Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán VACO thực hiện

Thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho thấy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một khâu quan trọng trong kiểm toán BCTC, và cùng với phần hành khác sẽ giúp cho

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG I 6

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 6

ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI 6

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO 6

1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng - thanh toán ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính 6

1.1.1 Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán 6

1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán 7

1.1.3 Chứng từ sổ sách trong chu trình mua hàng – thanh toán 11

1.2 Mục tiêu kiểm toán kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán VACO thực hiện 12

1.3 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán VACO thực hiện 13

1.3.1 Một số đặc điểm đặc trưng trong phương pháp kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán VACO 13

b Cách thức thiết lập mức độ trọng yếu 14

c Cách thức chọn mẫu 15

N (số mẫu) = P (tổng thể) / J 15

d Thủ tục thử nghiệm kiểm soát (Test of Control) 15

e Thủ tục kiểm tra cơ bản (Substantive Test) 16

1.3.2 Đặc điểm quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty TNHH kiểm toán VACO 17

Thủ tục kiểm tra chi tiết (TOD) nghiệp vụ mua hàng 18

Thủ tục kiểm tra chia cắt niên độ với nghiệp vụ mua hàng (Cut-off test) 18

Thủ tục chọn mẫu số dư và gửi thư xác nhận 19

Thủ tục kiểm tra thay thế (Alternative Test) 19

CHƯƠNG II 22

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN 22

CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN 22

BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO 22

THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG 22

2.1 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát 22

MỤC TIÊU, CHIẾN LƯỢC VÀ RỦI RO KINH DOANH 23

2.2 Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể cho chu trình mua hàng và thanh toán 31

2.3.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết 35

Kết thúc thủ tục kiểm tra, tất cả các nghiệp vụ trong mẫu đều được kế toán ghi nhận đúng kỳ và chính xác KTV kết luận nghiệp vụ mua hàng tại A không có sai phạm trọng yếu nào 36

WP [5450] 37

KẾT LUẬN 72

Trong nền kinh tế thị trường, chất lượng cuộc kiểm toán là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các công ty kiểm toán độc lập và cũng là đòi hỏi tất yếu của hoạt động kiểm toán Song, chất lượng cuộc kiểm toán ấy lại phụ thuộc vào chất lượng của từng giai đoạn kiểm toán, từng phần hành kiểm toán cụ thể Thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cho thấy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một khâu quan trọng trong kiểm toán BCTC, và cùng với phần hành khác sẽ giúp cho doanh nghiệp phát hiện và chấn chỉnh các sai sót, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, nâng cao hiệu quả công tác quản lý 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

CĐKT Cân đối kế toán

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua; Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới và xây dựng nềnkinh tế thị trường định hướng XHCN đã tạo ra động lực mạnh mẽ phát triển kinh tếđất nước Là một bộ phận của nền kinh tế; việc hình thành và phát triển thị trườngdịch vụ kế toán – kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị trường vừa là bộphận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô nền kinh tế – tài chính

và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế xã hội

Hoạt động dịch vụ kế toán – kiểm toán là nhu cầu cần thiết; trước hết là vì lợiích của bản thân doanh nghiệp; của các nhà đầu tư trong và ngoài nước; lợi ích củachủ sở hữu vốn; các chủ nợ; lợi ích và yêu cầu của Nhà nước Người sử dụng kết quảkiểm toán phải được đảm bảo rằng những thông tin họ được cung cấp là trung thực;khách quan; có độ tin cậy cao và phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung đã đượcthừa nhận để làm căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc thực thi trách nhiệm quản lý;giám sát của mình

Chất lượng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lượng kiểm toán báo cáotài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do kết quả kiểm toán các chu trình nghiệp

vụ riêng biệt mang lại Trong đó; chất lượng của kiểm toán chu trình mua hàng- thanhtoán có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC

Xuất phát từ lý do trên; trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH kiểm toánVACO; Được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc và các anh chị trong phòng

nghiệp vụ II; em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán VACO thực hiện” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Dựa trên kiến thức đã học và quan sát thực tế trong thời gian thực tập; chuyên

đề tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán; tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình này doVACO thực hiện; từ đó rút ra một số bài học kinh nghiệm và đưa ra một số kiến nghịnhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toántrong kiểm toán BCTC của VACO

Để thể hiện được các nội dung trên; ngoài lời mở đầu và kết luận; chuyên đềbao gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm hoạt động chu trình mua hàng – thanh toán ảnh hưởng

đến kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán VACO.

Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong

kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH kiểm toán VACO thực hiện tại khách hàng.

Chương 3: Nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu

trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán VACO.

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO

1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng - thanh toán ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính

1.1.1 Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong những chu trình kinh tế chính yếucủa mọi tổ chức kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng Chu trình là một quá trìnhthu mua các hàng hóa, dịch vụ và tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp Hàng hóadịch vụ mua vào có thể bao gồm nguyên nhiên vật liệu, vật tư, các loại máy móc thiết bịcho đến điện nước, công tác bảo trì bảo dưỡng…

Tại bất cứ doanh nghiệp nào thì hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể thựchiện được khi có các yếu tố đầu vào Với vai trò đáp ứng và cung cấp cho doanh nghiệpyếu tố đầu vào, chu trình mua hàng – thanh toán luôn giữ một vị trí quan trọng giữanhững hoạt động khác của doanh nghiệp Nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ và thực hiệnthanh toán nếu được thực hiện trôi chảy sẽ là một trong những điều kiện quan trọng đểđảm bảo cho thành công của những công đoạn tiếp theo trong quy trình sản xuất kinhdoanh

Dưới góc nhìn của kiểm toán tài chính, chu trình mua hàng và thanh toán là mộtchu trình trọng yếu do những nghiệp vụ diễn ra trong đó có ảnh hưởng đến nhiều khoảnmục trên báo cáo tài chính Có thể thấy hai khoản mục chịu tác động rõ rệt nhất từ kếtquả của chu trình mua hàng và thanh toán là khoản mục Tiền và khoản mục Hàng tồnkho (vì vậy nên đôi khi Hàng tồn kho được ghép chung vào một chu trình với mua hàng –thanh toán)

Thanh toán Tiền lương & Nhân viên

Tiền lương & Nhân viên

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình và phần hành cơ bản

1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán

Các chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán sẽ được trình bày theo từng giaiđoạn; thể hiện ở các bước sau để tiện theo dõi:

Bước 1: Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Các bướccông việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

- Xác định nhu cầu hàng hoá; dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh

nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu; công cụ;dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụ lên kếhoạch; cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất đượcliên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp

- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng; bộ phận kế hoạch

sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt Sauđó; đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng

- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để

xem xét; tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc; trước khi quyết định mua một mặt hàngnào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọnnhà cung cấp thích hợp nhất

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp

khác nhau; đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựa chọn này căn cứ vàogiá cả; chất lượng của hàng hoá; các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại; chiếtkhấu thanh toán; phương thức thanh toán

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng;

số lượng; các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào Tất

cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước; có đầy đủ chữ ký của những người có thẩmquyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đakhả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này

Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặcdịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình Nó là mộtchứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ Trongmột số trường hợp khác; nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịchhoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cungứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụcủa các bên tham gia hợp đồng

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất củahàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp

vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theođúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua cácmặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chungcho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mứccho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thí dụ; các lần mua tài sản thườngxuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn củaHội đồng quản trị; các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên; như cáchợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định; vật tư vànhững dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quảnđốc và trưởng phòng; và một số loại nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặthàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước

Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lờiđược các câu hỏi sau:

+ Được phê duyệt bởi ai?

+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?

+ Tại thời điểm nào?

+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?

+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?

Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng vẫn

chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét cóvấn đề gì xảy ra không

Bước 2: Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ donhà cung cấp chuyển đến Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một điểm quyết địnhtrong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quanđối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hoá nhận được; quá trình kiểm soát thíchhợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã; số lượng; thời gian đến và các điều kiện khác

Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhậnhàng (được đánh số từ trước) như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hànghoá Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán cáckhoản phải trả để thông báo Báo cáo nhận hàng có thể được thay thế bằng phiếu xuấtkho của nhà cung cấp

Để ngăn ngừa sự mất mát; sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải đượckiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi Nhân viên trongphòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán (nguyên tắc phân công vàphân nhiệm rõ ràng) Hàng hoá trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra số lượng; chấtlượng so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh lệch không Việc kiểm tra này nênđược đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận tiện cho việc kiểm soát sau này

Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải được lưu giữ ở kho Một bản saophải được gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng hoá đãnhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đặt hàngđưa ra đều được thực hiện tốt)

Bước 3: Ghi nhận các khoản nợ người bán

Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các khoản

nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho Công việc nàyđòi hỏi sự đúng đắn; chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quantrọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh toán thực tế; do đó kế toán chỉ đượcphép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng Đối với các hoá đơn đã đượcghi sổ nên được đề “đã hạch toán” hoặc đánh dấu để tránh ghi 2 lần Các phần hành kếtoán được thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ

Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lầnmua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải

trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánhmẫu mã; giá; số lượng; phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơnvới thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã về.Thường thì các phép nhân và phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn.Sau đó; số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

Bước 4: Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện.Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi;séc; uỷ nhiệm chi Trước khi thực hiện thanh toán; các chứng từ này phải có sự phê chuẩncủa Giám đốc hoặc người được uỷ quyền Các chứng từ thanh toán này sau đó được saolàm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán; bản sao được lưu lạitrong hồ sơ theo người được thanh toán

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chiphải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn).Trước khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lưỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụmua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi với người chi tiền(nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Các phiếu chi đều phải được đánh số thứ tự từ trước vàđược in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người nhận tiềnhoặc số tiền Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký; phiếu chi trắng vàphiếu chi không còn hiệu lực Có một phương pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minhnhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau này cũng

là một điều quan trọng Phương pháp thường dùng là viết số của phiếu chi lên các chứng

từ chứng minh

Đó là các công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh nghiệp cần tiếnhành đối với chu trình mua hàng và thanh toán Mỗi một chức năng trong chu trình sẽphải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng Nắm chắccác chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiếnhành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả

1.1.3 Chứng từ sổ sách trong chu trình mua hàng – thanh toán

Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình lớn và có nhiều nghiệp vụ diễn

ra liên hoàn, vì vậy số lượng chủng loại chứng từ và sổ sách (mà trong đó chủ yếu phục

vụ cho công tác kế toán) được sử dụng tương đối đa dạng Những chứng từ sổ sách đangtồn tại phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay bao gồm:

Yêu cầu mua: là tài liệu được lập bởi bộ phận trong đơn vị có nhu cầu mua hàng

hóa, dịch vụ Phiếu yêu cầu mua sẽ được duyệt và kiểm tra bởi nhà quản lý bộ phận trướckhi chuyển tới cấp cao hơn hoặc tới bộ phận phụ trách mua hàng

Đơn đặt hàng/Lệnh mua: thông thường được lập bởi bộ phận mua hàng của

doanh nghiệp, trong đó ghi lại nội dung của yêu cầu mua hàng (sau khi đã được xétduyệt) và được gửi tới cho nhà cung cấp

Phiếu giao hàng: được chuẩn bị bởi nhà cung cấp và được ký nhận bởi đơn vị

mua hàng khi hàng hóa/ dịch vụ đã được chuyển giao

Phiếu nhận hàng: là tài liệu mà doanh nghiệp nhận được từ phía nhà cung cấp, là

căn cứ để xác nhận công nợ phải trả Nói chung, phiếu nhận hàng sẽ là một tập hợp gồmVận đơn và Hóa đơn Trong đa số trường hợp, kế toán sẽ chính thức ghi nhận một khoảnphải trả khi nhận được hóa đơn và sẽ dựa vào các thông tin trên hóa đơn như số lượng,giá tiền, tổng tiền, thuế VAT để tiến hành hạch toán

Bảng kê đối chiếu công nợ (Reconciliation Statements): được doanh nghiệp lập

và gửi đi cho từng đối tượng công nợ để đối chiếu lại số liệu đang được ghi nhận trên sổsách Tại nhiều đơn vị việc lập bảng kê đối chiếu đã trở thành một nhiệm vụ quen thuộccủa bộ phận kế toán vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, tuy nhiên với các công ty nhỏ thìhầu hết chưa thực hiện công việc này

Nhật ký mua hàng (Acquisitions Journal): là sổ ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ

mua hàng đã diễn ra cũng như những thông tin chi tiết liên quan như ngày mua, số hóađơn, nội dung hàng hóa, tên nhà cung cấp

Số chi tiết khoản phải trả (Payables Master Files): ghi chép các khoản phải trả

phát sinh cũng như các khoản đã thanh toán theo từng đối tượng nhà cung cấp Tổng sốphải trả cho nhà cung cấp phải bằng với khoản phải trả trên sổ cái tài khoản phải trả

Trên đây là những chứng từ và sổ sách thông dụng đang được sử dụng rộng rãi tạicác doanh nghiệp Thực tế, doanh nghiệp có thể giảm thiểu hoặc tăng cường số lượng vàchủng loại chứng từ sổ sách tùy theo nhu cầu và đặc điểm của mình (chẳng hạn một sốcông ty tư nhân quy mô nhỏ thường không dùng Nhật ký mua hàng và Bảng đối chiếucông nợ, ngược lại tại những tập đoàn lớn thì nghiệp vụ mua hàng nhất thiết đều cần kèmtheo chứng từ là Bảng báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp để làm căn cứ tham chiếu đơngiá)

1.2 Mục tiêu kiểm toán kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán VACO thực hiện

Để thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì KTV phải xácđịnh được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng vàcủa khách thể kiểm toán Vì vậy; khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanhtoán; KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bảnchi phối kiểm toán BCTC; Khoản 11 đã xác định: “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúpcho KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sởchuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận; có tuân thủ pháp luật liênquan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không” Theođó; mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu

số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyêntắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoáthành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình

Mục tiêu kiểm toán cụ thể như sau:

Tính hiện hữu (Completeness): Ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và

các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách; tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

Tính hợp lệ (Validity): Hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ

người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó

Ghi chép (Recording): Hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện

nghiệp vụ; việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán; phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ

Tính đúng kỳ (Cutoff): Các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán; đặc

biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính Trong chu trình mua hàng và thanhtoán; các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế phát sinh

Giá trị (Valuation): chính xác về số học trong việc tính toán; cộng dồn; chuyển sổ

đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

Trình bày (Presentation): các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người

bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việcthể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

1.3 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo

tài chính do công ty kiểm toán VACO thực hiện

1.3.1 Một số đặc điểm đặc trưng trong phương pháp kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán VACO

a Rủi ro kiểm toán và Mức độ đảm bảo

Được xây dựng dựa trên phương pháp kiểm toán theo hướng tiếp cận rủi ro nêncách thức kiểm toán của công ty tập trung vào đánh giá mức độ rủi ro của đối tượng kiểmtoán, từ đó xác định mức độ đảm bảo cần đạt được thông qua các thủ tục kiểm toán

Rủi ro kiểm toán (AR – Audit Risk) bao gồm ba nhân tố là rủi ro tiềm tàng (IR – Inherent Risk), rủi ro kiểm soát (CR – Control Risk) và rủi ro phát hiện (DR – Detection Risk) Mối liên hệ giữa các rủi ro này thể hiện qua công thức: AR = IR x CR x DR Tuy

nhiên theo cách tiếp cận của VACO thì rủi ro được đánh giá thông qua giá trị của mức độ

đảm bảo (Assuarance Level) Theo đó, tương ứng với các rủi ro trên là các mức độ đảm

bảo – khả năng không có sai sót hay gian lận:

Mức đảm bảo kiểm toán (AA – Audit Assuarance): khả năng thông tin tài chính kế

toán của đơn vị không có sai phạm trọng yếu sau khi đã kiểm toán Nếu như giá trị của

AR thông thường được thiết lập bằng 5% thì giá trị của AA luôn phải bằng 3.0 để kết

luận kiểm toán đạt được độ chính xác phù hợp

Mức đảm bảo tiềm tàng (IA – Inherent Assuarance): khả năng thông tin không có saiphạm trọng yếu dù không có bất cứ sự kiểm soát nào

Mức đảm bảo của kiểm soát (CA – Control Assuarance): khả năng thông tin không

có sai phạm trọng yếu nhờ sự can thiệp của các hoạt động kiểm soát nội bộ đơn vị

Mức đảm bảo của kiểm tra chi tiết (SA – Substantive Assuarance): khả năng thông

tin không còn sai phạm trọng yếu nhờ việc thực hiện các thủ tục kiểm toán Giá trị của

SA được tính ra qua giá trị của CA và IA (tương tự như việc giá trị của DR được tính quagiá trị của CR và IR)

Trong mô hình kiểm toán của Deloitte, các mức độ đảm bảo này liên hệ với nhautheo công thức:

AA = IA + CA + SA = 3 SA= AA – IA – C

Kiểm soát cóhiệu lực

0.0

Kiểm soátkhông hiệulực

1.3

Kiểm soát cóhiệu lực

0.0

Kiểm soátkhông hiệu lực

Kiểm tra chitiết mức cơbản

3.0

Kiểm tra chitiết mức tậptrung

tin đó Tại VACO, mức trọng yếu được xác định qua giá trị của chỉ tiêu PM ( Planning

Materiality – Mức trọng yếu kế hoạch) Giá trị của PM đóng vai trò cơ sở để quyết định

phạm vi, quy mô cũng như độ chi tiết của các thủ tục kiểm toán nhằm phát hiện đượcnhững sai phạm trọng yếu Ngoài ra, PM còn được sử dụng để đánh giá mức độ ảnhhưởng của các sai lệch phát hiện được Tùy theo đặc điểm của từng khách thể kiểm toán,

giá trị của PM sẽ được thiết lập bằng 5% - 10% trên tổng lợi nhuận trước thuế (thông

thường) hoặc một tỷ lệ khác trên tổng tài sản, tổng nguồn vốn và doanh thu

Bên cạnh chỉ tiêu PM còn một chỉ tiêu quan trọng khác được sử dụng là chỉ tiêu

MP (Monetary Precision – Mức độ chính xác tiền tệ) Thực chất giá trị của MP là dựa

trên PM nhưng trong đa số trường hợp giá trị này phải nhỏ hơn để đảm bảo tính thậntrọng nghề nghiệp (thông thường giá trị của MP được thiết lập không vượt quá 90% giátrị của PM) MP được sử dụng để ước tính quy mô của thủ tục kiểm tra chi tiết nhằm đạtđược kết luận có độ tin cậy hợp lý Vai trò của MP có thể thấy rõ nét nhất trong quá trìnhchọn mẫu, trong đó giá trị của MP có ảnh hưởng quyết định tới số mẫu được chọn

Trên thực tế, hiếm có một sai phạm nào có giá trị đạt ngưỡng của PM mà thông thường kiểm toán viên phải tổng hợp giá trị của tất cả các sai phạm phát hiện được và so sánh với

PM Tuy nhiên số lượng khoản mục và phần hành trong một cuộc kiểm toán là khá lớn và

có nhiều sai lệch có quy mô nhỏ, đa số là sai sót khách quan và không trọng yếu Dựa trên kinh nghiệm thực tế và kết quả thống kê của nhiều cuộc kiểm toán, công ty đặt ra

một ngưỡng giá trị là De Minimis Threshold (Ngưỡng sai phạm) Giá trị của Threshold

được tính bằng 5% của giá trị PM Nếu sai lệch riêng lẻ của từng khoản mục vượt quá

Threshold thì sai lệch này cần được điều tra thêm, hoặc nếu không được kiểm tra thì phải tổng hợp lại để đánh giá mức độ trọng yếu tổng thể

chi tiết (Test of Detail).

J = MP / SA

N (số mẫu) = P (tổng thể) / J

Chọn mẫu CMA ( Cumulative Monetary Amounts ): Về bản chất đây là cách chọnmẫu theo đơn vị tiền tệ Tuy nhiên cần lưu ý là chọn mẫu CMA sẽ chỉ áp dụng với mộttổng thể mà tất cả các phần tử của nó có giá trị nhỏ hơn bước nhảy Để tiến hành chọnmẫu, kiểm toán viên sẽ xác định một số ngẫu nhiên X để làm mốc chọn (0<X<J) Từ số

ngẫu nhiên X các mẫu Ni sẽ được chọn thông qua bước nhảy J.

d Thủ tục thử nghiệm kiểm soát (Test of Control)

Trong một cuộc kiểm toán dựa theo cách tiếp cận phân tích rủi ro thì quá trình đánhgiá rủi ro là việc làm hết sức cần thiết Xác định chính xác mức độ rủi ro sẽ là cơ sở quantrọng để quyết định phạm vi và quy mô của các thủ tục kiểm toán chi tiết, giúp chủ thể kiểmtoán đưa ra kết luận phù hợp với chi phí kiểm toán ở mức tối ưu

Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện nhằm hướng tới đánh giá mức độ đảm bảocủa các thủ tục kiểm soát nội bộ đang được áp dụng tại khách thể kiểm toán Cụ thể, nếukết quả của thử nghiệm cho thấy các thủ tục KSNB đang hoạt động một cách có hiệu quảthì giá trị của Mức độ đảm bảo kiểm soát CA sẽ được thiết lập bằng 1.3, ngược lại giá trịnày sẽ bằng 0.0

Kiểm tra D&I (Thiết kế & Áp dụng – Design & Implementation) : KTV tiến hànhtìm hiểu các thủ tục kiểm soát đang được áp dụng tại khách thể kiểm toán Những thông

tin sau khi thu thập sẽ được cụ thể hóa dưới dạng các bảng miêu tả (narration), bảng câu hỏi hoặc lưu đồ (flow-chart)

Kiểm tra OE (Hiệu lực thực hiện – Operating Effectiveness) : KTV thực hiện cácthủ tục kiểm tra mức độ tuân thủ và thu thập bằng chứng về hiệu quả hoạt động của hệthống KSNB Từ kết quả thu được từ các thủ tục kiểm tra, KTV sẽ quyết định một tronghai mức giá trị cho CA (1.3 hay 0.0)

e Thủ tục kiểm tra cơ bản (Substantive Test)

Có hai dạng kiểm tra cơ bản đó là Thủ tục phân tích cơ bản – SAP (Subtantive Analytical Procedures) và Thủ tục kiểm tra chi tiết – TOD (Test of Details).

Thủ tục phân tích cơ bản SAP: Được áp dụng tương đối phổ biến trong một cuộckiểm toán do VACO thực hiện Bản chất của SAP là kiểm toán viên sẽ xây dựng mộtcông thức dựa trên những căn cứ chắc chắn để ước tính lại giá trị cần được kiểm toán và

so sánh giá trị đó với giá trị đã ghi sổ Đề có thể thực hiện SAP có hiệu quả KTV cầnphải cân nhắc khi xây dựng công thức ước tính và phải lựa chọn được nguồn thông tinđáng tin cậy làm cơ sở Ví dụ, khi xây dựng công thức ước tính chi phí thuê văn phòngKTV nên lấy giá tiền thuê trong hợp đồng để làm tham số thay vì tham khảo giá thịtrường

Ưu điểm: SAP nói chung tiết kiệm chi phí và công sức cho KTV hơn thủ tục TOD

và trong một số trường hợp mang lại mức độ đảm bảo cao hơn (do nguồn dữ liệu để ápdụng cho SAP không chỉ bao gồm thông tin tài chính mà cả thông tin phi tài chính)

Hạn chế: Việc lựa chọn và đánh giá chất lượng nguồn thông tin cơ sở để xây dựng

công thức đôi khi khá khó khăn và không đạt được kết quả như mong muốn Ngoài ra,KTV cũng có thể tốn nhiều công sức để thiết lập một công thức ước tính phù hợp và đángtin cậy

Thủ tục kiểm tra chi tiết TOD: Đây có lẽ là dạng thủ tục kiểm tra phổ biến nhấtđược sử dụng trong một cuộc kiểm toán tài chính do VACO thực hiện Bản chất thủ tụcTOD là chọn mẫu từ một tổng thể đối tượng kiểm toán và thu thập các bằng chứng kiểm

toán cho mẫu đã chọn TOD được áp dụng trong những trường hợp sau: (1) Số dư của khoản mục không thể được ước tính một cách tin cậy, do đó không thể SAP; (2) Tiến

hành thủ tục có mục đích kép (Dual – purpose procedures) nhằm kiểm tra mức độ vững

chãi và kiểm tra mức độ tuân thủ; (3) Tiến hành TOD sẽ đem lại hiệu quả chi phí tốt hơn các thủ tục khác; (4) Số dư của khoản mục được nhận diện là có sự hiện hữu của rủi ro; (5) Theo yêu cầu của phán xét nghề nghiệp hoặc các quy định pháp lý liên quan Các

dạng bằng chứng kiểm toán thu thập trong khi thực hiện TOD rất đa dạng bao gồm từchứng từ, biên bản đối chiếu công nợ cho tới thư xác nhận, biên bản kiểm kê hoặc đôi khi

là từ phỏng vấn

Ưu điểm: TOD rất linh hoạt trong cách thức tiến hành và thu thập bằng chứng

kiểm toán Ngoài ra, kết quả thu được từ TOD thông thường có độ tin cậy cao hơn SAP,đặc biệt khi bằng chứng thu thập được là từ các nguồn mang tính khách quan cao nhưkiểm kê, thư xác nhận

Hạn chế: Trong đa số trường hợp việc thực hiện TOD sẽ tốn nhiều thời gian và

công sức của KTV Việc thực hiện thu thập TOD bằng thư xác nhận hay kiểm kê thường

có độ trễ lớn về thời gian và địa điểm cũng như có chi phí cao

1.3.2 Đặc điểm quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty TNHH kiểm toán VACO

a Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Tại giai đoạn này KTV thực hiện ba nhóm công việc chủ yếu: Tìm hiểu khách thểkiểm toán, Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết Khithực hiện tìm hiểu khách thể kiểm toán công ty đều thu thập chi tiết các thông tin quantrọng như đặc điểm sở hữu, cơ cấu bộ máy quản lý, tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh, tình hình tài chính Ngoài ra, thì KTV còn cập nhật những thay đổi trong hoạtđộng của doanh nghiệp lên giấy tờ làm việc Tiếp theo đó, KTV tiến hành lập kế hoạchkiểm toán tổng quát Tại bước này, KTV nghiên cứu cụ thể chu trình mua hàng và thanhtoán Tại bước cuối cùng của giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV lập kế hoạch kiểm toánchi tiết và xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể cho phần hành mua hàng – thanh toán

b Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Trong chu trình mua hàng và thanh toán có thể phân ra 3 nhóm nghiệp vụ chính:Mua hàng – Ghi nhận công nợ – Thanh toán Tương ứng với ba loại nghiệp vụ này là cácthủ tục kiểm toán sau:

