Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

LỜI MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động kinh doanh Ngân hàng tại Việt Nam đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, cả về chiều rộng và chiều sâu Các Ngân hàng đang gắng sức chạy đua để tăng thị phần của mình trong nền kinh tế Họ luôn cố gắng tìm biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tạo ra các giá trị gia tăng mới, đem lại tiện ích cho khách hàng Bất kỳ một điểm vượt trội nào cũng đều đem lại ưu thế cạnh tranh cho Ngân hàng

Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh, nhu cầu trao đổi, giao lưu thương mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nước và cả ngoài biên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ Thanh toán bằng tiền mặt trở nên hạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng tăng lên Xuất phát từ nhu cầu đó, và các nhu cầu thanh toán trong nội bộ ngân hàng hoặc giữa các hệ thống ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nền kinh tế Nhờ đó, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí lưu thông tiền mặt, tăng nhanh vòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội Đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hiệu quả thực thi chính sách tiền tệ

Khi Ngân hàng thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán vốn, đảm bảo an toàn nhanh chóng, chính xác thì không chỉ đem lại lợi ích cho khách hàng mà đó cũng chính là lợi thế trong cạnh tranh của Ngân hàng Khách hàng nhận được nhiều tiện ích và họ tin tưởng vào Ngân hàng thì họ sẽ đặt quan hệ lâu dài với Ngân hàng

Thanh toán vốn là nghiệp vụ có nhiều giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng Vì vậy, để đảm bảo được hiệu quả của nghiệp vụ thanh toán vốn như trên, ngân hàng phải có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt vào việc thiết kế và vận hành KSNB

đối với nghiệp vụ này Bởi vì chức năng của KSNB là duy trì việc tuân thủ các quy định, chế độ đã được đặt ra, kiểm soát và kiểm soát lại quy trình thực hiện công việc Đó là một biện pháp hữu ích để nâng cao chất lượng thanh toán vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong hoạt động này.

Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy, có điều kiện tìm hiểu sâu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại đây, em đã lựa chọn đề

tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán

vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy” làm đề tài khoá luận của mình.

2 Đối tượng nghiên cứu

Khoá luận đi sâu vào nghiên cứu việc thiết kế và vận hành của KSNB trong nghiệp vụ thanh toán vốn, và môi trường trong đó KSNB hoạt động nhằm đánh giá tính hữu hiệu của KSNB Từ đó đưa ra những tồn tại và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy.

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình, tác giả đã kết hợp sử dụng

một số phương pháp nghiên cứu: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp… và một số phương pháp khác.

4 Kết cấu của khoá luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB nghiệp vụ thanh

toán vốn trong Ngân hàng thương mại.

Chương 2: Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh

NHĐT&PT Cầu Giấy.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh

toán vốn.

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TRONG NHTM

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm

Trong tổ chức có thể có nhiều cách phân cấp quản lý khác nhau song chung nhất thường là phân thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu Công việc rà soát này có tên là kiểm soát Kiểm soát có thể được hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách, biện pháp cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể quyền và lợi ích tương ứng, nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý… Tuy nhiên, thông dụng nhất vẫn là kiểm soát nội bộ đơn vị.

Có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đưa ra:

Khái niệm 1: HTKSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo.

Khái niệm 2: HTKSNB là toàn bộ những chính sách, quy định và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể (Theo IAS 400) Khái niệm 3: Theo COSO (Committee of sponsoring organization of treadway commision), HTKSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng của người quản lý, hội đồng quản trị, và các nhân viên của tổ chức, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm thực hiện các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, báo cáo tài chính

+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Khái niệm thứ 3 được đánh giá là khái quát đầy đủ và toàn diện nhất về HTKSNB Theo đó, ta có thể hiểu được bản chất của HTKSNB trên những điểm như sau:

Thứ nhất, HTKSNB là một quy trình Đó là một chuỗi các công việc

được thực hiện liên tục và toàn diện ở tất cả các khâu trong tổ chức, chứ không phải một hoạt động, một công việc diễn ra đơn lẻ, nhất thời Nó gắn liền với quá trình hoạt động của tổ chức.

Thứ hai, HTKSNB được thực hiện bởi nhân tố con người Đó là hội đồng

quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức Con người trực tiếp tham gia vào quá trình kiểm soát thông qua việc cài đặt và thực hiện các chính sách, thủ tục kiểm soát trong từng hoạt động cụ thể, và từ đó có sự kiểm soát tổng thể đối với hoạt động của tổ chức Chính vì vậy, nhân tố con người đóng vai trò quyết định trong HTKSNB

Thứ ba, HTKSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải

đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra Sự đảm bảo hợp lý đó là mức tốt nhất có thể đối với từng HTKSNB Thực tế là, mỗi HTKSNB cho dù được thiết kế hoàn hảo tới đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện hết các sai phạm có thể xảy ra, đó là hạn chế cố hữu của HTKSNB

Thứ tư, HTKSNB được thiết lập nhằm hướng tới những mục tiêu nhất

định của đơn vị, bao gồm 4 mục tiêu cơ bản như trên Để thực hiện được các mục tiêu trên, các nhà quản lý cần thiết lập, thực hiện và thường xuyên kiểm tra, đánh giá các quy định, chính sách và các thủ tục kiểm soát có thực hiện được những mục tiêu mong muốn hay không

1.1.1.2 Mục tiêu của HTKSNB

HTKSNB được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị:

1/ Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị

Ngân hàng nắm giữ lượng tài sản có giá trị rất lớn: tiền mặt, giấy tờ có

giá, các tài sản thế chấp, cầm cố…, bên cạnh đó, những thông tin liên quan tới hoạt động ngân hàng có tính bảo mật cao và liên quan đến nhiều đối tượng trong nền kinh tế Chúng rất dễ bị lạm dụng, đánh cắp vì nhiều mục đích khác nhau Chính vì thế, các ngân hàng cần thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ hạn mức, quyền và trách nhiệm của các thành viên tham gia để có được sự kiểm soát chặt chẽ đối với tài sản và thông tin của mình

2/ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ phận kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, từ các cấp quản lý ở đơn vị đến cấp quản lý nhà nước, đặc biệt là lĩnh vực ngân hàng phải chịu sự điều chỉnh của nhiều cơ quan quản lý nhà nước HTKSNB phải đảm bảo các thông tin đó được đưa ra có tính kịp thời về mặt thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

3/ Đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý

Do tính đặc biệt của ngành kinh doanh ngân hàng, việc tuân thủ các chế

độ pháp lý trong kinh doanh là quan trọng thiết yếu HTKSNB được thiết kế trong ngân hàng phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng phải được tuân thủ đúng mức HTKSNB cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của ngân hàng

+ Đảm bảo việc hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ của NHNN và Bộ tài chính

4/ Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

HTKSNB được thiết lập nhằm tránh sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, tránh lãng phí và sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả Đồng thời, có thể phát hiện kịp thời những rắc rối, rủi ro trong hoạt động kinh doanh để hoạch định những biện pháp đối phó, phòng ngừa, giảm các thiệt hại.Bên cạnh đó, HTKSNB sẽ phát hiện và khắc phục những thiếu sót của các kênh truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ các nhà quản trị xuống dưới Từ đó, giúp nâng cao hiệu lực và khả năng quản lý của bộ máy quản lý

