2.3.1. Kế toán phần hành vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang
giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư hàng hóa phục vụ
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ nên rất dễ xảy ra gian lận,
sai sót. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi công ty phải quản lý hết sức chặt chẽ.
Việc hạch toán vốn bằng tiền của công ty tuân thủ theo các nguyên tắc chủ yếu sau:
Nguyên tắc cập nhật
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất * Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ tiền mặt
+ Phiếu thu, phiếu chi + Giấy báo nợ, giấy báo có
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng + Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
+ Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt + Bảng kê chi tiết.
Chứng từ tiền gửi ngân hàng
+ Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi + Giấy báo nợ, giấy báo có + Các loại séc
+ Phiếu thu, phiếu thanh toán nợ.
* Tài khoản sử dụng:
+ TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng * Quy trình ghi sổ:
Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín có thể khái quát thành sơ đồ 2.3 sau đây:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
* Hạch toán chi tiết:
Tùy theo yêu cầu của từng nghiệp vụ kinh tế mà khi lập các phiếu thu, phiếu chi phải đảm bảo đủ số liên quy định. Cuối ngày, căn cứ vào các chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ nhận được các chứng từ liên quan từ phía ngân hàng như Giấy báo nợ, Giấy báo có… Trước khi ghi sổ kế toán, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu các chứng từ này với những giấy tờ khác có liên quan để khẳng định tính chính xác, đúng đắn và đầy đủ của chứng từ. Nhật ký chung Sổ cái các TK 111, 112 Sổ chi tiết vốn bằng tiền Bảng tổng hợp chi tiết vốn bằng tiền Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy
đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng...
Để theo dõi chi tiết tiền Việt Nam gửi tại ngân hàng, kế toán sử dụng “Sổ tiền gửi ngân hàng” - được mở chi tiết theo từng ngân hàng gửi tiền và căn cứ để ghi sổ là các Giấy báo Nợ, Giấy báo Có và Sổ phụ của các ngân hàng.
Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 111, TK 112 kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết TK 111, TK 112.
Từ sổ tổng hợp chi tiết TK 111, TK 112 kế toán đối chiếu với sổ cái TK 111, TK 112.
* Hạch toán tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết TK 111, TK 112. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 111, TK 112. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 111, 112 với sổ cái TK 111, 112. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
2.3.2. Kế toán phần hành hàng hóa
* Chứng từ ghi sổ:
Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (Mẫu 03-VT) Thẻ kho (Mẫu số 05-VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08-VT)
Hoá đơn GTGT (bên bán lập) (Mẫu số 01GTKT-3LL) Hoá đơn thông thường (bên bán lập) (Mấu số 02GTTT-3LL) Giấy đề nghị thanh toán
* Tài khoản sử dụng:
- TK hàng hoá: TK 156 được chi tiết thành TK cấp 2 được đánh số thứ tự theo từng loại hàng hóa công ty cung cấp.
Ví dụ: TK15601: Tủ lạnh Sanyo TK15625: Máy giặt panasonic
* Hạch toán chi tiết
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa. Thủ kho và kế toán vật tư, hàng hóa sẽ ghi sổ các nghiệp vụ xuất, nhập riêng biệt. Cuối kỳ sẽ đối chiếu giữa thẻ kho (thủ kho giữ) và thẻ chi tiết (kế toán giữ).
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Tại kho: Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng hàng hóa ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Cơ sở ghi thẻ kho là các chứng từ nhập kho và xuất kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên từng thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán vật tư, hàng hóa.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hóa ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho hàng hóa do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào
Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết TK 156 Bảng tổng hợp NXT Sổ cái TK156
sổ chi tiết hàng hóa. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại hàng hóa, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hóa với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa.
* Hạch toán tổng hợp:
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp phần hành kế toán vật tư, hàng hóa
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành hàng hóa theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Chứng từ kế toán (phiếu nhập kho, thẻ kho...) Nhật ký chung Sổ cái các TK 156 Sổ, thẻ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Bảng cân đối phát
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 156. Cuối tháng đối chiếu bảng tổng hợp nhâp- xuất- tồn với sổ cái TK 156. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
2.3.3. Kế toán phần hành tiền lương và khoản trích theo lương
* Chứng từ ghi sổ:
Để tiến hành thanh toán lương và hạch toán tiền lương kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
Bảng chấm công
Bảng phân bổ tiền lương Phiếu nghỉ ốm, nghỉ thai sản Các hợp đồng giao khoán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian: Tất cả thời gian bao gồm ốm, lương nghỉ phép...đều được trả bằng lương thời gian. Cách tính như sau:
Lương thời gian = lương cơ bản /26 * ngày công thực tế.
