Nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Hoạt động kinh doanh Ngân hàng tại Việt Nam đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, cả về chiều rộng và chiều sâu. Các Ngân hàng đang gắng sức chạy đua để tăng thị phần của mình trong nền kinh tế. Họ luôn cố gắng tìm biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tạo ra các giá trị gia tăng mới, đem lại tiện ích cho khách hàng. Bất kỳ một điểm vượt trội nào cũng đều đem lại ưu thế cạnh tranh cho Ngân hàng. Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh, nhu cầu trao đổi, giao lưu thương mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nước và cả ngoài biên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ. Thanh toán bằng tiền mặt trở nên hạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng tăng lên. Xuất phát từ nhu cầu đó,và nhu cầu thanh toán giữa các ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nền kinh tế. Nhờ đó, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí lưu thông tiền mặt, tăng nhanh vòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. Đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hiệu quả thực thi chính sách tiền tệ. Khi Ngân hàng thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo an toàn nhanh chóng, chính xác thì không chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà đó cũng chính là lợi thế trong cạnh tranh của Ngân hàng. Khách hàng nhận được nhiều tiện ích và họ tin tưởng vào Ngân hàng thì họ sẽ đặt quan hệ lâu dài với Ngân hàng. Thanh toán là nghiệp vụ có nhiều giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng. Vì vậy, để đảm bảo được chất lượng của nghiệp vụ thanh toán như trên, ngân hàng phải có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt vào việc thiết kế và vận hành KSNB đối với nghiệp vụ này. Bởi vì chức năng của KSNB là duy trì việc tuân thủ các quy định, chế độ đã được đặt ra, kiểm soát và kiểm soát lại quy trình thực hiện công việc. Đó là một biện pháp hữu ích để nâng cao chất lượng thanh toán vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong hoạt động này. Tại NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam, hoạt động thanh toán mang lại doanh thu và lợi nhuận khá tốt cho ngân hàng. Do đó kiểm soát nội bộ được chú trọng nhằm giúp Ban lãnh đạo ngân hang nắm bắt được tình hình hoạt động thanh toán của ngân hàng, những rủi ro tiềm ẩn và có biện pháp phòng ngừa tuy nhiên vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, trải qua quá trình học tập nghiên cứu, tôi đã lựa chọn đề tài cho luận văn của mình: “Nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam”.

HOµNG THÞ HUÖ

N©ng cao chÊt lîng kiÓm so¸t néi bé nghiÖp vô thanh to¸n t¹i Chi nh¸nh Së giao dÞch 1 NHTMCP

§Çu t vµ Ph¸t triÓn ViÖt Nam

Chuyªn ngµnh: Kinh tÕ tµi chÝnh – Ng©n hµng

Ngêi híng dÉn khoa häc:

GS.TS NGUYÔN V¡N NAM

Hµ néi, 2014

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Các số liệu, dữ liệu nêu trong luận văn là trung thực với nguồn tríchdẫn trong phần phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo Những kết luậnkhoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ công trìnhnghiên cứu nào.

Tác giả luận văn

Hoàng Thị Huệ

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

TÓM TẮT LUẬN VĂN

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG NHTM 4

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.3 Phân loại kiểm soát 10

1.1.4 Các yếu tố của HTKSNB 11

1.2 Nghiệp vụ thanh toán và chất lượng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán trong Ngân hàng thương mại 15

1.2.1 Nghiệp vụ thanh toán trong NHTM 15

1.2.2 Chất lượng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán trong NHTM 24 1.3 Kinh nghiệm thế giới về kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại 30 1.3.1 Đặc thù quản lý 31

1.3.2 Chính sách nhân sự 31

1.3.3 Môi trường bên ngoài 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 – NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 35

2.1 Khái quát về Chi nhánh Sở giao dịch 1 – Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Sở giao dịch 1 – Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam 35

2.1.3 Hoạt động kinh doanh của Sở giao dịch 1 - Ngân hàng Đầu tư và

Phát triển Việt Nam 40

2.2 Thực trạng hoạt động dịch vụ thanh toán và chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 43

2.2.1 Thực trạng hoạt động dịch vụ thanh toán của Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCPĐT&PTVN 43

2.2.2 Thực trạng chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại NHTMCP ĐT&PT Chi nhánh Sở giao dịch 1 51

2.3 Đánh giá về chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại NHTMCP ĐT&PT Chi nhánh Sở giao dịch 1 79

2.3.1 Những kết quả đạt được 79

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân 81

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 86 3.1 Định hướng phát triển của Chi nhánh Sở giao dịch 1 trong thời gian tới 86 3.1.1 Định hướng hoạt động kinh doanh 86

3.1.2 Mục tiêu hoạt động KSNB nói chung và KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn 87

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 88

3.2.1 Cải thiện môi trường kiểm soát chung 88

3.2.2 Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, 95

3.2.3 Chủ động với những biến động từ môi trường bên ngoài 98

3.2.4 Tăng cường công tác dự báo, nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro 98

3.3 Một số kiến nghị 99

3.3.1 Kiến nghị với NHNN 99

3.3.2 Kiến nghị với NHTMCPĐT&PT Việt Nam 100

KẾT LUẬN 102

BIDV Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt NamGDV Giao dịch viên

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB Kiểm soát nội bộ

KSV Kiểm soát viên

KTNB Kiểm toán nội bộ

NHBB Ngân hàng bán buôn

NHBL Ngân hàng bán lẻ

NHTM Ngân hàng thương mại

NHTMCP Ngân hàng thương mại cổ phần

NHTMNN Ngân hàng thương mại nhà nước

TCKT Tài chính kế toán

TCTD Tổ chức tín dụng

TMCP Thương mại cổ phần

TTBT Thanh toán bù trừ

TTĐTLNH Thanh toán điện tử liên ngân hàng

TTSP Thanh toán song phương

TTTT Trung tâm thanh toán

Bảng 1.1: Cơ cấu nhân viên theo khu vực năm 2011 và 2012 32

Bảng 1.2: Các chương trình đào tạo năm 2012 33

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008-2012 42

Bảng 2.2: Tình hình thanh toán bù trừ giấy tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 47

Bảng 2.3: Tình hình thanh toán điện tử liên ngân hàng tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 48

Bảng 2.4: Thanh toán qua tài khoản Nostro 2008-2012 51

BIỂU Biểu đồ 2.1: Nguồn vốn huy động 40

Biểu đồ 2.2: Quy mô tín dụng Chi nhánh Sở giao dịch 1 giai đoạn 2008-2012 41

Biểu đồ 2.3: Doanh số của dịch vụ thanh toán song phương 50

SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mô hình thanh toán liên hàng mở rộng tại Sở giao dịch 1 BIDV 49

HOµNG THÞ HUÖ

N©ng cao chÊt lîng kiÓm so¸t néi bé nghiÖp vô thanh to¸n t¹i Chi nh¸nh Së giao dÞch 1 NHTMCP

§Çu t vµ Ph¸t triÓn ViÖt Nam

Chuyªn ngµnh: Kinh tÕ tµi chÝnh – Ng©n hµng

Ngêi híng dÉn khoa häc:

GS.TS NGUYÔN V¡N NAM

Hµ néi, 2014

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động kinh doanh Ngân hàng tại Việt Nam đang ngày càng phát triểnmạnh mẽ, cả về chiều rộng và chiều sâu Các Ngân hàng đang gắng sức chạy đua đểtăng thị phần của mình trong nền kinh tế Họ luôn cố gắng tìm biện pháp nâng caochất lượng sản phẩm, dịch vụ, tạo ra các giá trị gia tăng mới, đem lại tiện ích chokhách hàng Bất kỳ một điểm vượt trội nào cũng đều đem lại ưu thế cạnh tranh choNgân hàng

Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh, nhu cầu trao đổi,giao lưu thương mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nước và cả ngoàibiên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ Thanh toán bằng tiền mặt trở nênhạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng tăng lên Xuấtphát từ nhu cầu đó,và nhu cầu thanh toán giữa các ngân hàng, nghiệp vụ thanh toánđóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nền kinh tế Nhờ đó,hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí lưu thông tiền mặt, tăng nhanhvòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội Đồngthời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hiệu quả thực thi chínhsách tiền tệ

Khi Ngân hàng thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo an toàn nhanhchóng, chính xác thì không chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà đó cũng chính làlợi thế trong cạnh tranh của Ngân hàng Khách hàng nhận được nhiều tiện ích và họtin tưởng vào Ngân hàng thì họ sẽ đặt quan hệ lâu dài với Ngân hàng

Thanh toán là nghiệp vụ có nhiều giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đếnvấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng Vì vậy, để đảm bảo được chấtlượng của nghiệp vụ thanh toán như trên, ngân hàng phải có sự quan tâm và đầu tưđặc biệt vào việc thiết kế và vận hành KSNB đối với nghiệp vụ này Bởi vì chứcnăng của KSNB là duy trì việc tuân thủ các quy định, chế độ đã được đặt ra, kiểm

soát và kiểm soát lại quy trình thực hiện công việc Đó là một biện pháp hữu ích đểnâng cao chất lượng thanh toán vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong hoạt động này.Tại NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam, hoạt động thanh toán mang lạidoanh thu và lợi nhuận khá tốt cho ngân hàng Do đó kiểm soát nội bộ được chútrọng nhằm giúp Ban lãnh đạo ngân hang nắm bắt được tình hình hoạt động thanhtoán của ngân hàng, những rủi ro tiềm ẩn và có biện pháp phòng ngừa tuy nhiên vẫncòn nhiều tồn tại cần khắc phục.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, trải qua quá trình học tập nghiên cứu, tôi đã lựa

chọn đề tài cho luận văn của mình: “Nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam”.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn đi sâu vào nghiên cứu việc thiết kế và vậnhành của KSNB trong nghiệp vụ thanh toán, và môi trường trong đó KSNB hoạtđộng nhằm đánh giá tính hữu hiệu của KSNB Từ đó đưa ra những tồn tại và giảipháp nâng cao chất lượng công tác KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sởgiao dịch 1-NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ tậptrung nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốntrong nước tại Chi nhánh Sở giao dịch 1-NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

3 Phương pháp nghiên cứu

Để nắm một cách đầy đủ thực trạng, tác giả phải tiến hành thực hiện các cuộc khảo sát như sau:

• Thảo luận với một số nhà quản lý, kiểm toán viên nội bộ và một số cán bộ tạimột số ngân hàng thương mại quốc doanh và cổ phần của Việt Nam về các vấn đề

về rủi ro trong nghiệp vụ thanh toán tại các ngân hàng thương mại Việt Nam, cácbiện pháp kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán hiện đang áp dụng và hạnchế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam Thông qua đánh giá của các chuyên gia ngân hàng về chất lượng dịch vụ thanh

toán và năng lực quản trò, điều hành của các NHTM Việt Nam và kết quả thu thậpđược từ các cuộc khảo sát, tác giả rút ra các rút ra những ưu điểm và tồn tại của kiểmsoát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn trong các NHTM Việt Nam hiện nay.

- Từ thực tế và lý luận, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công táckiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 –NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nạm

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB nghiệp vụ thanh toántrong Ngân hàng thương mại

Chương 2: Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch1-Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP

VỤ THANH TOÁN TRONG NHTM

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

Trong tổ chức có thể có nhiều cách phân cấp quản lý khác nhau song chungnhất thường là phân thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô Để đảm bảo hiệu quảhoạt động, tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trongtất cả các khâu Công việc rà soát này có tên là kiểm soát Kiểm soát có thể đượchiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách, biện pháp

cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể quyền vàlợi ích tương ứng, nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tụcquản lý… Tuy nhiên, thông dụng nhất vẫn là kiểm soát nội bộ đơn vị

Có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đưa ra:

Khái niệm 1: HTKSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng,nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo

Khái niệm 2: HTKSNB là toàn bộ những chính sách, quy định và thủ tục kiểmsoát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quảcủa các hoạt động trong khả năng có thể (Theo IAS 400)

Khái niệm 3: Theo COSO (Committee of sponsoring organization of treadwaycommision), HTKSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng của người quản lý, hộiđồng quản trị, và các nhân viên của tổ chức, được thiết lập để cung cấp một sự đảmbảo hợp lý, nhằm thực hiện các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, báo cáo tài chính

+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Khái niệm thứ 3 được đánh giá là khái quát đầy đủ và toàn diện nhất vềHTKSNB Theo đó, ta có thể hiểu được bản chất của HTKSNB trên những điểmnhư sau:

Thứ nhất, HTKSNB là một quy trình Đó là một chuỗi các công việc đượcthực hiện liên tục và toàn diện ở tất cả các khâu trong tổ chức, chứ không phải mộthoạt động, một công việc diễn ra đơn lẻ, nhất thời Nó gắn liền với quá tŕnh hoạtđộng của tổ chức

Thứ hai, HTKSNB được thực hiện bởi nhân tố con người Đó là hội đồng quảntrị, các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức Con người trực tiếp tham gia vàoquá trình kiểm soát thông qua việc cài đặt và thực hiện các chính sách, thủ tục kiểmsoát trong từng hoạt động cụ thể, và từ đó có sự kiểm soát tổng thể đối với hoạtđộng của tổ chức Chính vì vậy, nhân tố con người đóng vai trò quyết định trongHTKSNB

Thứ ba, HTKSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảmbảo tuyệt đối cho nhà quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra Sự đảm bảo hợp lý đó

là mức tốt nhất có thể đối với từng HTKSNB Thực tế là, mỗi HTKSNB cho dùđược thiết kế hoàn hảo tới đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện hết các saiphạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của HTKSNB

Thứ tư, HTKSNB được thiết lập nhằm hướng tới những mục tiêu nhất địnhcủa đơn vị, bao gồm 4 mục tiêu cơ bản như trên Để thực hiện được các mục tiêutrên, các nhà quản lý cần thiết lập, thực hiện và thường xuyên kiểm tra, đánh giá cácquy định, chính sách và các thủ tục kiểm soát có thực hiện được những mục tiêumong muốn hay không

1.1.2 Nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

HTKSNB được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị:

Thứ nhất là, bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị

Ngân hàng nắm giữ lượng tài sản có giá trị rất lớn: tiền mặt, giấy tờ có giá, cáctài sản thế chấp, cầm cố…, bên cạnh đó, những thông tin liên quan tới hoạt độngngân hàng có tính bảo mật cao và liên quan đến nhiều đối tượng trong nền kinh tế.Chúng rất dễ bị lạm dụng, đánh cắp vì nhiều mục đích khác nhau Chính vì thế, cácngân hàng cần thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ hạn mức, quyền vàtrách nhiệm của các thành viên tham gia để có được sự kiểm soát chặt chẽ đối vớitài sản và thông tin của mình

Thứ hai là, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ phận kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứquan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, từ các cấp quản lý ở đơn vịđến cấp quản lý nhà nước, đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng phải chịu sự điều chỉnhcủa nhiều cơ quan quản lý nhà nước HTKSNB phải đảm bảo các thông tin đó đượcđưa ra có tính kịp thời về mặt thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạtđộng và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh

tế, tài chính

Thứ ba là, Đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý

Do tính đặc biệt của ngành kinh doanh ngân hàng, việc tuân thủ các chế độpháp lý trong kinh doanh là quan trọng thiết yếu HTKSNB được thiết kế trongngân hàng phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý trong hoạt động kinh doanhcủa ngân hàng phải được tuân thủ đúng mức HTKSNB cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt độngkinh doanh ngân hàng

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm, gian lận trongmọi hoạt động của ngân hàng

+ Đảm bảo việc hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính theo đúng chế độcủa NHNN và Bộ tài chính

Thứ tư là, Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

HTKSNB được thiết lập nhằm tránh sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp,

tránh lãng phí và sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả Đồng thời, có thể phát hiệnkịp thời những rắc rối, rủi ro trong hoạt động kinh doanh để hoạch định những biệnpháp đối phó, phòng ngừa, giảm các thiệt hại.

Bên cạnh đó, HTKSNB sẽ phát hiện và khắc phục những thiếu sót của cáckênh truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ các nhà quản trị xuống dưới Từ đó, giúpnâng cao hiệu lực và khả năng quản lư của bộ máy quản lư

Thực tế là, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâucũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai sót có thể xảy ra, đó là những hạn chế

cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Những hạn chế đó được xác định như sau:

• Ban Giám đốc thường yêu cầu chi phí cho HTKSNB không vượt quá lợi ích

do hệ thống đó mang lại

• Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp

đi lặp lại mà không xét đến những nghiệp vụ bất thường

• Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí hoặc do không hiểu rõ yêu cầucông việc

• Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự thông đồng giữa mộtthành viên của Ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác trong hoặcngoài đơn vị

1.1.2.2 Vai trò kiểm soát nội bộ

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là phương thức nhằm quản lý, giảm thiểurủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp

Rủi ro của doanh nghiệp là khả năng doanh nghiệp không đạt mục tiêu củamình Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của doanh nghiệp được chia làm 3 loại:Rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài) Rủi ro từ sự thay đổi của môitrường kinh doanh, thị yếu người tiêu dùng, các doanh nghiệp cạnh tranh, lạm phát,thiên tai, bão lũ, khủng hoảng tài chính tiền tệ, … Đây là những rủi ro xuất phát từphía ngoài, tự bản thân doanh nghiệp không thể kiểm soát hết được loại rủi ro này

và tất yếu ít nhiều hay trực tiếp, gián tiếp chịu ảnh hưởng trong suốt quá trình hoạtđộng của mình

Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ) Rủi ro xảy ra khi bộ máy cồng kềnh,hoặc bỏ sót lĩnh vực cần phải kiểm soát, do đội ngũ nguồn nhân lực kém năng lực,không trung thực, bộ máy kế toán làm việc sai chế độ, làm thất thoát tài sản, … Nhưvậy, từ khi doanh nghiệp ra đời đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, rủi ronày luôn tồn tại Đây là những rủi ro mà doanh nghiệp hoàn toàn có điều kiện đểhiểu, kiểm soát, có biện pháp đối phó.

Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật) Rủi ro tuân thủ xảy ra khi doanhnghiệp hoạt động không tuân thủ pháp luật, không tuân thủ thực hiện những camkết, thoả thuận đã tham gia ký kết Hoạt động kinh doanh trong thị trường cạnhtranh, doanh nghiệp không tuân thủ pháp luật sẽ bị cưỡng chế phải tuân thủ hoặc bịtẩy chay, buộc chấm dứt hoạt động

Chấp nhận hoạt động kinh doanh là chấp nhận rủi ro Mưu cầu mức lợi nhuậncao, rủi ro sẽ lớn và ngược lại Nếu không muốn đối đầu với bất kỳ rủi ro nào,doanh nghiệp chỉ có một cách duy nhất là không hoạt động kinh doanh Doanhnghiệp còn hoạt động là còn phải tìm cách đối phó với rủi ro

Nếu doanh nghiệp chọn cách tự chấp nhận rủi ro, đồng nghĩa với doanhnghiệp không thực hiện bất kỳ phương án nào nhằm mục tiêu giảm thiểu rủi ro, khixảy ra rủi ro, doanh nghiệp sẽ tiến hành xử lý tổn thất Không phải rủi ro nào mức

độ tổn thất của nó cũng có thể xử lý và chấp nhận được Có những thiệt hại xảy ra

có thể đưa doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phá sản Đây chưa phải là sự lựa chọntối ưu của các doanh nghiệp

Chuyển giao rủi ro là biện pháp rất nhiều doanh nghiệp áp dụng Chuyển giaorủi ro là việc doanh nghiệp chuyển việc bồi thường tổn thất cho doanh nghiệp kinhdoanh bảo hiểm Thay vào đó, doanh nghiệp thực hiện trả tiền phí cho đơn vị bảohiểm Tuy nhiên doanh nghiệp bảo hiểm không thực hiện bảo hiểm cho mọi rủi ro

mà chỉ thực hiện bảo hiểm cho những rủi ro xảy ra do nguyên nhân khách quan,doanh nghiệp không thể kiểm soát được Chính vì vậy chuyển giao bảo hiểm cũngkhông phải là phương thức tối ưu trong việc xử lý rủi ro

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể không kiểm soát, ngăn chặn được toàn bộ rủi

ro, nhưng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể kiểm soát được,

đó là thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo phương thức này, doanhnghiệp tự lực thiết kế, thực hiện các phương pháp cụ thể nhằm bảo vệ an toàn mọitài sản cho doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện chuyển giao rủi ro qua bảohiểm là hai phương thức thường được sử dụng kết hợp với nhau để giảm thiểu tối đanhững trở ngại trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, để rủi ro xảy ra sẽ gây một tổn thấtnặng nề, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là giải pháp hiệu quả hơn cả

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích chodoanh nghiệp như: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tàichính; tăng cường công tác kiểm toán, kiểm soát nội bộ nhằm giám sát và ngănngừa sai sót; Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp do bênthứ ba hoặc nhân viên gây ra; Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà

có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp; Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách vàquy trình kinh doanh của doanh nghiệp; Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi rokhông cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ; Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩntrong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kếhoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm,…); Bảo vệ tài sản khỏi bị hưhỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo mọi thành viêntuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy địnhcủa pháp luật; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực

và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựnglòng tin đối với họ

Đối với những doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổđông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởngcao của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là mộtnhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quantrọng đối với doanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trảgiá cao hơn cho những doanh nghiệp có rủi ro thấp hơn

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ còn có tác dụng giảm thiểu sự xung độtquyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động.Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung-quyền lợiriêng của hai đối tượng trên luôn tồn tại song hành Người lao động vì quyền lợiriêng của mình có thể làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức,của người sử dụng lao động cũng như việc người sử dụng lao động lợi dụng thẩmquyền thực hiện những điều có lợi cho riêng mình, gây thiệt hại cho tổ chức, chophần lớn người lao động

Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thốngkiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiềukhó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinhnghiệm giám sát trực tiếp của bản thân

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự quan trọng và có ích đối với hoạtđộng bền vững và sự phát triển của doanh nghiệp

1.1.3 Phân loại kiểm soát

Dựa trên cơ sở tác dụng cũng như giai đoạn tiến hành của các thủ tục kiểmsoát, có thể chia thành một số loại kiểm soát:

1.1.3.1 Kiểm soát phòng ngừa

Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi cho phép nghiệp vụ tiếnhành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro Vídụ: Trong nghiệp vụ cho vay, trước khi cho vay, cán bộ tín dụng thực hiện thẩmđịnh yêu cầu vay, dự án đầu tư, tình hình tài chính… của khách hàng vay Tuy vậykhông có kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm rủi ro xuống bằng không

1.1.3.2 Kiểm soát thực hiện

Kiểm soát thực hiện được tiến hành cùng với quá trình thực hiện công việc đểphát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn Các thủ tục kiểm soát, các chốtkiểm soát được cài đặt trong chính quy trình thực hiện nghiệp vụ Ví dụ: trongnghiệp vụ cho vay, cán bộ tín dụng xem xét xem hợp đồng tín dụng, chứng từ giảingân có hợp lệ, hợp pháp không; việc quyết định cho vay có đúng thẩm quyềnkhông; đối tượng giải ngân có đúng với đơn xin vay không…

1.1.3.3 Kiểm soát bù đắp

Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho những thủtục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, thườngthiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tạiđồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát Mục đích của việc này là nhằm

đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầmlẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngănchặn và phát hiện các sai sót hay gian lận Ví dụ: trong hoạt động tín dụng, việcthường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của kháchhàng vay, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay… chính là kiểm soát bù đắp

1.1.4 Các yếu tố của HTKSNB

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát chung

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn

vị ảnh hưởng đến quá trình thiết lập, vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB, trong

đó chủ yếu là quan điểm, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong đơn vị

 Đặc thù về quản lý

Một nhà quản lý có quan điểm, triết lý trong quản lý như thế nào, họ sẽ tạomôi trường như thế Quan điểm, triết lý quản lý đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệuquả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị Nếu một nhà quản lý cho rằngcông tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, họ sẽ cónhận thức và hành động đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát thông qua việcxây dựng và thực hiện tuân thủ các quy định và chế độ đề ra Việc phân chia quyềnlực trong tổ chức cũng tác động đến hiệu quả của kiểm soát Trường hợp quyền lựctập trung quá ít thì kiểm soát nếu có chỉ là hình thức, bị vô hiệu hoá Nếu quá phântán thì sẽ gây ra sự chồng chéo, có thể bỏ sót một số chốt kiểm soát

 Đặc thù về tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong ngân hàng sẽ tạo được môi trường kiểm soáttốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dướitrong việc ban hành các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các

quyết định đó trong toàn bộ ngân hàng Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý nhưvậy, nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:

 Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của ngân hàng,không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

 Thực hiện sự phân chia độc lập giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghichép sổ sách và bảo quản tài sản

 Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận để duy trì sự kiểm soát lẫn nhau

 Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm tất cả các phương pháp quản lý cũng như chế độđối với người lao động như: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương,chế độ đãi ngộ, đề bạt… Chính sách nhân sự tốt sẽ tạo môi trường tốt cho kiểm soátbởi nhân tố con người chính là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soáttrong hoạt động của ngân hàng Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, nhiềuquá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu

đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù ngân hàng có thiết kế và vận hànhcác chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém nănglực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì kiểm soát nội bộcũng không thể phát huy hiệu quả

Kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểmtoán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động

của ngân hàng Thực chất, đó cũng là công việc kiểm soát: kiểm soát lại chức năngkiểm soát khác Từ đó phát hiện ra những khâu còn yếu, còn thiếu, những chínhsách, thủ tục lỗi thời để từ đó đề xuất phương án cải tiến Kiểm toán nội bộ khôngđược cài đặt trong quy trình nghiệp vụ mà được thiết kế độc lập với các hoạt độngnghiệp vụ Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạntương đối rộng rãi để đảm bảo hiệu lực hoạt động

Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lýnhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý,cũng như việc thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhân tốnày bao gồm: tình hình phát triển kinh tế, xã hội, sự kiểm soát của các cơ quan chứcnăng, môi trường pháp lý, đường lối phát triển kinh tế của đất nước…

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm tất cả những nhân tố ảnh hưởng đếnquá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đónhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điềuhành của các nhà quản lý

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Ngoài chức năng ghi chép sổ sách, tính toán và phân loại, tổng hợp các thôngtin của kế toán tài chính vào các sổ sách và báo cáo tài chính thích hợp mà nó cònđóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chínhtrong đơn vị thông qua quá trình thu thập, tính toán, đối chiếu và ghi chép, phân loạithông tin, trên cơ sở sử dụng các phương pháp kế toán thì kế toán cung cấp chứcnăng kiểm soát toàn diện thường xuyên đối với các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính có thực: việc ghi chép sổ sách kế toán phải dựa trên cơ sở nghiệp vụ cóthật và phản ánh khách quan với nghiệp vụ đã diễn ra và hoàn thành

Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra phải được phê chuẩn hợp lý

Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sự đánh giá: đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Kiển tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

Đối chiếu số liệu của đơn vị với bên ngoài

So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được

phân chia cụ thể cho các bộ phận và cá nhân trong đơn vị Điều đó tạo sự chuyênmôn hoá trong công việc, khi có sai sót thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly

thích hợp giữa các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vilạm dụng quyền hạn Muốn vậy phải đảm bảo yêu cầu: đảm bảo sự phân tách chứcnăng (người giữ tài sản vật chất không kiêm nhiệm sổ sách) và thường xuyên có sựkiểm tra, đối chiếu giữa các chức năng liên quan để kịp thời phát hiện sai sót để cóbiện pháp điều chỉnh kịp thời

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Trách nhiệm và quyền hạn có thể được

uỷ quyền cho các cấp trong đơn vị mà vẫn không làm mất tính tập trung trong đơn

vị Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ phải đượcphê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện theo hai bước: phê chuẩn chung

và phê chuẩn cụ thể

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:việc quy định chứng từ và sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối vớitài sản và sổ sách phải độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

1.2 Nghiệp vụ thanh toán và chất lượng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán trong Ngân hàng thương mại

1.2.1 Nghiệp vụ thanh toán trong NHTM

1.2.1.1 Vài nét khái quát về NHTM

Ngân Hàng (NH) được hình thành và phát triển trải qua một quá trình lâu dàivới nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau Trong thời kỳ đầu vào khoảng thế kỷthứ XV đến thế kỷ thứ XVIII, các NH còn hoạt động độc lập với nhau Đó là trunggian tín dụng, trung gian thanh toán cho nền kinh tế và phát hành giấy bạc cho NH.Sang thế kỷ XVIII, lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển Việc các NHcùng thực hiện chức năng phát hành giấy bạc ngân hàng làm cho lưu thông cónhiều loại giấy bạc khác nhau đã cản trở cho quá trình lưu thông hàng hóa pháttriển kinh tế Chính điều này đã dẫn đến phân hoá hệ thống NH Lúc này hệ thống

NH đã phân làm hai nhóm: thứ nhất là nhóm các NH được phép phát hành tiền,được gọi là NH phát hành sau đổi thành NHTW Thứ hai là các NH không đượcphép phát hành tiền, chỉ làm trung gian tín dụng, trung gian thanh toán trong nềnkinh tế được gọi là NH trung gian Đây là một mắt xích cực kỳ quan trọng nốigiữa NHTW với nền kinh tế, cũng như là cầu nối để những người có vốn và nhữngngười cần vốn gặp nhau

Thời kỳ đầu khi mới thực hiện sự phân hoá hệ thống NH, các NH trung gianthực hiện tất cả các hoạt động của nó như nhận tiền gửi, cho vay và làm các dịch vụthanh toán Ban đầu, các NH chủ yếu nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn ngắn

và cho vay ngắn hạn Về sau, nó thực hiện cả cho vay trung hạn, dài hạn bằng

nguồn vốn trung hạn, dài hạn do huy động tiền gửi trung hạn, dài hạn và phát hànhtrái khoán.

Hoạt động NH ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của thị trườngchứng khoán đòi hỏi hình thành nên những NH, những trung gian tài chính chuyênhoạt động trong một lĩnh vực nào đó, phân chia NH trung gian thành các NH hoạtđộng trong lĩnh vực riêng: NHTM, NH đầu tư, NH phát triển

Đặc trưng NH được thể hiện rõ nhất thông qua các chức năng sau:

- Chức năng làm thủ quỹ cho xã hội

- Chức năng trung gian thanh toán

- Chức năng làm trung gian tín dụng

- Chức năng “tạo tiền”

NH làm trung gian thanh toán khi nó thực hiện thanh toán theo yêu cầu củakhách hàng như: trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hoá,dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng, tiền thu bán hàng và cáckhoản thu khác theo lệnh của họ

NH thực hiện chức năng trung gian thanh toán trên cơ sở nó thực hiện chứcnăng làm thủ quỹ cho xã hội Việc nhận tiền gửi và theo dõi các khoản thu, chi trêntài khoản tiền gửi của khách hàng là tiền đề để NH thực hiện vai trò trung gianthanh toán Mặt khác, việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa các chủ thể kinh

tế có nhiều hạn chế như rủi ro do phải vận chuyển tiền, chi phí thanh toán lớn, đặcbiệt là với khách hàng ở cách xa nhau

Chức năng trung gian thanh toán có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế

Trước hết, thanh toán không dùng tiền mặt qua NH góp phần tiết kiệm chi phílưu thông tiền mặt và đảm bảo thanh toán an toàn Khả năng lựa chọn hình thứcthanh toán thích hợp cho phép khách hàng thực hiện thanh toán chính xác hiệu quả.Điều này góp phần tăng nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, tốc độ luân chuyển vốn

và hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội

Mặt khác, việc cung ứng một dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt có chấtlượng làm tăng uy tín cho NH và do đó tạo điều kiện để thu hút nguồn vốn tiền gửi

Chu chuyển tiền tệ hiện nay chủ yếu thông qua hệ thống NHTM và do vậy, chỉkhi chức năng trung gian thanh toán được hoàn thiện thì vai trò của NHTM mớiđược nâng cao hơn với tư cách là người thủ quỹ cho xã hội.

1.2.1.2 Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa của thanh toán giữa các ngân hàng

- Khái niệm: Thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa cácchi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phát sinh trên

cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyển của các đơn vị,

tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chính bản thân NH

- Sự cần thiết thanh toán giữa các NH: Hoạt động kinh tế ngày càng phát triển,theo đó là sự phát triển của thanh toán tiền tệ trong nước và quốc tế Mối quan hệngày càng đa dạng, điều đó không chỉ đòi hỏi sự gia tăng hoạt động của hệ thốngngân hàng nói chung mà còn làm cho hoạt động thanh toán vốn giữa các NH ngàycàng trở nên cần thiết Điều đó thể hiện như sau:

Nền kinh tế ngày càng phát triển thì việc trao đổi hàng hoá dịch vụ không chỉ

bó hẹp ở một địa phương mà nó còn mở rộng ra mọi miền đất nước Hiện nay,nhiều hệ thống NHTM và các tổ chức tín dụng khác nhau có mạng lưới chi nhánhtrong toàn quốc Bên cạnh đó, khách hàng được quyền lựa chọn NH để mở tàikhoản cho mình Do đó, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ giữa người mua và ngườibán qua hai NH khác nhau là rất cần thiết Nó giúp cho việc thanh toán các khoản

nợ giữa các tác nhân trong nền kinh tế một cách dễ dàng, nhanh chóng, đem lại hiệuquả to lớn cho kinh tế-xã hội

Việc cấp chuyển vốn, kinh phí, chuyển tiền thực hiện nghĩa vụ ngân sách diễn

ra thường xuyên, liên tục đòi hỏi phải có nghiệp vụ thanh toán giữa các NH để đápứng yêu cầu của việc chuyển vốn trong nền kinh tế

Ngân hàng, tổ chức tín dụng không chỉ là nơi cung ứng các dịch vụ thanh toán

mà còn là chủ thể tổ chức tham gia vào hệ thống thanh toán, thực hiện việc thanhtoán trong phạm vi nội bộ của chính hệ thống các NH như: điều chuyển vốn, cấpvốn, chuyển nhượng tài sản, nộp khấu hao, chuyển lãi lỗ đảm bảo cho việc quản lý

và sử dụng vốn được khép kín trong toàn hệ thống NHTM

Để làm tốt các nghiệp vụ trên, thanh toán giữa các NH ra đời là một tất yếu

- Ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các ngân hàng:

o Thanh toán giữa các NH là hành lang cho thanh toán không dùng tiền mặtphát triển

o Thanh toán giữa các NH góp phần phục vụ sản xuất, lưu thông hàng hoáphát triển, bởi nếu tổ chức tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các NH sẽ đảm bảo chothanh toán nhanh, chính xác, an toàn Từ đó giúp cho các doanh nghiệp, cá nhân thuhồi vốn nhanh, đầy đủ để tiếp tục chu kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo

o Thể hiện chức năng tập trung vốn trong thanh toán của NH trong nền kinh tếquốc dân là NH đã phát huy được vai trò giám đốc đối với nền kinh tế, nâng cao uytín, góp phần tăng cường vai trò làm trung gian thanh toán cho nền kinh tế

o Thực hiện thanh toán giữa các NH giúp cho NH và các TCTD thu hút đượclượng vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các doanh nghiệp, các tầng lớp dân cư đểcho vay phục vụ phát triển kinh tế, tăng trưởng nguồn vốn cho NH Ngoài ra,thông qua các dịch vụ thanh toán, NH đã tiết kiệm được chi phí trong lưu thông,chi phí bảo quản, hạn chế tham ô, lợi dụng, bảo vệ an toàn tài sản Trong quátrình thanh toán, người mua không phải mang một lượng tiền mặt rất lớn đểthanh toán cho người bán mà thực hiện thanh toán thông qua các dịch vụ thanhtoán qua NH

o Thanh toán giữa các NH không chỉ tạo điều kiện cho các NH tổ chức quản

lý vốn và điều hoà vốn có hiệu quả trong cả nước mà còn tạo điều kiện nối liền các

cơ sở NH thành một hệ thống chặt chẽ và điều hoà vốn trong nội bộ hệ thống NH.Điều đó làm tăng tốc độ vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn, tránh tình trạng

có NH thừa vốn mà vẫn phải trả lãi tiền gửi cho khách hàng, trong khi đó lại có NHthiếu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh có thể thu đượcnguồn lợi lớn Thông qua điều chuyển vốn, NH thiếu vốn vẫn giữ được khách hàng

và tiến hành hoạt động kinh doanh trôi chẩy, chi nhánh thừa vốn vẫn có thu nhập từnguồn vốn thừa do hưởng lãi suất điều hoà

1.2.1.3 Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán vốn nên khi tổ chức thực hiệnphải đảm bảo các điều kiện như sau:

- Điều kiện về pháp chế

Thanh toán vốn cần phải được điều chỉnh bởi các văn bản pháp quy của Nhànước và NHNN Theo đó, phải xây dựng hệ thống văn bản pháp quy về chuyển tiềnđiện tử, thanh toán bù trừ, chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệu trên các vật mang tinhoặc truyền qua mạng máy tính trong hạch toán kế toán… để các ngân hàng vậndụng trong việc tổ chức thanh toán của mình cũng như tham gia vào hệ thống thanhtoán liên ngân hàng do NHNN tổ chức

- Điều kiện về mô hình hoạt động

Hệ thống thanh toán phải phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động của cácngân hàng, phải đáp ứng nhu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từng bước hiện đạihoá công nghệ ngân hàng

- Điều kiện về kỹ thuật

Phải có đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tínhcùng các thiết bị ngoại vi, chương trình phần mềm tin học, đường truyền, trụ sở…

để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản và tiết kiệm chi phí

- Điều kiện về vốn trong thanh toán

Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanh toán kịp thời,sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau Vốn để đảm bảo thanh toán gồm:

Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt

Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các tổ chức tín dụng khác

- Thanh toán bù trừ khác hệ thống (bằng giấy và điện tử)

- Thanh toán điện tử liên ngân hàng

- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ

- Mở tài khoản lẫn nhau để thanh toán

- Thanh toán song phương

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đi sâu nghiên cứu KSNBđối với các phương thức chính là: Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng

hệ thống, thanh toán bù trừ khác hệ thống, thanh toán điện tử liên ngân hàng,thanh toán song phương Đây cũng là các phương thức thanh toán vốn chủ yếutrong NHTM

a) Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng

Ngày 20/10/1997, thống đốc NHNN Việt Nam đã ra quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 về việc ban hành Quy chế chuyển tiền điện tử

Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (chuyển tiền điện tử) là phương thứcthanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống bằngchương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính vàmạng truyền tin nội bộ Thực chất của thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việcchuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụthanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa các khách hàng (người chi trả và người thụhưởng) trong trường hợp các khách hàng đó không cùng mở tài khoản tại cùngmột chi nhánh ngân hàng; hoặc là chuyển cấp vốn, điều hoà vốn trong nội bộ một

hệ thống ngân hàng

Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng, có thể bố trí, tổ chức thanh toánliên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp Bên cạnh hệ thống thanh toán ngân hàngtoàn hệ thống, có thể tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trên cùngmột địa bàn (tỉnh, thành phố ) để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngânhàng trên cùng một địa bàn và thực hiện việc kiểm soát, đối chiếu liên chi nhánh ngânhàng theo sự uỷ quyền của cấp Trung ương (Hội sở chính)

Quá trình thanh toán được thực hiện trong môi trường pháp lý và kỹ thuật

được chuẩn hoá cao trên mạng máy tính Phần mã khoá (testkey) được cài đặt trongmột chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt Mỗi lệnh chuyểntiền đều phải qua hai lần mã khoá bảo mật của chức năng kế toán và chức năng tinhọc, vì vậy đảm bảo độ an toàn, chính xác cao Đồng thời, quá trình chuyển tiền, trasoát, trả lời và thông báo chấp nhận… được xử lý tự động trên chương trình máytính, đảm bảo tốc độ thanh toán nhanh chóng, chính xác

Thanh toán liên ngân hàng điện tử áp dụng phương thức kiểm soát tập trung,đối chiếu tập trung Theo phương thức này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiềncho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua Trung tâm thanh toán (truyền quamạng), TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong toàn

hệ thống Cuối ngày các đơn vị chuyển tiền có nhiệm vụ lập và gửi báo cáo chuyểntiền đi và đến trong ngày để gửi đến TTTT TTTT kiểm soát và đối chiếu khớpđúng các chuyển tiền với từng đơn vị, sau đó gửi bảng đối chiếu về đơn vị Các đơn

vị sau khi đối chiếu khớp đúng với TTTT mới được lưu trữ các lệnh chuyển tiền

Để đảm bảo việc điều hoà vốn trong hệ thống, TTTT sẽ mở cho mỗi đơn vịchuyển tiền những tài khoản thích hợp hoặc quy định một hạn mức được thanh toánvượt khả năng chi trả của mình Những đơn vị ngân hàng thừa vốn gửi ở TTTT sẽđược hưởng lãi điều hoà, đơn vị thiếu vốn phải nhận vốn điều hoà phải trả lãi cho sốthanh toán vượt

b) Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng

Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là phương thức thanh toán vốngiữa các ngân hàng được thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phải thu, phải trả vàtrên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kết quả bù trừ) TTBT phátsinh trên cơ sở các quan hệ thanh toán của các khách hàng tại các ngân hàng khácnhau hoặc thanh toán vốn của bản thân các ngân hàng.TTBT được áp dụng giữa cácngân hàng khác hệ thống với nhau (TTBT khác hệ thống) hoặc có thể áp dụng giữacác đơn vị ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng (TTBT cùng hệ thống).Tuỳ thuộc vào phương pháp luân chuyển chứng từ, chuyển số liệu mà có cơ chếTTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT giấy) và TTBT điện tử Khi tham gia thanh

toán bù trừ giấy, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì.Đối với TTBT khác hệ thống, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửitại ngân hàng chủ trì là NHNN trên địa bàn

 Một số nguyên tắc trong TTBT

Khi tham gia TTBT các ngân hàng thành viên phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:

- Phải có văn bản đề nghị tham gia TTBT và cam kết chấp hành đúng các quyđịnh trong TTBT

- Có văn bản giới thiệu các nhân viên có trách nhiệm đến trực tiếp giao, nhậnchứng từ và làm thủ tục thanh toán

- Phải thực hiện đúng giờ giao và nhận chứng từ hoặc truyền số liệu theo quyđịnh chung của ngân hàng chủ trì

- Phải lập đúng, đủ, kịp thời các giấy tờ trước và trong khi giao dịch TTBT Sốliệu phải chính xác, rõ ràng, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với sự hợppháp, hợp lệ của chứng từ và số liệu

 Nguyên tắc số chênh lệch trong TTBT

- Ngân hàng chủ trì được chủ động trích tài khoản tiền gửi của các NH thànhviên phải trả (nếu còn) để thanh toán co NH thành viên được thu

- Trường hợp tài khoản tiền gửi của NH thành viên phải trả không còn đủ số

dư để thanh toán thì vay của NH chủ trì hoặc các NH thành viên khác để thanh toán.Trường hợp không được vay thì NH chủ trì thanh toán hộ 1-2 lần với mức phạt cao.Sau đó vẫn tiếp diễn thì buộc phải ngừng tham gia TTBT

c) Thanh toán điện tử liên ngân hàng

Thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH) là quá trình xử lý các giao dịchthanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tấtviệc thanh toán cho người thụ hưởng, được thực hiện qua mạng máy tính Thốngđốc NHNN Việt Nam đã ban hành nhiều quyết định để triển khai TTLNH Ngày20/3/2002, ban hành quyết định số 212/2002/QĐ-NHN về quy trình kỹ thuật nghiệp

vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng Tiếp đó là quyết định NHNN ngày 9/4/2002 về việc ban hành Quy chế TTĐTLNH Cùng với đó là các

309/2002/QĐ-quy định về việc sử dụng chứng từ điện tử và chữ ký điện tử trên chứng từ điện tửtrong TTĐTLNH và các quyết định khác có liên quan

Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (IBPS-Interbank PaymentSystem) là hệ thống tổng thể gồm: hệ thống bù trừ liên ngân hàng, hệ thống xử lýtài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao dịch với hệ thống chuyển tiền điện tửcủa NHNN

Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung ứng dịch

vụ thanh toán có đủ điều kiện và được chấp nhận tham gia hệ thống TTLNH Cácthành viên trực tiếp phải có tài khoản tiền gửi thanh toán tại SGD NHNN và phảiđăng ký danh sách các chi nhánh trực thuộc của mình tham gia TTLNH dể được kếtnối trực tiếp vào hệ thống Thành viên gián tiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụthanh toán được tham gia vào hệ thống thông qua thành viên trực tiếp

Hệ thống TTLNH xử lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thông qua tàikhoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng thành viên mở tại SGD NHNN theophương thức quyết toán tổng tức thời Theo phương thức đó, việc xử lý và quyếttoán chuyển tiền được diễn ra một cách liên tục theo thời gian thực tế phát sinhchuyển tiền, nghĩa là các giao dịch thanh toán được xử lý ngay theo tổng số tiềnphải thanh toán và theo từng lệnh chuyển một Đối với các lệnh chuyển tiền giá trịthấp sẽ được xử lý thông qua thanh toán bù từ trên địa bàn tỉnh, thành phố Kết quả

đó được chuyển về Trung tâm thanh toán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tạiTrung ương (bù trừ giữa các Hội sở NH) sẽ được tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa –

bù trừ “kép” để xác định kết quả cuối cùng

TTLNH áp dụng chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong việc chuyển, nhậncác lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống

d) Thanh toán song phương

Đây là phương thức thanh toán thông qua thoả thuận song phương, theo đóngân hàng mở tài khoản tại một ngân hàng khác (như Ngân hàng nhà nước) hoặc

mở tài khoản tại Ngân hàng đối tác để thực hiện thanh toán song phương Việc tổchức liên kết nối mạng thanh toán song phương nhằm mở rộng phạm vi thanh toán:

các chi nhánh ngân hàng thuộc 2 hệ thống kết nối thanh toán song phương có thểthực hiện chuyển lệnh thanh toán trực tiếp với nhau, thời gian chuyển và nhận lệnhthường nhanh hơn rất nhiều so với các kênh thanh toán khác Đồng thời tạo điềukiện cho bản thân ngân hàng tập trung được nguồn vốn, tăng thu phí dịch vụ, gópphần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.2.2 Chất lượng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán trong

NHTM

1.2.2.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán

Xuất phát từ tính chất của nghiệp vụ thanh toán vốn, đó là có liên quan trựctiếp đến vốn và vấn đề an toàn tài sản của các đơn vị ngân hàng khác nhau, cùng hệthống hoặc khác hệ thống Đồng thời, nghiệp vụ này được thực hiện trong môitrường có tính chuẩn hoá cao về mặt pháp lý và công nghệ, chỉ một sai sót nhỏtrong quá trình thực hiện có thể sẽ dẫn đến tê liệt, ách tắc hoạt động của cả hệ thốngthanh toán Chính vì vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ thanh toánvốn là đặc biệt quan trọng

 KSNB giúp vận hành hiệu quả hoạt động nghiệp vụ thanh toán vốn Cácquy định, chính sách của NHNN cũng như của từng ngân hàng về nghiệp vụ thanhtoán vốn được thực thi một cách đầy đủ và đúng đắn Quy trình nghiệp vụ có đượcthực hiện theo quy định chung không? Hệ thống máy tính và chương trình phầnmềm có đảm bảo về mặt kỹ thuật không? trình độ nhân viên có đáp ứng được yêucầu công việc không? hạn mức phê duyệt giao dịch có được tuân thủ không? các dữliệu, thông tin về nghiệp vụ có được tập hợp, chuyển giao, xử lý một cách đầy đủ,chính xác và được quản lý chặt chẽ không?

 KSNB giúp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những sai sót, vi phạm có thểxảy ra Từ đó, giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản của ngân hàng Đồng thời, trongquá trình hoạt động, KSNB có thể phát hiện những điểm còn bất hợp lý để đề xuấtbiện pháp khắc phục

Nhờ có hoạt động KSNB, chất lượng nghiệp vụ thanh toán vốn của ngânhàng ngày càng được nâng cao Tốc độ thanh toán tăng nhanh, chính xác, kịp thời,

và đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng Nhờ đó, ngân hàng có thể đáp ứng ngàycàng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đó cũng là một lợi thế để thu hút khách hàngtrong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay.

1.2.2.2 Quan điểm về chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán

Thanh toán giữa các ngân hàng phát triển vừa đáp ứng được nhu cầu thanhtoán của nền kinh tế đồng thời thoả mãn nhu cầu thanh toán của chính các ngânhàng Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tỷ trọng thanh toán không dùng tiềnmặt qua ngân hàng ngày càng tăng vì tính tiện ích của nó Về phía các ngân hàng,khi thị trường liên ngân hàng phát triển, quan hệ vay mượn, thanh toán nội bộ vớinhau cũng trở nên sôi động hơn Sự phát triển đó đặt ra yêu cầu đối với các ngânhàng phải nâng cao CHẤT LƯỢNG KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn

"Chất lượng" là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau Córất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng Hiện nay có một số định nghĩa vềchất lượng đã được các chuyên gia chất lượng đưa ra như sau:

 “ Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu” (theo Juran - một Giáo sư ngườiMỹ)

 “ Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định” TheoGiáo sư Crosby

 " Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất”Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa

Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quanđiểm về chất lượng khác nhau Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng đượcthừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc

tế Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: “Mức

độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có Như vậy, khái niệmchất lượng có thể hiểu là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệthống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liênquan KSNB được thiết kế trước, trong và sau quy trình thực hiện nghiệp vụ thanhtoán KSNB hoạt động có chất lượng khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có thể bao

quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán vốn từ trước khi khởi tạo lệnh cho đến khi kếtthúc quy trình và lưu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng Trong quá trình đó, KSNBđảm bảo cho nghiệp vụ thanh toán vốn diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác,

an toàn và quản lý chặt chẽ về vốn cho ngân hàng KSNB phải phát hiện kịp thờicác sai sót, gian lận và tìm cách khắc phục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thôngtin của ngân hàng

1.2.2.3 Nội dung về chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn

Trong nghiệp vụ thanh toán, thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Kiểm soát các văn bản quy định phân cấp uỷ quyền của lãnh đạo Việc tổchức quy trình thanh toán vốn, uỷ quyền cán bộ được phép tham gia vào thanh toánvốn, hạn mức giao dịch, kiểm soát việc phân công cán bộ có đảm bảo kiểm soáttoàn diện các giao dịch trong nghiệp vụ thanh toán vốn…

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính xác thực của ngân hàngngười thụ hưởng…

- Kiểm soát việc tuân thủ chế độ, quy trình, quy định trong nghiệp vụ thanhtoán vốn: Việc chấp hành chế độ bảo mật, lựa chọn kênh thanh toán, xử lý sai sótkhi phát sinh…

- Kiểm soát việc thực hiện đối chiếu cuối ngày các giao dịch của giao dịchviên, cán bộ hậu kiểm, cán bộ kiểm toán nội bộ…

Chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán chỉ đạt được khi hệ thốngkiểm soát nội bộ đạt được những nội dung sau:

Môi trường kiểm soát: Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động

kiểm soát nội bộ được triển khai Môi trường này chỉ đảm bảo chất lượng tốt nếucác nội dung sau được đảm bảo:

+ Ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnhđạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với ngân hàng, kể cả việcban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.Phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên kýbản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập Có sơ đồ tổ chức

hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo

và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả Có các văn bản quy địnhchung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong cáchoạt động thanh toán Áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp vớinhững chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho hoạt động thanh toán đảm bảokết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụkiểm toán không phù hợp

+ Có hệ thống thông tin và chương trình ứng dụng hiện đại, đảm bảo tốc độ xử

lý và tính chính xác cao, ổn định

+ Có hệ thống văn bản thống nhât quy định chi tiết việc tuyển dụng đào tạo,đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việcliêm chính, hiệu quả Sử dụng `Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức

và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức

Kiểm soát phòng ngừa: Trước khi nghiệp vụ diễn ra, kiểm soát phòng ngừa

nhằm ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro Nộidung này được coi là có chất lượng nếu:

+ Đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểutác hại rủi ro trong hoạt động thanh toán đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc cóbiện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng nhưgiới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

+ Đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm

cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

+ GDV thực hiện đầy đủ các bước kiểm soát ban đầu trước khi thực hiện giaodịch về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ giao dịch, kiểm tra các điều kiện, quyđịnh để tiến hành giao dịch

Kiểm soát thực hiện: diễn ra cùng với quá trình thực hiện giao dịch thanh

toán để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro nhằm kịp thời ngăn chặn, sửa chữa.Chất lượng hoạt động kiểm soát thực hiện nghiệp vụ thanh toán được coi là tốtnếu các nội dung sau được đảm bảo:

+ Quy trình thực hiện của từng sản phẩm thanh toán đảm bảo tuân thủ theo cácvăn bản quy định của tổ chức cũng như của NHNN, đảm bảo việc xử lý chính xác,kịp thời

+ Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba bước: tiếp nhận và xử lýchứng từ, phê duyệt chứng từ và kiểm soát sau được tuân thủ

+ Ban hành văn bản quy định rõ ràng về hạn mức thực hiện giao dịch, hạnmức kiểm soát giao dịch đối với GDV và KSV

+ Lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràngphần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xácđịnh những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra

Kiểm soát bổ sung

Đây là thủ tục bổ sung nhưng bù đắp những thủ tục kiểm soát còn yếu hoặcthiếu ở các khâu trên Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

+ Công tác luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ giao dịch diễn ra mộtcách chặt chẽ, đảm bảo tuân thủ trình tự, đầy đủ các bước theo quy định

+ Có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với quy định Khiphát hiện sai lệch, ngân hàng triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp

+ Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên mônthích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn vàcho ban lãnh đạo Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được pháthiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịpthời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc Yêucầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gianlận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của ngân hàng cũng nhưquy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín ngân hàng và gâythiệt hại về kinh tế

Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ có cơ cấu hợp lý và đủ các thành phần, nếu tất

cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lạinhững lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp nói chung và hoạt động

thanh toán nói riêng.

1.2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp

vụ thanh toán

Chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chịu ảnh hưởng của một số nhân

tố sau:

- Thứ nhất là, tính nhất quán, đồng bộ và rõ ràng trong các văn bản, quy định

của Nhà nước, NHNN và các cơ quan hữu quan có liên quan đến nghiệp vụ thanhtoán vốn Khi đó, sẽ tạo ra được một sự hiểu biết chung về nghiệp vụ, thực hiệnthống nhất và dễ dàng hơn trong việc quản lý

- Thứ hai là, việc thiết kế, cài đặt các chốt kiểm soát liên quan đến quy trình

nghiệp vụ thanh toán vốn trong nội bộ đơn vị ngân hàng Công việc này chịu ảnhhưởng bởi quan điểm và cách thức tổ chức của Ban lãnh đạo Ngân hàng Các chốtkiểm soát có bao quát được toàn bộ quy trình nghiệp vụ và đảm bảo được kiểm soátsau đối với quy trình đó không? Việc phân công công việc, quyền hạn, trách nhiệmcủa từng phòng ban, cá nhân có liên quan đến quy trình KSNB thanh toán vốn cóđược phân công rõ ràng không? có đảm bảo tính độc lập tương đối cần thiết để cóthể duy trì sự kiểm tra lẫn nhau không? Các yếu tố trên là điều kiện khung cầnthiết để có thể thực hiện quy trình KSNB trong đơn vị

- Thứ ba là, trình độ tác nghiệp và thái độ nghiêm túc tuân thủ của các thành

viên tham gia vào quy trình KSNB Khả năng xử lý nghiệp vụ tốt của các nhân viênthực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn, của cán bộ hậu kiểm và kiểm toán viên nội bộ;thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm và trung thực của họ chắc chắn sẽ mang lại hiệuquả cao cho công tác KSNB trong đơn vị

- Thứ tư là, thanh toán là nghiệp vụ phức tạp và được thực hiện dựa trên nền

tảng kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại Vì vậy, một yếu tố có ảnh hưởng rất lớnđến nghiệp vụ này là trình độ tin học hoá, trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ việcthanh toán, chuyển tiền tại đơn vị Nếu thường xuyên được đầu tư, nâng cấp, hoạtđộng thanh toán vốn sẽ diễn ra được nhanh chóng, thông suốt, giảm được nhiều saisót Cùng với đó là việc nâng cao trình độ của các chuyên gia tin học và trình độ tin

học chung của nhân viên sẽ giúp cải thiện môi trường KSNB trong ngân hàng.

1.3 Kinh nghiệm thế giới về kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại

Nghiên cứu những đặc điểm nổi bật, khác biệt trong hệ thống kiểm soát nội bộtại NH TNHH một thành viên HSBC (Việt Nam)

HSBC là NH 100% vốn nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam có đầy đủ các chinhánh và phòng giao dịch hoạt động trên thị trường này

NH HSBC có mặt tại Việt Nam từ 138 năm nay kể từ khi NH mở văn phòngđầu tiên tại Sài Gòn năm 1870 NH TNHH một thành viên HSBC (Việt Nam) đượcchính thức đưa vào hoạt động từ 01/01/2009, trụ sở chính tại TP HCM, vốn đăng ký

3000 tỷ đồng thuộc sở hữu của NH Hồng Kông và Thượng Hải Hiện tại mạng lướihoạt động của NH bao gồm 01 chi nhánh và 03 phòng giao dịch tại TP HCM, 01 chinhánh và 03 phòng giao dịch tại Hà Nội, 01 chi nhánh tại Bình Dương, 01 vănphòng đại diện tại Cần Thơ HSBC hiện là NH lớn nhất tại Việt Nam xét về vốn đầu

tư, mạng lưới hoạt động, sản phẩm, số lượng nhân viên và khách hàng

NH Hồng Kông và Thượng Hải là sáng lập viên của tập đoàn HSBC Vớikhoảng 9500 văn phòng và chi nhánh tại 86 quốc gia và vùng lãnh thổ, tài sản trị giá2.527 tỷ đôla Mỹ tính tới thời điểm 31/12/2008, tập đoàn HSBC là một trong những

tổ chức dịch vụ tài chính và NH lớn nhất thế giới

NH Hồng Kông và Thượng Hải hiện đang nắm giữ 20% vốn cổ phần của NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank), một trong những NH TMCP lớn ởViệt Nam và 10% vốn cổ phần của tập đoàn tài chính bảo hiểm Bảo Việt, tập đoàntài chính bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam

Các dịch vụ tài chính HSBC cung cấp tại Việt Nam: Dịch vụ tài chính doanhnghiệp; Dịch vụ NH cho các tập đoàn đa quốc gia và định chế tài chính; Dịch vụtiền tệ và thị trường vốn; Dịch vụ thanh toán và quản lý tiền tệ; Dịch vụ thanh toánquốc tế; Dịch vụ chứng khoán; Dịch vụ tài chính cá nhân

Phát triển bền vững là một trong những chiến lược kinh doanh chủ chốt của NHTNHH một thành viên HSBC (Việt Nam) từ cấp lãnh đạo cao nhất đến sự tham gia

của tất cả nhân viên trong NH Sự phát triển bền vững với NH HSBC bao hàm tínhtrách nhiệm, sự nhạy cảm trong phương thức quản lý kinh doanh theo chiến lược lâudài mà trong đó lợi ích về người, xã hội và môi trường được đặt lên hàng đầu.

Những đặc điểm khác biệt trong môi trường kiểm soát nội bộ so với hệ thống

NH tại Việt Nam:

1.3.1 Đặc thù quản lý

HSBC xác định giá trị trong kinh doanh mà HSBC luôn hướng tới chính là sựchính trực, liêm chính; Cam kết làm ăn trung thực, đúng pháp luật, cạnh tranh lànhmạnh; Quản lý mọi cấp độ; Cam kết về chất lượng và năng lực; Tối thiểu hoá nạnquan liêu, hạn chế công việc hành chính cồng kềnh, phức tạp; Quyết định và thựchiện nhanh chóng, đi đôi với nhau; Đặt lợi ích tập thể trước lợi ích cá nhân; Tuyểndụng khách quan, minh bạch; Chính sách tuyển dụng, lựa chọn, thăng tiến được xâydựng và thực hiện công bằng, nghiêm túc; Tuân thủ pháp luật địa phương

Quan điểm của nhà quản lý là không có luật lệ nào phát huy hiệu quả nếu vănhoá tổ chức không khuyến khích con người làm những điều đúng Đó là tráchnhiệm của uỷ ban giám sát, sổ tay quản lý văn hoá của tổ chức Đây là nguyên tắc

cơ bản Sự phát triển bền vững phụ thuộc phần lớn vào khách hàng, nhân viên vàcộng đồng

1.3.2 Chính sách nhân sự

HSBC quan niệm ràng buộc nhân viên là cách đo lường sự gắn kết về lí trí vàtình cảm của các nhân viên với HSBC Nó là yếu tố then chốt trong sự thành côngdài hạn của tập đoàn Đó là lý do tại sao HSBC giới thiệu Cuộc khảo sát toàn cầunăm 2007 để đo lường sự phản hồi của nhân viên Tỷ lệ tham gia năm 2008 là 93%

so với 88% năm 2007 Cuộc khảo sát 2008 bao gồm 13 mục Năm thứ 2, mục đượcđánh giá cao nhất là sức chống đỡ của doanh nghiệp, vượt 8% so với chỉ tiêu tốtnhất 7 trong 10 người cảm thấy họ được khuyến khích một cách chủ động trongviệc tham gia vào cộng đồng và các hoạt động

Sự ràng buộc được đánh giá dựa trên 4 yếu tố: sự tận tụy, sự tự hào, sự ủng hộ

và sự hài lòng Điểm số ràng buộc nhân viên của tập đoàn đã tăng từ 60% năm 2007

lên 67% năm 2008, vượt qua mục tiêu 62%.

HSBC có sự cam kết chắc chắn sẽ sáng tạo môi trường đa dạng phản ánh nềntảng khách hàng, nguồn nhân lực quốc tế và cộng đồng Sự đa dạng là trọng tâmcho thương hiệu và văn hóa của HSBC

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân viên theo khu vực năm 2011 và 2012

(Nguồn: HSBC Holdings plc Sustainability Report 2012)

Trong năm 2012, HSBC đã dành ra trung bình 36h để học tập và phát triểncho mỗi nhân viên Cách thức học e-learning đã tăng từ 24% năm 2011 đến 30%năm 2012, mục tiêu là 50% đến cuối năm 2013 E-learning sẽ giúp cho việc học tập,chia sẻ kiến thức và ý tưởng Điều này phù hợp với một tổ chức có mạng lưới toàncầu như HSBC

Trong năm 2011, HSBC đã bắt đầu định hình lại chiến lược quản lý tài năng

để đảm bảo sự liên kết mạnh mẽ hơn, phù hợp nhu cầu kinh doanh và chiến lượccủa HSBC

Một số lượng các quy trình và chương trình trên toàn cầu được thay thế đểnắm bắt và phát triển các tài năng kể từ khi mới tốt nghiệp cho tới khi lên lãnh đạocấp cao Ví dụ, các thành viên trong nhóm tài năng toàn cầu của HSBC được thamgia các sự kiện có lãnh đạo nhóm và các thành viên trong HĐQT Điều này giúpcho các tài năng hiểu được con đường kinh doanh của HSBC, chia sẻ kinh nghiệm

và thực hành trong nhóm

Chiến lược của HSBC là thu hút và khuyến khích, thúc đẩy những người giỏinhất HSBC tìm kiếm để tuyển dụng những nhân viên có sự cam kết làm việc lâudài cho tập đoàn, những người không chỉ bị thu hút bởi gói lương, thưởng mà cònbởi tính cạnh tranh cao, giá trị danh tiếng, các cơ hội phát triển nghề nghiệp Lươngđược xem xét hàng năm theo kết quả làm việc kinh doanh, thực tế trên thị trường và