Thực tế là, một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai sót có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ Những hạn chế đó được xác định như sau:

vượt quá lợi ích do hệ thống đó mang lại

nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không xét đến những nghiệp vụ bất thường.

rõ yêu cầu công việc

đồng giữa một thành viên của Ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác trong hoặc ngoài đơn vị

1.1.2 Các yếu tố của HTKSNB

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát chung

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài

đơn vị ảnh hưởng đến quá trình thiết lập, vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB, trong đó chủ yếu là quan điểm, nhận thức và hành động của các nhà quản lý trong đơn vị

Đặc thù về quản lý

Một nhà quản lý có quan điểm, triết lý trong quản lý như thế nào, họ sẽ

tạo môi trường như thế Quan điểm, triết lý quản lý đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị Nếu một nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, họ sẽ có nhận thức và hành động đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát thông qua việc xây dựng và thực hiện tuân thủ các quy định và chế độ đề ra Việc phân chia quyền lực trong tổ chức cũng tác động đến hiệu quả của kiểm soát Trường hợp quyền lực tập trung quá ít thì kiểm soát nếu có chỉ là hình thức, bị vô hiệu hoá Nếu quá phân tán thì sẽ gây ra sự chồng chéo, có thể bỏ sót một số chốt kiểm soát

Đặc thù về tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý trong ngân hàng sẽ tạo được môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ ngân hàng Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý như vậy, nhà quản lý phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:

ngân hàng, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản

kiểm soát lẫn nhau

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm tất cả các phương pháp quản lý cũng như chế độ đối với người lao động như: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, chế độ đãi ngộ, đề bạt… Chính sách nhân sự tốt sẽ tạo môi trường tốt cho kiểm soát bởi nhân tố con người chính là chủ thể trực

tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù ngân hàng có thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì kiểm soát nội bộ cũng không thể phát huy hiệu quả

Công tác kế hoạch và định mức

Hệ thống kế hoạch và dự toán trong ngân hàng bao gồm các kế hoạch kinh doanh, huy động và sử dụng vốn, kế hoạch đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và định mức đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Đó cũng là căn cứ để xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và kịp thời điều chỉnh

Kiểm toán nội bộ

Là một nhân tố rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của ngân hàng Thực chất, đó cũng là công việc kiểm soát: kiểm soát lại chức năng kiểm soát khác Từ đó phát hiện ra những khâu còn yếu, còn thiếu, những chính sách, thủ tục lỗi thời để từ đó đề xuất phương án cải tiến Kiểm toán nội bộ không được cài đặt trong quy trình nghiệp vụ mà được thiết kế độc lập với các hoạt động nghiệp vụ Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi để đảm bảo hiệu lực hoạt động

Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý, cũng như việc thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: tình hình phát triển kinh tế, xã hội, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, môi trường pháp lý, đường lối phát triển kinh tế của đất nước…

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm tất cả những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý

1.1.2.2 Hệ thống kế toán

Ngoài chức năng ghi chép sổ sách, tính toán và phân loại, tổng hợp các thông tin của kế toán tài chính vào các sổ sách và báo cáo tài chính thích hợp mà nó còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị thông qua quá trình thu thập, tính toán, đối chiếu và ghi chép, phân loại thông tin, trên cơ sở sử dụng các phương pháp kế toán thì kế toán cung cấp chức năng kiểm soát toàn diện thường xuyên đối với các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính có thực: việc ghi chép sổ sách kế toán phải dựa trên cơ sở nghiệp vụ có thật và phản ánh khách quan với nghiệp vụ đã diễn ra và hoàn thành

- Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán - Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh

được thực hiện kịp thời theo quy định

1.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

quan đến đơn vị

kế toán

kế toán

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc:

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được

phân chia cụ thể cho các bộ phận và cá nhân trong đơn vị Điều đó tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, khi có sai sót thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly

thích hợp giữa các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Muốn vậy phải đảm bảo yêu cầu: đảm bảo sự

phân tách chức năng (người giữ tài sản vật chất không kiêm nhiệm sổ sách) và thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chức năng liên quan để kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp điều chỉnh kịp thời

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Trách nhiệm và quyền hạn có thể được

uỷ quyền cho các cấp trong đơn vị mà vẫn không làm mất tính tập trung trong đơn vị Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện theo hai bước: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ và sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách phải độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

1.1.3 Phân loại kiểm soát

Dựa trên cơ sở tác dụng cũng như giai đoạn tiến hành của các thủ tục kiểm soát, có thể chia thành một số loại kiểm soát:

1.1.3.1.Kiểm soát phòng ngừa

Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi cho phép nghiệp vụ tiến hành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro Ví dụ: Trong nghiệp vụ cho vay, trước khi cho vay, cán bộ tín dụng thực hiện thẩm định yêu cầu vay, dự án đầu tư, tình hình tài chính… của khách hàng vay Tuy vậy không có kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm rủi ro xuống bằng không.

1.1.3.2 Kiểm soát thực hiện

Kiểm soát thực hiện được tiến hành cùng với quá trình thực hiện công

việc để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn Các thủ tục kiểm soát, các chốt kiểm soát được cài đặt trong chính quy trình thực hiện nghiệp vụ Ví dụ: trong nghiệp vụ cho vay, cán bộ tín dụng xem xét xem hợp đồng tín dụng, chứng từ giải ngân có hợp lệ, hợp pháp không; việc

quyết định cho vay có đúng thẩm quyền không; đối tượng giải ngân có đúng với đơn xin vay không…

1.1.3.3 Kiểm soát bù đắp

Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho những thủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, thường thiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tình huống bất ngờ… Khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận Ví dụ: trong hoạt động tín dụng, việc thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của khách hàng vay, kiểm soát quá trình sử dụng vốn vay… chính là kiểm soát bù đắp.

1.2 NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TRONG NHTM

1.2.1 Nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.2.1.1 Sự cần thiết và ý nghĩa của thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Nền kinh tế tồn tại rất nhiều chủ thể và các quan hệ kinh tế giữa họ luôn

đan xen, phức tạp Từ đó phát sinh nhu cầu thanh toán, chuyển tiền qua ngân hàng giữa các chủ thể đó với nhau Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng cùng có tài khoản tại một đơn vị ngân hàng thì việc thanh toán không gặp vấn đề gì khó khăn Nhưng nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng mở tài khoản ở hai đơn vị ngân hàng khác nhau, trong cùng một hệ thống hoặc có thể khác hệ thống, việc thanh toán lúc này không chỉ là đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn phát sinh quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng với nhau Bên cạnh đó, trong nội bộ các ngân hàng, việc tập trung quản lý, điều hoà vốn và vay mượn lẫn nhau cũng là cơ sở để phát sinh quan hệ thanh

toán giữa các ngân hàng với nhau Đó là nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng nhằm tiếp tục hoàn thành quá trình thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân với nhau mà họ không cùng mở tài khoản tại một ngân hàng hoặc thanh toán vốn trong nội bộ các ngân hàng Các ngân hàng phải đảm bảo thanh toán về vốn với nhau một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, đồng thời phải có biện pháp để kiểm soát tính xác thực của các khoản thanh toán nhằm đảm bảo an toàn tài sản

Thanh toán vốn có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động ngân hàng:

với nền kinh tế quốc dân và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng

- Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng sẽ thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt, tăng độ an toàn trong quan hệ thanh toán, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí lưu thông xã hội

chính sách tiền tệ thông qua việc tăng cường quản lý vốn khả dụng và làm cho các giao dịch trên thị trường liên ngân hàng diễn ra mạnh mẽ.

1.2.1.2 Điều kiện để tổ chức thanh toán vốn giữa các ngân hàng

Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán vốn nên khi tổ chức thực hiện phải đảm bảo các điều kiện như sau:

Điều kiện về pháp chế

Thanh toán vốn cần phải được điều chỉnh bởi các văn bản pháp quy của Nhà nước và NHNN Theo đó, phải xây dựng hệ thống văn bản pháp quy về chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ, chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệu trên các vật mang tin hoặc truyền qua mạng máy tính trong hạch toán

kế toán… để các ngân hàng vận dụng trong việc tổ chức thanh toán của mình cũng như tham gia vào hệ thống thanh toán liên ngân hàng do NHNN tổ chức.

Điều kiện về mô hình hoạt động

Hệ thống thanh toán phải phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động của các ngân hàng, phải đáp ứng nhu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từng bước hiện đại hoá công nghệ ngân hàng

Điều kiện về kỹ thuật

Phải có đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật như hệ thống máy vi tính cùng các thiết bị ngoại vi, chương trình phần mềm tin học, đường truyền, trụ sở… để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản và tiết kiệm chi phí.

Điều kiện về vốn trong thanh toán

Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanh toán kịp thời, sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau Vốn để đảm bảo thanh toán gồm:

- Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt

- Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các tổ chức tín dụng khác

- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đi sâu nghiên cứu KSNB đối với các phương thức chính là: Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống, thanh toán bù trừ khác hệ thống, thanh toán điện tử liên ngân hàng Đây cũng là các phương thức thanh toán vốn chủ yếu trong NHTM

a) Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng

Ngày 20/10/1997, thống đốc NHNN Việt Nam đã ra quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 về việc ban hành Quy chế chuyển tiền điện tử Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (chuyển tiền điện tử) là phương thức thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và mạng truyền tin nội bộ Thực chất của thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa các khách hàng (người chi trả và người thụ hưởng) trong trường hợp các khách hàng đó không cùng mở tài khoản tại cùng một chi nhánh ngân hàng; hoặc là chuyển cấp vốn, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống ngân hàng

Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng, có thể bố trí, tổ chức thanh toán liên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp Bên cạnh hệ thống thanh toán ngân hàng toàn hệ thống, có thể tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trên cùng một địa bàn (tỉnh, thành phố ) để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng trên cùng một địa bàn và thực hiện việc kiểm soát, đối chiếu liên chi nhánh ngân hàng theo sự uỷ quyền của cấp Trung ương (Hội sở chính).

Quá trình thanh toán được thực hiện trong môi trường pháp lý và kỹ thuật được chuẩn hoá cao trên mạng máy tính Phần mã khoá (testkey) được cài đặt trong một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt Mỗi lệnh chuyển tiền đều phải qua hai lần mã khoá bảo

mật của chức năng kế toán và chức năng tin học, vì vậy đảm bảo độ an toàn, chính xác cao Đồng thời, quá trình chuyển tiền, tra soát, trả lời và thông báo chấp nhận… được xử lý tự động trên chương trình máy tính, đảm bảo tốc độ thanh toán nhanh chóng, chính xác

Thanh toán liên ngân hàng điện tử áp dụng phương thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung Theo phương thức này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua Trung tâm thanh toán (truyền qua mạng), TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong toàn hệ thống Cuối ngày các đơn vị chuyển tiền có nhiệm vụ lập và gửi báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày để gửi đến TTTT TTTT kiểm soát và đối chiếu khớp đúng các chuyển tiền với từng đơn vị, sau đó gửi bảng đối chiếu về đơn vị Các đơn vị sau khi đối chiếu khớp đúng với TTTT mới được lưu trữ các lệnh chuyển tiền Để đảm bảo việc điều hoà vốn trong hệ thống, TTTT sẽ mở cho mỗi

đơn vị chuyển tiền những tài khoản thích hợp hoặc quy định một hạn mức được thanh toán vượt khả năng chi trả của mình Những đơn vị ngân hàng thừa vốn gửi ở TTTT sẽ được hưởng lãi điều hoà, đơn vị thiếu vốn phải nhận vốn điều hoà phải trả lãi cho số thanh toán vượt

b) Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng

Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng được thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phải thu, phải trả và trên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kết quả bù trừ) TTBT phát sinh trên cơ sở các quan hệ thanh toán của các khách hàng tại các ngân hàng khác nhau hoặc thanh toán vốn

của bản thân các ngân hàng TTBT được áp dụng giữa các ngân hàng

khác hệ thống với nhau (TTBT khác hệ thống) hoặc có thể áp dụng giữa các đơn vị ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng (TTBT cùng hệ thống) Tuỳ thuộc vào phương pháp luân chuyển chứng từ, chuyển số liệu mà có cơ chế TTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT

giấy) và TTBT điện tử Khi tham gia thanh toán bù trừ giấy, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì Đối với TTBT khác hệ thống, các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng chủ trì là NHNN trên địa bàn

 Nguyên tắc số chênh lệch trong TTBT

- Ngân hàng chủ trì được chủ động trích tài khoản tiền gửi của các NH thành viên phải trả (nếu còn) để thanh toán co NH thành viên được thu - Trường hợp tài khoản tiền gửi của NH thành viên phải trả không còn đủ số dư để thanh toán thì vay của NH chủ trì hoặc các NH thành viên khác để thanh toán Trường hợp không được vay thì NH chủ trì thanh toán hộ 1-2 lần với mức phạt cao Sau đó vẫn tiếp diễn thì buộc phải ngừng tham gia TTBT

c) Thanh toán điện tử liên ngân hàng

Thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH) là quá trình xử lý các giao

dịch thanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng, được thực hiện qua mạng máy tính Thống đốc NHNN Việt Nam đã ban hành nhiều quyết định

để triển khai TTLNH Ngày 20/3/2002, ban hành quyết định số 212/2002/QĐ-NHN về quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng Tiếp đó là quyết định 309/2002/QĐ-NHNN ngày 9/4/2002 về việc ban hành Quy chế TTĐTLNH Cùng với đó là các quy định về việc sử dụng chứng từ điện tử và chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử trong TTĐTLNH và các quyết định khác có liên quan

Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (IBPS-Interbank Payment

System) là hệ thống tổng thể gồm: hệ thống bù trừ liên ngân hàng, hệ thống

xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao dịch với hệ thống chuyển tiền điện tử của NHNN Hệ thống TTLNH hiện đã được triển khai tại Sở Giao dịch NHNN và 05 tỉnh thành phố là Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Tp Hồ Chí Minh

Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có đủ điều kiện và được chấp nhận tham gia hệ thống TTLNH Các thành viên trực tiếp phải có tài khoản tiền gửi thanh toán tại SGD NHNN và phải đăng ký danh sách các chi nhánh trực thuộc của mình tham gia TTLNH dể được kết nối trực tiếp vào hệ thống Thành viên gián tiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào hệ thống thông qua thành viên trực tiếp

Hệ thống TTLNH xử lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thông qua tài khoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng thành viên mở tại SGD NHNN theo phương thức quyết toán tổng tức thời Theo phương thức đó, việc xử lý và quyết toán chuyển tiền được diễn ra một cách liên tục theo thời gian thực tế phát sinh chuyển tiền, nghĩa là các giao dịch thanh toán được xử lý ngay theo tổng số tiền phải thanh toán và theo từng lệnh chuyển một Đối với các lệnh chuyển tiền giá trị thấp sẽ được xử lý thông qua thanh toán bù từ trên địa bàn tỉnh, thành phố Kết quả đó được chuyển về Trung tân thanh toán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tại Trung ương (bù

trừ giữa các Hội sở NH) sẽ được tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa – bù trừ “kép” để xác định kết quả cuối cùng.

TTLNH áp dụng chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống.

1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn trong NHTM

1.2.2.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn

Xuất phát từ tính chất của nghiệp vụ thanh toán vốn, đó là có liên quan

trực tiếp đến vốn và vấn đề an toàn tài sản của các đơn vị ngân hàng khác nhau, cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Đồng thời, nghiệp vụ này được thực hiện trong môi trường có tính chuẩn hoá cao về mặt pháp lý và công nghệ, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình thực hiện có thể sẽ dẫn đến tê liệt, ách tắc hoạt động của cả hệ thống thanh toán Chính vì vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ thanh toán vốn là đặc biệt quan trọng

Các quy định, chính sách của NHNN cũng như của từng ngân hàng về nghiệp vụ thanh toán vốn được thực thi một cách đầy đủ và đúng đắn Quy trình nghiệp vụ có được thực hiện theo quy định chung không? Hệ thống máy tính và chương trình phần mềm có đảm bảo về mặt kỹ thuật không? trình độ nhân viên có đáp ứng được yêu cầu công việc không? hạn mức phê duyệt giao dịch có được tuân thủ không? các dữ liệu, thông tin về nghiệp vụ có được tập hợp, chuyển giao, xử lý một cách đầy đủ, chính xác và được quản lý chặt chẽ không?

thể xảy ra Từ đó, giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản của ngân hàng Đồng thời, trong quá trình hoạt động, KSNB có thể phát hiện những điểm còn bất hợp lý để đề xuất biện pháp khắc phục.

Nhờ có hoạt động KSNB, chất lượng nghiệp vụ thanh toán vốn của ngân hàng ngày càng được nâng cao Tốc độ thanh toán tăng nhanh, chính xác, kịp thời, và đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng Nhờ đó, ngân hàng có thể đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đó cũng là một lợi thế để thu hút khách hàng trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay.

1.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chung đối với nghiệp vụ thanh toán vốn

Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: - Kiểm soát các văn bản quy định phân cấp uỷ quyền của lãnh đạo Việc tổ chức quy trình thanh toán vốn, uỷ quyền cán bộ được phép tham gia vào thanh toán vốn, hạn mức giao dịch, kiểm soát việc phân công cán bộ có đảm bảo kiểm soát toàn diện các giao dịch trong nghiệp vụ thanh toán vốn…

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính xác thực của ngân hàng người thụ hưởng…

- Kiểm soát việc tuân thủ chế độ, quy trình, quy định trong nghiệp vụ thanh toán vốn: Việc chấp hành chế độ bảo mật, lựa chọn kênh thanh toán, xử lý sai sót khi phát sinh…

- Kiểm soát việc thực hiện đối chiếu cuối ngày các giao dịch của giao dịch viên, cán bộ hậu kiểm, cán bộ kiểm toán nội bộ…

1.2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn

a) Quan điểm về hiệu quả trong kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng phát triển vừa đáp ứng được nhu cầu

thanh toán của nền kinh tế đồng thời thoả mãn nhu cầu thanh toán của chính các ngân hàng Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng ngày càng tăng vì tính tiện ích của nó Về phía các ngân hàng, khi thị trường liên ngân hàng phát triển, quan hệ vay mượn, thanh toán nội bộ với nhau cũng trở nên sôi động hơn Sự

phát triển đó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải nâng cao hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn

Khái niệm hiệu quả có thể hiểu là khả năng thực hiện được mục tiêu đề ra và với mức chi phí thấp nhất có thể, không lãng phí nguồn lực của đơn vị KSNB được thiết kế trước, trong và sau quy trình thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn KSNB hoạt động có hiệu quả khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có thể bao quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán vốn từ trước khi khởi tạo lệnh cho đến khi kết thúc quy trình và lưu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng Trong quá trình đó, KSNB đảm bảo cho nghiệp vụ thanh toán vốn diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn và quản lý chặt chẽ về vốn cho ngân hàng KSNB phải phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và tìm cách khắc phục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin của ngân hàng.

thanh toán vốn

Hiệu quả KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chịu ảnh hưởng của một số nhân tố sau:

- Thứ nhất là, tính nhất quán, đồng bộ và rõ ràng trong các văn bản, quy

định của Nhà nước, NHNN và các cơ quan hữu quan có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn Khi đó, sẽ tạo ra được một sự hiểu biết chung về nghiệp vụ, thực hiện thống nhất và dễ dàng hơn trong việc quản lý.

vụ thanh toán vốn trong nội bộ đơn vị ngân hàng Công việc này chịu ảnh hưởng bởi quan điểm và cách thức tổ chức của Ban lãnh đạo Ngân hàng Các chốt kiểm soát có bao quát được toàn bộ quy trình nghiệp vụ và đảm bảo được kiểm soát sau đối với quy trình đó không? Việc phân công công việc, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân có liên quan đến quy trình KSNB thanh toán vốn có được phân công rõ ràng không? có đảm bảo tính độc lập tương đối cần thiết để có thể duy

trì sự kiểm tra lẫn nhau không? Các yếu tố trên là điều kiện khung cần thiết để có thể thực hiện quy trình KSNB trong đơn vị.

- Trình độ tác nghiệp và thái độ nghiêm túc tuân thủ của các thành viên tham gia vào quy trình KSNB Khả năng xử lý nghiệp vụ tốt của các nhân viên thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn, của cán bộ hậu kiểm và kiểm toán viên nội bộ; thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm và trung thực của họ chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao cho công tác KSNB trong đơn vị.

tảng kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại Vì vậy, một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến nghiệp vụ này là trình độ tin học hoá, trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ việc thanh toán, chuyển tiền tại đơn vị Nếu thường xuyên được đầu tư, nâng cấp, hoạt động thanh toán vốn sẽ diễn ra được nhanh chóng, thông suốt, giảm được nhiều sai sót Cùng với đó là việc nâng cao trình độ của các chuyên gia tin học và trình độ tin học chung của nhân viên sẽ giúp cải thiện môi trường KSNB trong ngân hàng.

2.1 KHÁI QUÁT VỀ NHĐT&PT CHI NHÁNH CẦU GIẤY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của NHĐT&PT Cầu Giấy

Ngày 31/10/1963, chi điếm 2 thuộc Chi hàng Kiến thiết Hà Nội ( tiền thân của NHĐT&PT Cầu Giấy ngày nay) được thành lập Trải qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, qua từng bước thăng trầm của nền kinh tế cũng như của ngành, chi nhánh Cầu Giấy luôn kiên trì thực hiện nhiệm vụ phục vụ nền kinh tế Thủ đô, xây dựng Hà Nội đi lên từ trong gian khó của chiến tranh và vươn mình lớn dậy trong những năm đổi mới

Từ năm 1995, Chi nhánh đã hoạt động như một NHTM quốc doanh, hoạt động ngân hàng có sự chuyển biến mạnh về chất Kết quả đó được thể hiện rõ trong công tác huy động vốn, chi nhánh đã đa dạng hoá các hình thức huy động vốn Công tác cho vay cũng được chi nhánh coi trọng về số lượng cũng như về hiệu quả, đảm bảo an toàn đồng vốn đầu tư Hoạt động dịch vụ cũng được phát triển thêm nhiều hình thức đa dạng Về bảo lãnh, năm 1995, chi nhánh chỉ có hình thức bảo lãnh dự thầu , đến nay đã có nhiều hình thức mới như bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh chất lượng sản phẩm… Công tác thanh toán cũng phát triển mạnh cả về số lượng và chất lượng.

Trong quá trình hoạt động, chi nhánh luôn bám sát định hướng hoạt động của ngành là phải tăng trưởng mạnh mẽ, đảm bảo an toàn hệ thống, tuân thủ luật pháp, hạn chế rủi ro trong hoạt động ngân hàng Bên cạnh đó, chi nhánh thường xuyên chăm lo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV về phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, xây dựng lề lối làm việc, xây dựng phương thức quản trị điều hành đáp ứng yều cầu của nền kinh tế thị trường trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, từng bước cải thiện công nghệ ngân hàng Tháng 10/2003, chi nhánh là một trong 7 đơn vị trong hệ thống NHĐT&PT Việt Nam được chọn thí điểm áp dụng chương trình hiện đại hoá Ngân hàng nhằm áp dụng công nghệ thông tin hiện đại theo chuẩn

mực quốc tế về quản lý, giao dịch và thanh toán để cung cấp các sản phẩm dịch vụ đa dạng, hiệu quả an toàn hơn trong hoạt động Chi nhánh Cầu Giấy luôn hướng tới việc cung cấp các sản phẩm ngân hàng chất lượng cao, nâng cao tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và coi đây là nền tảng vững chắc cho sự phát triển

Với sự phấn đấu không ngừng, chi nhánh đã được UBND thành phố Hà Nội, thống đốc NHNN tặng bằng khen và Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam tặng Giấy khen về những thành tích trong hoạt động

Ngày 1/10/2004, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy chính thức được nâng cấp trở thành Chi nhánh cấp 1 - một chi nhánh lớn nằm ở cửa ngõ phía Tây thủ đô Hà Nội, xứng đáng với những kết quả đạt được của 41 năm hình thành và phát triển của mình Đây cũng là một mốc đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của Chi nhánh trong thời gian sau.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ quyết định só 323/QĐ-HĐQT ngày 5/9/2003 của hội đồng quản trị NHĐT&PT Việt Nam về việc phê duyệt sơ cấu tổ chức bộ máy thí điểm áp dụng tại chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy Đây là mô hình tổ chức phù hợp với dự án Hiện đại hoá ngân hàng

Phòng tín dụng

- Bộ phận quan hệ trực tiếp với khách hàng:

Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ sau đó chuyển đến các phòng ban có liên quan để thực hiện theo chức năng Bên cạnh đó, phân tích tín dụng theo quy trình nghiệp vụ, quyết định các khoản vay trong hạn mức được giao, quản lý giải ngân, tài sản đảm bảo nợ, thu nợ, xử lý gia hạn nợ, thực hiện các biện pháp thu nợ, lập các báo cáo tín dụng theo quy định.

- Bộ phận tác nghiệp: Nhập các dữ liệu về các khoản vay vào chương trình phần mềm ứng dụng Đồng thời chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của các giao dịch được nhập vào hệ thống đó Thực hiện lưu trữ hồ sơ tín dụng,

chuẩn bị số liệu thống kê các khoản vay phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ của chi nhánh, NHĐT&PT Việt Nam và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Phòng dịch vụ khách hàng

Chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp và xử lý các yêu cầu của khách hàng: mở tài khoản, gửi tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán, chuyển tiền… Đồng thời duy trì và kiểm soát các giao dịch với khách hàng Bên cạnh đó, thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm dịch vụ đối với khách hàng.

Phòng thẩm định tín dụng

Thực hiện thẩm định, tham gia góp ý kiến về quyết định tín dụng đối với các dự án cho vay, bảo lãnh Đánh giá tài sản đảm bảo nợ vay Đồng thời giám sát chất lượng và xếp loại rủi ro tín dụng và xếp hạng khách hàng Đây là đầu mối tổng hợp và thực hiện các loại báo cáo tín dụng.

Phòng kế hoạch nguồn vốn

Tổ chức nghiên cứu thị trường, phân tích môi trường kinh doanh từ xây dựng chiến lược kinh doanh, chính sách khách hàng, chính sách lãi suất, huy động vốn… Lập và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của chi nhánh Tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, phòng ngừa rủi ro, quản lý các hệ số an toàn trong kinh doanh Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới về huy động vốn, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng.

Phòng tài chính kế toán

Tổ chức, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán và chế độ báo cáo kế toán của các phòng ban khác Hậu kiểm các chứng từ thanh toán phát sinh Lập và phân tích các báo cáo tài chính, phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Phòng tổ chức hành chính

Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu hoạt động của chi nhánh Tổ chức quản lý lao động, xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo của chi nhánh Thực hiện công tác hành chính, công tác hậu cần cho chi nhánh, bảo vệ an ninh, an toàn cho con người, tài sản của chi nhánh và khách hàng đến giao dịch.

Tổ kiểm tra kiểm toán nội bộ

Kiểm tra việc thực hiện các quy chế, chế độ tại chi nhánh, hướng dẫn đôn đốc việc tuân thủ pháp luật và đề xuất biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ theo quy chế hoạt động kiểm tra nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam

Tổ tiền tệ-kho quỹ

Quản lý quỹ nghiệp vụ của chi nhánh, thu chi tiền mặt, quản lý vàng bạc, kim loại quý, đá quý, hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố, giấy tờ có giá, thực hiện xuất nhập tiền mặt để đảm bảo khả năng thanh khoản, thực hiện các dịch vụ tiền tệ, kho quỹ cho khách hàng

Tổ điện toán

Xây dựng và tổ chức hệ thống tin học, phần cứng và phần mềm ứng dụng, là nền tảng trong hoạt động kinh doanh ngân hàng hiện đại Đảm bảo hệ thống máy tính kết nối thông suốt trong chi nhánh và hệ thống NHĐT&PT Việt Nam và các hệ thống thanh toán khác mà chi nhánh tham gia.

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Cầu Giấy

2.1.3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh

Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Chi nhánh có những thuận lợi nhất định, song cũng gặp phải không ít những khó khăn.

Trong những năm qua, nền kinh tế nước ta tăng trưởng khá, tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng bình quân hàng năm tăng 8,5% Giá trị sản xuất công nghiệp tăng mạnh Các ngành dịch vụ có bước phát triển mới, xuất

khẩu và nhập khẩu tiếp tục phát triển Điều đó tạo điều kiện cho các Ngân hàng phát triển và cạnh tranh tốt hơn

Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy có một vị trí thuận lợi đó là trụ sở đặt tại 263 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, một quận mới được thành lập, nằm ở cửa ngõ phía Tây thành phố Hà Nội Trên địa bàn và những khu vực lân cận đang có tốc độ đô thị hoá cao, nhiều khu đô thị mới được xây dựng, cơ sở hạ tầng đang được quy hoạch đầu tư Quận Cầu Giấy được thành phố Hà Nội hết sức quan tâm, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật để thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển Điều đó đã tạo ra nhu cầu sử dụng vốn, dịch vụ Ngân hàng, là cơ hội để chi nhánh phát triển các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng Bên cạnh đó, được sự quan tâm sát sao của NHĐT&PT Trung ương, đặc biệt là sau khi được nâng cấp lên thành chi nhánh cấp 1, Chi nhánh Cầu Giấy đã có điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh, có lợi thế trong cạnh tranh.

Tuy vậy, Chi nhánh gặp phải không ít những khó khăn Về môi trường kinh tế vĩ mô, trong năm 2004, 2005, đi đôi với tăng trưởng GDP, tỉ lệ lạm phát cũng tăng cao, giá các loại nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất tăng vọt gây khó khăn cho hoạt động của các doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh của chi nhánh vì thế cũng bị ảnh hưởng mạnh Lãi suất huy động phải tăng để giữ được nguồn tiền gửi, công tác tín dụng khó mở rộng, lãi suất cho vay phải hấp dẫn để thu hút khách hàng Mặt khác, do quận Cầu Giấy là một quận mới được thành lập nên hầu hết các cơ sở kinh doanh trên địa bàn đều là những chi nhánh, đại lý của các doanh nghiệp, mức độ tự chủ chưa cao Dân số tương đối đông nhưng chủ yếu là sinh viên, giáo viên và những hộ mới định cư, do vậy nhu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng còn hạn chế Bên cạnh đó, mạng lưới các ngân hàng hoạt động trên địa bàn tương đối dày đặc: NHNo&PTNT, Vietcombank, Inconbank, Sacombank, ACB, VIB… nên có sự cạnh tranh cao giữa các ngân hàng Vào những tháng cuối năm 2004,đầu năm 2005 các ngân hàng liên tục gia tăng lãi suất

để có ưu thế cạnh tranh, điều này đã gây rất nhiều khó khăn không chỉ với công tác huy động vốn mà cả với hoạt động cho vay của các ngân hàng Cùng với đó là rất nhiều biện pháp marketing, các sản phẩm dịch vụ mới đem lại nhiều tiện ích, thu hút khách hàng.

Trong môi trường như trên, cùng với sự nỗ lực của ngân hàng, Chi nhánh đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động kinh doanh.

2.1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của NHĐT&PT Cầu Giấy

Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005 cuả chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy như sau:

Bảng 1: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu cơ bản năm 2005

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005)

Tính đến 31/12/2005, tổng tài sản đạt 1585 tỷ đồng, tăng 514 tỷ đồng, tương đương 48,3% so với năm 2004 là 1069 tỷ Tài sản có sinh lời tăng 492 tỷ đồng, bằng 49,9% so với năm 2004 Tỷ trọng tài sản có sinh lời trong tổng tài sản cũng tăng Năm 2004, chiếm 92,2% tổng tài sản (986 tỷ/1069tỷ), đến năm 2005 là 93,3% (1478 tỷ/ 1585 tỷ) Điều này phản ánh hiệu quả sử dụng vốn tăng.

Trong cơ cấu tài sản có sinh lời, tỷ trọng dư nợ tín dụng ngày càng tăng Năm 2004, tổng dư nợ là 401 tỷ, chiếm 40,7% tổng tài sản sinh lời Năm 2005, tỷ lệ này tăng lên là 53,5%, với dư nợ là 791 tỷ Phần còn lại trong số tài sản có sinh lời được đầu tư vào tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương

Năm 2004, số dư tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương là 585 tỷ, đến năm 2005 là 687 tỷ, tăng 17,4% so với năm 2004 Như vậy, trong tổng tài sản sinh lời của chi nhỏnh, phần tiền gửi tại NHĐT&PT Trung ương là tương đối lớn Điều này làm giảm khả năng sinh lời của tài sản, trong khi chi phớ cho nguồn vốn huy động vào ngày càng cao Chi nhỏnh cần tỡm nhiều giải phỏp để tăng dư nợ cho vay, hoặc đầu tư vào cỏc lĩnh vực cú thể tạo ra nhiều lợi nhuận khỏc như: đầu tư chứng khoỏn, kinh doanh ngoại tệ

Về kết quả hoạt động kinh doanh, năm 2004, chi nhỏnh chưa cú lợi nhuận do phải trớch lập dự phũng rủi ro lớn, số DFRR trớch là 2,2362 tỷ đồng Đến năm 2005, lợ nhuận trước thuế tạo ra là 3,1 tỷ, đồng thời trớch lập quỹ dự phũng rủi ro được 25,3 tỷ đồng, tăng 133% so với kế hoạch đặt ra là 19 tỷ Đõy là một kết quả thành cụng của chi nhỏnh trong năm qua.

Năm 2003Năm 2004Năm 2005

Huy động vốnTổng dư nợ

trong tổng số vốn huy động có xu hướng tăng dần qua các năm, tuy vậy dư nợ cho vay chiếm tỷ lệ chưa cao, một phần tương đối lớn vốn huy động được đem gửi tại NHĐT&PT Trung ương Vì thế, khả năng sinh lời của vốn chưa được khai thác hết.

Huy động vốn

Trong hoạt động của NHTM, nguồn vốn có vai trò rất quan trọng, đặc biệt là nguồn vốn huy động, vì nguồn vốn tự có của Ngân hàng thường chiếm tỷ trọng thấp Khi có vốn Ngân hàng mới có thể tiến hành được các hoạt động kinh doanh tiền tệ của mình để tạo ra lợi nhuận

Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn, Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy đã luôn coi trọng công tác huy động vốn dưới mọi hình thức để đảm bảo quy mô tăng trưởng theo kế hoạch xác định, đa dạng hóa các phương thức huy động vốn, tạo thuận lợi cho khách hàng, từ đó thu hút họ đến với ngân hàng.

Bảng 2: Kết quả huy động vốn của Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

Tỷ trọng%

Thực hiện

Tỷ trọng%

Thực hiện

Tỷ trọng%

( Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)

Năm 2005, tổng vốn huy động được của Chi nhánh là 1495 tỷ đồng, tăng 54,3% so với năm 2004 Năm 2004, huy động vốn của Chi nhánh gặp nhiều khó khăn Chỉ số giá cả tiêu dùng tăng cao, đặc biệt là giá bất động sản, tỷ giá ngoại tệ và giá vàng biến động phức tạp, ảnh hưởng đến công tác huy động vốn Trong năm 2005, Chi nhánh đã thực hiện nhiều biện pháp, hình thức huy động vốn hấp dẫn như: Tiết kiệm dự thưởng, tiết kiệm

rút dần, tiết kiệm ổ trứng vàng, cùng với đó là các hình thức tặng quà, khuyến mãi… , thường xuyên tuyên truyền, quảng cáo, điều chỉnh lãi suất linh hoạt Nguồn vốn không kì hạn là 635 tỷ, chiếm 42,5 % tổng vốn huy động Nguồn vốn kì hạn là 860 tỷ chiếm 57,5 % Như vậy tỷ trọng nguồn vốn có kì hạn đã tăng so với năm 2004 Khách hàng gửi tiền thiên về xu hướng gửi lâu dài do nhiều yếu tố bất ổn trong nền kinh tế Trong cơ cấu loại tiền gửi, đồng tiền chủ yếu là VND, chiếm 68,7% tổng vốn huy động, ngoại tệ chiếm 31,3%, có tăng lên so với năm 2004, điều này một phần là do lượng tiền kiều hối chuyển về Việt Nam tăng mạnh trong năm 2005.

Tình hình sử dụng vốn

Trong năm 2005, hoạt động tín dụng của Chi nhánh đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ Với mục tiêu tăng trưởng và nâng cao chất lượng tín dụng, Chi nhánh đã cơ cấu lại khách hàng và dư nợ theo hướng tăng tỷ trọng cho vay có tài sản đảm bảo, mở rộng cho vay các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tiến hành phân loại nợ theo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN Kết quả hoạt động tín dụng được thể hiện trong bảng 3 dưới đây.

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005)

Nhìn vào số liệu trên, ta thấy dư nợ cho vay năm 2005 tăng 390 tỷ đồng, tăng 97,3% so với năm 2004, trong đó dư nợ ngắn hạn chiếm 20,5% và dư nợ dài hạn là 79,5 % Với định hướng tăng trưởng an toàn nên tỷ lệ dư nợ

có tài sản đảm bảo tăng lên 53,7% và tỷ lệ nợ quá hạn giảm còn 2,2% trong tổng dư nợ.

Qua số liệu trên cho thấy, Chi nhánh đã có nhiều giải pháp tích cực trong hoạt động cho vay Chi nhánh đã thực hiện chuyển dịch cơ cấu khách hàng vay, tìm kiếm khách hàng tốt, có chính sách với từng khách hàng Đối với khách hàng có tình hình tài chính yếu, Chi nhánh giảm dần dư nợ và tìm biện pháp thu hồi nợ Tích cực rà soát lại, xử lý nợ quá hạn khó đòi…

Tình hình dịch vụ Ngân hàng

Bên cạnh việc khai thác các dịch vụ truyền thống như: chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, thanh toán trong nước và quốc tế… Chi nhánh Cầu Giấy đã khai thác và cung cấp dịch vụ mới là ATM, bước đầu có những kết quả đáng kể, được khách hàng trên địa bàn tin dùng Một số các dịch vụ Ngân hàng hiện đại khác như: Phone Banking, Internet Banking… Chi nhánh vẫn chưa triển khai được Nguyên nhân là do Ngân hàng vẫn chưa tập trung được nguồn vốn để mở rộng dịch vụ

2.2 THỰC TRẠNG KSNB NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI NHĐT&PT CHI NHÁNH CẦU GIẤY

2.2.1 Giới thiệu về nghiệp vụ thanh toán vốn tại chi nhánh Cầu Giấy

Xuất phát từ nhu cầu thanh toán, chuyển tiền của khách hàng cũng như nhu cầu của bản thân ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh tương đối lớn tại Chi nhánh Cầu Giấy Đặc biệt là từ cuối năm 2003, khi Chi nhánh được tham gia thí điểm triển khai dự án Hiện đại hoá, và cuối năm 2004, khi Chi nhánh chính thức được nâng cấp thành chi nhánh cấp 1 trực thuộc NHĐT&PT Việt Nam

Do hoạt động hiệu quả của Chi nhánh Cầu Giấy, Chi nhánh đã triển khai và tham gia vào các phương thức thanh toán vốn khá đa dạng.

- Hệ thống thanh toán điện tử nội bộ của NHĐT&PT Việt Nam (T5)- Hệ thống thanh toán toàn cầu (SWIFT)

- Thanh toán song phương với NHNo&PTNT Việt Nam - Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại TCTD khác

Sự đa dạng về phương thức thanh toán vốn như trên giúp Chi nhánh giải quyết được đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh, có thể lựa chọn được kênh thanh toán phù hợp nhất với từng đối tượng khách hàng Cùng với đó Chi nhánh luôn quan tâm đến việc đổi mới công nghệ thanh toán nhằm thoả mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thanh toán Chính vì vậy, Chi nhánh đã đạt được một số kết quả khả quan, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt tăng và chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng số thanh toán.

Qua bảng 4 và 5, ta thấy: trong năm 2003, tổng doanh số thanh toán là 136.769 món với số tiền là 5.520.574 triệu đồng, trong đó, doanh số thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) là 112.350 món, chiếm 82,15 % trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 2.934.077 triệu đồng, chiếm 53,15% số tiền thanh toán Đến năm 2004, số món TTKDTM tăng lên là 127.260 món, tăng 14.910 món so với năm 2003, chiếm tỷ trọng 84,81% trong tổng số món, tương ứng với số tiền là 3.232.460 triệu đồng, tăng 298.383 triệu đồng, chiếm 57,9% trong tổng số tiền Năm 2005, tốc độ tăng trưởng vẫn duy trì cao, cụ thể: số món TTKDTM tăng 12.566 món, chiếm 87,64% trong tổng số món, với số tiền là 3.826.320 triệu đồng, tăng 593.860 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 64,1% trong tổng số tiền

Như vậy trong 3 năm 2003, 2004, 2005, có thể thấy tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng tăng trong tổng số thanh toán Trong năm 2005, số món thanh toán tăng ít hơn năm 2004, tuy nhiên lượng tiền thanh toán tăng lại cao hơn năm trước nhiều, chứng tỏ nhiều món chuyển tiền, thanh toán lớn đã được chuyển qua Chi nhánh Sự tăng trưởng này chứng tỏ hoạt động thanh toán, chuyển tiền tại Chi nhánh đã dần được khách hàng tín nhiệm và sử dụng, để có được điều đó, chất lượng thanh toán phải tăng nhiều để thu hút khách hàng

Về phương thức thanh toán cũng có nhiều biến đổi Năm 2003, số lượng tiền chuyển bằng phương thức thanh toán nội bộ chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 64,8%, TTBT là 23,5% và thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại là 11,7% Đến năm 2005, tỷ lệ đó tương ứng là 52%, 35,6%, 12,4%.

Có được kết quả đó là do trong năm 2004, Chi nhánh được nâng cấp lên thành Chi nhánh cấp 1, được đầu tư và đổi mới công nghệ thanh toán, ứng dụng chương trình Hiện đại hoá vào quy trình nghiệp vụ thanh toán vốn Nhờ vậy rút ngắn được thời gian thanh toán, vốn được chu chuyển nhanh hơn, đem lại nhiều lợi nhuận cho cả Ngân hàng và khách hàng.

Bảng 4: Tình hình thanh toán năm 2003, 2004, 2005 tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

Đơn vị: Triệu đồng

Chỉ tiêu Năm

TT bằng tiền mặt24.41917,852.585.99746,8522.80015,192.414.54442,119.72012,36 2.142.887 35,9TT KDTM112.35082,152.934.07753,15127.26084,813.232.46057,9139.82687,64 3.826.320 64,1Tổng cộng136.7691005.520.074100150.0601005.738.004100159.5461005.969.207100

(Nguồn: Báo cáo các phương tiện thanh toán năm 2003, 2004, 2005)

Bảng 5: Tình hình các phương thức thanh toán vốn tại Chi nhánh NHĐT&PT Cầu Giấy

Đơn vị: Triệu đồng

Phương thức thanh toán

Năm 2003

Năm 2004

Năm 2005

Mức tăng

2003-20042004-2005Mức tăng Tuyệt

Tương đối(%)

Tuyệt đối

Tương đối(%)Thanh toán nội bộ1.864.843 2.228.988 2.576.932 382.14520347.944 15,6

Thanh toán bù trừ669.6571.055.892 1.762.489 386.14557706.59766,9Thanh toán qua

(Nguồn: Báo cáo các phương thức thanh toán năm 2003,2004,2005)

Về KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn

Đây là phân hệ nghiệp vụ có nhiều loại giao dịch phức tạp, liên quan trực tiếp đến vấn đề an toàn tài sản của khách hàng và ngân hàng Vì vậy, việc kiểm soát các giao dịch này cần có sự quan tâm và đầu tư đặc biệt Quá trình kiểm soát phải bao trùm được toàn bộ quy trình nghiệp vụ, điều kiện để thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát sau khi nghiệp vụ hoàn thành.

Tại chi nhánh Cầu Giấy, KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn được cài đặt trong các chốt kiểm soát như sau:

chịu trách nhiệm tổ chức, phân công, phân nhiệm để thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn đúng quy định và chặt chẽ

- Kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Các giao dịch viên (GDV) và kiểm soát viên (KSV) thực hiện giao dịch và hoàn tất các thủ tục cuối ngày trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được quy định của mình.

- Cuối ngày, toàn bộ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn được tập hợp tại bộ phận Kế toán tổng hợp để kiểm soát lại các giao dịch

hoạt động nghiệp vụ, sẽ thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra chứng từ, các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, gian lận trong thực hiện nghiệp vụ

Có thể khái quát hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn qua sơ đồ sau:

P Nghiệp vụ: P Kế toán: P.Kiểm tra nội bộ:

2.2.2 Thực trạng KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Cầu Giấy

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây,

tỉ lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5% Các quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn Chính từ đó, nhu cầu thanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng Ngay cả trong ngân hàng, nhu cầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiều cùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng.

Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam Một hệ thống văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này Đó là các quyết định như: Quyết định 353/1997/QĐ-NHNN về quy chế chuyển tiền điện tử, Quyết định 309/2002/QĐ-NHNN về Quy chế thanh toán điện tử liên ngân hàng, quyết định 543/2002/QĐ-NHNN về xây dựng, cấp phát, quản lý và sử dụng chữ ký điện tử trong TTNĐTLNH, quy trình chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-HĐH ngày 1/12/2004 của Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam, quyết định 3329/2004/QĐ-HĐH của NHĐT&PT về quy trình luân

chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ hạch toán kế toán, và các quy định khác về hệ thống tài khoản sử dụng trong dự án Hiện đại hoá, văn bản vê nội dung kiểm tra nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn…

Tại Chi nhánh Cầu Giấy, Ban Giám đốc đã trực tiếp tham gia phổ biến các văn bản cho phòng nghiệp vụ, xây dựng và tổ chức các điều kiện về cơ sở hạ tầng tin học, nhân sự và quy trình thanh toán, chuyển tiền

Về chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong TTLNH, đây là một yếu tố của chứng từ điện tử, được mã hoá và luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố trên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng máy tính giữa các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy Giám đốc chi nhánh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sử dụng chữ ký điện tử cho trưởng phòng và phó phòng (KSV) của Phòng khách hàng Doanh nghiệp Hai cán bộ này có trách nhiệm bảo mật chữ ký điện tử của mình, không tiết lộ, bàn giao cho người khác sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào Trong phòng, máy tính và các trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử được bố trí, sắp xếp ở vị trí khuất để khi sử dụng thì người khác không thể quan sát được mật mã và thao tác sử dụng Định kỳ, chữ ký điện tử được thay đổi để đảm bảo tính bảo mật Mã khoá truy nhập chương trình của GDV cũng phải được thường xuyên thay đổi để tránh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi

Môi trường tin học và chương trình ứng dụng

Tháng 10 năm 2003, Chi nhánh Cầu Giấy là một trong bảy đơn vị được chọn

áp dụng chương trình Hiện đại hoá trong dự án Hiện đại hoá NHĐT&PT Việt Nam NHĐT&PT Việt Nam đã mời các công ty như: Logical, Silverlake… tư vấn hỗ trợ kỹ thuật cho dự án Sau khi cân nhắc, so sánh những yêu cầu, quy chuẩn và tiện ích của những sản phẩm mà mỗi công ty đưa ra với những quy

định của NHNN Việt Nam, những chuẩn mực quốc tế cũng như thực tế của NHĐT&PT, NHĐT&PT đã quyết định lựa chọn sản phẩm của công ty Silverlake áp dụng cho dự án

SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngân hàng tích hợp

Silverlake Theo hệ thống này, các nghiệp vụ ngân hàng được xây dựng trên cơ sở tham số hoá, tức là dựa vào các thuật toán mà các nhà nghiên cứu đưa ra các tình huống khác nhau thay đổi linh hoạt cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh Đây cũng là hệ thống mở nên dễ dàng nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của nghiệp vụ sau này

Chương trình SIBS phân chia hệ thống sản phẩm dịch vụ của ngân hàng thành các phần xử lý theo từng loại nghiệp vụ gọi là các phân hệ nghiệp vụ Có các phân hệ nghiệp vụ như sau:

gửi có kì hạn và DD (Demand Deposit) – Tiền gửi không kì hạn

BDS BDS (Branch Delivery System) là hệ thống chuyển giao phân

phối sản phẩm của chi nhánh Chi nhánh được cài đặt chương trình này để cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Khi một giao dịch được thực hiện trong SIBS, giao dịch đó sẽ được hạch

toán đồng thời và ngay lập tức vào máy tính chủ tại chi nhánh (local) và máy chủ tại Trung ương (Host) Chính vì vậy, tại Trung ương có thể cập nhật và

quản lý toàn bộ dữ liệu hoạt động của toàn hệ thống