để trả lời cho những câu hỏi trên Bài viết

không bao quát toàn bộ doanh nghiệp ở Việt Nam mà chỉ tập trung vào một doanh nghiệp cụ thể để thấy rõ được quá trình thực hiện cũng như công tác tổ chức, quản lý

hệ thống thông tin tại Công Ty như thế nào, bài viết nhằm giải quyết các vấn đề còn

tồn đọng của hệ thống thông tin hiện hành tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải

Âu, đồng thời đưa ra đề nghị và phương án xây dựng hệ thống thông tin mới với mong

muốn có được một giải pháp hỗ trợ hữu hiệu và hiệu quả nhất cho Công Ty về chất lượng hệ thống cũng như chất lượng thông tin, đảm bảo việc cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt

Theo báo cáo về “Tình hình ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp năm 2014” thì có hai nhóm phần mềm được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp là

phần mềm kế toán tài chính (88%) và phần mềm quản lý nhân sự (49%) Trong khi đó, các phần mềm phức tạp đòi hỏi mức độ tổ chức cao của doanh nghiệp như phần mềm

quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Managemet - CRM), phần mềm

quản lý hệ thống cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và phần mềm lập kế

hoạch nguồn lực (ERP) thì có tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng thấp hơn với các tỷ lệ tương ứng là 24%, 22% và 17 % Như vậy ta có thể thấy được, mặc dù hiện nay với nhu cầu thông tin ngày càng cao, nhưng việc ứng dụng các phần mềm có tính phức tạp cao ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công Ty CP Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu nói riêng vẫn chưa phổ biến, vẫn còn ở mức tỷ lệ thấp, cho nên việc xây dựng một đề án để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức mới, những kỹ thuật mới và những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình

cải tiến

2 T ổng quan nghiên cứu

Hướng nghiên cứu chính của không ít tác giả trong nước là nghiên cứu về HTTTKT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác tổ chức quản lý của doanh nghiệp để tìm thấy những ưu và nhược điểm của HTTTKT tác động tới từng loại hình doanh nghiệp đó Cụ thể như, Nghiên cứu của Nguyễn Thị Bích Hà , 2013 “Tổ

ch ức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần

m ềm ERP” qua nghiên cứu này, tác giả nhằm đưa ra các giải pháp và kiến nghị để làm

tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra tác động tích cực vào hệ

thống ERP Cũng như nghiên cứu của Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013 “Hoàn thiện hệ

th ống thông tin kế toán trong môi trường thương mại điện tử tại Công ty CP VNG”

nhằm mục đích hoàn thiện HTTTKT để ứng dụng trong môi trường thương mại điện tử

cao hơn và hướng tới ứng dụng ERP Nghiên cứu của Nguyễn Quốc Trung, 2013 “Giải pháp hoàn thi ện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán theo hướng ứng

d ụng ERP cho các doanh nghiệp ở Việt Nam” nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện

chu kỳ phát triển HTTTKT đáp ứng được yêu cầu của ERP Nghiên cứu của Phạm

Hồng Thái, 2013 “Giải Pháp triển khai hệ thống ERP tại Tổng Công Ty Phân Bón & Hóa Ch ất Dầu Khí” để đưa ra các giải pháp triển khai ERP và nâng cao ứng dụng của

hệ thống ERP tại Công Ty Về phía tác giả, tác giả tiếp tục dựa trên các nghiên cứu trước, đồng thời nghiên cứu về HTTTKT tại Công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu,

một trong những lĩnh vực hoạt động đặc thù đó là vận tải biển, từ đó nêu ra những điểm nổi bật, cũng như điểm yếu kém trong công tác tổ chức HTTTKT và đề ra các phương pháp khắc phục, hạn chế của Công ty để có thể ứng dụng được hệ thống hiện đại hơn đó là hệ thống ERP

3 M ục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu

M ục tiêu nghiên cứu

Khảo sát, phân tích, đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu nhằm phát hiện những yếu kém chưa phù hợp

Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các giải pháp khắc phục, đồng thời đưa ra đề nghị

và phương án nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với mô hình ứng

dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Câu h ỏi nghiên cứu

Yếu tố nào ảnh hưởng tới việc quyết định hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) tại công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu?

Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hiện hành tại Công Ty Cổ Phần Hàng

Hải – Dầu Khí Hải Âu đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu gì?

Mức độ tác động tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ việc hoàn thiện hệ

thống thông tin kế toán hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu theo chiều hướng như thế nào?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu Đối tượng khảo sát là nhân viên kế toán, phụ trách kế toán, nhân viên của các bộ phận tham gia vào hệ thống thông tin kế toán và các nhà

quản trị của Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu

Phạm vi nghiên cứu là các chu trình doanh thu, chi phí, các hoạt động kinh doanh có liên quan tới chu trình hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Hàng

Hải – Dầu Khí Hải Âu

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của đề tài là phân tích định tính dựa trên bảng câu hỏi

khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu những đối tượng có liên quan tại Công Ty CP Hàng

Hải – Dầu Khí Hải Âu, qua đó tổng hợp, so sánh, phân tích để thấy rõ được thực trạng

từ đó làm cở sở cho các giải pháp và kiến nghị về việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

6 Đóng góp của đề tài

Dựa vào các lý luận thức tiễn, bài nghiên cứu nhằm nêu bật lên vai trò của HTTTKT cũng như vai trò của hệ thống ERP trong công tác tổ chức quản lý và điều hành tại doanh nghiệp Qua đó tác giả phân tích, đánh giá thực tiễn HTTTKT tại Công

Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu để thấy được ưu và nhược điểm của HTTTKT mà

Công ty đang ứng dụng từ đó kết hợp với các lý luận của các nghiên cứu trước để đưa

ra các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng hệ thống ERP

tại Công ty nhằm làm cơ sở và giải pháp cho các nghiên cứu tiếp theo

7 K ết cấu nội dung nghiên cứu

Bài luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng

ERP

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu

Khí Hải Âu

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với việc ứng dụng ERP tại

Công ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

Ngoài ra trên thế giới cũng có rất nhiều định nghĩa về kế toán Theo Ủy ban thuật ngữ của học viện kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA) đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật dùng để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một phương pháp riêng có dưới hình thức tiền tệ về các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết

quả của nó cho người sử dụng ra quyết định.”

Một định nghĩa về kế toán được chấp nhận trong suốt thời gian qua là định nghĩa được trình bày trong “Báo cáo về lý thuyết kế toán căn bản” ban hành bởi Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ: “Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo lường, và cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin”

Giáo sư, tiến sĩ Grene Allen Gohlke của Viện Đại Học Wisconsin lại định nghĩa:

“Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức, giúp cho Ban giám đốc có thể căn cứ vào đó

để ra các quyết định kinh tế”

Có rất nhiều định nghĩa về kế toán của các tổ chức, hiệp hội, cá nhân và tất cả các định nghĩa đều phản ánh kế toán là một tiến trình liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ tài chính để đưa ra các thông tin nhằm hỗ trợ cho Ban quản trị ra quyết định kinh tế

1.1.2 Vai trò c ủa kế toán

Như đã nói ở trên, ngày nay kế toán là một phần không thể thiếu trong các đơn

vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, nó giống như là một quả tim của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn tồn tại thì đồng nghĩa với việc tồn tại của bộ phận kế toán Kế toán góp

phần giúp doanh nghiệp lưu giữ lại thông tin và cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định của người sử dụng thông tin Không chỉ dừng lại ở việc thu thập, lưu trữ thông tin mà kế toán còn phải xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính….từ đó nhà quản trị có thể sử dụng những thông tin trên để theo dõi tình hình

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm có những quyết định kịp thời

và có những hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình Bên cạnh đó những thông tin do kế toán cung cấp không chỉ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà nó còn

là thông tin được cung cấp ra bên ngoài, ví dụ như các cơ quan Nhà Nước, các nhà đầu

tư, ngân hàng… Cho nên những thông tin này cần đảm bảo chính xác, rõ ràng để không làm ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp và giúp cho các nhà đầu tư có cái nhìn chính xác về doanh nghiệp

Theo (Ronello B Lewis, 1960) thì kế toán có vai trò trong việc ra quyết định, các quyết định trong kinh doanh là các quyết định quan trọng mà các quyết định này

dựa trên các sự kiện mà bắt nguồn từ những con số Việc chuẩn bị những thông tin,

những con số đó là do kế toán và bằng cách dẫn các sự kiện, các con số đó thông qua hình thức hiểu, phân tích kế toán sẽ chỉ đường cho các nhà quản trị có quyết định và hành động có lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp Theo như (R W Coleman, 1949) cho thấy mối quan hệ giữa kế toán và quản lý được thể hiện qua cụm từ “Kế toán

là một công cụ quản lý” điều này có nghĩa nghĩa rằng các nhà quản trị có thể sử dụng các báo cáo kế toán để đưa ra các quyết định, xây dựng chính sách trên các dữ liệu kinh doanh được ghi nhận

1.2 Lý thuy ết về hệ thống thông tin

1.2.1 Khái ni ệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin

cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống Nó được thiết lập với mục tiêu thu

thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng Hệ thống thông tin tồn tại dưới dạng hình dạng và quy mô Từ những dữ liệu đầu vào là các dữ

liệu thô, các con số, hình ảnh thông qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp để tạo thành thông tin đầu ra cho người sử dụng, một phần thông tin sau quá trình xử lý sẽ được lưu trữ trong hệ thống nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng tiếp theo Quá trình xử lý, lưu trữ thông tin đều thông qua việc kiểm soát nhằm đảm bảo thông tin được rõ ràng, chính xác, phù hợp với mục tiêu của người sử dụng

1.2.2 Vai trò c ủa hệ thống thông tin

Ngày nay, Hệ thống thông tin được xem là một yếu tố thiết yếu đối với một tổ

chức, nó giúp cho doanh nghiệp có được thông tin kịp thời, chính xác nhằm nâng cao

năng lực cạnh tranh và đạt được các bước tiến trong hoạt động Thông qua hệ thống thông tin, các dữ liệu được thu thập và xử lý tạo ra những thông tin có ý nghĩa, cung

cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Thông tin luôn gắn liền

với ra quyết định, bởi vì một quyết định dù lớn hay nhỏ thì cũng cần phải có thông tin

Muốn có thông tin thì cần phải qua một quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ, thông tin cung cấp đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và hiệu quả về chi phí, đúng mục đích người

sử dụng, truyền đạt đúng lúc và dễ dàng sử dụng Thông tin chính xác giúp ích cho việc

ra quyết định đúng đắn và có hiệu quả hơn

1.3 Lý thuy ết về hệ thống thông tin kế toán

1.3.1 Khái ni ệm về hệ thống thông tin kế toán

Quá trình sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra thường xuyên và liên tục, vì vậy cần phải có một hệ thống để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế

diễn ra hàng ngày Các nghiệp vụ kinh tế này được thu thập, ghi chép và xử lý thông qua hệ thống thông tin kế toán Và nguồn dữ liệu được tổng hợp, phân tích để cho ra

các báo cáo, những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi có nhu cầu Để có một thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì quá trình thu thập dữ liệu phải thường xuyên

từ những dữ liệu thô, đơn giản để tổng hợp thành một hệ thống dữ liệu và các dữ liệu

phải được sàng lọc, phân tích để phản ánh đúng bản chất của thông tin, phản ánh thực

tế quá trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị cấp cao có những định hướng và quyết định đúng đắn cho hướng đi của mình HTTTKT không đơn thuần chỉ

là hệ thống xử lý bằng máy và được hỗ trợ bằng các thiết bị hiện đại với ứng dụng công nghệ thông tin mới nhất vào công tác kế toán mà nó có thể là một hệ thống thủ công, đơn giản và là công cụ để giúp thu thập, phân tích, lưu trữ dữ liệu

Cũng như hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc đặc biệt

của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính Theo (Leslie Turner và Andrea Weickgenannt, 2009) HTTTKT là một hệ thống xử lý các hoạt động của doanh nghiệp với mục tiêu thu thập,

xử lý dữ liệu kế toán thông qua phân loại, tổng hợp từ đó tạo ra thông tin truyền thông đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

1.3.2 Vai trò c ủa hệ thống thông tin kế toán

Qua khái niệm về HTTTKT ta cũng thấy được chức năng của HTTTKT là thu

thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, hỗ trợ cho công tác tổ chức, quản lý cũng như ra quyết định của ban quản trị doanh nghiệp Một thông tin đầu vào dù có đơn giản đến đâu, nếu như không được theo dõi và cập nhật kịp thời thì rất dễ bỏ sót hoặc cập nhật chậm, điều này đôi lúc lại gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới các quyết định trong kinh doanh, các quyết định về tài chính của ban quản trị, cho nên HTTTKT còn có chức năng kiểm soát chặt

chẽ việc ghi nhận, xử lý thông tin trên cơ sở tuân thủ các quy trình, chuẩn mực, nguyên

tắc kế toán nhằm cung cấp chất lượng thông tin tốt nhất Bên cạnh đó nó còn là một công cụ giúp lưu trữ lại thông tin từ năm này qua năm khác, lưu trữ lịch sử hoạt động

của doanh nghiệp từ khi mới đầu hình thành

HTTTKT cung cấp phần lớn các thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao về chất lượng cũng như sự kịp thời, vì vậy

để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần phải có một hệ

thống kế toán mạnh và hữu hiệu (Theo Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán T ập 3, NXB Lao Động – Xã Hội, 2010)

1.3.3 Phân lo ại hệ thống thông tin kế toán

 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

• Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán

hiện hành (Nguyễn Thế Hưng, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống kê, 2006, trang 21) Thông tin cung cấp ra bên ngoài chủ yếu thường hướng tới các nhà đầu tư, tổ

chức tín dụng, các nhà phân tích tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê…

• Hệ thống thông tin kế toán quản trị

Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp (Nguyễn Thế Hưng, HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, Trang 21) HTTTKT

quản trị cũng dựa trên những thông tin từ HTTTKT tài chính và được kết hợp cùng với các thông tin về kinh tế, chính trị, môi trường kinh doanh để có thể ra quyết định chính xác, đồng thời HTTTKT quản trị còn phục vụ kiểm soát và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà quản lý, của từng bộ phận

 Phân loại theo phương thức xử lý

• Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công

cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công tác kế toán Dữ liệu trong hệ thống

này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng….Đây là

những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước (Nguyễn Thế Hưng, HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, trang 21)

• Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

Cũng như HTTTKT thủ công, HTTTKT trên nền máy tính là nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó máy tính thực hiện toàn bộ các công tác kế toán dưới

sự điều khiển, kiểm soát của con người, ngoài ra con người còn làm nhiệm vụ thu thập,

bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống (Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013) Điều đó có nghĩa là,

hệ thống được xây dựng lên thông qua con người và con người chính là đối tượng theo dõi, cài đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và muốn có được thông tin kế toán thì cũng chính con người là đối tượng xử lý, tổng hợp, kết xuất ra thông tin cùng với sự

- Chu trình chi phí còn gọi là chu trình chi tiêu, là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán cho người bán Nó bao gồm các chuỗi hoạt động chính là: nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng và người cung

cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho người bán…Chu trình chi phí liên quan tới hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, nhà cung cấp, hệ thống sổ sách….(Bộ môn HTTTKT, tập 2, NXB Phương Đông)

- Chu trình sản xuất là tập hợp theo một trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm, chu trình sản xuất có quan hệ với chu trình doanh thu, chi phí, nhân sự….….(Bộ môn HTTTKT, tập

2, NXB Phương Đông)

1.3.4 C ấu trúc của hệ thống thông tin kế toán

(Ngu ồn: bài giảng HTTTKT của TS Vũ Trọng Phong – Trường Học Viện Bưu Chính

Vi ễn Thông)

Hình 1.1: C ấu trúc của HTTTKT

- Thu thập, kiểm soát dữ liệu: Có nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu như là truyền miệng, ghi nhớ, bằng giấy tờ, chứng từ hoặc bằng các thiết bị thu thập dữ liệu tự động Các dữ liệu sau khi thu thập sẽ được kiểm tra, soát xét nhằm đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy, hợp lý, hợp lệ Nếu nguồn dữ liệu đảm bảo thì sẽ được đưa vào hệ

thống thông qua các thiết bị nhập liệu truyền thống như bàn phím, hoặc thiết bị tiếp xúc trực tiếp màn hình….(Bộ môn HTTTKT tập 2, NXB Phương Đông)

