CHƯƠNG IV: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU LỰC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ THÁI DƯƠNG
4.3.1.Các giải pháp về tổ chức và quản lý hàng hóa
4.3.1.1. Hoàn thiện sơ đồ công nghệ kho
Sơ đồ công nghệ nghiệp vụ kho tại công ty cơ bản đã được thực hiện theo các quy trình và tương đối tốt. Tuy nhiên, để đáp ứng việc thực hiện các mục tiêu của công ty trong những năm tới thì cần phải hoàn thiện hơn nữa sơ đồ công nghệ này. Các nghiệp vụ kho được thực hiện đầy đu theo đúng quy trình và khoa học sẽ giúp hoạt động kho của công ty hiệu quả hơn, đáp ứng nhanh nhu cầu của thị trường, kiểm soát tốt hàng hóa trong kho, tiết kiệm chi phí…
Trường Đại học Thương mại
- Đối với một số hàng hóa chỉ cần kiểm tra chất lượng cảm quan bên ngoài thì công cần qua kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng như các sản phẩm boa bì, hạt nhựa
Kiểm tra các điều kiện giao hàng Kiểm tra bao bì, số lượng
hàng theo đơn vị bao bì Kiểm tra số lượng theo đơn vị hàng hóa, cơ cấu chủng loại, kiểm tra chất
lượng cảm quan Làm chứng từ nhập hàng Chất xếp hàng hóa vào vị trí bảo quản Kế hoạch nhập hàng và chuẩn bị nhập hàng Lập biên bản Xử lý Quyết định tiếp nhận Từ chối tiếp nhận
Kiểm tra lần cuối số lượng hàng hóa Chăm sóc, giữ gìn hàng hòa Xác định vị trí phân bố hàng hóa Quản lý nhiệt độ, độ ẩm Vệ sinh, sát trùng ở kho Phòng chống cháy, bão lũ Giám sát chất lượng hàng Xây dựng kế hoạch phát hàng Chuẩn bị phát hàng Giao hàng 1 . 2 3
1- Giao nhận theo số lượng, chất lượng cụ thể
2 - Hàng phải qua kiểm tra để đánh giá chất lượng
3 - Hàng chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu cảm quan bên ngoài. 4 - Hàng không có bao bì
4
Kiểm tra, đánh giá chất lượng
Trường Đại học Thương mại
PP, hạt nhựa tái chế,… để giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho công tác chuẩn bị nhập hàng do các sản phẩm này chất lượng không quá phức tạp và thường chỉ kiểm tra chất lượng bằng phương pháp cảm quan giám định (nghiệp vụ số 3).
- Để nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa thì sau khi tiến hành tiếp nhận sơ bộ, nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì cần phải kiểm tra số lượng hàng hóa lần cuối trước khi làm chứng từ nhập hàng. Còn nếu hàng hóa không đạt chất lượng thì phải lập biên bản xử lý. Tại kho của công ty do quá trình kiểm tra số lượng hàng hóa bằng hình thức cân đo đong đếm nên thường chỉ tiếp nhận luôn. Việc này làm kéo dài thời gian tiếp nhận hàng hóa, không giải phóng nhanh được các phương tiện vận chuyển. Đối với những lô hàng lớn, công ty nên thực hiện tiếp nhận hàng hóa qua 2 giai đoạn: tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận chi tiết để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu nghiệp vụ kho.
4.3.1.2. Hoàn thiện một số nội dung của quản trị nghiệp vụ kho
a) Cải tiến nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa
Công tác tiếp nhận hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho tại công ty. Nếu tiếp nhận hàng hóa được thực hiện tốt sẽ góp phần giảm hao hụt, mất mát hàng hóa, nguyên vật liệu, giảm chi phí, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhìn chung công tác tiếp nhận hàng hóa vào kho của công ty thực hiện vẫn còn nhiều hạn chế. Do vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả nghiệp vụ kho thì cần cải tiến nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa vào kho theo hướng khoa học hơn và thực hiện đúng quy trình tiêp nhận hàng hóa.
