Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

LỜI MỞ ĐẦU

Các nhà nghiên cứu chất lượng đã xây dựng nhiều mô hình hệ thống quản lýchất lượng khác nhau để đáp ứng các mục tiêu và qui mô khác nhau Trong số các hệthống quản lý này có thể kể đến Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Hệthống Không sai lỗi (Zezo Defect) Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000

Mỗi hệ thống nêu trên có mục tiêu và nội dung yêu cầu khác nhau, chẳng hạn

hệ thống đảm bảo chất lượng trình bày trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 9002

và ISO 9003 nhằm giới thiệu một mô hình quản lý chất lượng có mục tiêu là đem lạilòng tin cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu, ápdụng trên qui mô toàn cầu Ðến giữa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng ISO

9000 đã được cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia Lợi ích của việc ápdụng và được chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định Tuy nhiên các yêu cầu

đề ra trong ISO 9000 có thể quá cao đối với công ty đang mới bước đầu thực hiện cácbiện pháp quản lý chất lượng và đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ Tuy nhiêncác xí nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng nếu như họ muốn có

vị trí trên thương trường

Ðể đáp ứng nhu cầu trên, Tổ chức Telarc của New Zealand đã đưa ra hệ thốngquản lý chất lượng có tên gọi là Q-Base Hệ thống Q-Base có cùng nguyên lý như ISO

9000 nhưng đơn giản hơn và dễ áp dụng hơn Kể từ khi hệ thống này được tuyêntruyền phổ biến ở Việt nam, nhiều doanh nghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đãđăng ký xin được hướng dẫn xây dựng HTCL Q-Base thông qua các Chi cục Tiêuchuẩn Ðo lường Chất lượng

Chính vì những vấn đề trên nhóm em đã chọn và tìm hiểu về hệ thống quản lýchất lượng Q-Base

Nội dung đồ án gồm có ba phần:

 Phần I: Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

 Phần II: Nội dung chính của hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

 Phần II: Áp dụng hệ thống hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

Các thành viên trong nhóm đã có nhiều cố gắng nhưng có thể vẫn chưa kháiquát hết được vấn đề, nên nội dung của đồ án còn nhiều thiếu sót và cần bổ sung,nhóm rất mong nhận được sự góp ý để đồ án hoàn thiện hơn từ thầy cô cùng các bạn Nhóm xin chân thành cảm ơn đến giảng viên: Nguyễn Thị Hồng Nhung đã trựctiếp hướng dẫn giúp nhóm hoàn thành đồ án này

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC ii

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 1

1.1.Sự ra đời của hệ thống hệ thống quản lí chất lượngQ-Base 1

1.2.Khái quát về hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base 2

1.3.Những điểm nổi bật của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base 3

1.4.Chức năng của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base 3

PHẦN II:NỘI DUNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 4

2.1.Các chuẩn mực của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base 4

2.2.Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base 4

Lợi ích sâu xa của việc có hệ thống Q-Base trong doanh nghiệp : 4

Đối với Khách hàng : 4

Đối với các nhà quản trị : 4

Nhân viên 5

Những nhà cung ứng 5

2.3.Trường hợp áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 5

2.4.Chi phí thiết lập hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 5

2.5.Thời gian thiết lập hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 6

2.6.Bảy điều khoản của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 6

Điều khoản 1: Quản lý hệ thống chất lượng: 6

Điều khoản 2: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ: 6

Điều khoản 3: Nhu cầu của khách hàng: 7

Điều khoản 4: Mua hàng: 7

Điều khoản 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện công việc: 7

Điều khoản 6: Kiểm tra và quản lý những công việc kém tiêu chuẩn: 8

Điều khoản 7: Quản lý sự đổi mới: 8

2.7.Sự cấp phép 8

2.8.Tiến trình xây dựng hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 10

Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và lập kế hoạch 10

Giai đoạn 2: Xây dựng HTCL và triển khai áp dụng 10

Giai đoạn 3: Hoàn chỉnh 10

2.9.Cách thức hoạt động của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base 11

2.9.1.Những cuộc hội thảo: 11

2.9.2.Quy trình đào tạo : 11

2.10.Vai trò của hệ thống Q-Base đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam .12

PHẦN III:ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 14

3.1.NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Q-BASE TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỆP THÀNH LÂM ĐỒNG 14

3.1.1.Đặt Vấn Đề 14

3.1.2.Mục tiêu của việc áp dụng Q-Base 15

3.1.3.Kết quả nghiên cứu và áp dụng 15

3.1.3.1.Về cơ cấu tổ chức 15

3.1.3.2.Trình độ và nhận thức về hoạt động quản lý chất lượng hiện nay và sự hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng Q-BASE 15

3.1.3.3.Công tác quản lý chất lượng hiện có của công ty 16

3.1.3.4.Hệ thống các văn bản, thủ tục 16

3.2.THỰC HIỆN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG Q-BASE 16

3.2.1.Xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống Q-Base 16

3.2.2.1.Về công tác tổ chức 17

3.2.2.2.Về công tác đào đạo 17

3.2.2.3.Xây dựng hệ thống tài liệu 17

3.3.MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH 19

3.4.KẾT LUẬN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HIỆP THÀNH LÂM ĐỒNG 19

KẾT LUẬN 20

PHỤ LỤC 21

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT

LƯỢNG Q-BASE1.1.Sự ra đời của hệ thống hệ thống quản lí chất lượngQ-Base

Đảm bảo chất lượng là cốt lõi của quản trị chất lượng, bao gồm một đảm bảosao cho người mua hàng có thể mua một sản phẩm, dịch vụ với lòng tin và sự thoảimái là có thể sử dụng một thời gian dài Đảm bảo chất lượng giống như một lời hứahoặc hợp đồng với khách hàng về chất lượng

Bất kỳ công ty nào cũng cần áp dụng chính sách đảm bảo chất lượng nhằmđoán chắc với khách hàng rằng trước khi mua, trong khi mua và giai đoạn nào đó saukhi mua, sản phẩm, dịch vụ phải có đủ độ tin cậy làm thỏa mãn khách hàng và chiếmđược lòng tin của họ Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chính sách đảm bảo chấtlượng bằng cách áp dụng các mô hình hệ thống quản lý chất lượng sao cho khách hàngtin vào hàng hóa của công ty mình hoặc xa hơn nữa là tin tưởng vào chất lượng củachính bản thân công ty, như vậy khách hàng sẽ yên tâm khi mua sản phẩm, dịch vụmới

Các nhà nghiên cứu chất lượng trên thế giới đã xây dựng nhiều mô hình hệthống quản lý chất lượng khác nhau để đáp ứng các mục tiêu và qui mô khác nhau.Trong số các hệ thống quản lý này có thể kể đến Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàndiện (TQM), Hệ thống Không sai lỗi (Zezo Defect) Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO9000

Mỗi hệ thống nêu trên có mục tiêu và nội dung yêu cầu khác nhau, chẳng hạn

hệ thống đảm bảo chất lượng trình bày trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 9002

và ISO 9003 nhằm giới thiệu một mô hình quản lý chất lượng có mục tiêu là đem lạilòng tin cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu

Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000 đã được thừa nhận và áp dụng trênqui mô toàn cầu Ðến giữa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng ISO 9000 đãđược cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia Lợi ích của việc áp dụng vàđược chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định Tuy nhiên các yêu cầu đề ratrong ISO 9000 có thể quá cao đối với công ty đang mới bước đầu thực hiện các biệnpháp quản lý chất lượng và đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển nhanh chóng của việc áp dụng bộ tiêuchuẩn ISO9000 thì một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiềukhó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí

Tuy nhiên các xí nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng nếunhư họ muốn có vị trí trên thương trường

Ðể đáp ứng nhu cầu trên, Telare - tổ chức chứng nhận chất lượng hàng đầu củaNew Zealand, sau khi nghiên cứu thị trường đã đưa ra hệ thống quản lý chất lượng vẫn

sử dụng các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO9000 (chủ yếu là ISO9002 vàISO9003) nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơn Hệ thống này, bao gồm những yêu cầu

cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để đảm bảo giữ được lòng tin đốivới khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc về dịch vụ, gọi tắt là Q.Base

Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base không đi sâu như ISO9000, mà đòi hỏinhững yêu cầu tối thiểu cần có, từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thốngQ.Base lên cho phù hợp với yêu cầu của ISO9000

1.2.Khái quát về hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base

Hệ thống chất lượng Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đãđược thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia,Canada, Thụy Điển Các nước trong khối ASEAN cũng rất quan tâm đến Q-Base

Hệ thống chất lượng Q-Base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thốngchất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp vàkinh tế Hệ thống Q-Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng:chính sách và chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, kiểm soátthành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng

Hệ thống chất lượng Q-Base chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000nhưng đang được thừa nhận rộng rãi, làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảmbảo chất lượng Hệ thống Q-Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưngđơn giản và dễ hiểu hơn Hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình ISO 9000, theo ýkiến của nhiều chuyên gia, khó thực hiện và phức tạp, đặc biệt đối với các xí nghiệpvừa và nhỏ Hệ thống Q-Base là lý tưởng đối với các công ty đang chập chững trêncon đường chất lượng và những công ty nhỏ là đơn vị cung cấp hay nhận thầu cho cáccông ty lớn Mặc dù đơn giản và dễ áp dụng, nhưng Hệ thống Chất lượng Q-Base cóđầy đủ những yếu tố cơ bản của một Hệ thống Chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểmsoát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình Nó tập trung vào việc phâncông trách nhiệm và giao quyền hạn và khiến cho mọi nhân viên chịu trách nhiệm vềhành động của mình

Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các hệ thống quản trịchất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cungứng cho các công ty lớn hơn đã có giấy công nhận ISO9000 Từng doanh nghiệp cóthể vận dụng hệ thống Q.Base theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cầnthiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chấtlượng

Đặc biệt, Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q.Base từ tháng11/1995 và ngày 7/6/1996, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cụctiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính thức ký văn bản về việc này

Kể từ khi hệ thống này được tuyên truyền phổ biến ở Việt Nam, nhiều doanhnghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đã đăng ký xin được hướng dẫn xây dựng Hệthống quản lý chất lượng Q-Base thông qua các Chi cục tiêu chuẩn đo lường chấtlượng.

Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp có thểthêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãnmọi yêu cầu của ISO9000

1.3.Những điểm nổi bật của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base

+ Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

+ Một giá duy nhất cho toàn bộ sự lắp đặt, vận hành

+ Cải thiện chất lượng công ty một cách liên tục

+ Làm tăng lợi nhuận của công ty

+ Nhân viên vui vẻ làm việc trong môi trường có tổ chức

+ Bạn quản lý công ty, chứ không phải công ty quản lý bạn

+ Chứng minh cho khách hàng của bạn thấy rằng “Bạn sẽ nói những gì bạn sẽlàm và bạn sẽ làm những gì bạn nói”

1.4.Chức năng của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base

Q-BASE là một công cụ rất cần thiết cho sự quản lý và thực thi ở các bộ phận

vì nó có các chức năng sau :

+ Báo cáo về cả một quá trình kiểm tra và xem xét lại toàn bộ việc thực thi ởcác bộ phận

+ Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá

+ Khái quát được cả quá trình thực hiện

+ Là một sự chứng minh các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành của bạn có hiệuquả hay không

PHẦN II:NỘI DUNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ

CHẤT LƯỢNG Q-BASE2.1.Các chuẩn mực của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base

Một cách đặc trưng, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống Q-base phải thông quanhững chuẩn mực sau :

+ Số nhân viên phải từ 10 người trở lên

+ Có ít nhân viên là chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng

+ Chủ doanh nghiệp phải là người có nhiều kinh nghiệm và sử dụng nhiều thờigian cho công việc giấy tờ

+ Doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở lợi nhuận thấp

+ Có ít bản thảo về các chính sách và hệ thống tài liệu

2.2.Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base

Đạt được chứng nhận phù hợp Q-Base, các tổ chức có những lợi ích sau đây:

- Cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu

- Tăng cường kỷ luật lao động

Lợi ích sâu xa của việc có hệ thống Q-Base trong doanh nghiệp :

Đối với Khách hàng :

Sẽ tin tưởng hơn vào khả năng phân phối sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn

và đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của họ Khách hàng sẽ nhận được đơn hàng đúnglúc, mọi lúc mọi nơi Có rất nhiều ví dụ về những công ty dành được những vụ kinhdoanh mới nhờ vào hệ thống chất lượng này

Đối với các nhà quản trị :

Hệ thống này giúp họ có nhiều thời gian để lên kế hoạch kinh doanh và tậptrung phát triển doanh nghiệp vì nó giúp giảm sự sai sót, thiệt hại, từ đó khách hàng sẽ

ít phàn nàn hơn, hình ảnh công ty được nâng cao Khi các nhà quản trị kinh doanh hiệuquả hơn, họ cảm thấy hài lòng, an toàn và phát triển được các mối quan hệ cá nhân tốtđẹp với nhân viên và tự hào về những gì họ đã đạt được

Nhân viên

Cũng cảm thấy hài lòng hơn trong công việc khi họ cùng với các nhà quản trịcùng hướng đến một mục tiêu chung Mỗi người sẽ có những ý tưởng rõ ràng cáchthức họ có thể đóng góp để xây dựng mục tiêu này và cùng nhau chia sẽ những thànhcông họ đạt được

Những nhà cung ứng

Sẽ yên tâm hơn và trung thành với công ty bạn hơn do nhận thấy được một hiệu suấtlàm việc cao và thật sự hiệu quả

2.3.Trường hợp áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-Base

Một cách tổng quát, hệ thống Q.Base được áp dụng trong các trường hợp:

- Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năngcạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiếtkiệm nhất

- Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khikhách hàng đòi hỏi.Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm bảo chất lượng theoQ.Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng

- Chứng nhận của bên thứ 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được tổchức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức

2.4.Chi phí thiết lập hệ thống quản lí chất lượng Q-Base

Q–Base có mức giá thấp nhất, hoàn toàn được công nhận bởi hệ thống quản lýchất lượng toàn cầu Hiện tại, mức chi phí thấp nhất là 9,000 đô la để thực hiện vànhận được chứng chỉ cho toàn hệ thống

Mức phí bao gồm các khoản sau :

- Buổi tọa đàm huấn luyện cho các thành viên mới

- Tài liệu đào tạo

- Sổ tay phát triển chất lượng và đánh giá

- Tư vấn và cung cấp miễn phí trên các website

- Độc lập, giám định bởi bên thứ ba và cấp giấy chứng nhận

- Chi phí chứng chỉ và chi phí đăng ký

Mỗi lần bạn nhận được chứng chỉ hệ thống quản lí chất lượng Q–Base sẽ đượctính phí 1,150 đôla cho phí bảo dưỡng hàng năm Chi phí này bao gồm chi phí cho hailần đánh giá trên website mỗi năm, bắt đầu sáu tháng sau khi sự kiểm soát chứng chỉban đầu của bạn

2.5.Thời gian thiết lập hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base

- Cho dù bất cứ ở đâu thì mất trung bình khoảng 5-12 tháng.Điều đó phụ thuộc vàonhững hoạt động hiện tại và thời gian bạn có dành cho nó để có được hệ thống Q-Base.Chuẩn bị sổ tay chất lượng và bảo đảm rằng nó phản chiếu một cách chính xác hệthống kinh doanh của bạn Mong đợi chỉ mất một khoảng thời gian 250 đến 350 giờcho một người để trải qua một khoảng thời gian 5 – 12 tháng (sẵn sàng cho sự kiểmsoát độc lập bởi bên thứ ba) Nó bao gồm sự chuẩn bị sổ tay chất lượng Q – Base vàthiết lập hệ thống một

2.6.Bảy điều khoản của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base

Quy tắc quản lý chất lượng của Q - Base là gì?

Quy tắc quản lý bao gồm 7 điều khoản, mỗi điều khoản tập trung vào việc chỉ

ra các khía cạnh có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng Sự hiệu chỉnh thườngxuyên đã cho phép quy tắc này vững vàng với những thay đổi mang tính triết học củaISO 9001 đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một vài doanh nghiệp bịtrì hoãn với những thay đổi trong sự điều chỉnh của môi trường Ví dụ như phiên bản

2001 được xem xét liên tục với mục tiêu của việc giới thiệu một điều khoản bổ sungtrong nghề nghiệp, sức khỏe và sự an toàn Đây là câu trả lời trực tiếp cho việc điềuchỉnh các yêu cầu về sức khỏe và an toàn trong Employment Act 1992 Điều này đượcmong đợi là một hiệu chỉnh mới, sớm được thừa nhận trong năm 2005

Điều khoản 1: Quản lý hệ thống chất lượng:

Cái gì cần phải thiết lập, vận hành và quản lý hệ thống chất lượng của bạn

Công ty phải chỉ định một nhân viên có vai trò như một điều phối hệ thốngđược ủy quyền và chịu toàn bộ trách nhiệm cho sự đảm bảo chất lượng cho từng phânđoạn công việc cửa tổ chức Người điều phối hệ thống được yêu cầu để đảm bảo rằngtất các các nhân viên phải tuân theo các chính sách và những qui trình về các hướngdẫn chất lượng ở toàn bộ thời gian Họ cũng phải chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra

và không ngừng cải thiện hệ thống quản lý chất lượng Vì quy tắc này không yêu cầungười điều phối hệ thống là một chuyên gia về quản lý chất lượng, vai trò này thường

do Giám đốc điều hành hoặc chủ Doanh nghiệp đảm nhiệm

Điều khoản 2: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ:

Quá trình phải đồng nhất với nhau và bảo đảm mọi tài liệu liên quan đến chất lượngluôn luôn cập nhật từng ngày và sẵn có đối với những người làm việc với nó

Những tài liệu, kể cả bất kỳ phương pháp nào của việc ghi chép hay thể hiệnthông tin là quan trọng để bảo đảm chất lượng của những sản phẩm và dịch vụ, vànhững hoạt động phù hợp của một công ty Bởi vậy, công ty phải có một hệ thống đểđồng nhất và kiểm soát đều tất cả những tài liệu của nó để bảo đảm rằng chỉ những

phiên bản hiện hành đang sử dụng và không có sự thay đổi không hợp pháp được thựchiện Hệ thống cũng chia sẻ thông tin liên quan tới tất cả những ai mà cần nó để bảođảm những quá trình quan trọng được hiểu cẩn thận và thực hiện đúng

Điều khoản 3: Nhu cầu của khách hàng:

Phải có sự kết nối giữa sự mong đợi của khách hàng và năng lực tiềm tàng của doanhnghiệp

Một nguồn chính của sản phẩm hay những vấn đề dịch vụ phát sinh từ việcthiếu sự tương tác giữa khách hàng và các nhà cung cấp Vì vậy, công ty phải xem lạitất cả các hợp đồng cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ để đảm bảo rằng các yêu cầu hoặcnhu cầu của khách hàng được hiểu một cách tốt nhất để công ty có khả năng thực hiệncác nhu cầu đó Việc áp dụng các nguyên lý giống nhau đến bất kỳ những thay đổicủa một đơn đặt hàng, vì vậy các thay đổi đó cần phải được hiểu một cách đúng đắn vàthông tin đến tất cả các bên liên quan

Điều khoản 4: Mua hàng:

Xác định những nhu cầu của các bạn một cách rõ ràng tới những những nhà cung cấpphê chuẩn và đảm bảo rằng những gì bạn nhận là những gì bạn đặt hàng và luôn luônđúng hẹn

Công ty phải có một hệ thống cho việc kiểm tra các tài liệu mua hàng, nhữngthành phần và các dịch vụ hợp đồng phụ Nó phải lựa chọn nhà cung cấp và nhữngngười thầu lại không chỉ dựa vào giá mà còn trên cơ sở hoạt động Vì đây là nguyênliệu tới hạn phải được ưu tiên nếu họ không giảm chất lượng hàng hoá và dịch vụthuộc sở hữu của công ty

Công ty cũng phải giám sát hoạt động của nhà cung cấp và những người thầulại, và kiểm tra những đơn đặt hàng được giao đúng lúc, đúng số lượng, và đúng vớinhững đặc điểm kỹ thuật

Điều khoản 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện công việc:

Thiết lập tất cả hệ thống đào tạo để đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo đầy

đủ cho công việc họ làm

Nhân viên sẽ được huấn luỵện cho công việc họ sẽ làm và nếu cần thiết sẽ đượccung cấp với những chỉ dẫn được viết vạch ra cách thực hiện nhiệm vụ của mình nhưthế nào

Sự chỉ dẫn sẽ bao gồm sự tham chiếu đến bất kỳ các tiêu chuẩn, Quy tắc quản

lý quy định của nơi áp dụng Một chương trình huấn luyện được thiết kế một cáchđúng đắn sẽ đảm bảo nhu cầu huấn luyện của mỗi người được xác định phù hợp vànhận được phương pháp huấn luyện thích hợp Hơn nữa việc chấp nhận các chỉ dẫncông việc tạo ra những biến đổi nhỏ và những mâu thuẫn trong tiến trình thực hiện

Công việc giám sát và kiểm tra các tiêu chuẩn phụ

Công ty phải có những hoạch định và các qui trình giám sát nguyên liệu thô,thành phần, công việc trong tiến trình, và sản phẩm cuối cùng phải đạt được sự chuẩnhóa và thẩm định của việc đo lường, kiểm tra và giám sát thiết bị theo đúng như kếhoạch Hệ thống cũng cho phép các nguyên liệu và sản phẩm được giám sát vì chúngbám sát qui trình sản xuất để đảm bảo rằng chúng có thể chuyến tới giai đoạn tiếp theohoặc được chuyển lại vì họ đã tìm thấy những sản phẩm chưa đạt tiêu chuẩn Hệ thốngchất lượng cũng sẽ bao gồm những tiến trình cho sự phân chia các sản phẩm có phẩmchất thấp và cả cách sắp xếp các qui trình sản xuất

Điều khoản 6: Kiểm tra và quản lý những công việc kém tiêu chuẩn:

Hình thức hóa những kế hoạch có chất lượng của bạn, thiết lập đo lường, kiểmtra kích cỡ thiết bị Sự thiết lập một quá trình có hệ thống để có thể cải thiện các côngviệc không phù hợp

Điều khoản 7: Quản lý sự đổi mới:

Làm sao để xử lý chất lượng không tốt và giải quyết họ sao cho nó không còn xuấthiện Từ đó thiết lập chu trình cải tiến liên tục

Công ty phải có 1 quá trình cho việc đầu tư vào những sản phẩm dưới tiêuchuẩn, sự phàn nàn của khách hàng, hoặc những đặc tính chất lượng để xác địnhnguyên nhân chính của vấn đề Một nguyên nhân được nó xác định, hoạt động phảiđược chắn chắn rằng những vấn đề giống nhau hoặc tương tự thì không được lặp lại.Chìa khóa của vấn đề là phải tìm ra một giải pháp thường xuyên cho các vấn đề Nóthường bao hàm việc nhìn thấy trước các dấu hiệu không tốt tại các yếu tố cơ sở gópphần cho vấn đề

2.7.Sự cấp phép

Một doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Q-Base vàohoạt động của doanh nghiệp thì phải được sự chứng chận của Q-Base thông qua việccấp phép cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống này Vậy sự cấp phép có ý nghĩa như thếnào đối với doanh nghiệp?

Sự cấp phép có ý nghĩa gì đối với công ty?

- Nó thông báo cho khách hàng biết rằng chúng có liên quan với công ty rằng

nó phải thỏa mãn các điều kiện cần thiết của sự cấp phép nhãn hiệu quốc tế Mã Base:1995 cho việc thực hiện quản lý chất lượng, đo lường chính xác các tiêu chuẩnnhằm thỏa mãn nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ

Q Bởi việc thực hiện hệ thống mã vạch QQ Base và việc mời đánh giá một cáchđộc lập hệ thống quản lý chất lượng của bạn, bạn phải giới thiệu một cách chính thứclời cam kết để đảm bảo rằng những gì khách hàng cần là những gì bạn có – 100% của

toàn bộ thời gian Mã vạch Q-Base được thiết kế để chỉ ra điểm yếu của bạn trước khibạn thể hiện chúng ra cho khách hàng biết

- Giấy chứng nhận giúp cho mọi người biết về công ty của bạn nhiều hơn bất kỳbạn đã nói trước đó

- Để được chứng nhận, hệ thống quản trị chất lượng của bạn phải được thẩmđịnh dựa theo những điều kiện cần thiết của Q-Base Code Q-Base Code dựa trên cácyếu tố của hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 và chúng thích hợp vớicác doanh nghiệp có quy mô nhỏ Nhóm thẩm định độc lập đặt hoạt động của bạn vàquá trình thực hiện dưới quy mô nhỏ cho đến khi chúng thỏa mãn rằng bạn đã gia tăng

sự đo lường các yếu tố cơ bản của Q-Base Code

- Nhưng nó không kết thúc mà bắt đầu đánh giá bởi Q-Base, với chu kỳ 6 tháng,đảm bảo rằng sự tin cậy trong sự hoạt động liên tục của hệ thống chất lượng

- Để có đươc sự tin cậy hoàn toàn và được Q-Base chứng nhận, công ty của bạnphải xuất phát từ các bước sau:

 Đưa ra một lời cam đoan chắc chắn tới khách hàng

 Tham gia chương trình Q-Base bằng cách gọi tới số 1-800-717-3536 (Miễn

phí)

 Tham gia buổi tọa đàm dành cho những thành viên mới

 Bổ nhiệm một công nhân viên chức cấp cao để trở thành người phối hợp chấtlượng của công ty bạn

- Sử dụng các tư liệu đào tạo một cách chi tiết đươc cung cấp bởi Q-Base, vàxúc tiến các công việc phát triển liên tục, sự trợ giúp trực tiếp từ Q-Base thông qua hệthống phát triển đường điện thoại, fax, mail, và kiểm tra, và chuẩn bị sổ tay chất lượngcủa công ty để làm đúng theo quy tắc quốc tế Q-Base

- Đòi hỏi đội ngũ nhân viên thực hiện đúng theo quá trình ngay từ lúc bắt đầu,chắc chắn rằng sổ tay chất lượng của bạn phản ánh xác thực hoạt động kinh doanh củacông ty Có nghĩa là 'nói những gì bạn làm và làm những gì bạn nói"

- Bạn sẽ sẵn sàng đăng kí sổ tay chất lượng của công ty cho cơ sở kinh doanhđộc lập, được kiểm tra và đánh giá lại bởi bên thứ ba theo Q-Base

- Sau khi ban thanh tra của cơ sở kinh doanh độc lập nhận được sổ tay chấtlượng của công ty bạn, họ sẽ liên lạc với bạn cho một cuộc thẩm tra tại chỗ và đánh giákhả năng

- Khi việc đánh giá tại chỗ hoàn thành, ban giám định độc lập sẽ đề xuất lạicông ty bạn về việc cấp phép và chứng nhận lại việc thực hiện hệ thống quản lý chấtlượng Quy tắc quản lý của Q-Base

- Từ các yếu tố trên, chương trình Q-Base của bạn sẽ được đánh giá 6 tháng mộtlần để đảm bảo công ty của bạn đươc duy trì và cải thiện nó để đạt được mức độ thựchiện quản lý chất lượng.

2.8.Tiến trình xây dựng hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base

Xây dựng hệ thống chất lượng Q.Base có thể được tiến hành theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và lập kế hoạch.

- Lãnh đạo công ty xác định rõ vai trò của chất lượng và định hướng hoạt độngcủa công ty

- Lãnh đạo có quyết tâm xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng trong côngty

- Tổ chức quản lý việc xây dựng và thực hiện HTCL thông qua việc thành lậpban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch triển khai

- Xây dựng nhận thức về Q-Base trong công ty, tổ chức việc đào tạo cho cácthành viên trong ban chỉ đạo

Giai đoạn 2: Xây dựng HTCL và triển khai áp dụng.

- Đào tạo cho từng cấp về Hệ thống chất lượng Q-Base và về phương pháp xâydựng các văn bản cho HTCL

- Viết chính sách và mục tiêu CL dựa trên yêu cầu của Q-Base và mục tiêu sảnxuất kinh doanh

- Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo các điều của Q-Base

- Viết sổ tay chất lượng của công ty

- Đào tạo về các phương pháp và thủ tục đã được thành lập cho các thành viên

có liên quan

- Công bố chính sách CL và chỉ thị của công ty về việc thực hiện các yêu cầucủa HTCL Quyết định ngày áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện Cóthể áp dụng thí điểm

- Thử nghiệm Hệ thống mới trong một thời gian

Giai đoạn 3: Hoàn chỉnh

- Công ty tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của hệthống chất lượng