Với nghiệp vụ mua hàng

Thủ tục kiểm tra chi tiết (TOD) nghiệp vụ mua hàng

Đây là thủ tục có thể đáp ứng nhiều mục tiêu kiểm toán nhưng chủ yếu hướng tớimục tiêu về tính hiện hữu, tính đầy đủ và tính chính xác KTV sẽ chọn mẫu các nghiệp vụmua hàng diễn ra trong năm từ sổ cái/ nhật ký mua hàng và đối chiếu tới các chứng từnhư hóa đơn, giấy báo giá, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hợp đồng

Thủ tục kiểm tra chia cắt niên độ với nghiệp vụ mua hàng (Cut-off test)

KTV chọn một mẫu các nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận sau ngày kết thúc niên

độ kế toán nhằm đánh giá mục tiêu về tính đúng kỳ KTV đối chiếu sổ cái, nhật ký muahàng với báo cáo nhận hàng (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa) về thời điểmghi trên những chứng từ này

Với nghiệp vụ ghi nhận công nợ và thanh toán

Kiểm tra cut-off mua hàngGhi nhận công nợ

Thanh toán

Gửi thư xác nhận &

Thủ tục tổng hợp số dư công nợ

Trong thủ tục này KTV sẽ phân tách số dư khoản mục Phải trả nhà cung cấp/ Ứngtrước cho nhà cung cấp thành số dư chi tiết theo từng đối tượng công nợ Qua việc phântách số dư, KTV một mặt xác định được những đối tượng công nợ chủ yếu, một mặt đốichiếu được tính chính xác trong chuyển sổ cộng sổ giữa sổ chi tiết – sổ cái – bảng cân đốitài khoản

Thủ tục chọn mẫu số dư và gửi thư xác nhận

Số dư khoản phải trả/ ứng trước cho nhà cung cấp đóng vai trò là tổng thể trongthủ tục này và số dư chi tiết của từng nhà cung cấp riêng lẻ là phần tử trong đó Thôngthường KTV sẽ tiến hành chọn mẫu, lựa chọn tất cả các đối tượng công nợ có số dư lớnhơn bước nhảy mẫu J, phần còn lại sẽ được chọn tiếp theo cách chọn mẫu CMA

Sau khi đã chọn mẫu KTV soạn thảo và gửi thư xác nhận cho từng đối tượng trongmẫu Do thủ tục gửi thư xác nhận thường có độ trễ lớn về thời gian và khoảng cách (thư

có thể về muộn hoặc bị gửi sai địa chỉ ) nên để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệpKTV sẽ tiến hành các thủ tục thay thế

Thủ tục kiểm tra thay thế (Alternative Test)

Kiểm tra thay thế là tên gọi chung của nhóm thủ tục được làm đồng thời vớinhững thủ tục kiểm tra chính thức nhằm mang tính bổ sung hoặc trợ giúp trong trườnghợp thủ tục kiểm tra chính không được thực hiện hoàn toàn thành công Với thủ tục kiểmtra chính là gửi thư xác nhận thì KTV có thể thực hiện thủ tục kiểm tra thay thế bằng

cách: (1) Sử dụng các bảng kê đối chiếu công nợ với khách hàng; (2) Kiểm tra tới các

chứng từ liên quan, là cơ sở hình thành số ghi sổ (hóa đơn, hợp đồng, biên bản giaonhận )

Thủ tục tìm kiếm những khoản nợ chưa được ghi nhận

Theo ma trận định hướng kiểm toán thì những khoản công nợ sẽ được kiểm tra

theo hướng giá trị bị ghi chép thiếu và ít hơn giá trị thực (Understatement) Vì lý do này

nên KTV khi kiểm tra số dư khoản phải trả nhà cung cấp sẽ tiến hành thực hiện các thủtục kiểm tra và rà soát khả năng khách thể kiểm toán chưa ghi nhận đầy đủ các khoản nợ

Thực chất, đây có thể coi là một dạng của kiểm tra việc chia cắt niên độ (Cut-off Test).

Có hai thủ tục chủ yếu sau:

Kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán diễn ra sau thời điểm chia cắt niên độ ( Test Subsequent Payment ): Nội dung của thủ tục là tiến hành chọn một mẫu các nghiệp vụ

thanh toán diễn ra sau thời điểm chia cắt niên độ, đối chiếu nghiệp vụ đó với sổ chi tiết,

sổ cái để xem xét liệu có khoản công nợ nào đủ tiêu chuẩn nhưng chưa được ghi nhận

trong kỳ kế toán hay không? (có thể khoản phải trả chưa được ghi nhận nhưng hầu như sẽbắt buộc thể hiện qua các nghiệp vụ thanh toán).

Kiểm tra các hóa đơn chưa được thanh toán ( Test Unpaid Invoices ): KTV sẽ tiếnhành thu thập và kiểm tra tất cả các hóa đơn vẫn chưa được thanh toán và xác định liệu

kế toán có ghi nhận theo cơ sở dồn tích hay không (Nếu kế toán hạch toán theo cơ sở tiềnthì những khoản phải trả chưa thanh toán sẽ không được ghi nhận do chưa có luồng tiền

ra khỏi đơn vị)

Thủ tục kiểm tra chia cắt niên độ kế toán (Cut-off Test)

KTV thực hiện thủ tục này nhằm xác định việc hạch toán các khoản công nợ cótheo đúng niên độ kế toán hay không Từ mẫu các nghiệp vụ được thu thập được từ sổ cáicác khoản phải trả, KTV sẽ rà soát và đối chiếu tới các chứng từ liên quan, trong đó đặcbiệt chú ý tới ngày tháng trên tài liệu minh chứng cho việc chuyển quyền sở hữu hànghóa từ nhà cung cấp sang cho bên mua Tuy nhiên, đây không hẳn là một thủ tục phổ biến

vì thường thì mục tiêu về chia cắt niên độ có thể được đảm bảo thông qua các thủ tục tìmkiếm các khoản nợ chưa ghi sổ ở phần trên

c Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Một cuộc kiểm toán thông thường chỉ diễn ra trong 1 – 2 tuần cho một kháchhàng Tùy theo các điều khoản trong Hợp đồng kiểm toán, khoảng thời gian giữa thờiđiểm kết thúc giai đoạn thực hiện kiểm toán với thời điểm phát hành báo cáo có thể kéodài từ 2 – 4 tuần Trong thời gian này, KTV trong nhóm kiểm toán sẽ tiến hành tổng hợplại tài liệu, giấy tờ làm việc và các bằng chứng kiểm toán thu thập được để chuyển lên

cho KTV chính phụ trách nhóm (Senior in – charge) và Chủ nhiệm kiểm toán soát xét.

Khi soát xét GTLV Chủ nhiệm kiểm toán và KTV chính sẽ đưa ra các ý kiến và

nhận xét (Review Notes) về các điểm cần chú ý hoặc cần đặt câu hỏi, yêu cầu các KTV có trách nhiệm đưa ra giải thích chi tiết (Clear Review Notes) Những nhận xét mà trưởng

nhóm kiểm toán đưa ra có thể về:

 Thủ tục kiểm toán chưa được thực hiện hoàn chỉnh (ví dụ, KTV chưa kiểmtra hết toàn bộ mẫu hoặc không ghi lại kết quả kiểm tra lên GTLV hoặc cónhững chênh lệch chưa được điều tra làm rõ nguyên nhân)

 Thủ tục kiểm toán không được thực hiện chính xác (ví dụ, KTV tính toánsai số mẫu, chọn mẫu sai hoặc có thể tiến hành kiểm toán theo hướngkhông phù hợp như kiểm tra khả năng khai khống với khoản mục vay nợ )

 Bằng chứng kiểm toán thu thập được chưa thuyết phục (chẳng hạn KTV sửdụng biên bản kiểm kê tiền mặt tại 31/12 khi không trực tiếp tham gia kiểm kê)

Xét riêng trong phạm vi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thườnghay gặp những trường hợp cần tiếp tục hoàn thiện sau:

 KTV chỉ sử dụng Bảng kê đối chiếu công nợ thay vì gửi Thư xác nhận

 Đến thời hạn phát hành báo cáo, KTV không nhận được toàn bộ Thư xácnhận nhưng cũng không thực hiện các thủ tục thay thế

 KTV phát hiện các chênh lệch trọng yếu giữa số phải trả ghi sổ và Thư xácnhận nhưng không tiến hành các điều tra bổ sung

 KTV giải thích chưa thỏa đáng các biến động bất thường của khoản phải trảngười bán và giá trị hàng mua trong kỳ (khi thực hiện thủ tục phân tích, nếucó)

 KTV thực hiện kiểm tra theo hướng giả thiết khách hàng khai tăng khoảnphải trả hoặc theo giả thiết khách hàng cắt kỳ muộn khoản phải trả

Tùy thuộc vào tính chất của điểm còn cần hoàn thiện, KTV có thể nhanh chóngthực hiện các thủ tục bổ sung nhưng cũng có thể sẽ phải kéo dài thời hạn phát hành báocáo, từ đó làm phát sinh thêm các chi phí ngoài hợp đồng Chẳng hạn, KTV có thể gọiđiện phỏng vấn khách hàng để lý giải cho một số biến động lớn Ngược lại nếu liên quanđến thư xác nhận, KTV cần phải soạn lại thư và xin dấu của khách hàng để gửi bổ sung.Việc làm này là cần thiết nhưng cũng có thể ảnh hưởng tới hình ảnh của Hãng Do đó,hiện nay Deloitte VN rất chú ý tới quá trình kiểm soát ngay trong giai đoạn thực hiệnkiểm toán để giảm thiểu những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn sau kiểm toán

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN

BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO

THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG

Để minh hoạ cho những nội dung đã nghiên cứu trong Chương I cũng như để cóđược những hiểu biết về thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, trongchuyên đề em xin trình bày chi tiết các công việc mà KTV VACO đã thực hiện khi kiểmtoán chu trình này tại hai khách hàng là khách hàng A và B

A là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Trong khi đó, Công ty B làcông ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản chế tác kim loại và đá quí Vì vậy, hai đốitượng khách hàng này sẽ có những đặc điểm riêng biệt trong quá trình tổ chức hạch toánnghiệp vụ mua hàng và thanh toán, từ đó dẫn đến có sự khác nhau trong quá trình kiểmtoán chu trình mua hàng và thanh toán, từ việc tiến hành thử nghiệm kiểm soát đến việc

áp dụng các thủ tục kiểm toán cụ thể vào kiểm tra chi tiết Xuất phát từ đặc điểm khácnhau cơ bản trên, em đã chọn hai khách hàng này làm ví dụ minh hoạ cho chuyên đề củamình

2.1 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Hệ thống phần mềm kiểm toán AS/2 nêu rõ: trong mỗi cuộc kiểm toán, KTV phảithu thập thông tin để có được sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng mộtcách đầy đủ, giúp cho việc xác định và tìm hiểu những sự kiện, nghiệp vụ và cách thứcthực hiện Từ đó, trên cơ sở những xét đoán có thể xác định được những ảnh hưởng trọngyếu tới toàn bộ chu trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng và BCTCnói chung

● Chủ sở hữu và cơ cấu tổ chức

Khách hàng A

Công ty X là doanh nghiệp nhà nước hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty Xây dựngcông trình giao thông 1.Tiền thân là Xí nghiệp X, được thành lập theo Quyết định số 509/TCCB-LĐ ngày 15/8/2001 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xây dựng công trình giao thông 1, hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 314864 do Sở Kế hoạch Đầu tư

cấp ngày 03/10/2001 Theo Quyết định số 502/2003/QĐ-BGTVT ngày 26/2/2003 của BộGTGT về việc đổi tên doanh nghiệp nhà nước, Xí nghiệp X chính thức đổi tên thành Công ty X ; và hoạt động theo Giấy phép đăng ký kinh doanh thay đổi lần 1 ký ngày 06/3/2003 Tên giao dịch tiếng Anh:

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty:

- Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng

- Xây dựng các công trình khác (bao gồm: Thủy lợi, Quốc phòng, Điện…)

- Vận chuyển vật tư thiết bị, cấu kiện phục vụ thi công

- Đào đắp đất đá, san lấp mặt bằng tạo bãi

- Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn, gia công đầm thép, sản phẩm

cơ khí

- Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công

Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác do Tổng công ty giao:

Hiện nay, Công ty thi công cơ giới đã được đầu tư nhiều thiết bị, công nghệ tiên tiến, hiện đại và đã tham gia thi công nhiều công trình trọng điểm mang tâm cỡ quốc gia như: Công trình Rạch Miễu - Tiền Giang, cầu Tân An - Long An, cầu Vĩnh Tuy - Hà Nội,cầu Mỹ Thanh - Sóc Trăng… Công ty đang áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO

9001 - 2000 vào các ngành nghề như: Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, vận chuyển vật tư thiết bị, Sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn, gia công đầm thép, sản phẩm cơ khí, Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công

BỘ MÁY NHÂN SỰ CHỦ CHỐT

MỤC TIÊU, CHIẾN LƯỢC VÀ RỦI RO KINH DOANH

Thành lập từ năm 2001, đến năm 2010 giá trị sản lượng của Công ty đạt

146.093.000.000 VND, dự kiến năm 2011 là khoảng 226.758.000.000 VNĐ và phấn đấu đến năm 2012 đạt hơn 300.000.000.000 VND Công ty đang từng bước trở thành một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa ngành đáp ứng mọi nhu cầu đối với các đối tác

Với xu thế hội nhập và hợp tác kinh tế, Công ty sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng

trong và ngoài nước dựa trên cơ sở bình đẳng, phát triển và cùng có lợi Công ty đã

khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường với chất lượng, tính an toàn của các công trình trọng điểm quốc gia mà công ty đã thực hiện.

Khách hàng B

Khác với khách hàng A, khách hàng B là một khách hàng đã từng được kiểm toánbởi VACO Tuy nhiên nhằm đảm bảo tính thận trọng, VACO sẽ tiến hành thu thập và cậpnhật thông tin về tình hình hiện thời của khách hàng B nhằm xem xét liệu có nên tiếp tụccung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng hay không Sau khi được phê duyệt bởi Chủnhiệm kiểm toán thì KTV sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về hoạt động của khách hàng B và vănbản hóa vào các GTLV thuộc phân vùng 1200 – 1400 trong phần mềm AS/2

Mặc dù khách hàng B trong năm 2010 không có nhiều thay đổi về đặc điểm kinhdoanh nhưng VACO vẫn tiến hành thu thập lại toàn bộ thông tin của khách hàng đồngthời cập nhật những điều chỉnh quan trọng

Khách hàng B được thành lập bởi 100% vốn nước ngoài hoạt động trong 45 nămdựa theo điều khoản của Giấy phép đầu tư số 45/GP-KCN-HN (17/12/2002) Khu CN HàNội Theo đó, số vốn điều lệ là 4.500.000 USD, số vốn đầu tư là 14.980.000 USD

CƠ CẤU QUẢN LÝ

Chủ tịch: Mr Tashima Fumiharu (tại Nhật)

Tổng Giám đốc: Mr Yachi Kazuto (tại VN)

Giám đốc: Mr Yomo Sumio (tại Nhật)

Mr Imada Takeshi (tại Nhật)

Mr Yamashita Yukiya (tại VN)

Kế toán trưởng: Mr Taneda Toso (đến 10/03/2009)

Ms Nguyen Thi Thu Lanh (từ 10/03/2009)

Sản phẩm chính: Linh kiện phụ tùng xe máy Cty hoạt động toàn công suất vào

năm 2004 và hợp tác với OGINO – đơn vị sản xuất phụ tùng của Cty mẹ

 Tìm hiểu chu trình kế toán

Việc tìm hiểu chu trình kế toán áp dụng tại công ty khách hàng sẽ giúp KTV xâydựng được một kế hoạch kiểm toán phù hợp đồng thời đây cũng là thông tin giúp ích rấtnhiều trong quá trình đi vào kiểm toán theo từng phần hành cụ thể Tại Công ty A, cácthông tin về vấn đề này như sau:

Khách hàng A

Hạch toán các khoản phải trả:

Phòng Vật tư trong Công ty sẽ chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, thiết bị, ccdc phuc

vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh

Toàn bộ vật tư, thiết bị, ccdc sẽ được mua dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật

tu và yêu cầu của bộ phận sử dụng có phê duyệt của Giam đốc

Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh do Công ty lập được TCT phê duyệt, Phòng

kế hoạch - vật tư của Cty phối hợp với các phòng ban xây dựng kế hoạch chi tiết Trong

đó có kế hoạch mua sắm vật tu, thiết bị, ccdc và các khoản dịch vụ mua ngoài

Căn cứ vào chủng loại vật tư cần mua, phòng vật tư tiến hành tìm nguồn hàng vàtiến hành các thu thập báo giá, chào hàng cạnh tranh để trình Giám đốc phê duyệt.giá Căn cứ vào chủng loại vật tư, hàng hóa, dịch vụ được Giám đốc phê duyệt giá,Phòng Vật tư tiến hành thương thảo Hợp đồng trình Giám đốc phê duyệt và ký kết

Việc mua vật tư, thiết bị, ccdc, sử dụng dịch vụ, … phải nằm trong kế hoạch đượcphê duyệt, đối tượng khách hàng lựa chọn

Qui trình mua có thể tóm tắt như sau:

Kế hoạch vật tư => Báo giá => Phê duyệt giá=> Hợp đồng kinh tế => Mua hàng =>Kiểm tra chất lưuợng hàng hóa/Biên bản xác nhận khối lượng dịch vụ => Phiếu nhập kho

=> Các sổ kế toán/Bảng kê chi tiết

Các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ đột xuất ngoài kế hoạch đều phải có giấy đềnghị của bộ phận sử dụng, thẩm tra của bộ phận kỹ thuật và được Giám đốc phê duyệt.Các khoản chi phí dịch vụ thuê ngoài phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ, cũngđưuoc thực hiện nhu quy trình trên

Căn cứ vào Phiếu nhập kho/Bảng kê xác nhận sử dụng dịch vụ, hóa đơn VAT do bộphận vật tu chuyển sang, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu về mặt giá trị, số lượng vớihợp đồng mua bán, phê duyệt giá của Hội đồng duyệt giá và hạch toán vào sổ kế toán chitiết tài khỏan 331, số liệu từ sổ kế toán chi tiết 331 cuối tháng được tổng hợp để lên báocáo quyết toán

Tiến hành thanh toán:

Căn cứ vào thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán trên hợp đồng mua bán kếtoán thanh toán lập đề nghị chuyển tiền kèm hóa đơn mua hàng gốc trình kế toán trưởngphê duyệt => trình Giám đốc phê duyệt

Các trường hợp thanh toán qua hình thức bù trừ công nợ đều có Biên bản đối chiếu

bù trừ công nợ giữa 02 Bên.

Lưu trữ sổ chi tiết của nhà cung cấp:

Phòng kế toán lưu hợp đồng kinh tế và theo dõi, cập nhật tên khách hàng trên sổcông nợ chi tiết

Cuối tháng/quý hoặc cuối niên độ kế toán, Công ty đều chủ động tiến hành đốichiếu công nợ với người bán

Việc phân công phân nhiệm liên quan đến chu trình kinh doanh này nhu sau:

- Chủng loại vật tư, loại dịch vụ sử dụng: Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanhhoặc yêu cầu cụ thể của bộ phận sử dụng;

- Lựa chọn nhà cung cấp và phê duyệt về giá: Phòng vật tư/Phòng kế hoạch thựchiện thu thập báo gia, chào hàng cạnh tranh và trình Giám đốc phê duyệt;

- Các khoản mua vật tư, dịch vụ với giá trị lớn, thường xuyên đều được ký kết hợpđồng kinh tế, việc ký kết hợp đồng kinh tế được soạn lập dựa trên các nội dung đượcGiám đốc phê duyệt (có thể là hợp đồng nguyên tắc, sau đó có sự thay đổi về giá thì có

sự thống nhất giữa 2 bên)

- Việc tìm nguồn hàng, liên hệ với nhà cung cấp do Phòng Kế hoạch đảm nhận;

- Hàng hóa mua về nhập kho đều có kiểm tra chất lượng của Công ty thực hiện hoặcbiên bản xác nhận, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành do ban nghiệm thu củaCông ty xác nhận Thủ kho và kế toán kho, bộ phận vật tu và nguười giao hàng ký xácnhận vào phiếu nhập kho;

- Việc theo dõi công nợ do kế toán công nợ thực hiện Việc chi trả tiền do kế toántiền mặt hoặc kế toán Ngân hàng thực hiện khi có đầy đủ phê duyệt nhu mổ tả phần trên

- Cuối kỳ kế toán, Công ty thuc hien đối chiếu xác nhận công nợ với nhà cung cấp,

tỷ lệ công nợ đối chiếu được tương đối lớn (đạt 97% đối với công nợ phảI trả nhà cungcấp) Trên Biên bản đối chiếu công nợ thể hiện:

+ Số dư nợ đầu kỳ;

+ Số công nợ phát sinh trong kỳ;

+ Số đã thanh toán tiền hàng (tiền mặt, chuyển khoản hoặc bù trừ công nợ) trong kỳ;+ Số công nợ cuối kỳ

Khách hàng B

NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

Khi có nhu cầu hàng hóa nhân viên các bộ phận phải điền vào phiếu Đề nghị mua

và phiếu này cần được phê duyệt bởi Trưởng bộ phận

Phiếu đề nghị sau đó gửi tới Mr Lộc tại bộ phận mua hàng để đánh số cho phiếu vànhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đề nghị mua hàng Mr Lộc tham khảo giá từ các nhà cungcấp, gửi yêu cầu lên cấp quản lý có thẩm quyền để xét duyệt, cụ thể:

Dưới 10 triệu VNĐ: Phê duyệt của Mr Bach – GĐ

Trên 10 triệu VNĐ: Kiểm tra bởi Mr.Bach và phê duyệt bởi TGĐ Kazuto

Thông tin đơn đặt mua cần có: tên hàng hóa, số lượng, seri của phiếu yêu cầu, tên

bộ phận yêu cầu, tên của nhà cung cấp tiềm năng Sau khi phê chuẩn, đơn đặt mua đượcđánh số, gửi đến nhà cung cấp

Khi nhận hàng, Mr Lộc soạn Phiếu nhập hàng để lấy chữ ký xác nhận của bộ phậnnhận hàng

HẠCH TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ

1 Hàng nhập khẩu:

Khi công ty nhận hàng NK, bộ phận mua (Mr.Lộc) & bộ phận Kho (Mr Tuấn) kiểmtra lô hàng, số lượng, giá cả, đối chiếu với hóa đơn Nhân viên nhận hàng sau đó ký nhậnvào vận đơn

Mr Bach nhận chứng từ đi kèm Sau đó, chứng từ mua được lưu tại bộ phận mua

Ms Huyền – phòng XNK lấy lại hóa đơn, chuyển phòng kế toán ghi vào sổ chi tiết Cuốicùng, hóa đơn được lưu lại về hồ sơ và giữ tại phòng XNK

2 Hàng trong nước

Khi nhận hàng, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, giá tiền, đối chiếu và kývào hóa đơn

THANH TOÁN

Với đơn mua nhỏ:

Khi nhận hóa đơn, Mr Lộc làm phiếu yêu cầu thanh toán gửi lên cấp có thẩm quyềnChi trên 10 triệu VNĐ, TGĐ ký Ngược lại, thành viên ban điều hành hoặc Mr Bách ký.Chứng từ sau đó chuyển qua Ms Trang – kế toán để lập UNC/ Phiếu chi (ký duyệt bởiTGĐ)

Với đơn mua nhập khẩu:

Kế toán trưởng lập bảng tổng hợp hóa đơn, số liệu này phải khớp với khoản phải trảcủa Cty cung cấp Cuối tháng, Ms Lanh đối chiếu với bảng kê của Cty cung cấp gửi tới.Việc thanh toán diễn ra định kỳ hàng tháng Hàng tháng, kế toán dựa trên số đãđược đối chiếu và tiến hành thanh toán

LƯU TRỮ SỔ CHI TIẾT NHÀ CUNG CẤP

Khách hàng có danh sách những nhà cung cấp được phê chuẩn Hàng tháng, Mr Lộc –phòng mua hàng có trách nhiệm cập nhật lại thông tin Tuy nhiên, thông tin về nhà cungcấp chỉ giới hạn về địa chỉ, điện thoại

Phòng mua hàng có sổ chi tiết để lưu đơn đặt mua, chứng từ thanh toán nhưng không đầy

đủ Phiếu giao hàng, Hóa đơn được lưu trữ ở một file riêng

PHÂN CÁCH TRÁCH NHIỆM

TGĐ ký duyệt séc

Trưởng phòng kiểm tra yêu cầu thanh toán

Ms Trang – kế toán có trách nhiệm nhận chứng từ và ghi chép lại

Ms Phương – Thủ quỹ tiến hành thanh toán

 Thực hiện các bước phân tích tổng quát

Tại bước này, KTV thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ nhằm có “bức tranh”tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp Mục đích của việc phân tích tại bướcnày chủ yếu nhằm đánh giá tổng quát mức độ rủi ro của khách hàng, từ đó định hướngcho KTV xác định và khoanh vùng những phần hành và khoản mục có rủi ro tiềm ẩn cao

Khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV của Deloitte VN thường sử dụng việc phântích ngang theo thời gian, so sánh biến động của các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán vàBáo cáo kết quả kinh doanh giữa năm hiện hành và năm tài chính trước

 Xác định mức độ trọng yếu

Căn cứ vào những thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu khách hàngcũng như tìm hiểu hệ thống KSNB, KTV phân tích và đánh giá mức độ trọng yếu chokhoản mục Nợ phải trả người bán

Tuy nhiên, việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xétđoán mang tính nghề nghiệp của KTV Do đó, để đảm bảo tính thận trọng, hệ thống AS/2

đã cung cấp một hệ thống căn cứ để xác định mức độ trọng yếu thống nhất áp dụng chotoàn Công ty trong kiểm toán BCTC Những căn cứ để xác định mức độ trọng yếu chotừng loại hình doanh nghiệp là:

● Đối với các công ty cổ phần tham gia thị trường chứng khoán, KTV thường lấy thunhập sau thuế làm chỉ tiêu để xác định mức độ trọng yếu KTV sẽ ước tính thu nhập sauthuế vào ngày lập BCTC, mức độ trọng yếu sẽ được xác định bằng 5% - 10% thu nhậpsau thuế.

Thu nhập sau thuế có thể giảm xuống mức danh nghĩa hoặc thậm chí lỗ Trongtrường hợp này, các yếu tố liên quan đến người sử dụng như: công nợ phải trả, vốn góp

cổ phần, sẽ được sử dụng thay thế để làm cơ sở cho việc xác định mức độ trọng yếu

● Đối với công ty không tham gia thị trường chứng khoán, việc áp dụng mức độtrọng yếu được xác định theo một trong các trường hợp sau:

- 2% tổng TSLĐ hoặc vốn chủ sở hữu

- 10% thu nhập sau thuế với giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục

- 0,5% - 3% độ lớn của doanh thu, theo bảng tỷ lệ qui định

● Đối với các công ty là chi nhánh của Công ty xuyên quốc gia mà Hãng cũng được

bổ nhiệm làm KTV, mức độ trọng yếu thường được xác định dựa trên cơ sở doanh thu ởmức cao hơn hai bậc so với doanh nghiệp không tham gia thị trường chứng khoán ngangbậc Tuy nhiên mức độ trọng yếu này luôn phải nhỏ hơn mức độ trọng yếu được xác địnhcho công ty mẹ

Xác định giá trị trọng yếu chi tiết (MP - Monetary Precision)

Khách hàng A

Khách hàng A là một khách hàng thông thường vì vậy quá trình tính toán PM,

MP, Threshold sẽ tương đối đơn giản Khác với những trường hợp thông thường, vớikhách hàng B, KTV không lựa chọn lợi nhuận trước thuế làm cơ sở xác định độ trọngyếu Thay vào đó, KTV quyết định lựa chọn Doanh thu sẽ là cơ sở để xác định PM do A

là công ty con phụ thuộc một Tổng công ty và Tổng công ty mẹ thường dựa vào chỉ tiêudoanh thu để đánh giá hoạt động của đơn vị thành viên Do phần mềm AS/2 sử dụng đơn

vị tiền tệ chung là USD nên KTV cần quy đổi giá trị tiền tệ từ đồng VNĐ sang đồngUSD Tỷ giá hạch toán dùng để quy đổi từ giá trị VNĐ sang USD được chọn bằng20.000 VNĐ/USD

Nội dung

Chỉ tiêu cơ sở Doanh thu

(VNĐ) 511.696.994.710

Giá trị tính toán của mức độ trọng yếu kế hoạch (2) (USD) 473.380

(VNĐ) 7.574.080.000

Giá trị trọng yếu kế hoạch được lựa chọn (Giá trị này không

phải được tính toán cơ học mà còn cần phán đoán nghề

nghiệp) (3)

(USD) 473.380(VNĐ) 7.574.080.000

Giá trị của sai lệch không có khả năng chỉnh sửa (Đây là tổng

giá trị của sai lệch biết trước, bao gồm những khoản mục

ngoại suy mà KTV ước lượng từ tổng những sai phạm trong

cuộc kiểm toán) (4)

(USD) 94.676 (VNĐ) 1.514.816.000

Giá trị tính toán của MP (5)=(3) – (4) (USD) 378.704

(VNĐ) 6.059.264.000

Khách hàng B

Tương tự với A, chỉ tiêu cơ sở dùng để tính toán mức độ trọng yếu của B là Doanhthu Đó là do B và Công ty mẹ tại Nhật quan tâm đến chỉ tiêu Doanh thu hơn là chỉ tiêu

về Lợi nhuận trước thuế ( B ở Việt Nam đóng vai trò là một trung tâm trách nhiệm, cụ thể

ở đây là một trung tâm thu nhập hơn là một trung tâm lợi nhuận) Thành tích hoạt độngcủa B sẽ được Công ty mẹ đánh giá thông qua chỉ tiêu này

Nội dung

Chỉ tiêu cơ sở Doanh thu

Giá trị của chỉ tiêu (1)

(USD) 27.170.275(VNĐ) 458.416.659.760

Giá trị tính toán của mức độ trọng yếu kế hoạch (2)

(USD) 417.805(VNĐ) 7.093.075.485

Giá trị trọng yếu kế hoạch được lựa chọn (Giá trị này không

phải được tính toán cơ học mà còn cần phán đoán nghề

nghiệp) (3)

(USD) 417.805(VNĐ) 7.093.075.485

Giá trị của sai lệch không có khả năng chỉnh sửa (Đây là

tổng giá trị của sai lệch biết trước, bao gồm những khoản

mục ngoại suy mà KTV ước lượng từ tổng những sai phạm)

(4)

(USD) 79.967 (VNĐ) 1.349.202.576

Giá trị tính toán của MP (5)=(3) – (4)

(USD) 337.838 (VNĐ) 5.700.000.000

2.2 Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể cho chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết và xây dựng chương trình kiểm toán là bước cuốicùng trong giai đoạn Lập kế hoạch kiểm toán Tại đây, KTV sẽ thiết kế và lên kế hoạch

cụ thể các thủ tục kiểm toán sẽ được thực hiện cho từng phần hành nhằm đáp ứng cácmục tiêu kiểm toán Với mỗi phần hành kiểm toán sẽ có một chương trình kiểm toán

riêng Chi tiết của chương trình kiểm toán được trình bày trên các tập tin MAP (Model Audit Programs) lưu trong phần mềm AS/2 và được đánh tham chiếu dưới dạng xx30.

Một chương trình kiểm toán chuẩn cho chu trình mua hàng và thanh toán sẽ gồmcác thủ tục kiểm toán được thiết kế cho nghiệp vụ mua hàng (kiểm tra chi tiết nghiệp vụ

và kiểm tra chia cắt niên độ), cho khoản phải trả nhà cung cấp

Trong chương trình kiểm toán, ngoài các thủ tục kiểm toán thì còn có thông tin về

KTV thực hiện, thời gian thực hiện và tham chiếu đến những GTLV liên quan Đây là cơ

sở để trưởng nhóm kiểm toán kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc của các KTVtrong nhóm kiểm toán

Tại khách hàng A

Với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV xây dựng chương trình kiểm toán chonghiệp vụ mua hàng và cho khoản phải trả nhà cung cấp Tuy nhiên, qua tìm hiểu KTVnhận thấy nghiệp vụ mua hàng trong năm không đóng vai trò trọng yếu ảnh hưởng tớithông tin tài chính của doanh nghiệp Nghiệp vụ mua hàng của A trong năm chủ yếu baogồm các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu phục vụ cho các công trình xây dựng, giá trị củahàng mua hầu hết được kết chuyển sang giá trị của giá vốn hàng bán và chi phí sản xuấtkinh doanh dở dang Vì đặc thù này của A nên KTV sẽ không lấy mẫu và kiểm tra chi tiếtnghiệp vụ mua hàng trong kỳ mà thay vào đó tập trung vào kiểm tra số dư của giá vốnhàng bán và chi phí sản xuất kinh doanh theo từng công trình Tuy nhiên, để đảm bảo tínhthận trọng, KTV vẫn sẽ thực hiện kiểm tra chia cắt niên độ kế toán của nghiệp vụ muahàng

Tại khách hàng B

KTV thiết kế chương trình kiểm toán cho nghiệp vụ mua hàng tại B bao gồm đầy

đủ hai thủ tục là kiểm tra chi tiết mua hàng và kiểm tra chia cắt niên độ Về cơ bản, thủtục kiểm tra nghiệp vụ mua hàng ở đây hoàn toàn tương tự với thủ tục áp dụng tại A Tuynhiên, do đặc trưng hàng hóa mua về của B có tỷ trọng lớn hàng nhập khẩu, được ký kếttrên cơ sở đồng ngoại tệ (đồng USD Mỹ và đồng JPY Nhật) nên KTV sẽ làm thêm khâutính toán lại việc quy đổi ra giá trị VNĐ mà kế toán khách hàng đã thực hiện

Đối với khoản phải trả nhà cung cấp tại B, KTV đã thiết kế một chương trình kiểmtoán đặc thù phù hợp với đặc điểm riêng của khách thể Chương trình kiểm toán của B cómột số khác biệt so với chương trình tương ứng dành cho B Do giá trị khoản phải trả nhàcung cấp rất lớn và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn, đồng thời bản chất là cáckhoản công nợ với công ty nước ngoài nên KTV đặc biệt chú trọng khi thiết kế các thủtục kiểm toán Vì thế có thể thấy rằng thủ tục kiểm toán ở đây được miêu tả tương đối chitiết hơn cũng như có sự xuất hiện của thủ tục đánh giá tính hợp lý trong quy đổi ngoại tệ

2.3 Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

2.3.1 Tìm hiểu sơ bộ hệ thống KSNB của chu trình mua hàng và thanh toán Tại

VACO, việc tìm hiểu hệ thống KSNB sẽ được gắn liền với việc tìm hiểu các chu trình vàphần hành kể trên Đây chính là giai đoạn đầu tiên của thủ tục kiểm tra mức độ tin cậycủa hệ thống KSNB Trong thủ tục này, đối với mỗi chu trình KTV sẽ thu thập các thủ

tục kiểm soát đang được áp dụng và đánh giá sơ bộ hiệu quả của những thủ tục này xéttrên tương quan với mục tiêu đặt ra.

Tại khách hàng A

Qua tìm hiểu sơ bộ, KTV cho rằng hệ thống KSNB của A có tồn tại và hoạt động

có hiệu lực, củng cố cho nhận định ban đầu là rủi ro của khách hàng ở mức bình thường(giá trị của IA được thiết lập bằng 1.0) Tuy nhiên, do A là khách hàng tương đối mới nêncông ty quyết định sẽ không dựa vào hệ thống KSNB (giá trị của CA được thiết lập bằng0.0) mà thay vào đó sẽ dựa vào kết quả của các thủ tục kiểm tra chi tiết Từ đây, mức độ

đảm bảo cần thiết của việc kiểm tra chi tiết SA sẽ được tính ra theo công thức: SA = AA – IA – CA

SA = 3 – 1 – 0 = 2 (Intermediate Level)

Tại khách hàng B

Cho dù B là đã khách hàng trước kia của VACO và đã được kiểm toán nhiều lầntrước đó nhưng để đảm bảo tính thận trọng, Chủ nhiệm kiểm toán quyết định vẫn sẽ tiếnhành tìm hiểu lại hệ thống KSNB của đơn vị

Qua tìm hiểu, KTV nhận định các thủ tục kiểm soát nói chung và đối với cácnghiệp vụ trong chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng được thiết kế và hoạt động cóhiệu lực Nhưng đồng thời, KTV đặt ra nghi vấn về sai phạm trong việc ghi nhận doanhthu của công ty cũng như về khả năng hoạt động liên tục trong 12 tháng tới Do vậy,hướng kiểm tra sẽ không dựa vào hệ thống KSNB mà dựa vào các thủ tục kiểm tra chi

tiết Mức độ đảm bảo SA từ đó cũng được thiết lập ở giá trị bằng 2 (Intermediate Level).

2.3.2 Thực hiện thủ tục phân tích

VACO thực hiện các thủ tục phân tích thường nhằm hai mục đích chính: (1) Phân

tích tài chính nhằm đánh giá và khoanh vùng những phần hành khoản mục tiềm ẩn rủi ro,

từ đó làm cơ sở để thiết kế thủ tục kiểm tra chi tiết; (2) Dùng thủ tục phân tích như một

thủ tục kiểm toán chi tiết (SAP – Substantive Analytical Procedures).

Khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV áp dụng thủ tụcphân tích chủ yếu nhằm tới mục đích thứ nhất Hai phương pháp phân tích thường thấybao gồm Phân tích ngang và Phân tích dọc Khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán, KTV tiến hành phân tích ngang sự biến động số dư các khoản mục như giá trị Hàngtồn kho, giá trị Khoản phải trả qua hai năm: năm hiện tại và năm trước Qua đó, từ nhữngbiến động bất thường phát hiện được KTV thực hiện tìm hiểu, phỏng vấn khách hàngnhằm có sự lý giải thỏa đáng Về phân tích dọc, KTV không sử dụng một cách phổ biến.Chủ yếu có hai chỉ tiêu được sử dụng là Vòng quay Hàng tồn kho và Vòng quay Khoản

phải trả

Ví dụ tại khách hàng A

Nội dung: Thực hiện phân tích

{j}: Khoản phải trả tăng trong năm chủ yếu là công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật

liệu Năm nay số công trình thi công của Công ty tăng nên nhu cầu nguyên vật liệu cũng tăng theo -> không có bất thường

Tỉ suất hoạt động

Vòng quay hàng tồn kho (ngày) 96

Vòng quay khoản phải trả (ngày) 67.193

WP [1631]

Bảng số 2.1: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên

Thủ tục phân tích chu trình mua hàng và thanh toán tại A

Tóm lại, trong thực tiễn kiểm toán thì thủ tục phân tích được áp dụng phổ biếnnhất vẫn là thủ tục phân tích sơ bộ tình hình tài chính (thực hiện ở giai đoạn Chuẩn bịkiểm toán) và thủ tục kiểm tra phân tích chi tiết (SAP – xuất hiện ở giai đoạn Thực hiệnkiểm toán) Vì vậy, khi KTV thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, thủtục phân tích không chiếm vai trò quan trọng và có thể không cần thực hiện (như trườnghợp của khách hàng B)

2.3.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết

a Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng

Tại khách hàng A

Như đã trình bày ở trên, KTV khi tiến hành lập kế hoạch kiểm toán và xây dựngchương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán tại A đã nhận thấy việckiểm tra chi tiết riêng cho nghiệp vụ mua hàng là không cần thiết Đa phần nghiệp vụmua hàng đều nhằm phục vụ cho các công trình xây dựng của công ty và giá trị của cáchàng hóa mua về phần lớn được kết chuyển hết sang giá vốn và chi phí sản xuất dở dang

Vì vậy, nghiệp vụ mua hàng sẽ được kiểm tra chi tiết theo từng công trình khi KTV kiểmtra khoản mục giá vốn và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Cũng theo chương trình kiểm toán tại A, tuy việc kiểm tra riêng các nghiệp vụmua hàng trong năm không được thực hiện nhưng để đảm bảo tính thận trọng, KTV vẫntiến hành kiểm tra việc chia cắt niên độ của các nghiệp vụ mua hàng trong năm Đối với

nghiệp vụ mua hàng, KTV chú ý tới khả năng sai phạm về cắt kỳ muộn (late cut-off) nên

KTV sẽ chọn mẫu từ những nghiệp vụ được ghi nhận vào thời điểm cuối tháng 12/2010

Cụ thể, những nghiệp vụ có giá trị hàng mua lớn hơn mức Threshold (5% PM, bằng377.354.000 VNĐ) sẽ được chọn ra từ sổ cái hàng tồn kho Sau đó, KTV tiến hành thuthập và đối chiếu ngày tháng ghi sổ tới ngày tháng trên Hóa đơn và ngày tháng trên Biênbản giao nhận để đảm bảo việc ghi nhận của kế toán khách hàng A là đúng kỳ

Kết thúc thủ tục kiểm tra, tất cả các nghiệp vụ trong mẫu đều được kế toán ghi nhận đúng kỳ và chính xác KTV kết luận nghiệp vụ mua hàng tại A không có sai phạm trọng yếu nào

WP [5450]

Bảng số 2.2: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên

Mục tiêu: Kiểm tra chia cắt niên độ mua hàng

Thực hiện: Chọn mẫu từ NKC tháng 12 năm 2009

Kiểm tra tới chứng từĐánh giá kết quả

TT45 20/12/10 Mua thép CTPLại (61106,07,05,02) 3,080,098,940 20-12-10 61105-6-7ngày 30/12

10 TT59 31/12/09 Mua xi măng, thép TA22

(1341,14443,14444)

748,075,037 31-12-09 1341 ngayf31/12/09

Tại khách hàng B

Đặc thù của Công ty khách hàng là nghiệp vụ mua hàng trong năm diễn ra với tầnsuất cao, đồng thời giá trị mỗi đơn hàng lớn do hàng mua về chủ yếu là hàng nhập khẩu

từ Công ty mẹ tại Nhật Bản Do đó, KTV tiến hành đầy đủ thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp

vụ mua hàng trong năm cũng như kiểm tra việc chia cắt niên độ trong ghi chép nghiệp vụmua hàng

Đối với thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng, do trong năm tại đợt kiểm

toán giữa niên độ (interim audit), KTV đã thực hiện chọn mẫu và kiểm tra các nghiệp vụ

mua hàng phát sinh trong 8 tháng đầu năm 2010 nên KTV tại cuộc kiểm toán cuối năm sẽchỉ kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trong 4 tháng cuối năm Giá trị các nghiệp vụ muahàng của khách hàng phân bổ không đồng đều và một số đơn hàng có giá trị rất lớn nênKTV quyết định chọn mẫu kết hợp phân tầng và CMA Từ tổng thể là tổng giá trị của cácnghiệp vụ mua hàng trong 4 tháng (bằng 213.716.071.675 VNĐ), những nghiệp vụ có giátrị lớn hơn bước nhảy J sẽ được tách riêng thành một “tầng”, những nghiệp vụ thuộc

“tầng” còn lại được chọn bằng CMA

Từ những mẫu được lựa chọn, KTV kiểm tra đến các chứng từ liên quan, bao gồmhóa đơn, vận đơn, báo cáo nhận hàng Ngoài ra, một số nghiệp vụ liên quan đến hànghóa nhập khẩu với giá trị đơn hàng ghi nhận bằng đồng ngoại tệ USD nên KTV đồng thờikiểm tra đến tỷ giá để xem xét tính hợp lý trong việc quy đổi ngoại tệ của khách hàng

Đối với thủ tục kiểm tra chia cắt niên độ của nghiệp vụ mua hàng tại B, sau khixem xét bản chất của quy trình hạch toán KTV quyết định sẽ chọn mẫu nghiệp vụ trongvòng 15 ngày trước khi khóa sổ Trên thực tế, phạm vi chọn mẫu trong thủ tục kiểm trachia cắt niên độ thực tế là rất khác nhau và tùy thuộc nhiều vào đặc điểm của công tác tổchức kế toán tại khách thể cũng như phán xét nghề nghiệp của KTV Chẳng hạn, nếu bộphận kế toán của khách thể thường xuyên cập nhật và ghi chép chứng từ thì KTV thườngchọn mẫu trong khoảng thời gian 10 ngày xung quanh thời điểm khóa sổ Ngược lại, nếukhách hàng định kỳ hàng tháng tổng hợp chứng từ rồi mới ghi sổ thì phạm vi chọn mẫu

có thể mở rộng ra 30 ngày Và tương tự như B, KTV sẽ đối chiếu tới ngày tháng ghi trênvận đơn, báo cáo nhận hàng của các nghiệp vụ để xác định thời điểm ghi nhận hợp lý

Sau khi thực hiện kiểm tra chi tiết và kiểm tra chia cắt niên độ của nghiệp vụ muahàng, KTV không nhận thấy có sai phạm trọng yếu nào

Trịnh Vũ Hiệp Lớp: Kiểm toán 49B