TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRỌNG TÍN

Quá trình phát triển của công ty Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản độc lập.Ngành nghề kinh doanh chính của công ty đó là buôn bán đồ gia dụng, điện tửđiện lạn

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRỌNG TÍN

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín

1.1.1 Lịch sử hình thành

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRỌNG TÍNTên tiếng Anh: TRONG TIN ELECTRONIC TRADING COMPANYLIMITED

Trụ sở chính: SỐ 48- phố dịch vọng- p.Dịch Vọng- Cầu giấy- Hà Nội Điện thoại : 0437805115, Fax: 0437805116

Email: dientutrongtin@gmail.com

Webside: tmtrongtin.vn.com

Số TK: 020001733355 tại Ngân Hàng CP thương mại Quân Đội

Mã số thuế: 0101605636

Thông tin về địa điểm kinh doanh:

1.Tên địa điểm kinh doanh: CỬA HÀNG BÁN VÀ GIỚI THIỆU SẢN

PHẨM- CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRỌNG TÍN

Địa điểm kinh doanh: 68 nguyễn khánh toàn- p.Dịch Vọng- Cầu Giấy- HàNội

2.Tên địa điểm kinh doanh: KHO HÀNG CÔNG TY- CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI TRỌNG TÍN

Địa chỉ: Lô A2- CN5 cụm công nghiệp vừa và nhỏ, xã Xuân Phương, huyện

Từ Liêm, Hà Nội

Mã số địa chỉ kinh doanh: 00001

Công ty TNHH Thương Mại điện tử Trọng Tín được thành lập vào ngày26/01/2005 theo giấy phép thành lập công ty số 378 – GP/TLDN của UBND

thành phố Hà Nội, lấy tên là công ty TNHH Thương mại điện tử Trọng Tín.Trụ sở giao dịch tại số 48 - Phố Dịch Vọng - Phường Dịch Vọng – Quận CầuGiấy - TP.Hà Nội Ngành nghề kinh doanh:

- Môi giới và xúc tiến thương mại

tỷ đồng chẵn ) trong đó bằng tiền mặt là 8.000.000.000 đồng Và được Ủyban nhân dân Thành phố Hà Nội, Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp chứngnhận đăng ký kinh doanh ngày 26/01/2005 Đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày05/06/2012

1.1.2 Quá trình phát triển của công ty

Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản độc lập.Ngành nghề kinh doanh chính của công ty đó là buôn bán đồ gia dụng, điện tửđiện lạnh,dịch vụ bảo trì bảo dưỡng sản phẩm sửa chữa lắp đặt hàng điện tửđiện lạnh.Ngay từ khi mới thành lập công ty đã gặp rất nhiều khó khăn thiếuthốn nhưng công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để đưa việc kinh doanhcủa công ty dẩn ổn định hơn, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hoànthiện về mọi mặt.Sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầucủa khách hàng về số lượng , chất lượng, cũng như thời gian nhận được hànghóa.Trong thời gian đầu công ty gặp rất nhiều khó khăn cụ thể:thiếu thốn vềtrang thiết bị.nhân viên thiếu kinh nghiệp do chưa làm quen với môi trườngkinh doanh hoàn toàn mới, công ty trong thời gian đầu kinh doanh không có

bộ phận bảo trì bảo dưỡng nên bị thụ động trong việc sửa chữa hay lắp đặt

cho khách hàng nên đã bỏ nhiều cơ hội mở rộng thị trường.Tuy thế chỉ trongmột thời gian ngắn công ty đã phát triển nhanh chóng, đội ngũ công nhân cónhiều kinh nghiệm, nhân viên bán hàng mở rộng được nhiều thị trường ở cáctỉnh lân cận , công ty cũng mở thêm bộ phận bảo trì bảo dưỡng sản phẩm dịch

vụ sửa chữa bảo dưỡng tới tận nhà cho khách hàng nâng cao được vị thế củacông ty

Trong bối cảnh nền kinh tế như hiện nay:

- Sự cạnh tranh khốc liệt của các mặt hàng tiêu dùng , tình hình kinh tế đangtrên đà suy thoái

- Đồng thời các mặt hàng tiêu dùng chiếm tỷ trọng tương đối lớn, sự cạnhtranh ngày càng gay gắt

- Sự đòi hỏi của khách hàng về chất lượng và dịch vụ ngày càng tăng

- Thị phần của ngành bán buôn và bán lẻ phân mảng

Chính vì các yếu tố tích cực cũng như những lợi thế kể trên công ty đãnắm bắt được những điểm mạnh cũng như các thách thức trước mắt khôngngừng nâng cao kinh doanh các mặt hàng có chất lượng cao nhằm đáp ứngcho khách hàng sự thỏa mãn tối đa về chất lượng cũng như dịch vụ

Triết lý kinh doanh của công ty:”Tất cả cho khách hàng, khách hàng chotất cả”- Hãy cho tất cả những điều khách hàng mong muốn và khách hàng sẽcho nhiều hơn những điều mà ta mong muốn

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH Thương mại điện tử Trọng Tín là một doanh nghiệp có

tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ của mình

và được pháp luật bảo vệ Công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau:

Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề

ra, kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lậpdoanh nghiệp

Tuân thủ điều lệ công ty

Không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh để đạt được hiệu quảkinh tế cao nhất

Quản lý khai thác sử dụng các nguồn vốn hiệu quả

Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩmquyền theo quy định của Pháp luật

Thực hiện các nghĩa vụ khác quy định tại luật doanh nghiệp và điều lệnày

Thực hiện kinh doanh các ngành nghề theo đăng ký kinh doanh đượcchứng nhận: ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng giadụng, điện tử điện lạnh

Tăng cường trang thiết bị, vật tư kỹ thuật tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêucầu trong công tác kế toán cũng như trong các bộ phận khác

Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước, xây dựng thêm cơ sở vậtchất cho công ty và nâng cao đời sống cho nhân viên

Thực hiện tốt phương hướng, mục tiêu, kế hoạch của công ty, cụ thể:không ngừng đào tạo, bồi dưỡng và phát huy tiềm năng của đội ngũ nhân viên Đảm bảo khi hợp tác với công ty, các đối tác, khách hàng có thể an tâm

về lợi ích của mình như: Công ty chỉ cung cấp những sản phẩm có chất lượng

cao, đảm bảo chất lượng theo đúng tiêu chuẩn của công ty, cũng như yêu cầucủa khách hàng.

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty

Công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín là công ty chuyên bánbuôn, bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng chuyên chở hàng hóa tới các tỉnh thànhtrên toàn quốc Các mặt hàng chính:

Đồ gia dụng: bếp điện, nồi cơm điện

Điện Tử: Tivi, đầu kỹ thuật số

Điện lạnh: Tủ đông, tủ mát, điều hòa

Trong thời gian qua cùng với uy tín và chất lượng sản phẩm công ty đãtạo lập mối quan hệ tốt với các khách hàng,cũng như các hãng kinh doanhtrong nước, điều đó khẳng định được sự phát triển không ngừng của côngty,khắc phục được những khó khăn trong môi trường cạnh tranh gay gắt giữacác thành phần kinh tế hiện nay

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như mở rộng thị trường,công

ty đã không ngừng kinh doanh tìm hiểu những mẫu hàng mới đang được ưachuộng trên thị trường, không ngừng nhập những mẫu hàng hóa đa dạng vềchủng loại, đồng thời chú trọng vào công tác chăm sóc khách hàng chính vìthế công ty đã đầu tư mua sắm nhiều trang thiết bị phục vụ cho công tác kinhdoanh sản phẩm , mở rộng vốn kinh doanh cho các mặt hàng gia dụng

Trong điều kiện khắc nghiệt như hiện nay, nền kinh tế đang dần bị suythoái để tồn tại được đã là một nỗ lực rất kho cho công ty nhưng để phát triển

nó còn khó hơn rất nhiều Công ty đã nỗ lực rất nhiều và đã trở thành mộtcông ty có sự phát triển đáng khâm phục, biểu hiện là trong những năm gầnđây tuy phải chịu nhiều những biến động trên thị trường nhưng hoạt đôngkinh doanh của công ty vẫn đang trên đà phát triển, đó là những chỉ tiêu quantrọng nhất để đánh giá công ty

Công ty nhập các mặt hàng cho các hãng sản xuất nổi tiếng như: Panasonic, Hitachi, Sony, Electrolux,… công ty nhập hàng từ các hãng sản xuất sau đó bán buôn cho các tỉnh thành trên cả nước như: Phú Thọ, Yên Bái,

Lạng Sơn, Nam Định, Thái Bình, Ninh Bình, Thanh Hóa…

Ngoài ra do có các phương tiện vận tải đầy đủ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm, chuyên vận chuyển cho khách hàng có nhu cầu mua lớn Đối với khách hàng ở Hà Nôi, công ty có thể vận chuyển hàng trong thời gian vài tiếng, đối với khách hàng các tỉnh thành lân cận công ty có phương tiện vận chuyển hàng tới tận nơi trong vòng 1 ngày Công ty cũng có đội ngũ kỹ thuật viên để hỗ trợ khách hàng cách sử dụng máy móc, hỗ trợ về mặt kỹ thuật nếu khách hàng có yêu cầu Đôi ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, có kỹ năng bán hàng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phục vụ khách hàng và có hiểu biết sâu sắc về các loại sản phẩm của công ty Công ty đã có được uy tín trên thị trường đối với khách hàng và sự tín nhiệm đối với nhà sản xuất 1.2.3 Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh của công ty Sơ đồ 1.1:Sơ đồ tổ chức kinh doanh trong công ty

Các hãng sản xuất

Hàng hóa, sản phẩm

Kho hàng

 Quy trình mua hàng:

Sau khi tìm hiểu thị trường hàng hóa của các hãng sản xuất cung ứng sảnphẩm cho công ty( bao gồm đồ gia dụng , điện tử , điện lạnh), tìm hiểu về cácchính sách cũng như những mặt hàng mà công ty đang cần nhập Sau khithông qua đơn đặt hàng của trưởng phòng kinh doanh, ban giám đốc thôngqua , phê duyệt và chuyển tới các hãng sản xuất Dựa vào hợp đồng mua bángiữa hai bên, bên bán là các hãng sản xuất, bên mua là công ty Bên bán sẽgiao hàng tơi kho của bên mua theo đúng hợp đồng, bên mua có nhiệm vụnhận hàng sau đó chuyển tiền theo như những quy định trong hợp đồng Hànghóa sau khi kiểm tra đúng chất lượng mẫu mã, quy cách, số lượng như tronghợp đồng được nhập vào kho

 Quy trình bán hàng và phân phối hàng tới các tỉnh:

Sau khi nhập hàng, nhân viên thủ kho kiểm tra hàng hóa đủ tiêu chuẩnphẩm chất được đem nhập vào kho Sau đó dựa vào đơn hàng của nhân viênkinh doanh, kế toán đánh đơn hàng mang cho nhân viên thủ kho cùng nhânviên kế toán kho, nhân viên trong kho có nhiệm vụ kéo hàng, vận chuyểnhàng lên xe theo từng đơn đặt hàng của từng nhân viên bán hàng Tiếp theo

đó nhân viên lái xe sẽ có nhiệm vụ giao hàng tới tận nơi cho khách hàng và

thu tiền trên theo hóa đơn

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty

Bộ máy quản lý của công ty được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới.Đứng đầu chỉ đạo là Giám đốc, trợ giúp cho Giám đốc là phó Giám đốc, vàcác phòng ban chức năng Cơ cấu tổ chức được thể hiện ở sơ đồ 1.2

Sơ đồ 1.2 : Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại điện

Quyết định các phương án đầu tư

Quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệthông qua các hợp đồng mua bán của công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm và các chức vụ quan trọng trong công ty, quyếtđịnh mức lương, lợi ích khác của các cán bộ quản lý trong công ty

Tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh, đầu tư dự án của công ty Quyết định các biện pháp quảng cáo, tiếp thị, mở rộng hoạt động sản xuấtkinh doanh

Phó giám đốc: Lê Huy Hoàng

Chức năng: Là người giúp giám đốc giải quyết công việc thuộc phạm vi

quyền hạn mà giám đốc giao cho Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc

và pháp luật về công việc của mình

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN KẾ

TOÁN

BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN KỸ THUẬT,CSKH

Nhiệm vụ:

Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt

Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định, tham mưu cho giám đốc vềbảo toàn tài chính và phương án kinh doanh của công ty

Thực hiện các nhiệm vụ giám đốc giao phó

Cung cấp các báo cáo cho giám đốc

Bộ phận Kế toán:

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính, kế toán của công ty như ghichép, tính toán, phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện và sự vậnđộng của vật tư, tài sản, tiền vốn của công ty Theo dõi thanh toán các khoản

nợ với công ty, kho hàng hóa, tình hình nhập - xuất - tồn Tính toán và phảnánh chính xác tình hình kết quả hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chínhnhằm cung cấp thông tin hướng dẫn chỉ đạo, ghi chép chứng từ quản lý hoạtđộng kinh tế của doanh nghiệp Nhiệm vụ của phòng kế toán bao gồm:

Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chitrong quá trình kinh doanh;

Hướng dẫn kiểm tra giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty theođúng chế độ chính sách;

Theo dõi tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ nhà nước;

Phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ của công ty;

Đề xuất với giám đốc công ty quy chế tính lương thưởng phụ cấp của cán

bộ công nhân viên theo quy chế hiện hành của công ty;

Kết hợp với bộ phận khác lập kế hoạch kinh doanh của công ty;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao

Bộ phận hành chính nhân sự:

Có nhiệm vụ thực hiện các công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chấtlượng theo yêu cầu ,chiến lược của công ty

Tổ chức và phối hợp với các bộ phận khác thực hiện quản lý nhân sự, đàotạo và tái đào tạo

Bộ phận kinh doanh:

Chức năng:

Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ,maketing giúp cho hình tượng công ty luôn gần gũi với khách hàng Xâydựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn; khai thác, tìm kiếm cácnguồn hàng; quảng bá thương hiệu, phát triển thị trường; phân tích thị trường,xây dựng chiến lược kinh doanh; xây dựng chiến lược thúc đẩy tăng doanh số Ngoài ra đội ngũ nhân viên kinh doanh phải có chuyên môn nắm vữngkiến thức bán hàng cũng như các chính sách của khuyến mãi của công ty, cómối quan hệ tốt với khách hàng, nắm bắt được các công dụng ,giá cả của cácmặt hàng trong công ty

Nhiệm vụ:

Kiểm tra hàng tồn kho, hàng quá hạn, hàng có chất lượng kém để xuấttrả

Tìm kiếm, liên hệ với các nguồn hàng mới;

Liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng;

Quản lý công tác bảo hành sản phẩm cho khách hàng ,phối hợp với cácphòng ban khác để nâng cao hiệu quả của việc chăm sóc khách hàng

Nhiệm vụ :

Chủ yếu là lắp đặt kiểm tra các sản phẩm liên hệ với khách hàng giải đápcác thắc mắc liên quan tới việc sử dụng sản phẩm cũng như việc sửa chữa sảnphẩm khi có trục trặc về kỹ thuật

Chủ trì trong việc xây dựng Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị vàcông tác bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị

Tham mưu công tác điều động các phương tiện, thiết bị, vật tư giữa cácđơn vị trong công ty Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong côngtác quản lý vật tư thiết bị như lập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiênliệu vv

Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về thanh lýtài sản cố định

Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đềuthực hiện dưới sự lãnh đạo của giám đốc và vì mục đích chung là giúp công tyngày càng phát triển Vì vậy công việc của các phòng ban liên hệ chặt chẽ vớinhau và hỗ trợ lẫn nhau Cơ cấu phòng ban gọn nhẹ, hợp lý đã thúc đẩy sựphát triển của mỗi cá nhân và của toàn công ty

Tóm lại Công ty TNHH Thương mại điện tử Trọng Tín là một công ty cóquy mô không lớn, địa bàn hoạt động kinh doanh được tập trung tại kho hàngcủa công ty Công ty thực hiện hoạt động tập trung và thực hiện hình thức kếtoán nhật ký chung, các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập nhưng hỗ trợnhau giúp cho công ty càng ngày càng phát triển và giành được nhiều thànhtựu

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Trong thời gian qua cùng với uy tín và chất lượng sản phẩm công ty đãtạo lập mối quan hệ tốt với các khách hàng,cũng như các hãng kinh doanhtrong nước, điều đó khẳng định được sự phát triển không ngừng của công ty,khắc phục được những khó khăn trong môi trường cạnh tranh gay gắt giữacác thành phần kinh tế hiện nay

Là một công ty có quy mô không lớn, vốn ban đầu thấp Nhưng công ty

luôn cố gắng và không ngừng phát triển Những năm 2011, 2012 khi nềnkinh tế rơi vào khủng hoảng nhưng tình hình tài chính của công ty vẫn ổnđịnh, kinh doanh vẫn sinh lời Điều đó khẳng định một phần uy tín, vị thế củacông ty trên thị trường

Cụ thể tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010,

2011, 2012 như sau:

Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010, 2011,

2012

BÁO CÁO KẾT QỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 102,448,598,888 122,151,509,137 134,164,249,475

13 Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 48,039,974 33,600,689 (9,713,829)14

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 =

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2010, 2011,2012)

 Xét về cơ cấu doanh thu, lợi nhuận: Từ bảng 1.1 báo cáo kết quả kinh

doanh 3 năm gần đây Chúng ta thấy nằm trong bối cảnh nền kinh tế đang bịsuy thoái như hiện nay công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín là công

ty kinh doanh hiệu quả, thông qua các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận ở mứccao

Trong tổng doanh thu của Công ty thì doanh thu từ hoạt động kinhdoanh là chính chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 98%, doanh thu hoạt động tàichính và thu nhập khác chiếm không đáng kể

Doanh thu năm 2011 tăng 19.703 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng19,23% so với năm 2010 Lợi nhuận trước thuế năm 2011 tăng 279 triệu đồngtương ứng tốc độ tăng 31,3% Trong giai đoạn năm 2011- 2012 thì có sự thayđổi Năm 2012 doanh thu của công ty tăng 12,013 triệu đồng tương ứng tốc

độ tăng 9,8% so với năm 2011 Lợi nhuận trước thuế của công ty đã giảm 970triệu đồng tương ưng tốc độ giảm 61,6% so so với năm 2011 Tuy nhiên lợinhuận trước thuế của công ty ở năm 2012 vẫn ở mức cao so với nền kinh tếsuy thoái đạt 454 triệu đồng

Nguyên nhân của sự tăng lên này do công ty có chính sách phù hợpthúc đẩy quá trình tiêu thụ làm cho doanh thu tăng lên Đồng thời, công ty đãquản lý và kiểm soát chi phí một cách phù hợp, có hiệu quả, Công ty nhậnđược nhiều đơn đặt hàng với những khách hàng lớn, hơn nữa chất lượng sảnphẩm của công ty được chú trọng, nhiều mặt hàng được công ty mở rộng nên

đã thu hút được nhiều khách hàng hơn khách hàng hài lòng hơn với sản phẩmcủa công ty, uy tín của công ty được nâng cao trên thị trường về chất lượng,giá cả cũng như sự phục vụ tận tình của nhân viên trong công ty Tuy nhiênsang tới giai đoạn 2011- 2012 doanh thu và lợi nhuận sụt giảm Nguyên nhân

của sự sụt giảm này là do nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế nước ta nóiriêng nằm trong giai đoạn khó khăn, suy thoái kinh tế toàn cầu tác động trựctiếp tới các doanh nghiệp sản xuất và thương mại Giá trị hàng hóa đầu vào vàxăng dầu tăng đột biến khiến giá thành cao đồng thời chịu áp lực lớn về chínhsách điều tiết bình ổn giá của Nhà nước.Tuy vậy với kết quả đạt được trongnăm 2012 là 454triệu đồng lợi nhuận sau thuế đã cho thấy Công ty đã rất nỗlực để duy trì hoạt động kinh doanh có hiệu quả

 Xét cơ cấu chi phí

Về giá vốn hàng bán: Cơ cấu giá vốn hàng bán trong tồng chi phíchiếm tỷ trọng lớn khoảng từ 89,46% năm 2011 tăng lên 90,6% năm 2012,nếu so với doanh thu thì tỷ lệ này dao động trong khoảng 88,88% đến 90,38%

Về chi phí bán hàng: Cơ cấu chi phí bán hàng trong tổng chi phí năm

2010 là 8,87% và có xu hướng tăng qua các năm 2011, 2012 là 9,7% và8,96% nếu so với doanh thu thì tỷ lệ này qua các năm 2010, 2011, 2012 lầnlượt là 8,82%; 9,67%, 8,94% Chi phí bán hàng cao xuất phát từ đặc thù củadoanh nghiệp có thị trường tiêu thụ tương đối rộng, chủ yếu các tỉnh miềnBắc và miền Trung

Về chi phí tài chính và chi phí khác: tỷ trọng trong cơ cấu chi phí vàdoanh thu chiếm rất nhỏ (từ 1,7% trở xuống)

Qua phân tích trên cho thấy công ty TNHH thương mại điện tử TrọngTín hiện nay đang tập trung vào kinh doanh thương mại các mặt hàng giadụng, điện tử, điện lạnh chủ lực, qua đó cơ hội và những rủi ro đi kèm theochủ yếu phụ thuộc vào các mặt hàng chính, còn các loại kinh doanh khácchiếm tỷ trọng nhỏ hoặc không đáng kể

Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu cơ bản về tình hình tài sản, nguồn vốn

(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2010, 2011, 2012)

Từ bảng 1.2 ta thấy quy mô tài sản của công ty ngày càng mở rộng.Năm 2011 tổng tài sản tăng 1,556 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 8,8% sovới năm 2010 Cơ cấu vốn chủ sở hữu so với tổng nguồn vốn là 41,61%.Chứng tỏ doanh nghiệp khá tự chủ về mặt tài chính Tình hình tài sản vànguồn vốn ổn định ở mức cao, không có khoản nợ xấu Năm 2012 tổng tài sảngiảm 7,203 triệu đồng tương ứng tốc độ giảm 27,4% so với năm 2011 Tuy tàisản năm 2012 có giảm so với năm 2011 nhưng giảm chủ yếu là do sự giảmcủa hàng tồn kho Năm 2012 tổng tài sản giảm 7,203 ttriệu đồng, trong đóhàng tồn kho đã giảm 6,995 triệu đồng Đây là dấu hiệu tốt đối với doanhnghiệp, chứng tỏ doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn Các khoản nợ phải trảngắn hạn đều giảm qua các năm 2011, 2012 và không còn ở mức cao nhưnăm 2010 Điều này chứng tỏ doanh nghiệp càng ngày càng chủ động hơntrong vấn đề tài chính

Tóm lại trong những năm gần đây tình hình tài chính của công ty cónhiều biến động đáng kể, công ty đã không ngừng nỗ lực đẩy mạnh kinhdoanh hàng hóa có chất lượng mang lại lợi nhuận cho công ty nhưng trongtình hình kinh tế như hiện nay thì những nỗ lực đó cần phải phát huy hơn nữa

để duy trì hoạt động kinh doanh trong công ty Công ty cần có nhiều biệnpháp nhằm tăng cường quản lý bộ máy của công ty đem lại hiệu quả kinhdoanh cho công ty

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TRỌNG TÍN 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính công

ty TNHH Thương mại điện tử Trọng Tín đã góp phần quan trọng vào việchoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty Hiện nay phòng kếtoán gồm 6 người gồm: 1 kế toán trưởng, 5 kế toán viên Có thể nói, phòng kếtoán tài chính là người trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc racác quyết định điểu hành công ty một cách đúng đắn và hiệu quả Nhiệm vụchính của phòng kế toán là thu thập, ghi chép và tổng hợp thông tin về tìnhhình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của công ty một cách chínhxác, kịp thời Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động KD của công ty mà bộmáy kế toán tài chính được tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH thương mại Trọng

Tín

( Nguồn : phòng tài chính kế toán ) Chức năng và nhiệm vụ phòng kế toán:

- Theo dõi, ghi chép và thống kê các nhiệm vụ kinh tế phát sinh của công ty

- Lưu giữ, bảo quản sổ sách, chứng từ, công nợ

- Lập các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo qui dịnh

- Cung cấp, phân tích các số liệu giúp giám đốc chi nhánh có các quyết địnhchỉ đạo thúc đẩy bán hàng và thu hồi công nợ

Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng

Kế toán kho

Kế toán tiền lương và BHXH

KT công

nợ(phải thu,

phải trả)

Kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ

- Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần thúc đẩy, đẩymạnh kế hoạch kinh doanh của công ty.

Cụ thể nhiệm vụ của các nhân viên phòng kế toán như sau:

+ Lập báo cáo tổng hợp hàng ngày

+ Mở sổ lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo qui định

+ Thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc mở sổ, ghi chép các nhiệm vụ kế toánphát sinh

+ Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

+ Hạch toán thu nhập, chi phí, công nợ, nghiệp vụ khác

+ In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định.+ Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trìnhchi tiết

+ Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

+ Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán,thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV

+ Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định

♦ Kế toán vốn bằng tiền

+ Căn cứ bảng kê nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt lập phiếuthu – chi

+ Cập nhập phiếu thu – chi

+ Cuối ngày đối chiếu tiền hàng còn tồn với thủ quỹ

+ Phối hợp với thủ quỹ, để kiểm kê quỹ, kho theo kỳ

+ Chịu trách nhiệm lập báo cáo và đảm bảo tính chính xác của số liệu phátsinh liên quan đến nhiệm vụ được giao.

♦ KT vốn bằng tiền vai trò là thủ quỹ

+ Chi thu tiền theo phiếu thu, phiếu chi

+ Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt và các chứng từ

+ Cuối ngày đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán

+ Định kỳ phối hợp với các bộ phận chức năng để kiểm kê thực tế số tiền tồnquỹ…

♦ Kế toán theo dõi công nợ ( phải thu, phải trả )

+ Căn cứ vào phiếu thu, phiếu xuất nhập kho để vào sổ chi tiết theo dõi công

nợ đối với từng khách hàng, từng nhà cung cấp

+ Thường xuyên theo dõi và đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh tiền hàng đốivới những khách hàng, nhà cung cấp thuộc khu vực mình quản lý và chịutrách nhiệm trước các số liệu đó

+ Lưu giữ, bảo quản sổ sách, chứng từ công nợ của khách hàng, nhà cung cấp.+ Lập các báo cáo ngày, tháng, quý năm theo quy định

+ Có trách nhiệm hạch toán chi tiết hàng hóa

+ Cuối mỗi tháng tiền hành tổng hợp số liệu, lập bảng kê nhập xuất tồn

+ Hàng kỳ kết hợp với bộ phận kho tiến hành kiểm kê hàng hóa để tiến hành

xử lý và ghi sổ cho đúng kỳ

♦ Kế toán tiền lương

+ Kiểm tra các tài liệu tính lương, bảng chấm công kê theo sản lượng, ngàycông…

+ Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng

+ Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiềnlương, trích theo lương

+ Theo dõi và lập bảng phân bổ, hạch toán các khoản trích theo lương đã nộp

và phải nộp

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty

2.2.1 Các chính sách kế toán chung của công ty

Là một doanh nghiệp thương mại nên công ty áp dụng chế độ kế toándoanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3năm 2006 của bộ tài chính

- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12

- Kỳ kế toán: Tháng

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành

theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006

- Các nguyên tắc kế toán: Áp dụng tuân thủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam

và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước ban hành Các báo cáo tàichính được lập và trình bày theo đúng từng quy định của Chuẩn mực, thông

tư hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang ápdụng

Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền:

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra tiền ViệtNam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tại thờiđiểm cuối năm các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá

bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vàongày kết thúc niên độ kế toán.