- Cải tiến công tác chuẩn bị tiếp nhận hàng:
Thực tế công tác chuẩn bị nhận hàng tại kho của công ty được thực hiện khá đơn giản do mặt hàng kinh doanh khá dễ bảo quản. Đôi khi hàng hóa từ xưởng sản xuất xuống nhập kho không được chất xếp ngay vì chưa sắp xếp được vị trí. Tuy nhiên, để công tác nhập hàng diễn ra nhanh chóng, góp phần giải phóng nhanh phương tiện vận chuyển thì công ty nên chú ý hơn nữa công tác chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho quá trình nhập hàng như chuẩn bị kho chứa hàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, phương tiện cân đo kiểm nghiệm hàng hóa, chuẩn bị chứng từ,…
Nhìn chung phương tiện bốc dỡ, chất xếp hàng hóa, trang thiết bị đồ dùng trong kho tai công ty còn thiếu và thủ công nên ảnh hưởng đến hiệu quả công tác nhập hàng. Công ty nên có kế hoạch đầu tư trang thiết bị kho.
Trường Đại học Thương mại
Hàng hóa, nguyên vật liệu khi nhập kho tai công ty chủ yếu sử dụng phương pháp cân đo, đong đếm. Do vậy để hạn chế tình trạng sai sót, thiếu hụt hàng hóa ở khâu nhập hàng công ty nên có những biện pháp kỹ thuật hỗ trợ như sử dụng các loại cân tốt, sử dụng máy tính hiện đại, cân điện tử …
- Cải tiến công tác tiếp nhận về mặt chất lượng:
Do đặc điểm lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên việc kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập hàng được tiến hành sơ sài và việc tiếp nhận hàng hóa tại kho của công ty sử dụng phương pháp cảm quan là chủ yếu nên chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho chịu ảnh hưởng rất lớn bởi trình độ và trách nhiệm của nhân viên thực hiện công tác kho.
Để công tác kiểm tra chất lượng hóa hàng trước khi nhập kho đạt hiệu quả cao, không ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh thì đội ngũ nhân viên kho phải được đào tạo về trình độ chuyên môn và sự hiểu biết về ngành công nghiệp bao bì nhựa. Đồng thời phải có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Mặt khác, đối với những nguồn hàng mới, việc kiểm tra nguồn gốc, chất lượng hàng hóa cần được thực hiện nghiêm ngặt và kỹ lưỡng hơn.
Đối với một số hang hóa phải qua kiểm nghiệm chất lượng như mực in, hóa chất,… công ty nên có các thiết bị hiện đại để kiểm định chất lượng hàng hóa. Việc kiểm nghiệm chất lượng mực in, hóa chất trước khi nhập kho sẽ đảm bảo chất lượng mực in trên bao bì, từ đó góp phần nâng cao chất lượng và khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
- Hoàn thiện công tác làm chứng từ nhập hàng:
Để thuận lợi cho việc tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kho theo đúng quy định và kiểm tra giám sát hàng hóa, công ty nên làm đầy đủ các loại chứng từ khi cho hàng hóa vào nhập kho. Các chứng từ phải được theo dõi và thực hiện ghi chép đầy đủ để dễ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa tại kho. Điều này yêu cầu nhân viên kế toán kho phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các chứng từ kho bao gồm: phiếu nhập kho, hóa đơn nhập hàng và thẻ kho. Hiện tại công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết cho quá trình nhập hàng. Tuy nhiên, công ty chỉ mới sử dụng thẻ kho cứng - ghi trên giấy. Để thực hiện tốt hơn nữa công tác quản lý sổ sách tại kho công ty nên quản lý thẻ kho trên máy tính dưới dạng file word, excel hoặc phần mềm quản lý kho hàng để tiện cho việc ghi chép và quản lý số liệu. Việc sử dụng thẻ kho điện tử cũng góp phần giảm chi phí kho và chi phí quản lý, nâng cao hiệu suất sử dụng.
Trường Đại học Thương mại
- Hoàn thiện công tác phân bổ và chất xếp hàng hóa:
Công ty nên chú trọng hơn nữa việc phân bổ và chất xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý và khoa học. Việc chất xếp hàng hóa phải đảm bảo dễ dàng cho việc tìm kiếm, lấy hàng, đi lại và bảo quản hàng hóa tại kho. Mặt khác, việc chất xếp hàng hóa cũng cần phải đảm bảo độ an toàn cho con người và hàng hóa.
Hàng hóa trong kho của công ty sử dụng phương pháp đổ đống là chủ yếu. Điều này làm tốn diện tích kho và không tận dụng triệt để được dung tích để hàng. Công ty có thể sử dụng phương pháp chất hàng thành những chồng hàng, theo những dãy hàng khác nhau vừa đảm bảo việc thuận tiện cho quá trình nghiệp vụ kho vừa đảm bảo mỹ quan kho hàng.
Để tránh các trường hợp hàng hóa bị ướt, hao hụt khi trời mưa, nhà kho bị ngập nước thì công ty có thể sử dụng những bục, kệ để chất xếp hàng hóa.
- Nâng cao công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho:
Mặc dù là mặt hàng bao bì công nghiệp nên việc chăm sóc và bản quản hàng hóa tương đối dễ dàng. Tuy nhiên để tránh tình trạng hàng hóa bị suy giảm cả về mặt chất lượng và số lượng trong khâu bảo quản thì công tác chăm sóc hàng hóa trong kho cần được quan tâm chú ý.
Nhiệt độ nhà kho của công ty về mùa hè thường rất cao. Điều này ít nhiều làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa và gây khó khăn cho nhân viên kho thực hiện các công việc của mình. Công ty nên có những biện pháp quản lý nhiệt độ trong kho thích hợp như: thông gió thường xuyên hơn, quy hoạch lại hệ thống cửa, sử dụng quạt điện, điều hòa…
Về mùa mưa, nhà kho sau khi bị ngập lụt cần phải được hút ẩm ngay để quản lý độ ẩm ở mức hợp lý, không gây ẩm ướt cho hàng hóa và tránh tạo điều kiện cho vi sinh trùng gây hại làm tổ phát triển.
Nhà kho khá gần xưởng sản xuất nên rất bụi, nóng là độc hại. Do vậy, công tác vệ sinh, sát trùng nhà kho cần được lưu tâm hơn nữa, phải thương xuyên quét dọn và vệ sinh nhà kho.
Bao bì nhựa cúng là sản phẩm rất dễ gây cháy, do vậy, công ty cần cảnh giác hơn nữa trong việc phòng cháy chữa cháy. Cần phân công rõ trách nhiệm cho từng thành viên chuẩn bị tốt phương tiện thiết bị, lực lượng sẵn sàng trong công tác phòng cháy chữa cháy theo phương châm lực lượng tại chỗ, phương tiện tại chỗ, hậu cần tại chỗ và chỉ huy tại chỗ. Để làm được việc này, cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị phục công tác phòng cháy chữa cháy. Bên cạnh đó phải quán triệt ý thức của toàn bộ công nhân viên khi làm việc nghiêm cấm hút thuốc lá tại nơi làm việc, không sử dụng lửa bừa bãi trong kho và xưởng sản xuất, … Phải thường xuyên giáo dục tinh thần đề cao cảnh giác, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy chữa cháy.
Trường Đại học Thương mại
- Xây dựng định mức hao hụt hợp lý:
Do đặc điểm và tính chất hàng hóa ít xảy ra hao hụt, mất mát nên tại công ty chưa xây dựng một định mức hao hụt hàng hóa tại kho. Để quản lý hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả, công ty nên xây dựng một định mức hao hụt cụ thể và tổ chức việc thực hiện định mức cho toàn bộ nhân viên.
c) Tăng cường hiệu lực nghiệp vụ xuất hàng
Tuy là khâu cuối cùng trong công tác nghiệp vụ kho nhưng nghiệp vụ phát hàng lại có ý nghĩa quyết định. Mục tiêu cơ bản của quá trình nghiệp vụ kho đều được thực hiện ở công đoạn này. Do vây, công ty nên chú ý thực hiện tốt việc xuất hàng tại kho để nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.
Việc tăng cường hiệu lực quản trị nghiệp vụ phát hàng phải được thực hiện tốt từ công đoạn xây dựng kế hoạch phát hàng, chuẩn bị phát hàng cho đến khi giao hàng cho khách.
- Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng: Kế hoạch nghiệp vụ phát hàng của công ty được xay dựng tương đối sơ sài. Công ty cần cải tiến hơn nữa việc xây dựng kế hoạch này. Kế hoạch phát hàng phải được xây dựng chi tiết, cụ thể và dễ hiểu, phải nêu rõ được phương thức, cách thức, thời gian, địa điểm, số lượng và chất lượng hàng hóa cho từng đơn đặt hàng. Việc xây dựng kế hoạch phát hàng tốt đảm bảo cho việc thực hiện phát hàng cho khách được chính xác, nhanh chóng, góp phần giảm chi phí kho.
- Chuẩn bị phát hàng: Cũng giống như công tác chuẩn bị trước khi nhập hàng thì công tác chuẩn bị xuất hàng cũng phải được thực hiện cẩn thận, chu đáo để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phát hàng.
- Phát hàng: Việc gia hàng phải diễn ra theo đúng quy trình, thời gian, địa điểm như trong kế hoạch. Công đoạn này công ty TNHH Kỹ Nghệ Thái Dương thực hiện tương đối tốt và đã tạo được niềm tin của khách hàng. Tuy nhiên, với nhu cầu mở rộng thị trường trong tương tai thì công ty nên có những chính sách để phát huy hơn nữa hiệu quả của công tác phát hàng.
4.3.1.3. Hoàn thiện quy hoạch mặt bằng kho
Hiện tại kho của công ty chưa được quy hoạch một cách khao học và hợp lý. Hàng hóa trong kho rất nhiều nên đôi khi các chồng hàng được xếp lộn xộn. Nhà kho chưa có khu vực điều hành và khu làm việc giành riêng cho nhân viên kho. Để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quy hoạch lại mặt bằng kho là cần thiết. Đồng thời cũng là để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác quản lý kho hàng hóa.
Khi quy hoạch lại kho hàng hóa, công ty cần phải căn cứ vào mặt bằng diện tích kho, loại phương tiện bốc dỡ vận chuyển, loại hình kho, tình hình vận động của hàng
Trường Đại học Thương mại
hóa trong kho, nhu cầu và mục tiêu của công ty… Xây dựng cần quy hoạch lại vùng kho, phải đảm bảo nguyên tắc ưu tiên trong quy hoạch mặt bằng kho, trước hết là khu vực để dự trữ bảo quản hàng hóa. Sau đó mới đến các khu phục vụ nghiệp vụ kho như khu vực làm việc của nhân viên kho, khu tiếp nhận hàng hóa, tiếp khách…
Kho của công ty có thể được quy hoạch như sau:
Hình 4.2: Sơ đồ quy hoạch kho
Việc quy hoạch lại kho theo sơ đồ sẽ vừa đảm bảo tính khoa học, vừa tạo mỹ quan kho hàng, vừa tao điều kiện cho công tác thực hiện các nghiệp vụ kho:
- Các chồng hàng, dãy hàng cách nhau 0,5m để tạo lối ra vào, tìm kiếm và lấy hàng được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn cho công tác vệ sinh sát trùng nhà kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khoảng cách giữa chồng hàng gần nhất tới mặt tường nhà kho là 0,2m để tránh tình trạng ẩm ướt ở chân tường và tạo điều kiện cho việc bảo quản chồng hàng đó.
- Dụng cụ, thiết bị nhà kho được quy hoạch ở một vị trí riêng, đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng đạt hiệu quả cao.
. . . . . . KHU DỰ TRỮ VÀ BẢO . QUẢN HÀNG HÓA . .
Lối ra vào nhà kho Thiết bị, công
cụ dụng cụ Khu gia công
chế biến Khu làm việc
và sinh hoạt của nhân viên
kho C ử a ch í nh ửa chí nh Cửa chính C ửa sổ Cửa sổ 0.5m 60m 4. 5m 4. 0m 4. 0m 0.2m 20
Trường Đại học Thương mại
- Hiện nay công ty đang xúc tiến việc nhận gia công cho các sản phẩm xuất khẩu, do vậy việc quy hoạch khu vực giành riêng cho gia công xuất khẩu là điều cần thiết.
- Khu làm việc riêng của nhân viên kho được quy hoạch ngay tại kho sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kho và thực hiện chuyên môn hóa lao động.
4.3.1.4. Tăng cường công tác quản lý thiết bị kho
Thiết bị kho tại công ty còn thiếu và tương đối thủ công. Để nâng cao hiệu quả công tác quản trị kho, công ty cần đầu tư trang thiết bị đầy đủ và hiện đại hơn để đáp ứng tốt nhu cầu công việc tại kho. Việc cải tiến thiết bị kho còn góp phần nâng cao