Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương

Bên cạnh đó, do không nhận thức được tầm quan trọng của cáchoạt động logistics cũng như công tác quản trị nghiệp vụ kho đối với hoạt động kinhdoanh của mình nên việc tổ chức thực hiện cá

Trường Đại học Thương mại

“Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho tại Công

ty TNHH Kỹ Nghệ Thái

Dương”.

Trường Đại học Thương mại

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

- Từ nhận thức lý luận:

Trong hệ thống các hoạt động logistics, nghiệp vụ kho là những hoạt độnglogistics tiếp nối và hỗ trợ cho quá trình cung ứng và đặc biệt là quá trình cung ứnghàng hóa cho khách hàng Do đó, nghiệp vụ kho chịu ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng hàng bán, quản trị dự trữ và quản trị mua hàng Mặt khác, quản trị kho góp phầnlàm gia tăng dịch vụ khách hàng Việc quản lý tốt các nghiệp vụ kho còn giúp giảmchi phí logistics cho doanh nghiệp Do vậy, ngày nay các doanh nghiệp đã quan tâmnhiều hơn đến công tác quản trị kho hàng Nghiên cứu về quản trị kho là một vấn đềrất có ý nghĩa trong việc bổ sung kiến thức cho sinh viên

- Từ thực tế:

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa có sự quan tâm đúngmực đối với hoạt động hậu cần nói chung và hoạt động quản trị nghiệp vụ kho nóiriêng Đây là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự phát triển của ngànhLogistics ở nước ta Bên cạnh đó, do không nhận thức được tầm quan trọng của cáchoạt động logistics cũng như công tác quản trị nghiệp vụ kho đối với hoạt động kinhdoanh của mình nên việc tổ chức thực hiện các hoạt động này tại hầu hết các doanhnghiệp Việt Nam còn yếu kém Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý khohàng, đồng thời hỗ trợ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao, cácdoanh nghiệp nên quan tâm đặc biệt đến công tác quản trị kho

Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại Công tyTNHH Kỹ Nghệ Thái Dương, phát hiện những tồn tại ở Công ty, nhận thấy vấn đề nổicộm nhất là công tác quản trị kho tại công ty còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng tới kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và cung ứngbao bì công nghiệp nên mật độ sử dụng nhà kho và dự trữ hàng hóa, nguyên vật liệutrong kho là rất lớn Vì vậy mà việc tổ chức tốt các nghiệp vụ trong kho rất đượcdoanh nghiệp quan tâm chú ý Vấn đề cấp thiết đặt ra là cần có những giải pháp khắcphục những hạn chế trong công tác quản lý kho tại Công ty Do đó, cần nghiên cứu,phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục kịp thời,hợp lý

Trường Đại học Thương mại

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Từ nhận thức được vai trò, vị trí, cũng như tính cấp thiết của vấn đề qua quátrình thực tập tổng hợp tại Công ty Kỹ Nghệ Thái Dương tôi chọn đề tài nghiên cứu

“Các giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị kho tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương”.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Việc nghiên cứu quá trình nghiệp vụ quản trị kho tại công ty TNHH Kỹ NghệThái Dương nhằm những mục đích sau:

Đối với cá nhân: Qua quá trình nghiên cứu giúp bản thân rèn luyện phương

pháp nghiên cứu tiếp cận khoa học, củng cố kiến thức cần thiết cho quá trình học tập,vận dụng những lý thuyết đã được học tập trong nhà trường vào một tình huống kinhdoanh thực tế tại doanh nghiệp Đồng thời hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đối vớimỗi sinh viên trước khi trường

Đối với doanh nghiệp: Trên cơ sở những lý luận và nhận thức về vai trò, vị trí

của hậu cần kinh doanh thương mại cùng với việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thựctrạng công tác quản trị kho tại Công ty và sự ảnh hưởng của nó đến hoạt động sản xuấtkinh doanh để từ đó có đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả nghiệp vụ khotại Công ty

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Nghiên cứu công tác quản trị nghiệp vụ kho tai Công ty trong

khoảng thời gian từ 2006 - 2009

- Về nội dung: Nghiên cứu nghiệp vụ quản tri kho bao gồm các mặt công tác cơ

bản sau:

+ Nghiệp vụ tiếp nhận hàng+ Nghiệp vụ bảo quản, dự trữ hàng hóa+ Nghiệp vụ xuất hàng

+ Quy hoạch mặt bằng và thiết bị kho+ Tổ chức lao động trong kho

Trường Đại học Thương mại

- Mặt hàng nghiên cứu: Nghiên cứu nghiệp vụ kho đối với sản phẩm bao bì

công nghiệp; hạt nhựa, hạt nhựa tái chế (nguyên liệu sản xuất bao bì), … tại Công tyTNHH Kỹ Nghệ Thái Dương

1.5 Kết cấu luận văn

Kết cấu luận văn tốt nghiệp bao gồm 4 chương:

Chương I: Tổng quan nghiên cứu về nghiệp vụ quản trị kho hàng

Chương II: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị kho

Chương III: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác quản trị kho tại

công ty TNHH Kỹ nghệ Thái Dương

Chương IV: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng tại Công

ty TNHH Kỹ nghệ Thái Dương

Trường Đại học Thương mại

CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ

QUẢN TRỊ KHO 2.1 Mục tiêu và nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho

2.1.1 Khái niệm và chức năng của kho

Kho là một bộ phận của hệ thống logistics, thực hiện các chức năng tồn trữ bảo quản, là nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm,… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của hàng hóa được lưu trong kho.

Ngày nay, nhà kho không chỉ đơn giản là nơi lưu giữ hàng hóa mà còn được sửdụng như một nơi “trung chuyển” hàng hóa Các doanh nghiệp ngày càng thu thập,cập nhật thông tin, tổ chức hoạt động logistics để có thể giảm, tiến tới không phải lưukho, mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm đến đểgom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt hơn nhu cầu của kháchhàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất Các chức năng cơ bản của mộtkho hàng bao gồm:

Hỗ trợ cho sản xuất: Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho sản

xuất Để sản xuất sản phẩm, công ty có thể cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhauđược nhập từ các nguồn cung ứng khác nhau, các nguyên vật liệu đó được chuyển vềkho của nhà máy theo các đơn hàng / hợp đồng Hàng hóa được giữ tại kho và sẽ giaocho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu Nhờ có kho đảm bảo vật tư nên việc cung cấphàng cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp quá trình sản xuấtđược diễn ra một cách thường xuyên, liên tục Do đó, kho đã hỗ trợ đắc lực cho sảnxuất phát triển

Tổng hợp sản phẩm: Trường hợp công ty có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung

cấp sản xuất những mặt hàng khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều kháchhàng, mỗi khách hàng lại cần những sản phẩm khác nhau Hàng hóa được vận chuyển

về kho của công ty Tại đây hàng hóa sẽ được phân loại, tổng hợp theo từng đơn hàngtheo yêu cầu của khách hàng

Chức năng gom hàng: Cấu trúc mức độ vận chuyển, đặc biệt mức độ gián đoạn

ảnh hưởng đến việc sử dụng phương tiện tồn trữ Nếu hàng hóa được lấy từ mộtnguồn, sẽ là kinh tế nếu thiết lập một điểm tập trung để hợp nhất những đợt chuyểnhàng lẻ thành đợt lớn hơn để giảm tổng chi phí vận chuyển Do vậy, chức năng củakho là gom hàng từ các nhà cung cấp về kho sau đó phân phối cho các khách hàng

Tách hàng thành nhiều lô nhỏ: Có nhứng khách hàng cần những lô hàng nhỏ,

để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà máy về kho Tại kho sẽ tiến hành

Trường Đại học Thương mại

tách lô hàng lớn thành nhiều lô nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với yêu cầukhách hàng và tổ chức vận chuyển cho khách

2.1.2 Vai trò, mục tiêu và nguyên tắc của quản trị nghiệp vụ kho hàng

2.1.2.1 Vị trí và nội dung của quản trị nghiệp vụ kho hàng

Nghiệp vụ kho hàng hóa là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hóa trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hóa qua kho với chi phí thấp nhất.

Quản trị nghiệp vụ kho có vai trò to lớn trong hệ thống logistics kinh doanhthương mại:

- Nghiệp vụ kho đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho qua trình bán hàng, quá trìnhlogtistics trực tiếp

- Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quảntrị mua và dự trữ hàng hóa

- Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng các phương pháp công nghệ tiên tiến hợp

lý, một mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của quá trình, mặt khác giảm chi phí nghiệp

vụ kho và do đó giảm chi phí của toàn bộ hệ thống logistics

Quản trị nghiệp vụ kho bao gồm các quyết định cơ bản sau: 1- thiết kế quá trìnhnghiệp vụ kho; 2 - quy hoạch mặt bằng nghiệp vụ kho; 3 - Quản trị thiết lập nghiệp vụkho; 4 - Tổ chức lao động trong kho Trong đó, nội dung quan trọng nhất là thiết kếquá trình nghiệp vụ kho vì nó quyết định nội dung của những nội dung sau

2.1.2.2 Mục tiêu và nguyên tắc của quản trị nghiệp vụ kho hàng

Xuất phát từ vị trí và vai trò, quản trị nghiệp vụ kho cần tập trung vào các mụctiêu sau:

Thứ nhất: Mục tiêu đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình mua bán hàng

hóa qua kho Mục tiêu này gắn liền với chức năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho hàng hóa

Thứ hai: Mục tiêu hợp lý hóa việc phân bổ dự trữ hàng hóa trong kho Mục tiêu

này liên quan đến việc dự trữ hàng hóa và sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho

Thứ ba: Mục tiêu chất lượng hàng hóa bảo quản Mục tiêu này liên quan đến

việc quản trị chất lượng hàng hóa trong kinh doanh thương mại được tập trung chủyếu trong kho hàng hóa

Các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện các mục tiêu này bao gồm: Số lần vi phạmhợp đồng cung cấp hàng hóa cho khách hàng; tỷ lệ các lô hàng bị trả lại; thời giantrung bình chuẩn bị một lô hàng để phát cho khách hàng; tốc độ chu chuyển hàng hóa

ở kho; hệ số sử dụng dung tích và diện tích kho; tỷ lệ hao hụt hàng hóa trong kho; giáthành nghiệp vụ kho…

Trường Đại học Thương mại

Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng:

+ Nguyên tắc hiệu quả: đạt mục tiêu với chi phí thấp

+ Nguyên tắc tiến bộ kỹ thuật

+ Nguyên tắc hệ thống

+ Nguyên tắc giảm hao hụt

2.2 Quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa

2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng

Tiếp nhận hàng là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định.

a) Các yêu cầu tiếp nhận hàng hóa ở kho:

- Phải xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các đơn vị cung ứng và ngườinhận hàng

- Phải kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm traviệc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên

- Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác

Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hoá ở kho góp phần hạn chế tình trạngthiếu hụt, mất mát, nguyên vật liệu kém chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí bảoquản, chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận của đơn vị kinh doanh

b) Nội dung tiếp nhận hàng

 Tiếp nhận số lượng

Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt lượng.

Tiếp nhận số lượng hàng hóa có thể bao gồm 2 bước:

- Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận hàng hóa theo đơn vị bao bì hàng hóa bằng

phương pháp đếm số lượng bao bì chứa lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn để xác địnhtổng lượng hàng hóa

- Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trong trường hợp hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ

bộ, hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không an toàn Tiếp nhận chi tiết theo đơn

vị hàng hóa bằng các phương pháp và đơn vị đo lường hợp pháp của nhà nước Tiếpnhận chi tiết có thể tiến hành trên mẫu đại diện , thường là từ 15 - 20 % quy mô hàng

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cam kết giữa các bên mà hàng hóa chỉ cần qua bướctiếp nhận sơ bộ nguyên đai kiện rồi chuyển vào kho mà không cần qua bước tiếp nhậnchi tiếp Trong quá trình tiếp nhận, nếu phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, phải lậpbiên bản để quy trách nhiệm vật chất

Trường Đại học Thương mại Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát quá trình nghiệp vụ kho

Kiểm tra các điều kiện giao hàng

Kiểm tra bao bì, số lượng hàng theo đơn vị bao bì

Kiểm tra số lượng theo đơn vị hàng hóa, cơ cấu chủng loại, kiểm tra chất lượng cảm quan

Xử lý

Quyết định tiếp nhận

Từ chối tiếp nhận

Kiểm tra lần cuối số lượng hàng hóa

Chăm sóc, giữ gìn hàng hòa

Giao hàng

1

1.1

1.1a 1.2

1.1b

Hàng có bao bì Hàng không có bao bì Giao hàng theo số lượng, chất lượng hàng hóa cụ thể

Giao hàng nguyên đai nguyên kiện 1.1a- Hàng phải qua kiểm tra, đánh giá chất lượng chi tiết

1.1b- Hàng chỉ kiểm tra một số chi tiết cảm quan bên ngoài

Trường Đại học Thương mại

 Tiếp nhận chất lượng hàng hóa:

Bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập kho.

Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải căn cứ vào các văn bản có tính pháp lýnhư: hợp đồng, các văn bản tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa, chế độ quy định tiếpnhận hàng hóa; đồng thời phải căn cứ vào các chứng từ đi kèm như hóa đơn, giấy đảmbảo chất lượng, …

Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải tiến hành theo các bước sau:

- Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng không

thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng được, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra Mẫu kiểmtra phải được lấy khoa học theo quy định hoặc đã thỏa thuận giũa các bên

- Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: Tùy

thuộc vào đặc điểm hàng hóa, những quy định và sự thỏa thuận giữa các bên mà có thể

sử dụng phương pháp kiểm tra thích hợp Có 2 phương pháp kiểm tra chủ yếu: phươngpháp cảm quan và phương pháp phân tích thí nghiệm

Phương pháp cảm quan: là phương pháp sử dụng các giác quan của con người

để kiểm tra chất lượng

Phương pháp phân tích thí nghiệm: là phương pháp sử dụng các thiết bị phân

tích trong phòng thí nghiệm để xác định các chỉ tiêu chất lượng về lý, hóa, sinh, …

Thời gian tiếp nhận chất lượng hàng hóa không được vượt quá thời hạn quyđịnh Thời gian tiếp nhận phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, khoảng cách giữa nơi giao

và nơi nhận, điều kiện giao thông vận tải, phương thức giao nhận, …

- Trong quá trình kiểm tra, đánh giá, nếu phát hiện thấy chất lượng hàng hóakhông đảm bảo tiêu chuẩn và các cam kết, bao bì và hàng hóa không đúng quy cách,phải lập biên bản về tình trạng chất lượng có mặt bên giao hàng hoặc cơ quan giámđịnh chất lượng hàng hóa

đi kèm thì phải tiến hành lập biên bản và tùy theo tình hình cụ thể để xử lý

Sau khi tiếp nhận phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhận hàng vào kho Mỗimột lô hàng nhập kho phải ghi sổ theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời phải ghichép số liệu hàng nhập vào trong thẻ kho để nắm được tình hình nhập xuất và tồn kho

Trường Đại học Thương mại 2.2.2 Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho

 Yêu cầu đối với nghiệp vụ bảo quản:

Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nhằm nâng cao năng suất thiết bị và lao động kho.

Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản là công đoạn nghiệp vụ cơbản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho Công đoạn nghiệp vụ này

có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng của công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phát hàng,thực hiện mục tiêu của quá trình nghiệp vụ kho

Yêu cầu:

+ Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa bảo quản ở kho, phấn đấugiảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa ở kho

+ Nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động trong kho

+ Tạo điều kiện để thưc hiện tốt quá trình nghiệp vụ kho

Quá trình bảo quản hàng hóa ở kho bao gồm 3 mặt công tác cơ bản: Phân bổ vàchất xếp hàng hóa ở kho; Chăm sóc và giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho; Quản trị địnhmức hao hụt hàng hóa ở kho

a) Phân bổ và chất xếp hàng hóa ở kho

Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho là sự quy hoạch vị trí của hàng hóa bảo quản, là phương pháp để hàng hóa tại những nơi quy định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hóa, kho, bao bì và thiết bị kho.

Phân bổ và chất xếp hàng hóa hợp lý sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quảnhàng hóa, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tíchkho hàng hóa

- Nguyên tắc của chất xếp và phân bố hàng hóa: Phải theo khu vực và theo loạihàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại hàng và môi trường bảo quản; bốtrí lân cận các hàng hóa có liên quan với nhau trong tiêu dùng; đảm bảo trật tự và vệsinh, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hóa; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng

- Yêu cầu chung trong phân bổ chất xếp hàng hóa: Đảm bảo thuận tiện choviệc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa vàphương tiện; đảm bảo tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng caonăng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị

- Những căn cứ để tiền hành phân bổ và chất xếp: Tính chất, đặc điểm củahàng hóa, kho và thiết bị; các phương pháp và điều kiện kỹ thuật bảo quản hàng hóa;điều kiện khí hậu khu vực kho; các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật đối với con

Trường Đại học Thương mại

b) Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho

Hàng hóa trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bênngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Để tạo nên điều kiện thích hợp bảoquản hàng hóa phải sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm;

Vệ sinh, sát trùng ở kho; phòng cháy chữa cháy, phòng gian bảo mật; kiểm tra và giámsát chất lượng hàng hóa

 Quản lý nhiệt độ, độ ẩm hàng hóa và kho

Quản lý nhiệt độ, độ ẩm ở kho là một hệ thống các biện pháp khác nhau nhằm tạo ra cũng như duy trì nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với yêu cầu bảo quản hàng hóa.

Nội dung của quản lý nhiệt độ, độ ẩm ở kho bao gồm 2 công tác cơ bản: Xâydựng chế độ nhiệt độ và độ ẩm thích hợp cho từng loại hàng hóa khác nhau; kiểm tra

và tạo lập, duy trì nhiệt độ, độ ẩm theo yêu cầu

Các biện pháp nhằm tạo ra và duy trì nhiệt độ, độ ẩm ở kho bao gồm: Thônggió; dùng chất hút ẩm và bịt kín

Thông gió: là quá trình làm thay đổi không khí trong kho để cải thiện điều kiện

bảo quản; điều hòa nhiệt độ, độ ẩm thích hợp với yêu cầu bảo quản hàng hóa, loại trừcác khí có hại trong kho ra ngoài ( CO, NO , NH, …)

Có 2 phương pháp thông gió là thông gió tự nhiên và nhân tạo

Dùng chất hút ẩm: là sử dụng một số chất có khả năng hấp thụ hơi nước trong

không khí nhằm giảm độ ẩm trong kho

Yêu cầu khi sử dụng chất hút ẩm: Kho phải kín, chất hút ẩm phải có năng suấthút ẩm cao, không làm nhiễm bẩn môi trường, gây mùi lạ đối với hàng hóa, độc vớicon người, giá thành hạ, sử dụng nhiều lần, tốn ít thể tích, …

Những chất hút ẩm thường dùng: CaCl, CaO, …

Phương pháp sấy hàng hóa: Dùng nhiệt độ cao để chống ẩm cho hàng hóa Sấy

làm giảm lượng nước ở hàng hóa đến độ ẩm an toàn

Có thể dùng ánh sáng mặt trời để sấy, hoặc trong những trường hợp nhất định,

có thể sấy bằng lò, bằng hơi nóng, bằng ánh điện, bằng tia hồng ngoại, và đặc biệt cóthể sấy chân không nhiệt độ thấp

Phương pháp bịt kín: nhằm ngăn cách môi trường bên ngoài, tạo điều kiện bảo

quản phù hợp với yêu cầu và tính chất của hàng hóa

Có nhiều cách để bịt kín: trong chum, vại, thùng, bịt kín toàn kho, bịt kín từng ôgian, đống hàng, …

 Vệ sinh, sát trùng ở kho

Là một hệ thống các biện pháp để tiêu diệt sinh vật, vi sinh vật và loại trừ các tạp chất ảnh hưởng có hại đối với hàng hóa và kho.

Trường Đại học Thương mại

Những căn cứ để làm vệ sinh sát trùng ở kho: Căn cứ vào tính chất, đặc điểmcủa hàng hóa và bao bì; căn cứ vào tập tính sinh hoạt của từng loại sinh vật và vi sinhvật; căn cứ vào vị trí và tình trạng kiến trúc nhà kho, điều kiện thiết bị bảo quản vàlàm vệ sinh sát trùng

Nội dung công tác vệ sinh sát trùng ở kho:

- Đảm bảo những điều kiện vệ sinh, phòng ngừa trùng bọ phát sinh: Phảithường xuyên làm tốt công tác vệ sinh kho hàng, không tạo nên những điều kiện chosinh vật làm tổ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra vệ sinh, chế độ vệ sinh sáttrùng kho, hàng hóa và thiết bị

- Sử dụng hiệu quả các phương pháp diệt trùng

 Phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật

- Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ suất trong sản xuất, sinh hoạt như hútthuốc không đúng nơi quy định, mang xách những vật có lửa không thận trọng, …Cháy làm tổn thất nghiêm trọng tài sản của doanh nghiệp và xã hội, do đó phòngchống cháy là công tác cần phải được quan tâm đặc biệt Ở kho có thể sử dụng cácbiện pháp phòng chống cháy sau: Biện pháp về tổ chức, sử dụng các thiết bị phòngcháy chữa cháy, …

- Các biện pháp phòng gian bảo mật:

+ Phải xây dựng nội quy phòng gian bảo mật và kiểm tra, đôn đốc nhân viênkho thực hiện tốt chế độ và nội quy

+ Tổ chức các lực lượng bảo vệ kho hàng Thường xuyên tuần tra, canh gác,xây dựng các phương án bảo vệ kho và hàng hóa

+ Xây dựng và trang thiết bị các công trình, thiết bị bảo vệ: Nhà kho phải cókhóa chắc chắn, có điện bảo vệ ban đêm, có hàng rào xung quanh kho, …

+ Giáo dục và nêu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ vànhân viên kho

c) Quản trị định mức hao hụt hàng hóa

Quản trị định mức hao hụt hàng hóa là việc sử dụng những biện pháp tổ chức

kỹ thuật nhằm giảm đến mức thấp nhất hao hụt tự nhiên và loại trừ hao hụt do chủquan gây ra

Nội dung quản trị định mức hao hụt bao gồm:

 Xây dựng định mức hao hụt

Định mức hao hụt hàng hóa là việc xác định lượng tiêu hao vật chất cần thiết, hợp lý và phù hợp với những điều kiện kinh tế, kỹ thuật và xã hội trong bảo quản hàng hóa tại kho

Trường Đại học Thương mại

Căn cứ để xây dựng định mức hao hụt:

- Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có nhữngđặc điểm và tính chất tự nhiên khác nhau, trong những điều kiện và kỹ thuật bảo quảnnhất định, sẽ có hao hụt khác nhau Vì thế, khi xây dựng định mức hao hụt phải phânbiệt theo loại hàng

- Căn cứ vào điều kiện và kỹ thuật bảo quản, vận chuyển hàng hóa

- Căn cứ vào trình độ kỹ thuật của cán bộ và nhân viên kho

 Xét duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện định mức

Sau khi xây dựng định mức, phải tiến hành xét duyệt và ban hành định mức kịpthời, nếu không định mức có thể sau 1 thời gian sẽ trở nên lạc hậu

Tổ chức thực hiện định mức:

- Phải tổ chức nghiên cứu và hướng dẫn việc thực hiện định mức một cách tỉ

mỉ và cẩn thận cho mọi người

- Phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng và trách nhiệm trong việcthực hiện định mức

- Phải tạo điều kiện bảo quản hàng hóa hợp lý, động viên mọi người bảo quảnhàng hóa theo đúng quy trình, quy phạm đã ban hành, phát huy sáng kiến cải tiến kỹthuật để giảm hao hụt hàng hóa đến mức thấp nhất

 Kiểm tra giám sát việc thực hiện định mức, điều chỉnh định mức

Để tăng cường tính khoa học, tính thực tiễn và tính hành chính của định mứcban hành, các cấp xây dựng xét duyệt, ban hành định mức và tổ chức thực hiện địnhmức phải kiểm tra, theo dõi việc thực hiện định mức:

- Kiểm tra việc chấp hành các qui định về điều kiện kỹ thuật bảo quản hànghóa, qui trình, qui phạm công tác kho

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ khen thưởng và trách nhiệm vật chấttrong công tác tổ chức thực hiện định mức

- Trong quá trình kiểm tra, theo dõi, có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lýcủa định mức trong thực tế và cần phải điều chỉnh Định mức quá cao hoặc quá thấpđều ảnh hưởng xấu đến kết quả công tác kho

2.2.3 Nghiệp vụ phát hàng

a) Vị trí và yêu cầu

Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộquá trình nghiệp vụ kho hàng hóa Những mục tiêu cơ bản của nghiệp vụ kho đềuđược thực hiện ở công đoạn nghiệp vụ này

Trường Đại học Thương mại

- Phải đảm bảo giảm những chi phischo toàn bộ quá trình phát hàng

Công đoạn nghiệp vụ phát hàng bao gồm 3 công tác chủ yếu: Xây dựng kếhoạch phát hàng, chuẩn bị phát hàng, tiến hành giao hàng

b) Nội dung nghiệp vụ phát hàng

 Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng

Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng là quá trình dự tính các chỉ tiêu và các giải pháp nghiệp vụ kỹ thuật nhằm thực hiện tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt nhất lực lượng lao động và thiết bị kỹ thuật kho.

Yêu cầu: Phải đảm bảo cung cấp hàng hóa cho khách hàng một cách cân đối,

mặt khác, phải theo đúng hợp đồng, lệnh xuất kho

Căn cứ để lập kế hoạch nghiệp vụ phát hàng là: hợp đồng, đơn đặt hàng muabán và vận chuyển hàng hóa, tình hình bán buôn hàng hóa từ kho

Nội dung của kế hoạch nghiệp vụ bao gồm:

- Các chỉ tiêu nghiệp vụ: số lượng, cơ cấu các lô hàng giao, thời hạn giao hàngcho các đối tượng khách hàng khác nhau; đặc trưng của lô hàng giao

- Các giải pháp nghiệp vụ: thời hạn, nội dung chuẩn bị và tổng hợp các lôhàng, phương án vận chuyển và bố trí lao động, thiết bị xếp dỡ và giao hàng

Tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng

Trường Đại học Thương mại

Tiến hành giao hàng

Bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hóa cho các đối tượngnhận hàng Có 2 hình thức gia hàng: giao hàng từ kho của doanh nghiệp thương mại,

và giao hàng ở cơ sở logistics của khách hàng

Để kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hóa từ kho, cũngnhư biến động dự trữ, phải mở sổ theo dõi hàng xuất, đồng thời khi xuất các lô hàng,phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hóa nhằm

bổ sung kịp thời

2.3 Quy hoạch mặt bằng kho, thiết bị kho và tổ chức lao dộng kho

2.3.1 Quy hoạch mặt bằng kho

Quy hoạch kho hàng hóa là việc phân bổ diện tích kho hàng thành các khu vực, xây dựng các lạo nhà kho, nơi gia công chế biến hàng hóa, nơi làm việc, sinh hoạt của cán bộ công nhân viên với hệ thống đường vào, đường ra và vận động nội quy hợp lý, thuận tiện cho việc thực hiện các nghiệp vụ kho.

Các căn cứ để quy hoạch kho:

- Căn cứ vào mặt bằng diện tích kho, loại phương tiện vận chuyển hàng hóavào và đi

- Căn cứ vào sự vận động của hàng hóa trong kho

- Căn cứ vào: vị trí khu đất, địa chất, địa hình và mối liên hệ xung quanh nhưhướng mặt trời, hướng gió…

 Nguyên tắc trong quy hoạch kho hàng hóa:

Theo nguyên tắc ưu tiên thứ tự: Trước hết là xác định khu vực bảo quản hànghóa, gồm các loại kho bãi để hàng thích hợp sau đó là các khu công trình phục vụnghiệp vụ kho như kiểm nghiệm, gia công chế biến, … tiếp theo là khu làm việc hànhchính của nhân viên kho, nơi tiếp khách hàng và cuối cùng là khu vực sinh hoạt củacán bộ công nhân viên công tác kho (nhà ở, hội trường, sân bãi, vệ sinh, …)

Quy hoạch kho cần phải có sự tham gia ý kiến của nhiều cán bộ có trình độ đểđảm bảo có được một quy hoạch kho vừa khoa học vừa hợp lý, vừa thuận tiện cho việcthiết kế, thi công; vừa thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ kho; vừa tiết kiệmchi phí; vừa phù hợp với thời tiết, khí hậu nước ta

2.3.2 Thiết bị kho

Thiết bị kho là những phương tiện kỹ thuật cần thiết để thực hiện các nghiệp vụ kho, bao gồm: thiết bị bảo quản hàng hóa, thiết bị vận chuyển xếp dỡ, thiết bị cân đo đong đếm và kiểm nghiệm hàng hóa, thiết bị phòng cháy chữa cháy và thiết bị phòng chống bão lụt.

Trường Đại học Thương mại

Để thực hiện nhanh và đảm bảo chất lượng hàng hóa, giảm bớt sự nặng nề củalao động ở kho cần trang bị các thiết bị phù hợp và đủ số lượng và chất lượng khôngngừng được cái tiến, hoàn thiện theo hướng cơ giới hóa và tự đông hóa

Trang bị cho kho hàng hóa những loại thiết bị cần thiết sẽ nâng cao chất lượngcủa các nghiệp vụ kho, hạ thấp hư hỏng, hao hụt hàng hóa, giảm nhẹ lao động củacông nhân vận chuyển, xếp dỡ giao nhận hàng ở kho, nâng cao năng lực phục vụkhách hàng ở kho Trang bị các thiết bị còn nâng cao được hiệu quả của việc sử dụngdiện tích và dung tích nhà kho, bảo quản tốt hàng hóa, dự trữ được nhiều hơn và thờigian dài hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn

2.3.2.1 Các loại thiết bị kho

a) Thiết bị bảo quản hàng hóa

 Yêu cầu của thiết bị bảo quản hàng hóa:

- Đảm bảo giữ gìn toàn vẹn số lượng và chất lượng của hàng hóa và phù hợpđặc điểm tính chất của từng loại hàng hóa

- Đảm bảo sử dụng hợp lý dung tích và diện tích nhà kho

- Thuận tiện cho việc tiến hành các nghiệp vụ kho

- Cấu tạo thiết bị bảo quản đơn giản, nhẹ, rẻ tiền, và khi cần có thể di chuyển

và tháo lắp dễ dàng

 Các loại thiết bị bảo quản :

- Thiết bị bảo quản hàng hóa từng chiếc và hàng có bao gói : giá tổng hợpchuyên dùng, bục, kệ, sàn để hàng

- Thiết bị bảo quản rời : hòm, hộp, thùng, phuy, bể chứa hàng

- Thiết bị bảo quản hàng lỏng: các loại chai, lọ, thùng, phuy…

b) Thiêt bị vận chuyển xếp dỡ

- Theo đặc điểm vận động của thiết bị: thiết bị vận chuyển xếp dỡ liên tục,thiết bị vận chuyển xếp dỡ không liên tục

- Theo nguồn động lực của thiết bị: thiết bị vận chuyển xếp dỡ bằng tay vàthiết bị vận chuyển xếp dỡ bằng động cơ điện hoặc máy nổ (cơ giới hóa)

- Theo phương di chuyển của hàng hóa và thiết bị thực hiện: thiết bị di chuyểnhàng hóa theo chiều ngang và hơi nghiêng, thiết bị di chuyển hàng hóa theo chiềungang lớn và dốc, thiết bị di chuyển hỗn hợp theo phương nằm ngang và thẳng đứng

 Căn cứ để lựa chọn thiết bị vận chuyển - xếp dỡ :

- Loại hàng hóa cần vận chuyển, xếp dỡ và khối lượng hàng hóa luân chuyểntrong một khoảng thời gian nhất định

Trường Đại học Thương mại

- Các loại phương tiện vận tải, xếp dỡ đã có yêu cầu đối với viện nâng caonăng lực vận tải, xếp dỡ phục vụ khach hàng ở kho

- Đặc điểm kĩ thuật của nhà kho, loại nhà kho, số tầng kiến trúc, khoảng cáchvận chuyển và tình hình đường xá trong phạm vi nhà kho, các phương tiện vận tải đưahàng đến và nhận hàng đi

- Phương pháp chất xếp, dự trữ và bảo quản các loại hàng hóa trong kho.c) Thiết bị cân đo và kiểm nghiệm

- Các loại thiết bị cân đo và kiểm nghiệm: các loại cân như cân bàn, cân đĩa,cân treo, cân ô tô, cân điện tử, cân to axe, các loại thước…

- Chăm sóc và bảo quản các loại thiết bị cân đo và kiểm nghiệm: trong khi sửdụng tránh va chạm, xô đẩy Khi không sử dụng phải lau chùi sạch sẽ và cất vào nơibảo quản Khi di chuyển phải đảm bảo cho các thiết bị không bị sai lệch và trước khi

sử dụng phải kiểm tra tính chính xác của các thiết bị này

d) Thiết bị phòng chống cháy

- Thiết bị phòng chống cháy thô sơ: thang, câu liêm, gầu vẩy nước, xô múcnước, … Những loại thiết bị này có thể tự trang tự chế và giao trách nhiệm đến từngngười khi xảy ra cháy

- Thiết bị hiện đại: bình cứu hỏa, xe cứu hỏa, máy bơm nước, bơm cát, hệthống vòi rồng, ống dẫn nước tự động chữa cháy, hệ thống báo cháy, …

2.3.2.2 Quản lý sử dụng có hiệu quả thiết bị kho

Một là : Cùng với trang bị các thiết bị kho, phải đào tạo cho được một đội ngũ

cán bộ công nhân kỹ thuật đủ trình độ sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị

Hai là : Nắm chắc các khả năng,năng lực sử dụng của từng loại thiết bị, không

ngừng nghiên cứu nhu cầu về sử dụng thiết bị của đơn vị mình và đơn vị khác để có kếhoạch sử dụng hợp lý các thiết bị đã được trang bị nhắm nâng cao thu nhập, hạ chi phícủa một đơn vị hàng hoa qua kho

Ba là : Quan tâm đúng mức tới khâu quản lý kĩ thuật bảo đảm cho các thiết bị

được bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời

Bốn là : Quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng thiết bị và trách nhiệm của

người quản lý, giao các công việc và các bộ phận có liên quan đến việc phục vụ vàtheo dõi sử dụng thiết bị nhà kho

2.3.3 Tổ chức lao động kho

2.3.3.1 Khái niệm

Tổ chức lao động kho là việc phân công, bố trí sử dụng công nhân kết hợp với

tư liệu lao động để hoàn thành những công việc nhất định một cách hợp lý, tiết kiệmnhất về số lượng và thời gian lao động

Trường Đại học Thương mại

2.3.3.2 Tác dụng của tổ chức lao động kho:

Bảo đảm sử dụng triệt để số lượng và thời gian lao động theo chế độ, nâng caonăng suất lao động

Đẩy mạnh khối lượng hàng hóa lưu chuyển kho, tăng vòng quay hàng hóa quakho, rút ngắn ngày dự trữ góp phần tăng thu nhập, giảm chi phí

Tạo điều kiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở kỹ thuật hiện có, đảm bảo an toànlao động và hàng hóa kho

Góp phần giải phóng nhanh phương tiện vận chuyển giao và nhận hàng ở kho.Tạo uy tín với khách hàng, phục vụ khách hàng nhanh chóng, thuận tiện và vănminh

- Góp phần giảm chi phí về lao động cho một đơn vị hàng hóa qua kho

2.3.3.3 Các loại lao động ở kho hàng hóa

- Thủ kho, phụ kho, trưởng các bộ phận, ngăn, gian: là những người chịu tráchnhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, lao động trong phạm vi được phâncông và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho (tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp bảo quản hànghóa, ghi chép thẻ kho, …)

- Cán bộ kiểm nghiệm (kỹ thuật): là lao động có chuyên môn cao cùng với thủkho xác định số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập, xuất, kiểm kê, kiểm tra ở kho

- Công nhân vận chuyển bố dỡ: chuyên làm công việc vận chuyển, xếp dỡ, đảohàng, xê dịch khi thay đổi chỗ dự trữ hoặc dồn hàng khi có nhập hoặc xuất

- Công nhân bảo quản, phân loại, chọn lọc, đóng gói, chuẩn bị hàng hóa: lànhững lao động trực tiếp tiếp xúc với hàng hóa vì vậy cần phải có hiểu biết về tínhchất vật lý, hóa học của hàng hóa và yêu cầu của nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản, phânloại, chọn lọc, đóng gói

- Cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý hành chính

- Công nhân viên làm công tác bảo vệ kho

2.3.3.4 Nguyên tắc và nội dung của tổ chức lao động kho

 Nguyên tắc tổ chức lao động ở kho:

- Lựa chọn và phân công lao động một cách đúng đắn và hợp lý nhất cho từngloại công việc phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, mặt hàng Với trình độ chínhtrị và chuyên môn được đào tạo cũng như khả năng thực hành

- Kết hợp chuyên môn hóa và hợp tác hóa trong lao động, áp dụng các quytrình lao động và định mức lao động tiên tiến nhằm không ngừng nâng cao năng suấtlao động

- Kết hợp giáo dục chính trị, tư tưởng với các hình thức và phương pháp kíchthích kinh tế, khuyến khích lợi ích vật chất, khuyến khích lao động sáng tạo

- Thưc hiện đúng đắn nguyên tắc phân phối theo lao động

Trường Đại học Thương mại

 Nội dung của tổ chức lao động ở kho

- Lựa chọn và phân công lao động đúng đắn: căn cứ vào đặc điểm, khối lượng,yêu cầu công việc phải hoàn thành, đặc điểm và trình độ nghề nghiệp của những laođộng sẽ làm ở kho Phân công lao động theo hướng chuyên môn hóa

- Xác định đúng số lượng và kết cấu lao động trong từng công việc cụ thể Xácđịnh đúng số lượng lao động và kết cấu lao động sẽ đảm bảo việc làm thường xuyên,hợp lý trong từng khâu nghiệp vụ, bảm đảm sự hài hòa trong từng bộ phận lao động

- Tổ chức khoa học nơi làm việc và tổ chức tốt phục vụ nơi làm việc Thựchiện tốt việc này tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành có hiệu quả các nhiệm

vụ được giao, giảm các chi phí không cần thiết, đảm bảo an toàn lao động và sức khỏecho người lao động làm việc lâu dài Việc tổ chức nơi làm việc và phục vụ nơi làmviệc dựa vào: đặc điểm, yêu cầu từng loại công việc, mặt bằng kho, phương pháp vàđiều kiện lao động, điều kiện môi trường

2.4 Tổng quan một số tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình trước

Những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được vai trò vàtầm quan trọng của các hoạt động Logistics nói chung và quản trị nghiệp vụ kho nóiriêng Các doanh nghiệp có xu hướng đầu tư nhiều hơn cho các nghiệp vụ này để nângcao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh Chính vì vậy mà những năm trở về đâycác công trình nghiên cứu về đề tài quản trị kho cũng được rất nhiều người quan tâm.Một số công trình nghiên cứu điển hình như:

- “ Hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý kho hàng ở Công ty Hapharco” - Luận văn Lớp Thương mại - Đại học Kinh tế Quốc Dân.

- “ Tăng cường hiệu lực quản trị kho tại trung tâm tiếp vận Bạch Đằng” - Luận văn Khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Thương mại.

- “ Tăng cương hiệu lực quản trị kho và vận chuyển tại Công ty CP Xuất Nhập khẩu Hà Nội” - Luận văn Khoa Kinh doanh thương mại - Trường Đại học Thương mại.

Tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương, một số công trình nghiên cứu trước

đó được thực hiện như:

- “ Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương sau khi Việt Nam gia nhập WTO” - Luận văn Lớp Kinh tế - Trường CĐ Xây dựng công trình đô thị.

- “ Thực trạng phân phối quỹ tiền lương tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương

- Luận văn tốt nghiệp - Viện Đại Học Mở Hà Nội”

Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về nghiệp vụ kho hàng được thựchiện tại Công ty Do vậy, việc thực hiện một đề tài nghiên cứu về công tác quản trịkho hàng tại Công ty có một ý nghĩa rất to lớn

Trường Đại học Thương mại

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO Ở CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ

THÁI DƯƠNG

3.1 Hệ thống các phương pháp nghiên cứu

3.1.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

- Nội dung: Nội dung bảng câu hỏi (mục lục 1)

- Cách thức tiến hành: Lập bảng câu hỏi điều tra các cấp quản lý, nhân viênkho trong công ty

- Mục đích áp dụng: Điều tra, thu thập dữ liệu sơ cấp về thực trạng công tácquản trị kho tại công ty và ý kiến của công nhân viên về các biện pháp nâng cao hiệuquả quản trị kho

3.1.1.2 Phương pháp phỏng vấn

- Nội dung: phỏng vấn chuyên sâu các cấp quản lý của công về các công tác tổchức nghiệp vụ kho và định hướng các giải pháp đề xuất

- Cách thức tiến hành: Phỏng vấn trực tiếp từng người tại văn phòng công ty

- Mục đích áp dụng: thu thập thông tin chuyên sâu về thực trạng công tác quảntrị kho của công ty và tìm hiểu nguyên nhận của những hạn chế để từ đó tìm hướng đềxuất các giải pháp

3.1.1.3 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

Thu thập các dữ liệu thông tin thứ cấp đã có sẵn tại công ty phục vụ cho quátrình nghiên cứu thực trạng công tác quản trị kho của công ty như: các báo cáo kết quảkinh doanh, tài liệu thống kê, các công trình nghiên cứu, các quy trình nghiệp vụ, …

3.1.2 Các phương pháp phân tích dữ liệu

Trường Đại học Thương mại

3.2 Tổng quan tình hình và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị kho tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương

3.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Kỹ nghệ Thái Dương

3.2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương được thành lập năm 2003, chuyên sảnxuất in ấn các loại Bao bì PP, PE cao cấp, kinh doanh các thiết bị ngành in và nguyênliệu sản xuất Bao bì

Công ty Kỹ Nghệ Thái Dương là một doanh nghiệp tư nhân, được thành lập

theo giấy phép kinh doanh số 0102008733 do Sở Kế hoạch và Đầu tư - UBND Thành

phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 20 tháng 05 năm 2003, cấp thay đổi lần thứ nhất ngày 17tháng 11 năm 2004, cấp thay đổi lần 2 ngày 14 tháng 06 năm 2005

Danh mục các ngành nghề sản xuất và mặt hàng kinh doanh của Công ty:

- Buôn bán các loại vật tư, trang thiết bị phục vụ ngành in

- Sản xuất, mua bán bao bì

- Sản xuất, mua bán mực in bao bì

- Sản xuất, mua bán hạt nhựa và các sản phẩm từ nhựa

- Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất bao bì

Tuy nhiên, sản phẩm luôn đóng góp lớn nhất, tạo nên tên tuổi của Thái Dươngchính là bao bì, đây là mặt hàng đem về doanh thu lớn nhất cho công ty

Các sản phẩm bao bì chính của công ty gồm có: bao bì PP, bao bì HDPE, bao bìBOPP và một số sản phẩm bao bì khác

Thị trường trọng điểm của doanh nghiệp là miền Bắc và miền Trung Việt Nam.Hiện nay công ty đang mở rộng xuất khẩu ra thị trường quốc tế (gia công hàng xuấtkhẩu)

Là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm bao bìphục vụ cho các ngành nghề chế biến khác như: phân bón, thức ăn gia súc… Do đó,khách hàng chính của Công ty là các doanh nghiệp chế biến thức ăn chăn nuôi, doanhnghiệp sản xuất phân bón, hàng thực phẩm, bao bì xuất khẩu và các loại bao bì khác

Theo thống kê của Công ty thì từ khi thành lập đến nay, công ty có khoảng hơn

70 công ty là bạn hàng trong đó có khoảng 40 công ty là bạn hàng thường xuyên vàliên tục Các khách hàng chính như Công ty thức ăn chăn nuôi Pháp Việt, Công tyTNHH Thái Dương, Công ty Minh Tâm… Đây là những khách hàng lớn, hàng tháng

có đơn đặt hàng hơn 100 triệu đồng

Trường Đại học Thương mại

3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Bộ máy tổ chức của công ty được chia thành hệ thống các phòng ban, bộ phậnvới những chức năng riêng biệt, nhưng vẫn có những mối quan hệ mật thiết với nhau.Điều này đảm bảo cho sự chuyên môn hóa, đảm bảo cho quá trình quản lý và hoạtđộng kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

Phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng HCNS Phòng Q.cáo Phó Giám đốc

Phòng R&D

Tổ May

Trường Đại học Thương mại

3.2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh những năm gần đây

Từ một doanh nghiệp nhỏ với số vốn hạn chế, qua 6 năm hoạt động đã trở thànhmột doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất bao bì: Sản lượng bao bì PP lên đến từ16-18 triệu SP/năm, bao bì HDPE từ 120-150 tấn/năm, bao bì BOPP có sản lượngtrung bình 2,4 triệu bao/ năm

Thống kê kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm của công ty, ta có thể thấynhững bước phát triển đáng kể, đặc biệt là qua những năm gần đây

Hình 3.2: Biểu đồ sản lượng (triệu sản phẩm)

Doanh thu thuần của Công ty biến động lúc tăng, lúc giảm qua 3 năm Năm

2006 doanh thu thuần của Công ty đạt 23.350 triệu đồng, năm 2007 tăng lên 37.269,89triệu đồng, tức là tăng 13.919,89 triệu đồng, tương ứng tăng 59,6% Đến năm 2008,doanh thu thuần của Công ty tăng lên 52.813,01 triệu đồng, tức là tăng về tuyệt đối là15.543,12 triệu đồng, tương ứng tăng 41,7%

Cùng với việc mở rộng sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu về chi phí quản lý doanhnghiệp cũng thay đổi rõ rệt qua các năm Năm 2006 chi phí này của Công ty là 550,24triệu đồng đến năm 2007 tăng lên 1.238,15 triệu đồng, tức là tăng 125,0% Đến năm

2008, chi phí quản lý doanh nghiệp tiếp tục tăng nhẹ từ 1.238,15 triệu đồng lên1.250,14 triệu đồng, tức là tăng 11,99 triệu đồng, tương ứng tăng 9,0%

Lợi nhuận sau thuế: Qua 3 năm lợi nhuận sau thuế cũng có nhiều biến động Sosánh năm 2006 và năm 2007, lợi nhuận của công ty tăng từ 2.970,62 triệu đồng lên4.921,11 triệu đồng, tức là tăng 1.950,49 triệu đồng, tương ứng tăng 65,7% Và đếnnăm 2008, lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 6.665,90 triệu đồng, tức là tăng 1.745,79triệu đồng, tương ứng tăng 35,5% Tỷ lệ lợi nhuận sau thuế của công ty năm2008/2007 so với năm 2007/2006 có xu hướng giảm là vì trong thời gian này công tyđang tập trung cho dự án mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng cơ sở sản xuất mới ở

14

18 25

Trường Đại học Thương mại

Hưng Yên nên việc tập trung cho sản xuất kinh doanh có phần bị ảnh hưởng Vì vậy,Công ty cần cố gắng hơn nữa trong việc điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếtkiệm chi phí, tăng doanh thu bán hàng để đảm bảo chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế củaCông ty ngày càng được nâng cao

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm 2006, 2007, 2008

Doanh thu thuần 23.350 37.269,89 52.813,01 13.919,89 59,6 15.543,12 41,7Giá vốn hàng bán 18.253 28.382,73 41.461,55 10.129,73 55,5 13.078,82 46,1Lợi nhuận gộp

BH và CCDV 5.097 8.887,16 11.351,46 3.790,16 74,4 2.464,3 27,7

Chi phí bán hàng 412,36 1.003,54 1.154,60 591,18 143,1 151,06 15,0Chi phí quản lý

doanh nghiệp 550,24 1.238,15 1.250,14 687,91 125,0 11,99 9,0Lợi nhuận thuần

doanh nghiệp 990,21 1.640,37 2.221,96 650,16 65,7 581,59 35,4Lợi nhuận sau

thuế 2.970,62 4.921,11 6.665,90 1.950,49 65,7 1.745,79 35,5

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2008, Phòng Tài chính kế toán)

Trường Đại học Thương mại 3.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức và quản lý kho hàng tại Công ty

3.2.2.1 Các nhân tố bên ngoài

- Điều kiện tự nhiên: Vị trí của công ty nằm gần đường quốc lộ nên công ty và

nhà kho đều thâp hơn mặt đường chính Với điều kiện nhiệt đới gió mùa, nhiều mưa,ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Khi thời tiết có mưa, nước mưa

sẽ chảy xuống kho làm ngập lụt nhà kho khoảng từ 0.5 - 2m Điều này làm ảnh hưởngđến công tác nghiệp vụ kho của công ty và làm tăng chi phí quản lý nghiệp vụ kho

3.2.2.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

- Do đặc tính của kho: Kho của công ty là kho kín nên thường nhiệt độ trong

kho cao hơn nhiệt độ ngoài trời Điều này có ảnh hưởng nhất định đến công tác quản

lý kho hàng Do vậy, công ty nên có những phương thức bảo quản hàng hóa cho phùhợp để không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

- Yếu tố nhân lực: Đội ngũ nhân viên kho là những người trực tiếp đảm trách

những công việc tại kho nên họ cần có trình độ chuyên môn nhất định đáp ứng tốt yêucầu và khối lượng công việc

- Khả năng tài chính: Khả năng tài chính hạn hẹp cũng là một yếu tố có ảnh

hưởng rất lớn đến việc đảm bảo hiệu quả quản lý kho của công ty Khi tài chính hạnhẹp thì chi phí cho việc quản lý kho của công ty ít, việc đầu tư trang thiết bị nhà kho

do vậy mà cũng bị hạn chế dẫn đến việc thực hiện các nghiệp vụ kho gặp khó khăn

- Đặc điểm mặt hàng kinh doanh: Các sản phẩm bao bì tuy ít bị ảnh hưởng bởi

các điều kiện thời tiết nên việc bảo quản tương đối đơn giản, do vậy công ty ít quantâm đến các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

- Công nghệ: Trong công ty chưa sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, việcquản lý kho vẫn còn rất thủ công, làm chi phí quản lý kho cao và chưa hiệu quả

3.2.3 Thực trạng công tác quản trị kho tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương

3.2.3.1 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu lực quản trị nghiệp vụ kho tại Công ty

Một số chỉ tiêu được dùng để đánh giá hiệu lực quản trị nghiệp vụ kho tai công

ty bao gồm: hệ số sử dụng diện tích kho, hệ số sử dụng dung tích kho, giá thành mộtđơn vị hàng hóa qua kho, tỷ lệ hao hụt hàng hóa và năng suất lao động ở kho hànghóa

Các chỉ tiêu trên được tổng hợp qua bảng sau:

Trường Đại học Thương mại Bảng 3.2: Hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả nghiệp vụ kho tại Công ty

0 ≤ H ≤ 1

Hệ số nàycàng gần tới

1 thì việc sửdụng diệntích khocàng hiệuquả

H = = 0,7

Khá tốt.Công ty đãtận dụngđược tươngđối triệt đểdiện tíchkho chứahàng

0 ≤ H ≤ 1

Hệ số nàycàng gần tới

1 thì việc sửdụng dungtích khocàng hiệuquả

H = = 0,48

Hệ số nàytương đốithấp Công

ty nên điềuchỉnh lạiviệc phân

bổ và chấtxếp hànghóa

× Tồn khotrung bình mộtngày đêm)

Với số ngày trong năm là

365 ngày

= 375.000.000 :(365 × 100)

= 10.273,97đồng/1sp

= 450.000.000 :12.000.000

= 37,5 đồng/1sp Khá hợp lý