Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại 1 doanh nghiệp, cụ thể là ngân hàng sài gòn hà nội (SHB)

Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, cá

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ hiện nay, khi đất nước đang trong công cuộc hội nhập quốc tế, thì sự xuất hiện của các doanh nghiệp, công ty liên doanh, đa quốc gia ngày càng nhiều,… tạo nên sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả phù hợp với hoàn cảnh và đặc biệt, không thể bỏ qua chính là quản trị nhân lực Quản trị nhân lực phải được quan tâm, bởi quản trị nhân lực sẽ tác động trực tiếp tới người lao động - nguồn lực không thể thiếu với bất kỳ tổ chức nào Để quản trị nhân lực 1 cách khoa học và đạt được và đạt được hiệu quả cao thì phân tích công việc càng đóng vai trò chủ chốt Bởi nó là công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực Phân tích công việc giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định về nhân sự trong một số việc như: tuyển dụng, đào tạo, biên chế, thù lao lao động,… một cách đúng đắn và hiệu quả nhất

Sau thời kỳ khủng hoảng kinh tế thế giới, hiện nay nền kinh tế nước ta đang dần hồi phục, và đi đầu đó là sự phát triển mạnh của ngành ngân hàng Vì thế, việc quan tâm đến quản trị nhân lực, các chính sách quản trị nguồn nhân lực trong ngân hàng hiện nay là rất vô cùng cấp bách và thiết thực, một trong số đó là quá trình phân tích công việc trong ngân hàng

Để đi sâu và tìm hiểu rõ về vấn đề, nhóm 1 xin lựa chọn đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại 1 doanh nghiệp, cụ thể là Ngân hàng Sài Gòn - Hà Nội (SHB)”

Bài thảo luận có kết cầu gồm 3 chương như sau:

 Chương 1: Cơ sở lý thuyết

 Chương2: Thực trạng công tác phân tích công việc của Ngân hàng Sài Gòn –

Hà Nội (SHB)

 Chương 3: Kết luận và đề xuất giải pháp

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Một số khái niệm

 Khái niệm công việc:

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

VD: Tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi tất cả các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ

Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự như bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực

 Khái niệm phân tích công việc.

Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

 Mục đích của phân tích công việc:

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc

Phân tích công việc nhằm tiến hành:

- Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên Loại

bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

- Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có

cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác

- Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

- Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó

 Một số nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc.

- Quan điểm của lãnh đạo: Tác động rất lớn đến phân tích công việc bởi vì tất cả các hoạt động quả lý nói chung cũng như hoạt động quản lý nhân lực nói riêng đều chịu sự chi phối quản lý của lãnh đạo cấp cao

- Người quản lý trực tiếp: sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin công việc đồng thời cũng là một kênh khẳng định độ chính xác của phân tích thông tin công việc

- Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của họ đang làm để xây dựng các văn bản phân tích công việc

1.2 Các văn bản trong phân tích công việc.

 Bản mô tả công việc (MTCV)

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc, các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc

và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

 Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV)

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối thiểu

mà nguời thực hiện công vệc cần có để thực hiện công việc được giao Bản tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giả quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhà quản lý hiểu được doanh nghiệp cần

những nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Đồng thời, bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu rõ hơn yêu cầu của công việc đối với bản thân mình

1.3 Vai trò của phân tích công việc.

 Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh

 Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc

 Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

 Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn

 Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu làm việc của nhân viên tốt hơn

 Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn

1.4 Quy trình phân tích công việc

/

/

Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

Lập danh sách các công việc cần phân tích

Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin về công việc

Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

 Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

 Bước 2: Lập danh sách các công việc cần phân tích

 Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc

Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm:

- Người thực hiện công việc

- Quản lý trực tiếp

- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài

 Bước 4: Thu nhập các thông tin về công việc

- Xác định các thông tin về công việc cần thu nhập;

- Thiết kế biểu mẫu thu nhập thông tin;

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin;

- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;

- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch;

- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

 Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

- Bản mô tả công việc: Nhận diện công việc, Tóm tắt công việc, Các mối quan hệ trong công việc, Chức năng trách nhiệm trong công việc, Quyền hành của người thực hiện công việc,…

- Bản tiêu chuẩn công việc: Kiến thức, Kỹ năng, Thái độ,…

 Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt

Sau khi bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được xây dựng, cần xin ý kiến các cá nhân có liên quan sau đó hoàn chỉnh và xin phê duyệt để bản mô tả công việc

và tiêu chuẩn công việc được áp dụng vào thực tế

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA

NGÂN HÀNG SÀI GÒN – HÀ NỘI (SHB) 2.1 Tổng quan về ngân hàng SHB

2.1.1 Giới thiệu chung về ngân hàng SHB

 Tên doanh nghiệp: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN SÀI GÒN – HÀ NỘI

 Tên viết tắt: SHB

 Trụ sở chính: số 77 phố Trần Hưng Đạo, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

 Điện thoại: (04) 39423388

 Fax: (04) 39410844

 Email: shbank@shb.com.vn

 Website: www.shb.com.vn

 Logo:

 Lĩnh vực kinh doanh:

- Kinh doanh tiền tệ

- Kinh doanh vàng theo quy định của pháp luật

- Bao thanh toán; Các dịch vụ bảo quản tài sản và cho thuê tủ, két an toàn.; Ủy thác cho vay và nhận ủy thác cho vay

- Đại lý bảo hiểm.Cấp tín dụng dưới hình thức chiết khấu công cụ chuyển nhượng, giấy tờ có giá khác (Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật)

2.1.2 Tóm tắt lịch sử hình thành và quá trình phát triển

 Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn - Hà Nội (SHB) tiền thân là Ngân hàng TMCP Nông Thôn Nhơn Ái được thành lập theo giấy phép số 0041/NH /GP ngày

13/11/1993 do Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam cấp và chính thức đi vào hoạt động ngày 12/12/1993

 20/01/2006: Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ký Quyết định số 93/QĐ – NHNN về việc chấp nhận cho SHB chuyển đổi mô hình hoạt động từ Ngân hàng Thương Mại cổ phần Nông Thôn sang Ngân hàng Thương Mại cổ phần đô thị, từ đó tạo được thuận lợi cho SHB có điều kiện nâng cao năng lực về tài chính, mở rộng mạng lưới kinh doanh, đủ sức cạnh tranh và phát triển, đánh dấu một giai đoạn phát triển mới của SHB Đây là ngân hàng TMCP đô thị đầu tiên có trụ sở chính tại thành phố Cần Thơ, trung tâm tài chính – tiền tệ của khu vực Đồng bằng sông Cửu Long

 22/07/2008: Ngân hàng Nhà nước đã ký quyết định chấp thuận việc Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội chuyển địa điểm đặt trụ sở chính từ Cần Thơ ra Hà Nội Đây là một mốc đánh dấu bước ngoặt mới của SHB từ sau khi chuyển đổi ngân hàng thương mại

cổ phần nông thôn lên đô thị, tạo một trong những bước tiến đầu tiên trong mục tiêu trở thành tập đoàn tài chính đa năng vào năm 2015

 20/4/2009: 50 triệu cổ phiếu phổ thông của SHB đã chính thức chào sàn tại Sở Giao dịch chứng khoán thành phố Hà Nội với mã chứng khoán SHB

 06/08/2009: Niêm yết bổ sung 150 triệu cổ phiếu phổ thông của SHB lên sàn giao dịch chứng khoán tại Sở Giao dịch chứng khoán thành phố Hà Nội

 Năm 2011, vốn điều lệ 5.000.000.000.000 đồng tăng do phát hành thành công trái phiếu chuyển dổi

 Ngày 07/08/2012, dưới sự chủ trì của ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Hà Nội,

Ủy ban chứng khoán Nhà nước, SHB chính thức công bố hoàn tất thương vụ Habubank (HBB) chính thức sát nhập vào SHB thông qua quyết định số 1559/QĐ – NHNN

 Vốn điều lệ Công ty hiện nay là 8.865,7 tỷ đồng

2.1.3 Đặc điểm bộ máy tổ chức nhân lực

Hình 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

2.2 Đánh giá thực trạng công tác phân tích công việc tại ngân hàng SHB

2.2.1 Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Xác định nhu cầu phân tích công việc và tiến hành phân công đơn vị thực hiện công tác phân tích công việc

 Ngân hàng SHB bắt đầu việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận Tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lý nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh của SHB đã đưa ra

 Tổng giám đốc chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khách trong Ngân hàng thực hiện nhiệm vụ phân tích công việc để đảm vảo sự phân công

rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhân viên làm các công việc khác nhau, để giúp cho nhân viên hiểu rõ mình cần phải thực hiện nhiệm vụ gì và trách nhiệm gì

 Thực hiện sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng Tổ chức Nhân sự soạn thảo công văn đề nghị các Trường phòng, ban khác thực hiện công tác phân tích công việc cho tất

cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó, công văn có đầy đủ hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ nhân viên cần phải thực hiện nhiệm vụ gì, trách nhiệm như thế nào và được hưởng những quyền hạn nào

Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc

Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng

sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình, một phần kết hơp với thông qua hàng ngày làm việc cùng nhân viên trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện… Có thể nói, mỗi phòng ban bao gồm

Trưởng phòng ban, Phó phòng ban Văn bản tổng hợp công việc, nhiệm vụ của mỗi phòng, ban được viết cho Trưởng, Phó phòng ban và các tổ của phòng, ban đó

Bước 3: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi đã thu thập và nắm rõ về thông tin, các Trưởng phòng, ban tiến hành tổng kết lại vào mẫu phân tích công việc do phòng Tổ chức Nhân sự gửi tới, bao gồm: mô tả công việc và các tiêu chuẩn công việc và gửi về cho phòng Tổ chức Nhân sự Phòng Tổ chức Nhân sự thu thập, tập hợp toàn bộ và thực hiện tổng hợp lại Các thông tin được đưa vào văn bản đều phải đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ và các Trưởng phòng, ban phải chịu trách nhiệm trực tiếp về những thông tin mà mình cung cấp trong văn bản Bên cạnh

đó, văn bản này có thể được chuyển tới nhân viên đọc và đề xuất ý kiến đóng góp bổ sung Việc này sẽ giúp cho việc phân tích công việc trở nên hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn

và công bằng hơn đối với mỗi nhân viên Tuy nhiên, thực tế, công việc này được thực hiện ở rất ít các phòng, ban, còn lại là hầu như không có

Dưới đây là mẫu văn bản phân tích công việc được Ngân hàng Sài Gòn – Hà Nội

sử dụng khi tuyển dụng Chuyên viên thẩm định cho Phòng Thẩm định

DANH

ĐƠN

VỊ

MÔ TẢ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TUYỂN

DỤNG

TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG

Trình độ Kinh

nghiệm Kỹ năng

Yêu cầu về kiến thức, ngoại hình

Đối tượng

ưu tiên

Chuyên

viên

thẩm

định

Phòng

thẩm

định

1 Thực hiện nghiệp vụ thẩm định tín dụng và lập tờ trình thẩm định tín dụng phân tích, tổng hợp và nêu quan điểm độc lập nhằm tham mưu, đề xuất cấp tín dụng trình cấp phê duyệt quyết định theo quy trình tín dụng và chính sách tín dụng của SHB

2 Thẩm định và làm việc trực tiếp với khách hàng nhằm thẩm định thực tế và thu thập thông tin/hồ sơ phục vụ công tác thẩm định theo quy trình tín dụng của SHB

Các trường đại học khối kinh tế tài chính, ngân hàng, ngoại thương, chuyên ngành tài chính ngân hàng, khối ngành kinh tế…

Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm CV QHKH doanh nghiệp, thẩm định tín dụng, tái thẩm định

Kỹ năng phân tích, tổng hợp, đề xuất kỹ năng trình bày diễn đạt tốt

Có tư duy logic và thuyết phục

Kỹ năng làm việc nhóm, chủ động, trung thực, trách nhiệm, hòa đồng

Có kiến thức cơ bản về: quy định pháp luật trong kinh doanh, kỹ năng

TCDN, phân tích phương án

KD và quản lý dòng tiền, phân tích thẩm định

dự án đầu tư, TSĐB, am hiểu cho vay các ngành nghề KD

CV QH KHDN,

ưu tiên nam giới