Chu trình tiền lương (Môn Kiểm Soát Nội Bộ)

2 LUỒNG THÔNG TIN Sử dụng lao động lương Tính Ghi chép và báo cáo Phát lương Chính sách Nguồn nhân lực KSNB ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG... Phân chia trách nhiệm Phân chia trách nhiệm giữa các

Chu trình

Tiền lương

2

LUỒNG THÔNG TIN

Sử dụng

lao động lương Tính Ghi chép

và báo cáo

Phát lương Chính sách Nguồn nhân lực

KSNB ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG

• MỤC TIÊU KIỂM SOÁT

• 1 Có chính sách tiền lương phù hợp

• 2 Việc tuyển dụng, trả lương, khen thưởng phù hợp

chính sách của đơn vị và luật pháp

• 3 Tiền lương, thưởng được tính chính xác

• 4 Tiền lương, thưởng đến tay nhân viên

• 5 Kiểm soát được chi phí tiền lương

• 6 Lập Báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan

Mục tiêu kiểm soát

4

Các rủi ro

• RỦI RO:

• 1 Chính sách tiền lương gây cản trở hoạt động

• 1 Việc tuyển dụng, trả lương, khen thưởng

không phù hợp chính sách của đơn vị và luật pháp

• 2 Các khoản lương, thưởng “khống”

• 3 Sai sót trong tính lương, thưởng

• 4 Lương, thưởng của nhân viên bị chiếm dụng

• 5 Không kiểm soát được chi phí tiền lương

• 6 Báo cáo tài chính không trung thực và hợp lý

Phân chia trách nhiệm

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng :

°Chức năng nguồn nhân lực

°Chức năng sử dụng lao động

°Chức năng tính lương, thưởng

°Chức năng ghi chép và báo cáo

°Chức năng phát lương, thưởng

6

Chức năng nguồn nhân lực

• Có một chính sách nguồn nhân lực (bao gồm cả chính

sách tiền lương) rõ ràng và tuân thủ pháp luật

• Các nhân viên đủ khả năng

• Có quy trình tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng…

chặt chẽ, trong đó quy định sự xét duyệt của người có

thẩm quyền

• Hồ sơ nhân viên đầy đủ và cập nhật về lý lịch, hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc, mức lương, các khoản

khấu trừ lương

• Cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan về sự thay đổi về nhân viên (tuyển dụng, thuyên chuyển,

thôi việc, nâng lương, …)

Chính sách tiền lương

• Chính sách tiền lương bao gồm:

– Phương pháp trả lương

– Hệ thống thang, bậc lương

– Quy trình nâng bậc, tăng lương

– Các quy định khác như khấu trừ lương, phụ

cấp…

8

Chính sách tiền lương

• Xây dựng dựa trên:

– Mức đóng góp của nhân viên

– Tình hình thị trường lao động

– Khả năng tài chính của tổ chức

– Sự công bằng hợp lý giữa các bộ phận, cá

nhân

– Các giá trị vật chất và tinh thần mà nhân viên

nhận được ngoài lương

– Các quy định pháp luật

Chức năng sử dụng lao động

Giám sát chặt chẽ việc chấm công

Đối với công nhân, sử dụng Phiếu theo dõi công việc để xác định công việc đã làm trong mỗi ngày/tuần

Đối với nhân viên văn phòng, cần lập dự toán về tiền

lương cho mỗi tháng/ cho mỗi công việc Lập báo cáo

định kỳ về công việc đã thực hiện

Đối chiếu giữa Bảng chấm công và Phiếu theo dõi công việc/ Báo cáo công việc đã thực hiện

10

Chức năng tính lương

• Lập Phiếu tính lương cho mỗi cá nhân trên cơ sở hồ

sơ cá nhân được cập nhật, chuyển cho người có thẩm quyền ký duyệt

• Lập Bảng tổng hợp tiền lương chuyển cho bộ phận kế toán để ghi chép

• Lập bảng tính tiền thưởng theo quy định

• Chương trình tính lương phải hạn chế khả năng truy cập trái phép

• Thực hiện các khoản khấu trừ theo quy định công ty và pháp luật

Chức năng ghi chép và báo cáo

• Kiểm tra bảng tổng hợp tiền lương,

thưởng

• Lập bảng phân bổ tiền lương, thưởng, ghi chép vào sổ sách kế toán tổng

hợp và theo dõi từng cá nhân

• Lập các báo cáo định kỳ về tiền

lương, thưởng

12

Chức năng phát lương

• Phát tiền mặt cho nhân viên / Lập sec phát

cho nhân viên Phiếu chi hay sec phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền

• Sử dụng dịch vụ phát lương qua ngân

hàng/TK chuyên chi về lương

• Thu hồi các khoản lương, thưởng chưa có

người nhận sau một số ngày nhất định

Một số thủ tục kiểm soát khác

• Kiểm tra và xét duyệt các Phiếu tính lương của

các nhân viên:

- Kiểm tra tính toán

- Xem xét các khoản lương cao bất thường

- Xem xét các khoản lương của nhân viên tính

lương, bộ phận nhận sự

- Kiểm tra tránh thanh toán 2 lần

- Kiểm tra chặt chẽ lao động thời vụ (nếu có)

- Đối chiếu chi phí tiền lương với dự toán, với kỳ