Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH một thành viên cơ khí chuyên dụng bắc bộ trường hải

Ngày nay sự ñổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế ñòi hỏi nền tài chính quốc gia phải ñược ñổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn ñịnh của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

-
  -

ðỖ VĂN LẬP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ CHUYÊN DỤNG BẮC BỘ

TRƯỜNG HẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI – 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

-
  -

ðỖ VĂN LẬP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ CHUYÊN DỤNG BẮC BỘ

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

và kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa hề ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào

Tôi cam ñoan rằng mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn ñều ñã ñược chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Tác giả luận văn

ðỗ Văn Lập

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực hiện luận văn tốt nghiệp, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, tôi ựã nhận ựược sự quan tâm giúp ựỡ của các tập thể, cá nhân trong và ngoài trường

Trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội nói chung và các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán

và Quản trị kinh doanh nói riêng ựã giúp ựỡ tôi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu

đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Thầy

giáo PGS TS Nguyễn đình Hựu, người ựã tận tình hướng dẫn và giúp ựỡ tôi

trong suốt thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh ựạo công ty và cán bộ nhân viên Công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải ựã tạo mọi ựiều kiện thuận lợi ựể tôi hoàn thành tốt nội dung ựề tài

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn tới những người thân trong gia ựình, bạn bè ựã ựộng viên, giúp ựỡ tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện ựề tài luận văn tốt nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Tác giả luận văn

đỗ Văn Lập

MỤC LỤC

LỜI CAM ðOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ðỒ viii

DANH MỤC VIẾT TẮT viii

PHẦN I LỜI MỞ ðẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 ðối tượng phạm vi nghiên cứu 3

1.3.1 ðối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 4

2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán 4

2.1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán 4

2.1.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán 6

2.1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán 7

2.1.4 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán 28

2.1.5 Tổng quan về các tài liệu nghiên cứu liên quan 29

2.2 Cơ sở thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại DN VN 30

PHẦN III: ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 35

3.1 Khái quát ñặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu 35

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 35

3.1.2 Mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, văn hóa công ty 35

3.1.3 ðặc ñiểm tổ chức sản xuất kinh doanh, Tổ chức bộ máy quản lý công ty 36

3.1.4 Tình hình lao ñộng, vốn và nguồn vốn công ty 45

3.1.5 Kết quả hoạt ñộng kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011, 2012, 2013 48 3.2 Phương pháp nghiên cứu 50

3.2.1 Khung phân tích: 50

3.2.2 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu 50

3.2.3 Phương pháp phân tích 52

PHẦN IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 53

4.1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cơ Khí Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải 53

4.1.1 Vài nét về áp dụng chế ñộ kế toán tại Công ty 53

4.1.2 Tổ chức thực hiện chế ñộ chứng từ kế toán 57

4.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 68

4.1.4 Tổ chức thực hiện chế ñộ sổ kế toán 71

4.1.5 Tổ chức thực hiện chế ñộ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị 75

4.1.6 Tổ chức thực hiện chế ñộ kiểm tra kế toán 80

4.1.7 Tổ chức thực hiện chế ñộ kiểm kê tài sản 82

4.1.8 Tổ chức thực hiện chế ñộ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 86

4.1.9 Tổ chức cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ công tác kế toán 88

4.1.10 Hình thức tổ chức công tác kế toán 90

4.1.11 Nhận xét chung quá trình tổ chức công tác kế toán 91

4.2 ðịnh hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 97

4.2.1 ðịnh hướng chung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty 97

4.2.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty Cơ Khi Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải 100

4.2.3 Giá trị các giải pháp 108

4.2.4 ðiều kiện thực thi các giải pháp 108

PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 110

5.1 Kết luận 110

5.2 Kiến nghị 111

TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

DANH MỤC BẢNG STT TÊN BẢNG TRANG

Bảng 3.1: Cơ cấu vốn kinh doanh và nguồn vốn kinh doanh Công ty 47

Bảng 3.2: Cơ cấu tài trợ vốn Công ty cuối năm 2011 47

Bảng 3.3: Cơ cấu tài trợ vốn Công ty cuối năm 2012 47

Bảng 3.4 : Cơ cấu tài trợ vốn Công ty cuối năm 2013 47

Bảng 3.5: Kết quả hoạt ñộng kinh doanh Công ty năm 2011-2012-2013 49

Bảng 3.6: Khung phân tích 50

Bảng 4.1: Bảng chấm công Công ty 58

Bảng 4.2 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCð 63

Bảng 4.3: Danh mục chứng từ 65

Bảng 4.4: Danh mục tài khoản 511 Công ty áp dụng 69

Bảng 4.5: Sổ cái tài khoản 642 tháng 11/2012: 74

Bảng 4.6: Báo cáo quản trị kết quả tài chính hoạt ñộng dịch vụ phụ tùng Công ty 78

DANH MỤC SƠ ðỒ

STT TÊN SƠ ðỒ TRANG

Sơ ñồ 3.1: Sơ ñồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty 37

Sơ ñồ 3.2: Sơ ñồ tổ chức bộ máy kế toán công ty 38

Sơ ñồ 4.1: Trình tự ghi sổ kế toán 73

Sơ ñồ 4.2: Sơ ñồ tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo hoạt ñộng 77

Sơ ñồ 4.3: Hệ thống tin học hóa cơ sở dữ liệu công ty 89

VN : Việt Nam

PHẦN I LỜI MỞ đẦU

1.1 Tắnh cấp thiết của ựề tài

Xu thế hội nhập, toàn cầu hóa ựang trở thành cơ hội và thách thức ựối với Quốc gia cũng như bản thân các doanh nghiệp Thực tại thời gian qua, số lượng doanh nghiệp ngừng hoạt ựộng và tiến hành giải thể chiếm số lượng lớn, ựặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tắn dụng thắt chặt, doanh nghiệp không thể tiếp cận tới các nguồn vốn Nợ xấu chiếm tỷ trọng lớn, ựặc biệt là nợ mất hoàn toàn khả năng kiểm soát Bất ựộng sản ựóng băng, hàng nghìn các dự án, khu ựô thị chung cư, tái ựịnh cư ựều nằm trong tình trạng dừng hoạt ựộng Thông qua cuộc ựào thải hàng loạt, nền kinh tế mới phô ra năng lực, bản lĩnh thực sự của khối doanh nghiệp Những doanh nghiệp tồn tại là những doanh nghiệp tạo ra giá trị thực sự cho nền kinh tế đó là những doanh nghiệp có nội lực lớn, có cơ cấu tổ chức tinh gọn, ựội ngũ nhân sự giỏi,

bộ máy quản trị hiệu quả, quy trình tác nghiệp thông suốt, chuỗi giá trị ựược gia tăng, hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh và chuẩn xácẦ Và quan trọng nhất, một trong những công cụ chắnh ựể doanh nghiệp tồn tại trong xu thế cạnh tranh gay gắt, phát triển trong thời gian tới chắnh là sử dụng có hiệu quả các công cụ quản trị doanh nghiệp trong ựó có kế toán Kế toán là công cụ quản lý hiệu quả nhất trong doanh nghiệp Kế toán ựo lường tắnh hiệu quả, giá trị gia tăng, chi phắ hoạt ựộng của từng bộ phận trong doanh nghiệp Kế toán có sứ mệnh cung cấp thông tin và kiểm tra trách nhiệm từng bộ phận liên quan tới các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh Thời gian vừa qua cũng như sắp tới,

ựể có thể tiếp cận nguồn vốn khan hiếm và khó khăn, công tác tài chắnh kế toán còn có chức năng quan trọng là huy ựộng và quản lý dòng tiền hiệu quả, gia tăng tắnh thanh khoản, gia tăng nguồn lực tài chắnh cho doanh nghiệp để

có thể quản lý tốt hệ thống thông tin và kinh tế, tài chắnh, ựòi hỏi doanh

nghiệp phải tổ chức tốt công tác kế toán như: tổ chức thực hiện chế ñộ chứng

từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức thực hiện chế

ñộ sổ kế toán, tổ chức chế ñộ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, tổ chức thực hiện chế ñộ kiểm tra kế toán, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản nhằm nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp

Một trong những công ty tổ chức tốt công tác kế toán và hoạt ñộng mạnh mẽ, tồn tại, phát triển trong nghành công nghiệp ô tô là Công ty CP ô tô Trường Hải ðây là một ñiển hình tốt, khi nghiên cứu mô hình tổng thể, ta thấy có nhiều ñiều có thể góp phần làm sáng tỏ tầm quan trọng tổ chức công tác kế toán Vì những lí do trên, tác giả quyết ñịnh chọn ñề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn MTV Cơ Khí Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải” làm ñề tài luận văn

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức công tác kế toán trong công

ty, tìm hiểu và ñánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán, từ ñó ñề xuất phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho công ty TNHH MTV Cơ Khí Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải

- ðịnh hướng chung và ñề xuất giải pháp cùng ñiều kiện thực thi nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty trong thời gian tới

1.3 đối tượng phạm vi nghiên cứu

1.3.1 đối tượng nghiên cứu

- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc Bộ Trường Hải

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Tổ chức công tác kế toán trong lĩnh vực kế toán tài chắnh và xem xét một số nội dung kế toán quản trị liên quan trực tiếp ựến tổ chức công tác kế toán

- Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTV Cơ Khắ Chuyên Dụng Bắc

Bộ Trường Hải địa chỉ: Lô D6, Khu công nghiệp đài Tư, Sài đồng, Long Biên, Hà Nội

- Phạm vi thời gian: đề tài ựược nghiên cứu từ tháng 4/ 2013 Tài liệu liên quan từ năm 2011-> năm 2013 định hướng và giải pháp tới năm 2020

PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TỔ CHỨC

CÔNG TÁC KẾ TOÁN

2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán

2.1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán

Kế toán ra ñời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa [4], lúc ñầu hình thành từ việc ghi chép giản ñơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay

Ngày nay sự ñổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế ñòi hỏi nền tài chính quốc gia phải ñược ñổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn ñịnh của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt ñộng tài chính

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế ñộ kế toán ñể phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế ñộ kiểm tra kế toán, chế ñộ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán [10]

Tổ chức công tác kế toán ñược hiểu là một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của

bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán ñó là: Phản ánh, ño lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời ñối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một khâu của công tác tổ chức, quản lý và ñiều kiện ñể thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ công tác quản lý [7]

Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo

kế toán cho mục ñích quản lý

Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán

và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế ñộ kế toán trong ñiều kiện cụ thể của từng ñơn vị Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt ñộng hiệu quả, ñảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý

Trong quản trị doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt ñộng kinh tế - tài chính nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp ñến hiệu quả và chất lượng của công tác quản trị doanh nghiệp Thêm vào ñó, nó còn ảnh hưởng ñến việc ñáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các ñối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan ñến hoạt ñộng của doanh nghiệp, trong ñó có cơ quan chức năng của nhà nước

Trong giai ñoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam ñang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn ñề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán ñược coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng ñể ñảm bảo sự an toàn

và khả năng thắng lợi của các quyết ñịnh kinh doanh Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị

ðể tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào qui

mô hoạt ñộng, ñặc ñiểm của ngành và lĩnh vực hoạt ñộng; ñặc ñiểm về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp ñồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế ñộ nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt ñộng của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm ñược chi phí mà còn ñảm bảo cung cấp

thông tin nhanh chóng, ñầy ñủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.

2.1.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán

Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp phải ñảm bảo những yêu cầu sau:

- Yêu cầu về mặt pháp lý: Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ

những qui ñịnh trong ñiều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, trong chế ñộ thể lệ do Nhà nước ban hành và phù hợp với các chính sách, chế ñộ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ

Kế toán là một công cụ quan trọng ñể tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành nghĩa vụ ñối với ngân sách của Nhà Nước ñồng thời cung cấp hầu hết các chỉ tiêu về kinh tế tài chính của tất cả các doanh nghiệp Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải theo những qui ñịnh chung, ñó là những qui ñịnh

về nội dung công tác kế toán, qui ñịnh về tổ chức chỉ ñạo công tác kế toán

Các qui ñịnh này ñược ban hành thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, do ñó các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào ñiều kiện, ñặc ñiểm kinh doanh của mình mà tổ chức công tác kế toán một cách phù hợp với những qui ñịnh chung của Nhà Nước ðồng thời ñể ñảm bảo cho việc tổ chức công tác kế toán không vi phạm những nguyên tắc, chế ñộ qui ñịnh của Nhà Nước và thực hiện các chức năng của kế toán, góp phần tăng cường quản lý kinh tế tài chính, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà Nước ñối với các doanh nghiệp

- Yêu cầu phù hợp: Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với ñặc

ñiểm tổ chức sản xuất kinh doanh theo từng mảng hoạt ñộng chung và riêng, tổ chức quản lý của doanh nghiệp Mỗi một doanh nghiệp ñều có những ñặc ñiểm hoạt ñộng, ñiều kiện nguồn lực riêng của mình, do ñó mỗi một doanh nghiệp ñều có mô hình công tác kế toán riêng và không có mô hình chung nào cho tất

cả các doanh nghiệp Các doanh nghiệp muốn tổ chức tốt công tác kế toán thì phải dựa vào các ñiều kiện sẵn có của mình, ñó là qui mô của doanh nghiệp,

tình hình tài sản nguồn vốn, tính chất hoạt ñộng, trình ñộ phát triển của trang thiết bị hỗ trợ ñi kèm, trình ñộ nhân viên kế toán, sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp và phải phù hợp với chế ñộ kế toán doanh nghiệp hiện hành

- Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán trong

doanh nghiệp phải ñảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc hoạt ñộng cơ bản của tất cả các doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí ít nhất vẫn ñảm bảo công việc kế toán hiệu quả cao nhất ðể thực hiện tốt nguyên tắc này ñòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp

lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán ñể làm sao cho chất lượng công tác kế toán ñạt ñược tốt nhất với chi phí thấp nhất.Tổ chức công tác kế toán phải ñảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Yếu cầu kết hợp: Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị khác

nhau về ñối tượng sử dụng thông tin, ñặc ñiểm thông tin, phạm vi thông tin ñồng thời giữa chúng cũng có những ñiểm giống nhau như ñều dựa trên cùng một cơ sở hạch toán ban ñầu, ñều thu thập, xử lý thông tin kinh tế của doanh nghiệp Vì thế khi tổ chức công tác kế toán cần phải kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị ñể cho hai loại kế toán cùng phát huy tác dụng một cách tốt nhất

2.1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán

2.1.3.1 Xác ñịnh mô hình tổ chức công tác kế toán:

Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với ñặc ñiểm hoạt ñộng, quy mô ñầu tư và ñịa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức ñộ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong giai ñoạn hiện tại và xu hướng sau này, với biên chế bộ máy kế toán và trình ñộ nghề nghiệp của cán bộ kế toán hiện có khả năng thuê dịch vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu hoạt ñộng và khả năng tài chính và với mức ñộ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, sử dụng cho công tác kế

toán, với chất lượng phần mềm kế toán ñoang sử dụng hoặc khả năng xây dựng phần mềm kế toán Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý hệ thống hóa và cung cấp ñược ñầy ñủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt ñộng kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến ñộng tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý

sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm ñược chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ðiều ñó có ý nghĩa quan trọng và tác ñộng quyết ñịnh ñến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện ñược ñầy ñủ chức năng nhiệm vụ của kế toán qua

ñó phát huy ñược vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp

+ Các hình thức tổ chức công tác kế toán:

Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung: Theo hình thức này,

toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, còn ở các ñơn vị phụ thuộc ñều không có tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử

lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ

hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với những ñơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, ñịa bàn hoạt ñộng hẹp Hình thức này không phù hợp với ñơn vị kế toán có quy mô lớn có ñịa bàn hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ở nhiều ñịa phương Tổ chức theo hình thức này thì bộ máy kế toán ở doanh nghiệp là chủ yếu có thể chia làm nhiều bộ phận như sau:

Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: Làm nhiệm

vụ giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính doanh nghiệp,

theo dõi tình hình biến ñộng về vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả, lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ khác

+ Bộ phận kế toán tài sản cố ñịnh và hàng tồn kho

+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội

+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành

+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác ñịnh kết quả kinh doanh

+ Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra

Ưu ñiểm của hình thức này: Chỉ ñạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý ñược chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện ñại hoá công tác kế toán

Nhược ñiểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh

ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán: Theo hình thức này,

doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở ñơn vị kế toán cấp cơ

sở ñều có tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở ñơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp ðơn vị kế toán cấp cơ sở thực hiện toàn

bộ công tác kế toán phát sinh ở ñơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử

lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở ñơn vị mình ñể lập ñược các báo cáo tài chính ñịnh kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm Từng ñơn vị kế toán cấp cơ sở phải có căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở ñơn vị mình

ñể xây dựng bộ máy kế toán ở ñơn vị cho phù hợp Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp ñã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các ñơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức ñộ cao hơn, tức là ñã phân phối nguồn vốn riêng, xác ñịnh lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ ñộng sáng tạo của các ñơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh

Ưu ñiểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt ñộng sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở ñược chặt chẽ hơn

Nhược ñiểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không ñược kịp thời, khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ ñạo sản xuất toàn doanh nghiệp không ñược kịp thời

+ Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Theo hình thức này, ở ñơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở ñơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý

và trình ñộ cán bộ quản lý mà có thể tố chức kế toán riêng hoặc không tổ chức

kế toán riêng ðơn vị nào ñược tổ chức kế toán riêng thì ñược thành lập phòng kế toán ñể thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở ñơn vị mình

ñể ñịnh kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm Công tác kế toán theo hình thức này ñược phân công như sau:

Phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở ñơn vị chính và ñơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các ñơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của các ñơn vị trực thuộc ñể lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp

Phòng kế toán ở các ñơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của ñơn vị, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, ñịnh kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm

Ở ñơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng: Bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban ñầu, thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể do phòng kế toán trung tâm phân công, ñịnh kỳ lập và gửi báo cáo ñơn giảm các phần hành về phòng kế toán trung tâm

Ưu ñiểm: Kết hợp ñược ưu ñiểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với ñiều kiện cụ thể của từng ñơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý

Nhược ñiểm: Bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng còn phải mất thời gian

Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán ñều có ưu, nhược ñiểm riêng, vì vậy cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạt ñộng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp ñể xây dựng

mô hình bộ máy kế toán thích hợp Có như vậy mới phát huy ñược ñầy ñủ khả năng, trình ñộ của nhân viên kế toán và sử dụng họ hợp lý nhằm ñảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán doanh nghiệp

2.1.3.2 Tổ chức thực hiện chế ñộ chứng từ kế toán:

Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban ñầu, cách luân chuyển và xử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý

+ Tổ chức thực hiện các quy ñịnh pháp luật về chứng từ kế toán như:

Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh, doanh nghiệp ñều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán ñược lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính[10] Chứng từ kế toán phải ñược lập rõ ràng, ñầy ñủ kịp thời, chính xác theo nội dung quy ñịnh trên mẫu Chứng từ kế toán phải có ñầy ñủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ñược ký bằng bút mực Không ñược ký chứng từ kế toán bằng mực

ñỏ hoặc ñóng dấu khắc chữ ký sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc ñược ủy quyền ký Chứng từ ñiện tử phải có chữ ký ñiện tử theo quy ñịnh của pháp luật Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung của chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có ñủ chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán phải ñược ký bằng bút mực Không ñược ký chứng từ kế toán bằng mực ñỏ hoặc ñóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người ñược ủy quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi ñủ

nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chứng từ ế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người ñược

ủy quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng ñể chi tiền phải ký theo từng liên Chứng từ ñiện tử phải có chữ ký ñiện tử theo quy ñịnh của pháp luật

Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hưỡng dẫn: Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc

và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là những mẫu chứng từ theo quy ñịnh của cơ quan nhà nước về nội dung, phương pháp ghi chỉ tiêu và áp dụng thông nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy ñịnh nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay ñổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của ñơn vị nhưng ñảm bảo ñầy ñủ nội dung quy ñịnh của chứng từ kế toán

Tổ chức thực hiện chế ñộ hóa ñơn bán hàng: Doanh nghiệp khi bán

hàng hóa và cung cấp dịch vụ phải lập hóa ñơn bán hàng giao cho khách hàng Doanh nghiệp có sử dụng hóa ñơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy ñịnh của Bộ Tài Chính thì không bắt buộc phải lập hóa ñơn bán hàng trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hóa ñơn Trường hợp lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê ñể lập hóa ñơn bán hàng trong ngày theo quy ñịnh Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hóa hoặc ñược cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hóa ñơn bán hàng cho mình ñể sử dụng và lưu trữ theo quy ñịnh, ñồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các chỉ tiêu ghi trên hóa ñơn

và từ chối không nhận hóa ñơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi chênh lệch giá trị với liên hóa ñơn lưu của bên bán Doanh nghiệp tự in hóa ñơn bán hàng phải

ñược Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện Doanh nghiệp ñược tự in hóa ñơn phải có hợp ñồng in hóa ñơn với tổ chức nhận in, trong ñó ghi rõ số lượng, kí hiệu, số thứ tự hóa ñơn Sau mỗi lần in hóa ñơn hoặc kế thúc hợp ñồng in phải thực hiện thanh lý hợp ñồng in Doanh nghiệp phải sử dụng hóa ñơn bán hàng theo ñúng quy ñịnh, không mua bán, trao ñổi, cho hóa ñơn hoặc sử dụng hóa ñơn của tổ chức, cá nhân khác không ñược sử dụng hóa ñơn ñể kê khai trốn lậu thuế, phải mở sổ theo dõi, có nội dung quản

lý, phương tiện bảo quản và lưu trữ hóa ñơn theo quy ñịnh của pháp luật Trường hợp hóa ñơn bị hư hỏng hoặc mất mát phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Tổ chức thực hiện chế ñộ chứng từ ñiện tử: Chứng từ ñiện tử phải có

ñủ nội dung quy ñịnh cho chứng từ kế toán và phải ñược mã hóa bảo ñảm an toàn dữ liệu ñiện tử trong quá trình xử lý, truyền tin, lưu trữ Chứng từ ñiện tử dùng trong kế toán ñược chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, ñĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin… Chứng từ ñiện tử ñảm bảo ñược tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ, phải

có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, ñánh cắp hoặc sử dụng chứng từ ñiện tử không ñúng quy ñịnh Chứng từ ñiện tử khi bảo quản, ñược quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó ñược tạo ra, gửi ñi hoặc nhận nhưng phải có ñủ thiết bị phù hợp ñể sử dụng khi cần thiết

+ Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận ñộng của ñối tượng kế

toán ðể thu nhận ñược ñầy ñủ, kịp thời, nội dung thông tin kế toán phát sinh

ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác ñịnh rõ việc sử dụng các mẫu chứng

từ kế toán thích hợp ñối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác ñịnh rõ những người chịu trách nhiệm ñến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan ñến việc ghi nhận nội dung

thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán Thông tin số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ ñể ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán quyết ñịnh tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết ñịnh ñối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp

+ Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán

trước khi ghi sổ phải ñược kiểm tra chặt chẽ nhằm ñảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng

từ, chỉnh lý những sai sót ( nếu có) trong chứng từ nhằm ñảm bảo ghi nhận ñầy ñủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết

ñể ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết ñịnh ñối với chất lượng của công tác kế toán Vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm ñảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm ñảm bảo không vi phạm các chế ñộ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm ñảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu ñịnh mức kinh tế kĩ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường…Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng, giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán ñảm bảo các yêu cầu trên mới dùng chứng từ ñể ghi sổ kế toán

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh

nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh ñến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lữu trữ cso liên quan ñến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong

doanh nghiệp và liên quan tới nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng

kế toán Vì vậy kế toán trưởng cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñảm bảo cho các bộ phận quản lý,

bộ phận liên ñới thực hiện ðể ñảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác ñịnh rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian

2.1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp

+ Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản: Doanh nghiệp phải tuân thủ

các quy ñịnh về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt ñộng của doanh nghiệp mình cũng như ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý ñể nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết ñể hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho ñơn vị mình

+ Cụ thể hóa hệ thống tài khoản: ðể ñáp ứng yêu cầu quản lý của

ñơn vị, doanh nghiệp ñược cụ thể hóa, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng Doanh nghiệp ñược ñề nghị bổ sung tài khoản cấp

1 hoặc cấp 2 ñối với các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chưa có ñể phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ ñược thực hiện sau khi ñược Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn bản Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải ñảm bảo phản ánh, hệ thống hóa ñầy ñủ, cụ thể mọi nội dung ñối tượng hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy ñịnh thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với ñặc ñiểm tính chất sản xuất kinh

doanh, ñáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, ñáp ứng yêu cầu

xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các ñối tượng sử dụng

2.1.3.4 Tổ chức thực hiện chế ñộ sổ kế toán:

+ Tổ chức thực hiện các quy ñịnh pháp luật về sổ kế toán: Doanh

nghiệp phải tuân thủ các quy ñịnh chung về sổ kế toán ñược quy ñịnh tị Luật

kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ, sửa chữa sai sót, khóa sổ, lưu trữ, bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm Sổ kế toán dùng ñể ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế ñã phát sinh có liên quan ñến doanh nghiệp

Sổ kế toán phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, khóa

sổ, chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người ñại diện theo pháp luật doanh nghiệp

Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào

ñầu kỳ kế toán năm, ñối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở

từ ngày thành lập Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán ñể ghi sổ

kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, ñầy ñủ theo các nội dung của

sổ Thông tin số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác trung thực, ñúng với nội dung của chứng từ kế toán Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin số liệu ghi trên sổ kết toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ ñến khi khóa sổ Thông tin

số liệu trên sổ kế toán phải ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu cộng sang trang kế tiếp Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ khác theo quy ñịnh của pháp luật Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện

các quy ñịnh về sổ kế toán tại Luật kế toán và Chế ñộ sổ kế toán hiện hành Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và ñóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán

Tổ chức việc sửa chữa sổ kế toán: Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng

tay có sai sót thì không ñược tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai

mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp: Ghi cải chính bằng cách gạch một ñường thẳng vào chỗ sai, và ghi số hoặc chữ ñúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực ñỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc ñơn, sau ñó ghi lại số ñúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh Ghi bổ sung bằng cách lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung ” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho ñủ

+ Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng: Hình

thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và các mối liên quan giữa các sổ kế toán Theo chế ñộ kế toán hiện hành có 5 hình thức

kế toán ñược quy ñịnh:

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái: Là hình thức kế toán thường ñược

sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài khoản kế toán ðặc ñiểm: Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vào một sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký – sổ cái Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Không cần lập bảng cân ñối phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có thể kiểm tra ñược tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán thường

ñược sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản ðặc ñiểm: Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ

thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ñể ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái Ghi theo trình tự thời gian trên sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập Chứng từ ghi sổ ñể làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, còn việc ghi sổ kế toán chi tiết ñược căn cứ các chứng từ kế toán, như vậy việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 ñược ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng cân ñối số phát inh ñể kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái

Hình thức kế toán Nhật ký chung: Là hình thức kế toán ñược sử dụng

rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn ñã sử dụng máy tính vào công tác

kế toán ðặc ñiểm cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñều phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ñó Sau ñó lấy số liệu trên các Sổ Nhật ký ñể ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán này là sổ Nhật ký chung, các sổ nhật ký ñặc biệt và sổ Cái Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ñã ñược kiểm tra ñược dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật

ký chung, sau ñó căn cứ số liệu ñã ghi trên Sổ Nhật ký chung ñể ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp ðồng thời căn cứ vào chứng từ kế toán ñể ghi vào các số thẻ kế toán chi tiết có liên quan Trường hợp ñơn vị có

mở các sổ Nhật ký ñặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ñể ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký ñặc biệt có liên quan ðịnh kỳ, hoặc cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký ñặc biệt, lấy số liệu ñể ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái Cuối tháng cuối quý cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng Cân ðối Phát Sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Là hình thức kế toán ñược sử

dụng trong các doanh nghiệp lớn chưa sử dụng máy vi tính vào công việc kế

toán Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo

hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ

kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chứng từ Ngwofi ta lấy bên Có của tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tức là các nghiệp vụ phát sinh liên quan ñến bên Có ñó Khi ghi vào Nhật ký chứng từ thì ghi theo quan hệ ñối ứng các tài khoản Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký chứng từ chính là ñịnh khoản kế toán ñể ghi vào Sổ Cái Như vậy Nhật ký chứng từ vừa là sổ Nhật ký các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ ñể ghi Sổ Cái Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký chứng từ Tuy nhiên không nên kết hợp ghi chép

kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu số phức tạp Không cần lập bảng cân ñối phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng cở các Nhật ký chứng từ là các ñịnh khoản kế toán bên Nợ, bên Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau Dựa vào bên Có của tài khoản ñể ghi Nhật ký chứng từ nên căn cứ theo chứng từ kế toán ñể ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp trong ghi sổ kế toán ðây cũng là ñặc ñiểm thể hiện tính ưu việt của hình thức kế toán này

Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán ñược thực

hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán ñược thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy ñịnh trên ñây Phần mềm kế toán không hiển thị ñầy ñủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in ñược ñầy ñủ sổ kế toán

và báo cáo tài chính theo quy ñịnh Các loại sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán ñược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán ñó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Mỗi hình thức kế toán có nội dung ưu, nhược ñiểm và phạm vi áp dụng thích hợp Trong mỗi hình thức kế toán có những quy ñịnh cụ thể về số lượng,

kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát như sau: Kiểm tra ñảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết Ghi sổ kế toán tổng hợp, kiểm tra ñối chiếu số liệu tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính Do vậy doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 5 hình thức kế toán nêu trên ñể ghi sổ kế toán Từ hình thức kế toán ñã ñược lựa chọn, doanh nghiệp phải căn

cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy ñịnh ñể chọn một hệ thống sổ

kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình ñộ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như ñiều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ở doanh nghiệp ñể phản ánh các giao dịch kinh thế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản mà doanh nghiệp ñã lựa chọn và theo phương pháp kế toán ñược quy ñịnh trong Chế ñộ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống

sổ kế toán phải ñảm bảo phản ánh và cung cấp ñầy ñủ các thông tin kinh tế tài chính ñể lập báo cáo tài chính và ñáp ứng các nhu cầu khác về quản lý hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp gồm: hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ cái, Sổ Nhật ký hoặc Sổ ñăng ký chứng từ ghi sổ Hệ thống Sổ kế toán chi tiết: Tùy theo yêu cầu quản lý kinh doanh và cung cấp thông tin kinh

tế tài chính ñể lập các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp mở ñủ các sổ kế toán chi tiết Các sổ này dùng ñể phân loại tổng hợp chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế Doanh nghiệp ñược cụ thể hóa các sổ kế toán ñã chọn ñể phục vụ yêu cầu quản lý của ñơn vị

2.1.3.5 Tổ chức thực hiện chế ñộ Báo cáo tài chính:

+ Tổ chức thực hiện các quy ñịnh pháp luật về Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính ñược lập theo chuẩn mực kế toán và chế ñộ kế toán dùng ñể tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế tài chính và kết quả hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm:

Bảng cân ñối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải chấp hành ñúng quy ñịnh về các mẫu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy ñịnh của chuẩn mực và các chế ñộ

kế toán hiện hành Doanh nghiệp ñược bổ sung cụ thể hóa các chỉ tiêu cần giải thích trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính, các chỉ tiêu báo cáo theo quy ñịnh nếu doanh nghiệp không có số liệu thì không phải báo cáo

+ Tổ chức lập Báo cáo tài chính: Doanh nghiệp phải lập Báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm Doanh nghiệp bị chia tách, sáp nhập, hợp nhất chuyển ñổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt ñộng, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời ñiểm chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển ñổi hình thức sở hữu giải thể, chấm dứt hoạt ñộng, phá sản Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán Doanh nghiệp có các ñơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc công ty con thì ngoài việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp ñó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên các báo cáo tài chính của ñơn vị cơ sở hoặc công ty con theo quy ñịnh của Bộ tài chính Báo cáo tài chính phải ñược lập ñúng nội dung, phương pháp, và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do Báo cáo tài chính phải ñược người lập, kế toán trưởng, người ñại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo

+ Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính: Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước theo thời hạn quy ñịnh Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính năm theo chế ñộ quy ñịnh Doanh nghiệp có các ñơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính

của các ñơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của công ty con Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai các nội dung sau: tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, kết quả hoạt ñộng kinh doanh, thu nhập người lao ñộng…Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: Phát hành ấn phẩm, Thông báo bằng văn bản, Niêm yết hoặc các hình thức khác theo quy ñịnh của pháp luật

2.1.3.6 Tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp:

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết ñịnh kinh tế tài chính trong nội bộ ñơn vị kế toán [6] Kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong quản trị, ñiều hành doanh nghiệp thể hiện qua các ñiểm cơ bản như: là nguồn cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết ñịnh kinh doanh, giúp nhà quản lý kiểm soát, giám sát ñiều hành các hoạt ñộng kinh tế, tài chính

Tùy theo yêu cầu quản lý và ñiều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà

kế toán trưởng tổ chức kế toán quản trị phù hợp với mục tiêu trọng yếu của ñơn vị như cung cấp thông tin ñể ra quyết ñịnh hay giám sát phát triển nguồn vốn…

Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán ñã ñược quy ñịnh, kế toán quản trị cần cụ thể hóa và bổ sung một số nội dung ñể phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý

Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: trên cơ sở hệ thống tài khoản

kế toán do Bộ tài chính ban hành áp dụng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp chi tiết hóa theo yêu cầu cung cấp thông tin có thể mở ñến tài khoản cấp 4, cấp 5

Về tổ chức vận dụng sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán quản trị cơ bản là sử dụng hệ thống sổ chi tiết ñã ñược quy ñịnh Tuy nhiên ñể ñáp ứng yêu cầu kế toán quản trị doanh nghiệp phải bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết hoặc quy ñịnh cụ thể việc ghi sổ kế toán như mã hoạt ñộng kinh doanh theo từng lĩnh vực hoạt ñộng kinh doanh

Như vậy: ðể thực sự trở thành cơng cụ quản lý phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp, Tổ chức Kế tốn quản trị phải đáp ứng yêu cầu:

- Cung cấp thơng tin phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp như lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành, ra quyết định

- Kế tốn quản trị với mục đích bổ sung thêm các thơng tin một cách chi tiết cụ thể hơn so với kế tốn tài chính do đĩ tránh sự trùng lặp với kế tốn tài chính

- Xác lập được các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị cũng như giữa các thời

kỳ, giữa kế hoạch và thực hiện

2.1.3.7 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế tốn:

Doanh nghiệp phải chịu sự kiểm tra kế tốn của cơ quan cĩ thẩm quyền

và khơng quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm Việc kiểm tra kế tốn chỉ được thực hiện khi cĩ quyết định của cơ quan cĩ thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện nội dung cơng tác kế tốn, kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế tốn và người làm kế tốn, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế tốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế tốn Doanh nghiệp cĩ trách nhiệm phải cung cấp cho đồn kiểm tra kế tốn tài liệu kế tốn cĩ liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đồn kiểm tra và thực hiện kết luận của đồn kiểm tra kế tốn ðồng thời doanh nghiệp cĩ quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra khơng đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đồn kiểm tra kế tốn với cơ quan cĩ thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tốn, trường hợp khơng đồng ý với kết luận của cơ quan cĩ thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tốn thì thực hiện theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện chế ñộ kiểm kê tài sản: Kiểm kê tài sản là việc cân ñong, ño ñếm số lượng, xác nhận và ñánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời ñiểm kiểm kê ñể kiểm tra ñối chiếu với số liệu trong sổ kế toán Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính, chia tách, sáp nhập, giải thể chấm dứt hoạt ñộng, thiên tai lũ lụt… ñánh giá lại tài sản theo quyết ñịnh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các trường hợp khác theo quy ñịnh của pháp luật Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác ñịnh nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Việc kiểm kê phải phản ánh ñúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm

kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

2.1.3.8 Tổ chức thực hiện chế ñộ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:

+ Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán phải ñược ñơn vị kế toán và người làm kế toán bảo quản ñầy ñủ, an toàn trong quá trình

sử dụng Tài liệu kế toán ñưa vào lưu trữ phải ñầy ñủ, có hệ thống, phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sính và theo kỳ

kế toán năm Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy ñịnh của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, mất hoặc hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, tịch thu, hủy hoại ðối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính mà cần lưu trữ hai nơi thì một trong hai nơi lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy ñịnh về chứng từ kế toán sao chụp Người ñại diện của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự

an toàn, ñầy ñủ, hợp pháp của tài liệu kế toán

+ Nơi lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán của ñơn vị kế toán nào ñược lưu trữ tại kho của ñơn vị kế toán ñó Kho lưu trữ phải có ñầy ñủ thiết bị bảo quản và ñiều kiện bảo quản ñảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy ñịnh của pháp luật ðơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán theo ký kết hợp ñồng hai bên Tài liệu kế toán của ñơn

vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm ñang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan ñến việc giải thể, phá sản ñược lưu trữ tại nơi theo quyết ñịnh của người ñại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Tài liệu kế toán của ñơn vị cổ phần hóa, chuyển ñổi hình thức

sở hữu, bao gồm tài liệu của các kỳ kế toán năm ñang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu liên quan ñến cổ phần hóa, chuyển ñổi hình thức sở hữu ñược lưu trữ tại doanh nghiệp là chủ sở hữu mới Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm ñang còn trong thời hạn lưu trữ của các ñơn vị chia tách thành hai hay nhiều ñơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia ñược cho doanh nghiệp mới thì phân chia và lưu trữ tại ñơn vị mới Nếu tài liệu kế toán không phân chia ñược thì lưu trữ tại doanh nghiệp bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết ñịnh của cơ quan có thẩm quyền quyết ñịnh chia tách ñơn vị Tài liệu kế toán liên quan ñến chia tách thì lưu trữ tại một doanh nghiệp mới bị chia tách Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm ñang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu liên quan ñến sáp nhập các doanh nghiệp thì lưu trữ tại ñơn vị nhận sáp nhập Tài liệu kế toán liên quan ñến an ninh quốc phòng thì lưu trữ tại kho lưu trữ quốc gia theo quy ñịnh của pháp luật

+ Thực hiện thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán phải ñược lưu trữ theo các thời hạn quy ñịnh sau: Phải lưu trữ tối thiểu 5 năm ñối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, ñiều hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp ñể ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán Phải lưu trữ tối thiểu 10 năm ñối với chứng từ kế toán

sử dụng trực tiếp ñể ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của doanh nghiệp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan ñến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, kể cả báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán Tài liệu kế toán liên quan ñến thanh

lý tài sản cố ñịnh, tài liệu kế toán của ñơn vị chủ ñầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn ñầu

tư dự án hoàn thành Tài liệu kế toán liên quan ñến thành lập, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển ñổi hình thức sở hữu, giải thể… Phải lưu trữ vĩnh viễn ñối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Việc xác ñịnh tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người ñại diện theo pháp luật của ñơn vị kế toán quyết ñịnh căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu thông tin ñể quyết ñịnh cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác nhau lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho ñến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự n hiên hoặc ñược tiêu hủy theo quyết ñịnh của người ñại diện theo pháp luật của ñơn vị kế toán

+ Tổ chức thực hiện lưu trữ chứng từ ñiện tử: Chứng từ ñiện tử là

các bang từ, ñĩa từ, thẻ thanh toán, mạng truyền tin phải ñược sắp xếp theo thứ tự thời gian, ñược bảo quản với ñủ các ñiều kiện kĩ thuật chống thoái hóa chứng từ ñiện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Chứng từ ñiện tử trước khi ñưa vào lưu trữ phải in ra giấy ñể lưu trữ theo quy ñịnh về lưu trữ tài liệu kế taons Trường hợp chứng từ ñiện tử ñược lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị ñặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị ñọc tin phù hợp ñảm bảo khai thác ñược khi cần thiết

+ Tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán ñã hết

thời hạn lưu trữ theo quy ñịnh thì ñược cấp phép tiêu hủy theo quyết ñịnh của người ñại diện theo pháp luật của ñơn vị kế toán trừ khi có quyết ñịnh của cơ

quan nhà nước có thẩm quyền Tài liệu kế toán lưu trữ của ñơn vị kế toán nào thì ñơn vị kế toán ñó tiêu hủy Tùy theo ñiều kiện cụ thể của mỗi ñơn vị kế toán ñể thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn ðối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu hủy bằng cách ñốt cháy, cắt,

xé nhỏ bằng máy hoặc thủ công ñảm bảo tài liệu kế toán ñã tiêu hủy sẽ không

sử dụng lại các thông tin, số liệu trên ñó

2.1.3.9 Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp ñơn vị kế toán chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển ñổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt ñộng

+ Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp chia ñơn vị kế toán: ðơn

vị kế toán bị chia thành các ñơn vị kế toán mới phải thực hiện khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác ñịnh nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao Bàn giao tài liệu kế toán liên quan ñến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các ñơn vị kế toán mới ðơn vị kế toán mới ñược thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy ñịnh của luật kế toán

+ Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp tách ñơn vị kế toán: ðơn

vị kế toán bị tách một bộ phận ñể thành lập ñơn vị kế toán mới phải thực hiện kiểm kê tài sản, xác ñịnh nợ chưa thanh toán của bộ phận ñược tách, bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận ñược tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao ðơn vị kế toán mới ñược thành lập căn

cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy ñịnh của pháp luật

+ Tổ chức công việc kế toán trong các trường hợp hợp nhất các ñơn vị

kế toán: Các ñơn vị kế toán hợp nhất thành ñơn vị kế toán mới thì từng ñơn vị

kế toán bị hợp nhất phải thực hiện khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác ñịnh

nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính ðơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc như: căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và

ghi sổ kế toán Tổng hợp báo cáo tài chính của các ñơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của ñơn vị kế toán hợp nhất

+ Tổ chức công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt ñộng, phá sản: ðơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt ñộng phải thực hiện khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác ñịnh nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan ñến giải thể, chấm dứt hoạt ñộng Bàn giao tài liệu kế toán của ñơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt ñộng sau khi xử lý xong cho ñơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy ñịnh Trường hợp ñơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Tòa án tuyên bố phá sản chỉ ñịnh người thực hiện công việc kế toán theo quy ñịnh

2.1.4 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán

- Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng

Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám ñốc toàn diện các mặt hoạt ñộng kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Trong kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế ñều ñược ghi chép ñầy ñủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở chứng từ hợp lệ Chính ñiều này ñã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán

- Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo ñối tượng, nội dung công việc kế toán theo quy ñịnh của chuẩn mực và chế ñộ kế toán, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính Do vậy, việc

tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, ñầy ñủ, phản ánh kịp thời tình hình biến ñộng của tài sản, doanh thu chi phí, kết quả hoạt ñộng kinh doanh, qua ñó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lặp, tiết kiệm chi phí, ñồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt ñộng kinh tế,

ño lường và ñánh giá hiệu quả kinh tế, xác ñịnh lợi ích của Nhà nước, của

các chủ thể trong nền kinh tế thị trường Tóm lại việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những ựảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán ựầy ựủ, kịp thời, ựáng tin cậy phục

vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chắnh mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại ựến tài sản của doanh nghiệp

2.1.5 Tổng quan về các tài liệu nghiên cứu liên quan

Trong quá trình học tập, nghiên cứu, và xây dựng luận văn tác giả ựã nghiên cứu các tài liệu sau:

- Vũ Duy Hào (2000), Quản trị tài chắnh doanh nghiệp, Nhà xuất bản

thống kê với nội dung chủ yếu là bám sát những mảng hoạt ựộng chủ yếu trong lĩnh vực quản trị tài chắnh doanh nghiệp như: chiết khấu dòng tiền, doanh lợi, rủi ro, lãi xuất, ựịnh giá doanh nghiệp và những vấn ựề có liên quan ựến chu kỳ sống của doanh nghiệp

- Quốc hội ( 2003), Luật kế toán ( Luật số 03/2003/QH11), Quốc hội

nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông qua

- Phạm Thị Gái (2004), Giáo trình Phân tắch hoạt ựộng kinh doanh, Nhà

xuất bản thống kê với nội dung chủ yếu: Phân tắch hoạt ựộng kinh doanh là quá trình nghiên cứu ựể ựánh giá toàn bộ quá trình và kết quả của hoạt ựộng kinh doanh; các nguồn tiềm năng cần khai thác ở doanh nghiệp, trên cơ sở ựó

ựề ra các phương án và giải pháp ựể nâng cao hiệu quả hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ths Bùi Nữ Thanh Hà (2005), Giáo trình nguyên lý kế toán, đại học

bách khoa đà Nẵng với nội dung chủ yếu về nền tảng kế toán như nguồn gốc,

sự phát triển và những khái niệm, ý nghĩa của kế toán

- TS Nguyễn Minh Kiều ( 2006), Tài chắnh doanh nghiệp, đại học kinh tế

TP Hồ Chắ Minh với nội dung chủ yếu: Tài chắnh doanh nghiệp là một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chắnh quan trọng có vai trò tắch cực trong quản

lý, ñiều hành, kiểm soát các hoạt ñộng kinh tế, tài chính doanh nghiệp

- ThS Bùi Văn Trường ( 2009), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Lao

ñộng và Xã hội với nội dung chủ yếu: Phân tích quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, lập dự toán ngân sách, ñánh giá trách nhiệm quản lý, ñịnh giá bán, ra quyết ñịnh ñặc biệt về sản phẩm như bỏ hay bổ sung một sản phẩm, bán hay tiếp tục sản xuất, phân tích biến ñộng chi phí

- TS Lưu ðức Tuyên (2011), Giáo trình tổ chức công tác kế toán trong

doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính với nội dung chủ yếu chương 1: Khái

quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Chương 2: Tổ chức thu nhận thông tin kế toán Chương 3: Tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán Chương 4: Tổ chức cung cấp thông tin kế toán

- GS, TS Ngô Thế Chi ( 2013), Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất

bản tài chính với nội dung chủ yếu chương 1: Tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp

- Vụ chế ñộ kế toán kiểm toán Bộ tài chính (2013), Tài liệu bồi dưỡng

kế toán trưởng doanh nghiệp với nội dung chủ yếu Chuyên ñề 9, chương 1 Tổ

chức công tác kế toán

- TS Lưu ðức Tuyên (2014), Giáo trình kế toán máy, Nhà xuất bản tài

chính với nội dung chủ yếu chương 1: Tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện kế toán trên máy Chương 2: Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin Chương 3: Nội dung tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện kế toán trên máy

2.2 Cơ sở thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại DN VN

Hiện tại Doanh nghiệp Việt Nam ñang tuân thủ và thực hiện theo Luật

kế toán số 03/2003 do Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 19/6/2003, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004

Quy ñịnh riêng: Quyết ñịnh số 15 hoặc 48