Các chế độ như BHXH, BHYT, KPCĐ công ty tính cụ thể như sau: Đối với công ty chịu 23 % trong đó: BHXH: 17 %
BHYT: 3 % KPCĐ: 2 % BHTN: 1%
Đối với người lao động : BHXH = Lương cơ bản * 7 % BHYT = Lương cơ bản * 1,5 % BHTN = Lương cơ bản * 1%
* Tài khoản sử dụng
- TK 334: Phải trả người lao động+ TK 3341: Phải trả CNV+ TK 3341: Phải trả CNV + TK 3341: Phải trả CNV
- TK 33411: Phải trả tiền lương
- TK 33412: Quỹ thưởng tập trung thuộc quỹ lương- TK 33413: Phải trả tiền ăn ca- TK 33413: Phải trả tiền ăn ca - TK 33413: Phải trả tiền ăn ca
- TK 33414: Phải trả khác ngoài quỹ lương+ TK 3342: Phải trả người lao động khác + TK 3342: Phải trả người lao động khác
- TK 338: Phải trả phải nộp khác+ TK 3382: Kinh phí công đoàn+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương và trích theo lương tại công ty TNHH thương mại điện tử Trọng Tín được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và trích theo lương
Các phòng, đơn vị sẽ tự theo dõi ngày công của nhân viên trong phòng mình thông qua bảng chấm công. Hàng ngày, trưởng phòng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho nhân viên trong phòng. Cuối tuần trưởng phòng kiểm tra và xác nhận vào bảng chấm công, tiếp đó chuyển Giám đốc kí duyệt.
Các chứng từ liên quan khác sẽ được tập hợp tại phòng kế toán để kiểm tra, tổng hợp số liệu, làm cơ sở tính lương và khoản trích theo lương. Bảng
Bảng chấm công Trưởng phòng Giám đốc Kế toán tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và trích theo lương Lưu hồ sơ kế toán
phân bổ các khoản trích theo lương được kế toán tiền lương theo dõi và lập theo từng tháng, làm cơ sở để ghi sổ và thanh toán lương cho CBCNV.
* Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương và trích theo lương
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Căn cứ vào các chứng từ về tiền lương, kế toán ghi sổ chi tiết TK 334, TK 338 như: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội sổ chi tiết TK 3382- kinh phí CĐ; TK 3383- BHXH; TK 3384- BHYT; TK 3389- BHTN. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, TK 338 kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK 338 như: Báo cáo quỹ tiền luơng phải trả; Báo cáo tăng giảm tiền lương.
Từ sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK338 kế toán đối chiếu với sổ cái TK 334, TK 338.
* Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Chứng từ gốc về tiền lương Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ cái TK 334, 338
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ tổng hợp tiền lương và khoản trích theo lương
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 334, 338. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 với sổ cái TK 334, 338. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
2.3.4 Kế toán phần hành thanh toán
Phần hành thanh toán được chia thành 2 phần hành nhỏ là: phần hành thanh toán với khách hàng và thanh toán với nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán với khách hàng:
* Chứng từ ghi sổ
Để tiến hành hạch toán thanh toán kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: Chứng từ gốc về tiền lương và BHXH Sổ chi tiết TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối
phát sinh Báo cáo tài
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo có - Đơn đặt hàng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
* TK sử dụng:
TK131: Phải thu của khách hàng Ngoài ra sử dụng TK 141, 1388
Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với khách hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với khách hàng theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Chứng từ kế toán (Phiếu xuất kho, HĐ
GTGT, Phiếu thu, giấy báo có…)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 131
Sổ chi tiết phải thu
các kháchhàng
Bảng tổng hợp chi tiết phải thu các
khách hàng
Bảng cân đối phát sinh
* Hạch toán chi tiết:
Sau khi nhận được hợp đồng mua bán từ phòng kinh doanh đã được phê duyệt, kế toán tiến hành các thủ tục xuất kho và lập phiếu xuất kho hàng hóa mẫu 02-VT. Hàng hóa khi được xuất cho bên mua kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu của nhà nước. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ ghi phiếu thu còn nếu thanh toán qua ngân hàng thì khi nào ngân hàng nhận được tiền chuyển khoản sẽ gửi giấy báo có cho Công ty. Từ những chứng từ kế toán kể trên là căn cứ để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng như Sổ chi tiết các tài khoản: TK131T: Phải thu của khách hàng Toa Việt Nam; TK131TH: Phải thu của khách hàng là công ty TNHH 1 thanh viên Trần Hiếu… Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và khóa sổ chi tiết. Sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu của tất cả các khách hàng phát sinh trong kỳ.
* Hạch toán tổng hợp:
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết TK 131. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 131. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết TK 131 với sổ cái TK 131. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp:
* Chứng từ ghi sổ
Để tiến hành hạch toán thanh toán với nhà cung cấp kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi
- Giấy báo nợ - Biên bản kiểm tra
- Hóa mua hàng - Giấy báo giá
* TK sử dụng:
TK 331: Phải trả cho người bán Ngoài ra sử dụng TK 111, 141, 1388
Kế toán hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
* Hạch toán chi tiết:
Căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê hàng hóa…, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT. Hóa đơn
Chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho, HĐ GTGT, Phiếu
chi, giấy báo nợ…)
Nhật ký chung
Sổ cái TK 331
Sổ chi tiết phải thu
các kháchhàng
Bảng tổng hợp chi tiết phải thu các
khách hàng
Bảng cân đối phát sinh
GTGT do bên bán lập sẽ về trước, cùng về hoặc về sau với lô hàng . Khi hàng hóa vật tư đã được tiếp nhận kế toán sẽ tiến hành ghi nhận khoản nợ đối với nhà cung cấp. Công ty chọn một trong hai hình thức thanh toán với nhà cung cấp là thanh toán bằng tiền mặt (kế toán lập phiếu chi), bằng chuyển khoản (kế toán sẽ nhận được giấy báo nợ của ngân hàng). Từ những chứng từ kế toán kể trên là căn cứ để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của từng nhà cung cấp như Sổ chi tiết các tài khoản: TK 331S: Phải trả cho Sony; TK 331P: Phải trả cho Panasonic…Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và