2.2.3.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh)
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Ban Tổng giám đốc của công ty: Là ban có nhiệm vụ chỉ huy toàn bộ bộ máy hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm điều hành và chỉ huy thực hiện nhiệm vụ của các ban. Thực hiện công tác cán bộ Đảng, Đoàn, quản lý, xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương,
chính sách người lao động, đào tạo đánh giá sắp xếp nhân sự.
Phòng kế toán của công ty: Phân tích tình hình tài chính của công ty, cảnh báo các rủi ro, thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Đảm bảo các hoạt động của công ty tuân thủ đúng pháp luật, là đầu mối liên hệ với các cổ đông. Giám sát quản lý hướng dẫn công tác đầu tư cho các thị trường đã kinh doanh.
Phòng Kế hoạch kinh doanh của công ty: Tổ chức xây dựng kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý, năm; tổng hợp, giám sát, đánh gia tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện công tác xây dựng kế hoạch, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị, quản lý tiến trình dự án đầu tư. Thực hiện công tác tìm hiểu thị trường mới, triển khai các hoạt động tại các thị trường. Tổ chức đấu thầu, đàm phán, ký hết hợp đồng mua bán hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, đảm bảo logistic cho các thị trường mới. Tổng hợp phân tích đánh giá tình hình kinh doanh của công ty và các thị trường đưa ra khuyến nghị. Xây dựng thương hiệu tổ chức các sự kiện của công ty.
Phòng thiết kế và thi công của công ty: Thực hiện quy hoạch, thiết kế cho các dự án mới, kiểm soát chất lượng, quá trình vận hành các công trình đang tiến hành thi công. Quy hoạch thiết kế, ứng dụng kỹ thuật công nghệ vào thi công công trình. Cập nhật nhu cầu thị tường để thay đổi mẫu mã nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiện tại công ty đang sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng khá là phù hợp với tình hình kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty. Ở thời điểm hiện tại công ty có 39 nhân lực đang làm việc trong đó có 6 người ở ban giám đốc với 4 phòng ban. Công ty mới được thành lập từ năm 2009 hoạt động trong lĩnh vực nội thất, xây dựng đòi hỏi nguồn nhân lực lành nghề. Do đó, ban quản trị chọn mô hình cơ cấu theo chức năng để định hướng công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề còn tồn tại và cần khắc phục như:
Công ty có kế hoạch tạo ra thêm nhiều sản phẩm nội thất với kiểu dáng mẫu mã phù hợp với nhu cầu đa số khách hàng tuy nhiên trên thực tế trong cơ cấu tổ chức của công ty chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường mới, thực hiện xúc tiến các dự án đầu tư, nhiệm vụ này được giao cho phòng ban chuyên môn khác như vậy có thể sẽ dẫn tới sự chồng chéo trong công tác tìm hiểu và xúc tiến đầu tư tại các thị trường mới, như vậy sẽ không mang lại tối đa hiệu quả mà các dự án đầu tư mang lại.
Sự chuyên môn hóa trong công việc của công ty Vinaproinco là tương đối. Công ty xây dựng cơ cấu lao động theo chức năng là phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh của mình. Tuy nhiên sự phối hợp giữa các phòng ban là chưa thực sự tốt, sự liên lạc và tương tác với nhau còn lỏng lẻo dẫn đến luồng thông tin có thể bị dán đoạn trong quá trình triên khai công việc
2.2.3.2. Thực trạng cơ cấu lao động của công ty Vinaproinco
Trong kinh doanh các doanh nghiệp muốn tồn tại đều phải có nguồn lực lao động. Lao động là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng quyết đinh sự tồn tại và phát triển của công ty. Trong đó, cơ cấu lao động có ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vấn đề xây dựng một cơ cấu lao động hợp lý là vô cùng cần thiết, qua việc xây dựng một cơ cấu lao động hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt, xây dựng, đề ra các phương hướng kinh doanh một cách đúng đắn.
Bảng 2.4: Kết quả phân tích cơ cấu lao động theo chức năng của Công ty Vinaproinco
Chỉ tiêu SốNăm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So Sánh
người Cơ cấu(%) ngườiSố Cơ cấu(%) ngườiSố Cơ cấu(%) 2013/2012Tỷ lệ % 2014/2013Tỷ lệ %
Tổng số 31 100 34 100 39 100 9.68 14.71 Bộ phận Ban Giám Đốc 4 9.68 4 8.82 6 10.25 0 50 Kế hoạch kinh Doanh 6 19.35 8 23.53 9 23.08 33.33 12.5 Sản xuất 9 29.03 10 29.41 10 25.64 11.11 0 Kế Toán 4 12.9 3 8.82 4 10.26 -25 33.33 Thiết Kế & Thi Công 9 29.03 10 29.41 12 30.77 11.11 20 ( Nguồn: Phòng kế toán)
Ban giám đốc tăng 1 người từ năm 2012 đến 2014, tương ứng tăng 50%. Bộ phận kinh doanh tăng 2 người từ năm 2012 đến 2013 và tăng 1 người từ 2013 đến 2014 cho thấy công ty có sự trú trọng nhiều hơn vào phòng kinh doanh trong những năm gần đây. Bộ phận kế toán có sự sụt giảm 1 người vào năm 2013 và quay trở lại mốc 4 người năm 2014. Bộ phận thiết kế & thi công và bộ phận sản xuất là 2 bộ phận chiếm số lượng lao động lớn nhất trong doanh nghiệp và đều có sự gia tăng. Bộ phận sản xuất tăng 11.11% từ năm 2012 đến 2013, bộ phận thiết kế và thi công tăng 20% từ năm 2013 đến 2014
Thông qua bảng số lượng nhân viên trong công ty và sự phân bổ nhân viên về các phòng ban, ta có thể thấy rằng sự phân bổ nhân viên về các phòng ban có sự chênh lệch giữa các phòng ban. Tuy nhiên sự chênh lệch này là hợp lý vì xét về mức độ và khối lượng công việc của các bộ phận, thì tỷ lệ nhân viên như vậy đảm bảo cho các bộ phận có thể hoàn thành, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ và chức năng của mình. Phòng thiết kế thi công và sản xuất luôn có số lượng nhân viên nhiều nhất đòi hỏi sức khỏe, tay nghề cao để ra những sản phẩm nội thất và xây lắp công trình. Tuy nhiên vấn đề về đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ nhân lực cũng gặp nhiều khó khăn về thời gian do liên tục thi công các dự án. Phòng kế hoạch kinh doanh được bổ sung qua các năm với trình đại học và cao đẳng tuy sẽ mất thời gian để đào tạo làm quen với thị trường mới nhưng chất lượng các dự án đưa về sẽ được nâng cao.
Bảng 2.5: Kết quả phân tích số lượng và chất lượng lao động của công ty Vinaproinco
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 So Sánh Số người Cơ cấu (%) Số người Cơ cấu (%) Số người Cơ cấu (%) 2013/2012 Tỷ lệ % 2014/2011 Tỷ lệ % 1.Tổng số 31 100 34 100 39 100 9,7 14,7 2.Trình độ Đại học 6 19,4 5 14,7 8 20,5 -16,7 60 Cao đẳng 4 12,9 6 17,6 8 20,5 50 33,3 Trung cấp 10 32,3 13 38,2 11 28,2 30 -15,4 LĐ phổ thông 11 35,4 10 29,5 12 30,8 -9,1 20 3.Thâm niên Dưới 2 năm 10 32,3 9 26,5 11 28.2 -10 22.2 2- 5 năm 21 67,7 25 73,5 28 71.8 19.1 12
( Nguồn: Phòng kế hoạch và kinh doanh)
Qua bảng số liệu ta thấy cơ cấu lao động theo trình độ nhân viên và thâm niên như sau: - Về số lượng lao động: Đội ngũ nhân viên của Vinaproinco không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng lao động. Số lao động tăng đều qua các năm: Năm 2013 tăng 3 người so với năm 2012 tương ứng tăng 9,7%. Năm 2014 tăng 5 người so với năm 2013 tương ứng tăng 14,7%. Nhìn chung tình hình sử dụng lao động tại công ty có xu hướng ổn định và tăng đều qua các năm.
- Về chất lượng lao động:
+ Trình độ lao động: Công ty sử dụng lao động ở các trình độ: đại học, cao đẳng, trung cấp và lao động phổ thông. Lao động trình độ đại học tăng 3 người từ năm 2013 đến 2014. Lao động cao đẳng tăng đều từ năm 2012 đến 2014, mỗi năm tăng 2 người. Lao động trung cấp giảm 2 người từ năm 2013 đến 2014, tương ứng giảm 15,4%. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu hướng nâng cao trình độ lao động của công ty.
+ Thâm niên công tác: Công ty có nhiều cán bộ, công nhân viên gắn bó với công ty từ khi thành lập. Số lao động công tác từ 2 đến 5 năm tăng qua các năm: từ năm 2012 đến 2013 tăng 4 người, tương ứng tăng 19,1%. Từ năm 2013 đến 2014 tăng 1 người. Số lao động công tác dưới 2 năm tăng 22,2% từ năm 2013 đến 2014.
Công ty có lượng lớn kỹ sư trẻ và năng động điều này có lợi trong sáng tạo giúp Vinaproinco có thể cạnh trạnh với các đổi thủ. Ở Vinaproinco lao động tuy có trình độ đại học không nhiều nhưng chất lượng tay nghề của người lao động khá tốt. Bên cạnh đó đội ngũ lãnh đạo có thâm niên trong ngành, gắn bó lâu dài với công ty và có năng lực lãnh đạo cũng giúp Vinaproinco phát triển ổn định hơn. Đặc biệt trong quá trình sản xuất kinh doanh và đây lợi thế mà không phải công ty nào cũng có được.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng như đã nói ở trên là phù hợp với quy mô và chiến lược kinh doanh của công ty ở thời điểm hiện tại. Ban giám đốc gồm 6 người sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ cho mọi quyết định của công ty, giao kế hoạch cho các phòng ban chức năng, các phòng ban chức năng xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai nhiệm vụ đã nhận. Phó giám đốc được sự chỉ đạo của tổng giám đốc tiến hành giám sát, theo dõi và tổng hợp báo cáo công việc lên tổng giám đốc. Với cơ cấu chức năng này thì ban giám đốc nhận được sự hỗ trợ từ những lãnh đạo chức năng để đưa ra những quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
Theo cơ cấu chức năng thì Tổng giám đốc công ty được sự trợ giúp của các nhà lãnh đạo chức năng để đưa ra các quyết đinh, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến quy định của công ty.
Tuy nhiên, bởi những thực trạng trong tình hình cơ cấu tổ chức được phân tích ở phần trên, tình hình phân quyền gặp phải những vướng mắc, khó khăn nhất định. Sự phân quyền trong công ty chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung nhiều vào cấp trên, mức độ tập trung quyền lực ở công ty còn khá cao, nhà quản trị cấp cao chưa thực sự tin tưởng, sẵn sàng giao quyền cho người cấp dưới, không xác định rõ quan hệ về quyền lợi và trách nhiệm, nhân viên đều mong muốn có quyền hạn tăng thêm. Mức phân quyền cho cấp dưới hạn chế sẽ bị giới hạn khả năng sáng tạo và khả năng quản lý. Ngoài ra, tình hình công bố những báo cáo của các phòng ban và khả năng lưu chuyển thông tin thiếu tính thống nhất ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Dựa theo những nguyên tắc và yêu cầu trong phân quyền tổ chức thì công ty Vinaproinco chưa thực sự hiệu quả vi họ đang vi phạm vào nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc và nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm khi mà trưởng phòng kinh doanh thường xuyên đưa ra những quyết định vượt quá thẩm quyền của mình.
Trước những khó khăn này, công ty cần thiết tiến hành khắc phục triệt để những khó khăn đang tồn tại để tăng tính hiệu quả làm việc của toàn công ty.