QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mục lục: A B C D Quy định tài chung Công ty Quy trình kế toán kiểm soát nội Công ty Quy chế tổ chức điều hành phòng kế toán tài Quy trình lưu chuyển chứng từ HÀ NỘI – NGÀY … THÁNG … NĂM 20… A QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH CHUNG I QUY ĐỊNH CHUNG Dự trù kế hoạch ngân sách : o o o o o o Định kỳ hàng năm (vào cuối qúy năm trước) trưởng phòng, ban lên kế hoạch ngân sách (bao gồm kế hoạch doanh thu chi phí) phòng, ban gửi pḥng TC-KT để tổng hợp, cân đối lên kế hoạch ngân sách toàn công ty Trên sở đó, Tổng Giám đốc tŕnh bày kế hoạch ngân sách năm trước Hội Đồng Quản Trị họp cuối năm trước Căn kế hoạch đă duyệt, Kế toán trưởng lên kế hoạch chi tiết phần kinh phí hoạt động cho năm tới thông qua Tổng Giám đốc gởi cho phòng, ban Các phòng, ban bảng kế hoạch chung lên dự trù kinh phí hàng tháng gởi cho Pḥng TCKT trước ngày 30 hàng tháng Pḥng TCKT tổng hợp lại kinh phí toàn công ty gởi thành viên liên quan tham khảo chậm vào ngày 10 đầu tháng Các Phó Tổng Giám đốc ủy quyền có toàn quyền sử dụng ngân sách đă duyệt phạm vi phận ḿnh phụ trách nhằm tạo tính chủ động cao cho cho cấp giải công việc Riêng thực ngân sách cho đầu tư th́ phải báo cáo chấp thuận Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc để đảm bảo tính thống kế hạch đầu tư tổng thể Hạn mức chi phí: 2.1 Hạn mức sử dụng điện thoại: 2.1.1 Hạn mức sử dụng điện thoại di động: Công ty toán chi phí điện thoại di động theo hạn mức sau: • • • • • Tổng Giám đốc : 2.000.000 đ/tháng Phó Tổng giám đốc : 1.500.000 đ/tháng Giám đốc sản xuất, trưởng pḥng ban : 400.000 đ/tháng Lái xe : 150.000 đ/tháng Các trường hợp khác Tổng Giám Đốc định Số thuê bao ĐTDĐ ID chức danh, ID giữ ổn định cho vị trí tương ứng với chức danh Trong trường hợp sử dụng vượt hạn mức, người sử dụng phải làm giải tŕnh cho cấp có thẩm quyền duyệt Nếu công việc phát sinh, cấp thẩm quyền đồng duyệt chi Pḥng TCKT hạch toán vào chi phí pḥng ban Nếu bất hợp lư, cấp thẩm quyền duyệt, cá nhân phải hoàn lại phần sử dụng vượt định mức Khi chuyển công tác, hạn mức điều chỉnh phù hợp vị trí Trong trường hợp tạm nghỉ thời gian tháng theo quy định Luật Lao động (nghỉ sanh, nghỉ ốm.) theo chấp thuận công ty th́ hạn mức điện thoại di động tạm thời ngừng áp dụng 2.1.2 Hạn mức sử dụng điện thoại bàn: Nhằm sử dụng tài sản công ty trang bị cách tiết kiệm hiệu qủa nhất, pḥng ban cần nêu cao thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại bàn vào việc riêng, số trường hợp công ty khoá hướng gọi di động liên tỉnh 2.2 Hạn mức công tác phí: 2.2.1 Một số qui định : Công tác phí khoản chi phí trả cho nhân viên công ty cử công tác nước để trả tiền vé tàu ,xe cho thân cước hành lư, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có), chi phí cho nhân viên ngày đường nơi đến làm việc o o o o o o o Công tác phí trả sở chi phí hợp lư với hóa đơn toán không vượt mức quy định cho cấp bậc Ngoài phụ cấp tiền ăn (được quy định đây), hóa đơn không hợp lệ hay khoản chi chứng từ không chấp nhận, ngoại trừ khoản chi đă duyệt trước thực Đối với Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc: chi phí ăn uống để tiếp khách xem chi phí marketing không nằm chi phí công tác Phụ cấp tính công tác có nghỉ qua đêm nơi công tác trường hợp công tác ngày không tính phụ cấp Nếu chi phí thực tế hợp lư với hóa đơn hợp lệ vượt số tiền qui định cho chức vụ, ảnh hưởng yếu tố liên quan khác như: điều kiện sống, giá vùng Tổng Giám đốc xem xét cho trường hợp Trước công tác phạm vi làm việc (TP Hà Nội), cá nhân cử công tác cần điền vào phiếu Lệnh Công tác xác nhận người phụ trách trực tiếp Trường hợp thành viên Ban Tổng Giám đốc công tác thư kư trợ lư Ban Giám đốc lập Lệnh Công tác pḥng hành nhân in ấn, quản lư giao cho phận sử dụng Lệnh Công tác sở để Pḥng TCKT chi tạm ứng công tác toán công tác phí theo mức qui định qui định 2.2.2.Nội dung công tác phí: Công tác phí bao gồm nội dung sau: o o o Tiền vé máy bay, vé tàu, xe, từ quan đến nơi công tác Phụ cấp công tác phí, tiền ăn, tiền thuê chỗ nơi đến công tác Tiền khoán công tác phí hàng tháng yêu cầu phải công tác thường xuyên không đủ điều kiện toán theo ngày Các khoản chi công tác phí nói toán theo qui định cụ thể sau đây: Công tác phí nước : a Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe: Nhân viên công tác phương tiện giao thông nhà nước, hợp doanh, tư nhân, có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp th́ toán theo giá cước qui định Tiền tàu xe toán bao gồm tiền mua vé máy bay, vé tàu, xe, cước qua phà, đ ̣ ngang, lệ phí sân bay, phí cầu đường cước hành lư (nếu có) Nếu nhân viên tự túc phương tiện công tác th́ toán tiền tàu xe theo gía cước vận tải ô tô hành khách hành địa phương cho số km thực b Phụ cấp công tác phí: o Phụ cấp bản: Phụ cấp nhằm hỗ trợ nhân viên công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn b́ nh thường hàng ngày thuê chỗ nghỉ lại nơi đến công tác Mức phụ cấp qui định sau : o Phụ cấp bản: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 300.000 VNĐ/ ngày + Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 50.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân : 20.000 VND/ ngày : 350.000 VNĐ/ ngày + Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 250.000 VND/ ngày + Nhân viên, công nhân 150.000 VND/ ngày c Chi phí lưu trú, khách sạn: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : d Phụ cấp công tác khác: o Phụ cấp công tác khác (xăng xe công tác) áp dụng cho nhân viên thường xuyên phải lại công tác phương tiện cá nhân không đủ điều kiện toán theo ngày, mức phụ cấp dược áp dụng sau: + Thường xuyên công tác 20 ngày/tháng : 100.000 VND/tháng + Thường xuyên công tác từ 10 đến 20 ngày : 50.000 VND/ tháng + Thường xuyên công tác từ đến 10 ngày : 20.000 VND/ tháng + Công tác 05 ngày không tính phụ cấp o o Mức phụ cấp chi theo bảng chấm công ngày công tác thực tế pḥng HCNS chi vào kỳ toán tiền lương cuối tháng Các pḥng, ban, phận có nhân viên hưởng chế độ phụ cấp phải lập danh sách tŕnh Tổng giám đốc kư duyệt làm sở cho việc toán có thay đổi nhân cần phải điều chỉnh yêu cầu, nhiệm vụ cần bố trí công tác khác, phận phải lập lại danh sách để điều chỉnh kịp thời Công tác phí nước ngoài: Cán công nhân viên cử công tác, học tập nước hưởng khoản sau : o o Chi phí chuyên chở khứ hồi, kể hành lư tài liệu Chi phí ăn uống tối đa duyệt cho ngày, yêu cầu đảm bảo chứng từ hợp là: + Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 150 USD + Các nhân viên khác : 50 USD + Ban Tổng Giám Đốc, HĐQT : 100 USD + Các nhân viên khác : 50 USD o o Chi phí lưu trú khách sạn (ngày): Phụ cấp bản: + Ban Giám đốc, HĐQT: • • • 50 USD/chuyến công tác ngày, 70 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, 100 USD/chuyến công tác từ ngày trở lên + Các nhân viên khác: • • • o o 30 USD/chuyến công tác ngày, 50 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày, 70 USD/chuyến công tác từ ngày trở lên Chi phí lại, lệ phí sân bay toán xuất tŕnh chứng từ đầy đủ Các chi phí công tác phải dự trù ghi rơ loại phiếu đề nghị tạm ứng cấp có thẩm quyền duyệt trước cá nhân công tác trước thực tác vụ 2.2.3.Qui định sử dụng phương tiện công tác: Cự ly 50 km : Phương tiện sử dụng phương tiện cá nhân phương tiện vận tải công cộng khác trừ phần qui định điểm b Các nhân viên từ cấp trưởng pḥng trở lên giao dịch thủ qũi rút tiền Ngân hàng phép sử dụng ô tô cần thiết • • Cự ly 50 km : Tùy trường hợp tính chất công việc, công ty bố trí phương tiện công tác, phương tiện vận tải công cộng thuê xe ô tô sở đề nghị phận cho phù hợp 2.3 Chi phí khác: o Chi phí tiếp khách, giao tế, quà biếu cấp có thẩm quyền duyệt tùy theo tính chất công việc II THẨM QUYỀN DUYỆT Tổng Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao toàn Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc quy định ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc phận, Trưởng pḥng ban lĩnh vực cụ thể cho trường hợp đặc biệt khác o o o o o o Kế toán trưởng người Tổng Giám đốc ủy quyền để xem xét toàn hoạt động thu chi tài Trong số trường hợp, Kế toán trưởng xin kiến Tổng Giám đốc trước kư duyệt chứng từ Các Giám đốc phận, Trưởng pḥng ban quyền duyệt chi nội dung cho khoản chi phí nằm kế hoạch đă Ban Tổng Giám Đốc duyệt Kế toán trưởng quyền duyệt chi nội dung cho khoản chi Tổng Giám đốc vắng phải báo cáo cho Tổng giám đốc để xác nhận lại chứng từ đă duyệt, ngoại trừ trường hợp Kế toán trưởng đă ủy quyền văn Tổng giám đốc quyền duyệt chi Trường hợp pḥng ban hoán chuyển mục đích sử dụng chi phí phải đồng Tổng giám đốc Các Giám đốc phận, Trưởng pḥng ban phải giải tŕnh nội dung khoản chi có yêu cầu chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Tổng giám đốc cho toàn chi phí hoạt động pḥng ban ḿnh Ban Tổng giám đốc có thẩm quyền duyệt chi loại chi bất thường, đặc biệt Kế toán trưởng người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối tính hợp pháp, hợp lư loại chứng từ trước toán Đối với chứng từ không hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, chứng từ đă cấp có thẩm quyền duyệt chi Các trường hợp đặc biệt khác Tổng Giám đốc duyệt chi III THỦ TỤC CHỨNG TỪ, NỘI DUNG THANH TOÁN o Các pḥng ban lập chứng từ toán với Pḥng TCKT phải ghi rơ loại chi phí để theo dơi Riêng khoản chi thực dự án, công tŕnh o (chi phí vật tư,hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân công, ca máy thi công, chi phí vật chất khác cần tiết theo hạng mục công tŕnh nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra khâu toán đẩy nhanh tiến tŕnh thực công việc Pḥng TCKT có trách nhiệm giám sát loại chi phí cụ thể pḥng ban toàn Công ty, đối chiếu báo cáo định kỳ Các pḥng ban phải tự theo dơi khoản chi cụ thể pḥng ban ḿnh đối chiếu với Pḥng TCKT thực cần thiết - Hóa đơn toán phải có đủ yếu tố : tên đơn vị bán, địa chỉ, dấu,mă số thuế đơn vị bán; tên công ty mua (Cty Cổ Phần Nước Và Môi Trường), địa chỉ, mă số thuế người mua (0302490128) - Hoá đơn toán có dấu hiệu tẩy xoá, sửa chữa… h́ nh thức va noi dung coi không hợp lệ o o o o o Chứng từ hóa đơn có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên yêu cầu phải có hóa đơn đỏ (Bộ Tài chính) hay hóa đơn đặc thù đơn vị bán Trong trường hợp có hóa đơn đỏ th́ sử dụng hóa đơn bán lẻ có đóng dấu đơn vị với giá trị toán không 100.000 VNĐ Các chứng từ có giá trị thấp phải đảm bảo tính hợp lư Đối với khoản tạm ứng, phải giải tŕnh chậm vào ngày cuối tháng Trong trường hợp công việc c ̣n thực giải tŕnh, cá nhân tạm ứng phải lập phiếu đề xuất tŕnh Tổng giám đốc duyệt gửi cho Pḥng TCKT trước ngày cuối tháng Để tạm ứng khoản tiếp theo, phải toán dứt điểm (đối với công việc đă hoàn thành) khoản đă tạm ứng trước phải giải tŕnh chi tiết (đối với công việc c ̣n dở dang), không pḥng TC-KT từ chối thực hiện, ngoại trừ có kiến đạo khác từ Tổng Giám Đốc Nội dung toán phải tuân thủ Qui định quản lư tài công ty có hiệu lực hành( hieu luc thi hanh) Các trường hợp đặc biệt khác Ban Giám đốc định IV CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG Mẫu 01 : "Phiếu đề nghị tạm ứng" Được sử dụng phận hay cá nhân cần ứng trước tiền cho hoạt động liên quan trực tiếp đến công ty, công tác bên (phục vụ cho dự án), cần đề xuất sử dụng chi phí giao tiếp, quà biếu Tổng Giám đốc hay người có thẩm quyền phải kư duyệt trước tạm ứng Mẫu c ̣n áp dụng trường hợp cá nhân có nhu cầu tạm ứng sử dụng mục đích riêng Mẫu 02 : "Phiếu đề nghị toán" or “Phiếu đề nghị toán tạm ứng” Giải trình, liệt kê tất khoản chi có liên quan (đính kèm chứng từ) để Phòng TCKT giải chi nợ tạm ứng toán khoản chi tiêu Được sử dụng để giải trình khoản chi có tạm ứng trước không tạm ứng trước Giải trình toán có chữ kí duyệt cuối Tổng Giám đốc người ủy quyền Mẫu 03 : "Phiếu đề xuất" Dùng để đề xuất số công việc khác tiền, không nằm mẫu nêu (tạm ứng, toán) Mẫu 04 : "Kế hoạch ngân sách" Dùng để lập kế hoạch ngân sách, kinh phí hoạt động pḥng, ban Riêng ngân sách cho đầu tư không nằm kế hoạch ngân sách mà báo cáo để chấp thuận Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc nhằm đảm bảo tính thống kế hạch đầu tư tổng thể Mẫu 05 : "Lệnh công tác" Dùng để xác nhận thời thời gian địa điểm công tác CBNV, làm sở cho Pḥng TCKT toán chế độ công tác phí khoản chi phí khác Ghi : Riêng mẫu 02 phải ghi rơ loại chi cho hóa đơn Qui định có hiệu lực kể từ ngày / /2011 , có thay đổi khác văn Băi bỏ văn ban hành trước TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký QUYẾT ĐỊNH (V/v : Ban hành quy trình Kế toán & Kiểm toán nội Công ty) • • • • Căn điều lệ Công ty Căn luật kế toán Căn quyền hạn trách nhiệm Tổng Giám đốc Công ty; Căn vào quy mô tình hình thực tế hoạt động kinh doanh Công ty; Tổng Giám đốc Công ty Quyết định Điều 1: Ban hành quy trình kế toán & kiểm toán nội Công ty bao gồm phần sau: • • Quy trình kế toán; Quy trình kiểm toán nội Điều 2: Các nội dung cụ thể quy trình: B QUY TRÌNH KẾ TOÁN 1/ Thực quy chế thu chi: Bộ phận kế toán cần quy định rõ quy chế thu chi, bao gồm trình tự thực chứng từ có liên quan QUY CHẾ THU CHI a/ Lập chứng từ kế toán: Để việc thu chi tiến hành nhanh chóng, người thực nghiệp vụ cần tiến hành lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành Mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải chứng minh chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp Ví dụ: Người thực thu chi trực tiếp thu hộ, chi hộ cần lập giấy đề nghị kèm chứng từ chứng minh có liên quan đến việc thu chi Chứng từ kế toán cần ghi đủ yếu tố sau: Tên gọi chứng từ (Thu, chi, hoá đơn,…) Ngày, tháng, năm lập chứng từ Số liệu chứng từ Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ Nội dung chứng từ phát sinh Ghi rõ số lượng giá trị (bằng số, chữ) Chữ ký người lập chịu trách nhiệm tính xác nội dung chứng từ Chứng từ kế toán cần lập đủ liên tùy theo yêu cầu lưu giữ cá nhân công ty để đối chiếu cần thiết Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ gốc chứng từ tự lập) phải tập trung vào phận kế toán đơn vị b/ Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự thời gian luân chuyển chứng từ kế toán kế toán trưởng đơn vị đề nghị giám đốc đơn vị ban hành thành nội quy công ty Bao gồm bước: - Lập chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh vào chứng từ - Kiểm tra chứng từ kế toán - Ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Hiện nay, theo trình tự sử dụng công ty chia thành bước sau: Bước 1: Lập chứng từ kế toán thu Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán Kế toán toán phải chịu trách nhiệm việc kiểm tra chứng từ kế toán gồm: Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ nội dung ghi chép chứng từ Tính hợp lệ, hợp pháp nội dung công việc phát sinh Tính xác số liệu, kiện ghi nội dung chứng từ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội người lập chứng từ Kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế Khi kiểm tra chứng từ kế toán, phát nội dung phát sinh vi phạm nội quy quy định công ty, vi phạm sách chế độ, thể lệ kinh tế tài nhà nước kế toán toán quyền từ chối không thực hiện, đồng thời báo kế toán trưởng giám đốc biết để kịp thời xử lý công việc - Về nguyên tắc, kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức máy kế toán để ghi chép số liệu thực thu, thực chi, nhập xuất vật tư đơn vị để định khoản vào hệ thống sổ sách, lập báo biểu kế toán phản ánh tình hình hoạt động Đó vai trò phận kế toán Kế toán trưởng cần thực nhiệm vụ sau: 1/ Đối với bên ngoài: - Tổ chức tham gia việc tiếp xúc với bên đối tác lãnh đạo đơn vị để việc nhận hợp đồng kinh tế có tính chất cạnh tranh cao, vai trò kế toán trưởng tham mưu ban giám đốc có tính định mặt: giá cả, sách chế độ hợp đồng KT, thuế, hiệu kinh tế đồng vốn thực Do HĐKT cần phải thông qua kế toán trưởng trước ký kết đóng dấu phát hành Tốt nên quy định rõ thành phần tham dự bàn bạc HĐKT đơn vị hai trường hợp: * Trường hợp 1: cần định ký kết nhanh * Trường hợp 2: có thời gian bàn bạc, phân tích Chú ý: HĐQT cần phân cấp thẩm quyền ký kết HĐKT BGĐ: phạm vi phải thông qua HĐQT, phạm vi cần thống với kế toán trưởng (không thông qua HĐQT), thường hợp đồng với giá trị nhỏ - Tổ chức cân đối tài để thực hợp đồng BGĐ HĐQT - Tham gia phương án thực hợp đồng nhằm đảm bảo hiệu kinh tế mang lại cho đơn vị - Phối hợp hoạt động phận kế toán với phận khác công ty nhịp nhàng, không gây ách tắc - Tổ chức tham gia toán cá hợp đồng thực hiện, ý lĩnh vực xây dựng phận kế toán cần tham gia khâu nghiệm thu, bàn giao giá toán 2/ Đối với bên trong: - Căn tình hình hoạt động, định quy trình kế toán đơn vị chịu trách nhiệm định - Kiểm tra, giám sát việc thực quy trình thu chi, nhập xuất, lưu trữ chứng từ quy chế có liên quan - Quyết định việc kiêm nhiệm nhiệm vụ phần hành, đảm bảo việc thực công tác kế toán trôi chảy - Cung cấp số liệu tình hình hoạt động đơn vị báo biểu kế toán Như nêu phần trên, số liệu kế toán phản ánh xác tình hình thực phản ánh tổng quát tình hình hoạt động đơn vị định hướng Bộ phận kế toán cân nhắc, tham gia bàn bạc để lập phân tích tình hình hoạt động đơn vị Báo cáo phân tích chung đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp kèm với báo cáo kế toán có tiêu thực Điều giúp HĐQT ban lãnh đạo nắm tình hình chung, định hướng vấn đề cần bám sát đạo thực (dự kiến) để mang lại hiệu kinh tế cho đơn vị (bộ phận kế toán chịu trách nhiệm số liệu có báo biểu kế toán quy định) Chịu trách nhiệm khai báo thuế cung cấp liệu cần thiết cho quan chức năng, phân tích, chứng minh bảo vệ số liệu cung cấp Tham mưu cho BGĐ HĐQT phương án tổ chức SXKD đơn vị, để hoạt động ngày có hiệu QUY TRÌNH KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ Việc kiểm tra kế toán nội cần xây dựng thành quy trình, tránh tình trạng: 1/ Các báo cáo kế toán lập không thông qua, không thẩm định xác nhận sai, số liệu không sử dụng nơi, lúc gây lãng phí công sức tác dụng quản lý 2/ Mặt khác, nên tránh tình trạng nơi đòi hỏi phận kế toán cung cấp số liệu, vi phạm nguyên tắc bảo mật công ty, gây phản tác dụng mặt quản lý Trước hết cần phải thống quy trình kiểm tra kiểm toán nội Theo quy định nay, quy trình kiểm tra gồm giai đoạn: a./ Kiểm tra đột xuất: Việc kiểm tra sử dụng cho công đoạn cần kiểm tra nhanh, tránh thất thoát tiền hàng, vật tư, Ví dụ: kiểm tra quỹ tiền mặt, kiểm tra vật tư, nhân công công trình Trong trường hợp thời điểm kiểm tra đột xuất có thất thoát tiền hàng, vật tư, lao động phận quản lý trực tiếp khâu thất thoát phải chịu trách nhiệm b/ Kiểm tra thường xuyên: Là việc kiểm tra thực thường xuyên cho phận Ví dụ: Giữa kế toán thủ quỹ kiểm tra đối chiếu quỹ, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu phận phần hành, kế toán trưởng kiểm tra số liệu báo cáo kế toán tổng hợp kế toán phần hành * Kiểm tra khối lượng hoàn thành thực tế với chi phí thực tế chi * Kiểm tra khối lượng vật tư nhân công sử dụng so với dự toán thi công * Kiểm tra việc sử dụng NVL, phụ liệu có với quy chuẩn hay không Việc kiểm tra đột xuất thường xuyên tổ chức cho trưởng phó phận tham gia kiểm tra chéo c/ Kiểm tra định kỳ: Căn báo cáo phận kế toán lập, HĐQT BGĐ cần tổ chức phận độc lập, có chuyên môn thẩm tra lại số liệu để xác định chấp nhận số liệu báo cáo hay phải sửa đổi bổ sung Về nguyên tắc, số liệu báo cáo phải kèm theo khớp với sổ sách chứng minh Các số liệu ghi sổ sách phải có chứng từ chi tiết chứng minh, trách nhiệm phận kế toán ghi chép tổng hợp Riêng nội dung định thu chi phải BGĐ người định, phận kế toán ghi nhận lại chứng từ Bộ phận kế toán bị quy trách nhiệm việc thực nghiệp vụ sai với nội dung hợp đồng ký kết thông qua hội đồng quản trị Do cần quy định thành phần để thông qua việc ký kết HĐKT quan trọng để phận phần hành theo dõi thực Trong tất trường hợp, kế toán trưởng người chịu trách nhiệm cung cấp chứng minh số liệu kế toán phát sinh Do đó, việc cung cấp số liệu kế toán phần hành thiết phải thông qua kế toán trưởng HĐQT, BGĐ xét thấy cần thiết, vào báo cáo lập yêu cầu phận kế toán trực tiếp đối chiếu công nợ, có ghi nhận để chứng minh mặt số liệu Điều 3: Điều khoản thi hành: • • Quyết định có hiệu lực từ ngày HĐQT ký duyệt thông qua Các phận, phòng ban có trách nhiệm thi hành định Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký C TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, CƠ CHẾ ĐIỀU HÀNH PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Trong kinh tế thị trường , xu hướng vận động toàn cầu hóa kinh tế giới nay, việc mở cửa hội nhập kinh tế quốc gia khu vực trở thành điều kiện bắt buộc phát triển Trong môi trường cạnh tranh gay gắt đó,vấn đề tài trở thành vấn đề hàng đầu tổ chức cá nhân cộng đồng, với nghĩa đó, quản trị tài công tác kế toán có vai tṛ đặc biệt quan trọng, hữu ích đầy thách thức Để thuận lợi công tác điều hành, quản lư nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ pḥng TC-KT cấu tổ chức quản lư công ty phù hợp với t́nh h́ nh chung, công ty ban hành qui chế “Tổ chức hoạt động- chế điều hành pḥng TC-KT” CHƯƠNG I: NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều 1: Cơ cấu tổ chức điều hành Pḥng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lư kinh tế tài nói chung nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hành nói riêng • • • • Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô phạm vi hoạt động Công ty Phù hợp với yêu cầu khả quản lư, tŕnh độ chuyên môn Đảm bảo tính khoa học, đồng tự động hóa cao; phải tính đến độ tin cậy, an toàn bảo mật Tổ chức trang bị đồng sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu qủa Điều 2: Việc phân công tổ chức tên gọi chức danh điều hành quản lư, chức danh công việc pḥng TCKT theo định Ban Giám Đốc Công ty Điều 3: Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu chức danh điều hành quản lư xác định rơ ràng, làm sở cho cán phân công, điều hành xử lư công việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc Pḥng TCKT CHƯƠNG II : NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Điều 4: Nhiệm vụ pḥng tài - kế toán : • • Ghi chép,tính toán, phản ánh số có, t́nh h́ nh luân chuyển sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, tŕnh kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Kiểm tra t́nh h́ nh thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, toán, kiểm tra việc giữ ǵn sử dụng loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài công ty qui định nhà nước ban hành • Cung cấp số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập theo dơi việc thực kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế Điều 5: Các phần việc kế toán: 5.1 Công việc kế toán công ty gồm hai phần : phần kế toán tổng hợp phần kế toán chi tiết Phần kế toán tổng hợp ghi số tiền để phản ánh tổng quát t́nh h́ nh tài sản hoạt động công ty, phần kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng vật thời gian lao động để chi tiết hoá minh họa cho phần kế toán tổng hợp 5.2 Chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc chứng từ kế toán Chứng từ gốc pháp lư phản ánh nghiệp vụ kinh tế đă thực đồng thời sở để lập nên chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập nên từ chứng từ gốc sở để ghi sổ kế toán 5.3 Tài khoản sổ kế toán : Tài khoản kế toán sử dụng thống theo hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài qui định chi tiết hoá theo yêu cầu quản lư công ty Sổ kế toán gồm sổ phần kế toán tổng hợp gọi sổ kế toán tổng hợp sổ phần kế toán chi tiết gọi sổ kế toán chi tiết 5.4 Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo tiêu kinh tế tài chính, phản ánh t́nh h́ nh tài sản , t́nh h́ nh kết qủa hoạt động công ty thời điểm định 5.5 Kiểm kê tài sản kiểm tra kế toán 5.6 Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải bảo quản chu đáo, an toàn tŕnh sử dụng lưu trữ CHƯƠNG III: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH Điều : Pḥng TCKT tổ chức theo mô h́ nh kế toán tập trung : Toàn công việc hạch toán công ty từ hạch toán ban đầu, xử lư thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo tiến hành tập trung pḥng TCKT Điều : Sơ đồ cấu tổ chức Phòng TCKT: (đính kèm) Điều : Nhiệm vụ Kế toán trưởng: 8.1 Nhiệm vụ điều hành: • • Là người lănh đạo cao pḥng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty tất hoạt động pḥng ḿnh phụ trách Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lư chung, trông coi (kiểm soát) hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán Phải nắm toàn t́nh h́ nh tài công ty để tham mưu cho giám đốc định sách kế hoạch tài công ty • • • • • Tổ chức công tác quản lư điều hành Pḥng TCKT, thực công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm thuộc Phòng TCKT Tổ chức công tác tài kế toán máy nhân theo yêu cầu đổi phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển Công ty giai đoạn Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát giám sát toàn công việc Phòng để kịp thời giải vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực nhiệm vụ pḥng thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực công việc lực làm việc cán nhân viên để khen thưởng, động viên kỷ luật kịp thời Chủ trì họp định kỳ (đầu chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận giải vấn đề liên quan đến công tác phòng, thành viên Tham gia họp giao ban Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ Pḥng cần đến phối hợp phòng TCKT Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến triển khai thực kịp thời thị Ban Tổng Giám Đốc công ty 8.2.Nhiệm vụ chuyên môn: Công tác tài chính: - Là người trực tiếp tổ chức giám sát tŕnh lập ngân quỹ vốn Vốn dự án đầu tư quan trọng chi cho kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh Marketing - Là người trực tiếp giám sát, theo dơi nguồn vốn tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt công ty, quan hệ với ngân hàng, tổ chức tín dụng định chế tài khác, nhằm bảo đảm cho công ty thực nghĩa vụ chủ đầu tư người nắm giữ cổ phiếu công ty - Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống báo biểu, biểu đồ; xác định phương pháp, tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài Công ty theo định kỳ - Đánh giá hiệu qủa quản lư sử dụng vốn công ty đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lư sử dụng vốn - Phân tích cách chi tiết khoản mục chi phí Công ty, từ đề xuất biện pháp tiết giảm chi phí hiệu qủa - Kiểm tra, phân tích t́nh h́ nh thực kế hoạch tài đă xây dựng - Thực nhiệm vụ khác Giám Đốc phân công Công tác kế toán: - Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động Công ty theo yêu cầu giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung Công ty - Tổ chức cải tiến hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toàn qúa tŕnh hoạt động kinh doanh toàn Công ty - Tổ chức đạo việc kiểm kê, đánh giá xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá t́nh h́ nh sử dụng quản lư vốn phát kịp thời trường hợp làm sai nguyên tắc quản lư tài kế toán làm mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề biện pháp xử lư quản lư phù hợp - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát hợp đồng kinh tế Công ty nhằm bảo vệ cao quyền lợi Công ty - Tổ chức đánh giá, phân tích t́nh h́ nh hoạt động tài chính, kinh doanh toàn công ty Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn kinh doanh qui định tài không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh - Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực kế hoạch chi phí công ty, đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, qúi, năm Tổ chức công tác phân tích việc thực chi phí, đề biện pháp tiết kiệm hợp lư sở kết qủa phân tích đánh giá 8.3 Nhiệm vụ khác : - Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành qui định, thể lệ, sách liên quan đến công tác tài kế toán công ty qui định, nhằm ngăn ngừa xử lư kịp thời vụ việc làm sai - Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ nghiệp vụ quản lư TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động phận để cải tiến hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi phát triển Công ty - Thực công tác, nhiệm vụ khác Ban Giám Đốc trực tiếp phân công Điều : Nhiệm vụ Kế toán tổng hợp : • • • • • • Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định nhà nước Công ty Kiểm tra, tổng hợp báo cáo chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích t́nh h́ nh hoạt động kinh doanh toàn Công ty Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm t́nh h́ nh hoạt động tài chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lư tiền hàng Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày kế toán phần hành thực máy, để phát hiệu chỉnh kịp thời sai sót ( có) nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu xác, kịp thời Lập, in báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo qui định Phối hợp kiểm tra khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch duyệt, tổng hợp phân tích tiêu sử dụng chi phí, doanh thu công ty bảo đảm tính hiệu qủa việc sử dụng vốn • • • • • • Hướng dẫn nghiệp vụ cho phần hành kế toán công ty chi nhánh công tác xử lư số liệu, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực tốt phần hành kế toán phân công Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho kế toán viên nắm rơ cách thức hạch toán phát sinh nghiệp vụ hạch toán kế toán Cung cấp số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng Ban Giám Đốc yêu cầu Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lư tài kế toán đạt hiệu qủa cao Thay mặt kế toán trưởng kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động Pḥng TCKT sau báo cáo lại Kế toán trưởng công việc đă giải ủy quyền giải Thực công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật Thực nhiệm vụ khác Kế toán trưởng phân công Điều 10: Nhiệm vụ kế toán toán: • • • • • • • Lập chứng từ thu- chi cho khoản toán công ty khách hàng khoản toán nội Phản ánh vào sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng công ty hàng ngày cuối tháng.Theo dơi khoản tạm ứng Tiếp nhận chứng từ toán kiểm tra tính hợp lư, hợp lệ chúng từ Cập nhật qui định nội tiền chuyển, tiền gửi ngân hàng Kiểm tra, tổng hợp toán toàn công ty tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền chuyển, khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá Thực nhiệm vụ kế toán trưởng phân công Thực lưu trữ chứng từ, sổ sách, công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ Điều 11: Nhiệm vụ kế toán công nợ: • • • • • Có nhiệm vụ theo dơi khoản công nợ phải thu, phải trả khách hàng Lập danh sách khoản nợ công ty, đơn vị khách hàng để xếp lịch thu, chi trả hạn, hợp đồng, thời hạn, đôn đốc, theo dơi đ ̣i khoản nợ chưa toán Phân tích t́nh h́ nh công nợ, đánh gía tỷ lệ thục công nợ, tính tuổi nợ Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả công ty Thực nhiệm vụ kế toán trưởng phân công Thực lưu trữ chứng từ , sổ sách, công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ Điều 12 : Nhiệm vụ kế toán TSCĐ – Công cụ, dụng cụ: • • • Nhận xét sơ chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ báo cáo biến động TSCĐ hàng tháng Tính, trích khấu hao TSCĐ phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng • Quản lư mặt giá trị, theo dơi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ phận, pḥng ban trực thuộc công ty chi nhánh Điều 13 : Nhiệm vụ kế toán vật tư - sản phẩm - hàng hoá - tiêu thụ: Kế toán vật tư – hàng hoá: • • • Theo dơi t́nh h́ nh nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá mặt số lượng giá trị kho công ty Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng Theo dơi t́nh h́ nh tăng, giảm, tồn kho loại vật tư Kế toán doanh thu – tiêu thụ: • • Theo dơi số lượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đă xác định tiêu thụ Doanh thu phải đựợc theo dơi chi tiết cho loại h́ nh kinh doanh kể doanh thu bán hàng nội Trong loại doanh thu tiết cho loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lư tài lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh công ty Điều 14 : Nhiệm vụ thủ quỹ: • • Hàng ngày, vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi ngày Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán toán để đối chiếu lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt Điều 15 : Trách nhiệm quyền hạn: • Trách nhiệm quyền hạn chức danh khâu (phần hành kế toán) ràng buộc với nhiệm vụ chức danh khâu công việc CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 16 : Những vấn đề khác • • • • Những vấn đề khác có liên quan đến công tác sinh hoạt pḥng TC- KT không ghi qui chế thực theo qui định chung toàn công ty Trưởng phòng TC –KT có trách nhiệm phổ biến qui chế hướng dẫn thành viên thuộc phòng nghiêm túc thực Qui chế có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 08 năm 2011 Trong trình thực gặp khó khăn, vướng mắc, cần phản ảnh cho Trưởng phòng TC-KT để thống đề xuất Giám đốc giải kịp thời sửa đổi, bổ sung qui chế thêm hoàn thiện Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… TỔNG GIÁM ĐỐC Đã ký D QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ I MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU : • • Luân chuyển chứng từ trình vận động chứng từ kể từ phát sinh (lập chứng từ) đến kết thúc tổ chức đưa vào lưu trữ Việc tổ chức luân chuyển chứng từ cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắc khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực công việc Yêu cầu qui trình luân chuyển chứng từ mối quan hệ nội phòng ban quan hệ phận công ty phải thống biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi cần phải tôn trọng nghiêm túc thực II MỘT SỐ QUI ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG TỪ : • • • • • • • • Chứng từ kế toán chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh công ty phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo qui định chế độ ghi chép đầy đủ, kịp thời với thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống : Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ nhà nước tiêu chuẩn hoá qui cách mẫu biểu, tiêu phản ánh, phương pháp lập áp dụng thống cho tất lĩnh vực, thành phần kinh tế Hệ thống chứng từ kế toán hướng dần chủ yếu chứng từ sử dụng nội công ty, hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng sở công ty vận dụng vào trường hợp cụ thể thích hợp, thêm, bớt số tiêu đặc thù thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ánh phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết chứng từ Nội dung hệ thống chứng từ kế toán gồm tiêu : Chỉ tiêu lao động tiền lương Chỉ tiêu hàng tồn kho Chỉ tiêu mua, bán hàng Chỉ tiêu tiền mặt Chỉ tiêu tài sản cố định • • • • Chứng từ kế toán phải có đủ yếu tố sau đây: Tên gọi chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…) Ngày, tháng, năm lập chứng từ Số hiệu chứng từ • • • • • • • • Tên gọi, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ Tên gọi, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ Các tiêu lượng giá trị Chữ ky người lập người chịu trách nhiệm vế tính xác chứng từ, chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân phải có chữ ký người phê duyệt (Giám đốc) có đóng dấu công ty Đối với chứng từ liên quan đến việc mua, bán , cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ yếu tố qui định phải có thêm tiêu thuế suất số thuế phải nộp, chứng từ dùng làm trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm tiêu định khoản kế toán Chứng từ kế toán phải lập đầy đủ số liệu theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ yếu tố, gạch bỏ phần để trống Không sữa chữa, tẩy xoá chứng từ Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải ghi liên tục Chứng từ gốc: Chứng từ gốc pháp lý phản ánh nghiệp vụ kinh tế thực đồng thời sở để lập nên chứng từ kế toán Chứng từ gốc gồm hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, hợp đồng kinh tế nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hoá đơn tài chính, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tạm ứng, bảng toán lương, giấy đề xuất, đề nghị giấy tờ khác có liên quan Các chứng từ gốc đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải hợp thức hoá chứng từ hợp lệ • Chứng từ kế toán: Là chứng từ lập nên từ chứng từ gốc bao gồm phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, bảng kê, bảng phân bổ Chứng từ kế toán để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm sở cho việc lập báo cáo tài kế toán III LẬP & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN : • • • • • • • • • • Chứng từ gốc công ty lập từ vào phải tập trung vào phận kế toán công ty, kế toán viên phụ trách phần hành cần phải kiểm tra kỹ chứng từ đó, sau kiểm tra xác minh dùng chứng từ để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm bước sau : Lập chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ Lưu trữ chứng từ Trình tự thời gian luân chuyển chứng từ qui định sau : Chứng từ thu –chi : Căn vào chứng từ gốc kế hoạch thu chi duyệt, kế toán toán lập phiếu thu, chi theo mẫu qui định Phiếu thu, chi coi hợp lệ ghi đầy đủ nội dung in phiếu có đầy đủ chữ ký Tổng Gíam Đốc người ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Phiếu thu- chi lập thành 03 liên : Liên (liên ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc làm sở đối chiếu với kế toán tiền mặt Liên giao cho người nộp hay người nhận tiền Liên lưu giữ cùi lưu để ghi sổ kế toán Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp phiếu thu, chi thực (hoặc lập bảng kê giao nhận chứng từ khối lượng phát sinh nhiều) để đối chiếu bàn giao lại chứng từ cho kế toán Chứng từ thu, chi lưu giữ phòng kế toán công ty người trực tiếp phụ trách phần hành (phần việc) chịu trách nhiệm bảo quản Nguyên tắc tạm ứng toán: o Người nhận tạm ứng phải công nhân viên công ty Tiền tạm ứng cho mục đích phải sử dụng cho mục đích đó, không chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác Sau hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập toán tạm ứng đình kèm chứng từ gốc để toán Số tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ hạn quy định o Phải toán dứt điểm tạm ứng đợt trước cho tạm ứng kỳ sau Chứng từ ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có chứng từ kế toán dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán làm sở để đối chiếu với ngân hàng có phát sinh chênh lệch Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, vào chứng từ gốc, kế toán phần hành liên hệ ngân hàng để làm thủ tục Định kỳ cuối tháng tiến hành đối chiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát chênh lệch để điều chỉnh Chứng từ ngân hàng kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàng chịu trách nhiệm lưu giữ bảo quản Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hoá : Theo qui định công ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa phòng kinh doanh lập sở phiếu đề nghị xuất vật tư hoá đơn bán hàng hàng hoá xuất kho phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn người bán hàng hoá nhập kho Phiếu nhập, xuất kho lập thành 03 liên : Liên : Liên có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán làm sở toán ghi sổ kế toán Liên : Giao cho thủ kho để làm sở nhập, xuất vật tư ghi sổ, thẻ kho Liên : Lưu giữ cùi lưu phòng kinh doanh Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất kho (hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiến hành đối chiếu số lượng vật tư hàng hoá nhập, xuất kho với kế toán phụ trách theo dõi vật tư, hàng hoá đồng thời bàn giao lại chứng từ để kế toán lưu trữ Hàng tháng, sau tiến hành kiểm kê, đối chiếu số thực tế tồn kho số liệu ghi sổ sách kế toán, xác định chênh lệch tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý, phòng kinh doanh bàn giao lại toàn cùi lưu chứng từ nhập xuất kho để phòng kế toán tổ chức đưa vào lưu trữ Phiếu nhập xuất kho coi hợp lệ ghi đầy đủ nội dung in phiếu có đầy đủ chữ ký trưởng phó phòng kinh doanh, người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người nhận người giao hàng, • • • • • • • • Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho công ty, toán phải chuyển giao toàn chính, hóa đơn mua hàng, hoá đơn VAT để làm sở toán giải trình với quan chức cần thiết, phòng kinh doanh giữ lại photocopy chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bô Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua phải có hợp đồng hóa đơn đính kèm Nếu mua vật tư xuất thẳng cho công trình, phải có bảng dự trù vật tư tổng giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho người mua xuất thẳng cho công trình (không qua kho) không lập phiếu nhập xuất kho mà làm thủ tục toán trực tiếp, (việc cần phải thống lại xin ý kiến Ban Giám Đốc) Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Căn vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng toán khối lượng công trình hoàn thành, biên nghiệm thu bàn giao, phiếu đề nghị xuất hàng cho công trình sau đối chiếu, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng (GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội ghi rõ số lượng, gía trị thông tin cần thiết khác Sử dụng hóa đơn sau : Thời điểm lập hoá đơn: Hoá đơn phải lập cung cấp hàng hoá, dịch vụ Khi lập hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ nội dung, tiêu in sẵn mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải Việc lập hoá đơn viết tay Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn gạch chéo để huỷ bỏ không xé rời khỏi hoá đơn phải lưu đầy đủ liên số hoá đơn • • • • • • • • • • • • • Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không dùng cách số Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau không bắt buộc phải lập hoá đơn: Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị 200.000 đồng người mua không yêu cầu lập giao hoá đơn Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn người bán hàng phải lập giao hoá đơn theo quy định Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị mức quy định lập hoá đơn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ theo quy định Hoá đơn dùng để xác định doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp sở để xác định công nợ, khoản phải thu khách hàng Hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ : Liên mầu tím : gốc lưu hoá đơn (phòng Kinh doanh ) Liên mầu đỏ : (giao khách hàng) Liên mầu xanh : Gửi phòng tài kế toán để làm sở thu tiền, khai báo doanh thu lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng Hoá đơn phải ghi đầy đủ tiêu, nội dung theo quy định phải nguyên vẹn Số liệu, chữ viết hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, xác theo quy định, không bị tẩy xoá, sửa chữa Các hoá đơn tài sau sử dụng hết, cùi lưu hoá đơn phải chuyển giao cho phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra quan chức tổ chức đưa vào lưu trữ Các chứng từ kế toán khác : Chủ yếu chứng từ kế toán tổng hợp, bao gồm bảng phân bổ chi phí, chứng từ kết chuyển Chứng từ ghi sổ bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí Các chứng từ kế toán tổng hợp lập tổ chức lưu trữ IV KIỂM TRA CHỨNG TỪ: Các phận trước lập chứng từ gửi đến phòng, ban liên quan phải tiến hành kiểm tra chứng từ • • • • • • • Nội dung việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm : Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu phản ánh chứng từ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm qui định, sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài nhà nước công ty phải từ chối thực (xuất quỹ, toán, xuất kho…) báo cho lãnh đạo biết để có biện pháp xử lý kịp thời Đối với chứng từ kế toán lập không thủ tục, nội dung số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh, sau dùng làm ghi sổ V LƯU TRỮ CHỨNG TỪ: • • • Chứng từ kế toán sử dụng phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo qui định chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước Mọi trường hợp chứng từ gốc phải báo cáo với giám đốc kế toán trưởng công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp hóa đơn bán hàng, biên lai thuế, séc trắng phải báo cáo với quan thuế, công an địa phương số lượng hóa đơn mất, hoàn cảnh bị để có biện pháp xác minh, xử lý nhằm sớm có biện pháp thông báo vô hiệu hoá số chứng từ bị Cuối năm tài chính, sau toán duyệt, phòng kế toán tiến hành điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau đồng thời tổ chức lưu trữ chứng từ (của năm duyệt toán cách cẩn thận khoa học Chứng từ phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày- tháng- quý- năm theo phần hành kế toán để dễ dàng truy cập cần Thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau xin ý kiến xử lý cấp có thẩm quyền Tuyệt đối không làm thất lạc hư hỏng KẾ TOÁN TRƯỞNG