Kiểm soát nội bộ Hoạt động bán hàng (Môn Kiểm Soát Nội Bộ)

Rủi ro và mục tiêu kiểm soát • RỦI RO • MỤC TIÊU KS Không có hàng để giao Tranh chấp về pháp lý Khách hàng không có thật Không thu được tiền Khách hàng chậm trả Giao hàng không đúng số

KSNB hoạt động bán hàng

BÁN

HÀNG

CHẤP NHẬN BÁN HÀNG

GIAO HÀNG NỢ PHẢI THU XÓA SỔ NỢ PHẢI THU

Rủi ro và mục tiêu kiểm soát

• RỦI RO

• MỤC TIÊU KS

Không có hàng để giao Tranh chấp về pháp lý Khách hàng không có thật Không thu được tiền

Khách hàng chậm trả Giao hàng không đúng số lượng, chủng loại

Có hàng để giao

Bảo đảm tính pháp lý của giao dịch

Bán cho KH có khả năng trả nơ

Giao hàng đúng số lượng, chủng

loại

• RỦI RO

• MỤC TIÊU KS

Lập hóa đơn sai/sót Không nắm được tình hình nơ Tiền thu bị chiếm dụng

Sai lệch trên BCTCï

Lập hóa đơn đầy đủ/chính xác

Theo dõi nợ phải thu đầy đu

Thu hồi đầy đủ nợ phải thu

Báo cáo tài chính trung thực và hợp

lý

ï

Rủi ro và mục tiêu kiểm soát

Mục tiêu:

Có đủ hàng để giao theo yêu cầu

Các thủ tục kiểm soát

° Xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng trước khi chấp thuận

°Hệ thống thông tin với kho và bộ phận sản xuất

Mục tiêu:

Bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch với khách

hàng

°Xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng trước khi chấp thuận

°Xác nhận những trường hợp đặt hàng qua điện thoại

°Hồi báo những trường hợp chấp nhận đơn hàng

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Chỉ bán chịu cho các khách hàng có khả năng

thanh toán

°Mọi nghiệp vụ bán hàng đều phải lập Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng (bán chịu) phải được xét duyệt bởi bộ phận bán chịu độc lập

°Lập hồ sơ về khả năng tài chính khách hàng, yêu cầu ký quỹ

°Có chính sách bán chịu rõ ràng

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Giao hàng đúng chủng loại, quy cách và số lượng

°Tổ chức bộ phận giao hàng độc lập

°Lập Phiếu giao hàng cho các nghiệp vụ giao hàng

°Phiếu giao hàng phải được lập trên Lệnh bán hàng

°Phiếu giao hàng phải được xét duyệt

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Lập hóa đơn đầy đủ cho các trường hợp đã giao hàng

°Đối chiếu định kỳ giữa bộ phận giao hàng và bộ phận lập hóa đơn

°Lập báo cáo về các trường hợp chênh lệch giữa hai bên

°Gửi thông báo tình hình nợ hàng tháng cho khách hàng

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Lập hóa đơn chính xác

°Hóa đơn lập trên cơ sở Phiếu giao hàng, Lệnh bán hàng và đơn đặt hàng

°Sử dụng Bảng giá được duyệt

°Kiểm tra độc lập việc tính toán trên hóa đơn trước khi gửi đi

°Gửi thông báo tình hình nợ cho KH

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu

°Kế toán nợ phải thu được tổ chức độc lập

°Tổ chức hệ thống sổ chi tiết và lập bảng tổng hợp cuối kỳ

°Đối chiếu báo cáo của kế toán với bộ phận

bán chịu

°Gửi thông báo nợ cho khách hàng

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Kiểm soát được tình hình nợ phải thu

°Tổ chức sổ chi tiết nợ phải thu

°Báo cáo định kỳ tình hình nợ phải thu

°Phân tích số ngày thu nợ bình quân

°Phân tích tỷ trọng nợ quá hạn

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Các khoản phải thu không bị chiếm dụng

°Thủ quỹ phải độc lập với kế toán

°Tiền thu phải được ghi chép ngay

°Tiền thu phải được nộp vào ngân hàng

°Gửi thông báo tình hình nợ cho KH hàng tháng

°Điều tra các thông tin phản hồi

Các thủ tục kiểm soát

Mục tiêu:

Lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

Bao gồm hầu hết các thủ tục trên, ngoài ra:

°Có quy định rõ ràng về hệ thống kế toán

°Có quy định rõ ràng về phương pháp lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

°Các thủ tục về xét duyệt xóa sổ nợ khó đòi

Các thủ tục kiểm soát