Trớc khi nghiệp vụ diễn ra, GDV sẽ thực hiện kiểm soát phòng ngừa để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, trớc khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng hoặc bản thân ngân hàng, GDV sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra các quy định, điều kiện liên quan đến giao dịch để cho phép giao dịch đợc tiến hành.
• Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ:
- Kiểm tra kỹ số tiền bằng chữ và số ghi trên lệnh chuyển tiền đảm bảo tính khớp đúng, không đợc tẩy xoá, sửa chữa. Kiểm tra khoảng cách giữa các ký tự ghi trên lệnh chuyển tiền, tránh tình trạng ghi chèn, ghi đè hoặc sửa chữa số tiền. Đối với số tiền bằng chữ, phải viết hoa chữ đầu tiên, đảm bảo khoảng cách giữa các chữ đúng quy định. Màu mực trên chứng từ viết tay chỉ đợc viết một màu.
- Kiểm tra số hiệu tài khoản, họ tên khách hàng, chứng minh th, mẫu dấu, chữ ký đầy đủ, khớp đúng với mẫu chữ ký đăng ký tại ngân hàng. (Mẫu chữ ký này đợc quét và lu trên hệ thống máy tính của toàn hệ thống NHĐT&PT Việt Nam. Tại chi nhánh bất kỳ cũng có thể truy cập vào để xem mẫu chữ ký của khách hàng). Đối với các chứng từ báo nợ, có, các bảng kê 12, 14 gửi đến trong TTBT, phải kiểm tra chứng từ đã đầy đủ chữ ký của ngân hàng gửi cha, nếu là chứng từ điện tử, có đúng theo mẫu đăng ký sử dụng tại NHNN không.
- Kiểm tra số d trên tài khoản của khách hàng có đủ khả năng thanh toán, trong trờng hợp gửi tiền đi từ tài khoản khách hàng. Kiểm tra số d các tài khoản đợc phép thấu chi, đối chiếu với hạn mức thấu chi.
- Kiểm tra ngày lập chứng từ với ngày hạch toán có trùng khớp với nhau.
- Kiểm tra tính xác thực của ngân hàng ngời thụ hởng (đối chiếu với danh mục các TCTD đợc phép tham gia vào các hệ thống thanh toán.)
- Đối chiếu chuyển tiền đến, lệnh thanh toán giá trị cao kiểm tra ký hiệu mật, mã khoá bảo mật, các yếu tố trên lệnh chuyển tiền từ ngân hàng gửi lệnh. Nếu phát hiện có dấu hiệu nghi vấn phải lập tức gửi điện (th) tra soát ngân hàng gửi lệnh. Th (điện) tra soát đợc dùng để tra soát các giao dịch của sản phẩm chuyển tiền với mục đích thông báo, xác nhận… làm căn cứ để xử lý các giao dịch và điều chỉnh các bút toán.
Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, GDV phải chuyển trả lại cho khách hàng, yêu cầu bổ sung, làm mới.
• Kiểm tra các điều kiện, quy định để tiến hành giao dịch
- Đối với các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, phải tuân thủ các quy định về quản lý ngoại hối, quy định về mua bán ngoại tệ kinh doanh của NHNN Việt Nam. (Chỉ các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ mới đợc phép thực hiện giao dịch chuyển tiền).
- Kiểm tra giờ thực hiện giao dịch của kênh thanh toán, chuyển tiền khi khách hàng nộp chứng từ. Nếu còn giờ giao dịch, phải xử lý ngay. Nếu đã hết giờ giao dịch, GDV ghi ngày giờ nhận lệnh và xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Việc kiểm tra nh trên là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch. Đây là biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót có thể xảy ra khi thực hiện giao dịch.
2.2.2.3. Kiểm soát thực hiện
Kiểm soát thực hiện là kiểm soát diễn ra cùng với quá trình thực hiện để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro trong quá trình thực hiện để kịp thời ngăn chặn, sửa chữa.
Hệ thống sản phẩm thanh toán, chuyển tiền của NHĐT&PT Cầu Giấy gồm: - Các sản phẩm thanh toán, chuyển tiền đi ( OL)
OL1: TTBT đi vế có OL2: chuyển tiền
OL3: chuyển tiền đi liên chi nhánh trong hệ thống SIBS OL4: chuyển tiền đi TTĐTLNH
OL6: TTBT đi vế nợ
OL7: chuyển tiền đi nhờ CN khác trong SIBS đi TTBT hộ bằng giấy OO3: chuyển tiền đi nớc ngoài bằng SWIFT
- Các sản phẩm thanh toán, chuyển tiền đến (IL) IL1: TTBT đến vế có
IL3: TTBT đến vế nợ
IL6: chuyển tiền đến từ TTNĐTLNH
IL8: chuyển tiền đến từ chi nhánh(CN) khác IL9: chuyển tiền đến từ CN khác nhờ đi TTBT hộ IL10: chuyển tiền đến từ CN khác nhờ đi TTĐTLNH - Các giao dịch chờ thanh toán và giao dịch hoàn trả khác
Quy trình cụ thể một số sản phẩm nghiệp vụ thanh toán vốn nh sau:
Quy trình thực hiện và thanh toán, chuyển tiền đi của các sản phẩm OL
Khi tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền của khách hàng, GDV xem xét yêu cầu chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của khách hàng hay tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cho vay, thanh toán nội bộ…), loại tiền chuyển, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Sau khi chấp nhận chứng từ, GDV tiến hành lựa chọn sản phẩm thanh toán vốn thích hợp. Nguồn tiền thanh toán có thể là tiền mặt, tài khoản tiền gửi thanh toán, tài khoản kế toán tổng hợp. GDV nhập đầy đủ, chính xác thông tin tên, địa chỉ, số chứng minh th, số tài khoản của ngời chuyển tiền, ngời nhận tiền, đơn vị gửi lệnh, đơn vị nhận lệnh, số tiền, nội dung chuyển tiền… đúng chỉ dẫn trong lệnh chuyển tiền của khách hàng. Xác định phí chuyển tiền, ngời thụ hởng chịu hay ngời chuyển chịu, mức giảm giá phí chuyển tiền áp dụng cho khách hàng (nếu có). (Theo biểu phí chuyển tiền quy định tại chi nhánh).
GDV tiến hành in các chứng từ: Lệnh chuyển tiền (hoặc Uỷ nhiệm chi), hoá đơn thu phí với số liên cần thiết của từng sản phẩm và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra lệnh chuyển tiền và nội dung xử lý giao dịch của GDV, phê duyệt giao dịch. Nếu không chấp nhận thì chuyển trả lại GDV kèm lí do.
Khi giao dịch đợc phê duyệt, GDV thực hiện phân phối chứng từ. Trả báo nợ (một liên lệnh chuyển tiền) cho khách hàng, chuyển chứng từ cho bộ phận đi TTBT hoặc đi thanh toán liên hàng và giữ một liên chứng từ để lu trữ cuối ngày.
• Nếu chuyển điện đi TTĐTLNH (IBPS)
GDV vào giao diện thanh toán kết nối giữa hệ thống SIBS và IBPS. Đó là chơng trình phần mềm CI-TAD đợc cài đặt tại TCTD đợc tham gia vào TTĐTLNH. Tiếp đó, nhập dữ liệu theo mẫu quy định đợc thể hiện trên màn hình máy tính, kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ghi mã GDV của mình vào chứng từ điện tử. Ký trên chứng từ giấy, chuyển chứng từ giấy và dữ liệu đã nhập và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ gốc và số liệu trên màn hình. Nếu phát hiện sai sót, chuyển lại cho GDV để chỉnh sửa. Nếu dữ liệu đúng, ký chứng từ, ghi mã khoá bảo mật của mình vào Lệnh thanh toán để gửi đi. Nếu là Lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thì phải xử lý ngay lập tức chứ không đợc đợi đến lúc TTBT.
Hạch toán:
Nợ:TK thích hợp (tiền gửi khách hàng…)
Có: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC)
(HSC: Hội sở chính) - Đối với Lệnh chuyển Nợ
Nợ:TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC)
Có: TK chờ thanh toán khác
Khi nhận đợc thông báo chấp nhận chuyển Nợ của ngân hàng nhận, Chi nhánh sẽ trả tiền cho khách hàng và lập phiếu chuyển khoản để hạch toán:
NợTK chuyển tiền phải trả bằng điện
Có:TK thích hợp (Tiền gửi của khách hàng)
Trong trờng hợp nhận đợc thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ (có kèm lý do từ chối), Chi nhánh kiểm tra tính hợp lệ và hạch toán:
Nợ: TK Chuyển tiền phải trả bằng điện Có:TK Tiền gửi tại Hội sở chính
• Nếu TTBT đi (đối với sản phẩm OL1, OL6)
Khi nhận đợc chứng từ thanh toán của khách hàng, GDV kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Nếu là chứng từ điện tử thì phải in ra giấy, ký tên, đóng dấu đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lu trữ.
Lệnh thanh toán đợc lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Trên đó phải có đầy đủ chữ ký điện tử của KSV, GDV chuyển tiền chịu trách nhiệm về tính chính xác của các dữ liệu trên chứng từ.
Khi gửi lệnh thanh toán đi, hạch toán: -Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ: TK thích hợp
Có:TK Thanh toán bù trừ -Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ:TK Thanh toán bù trừ
Có:TK Phải trả trong TTBT
Khi nhận đợc thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ của ngân hàng nhận lệnh, tại chi nhánh sẽ trả tiền (ghi có vào TK của khách hàng). Thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ đợc lu cùng với Lệnh chuyển Nợ.
Trờng hợp nhận đợc thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán (trả vào phiên TTBT tiếp theo), GDV phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ, nếu hợp lệ thì hạch toán:
- Nếu là lệnh chuyển Nợ trả lại Nợ: TK Phải trả trong TTBT Có: TK TTBT
-Nếu là lệnh chuyển Có trả lại Nợ: TK TTBT
Có: TK thích hợp (trớc đây đã trích chuyển) • Quy trình đi TTBT
Do GDV có nhiệm vụ đi TTBT thực hiện. (Hiện nay Chi nhánh mới chỉ thực hiện phơng thức TTBT bằng giấy trên địa bàn thành phố Hà Nội). GDV tiến hành in bảng kê 12 (Bảng kê chứng từ TTBT ), lập riêng gửi từng ngân hàng thành viên và lập làm 3 liên; in chứng từ của chi nhánh khác nhờ đi bù trừ hộ (nếu có). Sau đó, GDV tiến hành kiểm tra nội dung từng chứng từ giao dịch đối chiếu với Bảng kê 12, đảm bảo tính chính xác, khớp đúng. Nếu phát hiện có sai lầm, thông báo cho ngân hàng gửi Lệnh thanh toán đến hoặc trả lại các bộ phận khác trong chi nhánh để điều chỉnh.
Để hoàn chỉnh bộ chứng từ đi TTBT, GDV in bảng kê 14 (Bảng kê chứng từ TTBT), 2 liên, bao gồm tên các Ngân hàng đối phơng tham gia TTBT, số tiền phải thu, phải trả và số chênh lệch đợc thanh toán. Bảng kê 14 đợc lập dựa trên các bảng kê 12 mà Chi nhánh gửi đi và các bảng kê 12 do ngân hàng thành viên khác gửi đến Chi nhánh. Chuyển chứng từ cho KSV. KSV kiểm soát lại tính
chính xác của các bảng kê 12, 14. Nếu chấp nhận, kí lên Bảng kê, chứng từ và chuyển trả cho GDV.
GDV chuyển 1 liên bảng kê 12, 1 liên bảng kê 14 cho NHNN; chuyển 1 liên bảng kê 12 kèm 2 liên chứng từ chuyển tiền cho mỗi giao dịch cho ngân hàng nhận lệnh; chuyển bộ phận kế toán tổng hợp (GL) cuối ngày 1 liên bảng kê 12, 1 liên bảng kê 14.
Theo giờ và địa điểm quy định, GDV mang các bảng kê kèm chứng từ và sổ giao nhận chứng từ đi giao dịch TTBT. Khi nhận đợc Bảng kết quả TTBT (mẫu 15) của NH chủ trì chuyển đến, hạch toán:
- Nếu là chênh lệch đợc thu: Nợ: TK tiền gửi tại NH chủ trì Có: TK TTBT
- Nếu là chênh lệch phải trả: Nợ: TK TTBT
Có: TK tiền gửi tại NH chủ trì
Căn cứ vào bảng kê 12 do ngân hàng thành viên giao và chứng từ thanh toán của khách hàng, hạch toán:
- Nếu trả cho khách hàng: Nợ: TK TTBT
Có: TK thích hợp
- Nếu phải thu của khách hàng: Nợ: TK thích hợp
Có: TK TTBT
Nếu có giao dịch bị từ chối thanh toán tại Trung tâm thanh toán và bị loại ra khỏi bảng kê 12, 14, GDV giữ lại chứng từ gốc và thông báo lại cho chi nhánh chuyển tiền hoặc trả lại chứng từ cho các bộ phận liên quan trong chi nhánh để điều chỉnh.
Chi nhánh thờng xuyên đối chiếu kết quả TTBT với số d tài khoản tiền gửi tại NHNN để đảm bảo khớp đúng.
Quy trình thực hiện và kiểm soát thanh toán, chuyển tiền đến (IL)
Quy trình thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền đến cũng tơng tự nh đối với các nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền đi. GDV lập chứng từ, xử lý giao dịch và chuyển cho KSV kiểm soát. Riêng đối với chuyển tiền đến từ TTĐTLNH, khi lệnh chuyển tiền đến, KSV sẽ kiểm soát trớc sau đó mới chuyển cho GDV xử lý.
Cụ thể đối với một số sản phẩm nh sau:
• Chuyển tiền đến từ TTĐTLNH (IL6)
KSV kiểm tra danh mục các điện đến từ IBPS, nhận biết các điện mới đến cần xử lý. Nếu có Lệnh thanh toán từ Ngân hàng chủ trì gửi đến, KSV có trách nhiệm sử dụng mật mã của mình vào chơng trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của Ngân hàng chủ trì để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán. Sau khi kiểm soát hợp lệ, chuyển qua mạng máy tính cho GDV để xử lý tiếp.
GDV phải in lệnh chuyển tiền đến (dới dạng chứng từ điện tử ra giấy, đủ số liên) sau đó kiểm tra kỹ các yếu tố của lệnh chuyển tiền:
- Có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không? - Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp, chính
xác không? (ngời thụ hởng, tên tài khoản, số Chứng minh th, ngày cấp, nơi cấp, Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chuyển Nợ không?...).
- Nội dung có gì nghi vấn không?
Nếu Lệnh thanh toán có dấu hiệu nghi vấn cần tra soát, GDV sẽ tạo tra soát gửi ngân hàng gửi lệnh tại CI-TAD của chi nhánh. (Th tra soát đợc dùng để tra soát các giao dịch chuyển tiền với mục đích thông báo, xác nhận.. làm căn cứ để xử lý giao dịch và hạch toán). KSV kiểm tra nội dung tra soát, nếu chấp nhận thì
phê duyệt điện gửi đi tại CI-TAD của chi nhánh, nếu không thì huỷ điện, yêu cầu GDV làm lại.
Nếu hợp lệ, GDV tiến hành xử lý và hạch toán. GDV lựa chọn tài khoản thích hợp (tiền mặt, tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản chờ thanh toán…). Sau đó, GDV tiến hành in chứng từ, 2 liên phiếu chi tiền mặt hoặc 2 liên phiếu hạch toán tài khoản thích hợp khác. KSV kiểm tra và xử lý phê duyệt giao dịch của GDV, ký trên tất cả các chứng từ. GDV tiến hành trả cho khách hàng 1 liên phiếu chi tiền mặt/ 1 liên phiếu hạch toán, kèm 1 bản sao Lệnh chuyển tiền đến. Cuối ngày chuyển bộ phận GL, 1 liên phiếu chi/ phiếu hạch toán, 1 liên bản sao lệnh chuyển tiền đến và Bảng kê các lệnh chuyển tiền đến trong ngày.
Hạch toán: - Đối với Lệnh chuyển Có đến:
Nợ: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC)
Có: TK Thích hợp
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Nợ: TK thích hợp
Có: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toán với HSC)
• TTBT đến (IL1, IL3)
Khi nhận trực tiếp các Bảng kê chứng từ TTBT kèm theo các chứng từ thanh toán của các Ngân hàng thành viên đối phơng, chi nhánh phải kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng kê này với chứng từ thanh toán kèm theo, sau đó ký vào Sổ giao nhận chứng từ của Ngân hàng gửi đến.
Đối với Bảng kết quả TTBT nhận từ Ngân hàng chủ trì phải tiến hành đối chiếu số phải thu, phải trả trên bảng này với các bảng kê chứng từ TTBT.
Chứng từ báo nợ, báo có kèm bảng kê 12, 15, file TTBT (TTBT giấy) nhận về sẽ tiến hành xử lý ngay trong ngày làm việc. GDV kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhận về và tiến hành xử lý giao dịch phù hợp với nội dung chứng từ, chọn sản phẩm: TTBT đến ghi Có, TTBT đến ghi Nợ, và in 1 liên phiếu hạch
toán, 1 liên giấy báo có cho từng giao dịch. Sau đó, KSV kiểm tra lại và phê duyệt toàn bộ chứng từ và công việc xử lý của GDV.
Về phân phối chứng từ, GDV trả lại cho khách hàng 1 liên báo có hạch toán tài khoản tiền gửi của khách hàng. Cuối ngày, chuyển bộ phận GL 1 liên phiếu hạch toán kèm 1 liên chứng từ gốc và Bảng kê giao dịch trong ngày, các bảng kê 12, 15 nhận về. (Bộ phận GL sẽ căn cứ vào Bảng kê 15 để hạch toán xử lý thích hợp tất toán tài khoản TTBT với tài khoản tiền gửi của chi nhánh mở tại NHNN).
Hạch toán đã trình bày ở trên khi GDV đi TTBT về. • Chuyển tiền đến từ T5 (IL8, IL9, IL10)
T5 là hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam. Khi nhận