Nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

đầu tư là điều kiện quyết định sự ra đời, tồn tại và tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, là yếu tố quyết định sự phát triển và tăng trưởng của nền sản xuất xã hội.

Lời mở đầu

Hoạt động kinh doanh Ngân hàng tại Việt Nam đang ngày càng phát triểnmạnh mẽ, cả về chiều rộng và chiều sâu Các Ngân hàng đang gắng sứcchạy đua để tăng thị phần của mình trong nền kinh tế Họ luôn cố gắng tìmbiện pháp nâng cao chất lợng sản phẩm, dịch vụ, tạo ra các giá trị gia tăngmới, đem lại tiện ích cho khách hàng Bất kỳ một điểm vợt trội nào cũng

đều đem lại u thế cạnh tranh cho Ngân hàng

Nền kinh tế nớc ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh, nhu cầu trao đổi,giao lu thơng mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nớc và cảngoài biên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ Thanh toán bằngtiền mặt trở nên hạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán quaNgân hàng tăng lên Xuất phát từ nhu cầu đó, và các nhu cầu thanh toántrong nội bộ ngân hàng hoặc giữa các hệ thống ngân hàng, nghiệp vụ thanhtoán vốn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nềnkinh tế Nhờ đó, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí luthông tiền mặt, tăng nhanh vòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nângcao hiệu quả sản xuất xã hội Đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quảquản lý Nhà nớc và hiệu quả thực thi chính sách tiền tệ

Khi Ngân hàng thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán vốn, đảm bảo an toànnhanh chóng, chính xác thì không chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà đócũng chính là lợi thế trong cạnh tranh của Ngân hàng Khách hàng nhận đ-

ợc nhiều tiện ích và họ tin tởng vào Ngân hàng thì họ sẽ đặt quan hệ lâu dàivới Ngân hàng

Thanh toán vốn là nghiệp vụ có nhiều giao dịch phức tạp, liên quan trựctiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng Vì vậy, để

đảm bảo đợc hiệu quả của nghiệp vụ thanh toán vốn nh trên, ngân hàngphải có sự quan tâm và đầu t đặc biệt vào việc thiết kế và vận hành KSNB

đối với nghiệp vụ này Bởi vì chức năng của KSNB là duy trì việc tuân thủcác quy định, chế độ đã đợc đặt ra, kiểm soát và kiểm soát lại quy trìnhthực hiện công việc Đó là một biện pháp hữu ích để nâng cao chất lợngthanh toán vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong hoạt động này

Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy, có điều kiệntìm hiểu sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại đây, em đã lựa chọn đề tài:

“Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy” làm đề tài khoá luận của mình.

2 Đối tợng nghiên cứu

Khoá luận đi sâu vào nghiên cứu việc thiết kế và vận hành của KSNBtrong nghiệp vụ thanh toán vốn, và môi trờng trong đó KSNB hoạt độngnhằm đánh giá tính hữu hiệu của KSNB Từ đó đa ra những tồn tại và giảipháp nâng cao hiệu quả công tác KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chinhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

3 Phơng pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình, tác giả đã kết hợp sử dụng

một số phơng pháp nghiên cứu: phơng pháp duy vật biện chứng, duy vậtlịch sử, phơng pháp so sánh, phân tích, tổng hợp… và một số phơng phápkhác

4 Kết cấu của khoá luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm có 3 chơng:

Chơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB nghiệp vụ thanh toán

vốn trong Ngân hàng thơng mại

Chơng 2: Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh

NHĐT&PT Cầu Giấy

Chơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán

vốn

Chơng I Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm

Trong tổ chức có thể có nhiều cách phân cấp quản lý khác nhau songchung nhất thờng là phân thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô Để đảmbảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt

động của mình trong tất cả các khâu Công việc rà soát này có tên là kiểmsoát Kiểm soát có thể đợc hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp d-

ới thông qua chính sách, biện pháp cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vịkhác thông qua việc chi phối đáng kể quyền và lợi ích tơng ứng, nội bộ đơn

vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý… Tuy nhiên,thông dụng nhất vẫn là kiểm soát nội bộ đơn vị.

Có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã đợc đa ra:

Khái niệm 1: HTKSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chứcnăng, nhiệm vụ, phơng pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo

Khái niệm 2: HTKSNB là toàn bộ những chính sách, quy định và thủ tụckiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tính chặtchẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể (Theo IAS 400) Khái niệm 3: Theo COSO (Committee of sponsoring organization oftreadway commision), HTKSNB là một quy trình chịu ảnh hởng của ngờiquản lý, hội đồng quản trị, và các nhân viên của tổ chức, đợc thiết lập đểcung cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm thực hiện các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, báo cáo tài chính

+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Khái niệm thứ 3 đợc đánh giá là khái quát đầy đủ và toàn diện nhất vềHTKSNB Theo đó, ta có thể hiểu đợc bản chất của HTKSNB trên những

điểm nh sau:

Thứ nhất, HTKSNB là một quy trình Đó là một chuỗi các công việc đợc

thực hiện liên tục và toàn diện ở tất cả các khâu trong tổ chức, chứ khôngphải một hoạt động, một công việc diễn ra đơn lẻ, nhất thời Nó gắn liềnvới quá trình hoạt động của tổ chức

Thứ hai, HTKSNB đợc thực hiện bởi nhân tố con ngời Đó là hội đồng

quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức Con ngời trực tiếptham gia vào quá trình kiểm soát thông qua việc cài đặt và thực hiện cácchính sách, thủ tục kiểm soát trong từng hoạt động cụ thể, và từ đó có sựkiểm soát tổng thể đối với hoạt động của tổ chức Chính vì vậy, nhân tố conngời đóng vai trò quyết định trong HTKSNB

Thứ ba, HTKSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải

đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Sự đảmbảo hợp lý đó là mức tốt nhất có thể đối với từng HTKSNB Thực tế là, mỗiHTKSNB cho dù đợc thiết kế hoàn hảo tới đâu cũng không thể ngăn ngừahay phát hiện hết các sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu củaHTKSNB

Thứ t, HTKSNB đợc thiết lập nhằm hớng tới những mục tiêu nhất định

của đơn vị, bao gồm 4 mục tiêu cơ bản nh trên Để thực hiện đợc các mụctiêu trên, các nhà quản lý cần thiết lập, thực hiện và thờng xuyên kiểm tra,

đánh giá các quy định, chính sách và các thủ tục kiểm soát có thực hiện

đ-ợc những mục tiêu mong muốn hay không

1.1.1.2 Mục tiêu của HTKSNB

HTKSNB đợc thiết lập nhằm đạt đợc các mục tiêu đề ra của đơn vị:

1/ Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị

Ngân hàng nắm giữ lợng tài sản có giá trị rất lớn: tiền mặt, giấy tờ có giá,

các tài sản thế chấp, cầm cố…, bên cạnh đó, những thông tin liên quan tớihoạt động ngân hàng có tính bảo mật cao và liên quan đến nhiều đối tợngtrong nền kinh tế Chúng rất dễ bị lạm dụng, đánh cắp vì nhiều mục đíchkhác nhau Chính vì thế, các ngân hàng cần thiết lập các quy trình hoạt

động, xác định rõ hạn mức, quyền và trách nhiệm của các thành viên thamgia để có đợc sự kiểm soát chặt chẽ đối với tài sản và thông tin của mình

2/ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ phận kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, từ các cấp quản

lý ở đơn vị đến cấp quản lý nhà nớc, đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng phảichịu sự điều chỉnh của nhiều cơ quan quản lý nhà nớc HTKSNB phải đảmbảo các thông tin đó đợc đa ra có tính kịp thời về mặt thời gian, tính chínhxác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan cácnội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

3/ Đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý

Do tính đặc biệt của ngành kinh doanh ngân hàng, việc tuân thủ các chế

độ pháp lý trong kinh doanh là quan trọng thiết yếu HTKSNB đợc thiết kếtrong ngân hàng phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý trong hoạt

động kinh doanh của ngân hàng phải đợc tuân thủ đúng mức HTKSNB cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan

đến hoạt động kinh doanh ngân hàng+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nh xử lý các sai phạm,gian lận trong mọi hoạt động của ngân hàng

+ Đảm bảo việc hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chínhtheo đúng chế độ của NHNN và Bộ tài chính

4/ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

HTKSNB đợc thiết lập nhằm tránh sự lặp lại không cần thiết các tácnghiệp, tránh lãng phí và sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả Đồng thời,

có thể phát hiện kịp thời những rắc rối, rủi ro trong hoạt động kinh doanh

để hoạch định những biện pháp đối phó, phòng ngừa, giảm các thiệt hại.Bên cạnh đó, HTKSNB sẽ phát hiện và khắc phục những thiếu sót của cáckênh truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ các nhà quản trị xuống dới Từ đó,giúp nâng cao hiệu lực và khả năng quản lý của bộ máy quản lý

Thực tế là, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù đợc thiết kế hoàn hảo đến

đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai sót có thể xảy ra, đó

là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Những hạn chế đó

 Sai sót bởi con ngời thiếu chú ý, đãng trí hoặc do không hiểu

rõ yêu cầu công việc

 Khả năng vợt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông

đồng giữa một thành viên của Ban Giám đốc hay một nhânviên với những ngời khác trong hoặc ngoài đơn vị

1.1.2 Các yếu tố của HTKSNB

1.1.2.1 Môi trờng kiểm soát chung

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài

đơn vị ảnh hởng đến quá trình thiết lập, vận hành và tính hữu hiệu củaHTKSNB, trong đó chủ yếu là quan điểm, nhận thức và hành động của cácnhà quản lý trong đơn vị

Đặc thù về quản lý

Một nhà quản lý có quan điểm, triết lý trong quản lý nh thế nào, họ sẽ tạo

môi trờng nh thế Quan điểm, triết lý quản lý đó sẽ ảnh hởng trực tiếp đếnhiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị Nếu một nhàquản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng đối với hoạt

động kinh doanh, họ sẽ có nhận thức và hành động đúng đắn về hoạt độngkiểm tra, kiểm soát thông qua việc xây dựng và thực hiện tuân thủ các quy

định và chế độ đề ra Việc phân chia quyền lực trong tổ chức cũng tác động

đến hiệu quả của kiểm soát Trờng hợp quyền lực tập trung quá ít thì kiểm

soát nếu có chỉ là hình thức, bị vô hiệu hoá Nếu quá phân tán thì sẽ gây ra

sự chồng chéo, có thể bỏ sót một số chốt kiểm soát

Đặc thù về tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong ngân hàng sẽ tạo đợc môi trờng kiểmsoát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trênxuống dới trong việc ban hành các quyết định cũng nh kiểm tra, giám sátviệc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ ngân hàng Để thiết lập mộtcơ cấu tổ chức hợp lý nh vậy, nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắcsau:

 Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt

động của ngân hàng, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thờikhông có sự chồng chéo giữa các bộ phận

 Thực hiện sự phân chia độc lập giữa ba chức năng: xử lýnghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản

 Đảm bảo sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận để duy trì

sự kiểm soát lẫn nhau

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm tất cả các phơng pháp quản lý cũng nh chế

độ đối với ngời lao động nh: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sáchtiền lơng, chế độ đãi ngộ, đề bạt… Chính sách nhân sự tốt sẽ tạo môi trờngtốt cho kiểm soát bởi nhân tố con ngời chính là chủ thể trực tiếp thực hiệnmọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng Nếu nhân viên cónăng lực và đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thựchiện mà vẫn đảm bảo đợc các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bêncạnh đó, mặc dù ngân hàng có thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tụckiểm soát chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong côngviệc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì kiểm soát nội bộ cũngkhông thể phát huy hiệu quả

những nhân tố ảnh hởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đềbất thờng và kịp thời điều chỉnh

Kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phậnkiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn

bộ hoạt động của ngân hàng Thực chất, đó cũng là công việc kiểm soát:kiểm soát lại chức năng kiểm soát khác Từ đó phát hiện ra những khâucòn yếu, còn thiếu, những chính sách, thủ tục lỗi thời để từ đó đề xuất ph-

ơng án cải tiến Kiểm toán nội bộ không đợc cài đặt trong quy trình nghiệp

vụ mà đợc thiết kế độc lập với các hoạt động nghiệp vụ Về tổ chức, bộphận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạnphạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải đợc giao một quyền hạn tơng đốirộng rãi để đảm bảo hiệu lực hoạt động

tế của đất nớc…

Nh vậy, môi trờng kiểm soát bao gồm tất cả những nhân tố ảnh hởng đếnquá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ,trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra,kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý

1.1.2.2 Hệ thống kế toán

Ngoài chức năng ghi chép sổ sách, tính toán và phân loại, tổng hợp cácthông tin của kế toán tài chính vào các sổ sách và báo cáo tài chính thíchhợp mà nó còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát các hoạt

động kinh tế tài chính trong đơn vị thông qua quá trình thu thập, tính toán,

đối chiếu và ghi chép, phân loại thông tin, trên cơ sở sử dụng các phơngpháp kế toán thì kế toán cung cấp chức năng kiểm soát toàn diện thờngxuyên đối với các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính có thực: việc ghi chép sổ sách kế toán phải dựa trên cơ sởnghiệp vụ có thật và phản ánh khách quan với nghiệp vụ đã diễn

ra và hoàn thành

- Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra phải đợc phêchuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụkinh tế phát sinh

- Sự đánh giá: đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toáncác khoản giá và phí

- Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ

đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợcthực hiện kịp thời theo quy định

1.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiệnnhằm đạt đợc những mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủyếu bao gồm:

 Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liênquan đến đơn vị

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

 Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học

 Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Kiển tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

 Đối chiếu số liệu của đơn vị với bên ngoài

 So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần đợc

phân chia cụ thể cho các bộ phận và cá nhân trong đơn vị Điều đó tạo sựchuyên môn hoá trong công việc, khi có sai sót thờng dễ phát hiện do có sựkiểm tra chéo

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly

thích hợp giữa các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm vàhành vi lạm dụng quyền hạn Muốn vậy phải đảm bảo yêu cầu: đảm bảo sựphân tách chức năng (ngời giữ tài sản vật chất không kiêm nhiệm sổ sách)

và thờng xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chức năng liên quan đểkịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp điều chỉnh kịp thời

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Trách nhiệm và quyền hạn có thể đợc

uỷ quyền cho các cấp trong đơn vị mà vẫn không làm mất tính tập trungtrong đơn vị Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọinghiệp vụ phải đợc phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn đợc thực hiện theohai bớc: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:việc quy định chứng từ và sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách phải độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn

vị

1.1.3 Phân loại kiểm soát

Dựa trên cơ sở tác dụng cũng nh giai đoạn tiến hành của các thủ tục kiểmsoát, có thể chia thành một số loại kiểm soát:

1.1.3.1.Kiểm soát phòng ngừa

Đây là thủ tục kiểm soát đợc thực hiện trớc khi cho phép nghiệp vụ tiếnhành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi

ro Ví dụ: Trong nghiệp vụ cho vay, trớc khi cho vay, cán bộ tín dụng thựchiện thẩm định yêu cầu vay, dự án đầu t, tình hình tài chính… của kháchhàng vay Tuy vậy không có kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm rủi roxuống bằng không

1.1.3.2 Kiểm soát thực hiện

Kiểm soát thực hiện đợc tiến hành cùng với quá trình thực hiện công

việc để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn Các thủ tục kiểmsoát, các chốt kiểm soát đợc cài đặt trong chính quy trình thực hiện nghiệp

vụ Ví dụ: trong nghiệp vụ cho vay, cán bộ tín dụng xem xét xem hợp

đồng tín dụng, chứng từ giải ngân có hợp lệ, hợp pháp không; việc quyết

định cho vay có đúng thẩm quyền không; đối tợng giải ngân có đúng với

đơn xin vay không…

1.1.3.3 Kiểm soát bù đắp

Đây là thủ tục kiểm soát đợc thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho nhữngthủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu Trong thiết kế các thủ tục kiểmsoát, thờng thiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một sốthủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểmsoát Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thểkhông phát huy đợc tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các

tình huống bất ngờ… Khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiệncác sai sót hay gian lận Ví dụ: trong hoạt động tín dụng, việc thờng xuyêntheo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của khách hàngvay, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay… chính là kiểm soát bù đắp.

1.2 Nghiệp vụ thanh toán vốn và kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.2.1 Nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.2.1.1 Sự cần thiết và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Nền kinh tế tồn tại rất nhiều chủ thể và các quan hệ kinh tế giữa họ luôn

đan xen, phức tạp Từ đó phát sinh nhu cầu thanh toán, chuyển tiền quangân hàng giữa các chủ thể đó với nhau Nếu bên trả tiền và bên thụ hởngcùng có tài khoản tại một đơn vị ngân hàng thì việc thanh toán không gặpvấn đề gì khó khăn Nhng nếu bên trả tiền và bên thụ hởng mở tài khoản ởhai đơn vị ngân hàng khác nhau, trong cùng một hệ thống hoặc có thể khác

hệ thống, việc thanh toán lúc này không chỉ là đáp ứng nhu cầu của kháchhàng mà còn phát sinh quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng với nhau.Bên cạnh đó, trong nội bộ các ngân hàng, việc tập trung quản lý, điều hoàvốn và vay mợn lẫn nhau cũng là cơ sở để phát sinh quan hệ thanh toán giữacác ngân hàng với nhau Đó là nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngânhàng

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là nghiệp vụ thanh toán qua lại giữacác ngân hàng nhằm tiếp tục hoàn thành quá trình thanh toán giữa các tổchức, cá nhân với nhau mà họ không cùng mở tài khoản tại một ngân hànghoặc thanh toán vốn trong nội bộ các ngân hàng Các ngân hàng phải đảmbảo thanh toán về vốn với nhau một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời,

đồng thời phải có biện pháp để kiểm soát tính xác thực của các khoản thanhtoán nhằm đảm bảo an toàn tài sản

Thanh toán vốn có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động ngân hàng:

- Thực hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối vớinền kinh tế quốc dân và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng

- Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng sẽ thúc

đẩy thanh toán không dùng tiền mặt, tăng độ an toàn trong quan

hệ thanh toán, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí luthông xã hội

- Tạo điều kiện cho Ngân hàng Nhà nớc thực thi có hiệu quảchính sách tiền tệ thông qua việc tăng cờng quản lý vốn khả

dụng và làm cho các giao dịch trên thị trờng liên ngân hàng diễn

ra mạnh mẽ

1.2.1.2 Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán vốn nên khi tổ chức thựchiện phải đảm bảo các điều kiện nh sau:

Điều kiện về pháp chế

Thanh toán vốn cần phải đợc điều chỉnh bởi các văn bản pháp quy củaNhà nớc và NHNN Theo đó, phải xây dựng hệ thống văn bản pháp quy vềchuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ, chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệutrên các vật mang tin hoặc truyền qua mạng máy tính trong hạch toán kếtoán… để các ngân hàng vận dụng trong việc tổ chức thanh toán của mìnhcũng nh tham gia vào hệ thống thanh toán liên ngân hàng do NHNN tổchức

Điều kiện về mô hình hoạt động

Hệ thống thanh toán phải phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động củacác ngân hàng, phải đáp ứng nhu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từngbớc hiện đại hoá công nghệ ngân hàng

Điều kiện về kỹ thuật

Phải có đầy đủ phơng tiện, trang thiết bị kỹ thuật nh hệ thống máy vi tínhcùng các thiết bị ngoại vi, chơng trình phần mềm tin học, đờng truyền, trụsở… để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản và tiết kiệmchi phí

Điều kiện về vốn trong thanh toán

Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanhtoán kịp thời, sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau Vốn để

đảm bảo thanh toán gồm:

- Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt

- Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các tổ chức tín dụng khác

- Thanh toán điện tử liên ngân hàng

- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ

- Mở tài khoản lẫn nhau để thanh toán

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đi sâu nghiên cứuKSNB đối với các phơng thức chính là: Thanh toán liên chi nhánh ngânhàng trong cùng hệ thống, thanh toán bù trừ khác hệ thống, thanh toán

điện tử liên ngân hàng Đây cũng là các phơng thức thanh toán vốn chủyếu trong NHTM

a) Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng

Ngày 20/10/1997, thống đốc NHNN Việt Nam đã ra quyết định số353/1997/QĐ-NHNN2 về việc ban hành Quy chế chuyển tiền điện tử Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (chuyển tiền điện tử) là phơngthức thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệthống bằng chơng trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệthống máy tính và mạng truyền tin nội bộ Thực chất của thanh toán liênchi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đếnchi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụgiữa các khách hàng (ngời chi trả và ngời thụ hởng) trong trờng hợp cáckhách hàng đó không cùng mở tài khoản tại cùng một chi nhánh ngânhàng; hoặc là chuyển cấp vốn, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thốngngân hàng

Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng, có thể bố trí, tổ chứcthanh toán liên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp Bên cạnh hệthống thanh toán ngân hàng toàn hệ thống, có thể tổ chức hệ thống thanhtoán liên chi nhánh ngân hàng trên cùng một địa bàn (tỉnh, thành phố )

để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng trên cùngmột địa bàn và thực hiện việc kiểm soát, đối chiếu liên chi nhánh ngânhàng theo sự uỷ quyền của cấp Trung ơng (Hội sở chính)

Quá trình thanh toán đợc thực hiện trong môi trờng pháp lý và kỹ thuật

đợc chuẩn hoá cao trên mạng máy tính Phần mã khoá (testkey) đợc cài

đặt trong một chơng trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt.Mỗi lệnh chuyển tiền đều phải qua hai lần mã khoá bảo mật của chứcnăng kế toán và chức năng tin học, vì vậy đảm bảo độ an toàn, chính xáccao Đồng thời, quá trình chuyển tiền, tra soát, trả lời và thông báo chấpnhận… đợc xử lý tự động trên chơng trình máy tính, đảm bảo tốc độthanh toán nhanh chóng, chính xác

Thanh toán liên ngân hàng điện tử áp dụng phơng thức kiểm soát tậptrung, đối chiếu tập trung Theo phơng thức này, ngân hàng chuyển tiềngửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua Trung tâmthanh toán (truyền qua mạng), TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếutất cả các chuyển tiền trong toàn hệ thống Cuối ngày các đơn vị chuyểntiền có nhiệm vụ lập và gửi báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày đểgửi đến TTTT TTTT kiểm soát và đối chiếu khớp đúng các chuyển tiềnvới từng đơn vị, sau đó gửi bảng đối chiếu về đơn vị Các đơn vị sau khi

đối chiếu khớp đúng với TTTT mới đợc lu trữ các lệnh chuyển tiền Để đảm bảo việc điều hoà vốn trong hệ thống, TTTT sẽ mở cho mỗi

đơn vị chuyển tiền những tài khoản thích hợp hoặc quy định một hạnmức đợc thanh toán vợt khả năng chi trả của mình Những đơn vị ngânhàng thừa vốn gửi ở TTTT sẽ đợc hởng lãi điều hoà, đơn vị thiếu vốn phảinhận vốn điều hoà phải trả lãi cho số thanh toán vợt

b) Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng

Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là phơng thức thanh toánvốn giữa các ngân hàng đợc thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phảithu, phải trả và trên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kếtquả bù trừ) TTBT phát sinh trên cơ sở các quan hệ thanh toán của cáckhách hàng tại các ngân hàng khác nhau hoặc thanh toán vốn của bản

thân các ngân hàng TTBT đợc áp dụng giữa các ngân hàng khác hệ

thống với nhau (TTBT khác hệ thống) hoặc có thể áp dụng giữa các đơn

vị ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng (TTBT cùng hệthống) Tuỳ thuộc vào phơng pháp luân chuyển chứng từ, chuyển sốliệu mà có cơ chế TTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT giấy) và TTBT

điện tử Khi tham gia thanh toán bù trừ giấy, các ngân hàng thành viênphải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì Đối với TTBT khác hệ thống,các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng chủtrì là NHNN trên địa bàn

- Phải thực hiện đúng giờ giao và nhận chứng từ hoặc truyền số liệutheo quy định chung của ngân hàng chủ trì

- Phải lập đúng, đủ, kịp thời các giấy tờ trớc và trong khi giao dịchTTBT Số liệu phải chính xác, rõ ràng, đồng thời phải chịu trách nhiệmpháp lý đối với sự hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và số liệu

 Nguyên tắc số chênh lệch trong TTBT

- Ngân hàng chủ trì đợc chủ động trích tài khoản tiền gửi của các NHthành viên phải trả (nếu còn) để thanh toán co NH thành viên đợc thu

- Trờng hợp tài khoản tiền gửi của NH thành viên phải trả không còn

đủ số d để thanh toán thì vay của NH chủ trì hoặc các NH thành viênkhác để thanh toán Trờng hợp không đợc vay thì NH chủ trì thanhtoán hộ 1-2 lần với mức phạt cao Sau đó vẫn tiếp diễn thì buộc phảingừng tham gia TTBT

c) Thanh toán điện tử liên ngân hàng

Thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH) là quá trình xử lý các giao

dịch thanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tớikhi hoàn tất việc thanh toán cho ngời thụ hởng, đợc thực hiện qua mạngmáy tính Thống đốc NHNN Việt Nam đã ban hành nhiều quyết định đểtriển khai TTLNH Ngày 20/3/2002, ban hành quyết định số 212/2002/QĐ-NHN về quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngânhàng Tiếp đó là quyết định 309/2002/QĐ-NHNN ngày 9/4/2002 về việcban hành Quy chế TTĐTLNH Cùng với đó là các quy định về việc sử dụngchứng từ điện tử và chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử trong TTĐTLNH

và các quyết định khác có liên quan

Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (IBPS-Interbank Payment

System) là hệ thống tổng thể gồm: hệ thống bù trừ liên ngân hàng, hệ thống

xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao dịch với hệ thống chuyểntiền điện tử của NHNN Hệ thống TTLNH hiện đã đợc triển khai tại SởGiao dịch NHNN và 05 tỉnh thành phố là Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng,Cần Thơ và Tp Hồ Chí Minh

Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung ứngdịch vụ thanh toán có đủ điều kiện và đợc chấp nhận tham gia hệ thốngTTLNH Các thành viên trực tiếp phải có tài khoản tiền gửi thanh toán tạiSGD NHNN và phải đăng ký danh sách các chi nhánh trực thuộc của mìnhtham gia TTLNH dể đợc kết nối trực tiếp vào hệ thống Thành viên giántiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đợc tham gia vào hệ thốngthông qua thành viên trực tiếp

Hệ thống TTLNH xử lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thôngqua tài khoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng thành viên mở tại SGDNHNN theo phơng thức quyết toán tổng tức thời Theo phơng thức đó, việc

xử lý và quyết toán chuyển tiền đợc diễn ra một cách liên tục theo thời gianthực tế phát sinh chuyển tiền, nghĩa là các giao dịch thanh toán đợc xử lýngay theo tổng số tiền phải thanh toán và theo từng lệnh chuyển một Đốivới các lệnh chuyển tiền giá trị thấp sẽ đợc xử lý thông qua thanh toán bù từtrên địa bàn tỉnh, thành phố Kết quả đó đợc chuyển về Trung tân thanhtoán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tại Trung ơng (bù trừ giữa các Hội sởNH) sẽ đợc tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa – bù trừ “kép” để xác định kếtquả cuối cùng

TTLNH áp dụng chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong việc chuyển,nhận các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.2.2.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn

Xuất phát từ tính chất của nghiệp vụ thanh toán vốn, đó là có liên quan

trực tiếp đến vốn và vấn đề an toàn tài sản của các đơn vị ngân hàng khácnhau, cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Đồng thời, nghiệp vụ này đợcthực hiện trong môi trờng có tính chuẩn hoá cao về mặt pháp lý và côngnghệ, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình thực hiện có thể sẽ dẫn đến tê liệt,

ách tắc hoạt động của cả hệ thống thanh toán Chính vì vậy, vai trò củakiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ thanh toán vốn là đặc biệt quan trọng

 KSNB giúp vận hành hiệu quả hoạt động nghiệp vụ thanh toánvốn Các quy định, chính sách của NHNN cũng nh của từng ngânhàng về nghiệp vụ thanh toán vốn đợc thực thi một cách đầy đủ và

đúng đắn Quy trình nghiệp vụ có đợc thực hiện theo quy định chungkhông? Hệ thống máy tính và chơng trình phần mềm có đảm bảo vềmặt kỹ thuật không? trình độ nhân viên có đáp ứng đợc yêu cầu côngviệc không? hạn mức phê duyệt giao dịch có đợc tuân thủ không? cácdữ liệu, thông tin về nghiệp vụ có đợc tập hợp, chuyển giao, xử lý mộtcách đầy đủ, chính xác và đợc quản lý chặt chẽ không?

 KSNB giúp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những sai sót, viphạm có thể xảy ra Từ đó, giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản củangân hàng Đồng thời, trong quá trình hoạt động, KSNB có thể pháthiện những điểm còn bất hợp lý để đề xuất biện pháp khắc phục

Nhờ có hoạt động KSNB, chất lợng nghiệp vụ thanh toán vốn của ngânhàng ngày càng đợc nâng cao Tốc độ thanh toán tăng nhanh, chính xác, kịpthời, và đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng Nhờ đó, ngân hàng có thể

đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đó cũng là một lợi thế

để thu hút khách hàng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nh hiện nay

1.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chung đối với nghiệp vụ thanh toán vốn

Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Kiểm soát các văn bản quy định phân cấp uỷ quyền của lãnh đạo Việc tổchức quy trình thanh toán vốn, uỷ quyền cán bộ đợc phép tham gia vàothanh toán vốn, hạn mức giao dịch, kiểm soát việc phân công cán bộ có

đảm bảo kiểm soát toàn diện các giao dịch trong nghiệp vụ thanh toánvốn…

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính xác thực của ngânhàng ngời thụ hởng…

- Kiểm soát việc tuân thủ chế độ, quy trình, quy định trong nghiệp vụ thanhtoán vốn: Việc chấp hành chế độ bảo mật, lựa chọn kênh thanh toán, xử lýsai sót khi phát sinh…

- Kiểm soát việc thực hiện đối chiếu cuối ngày các giao dịch của giao dịchviên, cán bộ hậu kiểm, cán bộ kiểm toán nội bộ…

1.2.2.3 Các nhân tố ảnh hởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn

a) Quan điểm về hiệu quả trong kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng phát triển vừa đáp ứng đợc nhu cầu

thanh toán của nền kinh tế đồng thời thoả mãn nhu cầu thanh toán củachính các ngân hàng Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tỷ trọng thanhtoán không dùng tiền mặt qua ngân hàng ngày càng tăng vì tính tiện ích của

nó Về phía các ngân hàng, khi thị trờng liên ngân hàng phát triển, quan hệvay mợn, thanh toán nội bộ với nhau cũng trở nên sôi động hơn Sự pháttriển đó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải nâng cao hiệu quả KSNBnghiệp vụ thanh toán vốn

Khái niệm hiệu quả có thể hiểu là khả năng thực hiện đợc mục tiêu đề ra

và với mức chi phí thấp nhất có thể, không lãng phí nguồn lực của đơn vị.KSNB đợc thiết kế trớc, trong và sau quy trình thực hiện nghiệp vụ thanhtoán vốn KSNB hoạt động có hiệu quả khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có

thể bao quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán vốn từ trớc khi khởi tạo lệnh cho

đến khi kết thúc quy trình và lu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng Trongquá trình đó, KSNB đảm bảo cho nghiệp vụ thanh toán vốn diễn ra nhanhchóng, kịp thời, chính xác, an toàn và quản lý chặt chẽ về vốn cho ngânhàng KSNB phải phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và tìm cách khắcphục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin của ngân hàng

vụ thanh toán vốn

Hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chịu ảnh hởng của một số nhân

tố sau:

- Thứ nhất là, tính nhất quán, đồng bộ và rõ ràng trong các văn

bản, quy định của Nhà nớc, NHNN và các cơ quan hữu quan có liênquan đến nghiệp vụ thanh toán vốn Khi đó, sẽ tạo ra đợc một sự hiểubiết chung về nghiệp vụ, thực hiện thống nhất và dễ dàng hơn trong việcquản lý

- Việc thiết kế, cài đặt các chốt kiểm soát liên quan đến quy trìnhnghiệp vụ thanh toán vốn trong nội bộ đơn vị ngân hàng Công việc nàychịu ảnh hởng bởi quan điểm và cách thức tổ chức của Ban lãnh đạoNgân hàng Các chốt kiểm soát có bao quát đợc toàn bộ quy trìnhnghiệp vụ và đảm bảo đợc kiểm soát sau đối với quy trình đó không?Việc phân công công việc, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban,cá nhân có liên quan đến quy trình KSNB thanh toán vốn có đợc phâncông rõ ràng không? có đảm bảo tính độc lập tơng đối cần thiết để cóthể duy trì sự kiểm tra lẫn nhau không? Các yếu tố trên là điều kiệnkhung cần thiết để có thể thực hiện quy trình KSNB trong đơn vị

- Trình độ tác nghiệp và thái độ nghiêm túc tuân thủ của cácthành viên tham gia vào quy trình KSNB Khả năng xử lý nghiệp vụ tốtcủa các nhân viên thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn, của cán bộ hậukiểm và kiểm toán viên nội bộ; thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm vàtrung thực của họ chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao cho công tácKSNB trong đơn vị

- Thanh toán vốn là nghiệp vụ phức tạp và đợc thực hiện dựa trênnền tảng kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại Vì vậy, một yếu tố có

ảnh hởng rất lớn đến nghiệp vụ này là trình độ tin học hoá, trang bị cácthiết bị hiện đại phục vụ việc thanh toán, chuyển tiền tại đơn vị Nếu th-ờng xuyên đợc đầu t, nâng cấp, hoạt động thanh toán vốn sẽ diễn ra đợc

nhanh chóng, thông suốt, giảm đợc nhiều sai sót Cùng với đó là việcnâng cao trình độ của các chuyên gia tin học và trình độ tin học chungcủa nhân viên sẽ giúp cải thiện môi trờng KSNB trong ngân hàng.

**********************

Trên cơ sở lý luận nh trên, tôi xin đi sâu vào nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy

Chơng II Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán

vốn tại NHĐT&PT Cầu Giấy

2.1 Khái quát về NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của NHĐT&PT Cầu Giấy

Ngày 31/10/1963, chi điếm 2 thuộc Chi hàng Kiến thiết Hà Nội ( tiềnthân của NHĐT&PT Cầu Giấy ngày nay) đợc thành lập Trải qua hơn 40năm xây dựng và trởng thành, qua từng bớc thăng trầm của nền kinh tếcũng nh của ngành, chi nhánh Cầu Giấy luôn kiên trì thực hiện nhiệm vụphục vụ nền kinh tế Thủ đô, xây dựng Hà Nội đi lên từ trong gian khó củachiến tranh và vơn mình lớn dậy trong những năm đổi mới

Từ năm 1995, Chi nhánh đã hoạt động nh một NHTM quốc doanh, hoạt

động ngân hàng có sự chuyển biến mạnh về chất Kết quả đó đợc thể hiện

rõ trong công tác huy động vốn, chi nhánh đã đa dạng hoá các hình thứchuy động vốn Công tác cho vay cũng đợc chi nhánh coi trọng về số lợngcũng nh về hiệu quả, đảm bảo an toàn đồng vốn đầu t Hoạt động dịch vụcũng đợc phát triển thêm nhiều hình thức đa dạng Về bảo lãnh, năm 1995,chi nhánh chỉ có hình thức bảo lãnh dự thầu , đến nay đã có nhiều hình thứcmới nh bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh chất l-ợng sản phẩm… Công tác thanh toán cũng phát triển mạnh cả về số lợng vàchất lợng

Trong quá trình hoạt động, chi nhánh luôn bám sát định hớng hoạt độngcủa ngành là phải tăng trởng mạnh mẽ, đảm bảo an toàn hệ thống, tuân thủluật pháp, hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng Bên cạnh đó, chinhánh thờng xuyên chăm lo, bồi dỡng đội ngũ CBCNV về phẩm chất chính

trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, xây dựng lề lối làm việc, xây dựng ph

-ơng thức quản trị điều hành đáp ứng yều cầu của nền kinh tế thị trờng trong

điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, từng bớc cải thiện công nghệ ngân hàng.Tháng 10/2003, chi nhánh là một trong 7 đơn vị trong hệ thống NHĐT&PTViệt Nam đợc chọn thí điểm áp dụng chơng trình hiện đại hoá Ngân hàngnhằm áp dụng công nghệ thông tin hiện đại theo chuẩn mực quốc tế vềquản lý, giao dịch và thanh toán để cung cấp các sản phẩm dịch vụ đa dạng,hiệu quả an toàn hơn trong hoạt động Chi nhánh Cầu Giấy luôn hớng tớiviệc cung cấp các sản phẩm ngân hàng chất lợng cao, nâng cao tiện íchnhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và coi đây là nền tảng vữngchắc cho sự phát triển

Với sự phấn đấu không ngừng, chi nhánh đã đợc UBND thành phố HàNội, thống đốc NHNN tặng bằng khen và Tổng Giám đốc NHĐT&PT ViệtNam tặng Giấy khen về những thành tích trong hoạt động

Ngày 1/10/2004, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy chính thức đợc nângcấp trở thành Chi nhánh cấp 1 - một chi nhánh lớn nằm ở cửa ngõ phía Tâythủ đô Hà Nội, xứng đáng với những kết quả đạt đợc của 41 năm hình thành

và phát triển của mình Đây cũng là một mốc đánh dấu sự phát triển mạnh

mẽ của Chi nhánh trong thời gian sau

- Bộ phận quan hệ trực tiếp với khách hàng:

Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ sau đó chuyển

đến các phòng ban có liên quan để thực hiện theo chức năng Bên cạnh đó,phân tích tín dụng theo quy trình nghiệp vụ, quyết định các khoản vay tronghạn mức đợc giao, quản lý giải ngân, tài sản đảm bảo nợ, thu nợ, xử lý giahạn nợ, thực hiện các biện pháp thu nợ, lập các báo cáo tín dụng theo quy

định

- Bộ phận tác nghiệp: Nhập các dữ liệu về các khoản vay vào chơng trìnhphần mềm ứng dụng Đồng thời chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của cácgiao dịch đợc nhập vào hệ thống đó Thực hiện lu trữ hồ sơ tín dụng, chuẩn

bị số liệu thống kê các khoản vay phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ củachi nhánh, NHĐT&PT Việt Nam và các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền

Phòng dịch vụ khách hàng

Chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là các doanhnghiệp, tổ chức, cá nhân Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp và xử lý các yêucầu của khách hàng: mở tài khoản, gửi tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán,chuyển tiền… Đồng thời duy trì và kiểm soát các giao dịch với khách hàng.Bên cạnh đó, thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với kháchhàng

Phòng thẩm định tín dụng

Thực hiện thẩm định, tham gia góp ý kiến về quyết định tín dụng đối vớicác dự án cho vay, bảo lãnh Đánh giá tài sản đảm bảo nợ vay Đồng thờigiám sát chất lợng và xếp loại rủi ro tín dụng và xếp hạng khách hàng Đây

là đầu mối tổng hợp và thực hiện các loại báo cáo tín dụng

Phòng kế hoạch nguồn vốn

Tổ chức nghiên cứu thị trờng, phân tích môi trờng kinh doanh từ xây dựngchiến lợc kinh doanh, chính sách khách hàng, chính sách lãi suất, huy độngvốn… Lập và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của chinhánh Tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, phòng ngừa rủi

ro, quản lý các hệ số an toàn trong kinh doanh Nghiên cứu phát triển sảnphẩm mới về huy động vốn, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng

Phòng tài chính kế toán

Tổ chức, hớng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán vàchế độ báo cáo kế toán của các phòng ban khác Hậu kiểm các chứng từthanh toán phát sinh Lập và phân tích các báo cáo tài chính, phân tích đánhgiá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Phòng tổ chức hành chính

Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu hoạt động củachi nhánh Tổ chức quản lý lao động, xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạocủa chi nhánh Thực hiện công tác hành chính, công tác hậu cần cho chinhánh, bảo vệ an ninh, an toàn cho con ngời, tài sản của chi nhánh và kháchhàng đến giao dịch

Tổ kiểm tra kiểm toán nội bộ

Kiểm tra việc thực hiện các quy chế, chế độ tại chi nhánh, hớng dẫn đôn

đốc việc tuân thủ pháp luật và đề xuất biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn các

hành vi vi phạm pháp luật Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ theo quychế hoạt động kiểm tra nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam

Tổ tiền tệ-kho quỹ

Quản lý quỹ nghiệp vụ của chi nhánh, thu chi tiền mặt, quản lý vàng bạc,kim loại quý, đá quý, hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố, giấy tờ có giá, thựchiện xuất nhập tiền mặt để đảm bảo khả năng thanh khoản, thực hiện cácdịch vụ tiền tệ, kho quỹ cho khách hàng

Tổ điện toán

Xây dựng và tổ chức hệ thống tin học, phần cứng và phần mềm ứng dụng,

là nền tảng trong hoạt động kinh doanh ngân hàng hiện đại Đảm bảo hệthống máy tính kết nối thông suốt trong chi nhánh và hệ thống NHĐT&PTViệt Nam và các hệ thống thanh toán khác mà chi nhánh tham gia

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Cầu Giấy

2.1.3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Chi nhánh có những thuận lợinhất định, song cũng gặp phải không ít những khó khăn

Trong những năm qua, nền kinh tế nớc ta tăng trởng khá, tổng sản phẩmquốc nội (GDP) tăng bình quân hàng năm tăng 8,5% Giá trị sản xuất côngnghiệp tăng mạnh Các ngành dịch vụ có bớc phát triển mới, xuất khẩu vànhập khẩu tiếp tục phát triển Điều đó tạo điều kiện cho các Ngân hàng pháttriển và cạnh tranh tốt hơn

Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy có một vị trí thuận lợi đó là trụ sở đặt tại

263 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, một quận mới đợc thành lập, nằm ở cửa ngõphía Tây thành phố Hà Nội Trên địa bàn và những khu vực lân cận đang cótốc độ đô thị hoá cao, nhiều khu đô thị mới đợc xây dựng, cơ sở hạ tầng

đang đợc quy hoạch đầu t Quận Cầu Giấy đợc thành phố Hà Nội hết sứcquan tâm, đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật để thúc đẩy kinh tế xã hộiphát triển Điều đó đã tạo ra nhu cầu sử dụng vốn, dịch vụ Ngân hàng, là cơhội để chi nhánh phát triển các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng

Bên cạnh đó, đợc sự quan tâm sát sao của NHĐT&PT Trung ơng, đặc biệt

là sau khi đợc nâng cấp lên thành chi nhánh cấp 1, Chi nhánh Cầu Giấy đã

có điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh, có lợi thế trong cạnh tranh Tuy vậy, Chi nhánh gặp phải không ít những khó khăn Về môi trờng kinh

tế vĩ mô, trong năm 2004, 2005, đi đôi với tăng trởng GDP, tỉ lệ lạm phátcũng tăng cao, giá các loại nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất tăng vọtgây khó khăn cho hoạt động của các doanh nghiệp Hoạt động kinh doanhcủa chi nhánh vì thế cũng bị ảnh hởng mạnh Lãi suất huy động phải tăng

để giữ đợc nguồn tiền gửi, công tác tín dụng khó mở rộng, lãi suất cho vayphải hấp dẫn để thu hút khách hàng Mặt khác, do quận Cầu Giấy là mộtquận mới đợc thành lập nên hầu hết các cơ sở kinh doanh trên địa bàn đều

là những chi nhánh, đại lý của các doanh nghiệp, mức độ tự chủ cha cao.Dân số tơng đối đông nhng chủ yếu là sinh viên, giáo viên và những hộ mới

định c, do vậy nhu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng còn hạn chế Bên cạnh

đó, mạng lới các ngân hàng hoạt động trên địa bàn tơng đối dày đặc:NHNo&PTNT, Vietcombank, Inconbank, Sacombank, ACB, VIB… nên có

sự cạnh tranh cao giữa các ngân hàng Vào những tháng cuối năm 2004,đầunăm 2005 các ngân hàng liên tục gia tăng lãi suất để có u thế cạnh tranh,

điều này đã gây rất nhiều khó khăn không chỉ với công tác huy động vốn

mà cả với hoạt động cho vay của các ngân hàng Cùng với đó là rất nhiềubiện pháp marketing, các sản phẩm dịch vụ mới đem lại nhiều tiện ích, thuhút khách hàng

Trong môi trờng nh trên, cùng với sự nỗ lực của ngân hàng, Chi nhánh đã

đạt đợc những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động kinh doanh

2.1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của NHĐT&PT Cầu Giấy

Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005 cuả chi nhánhNHĐT&PT Cầu Giấy nh sau:

Bảng 1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005

Đơn vị: Tỷ đồng

31/12/2004

Thực hiện31/12/2005 % tăng trởng

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005)

Tính đến 31/12/2005, tổng tài sản đạt 1585 tỷ đồng, tăng 514 tỷ đồng,

t-ơng đt-ơng 48,3% so với năm 2004 là 1069 tỷ Tài sản có sinh lời tăng 492 tỷ

đồng, bằng 49,9% so với năm 2004 Tỷ trọng tài sản có sinh lời trong tổngtài sản cũng tăng Năm 2004, chiếm 92,2% tổng tài sản (986 tỷ/1069tỷ),

đến năm 2005 là 93,3% (1478 tỷ/ 1585 tỷ) Điều này phản ánh hiệu quả sửdụng vốn tăng

Trong cơ cấu tài sản có sinh lời, tỷ trọng d nợ tín dụng ngày càng tăng.Năm 2004, tổng d nợ là 401 tỷ, chiếm 40,7% tổng tài sản sinh lời Năm

2005, tỷ lệ này tăng lên là 53,5%, với d nợ là 791 tỷ Phần còn lại trong sốtài sản có sinh lời đợc đầu t vào tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ơng Năm

2004, số d tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ơng là 585 tỷ, đến năm 2005 là

687 tỷ, tăng 17,4% so với năm 2004 Nh vậy, trong tổng tài sản sinh lời củachi nhánh, phần tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ơng là tơng đối lớn Điềunày làm giảm khả năng sinh lời của tài sản, trong khi chi phí cho nguồn vốnhuy động vào ngày càng cao Chi nhánh cần tìm nhiều giải pháp để tăng d

nợ cho vay, hoặc đầu t vào các lĩnh vực có thể tạo ra nhiều lợi nhuận khácnh: đầu t chứng khoán, kinh doanh ngoại tệ

Về kết quả hoạt động kinh doanh, năm 2004, chi nhánh cha có lợi nhuận

do phải trích lập dự phòng rủi ro lớn, số DFRR trích là 2,2362 tỷ đồng Đếnnăm 2005, lợ nhuận trớc thuế tạo ra là 3,1 tỷ, đồng thời trích lập quỹ dựphòng rủi ro đợc 25,3 tỷ đồng, tăng 133% so với kế hoạch đặt ra là 19 tỷ

Đây là một kết quả thành công của chi nhánh trong năm qua

cho vay chiếm tỷ lệ cha cao, một phần tơng đối lớn vốn huy động đợc đemgửi tại NHĐT&PT Trung ơng Vì thế, khả năng sinh lời của vốn cha đợckhai thác hết.

Huy động vốn

Trong hoạt động của NHTM, nguồn vốn có vai trò rất quan trọng, đặcbiệt là nguồn vốn huy động, vì nguồn vốn tự có của Ngân hàng thờng chiếm

tỷ trọng thấp Khi có vốn Ngân hàng mới có thể tiến hành đợc các hoạt

động kinh doanh tiền tệ của mình để tạo ra lợi nhuận

Nhận thức đợc tầm quan trọng của nguồn vốn, Chi nhánh NHĐT&PT CầuGiấy đã luôn coi trọng công tác huy động vốn dới mọi hình thức để đảmbảo quy mô tăng trởng theo kế hoạch xác định, đa dạng hóa các phơng thứchuy động vốn, tạo thuận lợi cho khách hàng, từ đó thu hút họ đến với ngânhàng

Bảng 2: Kết quả huy động vốn của Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

Đơn vị: Tỷ đồng

TT Chỉ tiêu

Thựchiện

Tỷtrọng%

Thựchiện

Tỷtrọng%

Thựchiện

Tỷtrọng%

( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Năm 2005, tổng vốn huy động đợc của Chi nhánh là 1495 tỷ đồng, tăng54,3% so với năm 2004 Năm 2004, huy động vốn của Chi nhánh gặp nhiềukhó khăn Chỉ số giá cả tiêu dùng tăng cao, đặc biệt là giá bất động sản, tỷgiá ngoại tệ và giá vàng biến động phức tạp, ảnh hởng đến công tác huy

động vốn Trong năm 2005, Chi nhánh đã thực hiện nhiều biện pháp, hìnhthức huy động vốn hấp dẫn nh: Tiết kiệm dự thởng, tiết kiệm rút dần, tiếtkiệm ổ trứng vàng, cùng với đó là các hình thức tặng quà, khuyến mãi… ,thờng xuyên tuyên truyền, quảng cáo, điều chỉnh lãi suất linh hoạt Nguồnvốn không kì hạn là 635 tỷ, chiếm 42,5 % tổng vốn huy động Nguồn vốnkì hạn là 860 tỷ chiếm 57,5 % Nh vậy tỷ trọng nguồn vốn có kì hạn đã tăng

so với năm 2004 Khách hàng gửi tiền thiên về xu hớng gửi lâu dài do nhiềuyếu tố bất ổn trong nền kinh tế Trong cơ cấu loại tiền gửi, đồng tiền chủyếu là VND, chiếm 68,7% tổng vốn huy động, ngoại tệ chiếm 31,3%, có

tăng lên so với năm 2004, điều này một phần là do lợng tiền kiều hốichuyển về Việt Nam tăng mạnh trong năm 2005.

Tình hình sử dụng vốn

Trong năm 2005, hoạt động tín dụng của Chi nhánh đạt đợc nhiều kết quả

đáng khích lệ Với mục tiêu tăng trởng và nâng cao chất lợng tín dụng, Chinhánh đã cơ cấu lại khách hàng và d nợ theo hớng tăng tỷ trọng cho vay cótài sản đảm bảo, mở rộng cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tiến hànhphân loại nợ theo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN Kết quả hoạt độngtín dụng đợc thể hiện trong bảng 3 dới đây

Bảng 3: Kết quả hoạt động tín dụng

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005)

Nhìn vào số liệu trên, ta thấy d nợ cho vay năm 2005 tăng 390 tỷ đồng, tăng97,3% so với năm 2004, trong đó d nợ ngắn hạn chiếm 20,5% và d nợ dàihạn là 79,5 % Với định hớng tăng trởng an toàn nên tỷ lệ d nợ có tài sản

đảm bảo tăng lên 53,7% và tỷ lệ nợ quá hạn giảm còn 2,2% trong tổng dnợ

Qua số liệu trên cho thấy, Chi nhánh đã có nhiều giải pháp tích cực tronghoạt động cho vay Chi nhánh đã thực hiện chuyển dịch cơ cấu khách hàngvay, tìm kiếm khách hàng tốt, có chính sách với từng khách hàng Đối vớikhách hàng có tình hình tài chính yếu, Chi nhánh giảm dần d nợ và tìm biệnpháp thu hồi nợ Tích cực rà soát lại, xử lý nợ quá hạn khó đòi…

Tình hình dịch vụ Ngân hàng

Bên cạnh việc khai thác các dịch vụ truyền thống nh: chuyển tiền, muabán ngoại tệ, thanh toán trong nớc và quốc tế… Chi nhánh Cầu Giấy đãkhai thác và cung cấp dịch vụ mới là ATM, bớc đầu có những kết quả đáng

kể, đợc khách hàng trên địa bàn tin dùng Một số các dịch vụ Ngân hànghiện đại khác nh: Phone Banking, Internet Banking… Chi nhánh vẫn cha

triển khai đợc Nguyên nhân là do Ngân hàng vẫn cha tập trung đợc nguồnvốn để mở rộng dịch vụ

2.2 Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy

2.2.1 Giới thiệu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh Cầu Giấy

Xuất phát từ nhu cầu thanh toán, chuyển tiền của khách hàng cũng nh nhucầu của bản thân ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh tơng đốilớn tại Chi nhánh Cầu Giấy Đặc biệt là từ cuối năm 2003, khi Chi nhánh đ-

ợc tham gia thí điểm triển khai dự án Hiện đại hoá, và cuối năm 2004, khiChi nhánh chính thức đợc nâng cấp thành chi nhánh cấp 1 trực thuộcNHĐT&PT Việt Nam

Do hoạt động hiệu quả của Chi nhánh Cầu Giấy, Chi nhánh đã triển khai

và tham gia vào các phơng thức thanh toán vốn khá đa dạng

- TTBT trên địa bàn Hà Nội và TTLNH của NHNN Việt Nam(IBPS)

- Hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam(T5)

- Hệ thống thanh toán toàn cầu (SWIFT)

- Thanh toán song phơng với NHNo&PTNT Việt Nam

- Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại TCTD khác

Sự đa dạng về phơng thức thanh toán vốn nh trên giúp Chi nhánh giảiquyết đợc đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh, có thể lựa chọn đ-

ợc kênh thanh toán phù hợp nhất với từng đối tợng khách hàng Cùng với đóChi nhánh luôn quan tâm đến việc đổi mới công nghệ thanh toán nhằm thoảmãn tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lợng dịch vụ thanh toán.Chính vì vậy, Chi nhánh đã đạt đợc một số kết quả khả quan, doanh sốthanh toán không dùng tiền mặt tăng và chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trongtổng số thanh toán

Qua bảng 4 và 5, ta thấy: trong năm 2003, tổng doanh số thanh toán là136.769 món với số tiền là 5.520.574 triệu đồng, trong đó, doanh số thanhtoán không dùng tiền mặt (TTKDTM) là 112.350 món, chiếm 82,15 %trong tổng số món, tơng ứng với số tiền là 2.934.077 triệu đồng, chiếm53,15% số tiền thanh toán Đến năm 2004, số món TTKDTM tăng lên là127.260 món, tăng 14.910 món so với năm 2003, chiếm tỷ trọng 84,81%trong tổng số món, tơng ứng với số tiền là 3.232.460 triệu đồng, tăng298.383 triệu đồng, chiếm 57,9% trong tổng số tiền Năm 2005, tốc độ tăngtrởng vẫn duy trì cao, cụ thể: số món TTKDTM tăng 12.566 món, chiếm

87,64% trong tổng số món, với số tiền là 3.826.320 triệu đồng, tăng593.860 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 64,1% trong tổng số tiền

Nh vậy trong 3 năm 2003, 2004, 2005, có thể thấy tỷ trọng thanh toánkhông dùng tiền mặt ngày càng tăng trong tổng số thanh toán Trong năm

2005, số món thanh toán tăng ít hơn năm 2004, tuy nhiên lợng tiền thanhtoán tăng lại cao hơn năm trớc nhiều, chứng tỏ nhiều món chuyển tiền,thanh toán lớn đã đợc chuyển qua Chi nhánh Sự tăng trởng này chứng tỏhoạt động thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh đã dần đợc khách hàng tínnhiệm và sử dụng, để có đợc điều đó, chất lợng thanh toán phải tăng nhiều

để thu hút khách hàng

Về phơng thức thanh toán cũng có nhiều biến đổi Năm 2003, số lợng tiềnchuyển bằng phơng thức thanh toán nội bộ chiếm tỷ trọng lớn, khoảng64,8%, TTBT là 23,5% và thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại là 11,7%

Đến năm 2005, tỷ lệ đó tơng ứng là 52%, 35,6%, 12,4%

Có đợc kết quả đó là do trong năm 2004, Chi nhánh đợc nâng cấp lênthành Chi nhánh cấp 1, đợc đầu t và đổi mới công nghệ thanh toán, ứngdụng chơng trình Hiện đại hoá vào quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn Nhờ vậy rút ngắn đợc thời gian thanh toán, vốn đợc chu chuyển nhanh hơn,

đem lại nhiều lợi nhuận cho cả Ngân hàng và khách hàng

B¶ng 4: T×nh h×nh thanh to¸n n¨m 2003, 2004, 2005 t¹i Chi nh¸nh NH§T&PT CÇu GiÊy

(Nguån: B¸o c¸o c¸c ph¬ng tiÖn thanh to¸n n¨m 2003, 2004, 2005)

B¶ng 5: T×nh h×nh c¸c ph¬ng thøc thanh to¸n vèn t¹i Chi nh¸nh NH§T&PT CÇu GiÊy

Về KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn

Đây là phân hệ nghiệp vụ có nhiều loại giao dịch phức tạp, liên quan trựctiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng Vì vậy, việckiểm soát các giao dịch này cần có sự quan tâm và đầu t đặc biệt Quá trìnhkiểm soát phải bao trùm đợc toàn bộ quy trình nghiệp vụ, điều kiện để thựchiện nghiệp vụ và kiểm soát sau khi nghiệp vụ hoàn thành

Tại chi nhánh Cầu Giấy, KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn đợc cài đặt trongcác chốt kiểm soát nh sau:

- Kiểm soát từ trớc khi nghiệp vụ phát sinh, Ban Giám đốc Chinhánh chịu trách nhiệm tổ chức, phân công, phân nhiệm để thực hiệnnghiệp vụ thanh toán vốn đúng quy định và chặt chẽ

- Kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Các giao dịch viên(GDV) và kiểm soát viên (KSV) thực hiện giao dịch và hoàn tất các thủtục cuối ngày trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm đợc quy định củamình

- Cuối ngày, toàn bộ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanhtoán vốn đợc tập hợp tại bộ phận Kế toán tổng hợp để kiểm soát lại cácgiao dịch

- Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) đợc thiết kế độc lập vớihoạt động nghiệp vụ, sẽ thờng xuyên hoặc định kỳ kiểm tra chứng từ, cácyếu tố liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn nhằm phát hiện và khắcphục kịp thời các sai sót, gian lận trong thực hiện nghiệp vụ

2.2.2.1 Môi trờng kiểm soát

Nền kinh tế nớc ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây, tỉ

lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5% Các quan hệ sản xuất, trao đổi,

ơng mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn Chính từ đó, nhu cầuthanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng Ngay cả trong ngân hàng, nhucầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiềucùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phảithiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanhchóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng.

Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểmsoát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nớc: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặcbiệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam Một hệ thống văn bản liên quan đợcban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng:Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đợctham gia vào các phơng thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệpvụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn;văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này Đó là các quyết

định nh: Quyết định 353/1997/QĐ-NHNN về quy chế chuyển tiền điện tử,Quyết định 309/2002/QĐ-NHNN về Quy chế thanh toán điện tử liên ngânhàng, quyết định 543/2002/QĐ-NHNN về xây dựng, cấp phát, quản lý và sửdụng chữ ký điện tử trong TTNĐTLNH, quy trình chuyển tiền theo quyết định

số 6953/QĐ-HĐH ngày 1/12/2004 của Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam,quyết định 3329/2004/QĐ-HĐH của NHĐT&PT về quy trình luân chuyển,kiểm soát và lu trữ chứng từ hạch toán kế toán, và các quy định khác về hệthống tài khoản sử dụng trong dự án Hiện đại hoá, văn bản vê nội dung kiểmtra nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn…

Tại Chi nhánh Cầu Giấy, Ban Giám đốc đã trực tiếp tham gia phổ biến cácvăn bản cho phòng nghiệp vụ, xây dựng và tổ chức các điều kiện về cơ sở hạtầng tin học, nhân sự và quy trình thanh toán, chuyển tiền

Về chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong TTLNH, đây là một yếu tố củachứng từ điện tử, đợc mã hoá và luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ

điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố trên chứng từ

điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng máy tính giữa các Tổ chức cungứng dịch vụ thanh toán Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị nh chữ

ký tay trên chứng từ giấy Giám đốc chi nhánh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sửdụng chữ ký điện tử cho trởng phòng và phó phòng (KSV) của Phòng khách

hàng Doanh nghiệp Hai cán bộ này có trách nhiệm bảo mật chữ ký điện tử củamình, không tiết lộ, bàn giao cho ngời khác sử dụng trong bất kỳ trờng hợpnào Trong phòng, máy tính và các trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử đợc

bố trí, sắp xếp ở vị trí khuất để khi sử dụng thì ngời khác không thể quan sát

đ-ợc mật mã và thao tác sử dụng Định kỳ, chữ ký điện tử đđ-ợc thay đổi để đảmbảo tính bảo mật Mã khoá truy nhập chơng trình của GDV cũng phải đợc th-ờng xuyên thay đổi để tránh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi

Môi trờng tin học và chơng trình ứng dụng

Tháng 10 năm 2003, Chi nhánh Cầu Giấy là một trong bảy đơn vị đợc chọn

áp dụng chơng trình Hiện đại hoá trong dự án Hiện đại hoá NHĐT&PT ViệtNam NHĐT&PT Việt Nam đã mời các công ty nh: Logical, Silverlake… t vấn

hỗ trợ kỹ thuật cho dự án Sau khi cân nhắc, so sánh những yêu cầu, quy chuẩn

và tiện ích của những sản phẩm mà mỗi công ty đa ra với những quy định củaNHNN Việt Nam, những chuẩn mực quốc tế cũng nh thực tế của NHĐT&PT,NHĐT&PT đã quyết định lựa chọn sản phẩm của công ty Silverlake áp dụngcho dự án

SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngân hàng tích hợp

Silverlake Theo hệ thống này, các nghiệp vụ ngân hàng đợc xây dựng trên cơ

sở tham số hoá, tức là dựa vào các thuật toán mà các nhà nghiên cứu đa ra cáctình huống khác nhau thay đổi linh hoạt cho phù hợp với những thay đổi củamôi trờng kinh doanh Đây cũng là hệ thống mở nên dễ dàng nâng cấp cho phùhợp với sự phát triển của nghiệp vụ sau này

Chơng trình SIBS phân chia hệ thống sản phẩm dịch vụ của ngân hàng thànhcác phần xử lý theo từng loại nghiệp vụ gọi là các phân hệ nghiệp vụ Có cácphân hệ nghiệp vụ nh sau:

- GL (General Ledger): Phân hệ kế toán tổng hợp

- Phân hệ tiền gửi gồm hai phần: CD (Certificate of Deposit) – Tiền gửi có kì hạn và DD (Demand Deposit) – Tiền gửi không kì hạn

- LN (Loan): Phân hệ tín dụng

- TF (Trade Finance): Phân hệ tài trợ thơng mại

- TS (Treasury): Phân hệ kinh doanh tiền tệ

- RM (Remittance): Phân hệ chuyển tiền