- Xử lý dữ liệu: dữ liệu sau khi được thu thập vào hệ thống sẽ được xử lý Trong trường hợp xử lý kế toán thủ công, các hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình phân loại

dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và các hoạt động lập các bảng cân đối để kiểm soát dữ

liệu trên sổ ghi chép Trong môi trường xử lý bằng máy, xử lý dữ liệu là các hoạt động, thao tác liên quan tới các tập tin chính để cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phân theo từng nguồn lực, đối tượng tham gia hay từng đối tượng kế toán (Bộ môn HTTTKT tập 2, NXB Phương Đông)

- Thông tin kết xuất của hệ thống: Các dữ liệu sẽ được xử lý và lưu trữ trong cơ

sở dữ liệu Thông tin được truy xuất từ các dữ liệu lưu trữ và chuyển cho người sử

dụng bên trong và bên ngoài hệ thống Thông tin được kết xuất của hệ thống được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như chứng từ, báo cáo hoặc một kết quả truy xuất trên màn hình hay tập tin luân chuyển Thông tin còn được kết xuất theo nội dung của báo cáo, điều này phụ thuộc vào mục đích báo cáo và mục đích của người sử dụng, ví

dụ như là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị (Bộ môn HTTTKT tập 2, NXB Phương Đông) Như vậy ta có thể thấy được, chất lượng thông tin đầu ra phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình thu thập, xử lý dữ liệu đầu vào Thông tin đầu vào rõ ràng, đầy đủ, chính xác giúp cho quá trình xử lý nhanh và thông tin đầu ra kịp thời, chính xác Vì vậy việc hoàn thiện hệ thống kế toán đầu vào cho đến các báo cáo đầu ra giúp cho công tác kế toán hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng (Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013)

1.4 Lý thuy ết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1.4.1 Khái ni ệm ERP

ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning System – Hệ thống hoạch định/ quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp Hệ thống hoạch định/ quản trị các nguồn lực doanh nghiệp là một thuật ngữ được dùng để mô tả một loạt các hoạt động

do phần mềm máy tính hỗ trợ Các hoạt động này sẽ giúp một doanh nghiệp quản lý các tác nghiệp chính bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý

tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất,… ERP là một hệ thống tích hợp tất cả các tổ

chức quản lý hoạt động của một doanh nghiệp Người ta cũng có thể định nghĩa ERP như là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn vẹn (Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tập 3, NXB Lao Động, 2010)

Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ

vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp (Nguyễn Thị Bích Liên, 2012)

ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói Sau này, ERP được

mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan

hệ khách hàng) Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications) (theo http://www.cio.com/)

ERP là một gói phần mềm được thiết kế tích hợp, chuẩn hóa và tự động các quy trình, các giao dịch thông tin trong tổ chức áp dụng và các chuỗi cung ứng của nó Nó được thực hiện bởi một tập hợp các mô hình ứng dụng giao tiếp trực tiếp thông qua một cơ sở dữ liệu trung tâm Cơ sở dữ liệu trung tâp cho phép thông tin có thể truy cập

đến những chức năng đa dạng của tổ chức (Oliver George Kayas∗, Rachel McLean, Tony Hines, Gillian H Wright, 2008)

Như vậy có thể hiểu, ERP đơn giản chỉ là một hệ thống phần mềm, một phương thức quản lý được sử dụng nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Nó tích hợp nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ có một chức năng riêng và tất cả đều tập hợp về một

cơ sở dữ liệu thông tin chung cho toàn bộ doanh nghiệp Các quy trình hoạt động của

hệ thống ERP đều được thực hiện một các tự động hóa, chuẩn hóa Thông qua hệ thống ERP dữ liệu được cập nhật kịp thời dưới sự kiểm tra, kiểm soát liên tục và có thể truy cập bất cứ khi nào ERP được xem như là một công cụ hỗ trợ cho phép nhà quản lý có thể quản lý toàn diện tất cả các hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống dữ liệu mở

này thường không được kết nối với nhau Để phục vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận thì dữ liệu sẽ được ghi nhận riêng lẻ, tách biệt ở từng phòng ban và cuối cùng các

dữ liệu này sẽ được cập nhật về phòng kế toán để ghi nhận lại dữ liệu Việc ghi nhận này đôi khi do nhầm lẫn hoặc do không được cập nhật đồng thời và không có sự kiểm tra soát xét dẫn đến các bộ phận có các thông tin khác nhau từ nguồn dữ liệu đó, đồng thời dữ liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó theo dõi và không có sự kiểm tra chéo để tránh sự nhầm lẫn Tuy nhiên đối với ERP, các phân hệ được tập hợp về một cơ sở dữ liệu chung, điều đó có nghĩa là toàn các phần hành có thể chia sẽ thông tin với nhau, và làm giảm bớt thời gian do việc làm trùng ở các bộ phận và kiểm soát được sai sót do có

sự đối chiếu, kiểm tra liên tục của hệ thống

(Nguồn:

http://fast.com.vn/he-thong-thong-tin-doanh-nghiep/giai-phap-erp/285-gioi-thieu-ve-erp.html)

Hình 1.3: Hệ thống ERP

1.4.2 Đặc điểm của ERP

Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau (http://fast.com.vn/he thong hong tin doanh nghiep/ giai phap erp/285 gioi thieu ve erp html#erp_abc,%2003.2002.):

- ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người,

mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất

- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp

vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

- ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa

là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch

sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không

hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

- ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước

- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một căn cứ

Tóm lại, toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được liên kết với nhau và hoạt động theo một quy trình thống nhất Tuy nhiên không

phải tất cả hoạt động này đều được tự động hóa mà phải thông qua con người, cụ thể là

các nhà quản trị hệ thống và chính những người sử dụng hệ thống Cho nên để ứng

dụng hệ thống ERP hiệu quả và toàn bộ các hoạt động đều được liên tục, không gián đoạn thì người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, hiểu rõ về ERP Việc đào tạo này không chỉ giúp cho chính bản thân người sử dụng hiểu được quy trình hoạt động của ERP mà còn giúp cho toàn bộ hệ thống hoạt động được suôn sẽ, không vì một cá nhân

mà làm gián đoạn cả một quy trình

Như vậy có thể nói ERP là một hệ thống tích hợp bao gồm các thành phần cơ

bản sau: Quy trình quản lý, phần mềm xử lý là phần mềm ERP, hệ thống thiết bị máy tính, mạng…, cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp, con người tham gia vào quá trình xử lý

của hệ thống ERP Các thành phần cơ bản này kết hợp với nhau theo một nguyên tắc

nhất định Phần mềm ERP là một hệ thống tích hợp nhiều phân hệ khác nhau như Tài chính – Kế Toán, Nhân Sự, Kinh doanh, chuỗi cung ứng, quản trị quan hệ người cung

cấp, quản trị quan hệ với khách hàng, thông tin kinh doanh….(Nguyễn Bích Liên, 2012) và tất cả các phân hệ đều chuyển thông tin vào một cơ sở dữ liệu chung và được

tổ chức theo kiểu quản trị cơ sở dữ liệu, điều này giúp cho các phân hệ khác nhau có

thể trích lục, tìm kiếm thông tin đơn giản và tiện lợi, đồng thời có thể kiểm soát được thông tin kịp thời qua việc có sự soát xét liên tục giữa các bộ phận Việc lưu trữ thông tin vào một hệ thống dữ liệu chung giúp cho các nhà quản lý có thể nắm bắt thông tin

kịp thời hỗ trợ cho việc ra quyết định tốt hơn

1.4.3 C ấu trúc của hệ thống ERP

(Ngu ồn: http://hastc.org.vn/wp-content/uploads/2015/09/thung-carton-ERP.png)

Hình 1.4: Các thành ph ần của hệ thống ERP

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống ERP do các doanh nghiệp trong

và ngoài nước cung cấp, tuy nhiên các phần mềm này có thể khác nhau về hình thức nhưng về cơ bản thì đều có những phân hệ như nhau (Theo Bộ môn HTTTKT, Hệ

Thống Thông Tin Kế Toán tập 3, 2010):

- Phân hệ quản lý tài chính: mục tiêu hoạch định chính sách tài chính

- Phân hệ sản xuất: Kế hoạch sản xuất, quản trị sản xuất, định mức chi phí…

- Phân hệ quản lý bán hàng: theo dõi dự toán bán hàng, quản lý khách hàng, hợp đồng, giao hàng, thanh toán công nợ…

- Phân hệ cung ứng: Quản trị mua hàng, nhà cung cấp

- Phân hệ kho hàng: Quản trị hàng nhập xuất tồn kho

- Phân hệ kế toán: Quản trị về hóa đơn, chứng từ, số liệu…

- Phân hệ quản lý nhân sự: Quản trị về con người

- Phân hệ lập kế hoạch: Hoạch định chính sách, kế hoạch

- Phân hệ quản trị hành chính: Quản trị hành chính

Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phần hành sau đây:

- Kế toán tài chính bao gồm: sổ cái, sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, cơ

sở dữ liệu khách hàng, đơn đặt hàng và các khoản phải thu khách hàng, đơn mua hàng và các khoản phải trả khách hàng, lương, nhân sự, tài sản cố định…

- Hậu cần: Quản lý kho và hàng tồn kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp…

- Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule),

lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning), lập kế

hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning), công thức

sản phẩm (BOM – Bill of Material), quản lý luồng sản xuất (Product Routings),

quản lý mã vạch (Bar coding), quản lý sản xuất (work order)

- Quản lý dự án: Quản lý theo từng tiến độ của dự án…

- Dịch vụ: Quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý dịch vụ bảo trì, bảo hành…

- Dự đoán và lập kế hoạch: Quản lý việc lập và thực hiện kế hoạch…

- Công cụ lập báo cáo: Quản lý các hệ thống báo cáo tài chính, quản trị…

1.4.4 Quá trình hình thành và phát tri ển của ERP

ERP có một lịch sử hình thành và phát triển khá lâu đời, từ những năm 1960, ý tưởng này chủ yếu được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và các quy trình

kiểm soát trong ngành sản xuất, đối chiếu hàng tồn kho và báo cáo hàng tồn kho với

hệ thống phầm mềm đặt hàng (Reoder Point System) Đến năm 1970, hệ thống ERP

đã mở rộng chức năng của mình thông qua việc tích hợp vào hệ thống hoạch định nhu

cầu nguyên vật liệu (MRP) nhằm mục đích lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất,

giảm thiểu được lượng hàng tồn kho, gia tăng chất lượng của quy trình sản xuất Vào

thập niên 1980, phần mềm ERP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùm các hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước được gọi là MRP-II (Hoạch định nguồn

lực sản xuất) bao gồm các chức năng như sản xuất, nhân sự, marketing, tài chính….ngoài ra nó còn bổ sung thêm các chức năng như đôn đốc, giám sát việc thực

hiện sản xuất Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển nhiều hơn so với

chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt động khác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay

Ngày nay ERP đã được mở rộng nhằm bao trùm các hoạt động liên quan tới trí

tuệ doanh nghiệp (BI) bên cạnh đó hệ thống ERP cũng xử lý các chức năng “Font – office” như “tự động hóa đội ngũ bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử (Theo http://openerp.vn/lich-su-ra-doi-va-phat-trien-phan-mem-erp/ & Nguyễn Bích Liên, 2012)

1.4.5 Các bước triển khai hệ thống ERP

Để triển khai một hệ thống ERP gồm các bước sau (theo

https://sites.google.com/site/softsolutionvietnam/cac-giai-dhoan-trien-khai-erp):)

 Bước 1: Để thực hiện triển khai một hệ thống ERP không hề đơn giản,

để các nhà quản lý biết được là có nên xây dựng một hệ thống mới hay không, từ đó chúng ta cần phải thực hiện quá trình phân tích hệ thống hiện hành nhằm phát hiện ra

những ưu và nhược điểm của hệ thống đó, để biết được có cần thiết kế hệ thống mới hay chỉ cải tiến, sửa đổi hoặc giữ nguyên hệ thống cũ Từ quá trình phân tích hệ thống

hiện hành, giúp ta có những thông tin cần thiết cho quá trình triển khai một hệ thống

mới Vì ERP được xây dựng trong một thời gian dài, nên đòi hỏi doanh nghiệp tiên liệu

những phát triển, những hướng đi và nhu cầu của họ trong thời gian tới nhằm giúp cho quá trình triển khai hệ thống ERP khi xây dựng xong không còn lạc hậu so với những

gì đã xây dựng ban đầu Vì vậy để xây dựng hệ thống ERP chúng ta cần thông qua các công đoạn nhu sau:

- Thiết lập đội dự án và phòng dự án: nghĩa là phải có sẵn một đội ngũ cho

việc triển khai hệ thống ERP, đây là đội ngũ nắm rõ cách thức triển khai, hiểu về quy trình hoạt động của ERP, là bộ phận thay mặt công ty đứng ra thực hiện các công việc liên quan tới triển khai hệ thống ERP, đồng thời phải có cả một đội phòng dự phòng nhằm đáp ứng kịp thời những nhu cầu phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống

- Thiết lập các thủ tục quản lý dự án: việc triển khai và xây dựng hệ thống được thực hiện trong một thời gian tương đối dài, vì vậy cần phải thiết lập và xây dựng sẵn các quy trình, các thủ tục cần thiết trong quá trình quản lý dự án

- Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án: phải biết được mục tiêu xây

dựng dự án là gì để từ đó thiết kế và xây dựng cho phù hợp, tuy nhiên việc xây

dựng và triển khai tương đối dài nên các mục tiêu này phải thống nhất nhằm đảm bảo cho phù hợp với những quy trình xây dựng ban đầu

- Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án: cũng tương tự như mục tiêu của dự

án, kế hoạch của dự án cũng phải được thống nhất nhằm đảm bảo cho quá trình

thực hiện được tốt nhất

- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm: Đây là công việc sau khi đưa ra các thủ tục, mục tiêu, kế hoạch và lựa chọn cho đơn vị

một hệ thống ERP để cài đặt vào hệ thống máy tính của đơn vị

- Thiết kế các mẩu thử cho các nghiệp vụ chính: thiết lập cách thức kiểm soát, xét duyệt, trích lục, sao lưu, các định khoản, các bút toán tự động…vào hệ

thống ERP

 Bước 2: Sau khi tiến hành phân tích và lập kế hoạch cần phải thiết kế các

công đoạn sau:

- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ: như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, sản

xuất, kế toán, nhân sự…

- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện

- Thiết kế và thử cấu hình hệ thống

- Huấn luyện người dùng

 Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu

- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu

- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi

- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống

 Bước 4: Chạy thử các công đoạn

- Chạy thử để kiểm tra

- Điều chỉnh lần cuối

 Bước 5: Bàn giao

- Chạy chính thức

- Kiểm tra hệ thống và đánh giá chất lượng

- Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ

Một hệ thống ERP cũng có thể được xây dựng theo mô hình sau:

1.4.6 Ưu và nhược điểm của ERP đối với doanh nghiệp

Từ nguồn http://phanmemerp.net/, thì hệ thống ERP có rất nhiều lợi ích, một trong số những lợi ích chính của ERP như sau:

 Ưu điểm

 Ti ếp cận thông tin quản lý đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản lý đáng tin cậy để

có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cao cấp phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty Ngoài

ra, ERP còn tập trung dữ liệu từ các phân hệ vào một cơ sở dữ liệu chung giúp cho các

bộ phận có thể chia sẽ thông tin với nhau một cách dễ dàng Dữ liệu tập trung còn là

tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining),

nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh (Theo:

erp.html#erp_abc,%2003.2002) Hơn nữa, ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng

http://fast.com.vn/he-thong-thong-tin-doanh-nghiep/giai-phap-erp/285-gioi-thieu-ve-lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

 Công tác k ế toán chính xác hơn

ERP giúp công ty giảm bớt những sai sót nhân viên thường mắc phải trong các

hoạch toán thủ công Phần mềm này giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ

quản lý cấp cao kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Thông qua cơ chế kiểm tra chéo, nguồn dữ liệu ngay khi được nhập liệu đã được rà soát kỹ càng thông qua các

phần hành khác, qua cơ sở dữ liệu chung các dữ liệu này được theo dõi và kiểm tra

nhằm đảm bảo thông tin đầu ra được chính xác Hơn nữa, ERP giúp cho doanh nghiệp ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

Với một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế

kiểm soát nội bộ, chức năng “tìm vết” (Audit Track) của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó Từ đó có thể dễ dàng quy trách nhiệm đối với từng nghiệp vụ, giúp nhân viên có ý thức trách nhiệm hơn trong công việc của mình Đó cũng là một văn hóa trong một doanh nghiệp

 C ải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất Việc theo dõi lượng hàng tồn kho chính xác giúp cho bộ phận bán hàng có thông tin kịp thời để đảm bảo cho các đơn hàng và

yêu cầu mua thêm hàng khi cần thiết, điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt lượng hàng

tồn kho, tăng hiệu quả của việc sử dụng dòng tiền, giảm thiệt hại do hàng hóa lưu kho lâu ngày…

 Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của ERP giúp các công ty nhận dạng và

loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Giúp công ty lên kế hoạch

sản xuất để tránh tính toán sai và sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân, giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm Thông qua ERP mọi công việc đều được thực hiện theo quy trình và kế hoạch đã được xây dựng

sẵn, giúp cho quá trình thực hiện được rõ ràng, không chồng chéo công việc giữa các phòng ban gây mất thời gian và hoạt động không hiệu quả

 Qu ản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót

và gian lận trong hệ thống tính lương Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có hệ thống nhân sự lớn, các thức chi trả lương không giống nhau giữa các bộ

phận, với ERP sẽ tối thiểu hóa thời gian và trí lực để quản lý nhân sự hiệu quả hơn Đặc biệt với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, việc theo dõi, chấm công, tính toán lương sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian thay vì phải tuyển thêm một người chuyên phụ trách theo dõi lương hàng tháng và đôi khi việc này thực hiện không chính xác làm ảnh hưởng tới người lao động

 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn

đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty Điều này giúp giảm

bớt những việc không cần thiết trong một chu trình kinh doanh, nhằm tiết kiệm thời gian và giảm bớt việc lặp lại, chồng chéo công việc ở các bộ phận khác nhau

Ngoài ra theo Nguyễn Bích Liên, 2012 cũng nêu rõ các lợi ích của ERP và được phân theo từng mặt của hoạt động kinh doanh Cụ thể là: Lợi ích về mặt hoạt động; Lợi ích về mặt quản lý; Lợi ích về mặt chiến lược; Lợi ích về mặt tổ chức; Lợi ích cơ sở hạ

tầng công nghệ thông tin; Lợi ích về cung cấp thông tin (Phụ lục 08)

Như vậy có thể nói ERP là một hệ thống hiện đại nhất, tiên tiến nhất, vì nó bao quát toàn bộ doanh nghiệp, từ các hoạt động đầu tiên cho tới các hoạt động cuối cùng

của quá trình sản xuất, kinh doanh Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí ở các khâu, tránh việc thực hiện trùng lắp giữa các bộ phận Như quy trình quản lý

của một phần mềm kế toán thông thường, việc xử lý thông tin được lặp lại ở trong quy trình của kế toán, điều này làm cho bộ phận kế toán tốn nhiều thời gian, thông tin quản

lý đơn lẻ nên dẫn tới sai sót không phát hiện được, điều này ảnh hưởng tới việc cung

cấp thông tin cho nhà quản lý Bên cạnh đó ERP là một hệ thống được quản lý một cách khoa học, điều này giúp doanh nghiệp theo kịp với tốc độ phát triển của các nước khác, gia tăng được năng lực cạnh tranh và gia tăng văn hóa làm việc một cách tiên

tiến, hiệu quả và có tinh thần hợp tác, trách nhiệm Hệ thống phần mềm ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai: Các số liệu được lưu lại đầy đủ, và chính xác cùng với những phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực và tài chính của công ty qua nhiều năm

 Nhược điểm

Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng và ưu điểm như vậy thì điều đầu tiên chúng ta phải nói đến đó là chi phí Việc sử dụng hệ thống ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên chi phí để triển khai một hệ thống ERP là tương đối cao và điều này làm hạn chế đối với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu triển khai hệ thống ERP Thời gian thực hiện dự án tương đối dài (khoảng 2 đến 5 năm), vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã không đáp ứng được do thời gian triển khai kéo dài và không

dự đoán được những thay đổi trong tương lại để thiết lập và xây dựng hệ thống cho phù hợp dẫn tới việc ứng dụng ERP qua thời gian sẽ không còn phù hợp Đồng thời với

công nghệ tiên tiến và các quy trình hoạt động một cách khoa học thì đòi hỏi khi thực hiện triển khai hệ thống doanh nghiệp phải bỏ thời gian cho việc đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên về năng lực và văn hóa làm việc Cho nên để triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có những chuẩn bị rất chu đáo, phải chấp nhật được mức phí rất cao và thời gian dài để triển khai hệ thống này

Bên cạnh đó, hiện nay chưa có một chuẩn cụ thể cho ERP, tùy vào từng nhà cung cấp mà các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau Do đó có nhiều quy trình hoạt động được xây dựng sẵn không phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, khi triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải tùy chỉnh theo yêu cầu của mình, điều này gây mất thời gian và chi phí của doanh nghiệp (Nguyễn Bích Liên, 2012)

Bảng 1.1: Bảng giá của hệ thống ERP

(Ngu ồn: ebm.edu.vn/UserFile/Document/ /DocFile_635062021648060000.doc)

Tên PM ERP Giá tr ị trung bình (ĐV: USD)

SAP Từ 400.000 – 1 triệu Oracle 100.000 – 500.000

Thông tin được cung cấp bởi: Oracle, trung tâm FPT - ERP (triển khai 41% các

dự án ERP của Oracle tại Việt Nam), Pythis (triển khai 54% các dự án ERP của Oracle

tại VN), Tinh Vân, CMC, Ernst & Young, Exact Software, AZ Solution, Fast, EFFECT, VIAMI, Vietsoft

Cũng như theo nguồn: he-thong-erp.htmlta có thể tổng hợp các nhược điểm của ERP như sau:

http://kythuatlaptrinh.com/noi-dung/rui-ro-khi-trien-khai-Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều mô hình kinh doanh của mình để việc áp dụng trở nên hiệu quả Và đó đều là những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP Nhưng vẫn có những hạn chế đến từ hệ thống ERP như: thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài; Chi phí đầu tư đắt; Sự lựa chọn các Module thích hợp; Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai; Sự khác biệt giữa các ngành nghề kinh doanh; Mức độ phức tạp của hệ thống;

Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng (Phụ lục 09)

1.5 Các y ếu tố tác động tới việc ứng dụng mô hình hệ thống ERP

Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao, để triển khai hệ

thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi quyết định đổi mới Mặc dù vậy, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng thành công, đôi khi còn có những hạn chế buộc doanh nghiệp phải từ bỏ dù đã đi đến bước cuối cùng

1.5.1 Các y ếu tố tác động tích cực đến việc ứng dụng hệ thống ERP

(Theo Nguy ễn Thụy Hiền & Phạm Quốc Trung, Tạp Chí Phát Triển KH&CN, tập 16,

s ố Q2-2013), thì các yếu tố quyết định đến sự thành công của ERP bao gồm:

- Đặc điểm của đội dự án là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công

của dự án triển khai ERP, hơn ai hết đội dự án là người hiểu rõ nhất về quy trình

hoạt động của doanh nghiệp Đội dự án có vai trò quan trọng bởi họ chính là người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống ERP và cũng chính

họ là người tiếp nhận, vận hành hệ thống Vì vậy để đảm bảo sự thành công của

dự án ERP, Doanh nghiệp cần lập kế hoạch triển khai dự án một cách chi tiết và xác thực

- S ự hỗ trợ từ ban lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự

án ERP Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người

từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày Một phần là để dung hòa mọi mâu thuẫn trong công việc và để đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp

với mục tiêu của công ty, đồng thời cũng là người tạo ra động lực cho đội dự án,

hỗ trợ giải quyết các vấn đề và giữ cho đội dự án luôn hoạt động mạnh

- Đặc điểm của hệ thống cũng giữ một vai trò quan trọng quyết định đến

sự thành công của dự án Cần lựa chọn sản phẩm ERP phù hợp với doanh nghiệp, sự phù hợp thể hiện ở các tiêu chí về quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ mở rộng hay không trong tương lai…Cần lựa chọn ERP cả về giá cả và tính năng, lựa chọn các phần mềm có tính năng đơn giản, dễ thay đổi

- Đơn vị cung cấp, triển khai ERP cũng giữ một vai trò quan trọng cho

sự thành công của dự án ERP Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa

những tính năng, lợi ích từ việc đầu tư dự án

- Đặc điểm người dùng và đặc điểm doanh nghiệp cũng góp phần tạo

nên sự thành công của ERP Triển khai ERP là một quá trình dài bao gồm nhiều giai đoạn, trong đó doanh nghiệp đóng vai trò là người tiêu dùng cuối cùng và cũng là người quan trọng ở giai đoạn đặt yêu cầu và kiểm thử hệ thống Vì vậy

cần phải chú trọng đào tạo nhân viên để họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong từng giai đoạn của dự án ERP

1.5.2 Các y ếu tố tác động hạn chế đến việc ứng dụng hệ thống ERP

Triển khai một hệ thống ERP không hề đơn giản, có thể nói thành công thì ít mà

thất bại thì nhiều Theo

http://forums.bsdinsight.com/threads/nhung-rui-ro-cho-du-an-erp.3374/ các yếu tố tác động làm hạn chế sự thành công của việc ứng dụng hệ thống ERP gồm:

- Thi ếu sự cam kết và hỗ trợ của lãnh đạo doanh nghiệp Ban lãnh đạo

là người chủ chốt của doanh nghiệp, nếu như thiếu sự cam kết và hỗ trợ khi triển khai dự án sẽ không được sự quan tâm, hỗ trợ, đôn đốc và cam kết của lãnh đạo thì khả năng thất bại sẽ rất cao

- Không rõ ràng m ục tiêu (dài và ngắn hạn) của dự án, bởi vì một dự

án ERP tốn kém rất nhiều chi phí, khi mà đi chệch mục tiêu ban đầu của dự án

là một mệt mỏi cho cả doanh nghiệp lẫn nhà tư vấn đầu tư mà vấn đề dễ thấy

nhất là tăng nhanh chi phí đầu tư cho dự án

- Ngu ồn lực cũng là một yếu tố, việc thiếu nguồn lực, nguồn lực không đủ

trình độ, kiến thức, kinh nghiệm làm việc để đảm đương công việc thực hiện dự

án thì nguy cơ không thành công có thể sẽ xảy ra

- Hu ấn luyện và đào tạo bởi vì dùng giải pháp ERP không được đào tạo

tốt về giải pháp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dự án, người dùng không thành công trong việc sử dụng giải pháp, họ cảm giác không tự tin, và làm chủ được giải pháp là một gánh nặng cho các nhà quản trị và điều hành giải pháp

- Thi ết kế lại quy trình của doanh nghiệp vì triển khai một giải pháp

mới vận hành cho doanh nghiệp, chắc chắn sẽ có sự thay đổi trong quy trình vận hành mới của doanh nghiệp để phù hợp với giải pháp phần mềm, hoặc ngay cả

với một số các quy định mới Đây là một rủi ro sẽ mang lại cho doanh nghiệp và cho cả đối tác tư vấn triển khai giải pháp (nằm ở khu vực Organization), và tệ

nhất là khả năng bạn sẽ thất bại trong việc xây dựng lại quy trình làm việc của doanh nghiệp

- Qu ản lý rủi ro: đối tác triển khai sẽ phải liệt kê được danh sách các rủi

ro do bản thân nội tại của doanh nghiệp đó khi đưa giải pháp phần mềm ERP