Tiểu luận Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội

Conngười là chủ thể của mọi hoạt động, là nguồn lực quý giá nhất của mọi tổ chức:chính chất lượng của đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp mới quyết định nănglực cạnh tranh bền vững của doa

MỤC LỤC

2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản trị nhân lực. 4

3 Các hình thức tổ chức bộ máy quản trị nhân lực 5

d) Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực HRBP 8

1 Cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội 11

3 Quy mô của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội 19

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh kinh tế thời mở cửa, các nghành kinh tế Việt Nam đã thuđược những thành công đáng kể Đứng trên góc độ của nghành du lịch, việc mởcửa đã tạo cơ hội lớn cho sự phát triển của “nghành công nghiệp không khói”này, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn Hệ thống khách sạn với sốlượng lớn đã tạo ra diện mạo mới cho kiến trúc cảnh quan đô thị Tuy nhiên,trong giai đoạn phát triển này, sự bộc lộ ra những hạn chế là điều không thểtránh khỏi Kinh doanh khách sạn cũng không nằm ngoài xu hướng trên Vượt

xa mức cầu, cung về khách sạn đã phát triển với tốc độ kỉ lục (16% - 18% năm)

Để tồn tại và phát triển trong thị trường “nóng” này các doanh nghiệp khách sạncần thiết phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh

có hiệu quả

Mọi quản trị suy cho đến cùng là Quản trị con người Quản trị nhân lực

có vai trò quyết định đối với thành công hay thất bạo của doanh nghiệp Conngười là chủ thể của mọi hoạt động, là nguồn lực quý giá nhất của mọi tổ chức:chính chất lượng của đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp mới quyết định nănglực cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp chứ không phải là các yếu tố kháctrong hàm sản xuất như vốn, công nghệ và đất đai…

Thực tế có khá nhiều cách tiếp cận về Quản trị nhân lực, trong đó cáchtiếp cận quá trình bao gồm: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tổchức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động, kiểm soát hoạt độngquản trị nhân lực Sau khi tư duy thiết lập chiến lược nguồn nhân lực, đưa rachính sách và kế hoạch hoạt động đáp ững nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp,trên cơ sở các thông tin cơ bản từ việc phân tích môi trường quản trị nhân lực và

dự báo cung cầu nhân lực (hay hoạch định nhân lực) Doanh nghiệp cần bắt đầuthực thi chiến lược bằng cách tổ chức quản trị nhân lực: tổ chức bộ máy quản trịnhân lực và tổ chức hoạt động quản trị nhân lực

Khách sạn Sofitel Metropole Hà nội là một trong những liên doanh đầutiên về lĩnh vực kinh doanh khách sạn tại Hà Nội Đây là khách sạn 5 sao chịu

sự quản lý trực tiếp của tập đoàn ACCOR Để có thể cạnh tranh với hàng loạtcác khách sạn lớn thì vấn đề đặt ra hàng đầu đó là việc quản lý và sử dụng nhânlực Việc xác định công việc phải làm trong lĩnh vực nhân lực của doanhnghiệp, những người làm công việc đó, xác lập các mối liên hệ trong khi tiếnhành công việc nhằm trả lời câu hỏi ai phải báo cáo cho ai? Thiết lập bộ máy tổchức quản trị nhân lực như thế nào để đạt hiệu quả

Nhóm 4 đã nghiên cứu đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội”.

Do không có điều kiện khảo sát thực tế, sự nhận thức và nguồn tài liệu đểnghiên cứu còn hạn chế, nên bài viết chắc chắn không tránh khỏi những thiếusót, mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy giáo và các bạn để bài thảo luậnnhóm 4 được hoàn thiện hơn

NỘI DUNG

1 Một số khái niệm cơ bản.

 Quản trị nhân lực.

Quản trị nhân lực bao gồm hoạt động chung của tất cả các bộ phận trongdoanh nghiệp QTNL là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp cóhiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạtđược các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân

 Tổ chức bộ máy quản trị nhân lực.

Tổ chức bộ máy nhà quản trị nhân lực là quá trình xác định các công việcphải làm trong lĩnh vực nhân lực của doanh nghiệp, những người làm các côngviệc đó, chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các cá nhân, có trách nhiệmhoàn thành nhiệm vụ, xác lập các mối liên hệ trong khi tiến hành công việcnhằm trả lời câu hỏi ai phải báo cáo ai? Kết quả của tổ chức bộ máy quản trịnhân lực hình thành nên bộ máy tổ chức quản trị nhân lực trong doanh nghiệp

2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản trị nhân lực.

 Chức năng

Bộ máy quản nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giámđốc trong công tác tổ chức cán bộ, quản trị nhân lực của tổ chức

 Nhiệm vụ

- Nghiên cứu, đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của đơn

vị trong tổ chức phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức theo từng giaođoạn

- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp vơi chiến lược phát triển và

kế hoạch sản xuất, kinh doanh của tổ chức

- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy định, hướng dẫn) giúp bangiám đốc quản lý công tác tuyển dụng; bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,miễn nhiệm; đào tạo; thi đua- khen thưởng; đánh giá nhân lực, trả công nhânlực

- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lựccủa các bộ phận trong tổ chức

- Tham mưu cho ban giàm đốc trong việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ; thựchiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm cán bộ

- Xây dựng kế hoạch đào đạo theo quy hoạch và tiến trình bồi dưỡng nâng caotrình độ nhân lực.

- Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá nhân lực trong từng giai đoạn

- Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toánquỹ tiền lương; Kiểm tra việc chi trả tiền lương và phân phối thu nhập chongười lao động theo quy chế; Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụcấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho ngươi lao động

- Tổng hợp và lập kế hoạch về bảo hộ lao động và triển khai thực hiện

- Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của doanh nghiệp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năngcủa bộ phận quản trị nhân lực Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơngười lao động của doanh nghiệp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năngcủa bộ phận quản trị nhân lực

3 Các hình thức tổ chức bộ máy quản trị nhân lực.

a) Cấu trúc giản đơn (cấu trúc trực tuyến).

 Đặc điểm:

Đây là cấu trúc tổ chức đơn giản nhất Bộ máy quản trị nhân lực được tổchức theo dạng đẳng cấp trực tuyến, kênh liên hệ theo đường thẳng, tính phứctạp thấp, tính tập trung cao

Quyền lực quản lý được tập trung vào tay một người

Giám đốc (người đứng đầu doanh nghiệp) trực tiếp phụ trách các vấn đề

Các chức năng có sự lẫn lộn, chồng ghép lên nhau Tính chuyên môn hóakhông cao hoặc rất thấp.

 Nhược điểm:

Công việc mà nhân viên nhân lực thực hiện trong cấu trúc này thường làcông việc tổng hợp, đòi hỏi mức độ bao phủ các mảng của hoạt động quản trịnhân lực, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, chế độ chính sách…Nhưngcũng do mức độ bao phủ rộng nên độ sâu trong công việc của nhân viên nhânlực khó có thể đảm bảo được do nhân viên này phải thực hiện nhiều mảng côngviệc Nhân viên nhân lực thường thực hiện các công việc hành chính về nhânlực là chủ yếu cùng với việc thực hiện chức năng hành chính

Các chức năng bị chồng chéo lên nhau Các chức năng khác như kế toán,hành chính bị ghép vào với chức năng nhân lực lúc này trưởng bộ phận nhânlực còn phải chịu trách nhiệm với các chức năng khác Điều này sẽ ảnh hưởngtới độ đầu tư cho chức năng quản trị nhân lực của doanh nghiệp

Chỉ áp dụng được cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nhânviên dưới 100 người

b) Cấu trúc theo chức năng quản trị.

Đặc điểm của cấu trúc này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách

Giám đốc

Trưởng

phòng KTTC Trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng nhân lực phòng KDTrưởng Trưởng phòng kỹ thuật

Nhân viên bảo hiểm xã hội

Nhân viên tiền lương Nhân viên tuyển

dụng – đào tạo

có thể thực hiện một hoặc một số mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực.

Trách nhiệm quản trị nhân lực được giao cho người đứng đầu bộ phận quản trị nhân lực Tính tập trung của cấu trúc này cao , người đứng đầu bộ phận

có quyền giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mảng quản trị nhân lực do vậy sự đầu tư toàn tâm toàn ý trong công việc sẽ tốt hơn

Trong thực tế đây là mô hình được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng khi

số lượng người lao động trong doanh nghiệp đủ lơn để cần thiết phân chia quản

lý theo các mảng chức năng khác nhau của quản trị nhân lực

c) Cấu trúc hỗn hợp.

d)

Đặc điểm của cấu trúc tổ chức này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực có

sự phân tán theo các đơn vị trực tiếp kinh doanh Tính tập trung thấp, tính phức tạp cao

Ngoài việc có bộ máy quản trị nhân lực ở cấp khách sạn các đơn vị kinhdoanh trực thuộc cũng có cơ cấu người làm nhân lực Khi đó trách nhiệm của bộphận quản trị nhân lực của khách sạn sẽ làm nhiệm vụ hoạch định nguồn nhânlực tổng thể và hỗ trợ cho các đơn vi trực thuộc trong việc quản lý nhân lực:tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách , quản lí hồ sơ

Tổng giám đốc

Giám đốc xí nghiệp

Giám đốc kỹ thuật

Giám đốc kinh doanh

Giám đốc nhân lực

Giám đốc

Tài chính

NV nhân lực NV nhân lực NV nhân lực

Giám đốc khu vực 3 Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2

GĐ XN 2

GĐ XN 1

NV nhân lực

NV nhân lực Nhân viên

tuyển dụng –

đào tạo

Nhân viên chế độ chính sách

Nhân viên quản lí hồ sơ

Công việc chủ yếu của người làm nhân lực ở đơn vị trực thuộc chủ yếulàm các công việc hành chính về nhân lực: chấm công, thực hiện chế độ bảohiểm xã hội , tính lương hoặc chuyển dữ liệu để bộ phận quản lý nhân lực tạitổng khách sạn thực hiện hoạt động này.

Mô hình này chủ yếu áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn,

số lượng lao động nhiều, đòi hỏi có sự phân cấp trong quản lý nhân lực

d) Cấu trúc tổ chức bộ máy quản tri nhân lực HRBP: nhân sự - đối tác chiến lược của kinh doanh.

-Mô hình HRBP (Human Resource Business Partner) do giáo sư DaveUIrich đề cập đến vào năm 1997 Theo ông, ngày nay nhà quản trị nhân lực đãnâng tầm vị trí chiến lược của họ khỏi vai trò truyền thống, trở thành đối tácchiến lược của doanh nghiệp

Theo ông, các nhà quản trị nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cácmục tiêu kinh doanh chiến lược thông qua:

- Kết nối và xây dựng chính sách nhân sư đồng hành với chiến lược kinhdoanh của doanh nghiệp

- Kiểm soát và tái cấu trúc cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân lực để tối ưu hóa hiệusuất hoạt động của doah nghiệp.

- Cầu nối giữa doanh nghiệp với người lao động, hỗ trợ sự phát triển songhành gắn kết giữa doanh nghiệp với người lao động

Ở mô hình HRBP bộ phận phụ trách quản trị nhân lực được cấu trúc theochiều ngang Bộ phận phụ trách quản trị nhân lực chia làm 3 loại chính: bộ phậnnghiệp vụ nhân lực (thực hiện các công việc thừa hành như chuẩn bị tài liệu,chuẩn bị hội họp, tính bảo hiểm xã hội…); Trung tâm hoạt động nhân lực (đóngvai trò xây dựng và triển khai các chính sách, chương trình tuyển dụng, đào tạo,phát triển, đánh giá, trả công nhân lực quan hệ lao động,…) HRBP đóng vai trò

là cầu nối giữa bộ phận nhân lực với các lãnh đạo, trưởng các bộ phận khác vàtoàn bộ người lao động trong doanh nghiệp

- Các công việc của HRBP chia làm 4 nhóm cơ bản:

+ Đối tác chiến lược (Strategic Partner)

+ Quản lý hoạt động (Operation Management)

+ Giải đáp các trường hợp khẩn cấp (Emergency Responder)

+ Giải quyết các tranh chấp lao động (Employee Mediator)

- Mô hình HRBP phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đangành nghề, nhiều lĩnh vực, khu vực địa lý và những doanh nghiệp có trình

độ quản lý cao

4 Lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực.

Việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực của doanh nghiệp cần căn

cứ vào một số yếu tố sau:

 Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp:

Với mỗi cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp khác nhau sẽ có ảnh hưởngđến việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực.Nếu doanh nghiệp có cấutrúc giản đơn mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúcgiản đơn Nếu doanh nghiệp có cấu trúc chức năng thì mô hình tổ chức nhân lựcđược lựa chọn có thể cũng là cấu trúc chức năng Nếu doanh nghiệp có cấu trúcphân nhánh theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh hoặc phân nhánh theo khuvực địa lý thì thì mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấutrúc giản đơn hoặc chức năng hoặc cấu trúc hỗn hợp

 Quy mô doanh nghiệp:

Quy mô của doanh nghiệp được thể hiện thông qua vốn điều lệ, số lượnglao động thường xuyên của doanh nghiệp, doanh số, Ở đây, bộ máy nhân lực

trong doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô thể hiện chủ yếu ở số lượng laođộng thường xuyên của doanh nghiệp.

 Các cấp độ quản trị nhân lực:

Các cấp độ quản trị nhân lực được sử dụng trong doanh nghiệp.Có 3 cấpquản trị nhân lực trong doanh nghiệp mà các nhà quản trị có thể lựa chọn.Điềunày phụ thuộc vào tư tưởng, tư duy của người quản lý

Trong đó:

+ Cấp độ 1: Bộ máy quản trị nhân lực thực hiện các công việc hành chính

về nhân lực Công việc chủ yếu của bộ phận này là chấm công, tính lương, thựchiện các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật

+ Cấp độ 2: Bộ máy quản trị nhân lực đóng vai trò như một chức năngtrong doanh nghiệp

+ Cấp độ 3: Bộ máy quản trị nhân lực, đặc biệt là người đúng đầu bộphận này (giám đốc nhân lực, giám đốc nguồn nhân lực) đóng vai trò quantrọng trong việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, là đối tác của các nhàquản trị cấp cao trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Với cấp độ quản trị nhân lực mà doanh nghiệp đã lựa chọn, doanh nghiệp

sẽ lựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức quản trị nhân lực cho phù hợp

 Trình độ nhân lực:

Tùy thuộc trình độ của nhân lực doanh nghiệp để lựa chọn quy mô và cơcấu bộ phận

II CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI

KHÁCH SẠN SOFITEL METROPOLE HÀ NỘI.

1 Cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội.

Sơ đồ cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội:

Tại các bộ phận có các cấp quản lý

Giám đốc Trợ lý giám đốc Giám sát viên Nhân viên chính Nhân viên phụ Nhân viên đào tạo

Trưởng phòng nhân lực

Nhân viên tiền lương

Bộ phận

Kinh doanh

Bộ phận Bảo vệ

Bộ phận

Ăn uống

Nhìn vào sơ đồ cấu trúc tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nộitrên ta thấy rằng đây là mô hình cấu trúc chức năng Trên cơ sở đó khách sạnlựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức nhân lực phù hợp với quy mô và hoạt độngcủa khách sạn.

Bộ phận quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyênsâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách một mảng chuyên sâu trong chứcnăng quản trị nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, công tác tiền lương, công tác thiđua khen thưởng, các chế độ chính sách Thực hiện các nhiệm vụ: quản lý hồ sơnhân viên, bố trí và sử dụng nhân viên đúng người đúng việc, tuyển chọn đàotạo nguồn nhân lực, giải quyết các chế độ về lao động Trách nhiệm quản trịnhân lực được giao cho trưởng phòng nhân lực, có toàn quyền quyết định mọivấn đề liên quan đến quản trị nhân lực Dựa vào cấu trúc tổ chức và những phântích phía bên trên ta có thể nhận thấy khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội sửdụng cấp độ 2 quản trị nhân lực: bộ phận quản trị đóng vai trò như một chứcnăng trong doanh nghiệp

