Công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương Địa chỉ : Mai Lâm - Đông Anh - Hà Nội. Điện thoại :
Mã số thuế :
Phiếu nhập kho
Ngày … tháng … năm….
Liên giao nội bộ
Nhập tại kho : Trung tâm Số phiếu nhập :
Loại nghiệp vụ: MD - mua đứt Phương thức KD: MUA
Ghi chú: Mã số thuế:
Ngày hóa đơn: Số hóa đơn: STT Mã hàng
hóa
Tên hàng
hóa ĐVT Số lượng Giá bán
Tỷ lệ CK (%) Thành tiền 1 2 3 … Trị giá hàng hóa bán: Tổng số tiền bằng chữ: ……… Hà Nội, ngày… tháng …năm…. Người lập hóa đơn Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )
Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng nhập vào sổ nhập hàng:
Trường Đại học Thương mại Bảng 3.5: Sổ nhập hàng
STT Ngày nhập Tên hàng Số lượng Quy cách đóng
gói Số lô Hạn dùng 1 2 3 4 …
Nhìn chung công tác làm chứng từ nhập hàng tại kho của công ty tương đối đầy đủ các chứng từ cần thiết. Hàng hóa nhập kho đều được ghi chép cẩn thận vào sổ nhập hàng và thẻ kho. Tuy nhiên, sổ sách chứng từ nhập hàng tại kho của công ty chủ yếu là viết tay và quản lý trên file máy tính nhưng chưa áp dụng phần mềm quản lý kho hàng, chưa sử dụng thẻ kho điện tử trong việc ghi chép và quản lý tình hình nhập xuất hàng hóa. Công ty nên tổ chức việc ứng dụng phần mềm trong quản lý kho hàng và quản lý thẻ kho trên máy vi tính để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Bảng 3.6: Thẻ kho
Bộ thương mại Số thẻ:
Tên công ty: THẺ KHO Ngày lập:
Kho: Thủ kho:
Hàng hóa: Quy cách:
Định mức dự trữ: Đơn vị tính:
Ngày Số chứng từ Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
b) Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho của công ty Phân bổ và chất xếp hàng hóa:
Hàng hóa khi nhập về kho của công ty thường được chất xếp thành chồng. Đối với nguyên liệu dùng cho sản xuất bao bì (sợi nhựa, hạt nhựa) thường xếp theo
Trường Đại học Thương mại
phương thức đổ đống. Các sản phẩm từ bộ phận sản xuất nhập kho được xếp ở một vị trí riêng. Tuy nhiên hàng hóa trong kho của công ty vẫn còn khá lộn xộn, các lô hàng hóa khác nhau đôi khi lại xếp chồng chéo lên nhau, hàng hóa do công ty sản xuất và hàng nhập đôi khi chưa phân chia khu vực rõ ràng gây khó khăn cho việc bảo quản, lấy hàng... Điều này cho thấy công tác phân bổ chất xếp hàng hóa tại kho của công ty chưa được tốt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mặt khác, khi tiến hành điều tra các nhân viên trong kho thì hầu hết các ý kiến đều cho rằng công tác phân bổ và chất xếp hàng hóa tại kho của công ty là chưa hợp lý (53,3% tương ứng tỷ lệ 8/15 phiếu). Các ý kiến đánh giá cũng cho thấy nguyên nhân chủ yếu gây khó khăn trong việc phân bổ và chất xếp hàng hóa tại kho của công ty là do tính chất, đặc điểm của kho và hàng hóa. Công ty nên có những giải pháp khắc phục và điều chỉnh hợp lý.
Chăm sóc, giữ hìn, bảo quản hàng hóa tại kho: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm:
Nhiệt độ và độ ẩm là hai yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa. Nếu nhiệt độ quá cao sẽ làm cho các sản phẩm bao bì công nghiệp dễ nóng, chảy, mục, giòn…
Hàng hóa tại kho của công ty được bảo quản ở nhiệt độ và độ ẩm bình thường. Tuy nhiên, trần nhà kho là pro xi măng nên mùa hè nhiệt độ trong nhà kho cao hơn nhiệt độ ngoài trời từ 2-5. Điều này gây ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hóa và khó khăn cho nhân viên khi thực hiện các công tác kho.
Để giữ nhiệt độ và độ ẩm kho ôn định công ty đã sử dụng các biện pháp:
- Thông gió: Nhà kho với hệ thống cửa kho rộng, nhiều cửa sổ và các cửa thông với nhau nên rất thuận tiện cho việc thông gió tự nhiên, giảm nhiệt độ kho.
- Sấy, hút ẩm: nhà kho của công ty thấp hơn so với mặt đường chính nên khi trời mưa nước mưa thường hay đọng lại, khó thoát làm ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hóa, độ ẩm cao. Công ty đã sử dụng các biện pháp sấy, hút ẩm để giảm độ ẩm kho mỗi khi trời mưa, nồm.
Vì các sản phẩm bao bì công nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ và độ ẩm nên việc quản lý nhiệt độ kho tương đối đơn giản, không tốn quá nhiều chi phí. Tuy nhiên nhà kho về mùa hè rất nóng, công ty chưa có biện pháp khắc phục triệt để tình trạng này.
Vệ sinh sát trùng ở kho
Công tác vệ sinh sát trùng tại kho của công được thực hiện tương đối tốt. Do kho hàng của công ty gần xưởng sản xuất nên rất bụi, nóng và nhiều phế phẩm. Các
Trường Đại học Thương mại
nhân viên kho hàng ngày luôn phải làm công tác vệ sinh kho hàng sạch sẽ, đảm bảo nhà kho luôn khô thoáng và các sinh vật có hại không có điều kiện làm tổ.
Phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật
- Phòng cháy, chữa cháy: vì gần xưởng sản xuất và là các sản phẩm rất dễ cháy nên công tác phòng cháy, chữa cháy ở kho được quan tâm đặc biệt. Công ty luôn đề cao cảnh giác, phổ biến cho công nhân viên thực hiện đúng các quy định trong sản xuất và sinh hoạt như: không hút thuốc, mang xách những vật có lửa thận trọng, hệ thống dây điện, thiết bị điện, máy móc,… nhằm ngăn chặn các vụ cháy xảy ra. Qua kết quả điều tra, 100% các ý kiến đều cho biết tại kho của Công ty chưa từng xảy ra vụ cháy nào. Điều này cho thấy công tác phòng cháy chữa cháy tại kho của Công ty được thực hiện khá tốt. Trong nhà kho cũng có trang bị các bình xịt CO để phòng cháy, chữa cháy. Tuy nhiên các thiết bị phục vụ cho công tác này tại công ty còn sơ sài và thủ công.
- Phòng gian bảo mật: Nhà kho của công ty có 2 bảo vệ chuyên làm nhiệm vụ kiểm tra, canh gác, bảo vệ kho và hàng hóa. Công ty luôn nêu cao tinh thần nhân viên kho trong việc ý thức bảo vệ tài sản. Trong nhà kho cũng được trang bị các điều kiện và thiết bị bảo vệ như: khóa cửa chắc chắn, điện bật sáng vào ban đêm, nhà kho kín,… Tuy nhiên, vị trí công ty gần đường chính, công ty lại không có cổng nên công tác phòng gian bảo mật cần được quan tâm chú ý hơn nữa.
Giám sát và kiểm tra hàng hóa
Tại kho của Công ty có chế độ kiểm tra, giám sát hàng hóa trong kho rất thường xuyên theo định kỳ hàng tháng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa trong kho về cả chất lượng và số lượng, đồng thời có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời khi có những bất thường xảy ra.
Quản trị định mức hao hụt hàng hóa
Hàng hóa tại kho của công ty rất ít xảy ra hao hụt nên việc quản trị định mức hao hụt chưa được xác định một con số cụ thể. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả công tác chăm sóc giữ gìn và bảo quản hàng hóa trong kho. Để công tác quản trị kho đạt hiệu quả cao hơn nữa thì công ty nên xây dựng và ban hành một định mức hao hụt hàng hóa. Dựa vào định mức này mà việc tổ chức thực hiện định mức hao hụt trong nhân viên kho diễn ra theo đúng quy trình, quy phạm đã ban hành, giảm hao hụt đến mức thấp.
c) Nghiệp vụ phát hàng
Trường Đại học Thương mại Hình 3.4: Quá trình nghiệp vụ phát hàng
Quá trình nghiệp vụ phát hàng tại kho của công ty được thực hiện tương đối tốt, đầy đủ các công đoạn theo quy trình, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho. Việc thực hiện tốt quá trình phát hàng đã góp phần giúp công ty thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hóa, cung cấp dịch vụ khách hàng tối ưu cho khách hàng với chi phí thấp, nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty trên thị trương bao bì.
Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng:
Khi có hợp đồng mua hàng bộ phận kho sẽ phải xây dựng một kế hoạch giao hàng cho khách nhằm đảm bảo quá trình giao hàng được thực hiện đúng theo quy trình, đảm bảo độ chính xác về thời gian và lô hàng giao.
Việc công ty thực hiện một bản kế hoạch tốt đã giúp cho quá trình giao hàng thực hiện tốt được mục tiêu của mình cũng như thực hiện được mục tiêu của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng. Quá trình phát hàng tốt đã giúp công ty có nhiều bạn hàng lâu năm và tạo được uy tín với khách hàng của mình. Công ty nên phát huy hơn nữa ưu điểm này.
Chuẩn bị xuất hàng:
Cũng như công tác nhập hàng, để đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu xuất hàng thì tại công đoạn này công ty cũng có những chuẩn bị rất kỹ lưỡng.
Đơn đặt hàng Xây dựng kế hoạch phát hàng Chuẩn bị lô hàng Giao hàng Vận chuyển Khách hàng
Trường Đại học Thương mại
Chuẩn bị hàng hóa: khi có yêu cầu đặt hàng của khách hàng, thủ kho sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp, đóng gói hàng hóa hàng hóa tùy theo các yêu cầu cụ thể trong đơn đặt hàng đảm bảo việc xuất hàng được nhanh gọn, chính xác, an toàn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chuẩn bị các phương tiện và các dụng cụ cần thiết như các loại cân, xe nâng đỡ hàng, xe vận chuyển…
Chuẩn bị lực lượng nhân viên: nhân viên bốc xếp, nhân viên vận chuyển,… cho phù hợp với khối lượng công việc.
Qua đây có thể thấy, công tác chuẩn bị phát hàng tại kho của công ty được thực hiện khá tốt. Các điều kiện cần thiết cho quá trình xuất hàng đều được chuẩn bị trước, tạo thuận lợi cho việc giao hàng cho khách.
Giao hàng:
Sau khi công tác chuẩn bị được thực hiện, theo đúng thời gian giao hàng đã ghi trong hợp đồng nhân viên vận chuyển sẽ giao hàng cho khách. Hàng hóa sẽ từ kho của công ty được vẩn chuyển đến các cơ sở logistics của khách hàng.
Khi giao hàng cho khách, nhân viên phụ trách sẽ phải kiểm tra các chứng từ, hóa đơn thanh toán và lệnh xuất kho; kiểm tra người nhận hàng; kiểm tra hàng hóa; làm chứng từ giao hàng…
Công đoạn giao hàng cho khách tại kho của công ty về cơ bản được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của khách hàng, công ty nên đầu tư thêm phương tiện vận chuyển để quá trình giao hàng cho khách được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn.
Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình giao hàng, và lượng hàng tồn kho thủ kho đã ghi chép cẩn thận những thông tin có liên quan đến lô hàng xuất vào thẻ kho để kiểm tra sự biến động của dự trữ hàng hóa, từ đó có quyết định bổ sung kịp thời.
Tuy nhiên thẻ kho sử dụng tại kho của Công ty là thẻ cứng - trên giấy. Công ty nên quản lý thẻ kho trên máy tính để dễ dàng cho việc bảo quản và quản lý, giảm chi phí kho.
Mẫu phiếu xuất kho:
Bảng 3.7: Phiếu xuất kho
Trường Đại học Thương mại
Mai Lâm - Đông Anh - Hà Nội Ban hành theo QĐ số 19/2006QĐ - BTC Ngày 30/03/2006 của Bộ Tài Chính