c) Hoàn thiện công tác kế hoạch
3.2.2Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ,
Trong việc thiết kế KSNB đối với nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 hiện nay, có thể nói bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ chưa thực sự phát huy được vai trò và hiệu quả hoạt động của mình. Từ những nguyên nhân đã được đề cập ở phần trước, tôi xin đưa ra một số giải pháp như sau:
+ Ban Giám đốc Chi nhánh cần thiết phải xác lập lại vị trí, vai trò của bộ phận Kiểm tra - Kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh. Bộ phận này cần được thiết kế độc lập với các phòng ban nghiệp vụ và trực thuộc một cấp cao đủ thẩm quyền để có thể thực hiện hoạt động kiểm tra của mình. Chi nhánh cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi hoạt động của các cán bộ của bộ phận này, dựa trên văn bản hướng dẫn về công tác kiểm tra nội bộ mà NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành. Điều đó giúp tạo cơ sở, căn cứ chặt chẽ, rõ ràng để Kiểm tra - kiểm toán nội bộ có thể tiến hành hoạt động của mình.
+ Từ cơ sở đó, Kiểm tra - kiểm toán nội bộ phải xây dựng được chương trình kiểm tra cụ thể của mình, trong đó xác định rõ phương pháp kiểm toán và các phần nội dung cần kiểm toán trong hoạt động thanh toán vốn. Dựa trên bản kế hoạch đó, các Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) có thể tiến hành công việc của mình một cách có trình tự, logic, có tính chất bài bản. Các cuộc kiểm tra có thể tiến hành thường xuyên, định kỳ, hoặc đột xuất, phương pháp kiểm tra, kiểm toán thay đổi tuỳ đối
tượng… nhưng khi có kế hoạch cụ thể, công tác kiểm tra, kiểm soát sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
Trong tổ chức hoạt động của bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ nên có riêng một bộ phận chuyên trách kiểm soát về nghiệp vụ thanh toán vốn để có thể chuyên sâu vào nghiệp vụ, tránh tình trạng các KTV phải kiểm soát nhiều nghiệp vụ, gây ra sự chồng chéo, lại không hiệu quả.
+ Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ của các KTVNB
KTVNB làm nhiệm vụ kiểm tra lại công việc của bộ phận nghiệp vụ và của hậu kiểm nghiệp vụ thanh toán vốn. Chính vì vậy họ phải rất am hiểu về nghiệp vụ thanh toán vốn. Đây là một hạn chế rất lớn của KTVNB tại Chi nhánh: thiếu kinh nghiệm thực tế về nghiệp vụ. Do đó, việc kiểm soát của họ mới chỉ xoay quanh việc kiểm tra các chứng từ về tính đầy đủ các yếu tố, chứ chưa đi sâu vào nội dung nghiệp vụ. Nếu tồn tại sai sót, rất dễ bị bỏ qua ở bước kiểm soát này. Vì vậy, việc nâng cao kiến thức về nghiệp vụ cùng kiến thức về tin học, ngoại ngữ cho các KTVNB là hết sức cần thiết. Họ cần tham gia vào những khoá học đặc biệt chuyên sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn, nghiệp vụ kiểm soát, kiểm toán. Chi nhánh cần có một chiến lược, chương trình, mục tiêu đào tạo một cách toàn diện cho đội ngũ này để họ thực sự có đủ năng lực hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ đặt ra.
+ Nâng cao đạo đức nghề nghiệp của các KTVNB
Ngoài năng lực thực hiện công việc, kiểm toán là nghề đòi hỏi nhiều phẩm chất đạo đức nghề nghiệp: trung thực, khách quan, chính trực, tin cậy, tôn trọng luật pháp và các chuẩn mực nghiệp vụ. Điều này đòi hỏi Ban Giám đốc Chi nhánh trong quá trình tuyển dụng nhân viên vào vị trí KTVNB phải hết sức thận trọng và có những quy định chặt chẽ. Đồng thời, phải thường xuyên giám sát, giáo dục và củng cố đạo đức hành nghề cho đội ngũ KTVNB.
+ Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng với các KTVNB
Chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thoả đáng nhằm phát huy tốt nhất vai trò của KSNB. Nó vừa có tác dụng là đòn bẩy để động viên, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình, đồng thời hạn chế những sai sót, những rủi ro
đạo đức có thể xảy ra ở công việc rất nhạy cảm này. Ban lãnh đạo Chi nhánh cần xây dựng chính sách đó cụ thể, rõ ràng, không chỉ với nghiệp vụ thanh toán vốn mà với toàn hoạt động của Chi nhánh.
Một sự đồng đều trong nhận thức về tầm quan trọng của soát nội bộ là rất cần thiết. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh phải được sự đồng thuận của số đông. Để làm được như vậy, BIDV CN Sở giao dịch 1 nên duy trì và tăng cường triển khai tổ chức các khoá học, hội thảo liên quan đến công tác tài chính, kế toán, tài sản, kiểm tra nội bộ và những rủi ro trong ngành NH.
Hội thảo tài chính, kế toán, tài sản. Hiện tại hội thảo công tác tài chính, kế toán, tài sản được duy trì thực hiện 1 lần trong năm. Tại hội thảo, trước hết đánh giá những việc đã làm, đang làm trong công tác liên quan đến tài chính, kế toán, tài sản. Phần nữa, đó là giải đáp những vướng mắc, tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý tài sản, kế toán, tài chính và tổng kết những bài học kinh nghiệm rút ra từ những sai phạm trong toàn hệ thống trong năm. Đây là một hoạt động thiết thực, BIDV CN Sở giao dịch 1 cần tiếp tục duy trì, chú ý nâng cao hiệu quả của hội thảo. Tất cả những ý kiến đóng góp, những tư tưởng được truyền đạt tại hội nghị đều có tác dụng rất thiết thực đối với kiểm soát nội bộ.
Hội thảo bàn luận về kiểm soát nội bộ. Mục đích của hội thảo nhằm ý thức hơn nữa đến toàn thể cán bộ trong hệ thống BIDV về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Mở rộng sự hiểu biết về hoạt động của kiểm soát nội bộ, đó không xa xôi như những đợt kiểm tra, kiểm soát cụ thể mà chính là những công việc, thao tác tác nghiệp hàng ngày.
Hiện tại, BIDV Sở giao dịch 1 chưa thực hiện được cuộc hội thảo nào riêng có cho công tác kiểm soát nội bộ. Những vấn đề về rủi ro thường được nhắc tới trong hội thảo về kế toán, tài chính, tài sản hay tại các cuộc họp tổng kết đánh giá đột xuất, phạm vi hẹp. Nội dung hội nghị bao quát các vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ như: tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, sự cần thiết của kiểm soát nội bộ tại BIDV, bàn về các rủi ro trong ngành NH, phổ biến những hành vi lừa đảo thuộc
lĩnh vực tài chính, NH trong nước và thế giới, bàn về cách thức phòng ngừa rủi ro, kẻ gian lợi dụng, thêm vào đó là các bài học kinh nghiệm của chính BIDV và các hệ thống NH khác. Từ các cuộc hội thảo, chính bản thân người lao động phải ý thức được hơn ai hết sự ảnh hưởng của những sai phạm đến chính công việc và đời sống của mình. Việc tạo ra lợi nhuận ngày càng khó khăn, vậy nên không có lý do gì lại lơ là trong công tác bảo vệ thành quả đó. Như vậy, nâng cao nhận thức về những thiệt hại từ rủi ro mà BIDV và chính bản thân người lao động có thể gặp phải là một vấn đề mấu chốt. Có nhận thức sâu sắc được sự nguy hiểm thì mới có ý thức đề phòng, cảnh giác, có thể chủ động đối phó với hành vi gian lận.