Trong tất cả các vị trí GĐ các bộ phận của khách sạn chỉ có 2 GĐ ngườiViệt Nam là GĐ nhân lực và GĐ tiền sảnh còn lại đều là người nước ngoài

Trong mỗi bộ phận luôn tồn tại 6 cấp: Trưởng bộ phận (giám đốc), trợ lýgiám đốc, giám sát viên, nhân viên chính, nhân viên phụ, nhân viên học việc

Mô hình trên cho thấy mối quan hệ giữa tổng giám đốc và các bộ phận làmối quan hệ trực tuyến, các bộ phận chỉ đạo và điều hành có thể báo cáo trựctiếp lên tổng giám đốc Các thông tin xuôi ngược thông suốt Tổng giám đốctrực tiếp ra quyết định tới các bộ phận nhằm đảm bảo các quyết định quản lýđược thực hiện nhanh chóng và chính xác

Tổng giám đốc được tham mưu bởi trợ lý tổng giám đốc và thư ký để cóthể ủy quyền trong trường hợp cần thiết

Lãnh đạo các bộ phận chủ động điều hành công việc, các giám đốc bộphận trực tiếp quản lý thông qua trợ lý giám đốc và kiểm soát viên Giữa các bộphận có quan hệ chức năng hỗ trợ nhau đảm bảo sự hoạt động thống nhất

Như vậy kiểu cơ cấu tổ chức này thể hiện sự phân quyền trong quản lý,đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bộ phận chức năng, mỗi vị trítrong tổ chức đảm bảo cho công việc thực hiện thông suốt, tạo điều kiện cho cấpdưới chủ động chuyên sâu vào công việc Cơ cấu này đã quán triệt một cáchtoàn diện nguyên tắc tập trung dân chủ Một trong những động lực phát huy

Bên cạnh đó, cơ cấu này còn thu hút những chuyên gia có trình độ caovào việc nghiên cứu, chuẩn bị và quyết định những vấn đề có liên quan đến hoạtđộng kinh doanh.

Tuy nhiên những khó khăn khi hoạt động với cơ cấu tổ chức này Tổnggiám đốc và các giám đốc bộ phận phải có năng lực quản lý và có khả năngchuyên môn cao để đưa các quyết định kịp thời và chính xác

Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hóa cao do vậy màtrách nhiệm và quyền hạn phải được phân định rõ ràng nếu không rất dễ xảy ra

xu hướng lạm dụng quyền hạn, nảy sinh mâu thuẫn chồng chéo cản trở đến họatđộng chung

Nhìn chung khách sạn hoạt động theo cơ cấu tổ chức này là hợp lý bởikhách sạn có đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cũng như quản lý

ở trình độ cao Vì vậy mà khách sạn sẽ phát huy được các ưu điểm này một cáchtối đa Nó nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong công việc củamình đồng thời nó giúp cho người quản lý kiểm soát và điều hành nhân viên củamình chặt chẽ hơn giúp cho hoạt động kinh doanh của toàn bộ hệ thống kháchsạn đạt hiệu quả cao

2 Cấu trúc bộ máy của từng bộ phận

 Bộ phận nhân lực

1 trưởng phòng nhân lực

1 người chịu trách nhiệm về đào tạo (giám đốc đào tạo)

1 người chuyên về công tác lương

1 người chuyên về công tác thi đua khen thưởng, các chế độ chính sách

7 kiểm soát viên

Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho khách sạn tại mọi thờiđiểm Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ nguồn nhân lựcmột cách hợp lý để hoạt động hiệu quả nhất Kết hợp đào tạo với bộ phận vàđảm bảo đãi ngộ cho nhân viên trong khách sạn

Trưởng phòng nhân lực có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lựctrong khách sạn Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyếtnhững vấn đề thuộc lĩnh vực nhân lực trong khách sạn Điều hành các hoạt độngtrong phòng của mình Tương tác, hỗ trợ các phòng, bộ phận khác khi họ có yêucầu hay khó khăn trong vấn đề nhân lực 4 nhiệm vụ chính của trưởng phòng