Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền doang nghiệp

1.3.2.1.Môi trường chung - Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Điều này buộc doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh. - Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy. - Môi trường chính trị- xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác phát triển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi môi trường chính trị xã hội bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bị co cụm lại. - Môi trường văn hóa: văn hóa, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình thành nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từng doanh nghiệp. Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ phải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưng riêng của các nhóm khách hàng tương ứng. Và văn hóa doanh nghiệp tác động đến cách doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngoài, ảnh hưởng tới môi trường nội bộ. Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 1.3.2.2.Môi trường đặc thù - Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp. Các yếu tố thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng là cơ sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phục vụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp. Ví dụ như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm, nếu ổn định thì có thể chọn mô hình chức năng… Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu cho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng. - Người cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật liệu, thông tin…cho doanh nghiệp. Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Do vậy, đó là cơ sở để ra các quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền. - Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu của khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng. Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung mọi cô gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách hàng. Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợi thế mới. -Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền vững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa. Các chính quản lý của Nhà nước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho sự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Và ngược lại. Vậy, tóm lại các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh việc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các chính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình đang, sẽ tham gia hoạt động.

LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và quản lý Bất động sản Việt Nam - Vinaproinco” em đã nhận được rất nhiều sự tận tình giúp đỡ. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Hoàng Thị Phi Yến về những chỉ bảo của cô trong quá trình hoàn thành bài khóa luận này cũng như những chỉnh sửa mang tính thực tế của cô. Em xin được gửi lời cảm ơn tới: Quý thầy, cô giáo trường Đại Học Thương Mại đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong thời gian em học tại trường. Các thầy cô giáo, các anh, chị tại trung tâm thư viện trong trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành về quản trị doanh nghiệp. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới các anh, chị cán bộ nhân viên của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và quản lý Bất động sản Việt Nam – Vinaproinco đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của quý công ty. Trong quá trình làm khóa luận em đã vận dụng các kiến thức đã được học và các tài liệu liên quan nhưng không tránh khỏi những sai sót, khuyết điểm. Rất kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy cô giáo và các bạn đọc giả để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Hà Nội, Ngày 03 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Phạm Ngọc Pha Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 1 Phần mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới mà toàn cầu hóa đã trở thành một xu thế tất yếu thì Việt Nam với một lịch sử kinh tế còn non trẻ đang tập bước những bước chân đầu tiên trong quá trình hội nhập toàn cầu. Khi đất nước ngày càng tham gia sâu rộng vào hội nhập kinh tế từ những tổ chức như WTO, ASEAN hay gần đây là kế hoạch tham gia vào hiệp định TPP thì càng nhiều cơ hội được mở ra cho doanh nghiệp Việt bước vào thị trường quốc tế. Song song với những cơ hội to lớn này là vô vàn những thách thức, khó khăn liên tục ập đến đòi hỏi từng doanh nghiệp phải phấn đấu vượt qua để tồn tại và phát triển. Vấn đề then chốt được đặt ra ở đây là các doanh nghiệp Việt Nam phải làm gì để có thể vượt qua những trở ngại và mở ra cánh cửa đến với cơ hội toàn cầu mà hội nhập quốc tế mang lại. Chìa khóa để mở cánh cửa toàn cầu là từng doanh nghiệp Việt Nam phải xây dựng cho mình một nền tảng tài chính lành mạnh và lợi thế cạnh tranh riêng biệt để chống chọi với những rủi ro bất thường từ thị trường. Để làm được điều này, mỗi doanh nghiệp cần phải có sự lãnh đạo thống nhất của bộ máy quản trị doanh nghiệp nhằm kế hoạch hóa, phối hợp, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Đặc biệt doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, gọn nhẹ và phân quyền hợp lý để từng mắt xích có thể vận hành một cách trơn tru, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh. Số liệu thống kê những công ty giải thể đã cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa chú trọng nhiều đến công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp, do đó hoạt động của doanh nghiệp không được hiệu quả và bỏ lỡ nhiều cơ hội. Do đó xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức và phân quyền cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là công việc thường xuyên và cần thiết trong quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong những năm vừa qua, công ty Vinaproinco đã không ngừng phấn đấu và ngày càng phát triển, đạt được nhiều thành tựu cùng những mục tiêu chiến lược đã đề ra. Công ty luôn quan tâm đến hoạt động xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm tối ưu hóa mọi nguồn lực. Tuy nhiên sự điều chỉnh vẫn chưa giải quyết hết được những vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty. Trong thời gian thực tập tại Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 2 công ty, em nhận thấy rằng có các phòng ban, bộ phận đầy đủ, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự hợp lý, sự phân quyền vẫn chưa rõ ràng gây ra sự chống chéo công việc, hiệu quả công việc chưa cao ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nhằm đáp ứng chiến lược kinh doanh và những mục tiêu cụ thể trong thời kỳ tới thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty Vinaproinco là rất cần thiết. Do đó em quyết định lựa chọn đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và quản lý Bất động sản Việt Nam - Vinaproinco” để nghiên cứu. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là tối quan trọng trong hoạt động quản trị của bất kỳ doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào. Đó là việc phối hợp và tối ưu hóa nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể. Do đó đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là đề tài khá quan trọng đối với doanh nghiệp. Đã có rất nhiều những đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Sau đây em xin lấy một số ví dụ về những công trình nghiên cứu tiêu biểu.  Đề tài 1: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần quốc tế Đông Á” do sinh viên Hoàng Thị Mai Phương, lớp K44A1, trường Đại học Thương Mại thực hiện năm 2012  Đề tài 2: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành viên Nhật Linh” do sinh viên Phạn Thị Nhung, lớp K44A2, trường Đại học Thương Mại thực hiện năm 2012  Đề tài 3: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Viglacera Hữu Hưng” do sinh viên Chu Thị Liễu, lớp K45A4, trường Đại Học Thương Mại thực hiện năm 2013, giảng viên hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Thanh Nhàn  Đề tài 4: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Trách nhiệm hữu hạn Altalab” do sinh viên Nguyễn Nhật Linh, lớp K46A1, trường Đại học Thương Mại thực hiện năm 2014, giản viên hướng dẫn Th.S Dương Thị Thúy Nương  Đề tài 5: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế (Gimasys)” do Lê Tiến Lộc, lớp 46A1, trường Đại học Thương Mại thực hiện năm 2014 Tuy nhiên, từ ngày thành lập đến nay tại công ty Vinaproinco chưa có bất kỳ công trình nghiên cứu nào về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do đó, Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 3 trong quá trình thực tập tại đây, em quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty CP đầu tư xây dựng và quản lý Bất động sản Việt Nam - Vinaproinco” để nghiên cứu. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài là làm rõ một số vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của một doanh nghiệp thương mại. Phân tích, đánh giá thực trạng của công ty. Trên cơ sở những thuận lợi và khó khăn, đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Vinaproinco 4. Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian và không gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty Vinaproinco tập trung vào năm 2012, 2013, 2014. Trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2015. - Về nội dung: Nghiên cứu đề tài tập trung chủ yếu vào hai vấn đề chính, đó là cơ cấu tổ chức và phân quyền. Nghiên cứu lý thuyết, thực trạng và đưa ra những giải pháp phù hợp cho công ty. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu - Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: dữ liệu sơ cấp là dữ liệu chưa qua xử lý và không có sẵn. Hình thức điều tra được tiến hành dưới hình thức phiếu điều tra. Phiếu điều tra có các câu hỏi được xây dựng dựa vào tính chất công việc của công ty và tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Với những câu hỏi lựa chọn và câu hỏi mở được đặt ra nhằm thu thập ý kiến cán bộ công nhân viên các phòng ban trong công ty về tình hình năng lực cạnh tranh của công ty. Bên cạnh hình thức phiếu điều tra đó là hình thức phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo công ty. Những người được phỏng vấn đó là ông Nguyễn Đức Tú – tổng giám đốc, bà Đặng Thị Bích – trưởng phòng kế hoạch kinh doanh của công ty. Qua cuộc phỏng vấn tìm hiểu những ưu và nhược điểm đang tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty. Từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phần quyền của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và quản lý Bất động sản Việt Nam. - Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: dữ liệu thông tin thứ cấp là những thông tin đã có sẵn hoặc các kết quả nghiên cứu đã có từ trước được tập hợp để phục Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 4 vụ cho mục đích nghiên cứu. Mục đích tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp nhằm để có cái nhìn tổng quan về vị thế của công ty trên thị trường, tiềm lực của công ty cũng như ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới công ty. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nguồn bên trong công ty từ phòng kế toán và phòng kế hoạch - kinh doanh. Các dữ liệu gồm: Báo cáo kết qủa hoạt động năm 2012 – 2014, báo cáo tài chính, ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến, bảng danh mục sản phẩm, website của công ty. Bên cạnh nguồn bên trong dữ liệu còn được thu thập từ các nguồn bên ngoài công ty: Tổng cục thống kê, báo kinh tế Việt Nam, 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu - Phân tích tổng hợp: Trên cơ sở số liệu đã thu thập, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn, quan sát trực tiếp. Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan đến chi tiết những thành công cũng như những tồn tại về cơ cấu tổ chức mà công ty đang sử dụng, tìm hiểu nguyên nhân của các tồn tại nhằm đề ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty. - So sánh đối chứng: trên cơ sở các số liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận… của công ty trong 3 năm 2012 – 2014 so sánh sự tăng lên hay giảm đi của các chỉ tiêu này qua các năm cả về số tuyệt đối và số tương đối. Từ đó rút ra các kết luận cần thiết về tình hình kinh doanh của công ty. - Thống kê phân tích: bảng thống kê số liệu, thống kê thông tin, sử dụng phương pháp phân tích kinh tế, phân tích thông tin để đánh giá phục vụ cho quá trình phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức công ty. 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, đề tài gồm 3 chương:  Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền  Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Vinaproinco  Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty VINAPROINCO Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 1.1.1 Quản trị doanh nghiệp và chức năng tổ chức trong quản trị doanh nghiệp Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006). Thuật ngữ “tổ chức” được sử dụng vô cùng rộng rãi trong mọi lĩnh vực từ kinh tế, chính trị, xã hội hay tôn giáo. Tổ chức giống như là một công cụ được sử dụng để kết hợp các hành động để tạo ra một giá trị chung đã được đặt ra. Theo bài giảng Quản trị học bộ môn Nguyên lý quản trị của trường Đại học Thương Mại “Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm, và người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức”, trong quá trình thực hiện khóa luận em đã tiếp cận và vận dụng khái niệm này. Tổ chức nhằm mục tiêu đảm bảo phối hợp các nguồn lực cá nhân trong một tập thể để tạo nên môi trường làm việc phù hợp tương tác, giúp cá nhân trong tập thể hiểu rõ trách nhiệm của mình và từ đó phấn đấu để hoàn thành mục tiêu và từ đó góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. 1.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Có nhiều quan điểm về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Ý tưởng xem cơ cấu như một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy tắc, thủ tục và xác định quyền hạn.” - Jame H. Donnelly Jr, Jame L. Gibson & Jone M. Ivancench. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 6 năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức - TS. Đỗ Ngọc Mỹ. Cơ cấu tổ chức phản ánh cấu tạo bên trong doanh nghiệp, thể hiện sự sắp đặt giữa các bộ phận ứng với chuyên môn nhất định. Mỗi bộ phận ấy có những tiêu chí nhiệm vụ xác định nhưng các bộ phận lại quan hệ tương tác với nhau, phối hợp cùng nhau. Cơ cấu tổ chức xác định rõ những công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ cho từng bộ phận trong tổ chức. Khi chức trách và trách nhiệm được xác định rõ thì sẽ giúp cho doanh nghiệp tận dụng tối đa các nguồn lực của mình để có thể hoàn thành công việc, và đạt được tới mục tiêu chung của tổ chức. 1.1.3 Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó. Bởi vì trong quá trình tổ chức hoạt động, khi doanh nghiệp đã có cơ cấu tổ chức phù hợp thì nhà quản trị sẽ thiết lập mối liên kết giữa các bộ phận thành viên trong tổ chức. Quyền hạn được hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó - GS.TS. Nguyễn Thành Độ và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Huyền. “Phân quyền là quá trình giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người, (cá nhân hay bộ phận) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó” - giáo trình quản trị học của ThS Đoàn Thị Thu Hà trường đại học Kinh tế quốc dân Phân quyền là phân tán các quyền ra quyết định trong một tổ chức. Trong mỗi doanh nghiệp đều có sự phân quyền nào đó. Nhưng cũng không thể có sự phân quyền tuyệt đối, vì nếu những người quản lý phải giao phó hết quyền lực của mình thì cương vị quản lý của họ sẽ mất đi, vị trí của họ phải loại bỏ, và như vậy cũng lại không có cơ cấu tổ chức. Do đó, cơ sở xác định quyền hạn là nhiệm vụ được phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền và khả năng chuyên môn của người thực hiện nhiệm vụ. 1.2. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1. Cơ cấu, cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 7 - Tính tập trung: Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức hay bộ phận. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ chức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao, và ngược lại. - Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội dung, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 1.2.1.2. Nguyên tắc cơ cấu, cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị. Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc: -Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiến lược nhất định.Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức đáp ứng đáp ứng được chiến lược của công ty khi nó gắn kết được con người với chức năng nhiệm vụ và kết nối các hoạt động của những con người vào các bộ phận khác nhau. Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phát triển một năng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướng tăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đáp ứng khách hàng. Như vậy, mỗi chức năng cần có trong cơ cấu tổ chức phải được thiết kế rõ ràng, qua đó có thể chuyên môn hóa, phát triển các kỹ năng và đạt năng suất cao hơn. Và khi các chức năng trở nên chuyên môn hóa cao hơn, mỗi bộ phận lại thường theo đuổi các mục tiêu của riêng mình do vậy cần rất chú ý tới yêu cầu truyền thông và phối hợp với các chức năng khác. - Tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Để có lợi ích từ sự cộng hưởng giữa các bộ phận, nhà quản trị phải thiết kế các cơ chế cho phép mỗi bộ phận có thể truyền thông và chia sẻ các kỹ năng và hiểu biết của mình. Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 8 - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo ra tính ổn định cho công ty để nó thực hiện thành công các chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Nói cách khác, tính ổn định của cơ cấu cung cấp cho công ty khả năng quản trị các công việc hằng ngày một cách kiên định và có thể dự báo trước, trong khi đó tính linh hoạt của cơ cấu cung cấp các cơ hội khai thác các khả năng cạnh tranh, phân bổ nguồn lực cho các hoạt động nhằm định dạng lợi thế cạnh tranh của công ty để nó thành công trong tương lai. - Tính tin cậy: Khi cơ cấu trực tuyến và quyền lực kéo dài, vấn đề thông tin bị bóp méo phát sinh. Đi dọc xuống phía dưới hay chuyển dịch lên phía trên của cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị ở các cấp khác nhau có thể hiểu sai thông tin, hoặc là cắt xén một cách tình cờ các thông điệp hoặc là chủ ý phục vụ lợi ích cá nhân. Trong cả hai trường hợp đó thông tin không thể không bị ảnh hưởng khi đi đến được địa chỉ của nó. Do vậy cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. Cơ cấu càng phức tạp chí phí quản lý càng cao. Khi công ty chuyên môn hóa cao, các nhà quản trị càng đóng vai trò đặc biệt và càng cần các nguồn lực để mỗi nhà quản trị thực hiện vai trò một cách hiệu lực. Lúc đó càng cần những nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao và càng cần nhiều nhân viên, cuối cùng chi phí quản lý cao. Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 9 Thiết kế tổ chức Tiết kiệm chi phí quản lý xuất hiện do cơ cấu tổ chức Nâng cao các kỹ năng tạo giá trị của công ty Dẫn tới lợi thế chi phí thấp Dẫn tới lợi thế khác biệt và khả năng đòi hỏi giá cao hơn Tăng lợi nhuận Sơ đồ 1.1: Quan hệ giữa thiết kế tổ chức và lợi nhuận 1.2.1.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Sơ đồ 1.2: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Đặc điểm: quyền hành tập trung chủ yếu vào một người đứng đầu, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mọi thông tin đều tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. Ưu điểm: chi phí quản lý thấp, bộ máy linh hoạt gọn nhẹ, dễ dàng điều chỉnh các hoạt động của các bộ phận bên trong. Nhược điểm: nhà quản trị phải ôm đồm rất nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, gây ra quá tải và nhà quản trị sẽ khó đưa ra quyết định chính xác phù hợp. Mô hình này chỉ có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. - Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Sơ đồ 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “ tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Mỗi bộ phận được đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay trưởng phòng chức năng. Ưu điểm: thúc đẩy chuyên môn hóa sâu sắc, cho phép các thành viên tập trung vào sở trường nhằm phát triển đầy đủ năng lực. Giảm bớt được gánh nặng cho người quản lý đứng đầu, bên cạnh đó mô hình này có khả năng thu hút được những chuyên Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 10 Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tuyến 1 Giám Đốc Tuyến 3 Giám Đốc Tuyến 2 Tổng Giám Đốc Giám Đốc chức năng A Giám Đốc chức năng B Giám Đốc chức năng C [...]... xếp và bố trí công việc một cách hợp lý, tạo điều kiện tốt nhất giúp cho nhân viên phát huy được khả năng, tính sáng tạo và có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao 3.3 Các đề xuất, kiến nghị đối với vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Vinaproinco 3.3.1 Một số đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Vinaproinco 3.3.1.1 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ. .. Giám đốc khu vực 2 Sơ đồ 1.8: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức hỗn hợp giúp doanh nghiệp giải quyết được các tình huống phức tạp Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức Giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức hỗn hợp khá phức tạp, khó kiểm soát các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có... Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 32 2.3 Kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Vinaproinco 2.3.1 Thành công Công ty Vinaproinco xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng là rất phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp Trong quá trình hình thành và phát triển, cùng với sự biến đối không ngừng của môi trường kinh doanh, nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty khá ổn định... điều chỉnh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhưng vẫn chưa thể đáp ứng được Do ý chí chủ quan của ban lãnh đạo trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, chưa có kế hoạch lâu dài và đầu tư hiệu quả cho công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức Một số nhà quản trị có kinh nghiệm quản lý lâu năm, có chuyên môn tốt nhưng kiến thức công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản... Th.s Hoàng Thị Phi Yến 22 - Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp tăng 57,7% trong năm 2013 so với năm 2012 tương ứng tăng 313.391.892 VNĐ và giảm 73,1% trong năm 2014 so với năm 2013 tương ứng giảm 625.850.610 VNĐ 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Vinaproinco 2.2.1 Tổng quát về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty VINAPROINCO Vinaproinco xây dựng mô hình cơ. .. trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Doanh nghiệp có qui mô càng lớn, cơ cấu tổ chức quản trị càng phức tạp và ngược lại doanh nghiệp quy mô nhỏ thì ít bộ phận và hoạt động hơn nên cơ cấu tổ chức đơn giản hơn Tuy nhiên, quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì cơ cấu tổ chức vẫn cần sự linh hoạt và nhạy bén với sự thay đổi -Trình độ quản trị và trang thiết bị quản trị Trong thời đại kinh doanh... thành cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Có nhiều quan điểm về việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: Quan điểm thứ nhất: Là việc hình thành tổ chức bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu, phương hướng phát triển Trên cơ sở này, tiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Đây là quan điểm theo phương pháp điễn giải đi từ tổng... đối với những cơ cấu tổ chức quản trị đang hoạt động Quan điểm thứ hai: Về việc hình thành cơ cấu tổ chức phải được bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản trị và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin, sau đó mới hình thành nên cơ cấu tổ chức Quan điểm này đi theo phương pháp quy nạp từ chi tiết tới tổng hợp và được ứng dụng trong trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới Phạm... tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng như không thể nhỏ hơn Quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng nhau 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.3.1 Nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp Một trong những mục tiêu quản trị của doanh nghiệp là xây dựng được cơ cấu tổ chức phù hợp... một cơ cấu tổ chức tương ứng Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lược mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu tổ chức cũ trở nên không còn thích hợp nữa Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức . việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do đó, Phạm Ngọc Pha 47A3 GVHD: Th.s Hoàng Thị Phi Yến 3 trong quá trình thực tập tại đây, em quyết định chọn đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân. tham khảo và các phụ lục, đề tài gồm 3 chương:  Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền  Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công. mình và từ đó phấn đấu để hoàn thành mục tiêu và từ đó góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. 1.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Có nhiều quan điểm về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức,