Đây là thủ tục kiểm soát đợc thiết kế nằm sau quy trình nghiệp vụ để bổ sung hoặc bù đắp những thủ tục kiểm soát còn yếu hoặc còn thiếu từ các khâu trên. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy đợc tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Kiểm soát bổ sung đợc thiết kế ở bộ phận hậu kiểm (tại phòng kế toán tổng hợp) và bộ phận kiểm tra nội bộ.
Các thủ tục kiểm soát bổ sung chủ yếu nh sau:
Công tác luân chuyển và kiểm soát và lu trữ chứng từ giao dịch
Đây là công tác rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng. Bởi vì chứng từ là căn cứ chứng minh mọi giao dịch, quan hệ kinh tế phát sinh giữa ngân hàng và khách hàng, giữa các ngân hàng với nhau. Đồng thời cũng là căn cứ để hạch toán, ghi chép sổ sách; là căn cứ để các cơ quan chức năng, kiểm toán bên ngoài vào kiểm tra. Qua công tác này, có thể phát hiện kịp thời các sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ, đảm bảo an toàn cho ngân hàng và khách hàng. Tầm quan trọng của công tác này đợc thể hiện trong chính quy trình thực hiện. Chứng từ đ- ợc luân chuyển qua nhiều khâu, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác.
Tại phòng nghiệp vụ thanh toán vốn, cuối ngày giao dịch, GDV giao chứng từ cho KSV. KSV thực hiện kiểm tra chứng từ về mặt số lợng (nếu thiếu phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của GDV), kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký quy định trên chứng từ, thiếu phải bổ sung, kiểm tra việc đánh số và sắp xếp chứng từ của GDV. Chứng từ Front End (in ra từ màn hình giao dịch) đợc sắp xếp nh đã trình bày ở trên. Chứng từ Back End ( Chứng từ in ra từ các chơng trình thanh toán nh: T5, TTĐTLNH, TTBT, SWIFT…) đợc sắp xếp theo quy định sau: 1.Các thanh toán giao diện T5, điện thanh toán SWIFT, TTBT đến sắp xếp theo nhật ký điện thanh toán; 2. Các điện thanh toán đến TTĐTLNH sắp xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm điện thanh toán đi và đến; 3. Bảng kê
12, 14, 15trong TTBT. Sau đó, chứng từ phải đợc chuyển cho bộ phận tập hợp chứng từ tại GL trớc 8h ngày làm việc kế tiếp. Bộ phận tập hợp chứng từ của chi nhánh là một hoặc nhiều cán bộ thuộc bộ phận hậu kiểm đợc giao nhiệm vụ tiếp nhận, theo dõi chứng từ do cán bộ tập hợp chứng từ của phòng nghiệp vụ chuyển đến.
Khi tiếp nhận chứng từ, phải có sổ theo dõi: tên ngời giao, ngời nhận, số lợng chứng từ theo từng giao dịch viên… và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ.
Bộ phận tập hợp chứng từ tại GL có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc giao nộp chứng từ, đảm bảo tập hợp đúng, đầy đủ chứng từ; sắp xếp và chuyển chứng từ cho cán bộ hậu kiểm để kiểm soát đối chiếu. Sau khi chứng từ đợc hậu kiểm xong, tập hợp chứng từ để nộp kho.
Công tác hậu kiểm
Hiện nay bộ phận hậu kiểm đang đợc bố trí tại phòng kế toán tổng hợp, do vậy ngoài việc thực hiện, xử lý và kiểm soát các giao dịch nội bộ đợc thực hiện trực tiếp trên phân hệ Kế toán tổng hợp (GL), phải thực hiện chức năng của bộ phận hậu kiểm. Bộ phận hậu kiểm là bộ phận không tham gia các giao dịch trực tiếp với khách hàng, thực hiện kiểm soát lại các giao dịch của bộ phận giao dịch và các giao dịch do hệ thống tự hạch toán. Căn cứ chứng từ gốc và các báo cáo của phân hệ thanh toán, việc kiểm tra - kiểm soát của Bộ phận hậu kiểm đợc thực hiện trên các nội dung sau:
- Kiểm soát các điện đi, kịp thời phát hiện các sai sót trong lập điện, nhất là trờng hợp điện thanh toán 2 lần.
- Kiểm soát điện đến và trạng thái xử lý. Đặc biệt chú ý đến các điện đến cha đợc xử lý, đang đợc hạch toán trên các tài khoản Phải trả trong thanh toán bằng điện, TTBT. Xem xét nguyên nhân điện thanh toán cha đợc xử lý, còn treo ở tài khoản trung gian.
- Kiểm soát việc xử lý và hạch toán các điện thanh toán thông qua các tài khoản trung gian của phân hệ thanh toán và các phân hệ có liên quan.
- Đối chiếu chứng từ gốc với báo cáo hạch toán GL các giao dịch thanh toán, đảm bảo mọi giao dịch thanh toán đều đợc hạch toán đầy đủ.
Sau khi hậu kiểm xong, chứng từ đợc sắp xếp theo trật tự, đóng thành tập và đ- ợc ba quản, lu kho trong thời gian khoảng 30 năm.
Có thể thấy, một giao dịch thanh toán vốn, từ khi đợc khởi tạo tại phòng nghiệp vụ đến khi đợc hậu kiểm xong, là đã đảm bảo tơng đối chắc chắn về tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp.
Công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) thuộc khối nghiệp vụ quản lý nội bộ tại Chi nhánh. Phòng kiểm tra nội bộ (thực chất là tổ Kiểm tra nội bộ) có chức năng kiểm tra lại công việc kiểm soát tại phòng kế toán tổng hợp, đồng thời kiểm tra, đánh giá việc thc hiện nghiệp vụ và tham mu cho Giám đốc về những điểm cha phù hợp trong quá trình xử lý giao dịch. Các thủ tục kiểm tra nội bộ bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
- Kiểm tra việc tuân thủ chế độ, quy trình và các quy định trong thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn của GDV và KSV. (Việc sử dụng chữ ký điện tử có đúng quy định, có hiện tợng dùng chung mật khẩu không, thời gian thay đổi mật khẩu? Việc tuân thủ hạn mức giao dịch, hạn mức phê duyệt của KSV có đúng quy định….)
- Kiểm tra việc thực hiện quá trình kiểm soát, đối chiếu cuối ngày các giao dịch, việc luân chuyển và lu trữ các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán vốn.
NHĐT&PT Việt Nam đã ban hành văn bản cụ thể về các thủ tục kiểm tra nội bộ, gửi từng chi nhánh triển khai thực hiện. Tuy vậy, công tác kiểm tra nội bộ thực tế không đợc triển khai thực hiện thờng xuyên, cha có kế hoạch kiểm tra cụ thể. Bên cạnh đó, trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Cầu Giấy, có thể nhận thấy rằng tính độc lập của Bộ phận kiểm tra nội bộ cha cao. Mặc dù tơng đối độc lập với phòng nghiệp vụ và phòng kế toán, nhng không trực thuộc cấp có thẩm quyền cao nhất tại chi nhánh. Điều này phần nào hạn chế quyền hạn và phạm vi hoạt động của Kiểm toán nội bộ.