Chênh lệch thực tế tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánhgiá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyểnvào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính

Các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổithành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngàymua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo

Nguyên tắc tính thuế:

+ Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhànước tính trên Thu nhập chịu thuế

+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành

+ Phương pháp áp dụng thuế: Phương pháp khấu trừ

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên và đượctính theo giá trị thực tế nhập

+Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Được lập vào thờiđiểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu cung cấp

dịch vụ được ghi nhận khi phần lớn các rủi ro và lợi ích gắn liền với dịch vụ

đã được hoàn thành và đồng thời được bên mua chấp nhận thanh toán Doanhthu bán hàng được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sởhữu hàng hoá đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu

tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèmtheo Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các khoản lợi nhuận từ liêndoanh được chia và lãi từ tiền gửi ngân hàng

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tài sản cố định của công ty bao gồm tài

sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình Tài sản cố định được theonguyên giá và khấu hao luỹ kế Khấu hao tài sản cố định được tính theophương pháp đường thẳng

Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty

Chứng từ kế toán công ty áp dụng theo đúng nội dung, phương pháp lậptheo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày31/05/2004 của Chính phủ

Chứng từ được sử dụng đáp ứng yêu cầu phản ánh trung thực, đầy đủ,phù hợp với nội dung kinh tế

Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ tại công ty được thực hiện cẩn thận,không để hư hỏng, mất mát

Khi sử dụng chứng từ trên cơ sở phát sinh nghiệp vụ kinh tế và có kýduyệt của người phụ trách

Công ty không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riêng vì ít có nhữngnghiệp vụ kinh tế đặc thù Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHHthương mại điện tử Trọng Tín theo quy định chung bao gồm 4 khâu:

- Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ

từ bên ngoài): tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từthích hợp

- Kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợppháp và hợp lý của chứng từ

- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ chứng từ và huỷ chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi

sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp Vì vậy sau khi ghi sổ và kết

thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm an toàn, khi hếthạn lưu trữ chứng từ được đem huỷ

+ Chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ, hoá đơnGTGT

+ Chứng từ lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảngthanh toán tiền thưởng

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là tài liệu phản ánh, phân loại và hệ thống hoá cácnghiệp vụ kinh tế tác động tới sự tuần hoàn và chu chuyển vốn kinh doanh làđối tượng ghi nhận của kế toán Vì vậy, tất cả sự biến đổi về tài sản và nguồnvốn được phân loại và tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán, để cung cấp

số liệu về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, kết quả kinhdoanh và việc phân chia kết quả này, cho việc lập các Báo cáo tài chính

Công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín đã sử dụng tài khoản kếtoán để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nộidung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoảncấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong và ngoài bảng cân đối kế toán theoQuyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính

• Các tài khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán (TK131, TK 331)được mở chi tiết theo từng khách hàng của công ty Mỗi khách hàng có

1 mã riêng

Ví dụ: TK131T: Phải thu của khách hàng Toa Việt Nam

TK131TH: Phải thu của công ty TNHH 1 thành viên Trần Hiếu

TK 331S: Phải trả cho Sony

TK 331P: Phải trả cho Panasonic

• Tài khoản hàng hóa như TK 156 cũng được chi tiết cho từng loại hànghóa để thuận tiện trong việc hạch toán và tính giá xuất kho

- Ví dụ TK 156 được chi tiết thành TK cấp 2 được đánh số thứ tự theo

từng loại hàng hóa công ty cung cấp

TK156.11: Bếp âm Electrolux

TK156.78: máy giặt Electrolux

• Các tài khoản doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán (TK511, TK632)được mở chi tiết mở chi tiết thành TK cấp 2 để theo dõi doanh thu bánhàng, giá vốn hàng bán của từng nhóm mặt hàng

TK 511.1: Doanh thu đồ gia dụng

TK 511.2: Doanh thu đồ điện tử

TK 511.3: Doanh thu đồ điện lạnh

Ví dụ: TK 6411 – Chi phí nhân viên

TK 6414 – Chi phí khấu hao

TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán là nơi lưu giữ các thông tin kế toán và là cơ sở

để kiểm tra thông tin, so sánh đối chiếu sự ăn khớp những thông tin kế toángiữa các phần hành kế toán với nhau nhằm phát hiện những sai sót và gian lận

có thể xảy ra Đảm bảo cho việc ghi chép kiểm tra thông tin một cách dễdàng, thuận tiện và phù hợp với Công ty Để thực hiện được việc tổ chức hệ

thống sổ sách kế toán hợp lý, đầy đủ doanh nghiệp phải áp dụng một trongcác hình thức ghi sổ kế toán sau: Nhật ký chung; Nhật ký - Sổ cái; Chứng từghi sổ; Nhật ký - Chứng từ Công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín sử

dụng hình thức Nhật ký chung bởi đây là hình thức đơn giản, dễ quản lý, hệ

sinh, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành ghi vào sổ NKC (công ty không sử dụngcác loại sổ nhật kí đặc biệt mà ghi thẳng vào sổ NKC) , đồng thời ghi vào các

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đốiphát sinh

Sổ thẻ KT chitiết

Bảng tổng hợpchi tiết

Báo cáo tàichính

sổ thẻ chi tiết đối với các nghiệp vụ phát sinh nhiều cần phải được chi tiết đểtheo dõi Sau đó căn cứ trên sổ NKC mà ghi vào sổ cái theo các tài khoản kếtoán cho phù hợp Đến kỳ lập báo cáo tài chính kế toán sẽ cộng số liệu trên sổcái lập nên bảng cân đối kế toán và bảng cân đối tài khoản, hoàn thành báocáo tài chính.

Sổ cái: Là loại sổ mở cho TK cấp I, mỗi một sổ mở cho một TK cấp I

tương ứng Trong sổ ghi căn cứ vào sổ NKC, mỗi nghiệp vụ trên sổ NKCđược ghi ít nhất vào 2 sổ cái TK liên quan Cuối tháng cộng sổ cái kế toán ghivào bảng cân đối phát sinh Sổ chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số

dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ

Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi

tiết

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo có ý nghĩa hết sức quan trọng, vì không chỉ phản ánhtrung thực tình hình sản xuất kinh doanh mà còn giúp ban giám đốc nắm bắtchính xác thông tin phục vụ quản lý tốt hơn và giúp các nhà đầu tư phân tích,đánh giá đúng thực trạng Công ty từ đó đưa ra các quyết định đầu tư thíchhợp

Báo cáo kế toán của Công ty được trình bày theo nguyên tắc giá gốc vàphù hợp với các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam,Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và các quy định hiện hành khác về kế toán tạiViệt Nam Ngoài ra, kế toán còn lập một số báo cáo phục vụ quản lý theo yêucầu của ban giám đốc

Phải lập Báo cáo tài chính năm và Báo cáo tài chính giữa niên độ

Kỳ lập báo cáo tài chính năm: Các báo cáo tài chính phải được lập theo

kỳ kế toán năm là năm dương lịch

Báo cáo tài chính cuối năm được nộp cho các cơ quan tài chính, cơ quanthuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh

Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính

* Báo cáo tài chính năm gồm:

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)

• Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)

* Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ gồm:

• Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a-DN

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu

số B 02a-DN

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B DN

03a-• Bản thuyết minh BCTC chọn lọc: Mẫu số B 09a-DN

2.3 Tổ chức kế toán các phần hành kế toán cụ thể tại công ty

2.3.1 Kế toán phần hành vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng

để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư hàng hóa phục vụ

cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ nên rất dễ xảy ra gian lận,

sai sót Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi công ty phải quản lý hết sức chặt chẽ

Việc hạch toán vốn bằng tiền của công ty tuân thủ theo các nguyên tắcchủ yếu sau:

+ Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt+ Bảng kê chi tiết

Chứng từ tiền gửi ngân hàng

+ Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi+ Giấy báo nợ, giấy báo có+ Các loại séc

+ Phiếu thu, phiếu thanh toán nợ

* Tài khoản sử dụng:

+ TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng

* Quy trình ghi sổ:

Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHHthương mại điện tử Trọng Tín có thể khái quát thành sơ đồ 2.3 sau đây:

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

* Hạch toán chi tiết:

Tùy theo yêu cầu của từng nghiệp vụ kinh tế mà khi lập các phiếu thu,phiếu chi phải đảm bảo đủ số liên quy định Cuối ngày, căn cứ vào các chứng

từ thu - chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu chi để ghi

sổ kế toán

Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thanh toán bằng tiền gửingân hàng, kế toán sẽ nhận được các chứng từ liên quan từ phía ngân hàngnhư Giấy báo nợ, Giấy báo có… Trước khi ghi sổ kế toán, kế toán cần kiểmtra và đối chiếu các chứng từ này với những giấy tờ khác có liên quan đểkhẳng định tính chính xác, đúng đắn và đầy đủ của chứng từ

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo kế toán

Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy

đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng

Để theo dõi chi tiết tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng, kế toán sử dụng

“Sổ tiền gửi ngân hàng” - được mở chi tiết theo từng ngân hàng gửi tiền vàcăn cứ để ghi sổ là các Giấy báo Nợ, Giấy báo Có và Sổ phụ của các ngânhàng

Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 111, TK 112 kế toán vào sổ tổng hợp chitiết TK 111, TK 112

Từ sổ tổng hợp chi tiết TK 111, TK 112 kế toán đối chiếu với sổ cái TK

111, TK 112

* Hạch toán tổng hợp:

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thờivào sổ chi tiết TK 111, TK 112 Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 111,

TK 112 Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 111, 112 với sổ cái TK

111, 112 Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kếtoán

2.3.2 Kế toán phần hành hàng hóa

* Chứng từ ghi sổ:

Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (Mẫu 03-VT)

Thẻ kho (Mẫu số 05-VT)

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)

Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08-VT)

Hoá đơn GTGT (bên bán lập) (Mẫu số 01GTKT-3LL) Hoá đơn thông thường (bên bán lập) (Mấu số 02GTTT-3LL) Giấy đề nghị thanh toán

* Tài khoản sử dụng:

- TK hàng hoá: TK 156 được chi tiết thành TK cấp 2 được đánh số thứ tựtheo từng loại hàng hóa công ty cung cấp

Ví dụ: TK15601: Tủ lạnh Sanyo

TK15625: Máy giặt panasonic

* Hạch toán chi tiết

Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư,hàng hóa Thủ kho và kế toán vật tư, hàng hóa sẽ ghi sổ các nghiệp vụ xuất,nhập riêng biệt Cuối kỳ sẽ đối chiếu giữa thẻ kho (thủ kho giữ) và thẻ chi tiết(kế toán giữ)

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song

song

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối kỳTại kho: Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hìnhnhập, xuất, tồn kho của từng hàng hóa ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng Cơ

sở ghi thẻ kho là các chứng từ nhập kho và xuất kho Cuối tháng, thủ kho tính

ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên từng thẻ kho

và đối chiếu số liệu với kế toán vật tư, hàng hóa

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hóa ghi chép sự biếnđộng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa cả về số lượng và giá trị Hàngngày sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho hàng hóa do thủ khonộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào

Sổ cái TK156

sổ chi tiết hàng hóa Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn khocho từng loại hàng hóa, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toánchi tiết hàng hóa với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết kếtoán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa.

* Hạch toán tổng hợp:

Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp phần

hành kế toán vật tư, hàng hóa

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành hàng hóa theo hình thức

nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

Chứng từ kế toán (phiếu nhập kho, thẻ kho )

Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung Từ sổ nhật

ký chung kế toán vào sổ cái TK 156 Cuối tháng đối chiếu bảng tổng hợpnhâp- xuất- tồn với sổ cái TK 156 Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phátsinh và lập báo cáo kế toán

2.3.3 Kế toán phần hành tiền lương và khoản trích theo lương

Lương thời gian = lương cơ bản /26 * ngày công thực tế

Các chế độ như BHXH, BHYT, KPCĐ công ty tính cụ thể như sau: Đối với công ty chịu 23 % trong đó: BHXH: 17 %

BHYT: 3 % KPCĐ: 2 % BHTN: 1%

Đối với người lao động : BHXH = Lương cơ bản * 7 % BHYT = Lương cơ bản * 1,5 % BHTN = Lương cơ bản * 1%

* Tài khoản sử dụng

- TK 334: Phải trả người lao động

+ TK 3341: Phải trả CNV

- TK 33411: Phải trả tiền lương

- TK 33412: Quỹ thưởng tập trung thuộc quỹ lương

- TK 33413: Phải trả tiền ăn ca

- TK 33414: Phải trả khác ngoài quỹ lương+ TK 3342: Phải trả người lao động khác

- TK 338: Phải trả phải nộp khác

+ TK 3382: Kinh phí công đoàn

+ TK 3383: Bảo hiểm xã hội

+ TK 3384: Bảo hiểm y tế

+ TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp

* Quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương và trích theo lương tại công

ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và trích theo lương

Các phòng, đơn vị sẽ tự theo dõi ngày công của nhân viên trong phòngmình thông qua bảng chấm công Hàng ngày, trưởng phòng hoặc người được

ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của phòng mình để chấm công chonhân viên trong phòng Cuối tuần trưởng phòng kiểm tra và xác nhận vàobảng chấm công, tiếp đó chuyển Giám đốc kí duyệt

Các chứng từ liên quan khác sẽ được tập hợp tại phòng kế toán để kiểmtra, tổng hợp số liệu, làm cơ sở tính lương và khoản trích theo lương Bảng

Bảng chấm công

Trưởng

phòng

Giám đốc

Kế toán tiền lương

Bảng phân bổ tiền lương

và trích theo

lương

Lưu hồ

sơ kế toán

phân bổ các khoản trích theo lương được kế toán tiền lương theo dõi và lậptheo từng tháng, làm cơ sở để ghi sổ và thanh toán lương cho CBCNV.

* Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lươngtại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và trích theo lương

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ Căn cứ vào các chứng từ về tiền lương, kế toán ghi sổ chi tiết TK 334,

TK 338 như: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội sổ chi tiết TK3382- kinh phí CĐ; TK 3383- BHXH; TK 3384- BHYT; TK 3389- BHTN.Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, TK 338 kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết

TK 334, TK 338 như: Báo cáo quỹ tiền luơng phải trả; Báo cáo tăng giảm tiềnlương

Từ sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK338 kế toán đối chiếu với sổ cái TK

334, TK 338

* Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp

Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theolương tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

334, 338

Sổ cái TK

334, 338

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ tổng hợp tiền lương và khoản trích theo lương

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung Từnhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 334, 338 Cuối tháng đối chiếu sổ tổnghợp chi tiết TK 334, 338 với sổ cái TK 334, 338 Từ đó làm căn cứ lên bảngcân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán

2.3.4 Kế toán phần hành thanh toán

Phần hành thanh toán được chia thành 2 phần hành nhỏ là: phần hànhthanh toán với khách hàng và thanh toán với nhà cung cấp

 Kế toán thanh toán với khách hàng:

TK 334, 338

Nhật ký chung

Sổ cái TK 334, 338

Bảng cân đối

chính

- Phiếu xuất kho

Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với khách hàng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với khách hàng

theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

Chứng từ kế toán (Phiếu xuất kho, HĐ GTGT, Phiếu thu, giấy báo có…)

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo kế toán

* Hạch toán chi tiết:

Sau khi nhận được hợp đồng mua bán từ phòng kinh doanh đã được phêduyệt, kế toán tiến hành các thủ tục xuất kho và lập phiếu xuất kho hàng hóamẫu 02-VT Hàng hóa khi được xuất cho bên mua kế toán bán hàng sẽ lậphóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu của nhà nước Khi khách hàng thanh toánbằng tiền mặt kế toán sẽ ghi phiếu thu còn nếu thanh toán qua ngân hàng thìkhi nào ngân hàng nhận được tiền chuyển khoản sẽ gửi giấy báo có cho Công

ty Từ những chứng từ kế toán kể trên là căn cứ để kế toán tiến hành ghi vào

sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng như Sổ chi tiết các tài khoản:TK131T: Phải thu của khách hàng Toa Việt Nam; TK131TH: Phải thu củakhách hàng là công ty TNHH 1 thanh viên Trần Hiếu… Cuối tháng, kế toántiến hành cộng sổ và khóa sổ chi tiết Sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết phảithu của tất cả các khách hàng phát sinh trong kỳ

* Hạch toán tổng hợp:

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thờivào sổ chi tiết TK 131 Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 131 Cuốitháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 131 với sổ cái TK 131 Từ đó làm căn

cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán

 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp:

- Biên bản kiểm tra

- Biên bản kiểm kê hàng hóa

Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với nhà cung

cấp theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

* Hạch toán chi tiết:

Căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, biên bản kiểm kêhàng hóa…, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT Hóa đơn

Chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho,

HĐ GTGT, Phiếu chi, giấy báo nợ…)

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính