* Chứng từ ghi sổ:
Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (Mẫu 03-VT) Thẻ kho (Mẫu số 05-VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08-VT)
Hoá đơn GTGT (bên bán lập) (Mẫu số 01GTKT-3LL) Hoá đơn thông thường (bên bán lập) (Mấu số 02GTTT-3LL) Giấy đề nghị thanh toán
* Tài khoản sử dụng:
- TK hàng hoá: TK 156 được chi tiết thành TK cấp 2 được đánh số thứ tự theo từng loại hàng hóa công ty cung cấp.
Ví dụ: TK15601: Tủ lạnh Sanyo TK15625: Máy giặt panasonic
* Hạch toán chi tiết
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa. Thủ kho và kế toán vật tư, hàng hóa sẽ ghi sổ các nghiệp vụ xuất, nhập riêng biệt. Cuối kỳ sẽ đối chiếu giữa thẻ kho (thủ kho giữ) và thẻ chi tiết (kế toán giữ).
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Tại kho: Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng hàng hóa ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Cơ sở ghi thẻ kho là các chứng từ nhập kho và xuất kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên từng thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán vật tư, hàng hóa.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết hàng hóa ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho hàng hóa do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào
Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết TK 156 Bảng tổng hợp NXT Sổ cái TK156
sổ chi tiết hàng hóa. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại hàng hóa, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hóa với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa.
* Hạch toán tổng hợp:
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán tổng hợp phần hành kế toán vật tư, hàng hóa
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán phần hành hàng hóa theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối kỳ
Chứng từ kế toán (phiếu nhập kho, thẻ kho...) Nhật ký chung Sổ cái các TK 156 Sổ, thẻ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Bảng cân đối phát
Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 156. Cuối tháng đối chiếu bảng tổng hợp nhâp- xuất- tồn với sổ cái TK 156. Từ đó làm căn cứ lên bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán.