Báo cáo thực tập Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội

Báo cáo thực tập Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội

Lời nói đầu Chương I: Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và đội ngũ hướng dẫn viên 1- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Quá trình hình thành và sơ lược về Công ty Saigontourist Hà Nội 1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của Công ty Saigontourist Hà Nội 2- Nhiệm vụ của các bộ phận 3- Đội ngũ hướng dẫn viên Chương II: Quy trình làm việc 1- Quy trình làm việc của công ty 1.1 Chương trình nối tour Miền Nam/ Miền Trung – Miền Bắc 1.2 Chương trình bán tour tại chỗ 2- Quy trình làm việc tại phòng hướng dẫn 2.1 Trước khi thực hiện chương trình 2.2 Trong và sau khi thực hiện chương trình 3- Quy trình làm việc của một chương trình cụ thể Chương III: Những thu hoạch sau khi thực tập 1- Nhận xét về quy trình, hoạt động điều hành và hướng dẫn của công ty 2- Vận dụng những kiến thức đã học vào trong thực tế của đơn vị thực tập 3- Những kinh nghiệm thu được 4- Kiến nghị Kết luận Tài liệu tham khảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Li núi u T xa xa trong lch s nhõn loi, du lch ó c ghi nhn nh mt s thớch, mt hot ng ngh ngi tớch cc ca con ngi. Ngy nay, du lch ó tr thnh mt nhu cu khụng th thiu c trong i sng vn hoỏ xó hi cỏc nc. V mt kinh t, du lch ó tr thnh mt trong nhng ngnh kinh t quan trong nht ca nhiu nc trờn th gii, c bit l cỏc nc phỏt trin trong ú cú Vit Nam. Ngnh du lch Vit Nam ó tri qua nhiu khú khn v ang tng bc trng thnh. T sau i hi VI n nay, ngnh du lch Vit Nam ó khụng ngng ln mnh v tr thnh mt lnh vc kinh doanh y hp dn, mang li hiu qu kinh t cao v l ũn by thỳc y s phỏt trin ca tỏt c cỏc ngnh kinh t trong nn kinh t quc dõn. Trong h thng kinh doanh ú, kinh doanh l hnh chim mt v trớ c bit quan trng. kinh doanh l hnh cú hiu qu thỡ cỏc nh kinh doanh phi cú kin thc du lch núi chung v kin thc v kinh doanh l hnh núi riờng. Do vy, trong h thng kin thc m sinh viờn du lch cn c trang b, kin thc v kinh doanh l hnh l khụng th thiu c. Bn bỏo cỏo ny l kt qu ca t thc tp ca tỏc gi ti Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni v vic tỡm hiu hot ng hng dn ca cụng ty, nhng kinh nghim v bi hc c rỳt ra t quỏ trỡnh thc tp hng dn du lch mt trong nhng hot ng quan trng nht ca kinh doanh du lch. Ni dung bn bỏo cỏo bao gm ba chng: Chng I: C cu t chc, chc nng, nhim v v i ng hng dn viờn Chng II: Quy trỡnh lm vic Chng III: Nhng thu hoch sau khi thc tp 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chng I. C cu t chc, chc nng, nhim v V i ng hng dn viờn ca cụng ty 1 C cu t chc, chc nng v nhim v 1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thnh v s lc v cụng ty l hnh Saigontourist H Ni. Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni c thnh lp vo thỏng 1 nm 2003 bi UBND Thnh ph H Chớ Minh, sau khi l chi nhỏnh ca Tng Cụng ty Du lch Si Gũn ti H Ni. Sau khi chớnh thc l mt cụng ty thnh viờn thỡ c cu t chc, chc nng v nhim v ca cụng ty ó thay i. V c cu t chc, trc kia khi l chi nhỏnh thỡ c cu t chc ca cụng ty ph thuc theo c chiu ngang v dc vo tng cụng ty trong Si Gũn, nhng gi thỡ ch ph thc theo chiu dc. Ngoi ra, cỏc b phn trong cụng ty u c lp, ti chớnh ca cụng ty u c quyt toỏn riờng khụng liờn quan n ti chớnh trong tng cụng ty, cụng ty cú mó s thu v ti khon riờng. Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni l mt trong nhng thnh viờn quan trng nht ca tp on du lch hng u Vit Nam - Tng Cụng ty Du lch Si Gũn (Saigontourist Holding Co.) Trong nhng nm qua, Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni ó khụng ngng phỏt trin v ln mnh, khng nh v th quan trng v vng chc ca mỡnh trong ngnh du lch Vit Nam. Ngy nay, vi ni lc vn cú ca mỡnh cựng i ng nhõn viờn nhit tỡnh, nng ng v chuyờn nghip, Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni vn khụng ngng ln mnh v hon thin mỡnh ng vng trong i ng nhng hng du lch uy tớn v ỏng tin cy nht ti Vit Nam. 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phng chõm hot ng ca cụng ty l Cựng bn trờn mi no ng, khng nh s cú mt ca Saigontourist H Ni trờn mi min t nc v th gii. Cụng ty L hnh Saigontouris H Ni luụn cho ún quý khỏch ti: a ch: 55B Phan Chu Trinh Qun Hon Kim H Ni in Thoi: (84-4) 8250923 Fax: (84-4) 8251174 Phũng th trng: (84-4) 8250923 (ext: 414, 108, 109, 511) 8248268 Email: Sales@saigontouristhanoi.com/ sale@sgthn.netnam.vn. Website: www.saigontouristhanoi.com. Giy phộp kinh doanh l hnh quc t s: 215/2003/TCDL GPLHQT (do tng cc du lch cp) Mó s thu: 03 006 252 10060 1 Ti khon tin Vit: 001.1.000. 017.252 Ti khon tin USD: 001.1.370.084.011 Ngõn hng ngoi thng Vit Nam Vietcombank H Ni 1.2 C cu t chc v chc nng ca Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni. Chc nng chớnh ca cụng ty: T chc cỏc tour: - Du lch trong nc. - Du lch nc ngoi. - Hi ngh Hi tho Trin lóm. 4 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 1. Sơ đồ tổ chức 5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội Phó Giám đốc Giám đốc Phòng điều hành Phòng tổ chức hành chính Phòng thị trường Phòng vé máy bay Phòng hướng dẫn Phòng vận chuyển out bout in bouttour nội địa Báo cáo thực tập tốt nghiệp T chc chng trỡnh vui chi, gii trớ. - Vn chuyn. - i lý vộ mỏy bay cho hóng hng khụng quc gia Vit Nam. - Dch v khỏch sn. C cu t chc ca Cụng ty L hnh Saigontourist H Ni cng ging nh cỏc cụng ty khỏc bao gm: Giỏm c, phú giỏm c v cỏc phũng ban. Cỏc b phn c trng v quan trng nht ca cụng ty bao gm ba phũng: th trng (hay cũn gi l Marketing), iu hnh, hng dn. Cỏc phũng ny m nhn phn ln cỏc khõu ch yu trong hot ng kinh doanh ca cụng ty. õy l ba b phn cú mi quan h khng khớt, ũi hi phi cú s phi hp cht ch, c ch hot ng rừ rng, hp lý. Qui mụ ca phũng ban ph thuc vo qui mụ v ni dung tớnh cht cỏc hot ng ca cụng ty. Tuy nhiờn, dự qui mụ no thỡ ni dung v tớnh cht ca cụng vic ca cỏc phũng ban v c bn vn nh trờn õy. im khỏc bit ch yu l phm vi, qui mụ v hỡnh thc t chc ca cỏc b phn ny. Vỡ vy, khi núi n cụng ty l hnh l núi n Marketing, iu hnh v hng dn. Khi cỏc b phn tng hp thc hin cỏc chc nng nh ỳng tờn gi ca chỳng bao gm: phũng ti chớnh k toỏn, phũng t chc hnh chớnh. Ngoi ra, cũn cú cỏc b phn h, tr v phỏt trin nh: phũng vn chuyn, phũng vộ mỏy bay c coi nh l cỏc phng hng phỏt trin ca cụng ty. Cỏc b phn ny va tho món nhu cu ca cụng ty (v khỏch sn, vn chuyn), va m bo m rng phm vi lnh vc kinh doanh. Cỏc b phn ny th hin quỏ trỡnh liờn kt ngang ca cụng ty. 6 Phũng Ti chớnh k toỏn Phũng iu hnh B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Dưới đây là sơ đồ về cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội: 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 Nhim v ca cỏc b phn. a Giỏm c. L ngi trc tip iu hnh cụng vic thuc cỏc phũng: hng dn, th trng, k toỏn, t chc hnh chớnh; chu trỏch nhim trc tng cụng ty du lch Si Gũn v kt qu kinh doanh ca cụng ty. b Phú giỏm c. iu hnh trc tip cỏc hot ng ca cụng ty ti cỏc phũng: iu hnh, vộ mỏy bay, vn chuyn. c Phũng ti chớnh k toỏn. T chc thc hin cỏc cụng vic ti chớnh k toỏn ca cụng ty nh theo dừi ghi chộp chi tiờu ca cụng ty theo ỳng h thng ti khon v ch k toỏn ca nh nc, theo dừi v phn ỏnh tỡnh hỡnh s dng vn, ti sn ca cụng ty. Thc hin ch bỏo cỏo nh k, kp thi phn ỏnh nhng thay i lónh o cú bin phỏp x lý kp thi. Theo dừi th trng, thu nhp thụng tin, bỏo cỏo v xut kp thi vi lónh o ca cụng ty. d Phũng t chc hnh chớnh. Thc thi nhng cụng vic ch yu trong vic xõy dng i ng lao ng ca cụng ty. Thc hin cỏc quy ch, ni quy, khen thng, k lut, ch tin lng, thay i i ng o to, Phũng ny cũn m bo thc hin nhng cụng vic vn phũng ca doanh ngip trong nhng iu kin nht nh e Phũng th trng. 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp T chc v tin hnh cỏc hot ng nghiờn cu th trng du lch trong nc v quc t, tin hnh cỏc hot ng tuyờn truyn qung cỏo, thu hỳt cỏc ngun khỏch du lch n vi cụng ty. Phi hp vi phũng iu hnh, tin hnh xõy dng cỏc chng trỡnh du lch t ni dung n mc giỏ, phự hp vi nhu cu ca khỏch, ch ng trong vic a ra nhng ý mi v sn phm ca cụng ty. Ký kt hp ng vi cỏc hóng, cỏc cụng ty du lch nc ngoi, cỏc t chc cỏ nhõn trong v ngoi nc khi thỏc cỏc ngun khỏch quc t vo Vit Nam v khỏch du lch Vit Nam. Duy trỡ cỏc mi quan h ca cụng ty vi cỏc ngun khỏch, xut v xõy dng phng ỏn chi nhỏnh i din ca cụng ty trong nc v trờn th gii. m bo hot ng thụng tin gia cụng ty l hnh vi cỏc ngun khỏch. Thụng bỏo cho cỏc b phn liờn quan trong cụng ty v k hoch cỏc on khỏch ni dung hp ng cn thit cho vic phc v khỏch. Phi hp vi cỏc b phn cú liờn quan theo dừi vic thanh toỏn v quỏ trỡnh thc hin hp ng phc v khỏch. Phũng th trng phi thc s tr thnh chic cu ni gia th trng vi doanh nghip. Trong iu kin nht nh , phũng th trng cú trỏch nhim thc hin vic nghiờn cu v phỏt trin, l b phn ch yu trong vic xõy dng cỏc chin lc, sỏch lc hot ng hng ti th trng ca cụng ty. Phũng th trng thng c t chc da trờn nhng tiờu thc phõn on th trng v th trng ch yu ca cụng ty l hnh. Dự c t chc theo tiờu thc no thỡ phũng th trng vn thc hin nhng cụng vic núi trờn. 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp f. Phũng iu hnh. c coi nh b phn t chc sn xut ca Cụng ty l hnh, nú tin hnh cỏc cụng vic m bo thc hin cỏc sn phm ca Cụng ty. Phũng iu hnh nh cu ni gia Cụng ty l hnh vi th trng cung cp dch v du lch. Do vy, phũng iu hnh thng c t chc theo cỏc nhúm cụng vic hoc theo cỏc tuyn im du lch ch yu, ụi khi da trờn cỏc sn phm ch yu ca cụng ty, phũng iu hnh cú nhim v: L u mi trin khai ton b cụng vic iu hnh cỏc chng trỡnh, cung cp cỏc dch v du lch trờn c s cỏc k hoch, thụng bỏo v khỏch do phũng th trng gi ti. Lp k hoch, trin khai cỏc cụng vic liờn quan n vic thc hin cỏc chng trỡnh du lch nh ng ký ch trong khỏch sn visa, vn chuyn m bo cỏc yờu cu v thi gian, cht lng. Thit lp, duy trỡ mi quan h mt thit vi cỏc c quan hu quan ký hp ng vi cỏc nh cung cp hng hoỏ v dch v du lch. La chn cỏc nh cung cp cú nhng sn phm m bo uy tớn cht lng. Theo dừi qỳa trỡnh thc hin cỏc chng trỡnh du lch, phi hp vi b phn k toỏn thc hin cỏc hot ng thanh toỏn vi cỏc cụng ty gi khỏch v cỏc nh cung cp du lch. Nhanh chúng x lý cỏc trng hp bt thng xy ra trong qỳa trỡnh thc hin cỏc chng trỡnh du lch. g. Phũng hng dn. Cn c vo k hoch khỏch, t chc iu ng, b trớ hng dn viờn phự hp cho cỏc chng trỡnh du lch. 10 [...]... các công việc của các bộ phận trong quy trình làm việc tại một Công ty lữ hành lớn 21 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Chương III Những thu hoạch sau khi thực tập 1 Nhận xét về qui trình, hoạt động điều hành, hướng dẫn của công ty Như đã trình bày ở chương II, do Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội có đặc thù riêng biệt so các Công ty khác Đó là hầu hết nguồn khách đều được chuyển từ trong tổng công ty. .. nghiệm giữa các hướng dẫn viên trong Công ty 12 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Chương II Quy trình làm việc 1 Quy trình làm việc của Công ty Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội là một trong những công ty thành viên trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn, do vậy nó có quy trình làm việc rất đặc thù và riêng biệt Cụ thể đó là nguồn khách của Công ty chủ yếu là do Tổng Công ty gửi ra chiếm 70% Vì thế, hình... chung, sau đợt thực tập trong mỗi chúng ta đều học hỏi và rút ra được rất nhiều những bài học bổ ích và những kinh nghiệm quý báu Chúng sẽ là những hành trang giúp ta tự tin hơn sau khi ra trường và có một công việc mới 25 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 4 Kiến nghị ở mỗi công ty, dù là công ty lớn hay nhỏ thì đều tồn tại những điều thiếu sót Trong đợt thực tập tại Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội ngoài... của Công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phương án mở các chi nhánh, đại diện của công ty ở trong nước và trên thế giới + Đảm bảo hoạt động thông tin giữa Công ty lữ hành với các nguồn khách Hơn nữa phòng thị trường phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị trường với Công ty Đặc biệt khi đặc thù của Công ty là nguồn khách chủ yếu được gửi từ trong Tổng công ty ra còn nguồn khách mà Công. .. nghiệp và công việc sau này của mình Hơn nữa, những bài học kinh nghiệm này giúp sinh viên sau khi ra trường bắt tay vào công việc sẽ không gặp những bỡ ngỡ, lúng túng ban đầu, tự tin và thích nghi với công việc của mình hơn Báo cáo thực tập tốt nghiệp này là kết quả của việc bước đầu tìm hiểu về hoạt động hướng dẫn tại Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội của tôi Báo cáo này được hoàn thành dựa trên... công ty ra Hà Nội nên quy trình làm việc của nó cũng rất khác biệt Do vậy, ta không thể nhận xét hay so sánh một cách chung chung về qui trình làm việc của Saigontourist so với các công ty khác Tuy nhiên, sau đợt thực tập ở công ty tôi thấy rằng quy trình làm việc này được sắp xếp phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động điều hành của công ty Về cơ cấu tổ chức và hoạt động điều hành của công ty đều mang... đều mang tính hệ thống giữa các bộ phận trong công ty và có trình tự sắp xếp hợp lý về nhiệm vụ, công việc của các bộ phận đó đưa hiệu quả công việc lên hàng đầu Nhìn chung, Saigontourist Hà Nội là một trong những công ty lữ hành lớn nhất ở miền Bắc nước ta về quy trình làm việc và cơ cấu tổ chức điều hành có thể nói là rất hợp lý với đặc thù của công ty Mặc dù không tránh khỏi những sai sót, nhưng... tự công việc của một hướng dẫn khi được giao một chương trình du lịch Tôi có thể biết được công việc gì cần làm trước tiên và làm như thế nào Trên thực tế điều này rất quan trọng và nó được thể hiện riêng biệt đối với mỗi công ty khác nhau Do vậy, ở bất kỳ một công ty lữ hành nào bạn đều phải nắm được cách sắp xếp công việc mà mình thực tập bằng cách học hỏi các anh, chị ở công ty nơi mình thực tập. .. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hướng dẫn của Công ty Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất Hướng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ qúa trình đi đoàn, nhiệm vụ theo đúng các quy định của Công ty Là đại diện trực tiếp của công ty. .. ra còn nguồn khách mà Công ty tự khai thác được là rất ít Xây dựng mạng Internet cho việc chuyển tải nội dung chương trình từ Tổng Công ty ra Hà Nội và từ các bộ phận trong công ty với nhau Vì trên thực tế chương trình được xây dựng từ trong Sài Gòn (trong Tổng Công ty) sau đó gửi ra phòng thị trường ở Hà Nội tiếp đến chuyển sang 26 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp phòng điều hành, có nghĩa là tất cả đều . Quy trình làm việc của Công ty. Công ty Lữ hành Saigontourist Hà Nội là một trong những công ty thành viên trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn, do. chức 5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty lữ hành Saigontourist Hà Nội Phó Giám đốc Giám đốc Phòng điều hành Phòng tổ chức hành chính Phòng thị trường Phòng