Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây, tỉ lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5%. Các quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn. Chính từ đó, nhu cầu thanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng. Ngay cả trong ngân hàng, nhu cầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh. Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiều cùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng.
Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thống văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn bản về sử
dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này. Đó là các quyết định như: Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22/04/2003 của NHNN quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; Nghị định 35/2007/NĐ-CP ngày 08/03/2007 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng; Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của NHNN về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng; Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 của NHNN về ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Quyết định số 1092/2002/QĐ-NHNN ngày 08/10/2002 của NHNN về quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; Quy định 6519/QĐ-KT1 ngày 26/11/2008 của Tổng giám đốc BIDV về Quy định luân chuyển, kiểm soát và tập hợp chứng từ kế toán; Quy định số 5353/QĐ- QLRRTT2 ngày 19/10/2010 của Tổng giám đốc BIDV về quản lý rủi ro tác nghiệp; Quy định số 3035/QĐ-TTDVKH2 ngày 15/08/2012 của BIDV về Phân cấp hạn mức giao dịch và hạn mức phê duyệt giao dịch trên chương trình BDS tại Chi nhánh; Quy định số 3470/QĐ-TTTT1 ngày 05/9/2012 của Tổng giám đốc BIDV về Quản lý và vận hành chương trình thanh toán bù trừ điện tử, chương trình thanh toán điện tử liên ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước tại BIDV và chương trình xử lý điện thanh toán bù trừ đến của BIDV; Quy định số 5481/QĐ-KT1 ngày 12/12/2012 của Tổng giám đốc BIDV về Quy định chế độ chứng từ kế toán;…….
Tại Chi nhánh Sở giao dịch 1, Ban Giám đốc đã trực tiếp tham gia phổ biến các văn bản cho phòng nghiệp vụ, xây dựng và tổ chức các điều kiện về cơ sở hạ tầng tin học, nhân sự và quy trình thanh toán, chuyển tiền.
Về chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong TTLNH, đây là một yếu tố của chứng từ điện tử, được mã hoá và luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố trên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng máy tính giữa các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ
giấy. Giám đốc chi nhánh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sử dụng chữ ký điện tử cho trưởng phòng và phó phòng (KSV) của Phòng khách hàng Doanh nghiệp. Hai cán bộ này có trách nhiệm bảo mật chữ ký điện tử của mình, không tiết lộ, bàn giao cho người khác sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào. Trong phòng, máy tính và các trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử được bố trí, sắp xếp ở vị trí khuất để khi sử dụng thì người khác không thể quan sát được mật mã và thao tác sử dụng. Định kỳ, chữ ký điện tử được thay đổi để đảm bảo tính bảo mật. Mã khoá truy nhập chương trình của GDV cũng phải được thường xuyên thay đổi để tránh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi.