- TK 33413: Phải trả tiền ăn ca
- TK 33414: Phải trả khác ngoài quỹ lương+ TK 3342: Phải trả người lao động khác + TK 3342: Phải trả người lao động khác
- TK 338: Phải trả phải nộp khác+ TK 3382: Kinh phí công đoàn+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương và trích theo lương tại công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và trích theo lương
Các phòng, đơn vị sẽ tự theo dõi ngày công của nhân viên trong phòng mình thông qua bảng chấm công. Hàng ngày, trưởng phòng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho nhân viên trong phòng. Cuối tuần trưởng phòng kiểm tra và xác nhận vào bảng chấm công, tiếp đó chuyển Giám đốc kí duyệt.
Các chứng từ liên quan khác sẽ được tập hợp tại phòng kế toán để kiểm tra, tổng hợp số liệu, làm cơ sở tính lương và khoản trích theo lương. Bảng
Bảng chấm công Trưởng phòng Giám đốc Kế toán tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và trích theo lương Lưu hồ sơ kế toán
phân bổ các khoản trích theo lương được kế toán tiền lương theo dõi và lập theo từng tháng, làm cơ sở để ghi sổ và thanh toán lương cho CBCNV.
* Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và trích theo lương
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Căn cứ vào các chứng từ về tiền lương, kế toán ghi sổ chi tiết TK 334, TK 338 như: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội sổ chi tiết TK 3382- kinh phí CĐ; TK 3383- BHXH; TK 3384- BHYT; TK 3389- BHTN. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, TK 338 kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK 338 như: Báo cáo quỹ tiền luơng phải trả; Báo cáo tăng giảm tiền lương.
Từ sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK338 kế toán đối chiếu với sổ cái TK 334, TK 338.
* Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Chứng từ gốc về tiền lương Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ cái TK 334, 338
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ tổng hợp tiền lương và khoản trích theo lương
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 334, 338. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 với sổ cái TK 334, 338. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
2.3.4 Kế toán phần hành thanh toán
Phần hành thanh toán được chia thành 2 phần hành nhỏ là: phần hành thanh toán với khách hàng và thanh toán với nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán với khách hàng:
* Chứng từ ghi sổ
Để tiến hành hạch toán thanh toán kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: Chứng từ gốc về tiền lương và BHXH Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối
phát sinh Báo cáo tài
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo có - Đơn đặt hàng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
* TK sử dụng:
TK131: Phải thu của khách hàng Ngoài ra sử dụng TK 141, 1388
Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với khách hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với khách hàng theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Chứng từ kế toán (Phiếu xuất kho, HĐ
GTGT, Phiếu thu, giấy báo có…)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 131
Sổ chi tiết phải thu
các kháchhàng
Bảng tổng hợp chi tiết phải thu các
khách hàng
Bảng cân đối phát sinh
* Hạch toán chi tiết:
Sau khi nhận được hợp đồng mua bán từ phòng kinh doanh đã được phê duyệt, kế toán tiến hành các thủ tục xuất kho và lập phiếu xuất kho hàng hóa mẫu 02-VT. Hàng hóa khi được xuất cho bên mua kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu của nhà nước. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ ghi phiếu thu còn nếu thanh toán qua ngân hàng thì khi nào ngân hàng nhận được tiền chuyển khoản sẽ gửi giấy báo có cho Công ty. Từ những chứng từ kế toán kể trên là căn cứ để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng như Sổ chi tiết các tài khoản: TK131T: Phải thu của khách hàng Toa Việt Nam; TK131TH: Phải thu của khách hàng là công ty TNHH 1 thanh viên Trần Hiếu… Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và khóa sổ chi tiết. Sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu của tất cả các khách hàng phát sinh trong kỳ.
* Hạch toán tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết TK 131. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 131. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 131 với sổ cái TK 131. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp:
* Chứng từ ghi sổ
Để tiến hành hạch toán thanh toán với nhà cung cấp kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi
- Giấy báo nợ - Biên bản kiểm tra
- Hóa mua hàng - Giấy báo giá
* TK sử dụng:
TK 331: Phải trả cho người bán Ngoài ra sử dụng TK 111, 141, 1388
Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
* Hạch toán chi tiết:
Căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê hàng hóa…, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT. Hóa đơn
Chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho, HĐ GTGT, Phiếu
chi, giấy báo nợ…)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 331
Sổ chi tiết phải thu
các kháchhàng
Bảng tổng hợp chi tiết phải thu các
khách hàng
Bảng cân đối phát sinh
GTGT do bên bán lập sẽ về trước, cùng về hoặc về sau với lô hàng . Khi hàng hóa vật tư đã được tiếp nhận kế toán sẽ tiến hành ghi nhận khoản nợ đối với nhà cung cấp. Công ty chọn một trong hai hình thức thanh toán với nhà cung cấp là thanh toán bằng tiền mặt (kế toán lập phiếu chi), bằng chuyển khoản (kế toán sẽ nhận được giấy báo nợ của ngân hàng). Từ những chứng từ kế toán kể trên là căn cứ để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của từng nhà cung cấp như Sổ chi tiết các tài khoản: TK 331S: Phải trả cho Sony; TK 331P: Phải trả cho Panasonic…Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và khóa sổ chi tiết. Sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết phải trả của tất cả các nhà cung cấp phát sinh trong kỳ.
* Hạch toán tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết TK 331. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 331. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 331 với sổ cái TK 331. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính
2.3.5. Kế toán phần hành bán hàng
Kết thúc quá trình sản xuất, sản phẩm được đem bán trên thị trường đem về thu nhập cho Công ty.
*Chứng từ ghi sổ:
+ Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho + Phiếu thu
+ Hóa đơn GTGT
+ Giấy báo có của Ngân hàng +Dự trù chi phí
+ Hợp đồng mua bán , vận chuyển
+ Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Các chứng từ kế toán liên quan khác
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2
TK 511.1: Doanh thu đồ gia dụng
TK 511.2: Doanh thu đồ điện tử
TK 511.3: Doanh thu đồ điện lạnh
Tài khoản 632, 641
Để đơn giản trong quá trình hạch toán kế toán không sử dụng TK 521 để phản ánh chiết khấu thương mại mà nếu hợp đồng nào thỏa thuận chiết khấu sẽ được trừ trực tiếp trên đơn giá khi ghi trên hóa đơn bán hàng.
Ngoài ra công ty cũng không sử dụng TK 531, 532 do công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán vì công ty kinh doanh rất có uy tín và trách nhiệm. Công ty cũng không sử sụng TK 642
Sơ đồ 2.11: Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng
Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, HĐ GTGT...) Nhật ký chung Sổ cái TK 511, 632, 641 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 511,632,641 Sổ tổng hợp chi tiết TK 511, 632, 641
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng:
* Quy trình ghi sổ chi tiết:
Hàng ngày khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng (Mẫu số 01GTKT-3LL) sau đó gửi yêu cầu xuất hàng xuống bộ phận kho để xuất hàng kèm theo lập phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT). Căn cứ vào hóa đơn bán hàng được lập kế toán ghi số liệu vào sổ chi tiết tài khoản doanh thu như: TK 511.1; TK 511.2; TK 511.3. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng kế toán sẽ lập phiếu thu (nếu nhận bằng tiền mặt) hoặc nhận được giấy báo có của ngân hàng (nếu khách hàng chuyển khoản).
Trong quá trình bán hàng sẽ phát sinh khoản giá vốn hàng bán và khoản chi phí bán hàng, kế toán sẽ tập hợp những khoản chi phí này vào những sổ chi tiết TK 632, TK 641
Cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết các loại doanh thu và chi phí. Từ đó đối chiếu với sổ cái các tài khoản 511, TK 632, TK 641 * Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT (hóa đơn bán hàng), phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng... kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Sau khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ cái TK 511, TK 632, TK 641. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết các TK và sổ cái TK 511, TK 632, TK 641 để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi sổ.
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
TRỌNG TÍN 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm:
Công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh trong những năm vừa qua đã đạt được những kết quả rất khả quan. Doanh thu liên tục tăng. Công ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với nhà cung cấp, bạn hàng và Nhà nước. Bản thân thu nhập của công nhân viên đều tăng lên, đồng thời công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình nên thị trường trong việc cung cấp các mặt hàng gia dụng, điện tử cần thiết đến thị trường. Để có được thành công lớn là sự cố gắng không ngừng của Ban giám đốc cùng với sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên.
Trong sự phấn đấu nỗ lực ấy không thể không kể đến sự phấn đấu và
hiệu quả đạt được của công tác kế toán, đã thể hiện là một công cụ hợp lý trong quàn lý và hạch toán kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung, điều này đã góp phần tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ dễ dàng, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất, kịp thời của lãnh đạo đơn vị.
Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, gọn nhẹ chỉ gồm 6 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 5 kế toán viên. Mỗi kế toán phụ trách một vài phần hành cụ thể, trách nhiệm được phân công rõ ràng nên phát huy được ý thức tự giác, sáng tạo của từng người. Đồng thời giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất và phạm vi, phương pháp tính toán ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, đồng thời phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời.
Tuy cơ cấu chỉ gồm 6 người song vẫn đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý tài sản ở một số vị trí quan trọng như tách biệt được thủ quỹ với kế toán vốn tiền và thanh toán tránh gây mất mát tài sản cho công ty
Nhược điểm:
Tuy nhiên công ty lại chưa có kế toán quản trị trong khi đó kế toán quản trị đóng một vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về tình hình kinh doanh cho các nhà quản lý không những phản ánh được tình hình tài chính và những nguồn lực công ty hiện có, báo cáo kế toán quản trị còn đưa ra các kế hoạch kinh doanh, đề xuất các giải pháp nhằm quản lý chi phí, nâng cao lợi nhuận.
Trình độ, kinh nghiệm kế toán viên không đồng đều. Ngoài kế toán
trưởng có trình độ đại học, làm việc nhiều năm tại công ty. Các kế toán viên khác tuy cũng có trình độ đại học, cao đẳng song có 3 nhân viên mới ra trường và làm việc tại công ty trong vòng 1 năm trở lại.
3.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán
Một doanh nghiệp muốn phát triển vững chắc thì trước tiên công tác tổ chức quản lý phải tốt. Vì vậy xây dựng và hoàn thiện công tác tổ chức quản lý là nhiệm vụ tất yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Kế toán là một công cụ quản lý hữu hiệu trong việc thu thập và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích cho quá trình ra quyết định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ sách và các báo cáo kế toán liên quan sẽ cung cấp thông tin về tình hình tài chính hữu ích là cơ sở cho những quyết định quản lý của các cấp lãnh đạo nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
3.2.1. Ưu điểm
3.2.1.1 Về việc áp dụng các chế độ, chuẩn mực kế toán
nghiệp gồm: Chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán và báo cáo tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03 /2006 của Bộ tài chính. Ngoài ra còn chấp hành nghiêm chỉnh những quy định trong Chuẩn mực Kế toán, Luật kế toán và các thông tư văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Kỳ kế toán là tháng giúp cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, nhanh chóng cho ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình thực tế để đưa ra các quyết định phù hợp cũng như các quyết định điều chỉnh,