Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

Các nghiệp vụ mua vào được phê chuẩn sự Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đều tính kịp thời Các thủ tục quy định ghi sổ các nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hóa và dịch

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BCTC : Báo cáo tài chính

MHTT : Mua hàng - thanh toán

LỜI MỞ ĐẦU

Bước vào thời kỳ mới, đất nước ta đang có cả thế và lực để tiếp tục và hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước Thích ứng với nhu cầu hội nhập của nền kinh tế chuyển đổi theo cơ chế thị trường , hệ thống các doanh nghiệp Việt Nam cũng phát triển vô cùng đa dạng về loại hình: ngoài doanh nghiệp nhà nước còn có công ty cổ phần, các công ty TNHH, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài… Các doanh nghiệp không ngừng cạnh tranh với nhau và phát triển cùng với sự phát triển của thị trường chứng khoán dẫn tới nhu cầu minh bạch trong tài chính trở thành một yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung Trong bối cảnh đó, kiểm toán cụ thể là kiểm toán Báo cáo tài chính đã trở thành một trong những công cụ quan trọng thực hiện kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế

Hiện nay, kiểm toán đang phát triển rất mạnh ở nước ta với sự xuất hiện của nhiều loại hình kiểm toán với hơn 160 Doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó, kiểm toán Báo cáo tài chính là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn trong thị trường kiểm toán

Trong hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các hoạt động mua bán và trao đổi với các nhà cung cấp để tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ

đó hình thành nên chu trình mua hàng – thanh toán Việc ghi chép chính xác, minh bạch các nghiệp vụ liên quan tới chu trình này có ảnh hưởng lớn tới tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của đơn vị Vì vậy, việc kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán thường rất được quan tâm, chú trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính

Nhận thức được tầm quan trọng này, qua lý luận được học tại trường cũng như được thực tế đi thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu thực tế công việc kiểm toán khoản chu trình mua hàng – thanh toán

Do đó, em chọn đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện”.

Mục đích của chuyên đề thực tập này là nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính trên cơ sở thực tế đã thực hiện tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam Qua việc tìm hiểu này

để rút ra nhận xét về ưu điểm và hạn chế của quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh

toán tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc Lập Quốc gia Việt Nam, đồng thời đề ra phương hướng nhằm hoàn thiện quy trình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp này gồm 3 chương chính:

CHƯƠNG I: Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàn thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam

Chương 2: Thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán phần hành Mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chinh do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

Chương 3: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán phần hành múa hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện.

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị kiểm toán phòng Nghiệp vụ công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã nhiệt tình chỉ bảo em trong quá trình thực tập

Em cũng xin chân thành cảm ơn TS Tô Văn Nhật đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này

Sinh viên Ngô Thị Minh Phương

3

CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH KIỂM TOÁN PHẦN HÀNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM

1.1 Đặc điểm phần hành Mua hàng – thanh toán

1.1.1 Vai trò phần hành Mua hàng - thanh toán

Các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại và dịch vụ, đều hướng tới mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận đồng thời lợi nhuận cũng

là tiêu chí chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Muốn vậy, doanh nghiệp cần có cho mỉnh một kế hoạch sản xuất kinh doanh chặt chẽ khoa học và hiệu quả Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp được tạo thành từ các hoạt động nối tiếp nhau liên tục, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất kinh doanh Nó bao gồm nhiều chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được hợp thành bởi tập hợp những nghiệp kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa các chu trình

(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)

Như đã thấy ở sơ đồ trên, quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và tuần hoàn Các giai đoạn được tiến hành kế tiếp nhau và có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau Đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau Và chu trình mua hàng thanh toán là một mặt xích quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó là giai đoạn khởi đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó mà mọi yếu tố đầu vào

Tiền mặt

Chu trình huy động

và hoàn trả vốn

Chu trình bán hàng thu tiền

Chu trình mua hàng thanh toán

Chu trình tiền lương

và nhân viên

Chu trình hàng tồn kho

cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được đáp ứng kịp thời, đầy đủ Doanh nghiệp cần thực hiện tốt chu trình này thì mới có thể hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ Bên cạnh đó, kết quả tiêu thụ lại là định hướng cho kế hoạch sản xuất, kinh doanh và chu trình mua hàng thanh toán tiếp theo.

1.1.2 Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán

Chu trình Mua hàng - thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ

do một người hay một số người chịu trách nhiệm tại bộ phận ấy lập ra và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá, dịch vụ nhận được Quá trình mua vào của hàng hoá, dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì, hay các dịch vụ mua ngoài khác… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng, phân bổ của chi phí ở bên trong đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp

Có nhiều phương thức tiến hành mua hàng, ví dụ như:

Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các

phân xưởng sản xuất của người bán

Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký

kết, số hàng này chỉ thuộc phần sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ

Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá được chia nhỏ và trả dần từng

phần một trong một khoảng thời gian nhất định

Ngoài ra còn có một số phương thức mua hàng khác như: điều chuyển hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp, trao đổi hàng hóa, dịch vụ… Với những hình thức mua hàng phong phú, các phương thức thanh toán và quản lý, tổ chức hạch toán cũng rất đa dạng

1.1.3 Chức năng của chu trình Mua hàng - thanh toán

Chu trình mua vào và thanh toán bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ;

- Nhận hàng hoá hay dịch vụ;

- Ghi nhận các khoản nợ người bán;

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán;

• Xử lý các đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng hoặc yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ là thời điểm khởi đầu của chu trình mua hàng và thanh toán và do công ty khách lập Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng

5

hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì phải tiến hành lập phiếu yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ Phiếu yêu cầu này sau khi được sự phê duyệt của trưởng bộ phận thì sẽ chuyển lên cho những người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt để đảm bảo hàng hoá, dịch vụ được mua theo đúng mục đích tránh tình trạng mua quá ít hoặc quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Thông thường các công ty đề ra định mức

dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được hoạt động bình thường Sau khi các phiếu yêu cầu đã được phê duyệt thì bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng - trong đó có ghi rõ hàng hoá mua, giá cả, quy cách, thời gian nhận hàng gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ chính thức Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch

vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Mỗi công ty đều tự xây dựng cho mình các quy định về việc phê duyệt nghiệp vụ mua hàng Do vậy, khi kiểm toán về vấn đề này kiểm toán viên phải căn cứ vào các quy định nội

bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không

• Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ nhà cung cấp là một điểm quyết định trong chu trình mua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cùng các rủi ro đi kèm và bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách kế toán của mình Khi nhận hàng hoá, dịch vụ bộ phận mua hàng của công ty sẽ tiến hành quá trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và các điều kiện khác căn cứ vào đơn đặt hàng Nếu các điều kiện trên đơn đặt hàng được thực hiện tốt thì bộ phận mua hàng sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của người bán và lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo Một rủi ro gắn liền vơi hàng hoá, vật liệu nhập vào là tình trạng mất mát, thất thoát có thể diễn ra Để ngăn ngừa rủi ro này, hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận, bảo quản cho đến khi chuyển đi bán hoặc đưa vào sử dụng, sản xuất Nhân viên tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ

• Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác, nhanh chóng và có cơ sở hợp lý Việc ghi

sổ các khoản thanh toán này có ảnh hưởng quan trọng tới các BCTC và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi nhận dựa trên các lần mua có cơ sở hợp lý về thời gian, số tiền, nhà cung cấp Để đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản thanh toán, kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các

lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Do vậy, khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu

mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Sau đó, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân và phép cộng tổng trên hoá đơn số tiền rồi chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả

• Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán cho người bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện Thanh toán thường được thực hiện bằng các chứng từ như uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền Các chứng

từ này sẽ được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán

1.1.4 Kế toán chu trình Mua hàng - thanh toán

Chứng từ sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

• Chứng từ:

Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ

Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp

Đơn đặt hàng: trên đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng và các thông tin liên

quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua

Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này

được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế

Báo cáo nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng như một bằng chứng của việc

nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát)

Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh

toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao

• Sổ kê toán:

Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các

khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó

Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung

cấp hàng Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán

7

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận được của

nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định

Sơ đồ 1.2: Quy trình tổ chức chứng từ chu trình Mua hàng - thanh toán

Đối với nghiệp vụ mua hàng

Đối với nghiệp vụ thanh toán

Cán bộ

thu

mua

Kế toán quỹ

Thủ trưởng , kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán

Ký duyệt

Chi quỹ

Ghi sổ

Lưu chứng từ

Cán bộ thu mua

Trưởng

bộ phận cung ứng

Thủ kho

Kế toán

Lập chứng

từ kho

Ký duyệt chứng từ

Nhập kho

Ghi sổ

Lưu trữ bảo quản chứng từ

(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính) Tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán.

Thông tin, số liệu được ghi nhận từ các chứng từ vào các sổ kế toán thông qua hệ thống tài khoản kế toán Trong chu trình Mua hàng - thanh toán các tài khoản được sử dụng chủ yếu là:

Vốn bằng tiền: TK 111, TK 112, TK 113,…

Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156…

Nợ phải trả: TK 331…

Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611…

Sơ đồ 1.3: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình Mua hàng - thanh toán (thuế

GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)

Thanh toán bù trừ công nợ

Giảm giá hh mua, trả lại

hh cho người bán

Thuế GTGT của hàng chiết

khấu, hàng giảm giá

Người bán hoàn lại tiền

Mua chịu hàng hoá, dịch vụ

Thuế GTGT đầu vào

Mua vật tư, hh, dv không nhập kho

1.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng - thanh toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hầu hết các đơn vị hiện nay đều cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA400): “Hệ thống kiểm soát nội bộ

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản

lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”

• Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh

nghiệp, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ”

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong đơn vị Các nhân tố này là:

- Tính đặc thù về quản lý: với các quan điểm và thái độ của các nhà quản lý

- Cơ cấu tổ chức: góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động

- Uỷ ban kiểm soát: gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý, những chuyên giá am hiểu về lĩnh vực kiểm soát…

- Môi trường bên ngoài: bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối chính sách phát triển đất nước

• Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,

hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau đây:

- Tính có thực: của các ghi chép sổ sách kế toán

- Sự phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra đều được sự phê chuẩn

- Tính đầy đủ: Thực hiện ghi sổ trọn vẹn mọi nghiệp vụ xảy ra

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí

- Sự phân loại: Mọi nghiệp vụ xảy ra được phân loại và trình bày đúng theo sơ đồ tài khoản

- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ kịp thời

- Tính chính xác: trong quá trình chuyển sổ, cộng tổng và tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp

• Thủ tục kiểm soát

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ qui định:

“KTV phải là những người hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch

và chương trình kiểm toán”

Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập, thực hiện nhằm đạt được mục tiêu kiểm toán cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Dựa trên các nguyên tắc này, các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập đối với các hoạt động trong đơn vị:

Sự phê chuẩn đúng đắn của người có thẩm quyền

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là điều rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ vì nó đảm bảo hàng mua đúng mục đích và nhu cầu của đơn vị cũng như giảm các gian lận trong nghiệp vụ mua hàng Hầu hết các đơn vị cho phép một sự phê chuẩn chung ở mức cho phép (phù hợp với định mức hàng tồn kho, nhu cầu sản xuất, tiêu thụ của công ty) Điều này sẽ giúp cho các cấp quản lý có thể kiểm soát được hoạt động mua hàng, giảm thiểu được các rủi ro kiểm toán

Sự đồng bộ của sổ sách chứng từ

Để đạt được các hiệu quả nhất định trong quá trình hoạt động, mỗi đơn vị kinh doanh đều phải cần phải duy trì một hệ thống kế toán Hiện nay, khung pháp lý kế toán quy định cho các doanh nghiệp là cố định và áp dụng chung nhưng các đơn vị đều có thể linh động

11

trong việc lựa chọn các hình thức kế toán phù hợp nhất với đặc điểm kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị mình Theo đó việc hạch toán, luân chuyển các loại chứng từ cũng có sự khác biệt nhất định Để theo dõi quản lý có hiệu quả nhất, đòi hỏi việc sắp xếp, phân loại, tổ chức chứng từ của các đơn vị này phải phù hợp với trình từ hạch toán kế toán đã lựa chọn nhằm tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực

Sự phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán

Sự phân công, phân nhiệm nhằm ngăn ngừa những sai sót, gian lận trong kế toán nói chung và với chu trình mua hàng- thanh toán nói riêng Cụ thể, trong hoạt động mua hàng viêc theo dõi hàng nhập được thủ kho theo dõi đồng thời việc ghi sổ được thực hiện tại phòng kế toán trong khi đó việc thực hiện thanh toán bởi thủ quỹ và hàng tháng thực hiện đối chiếu chéo giữa ba người này Như vậy, sẽ giảm thiểu tối đa các gian lận ghi thiếu, ghi khống… có thể xảy ra cũng như các sai sót tiềm tàng đối với hoạt động này Do đó việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán là một thủ tục kiểm soát rất hữu hiệu được hầu hết các công ty áp dụng

Thực hiện đối chiếu hàng nhập và công nợ cuối tháng

Đối với các đơn vị có số lượng nghiệp vụ mua hàng trong kỳ diễn ra thường xuyên, phát sinh công nợ lớn thì điều cần thiết là thực hiện công việc đối chiếu hàng nhập và công

nợ cuối tháng Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được các sai sót trong quá trình hạch toán, nhanh chóng tìm ra sai sót nếu có phát sinh chênh lệch đối với nhà cung cấp

Bảng 1.1: Quá trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng

Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hóa

dịch vụ nhận được (tính có thật)

Sự có thật của đơn vị kiến nghị, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán đính kèm vào biên lai

Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp có thẩm quyền

Hủy bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử dụng lại

Kiểm soát nội bộ hóa đơn của nghiệp vụ bán,báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và các đơn kiến nghị mua hàng

Các nghiệp vụ mua vào được phê chuẩn (sự

Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đều

(tính kịp thời)

Các thủ tục quy định ghi sổ các nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hóa và dịch vụ

Quá trình kiểm soát nội bộCác nghiệp vụ mua vào được ghi sổ, chuyển

sổ, tổng hợp đúng đắn

Quá trình kiểm tra nội bộ

(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)

Kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng chủ yếu tập trung vào ba chức năng đầu tiên của chu trình: Xử lý đơn đặt mua hàng, nhận hàng hoá dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán Tương tự đối với nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện KSNB đối với quá trình thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể được xây dựng đối với chu trình

Bảng 1.2: Quá trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán

Các khoản chi tiền ghi sổ là của các hàng

hóa dịch vụ thực tế nhận được (tính có thực) Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với nhân

viên ký chi phiếu

Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi

ký chi phiếu do một nhân viên thẩm quyền thực hiện

Sự kiểm soát nội bộNghiệp vụ chi tiền được ghi sổ được phê

chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứng minh vào thời điểm kí chi phiếuCác nghiệp vụ chi tiền mặt hiện có đều được

ghi sổ (tính đầy đủ)

Chi phiếu được đánh số trước và theo dõiBảng cân đối với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi

sổ các khoản chi tiền hoặc bảo quản tài sảnCác nghiệp vụ chi tiền được đánh giá đúng

Các nghiệp vụ chi tiền được phân loại đúng

đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủKiểm tra nội bộ quá trình phân loạiCác nghiệp vụ tiền được vào sổ đúng lúc

(tính thời gian)

Các thủ tục quy định ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi chi phiếu được kí

Quá trình kiểm tra nội bộCác nghiệp vụ chi tiền được phản ánh,

chuyển sổ, tổng hợp đúng đắn ( tính chính

xác)

Kiểm tra nội bộ

(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)

Tóm lại, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Không những thế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán còn là một bộ phận không thể thiếu trong kiểm toán Báo cáo tài chính

1.2 Mục tiêu kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

1.2.1 Các rủi ro tiềm ẩn đối với chu trình Mua hàng - thanh toán

Đối tượng của kiểm toán nói chung và đối tượng của kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế, pháp lý phong phú và đa dạng Cụ thể hơn, đối với chu trình Mua hàng - thanh toán thì đối tượng nghiên cứu có thể được phần thành hai phần là quá trình mua hàng và quá trình thanh toán với các đặc điểm riêng cũng như các rủi ro tiềm ẩn

Quá trình mua hàng diễn ra đối với mỗi một doanh nghiệp, một đơn vị hay tổ chức thường rất đa dạng Trong một thời kỳ nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình, các doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ khác nhau vì vậy các rủi ro dễ dàng có thể xảy ra Hàng hoá, dịch vụ có thể bị ghi trùng lắp vào chi phí hoặc ghi giá không đúng do gian lận hay sai sót Sự phối hợp không hiệu quả hay thiếu độc lập giữa các bộ phận có liên quan trong khi hệ thống kiểm soát của công ty yếu kém cũng có thể dẫn đến mất mát, thất thoát đối với hàng hoá, vật liệu nhập mua Mặt khác, đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm trên 70% giá vốn hàng bán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, do đó một số công ty tìm cách khai khống hoặc thiếu giá trị hàng nhập mua nhằm phục vụ cho một số mục đích công khai tài chính riêng nhằm che đậy những thông tin tài chính yếu kém

Quá trình thanh toán trực tiếp hay việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải trả đối với nhà cung cấp có thể xuất hiện các rủi ro như: việc ghi nhận các khoản nợ không đầy đủ,

ghi nhận không chính xác, thanh toán hai lần cho một hoá đơn hoặc không ghi nhận các khoản đã thanh toán cũng như không đúng kỳ phát sinh Đối với các công ty có nhiều giao dịch liên quan đến một số lượng lớn các nhà cung cấp trong khi hệ thống kiểm soát không hữu hiệu sẽ khiến các sai phạm đối với nghiệp vụ thanh toán dễ xảy ra Đôi khi để phục vụ mục đích công khai tài chính nào đó của doanh nghiệp, các khoản phải trả thương mại hay các khoản thanh toán đối với các bên có liên quan (như công ty mẹ, công ty thành viên) có thể bị nghi nhận và công bố sai lệch, không phù hợp.

Các rủi ro cơ bản liên quan đến khoản phải trả: Các khoản nợ phải trả nói chung và các khoản nợ phải trả người bán nói riêng đều là những khoản mục quan trọng trên BCTC thể hiện nghĩa vụ của công ty và là nguồn tài trợ chính cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc sai phạm xảy ra với các khoản mục này sẽ làm sai lệch các tỉ suất quan trọng cũng như các chỉ tiêu trên BCTC Do yếu tố quan trọng của mình, đôi khi vì các mục tiêu của doanh nghiệp hay vì các sơ suất các khoản phải trả này bị phản ánh một cách sai lệch thường là bị ghi giảm xuống và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp Ngoài ra, nợ phải trả cũng có khả năng bị khai khống là dấu hiệu của hành vi gian lận, rút tiền công quỹ hoặc ghi nhận không đúng kỳ kế toán (khoản nợ kỳ này lại ghi nhận sang kỳ khác) cũng là những rủi ro có thể xuất hiện khi kiểm toán các quá trình thanh toán và số dư khoản phải trả

Với các rủi ro tiềm ẩn như trên thì việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp KTV thực hiện đúng hướng và có hiệu quả đối với toàn cuộc kiểm toán nói chung và đối với từng chu trình nói riêng

1.1.2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Mua hàng - thanh toán

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng tài chính của đơn vị mình”

15

Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính Do vậy mục đích chung của chu trình Mua hàng - thanh toán là đánh giá xem liệu các

số dư tài khoản có liên quan có được trình bày và trung thực và phù hợp với các nguyên tắc

kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận rộng rãi hay không Từ mục tiêu chung của chu trình, các mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với chu trình bao gồm các mục tiêu được trình bày như sau:

Một là, tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán Mục tiêu này hướng tới việc đảm bảo rằng các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ và các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán ghi nhận trên sổ sách thực sự tồn tại và phát sinh trên thực tế

Hai là, tính đầy đủ của việc ghi nhận các nghiệp vụ của chu trình: hướng tới việc đảm bảo rằng mọi hoạt động mua nhận hàng hoá và khoản phải trả nhà cung cấp đã phát sinh trên thực tế đều được ghi sổ đầy đủ, không bỏ sót

Ba là, tính đúng đắn của việc tính giá: với hàng hoá, dịch vụ mua vào việc tính toán giá cả, phân bổ chi phí phải phù hợp với các khoản phí thực sự phát sinh đồng thời việc tính toán các khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với các hợp đồng giao dịch, hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hoá và dịch vụ

Bốn là, mục tiêu phân loại và trình bày: đối với các khoản phải trả người bán và đặc biệt là đối với hàng hoá và dịch vụ mua vào, KTV cần quan tâm tới việc phân loại đúng đắn các nghiệp vụ phát sinh công nợ và tài sản cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết

Bên cạnh các mục tiêu trên, chu trình MH-TT còn gắn liền với mục tiêu quyền và nghĩa vụ cùng việc thể hiện và trình bày đúng đắn tài sản thuộc quyền sở hữu cũng như các công nợ mà công ty có trách nhiệm phải thanh toán trên các BCTC

Mục tiêu thứ sáu là mục tiêu chính xác về mặt số học được thể hiện trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối với các nghiệp vụ MH-TT

Các mục tiêu kiểm toán trên là cái đích hướng tới và là cơ sở cho KTV trong quá trình thu thập bằng chứng hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến của mình về toàn bộ chu trình Căn

cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được các

cơ cấu, các quá trình kiểm soát chủ yếu theo từng mục tiêu và phục vụ cho việc xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết tương ứng.

1.3 Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

Để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tính hiệu lực cùng tính kinh tế của cuộc kiểm toán đồng thời đảm bảo uy tín của công ty, các bằng chứng kiểm toán cần thu thập một cách đầy

đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực hợp lý của các

số liệu trên Báo cáo tài chính Do đó một cuộc kiểm toán của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thường được tiến hành theo ba giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán, Thực hiện kiểm toán, Kết thúc kiểm toán

Cũng như các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán Mua hàng - thanh toán cũng được tiến hành theo quy trình chung của cuộc kiểm toán bao gồm ba bước nêu trên

1.3.1 Chuẩn bị kiểm toán

Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, các bước tiến hành được thể hiện ở sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 1.4: Quy trình tiến hành giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

17

Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng

Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của

Đánh giá mức độ trọng yếu rủi ro

Thiết kế chương trình kiểm toán

(Nguồn: Giáo trình Lý thuyết kiểm toán)

Đối với công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, khách hàng là nhân tố quan trọng và tiên quyết giúp công ty tồn tại và phát triển Trong bước đầu tiên, thư chào hàng sẽ được gửi đến mỗi khách hàng, bao gồm cả khách hàng cũ và mới nhằm thông báo tới khách hàng các dịch vụ mà công ty cung cấp và các quyền lợi mà khách hàng được hưởng khi sử dụng các dịch vụ đó Sau khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng, công ty

sẽ tiến hành khảo sát thu thập thông tin sơ bộ để nhận diện khách hàng Ban giám đốc sẽ xem xét và cân nhắc việc chấp nhận khách hàng hay không Tùy thuộc đó là khách hàng mới năm đầu tiên hay khách hàng đã từng làm việc với công ty mà sử dụng bảng đánh giá khác nhau ( Chi tiết xem Phụ lục 01)

Bước thứ hai, công ty tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về khách hàng, cụ thể như đặc điểm ngành nghề kinh doanh, điều kiện hoạt động, cơ câu tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ các phòng ban, hệ thống các phương pháp kế toán, hình thức sổ… Nếu là khách hàng năm đầu tiên thì những thông tin nêu trên được thu thập không chỉ thông qua gặp gỡ, làm việc với Ban giám đốc mà còn tìm hiểu trên các sách báo, tạo chí về ngành nghề của khách hàng, thông qua kiểm toán viên tiền nhiệm Nếu là khách hàng đã từ được kiểm toán bởi công ty, các thông tin trên đã được lưu trong hồ sơ kiểm toán cũ, kiểm toán viên chỉ cần bổ sung, sửa đổi cho chính xác và cập nhật

Tiếp theo, công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam gửi tới cho khách hàng Danh mục tài liệu cần cung cấp trong đó liệt kê các loại tài liệu, giấy tờ, chứng từ, sổ

kế toán , biên bản… cần thiết cho cuộc kiểm toán mà khách hàng có trách nhiệm cung cấp cho kiểm toán viên Với phần hành Mua hàng – thanh toán, các tài liệu được yêu cầu thường bao gồm:

- Các tài liệu của năm trước như Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, Biên bản thanh tra, kiểm tra năm trước

- Các tài liệu năm nay: Báo cáo tài chính năm, Biên bản họp hội đồng quản trị, họp Ban giám đốc

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán

- Các biên bản đối chiếu công nợ

- Bảng cân đối phát sinh công nợ

- Sổ nhật ký mua hàng

- Sổ Cái TK331, 152, 156;

- Sổ chi tiết TK331, 152, 156;

- Các hoá đơn chứng từ có liên quan

- Các quy định về tạm ứng tại công ty

Sau đó, các kiểm toán viên tiến hành thực hiện tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với toàn bộ các chu trình nói chung và với chu trình Mua hàng – thanh toán nói riêng Trong bước này các kiểm toán viên sẽ xem xét bằng cách quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu Qua đó kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đưa ra kết luận của mình: hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng

có được thiết kế cho chu trình Mua hàng – thanh toán hay không, nếu có thì có được tuân thủ đúng hay không, có hiệu lực không? Các kết luận này được đưa ra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm nghệ nghiệp của cá nhân kiểm toán viên

Bước tiếp theo, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích để nhận định tình hình tài chính của khách hàng Kiểm toán viên sẽ lập các bảng phân tích, phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng dựa trên các biến động của các số dư tài khoản qua các kỳ kế toán (phân tích ngang) và dựa trên bảng phân tích các nhóm tỉ suất ( phân tích dọc) Với chu trình Mua hàng – thanh toán, nhóm tỷ suất khả năng thanh toán đặc biệt được chú ý

Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, kiểm toán viên tiến hành đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của Báo cáo tài chính có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót lên Báo cáo tài chính để

từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm toán Sau khi thu thập được các thông tin về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin về nghĩa vụ pháp lý, cũng như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện các thủ tục phân tích KTV cần xác định được mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính sau đó phân bổ cho các khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán Mức độ sai phạm trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính thường được xác định bằng 1% tổng doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ

19

Bước cuối cùng là thiết kế chương trình kiểm toán Bắt đầu từ tháng 1 năm 2011, quy trình chung của một cuộc kiểm toán BCTC ở Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA), tùy theo tính chất và mục tiêu của từng cuộc kiểm toán mà Công ty có sự điều chỉnh chương trình cho phù hợp Khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại khách hàng, kiểm toán viên sử dụng những chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng

và phải trả người bán và thực hiện chương trình kiểm toán bổ sung Hàng tồn kho Tuỳ từng khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên có thể bỏ qua bước công việc này hay bổ sung thêm các bước công việc khác (Phụ lục 02)

1.3.2 Thực hiện kiểm toán

Để bắt đầu giai đoạn thực hiện kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công việc cụ thể cho từng kiểm toán viên trong đoàn kiểm toán Các kiểm toán viên sẽ tiến hành các công việc theo các bước đã được đề ra trong chương trình kiểm toán Khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên chú trọng kiểm toán các khoản phải trả người bán Công việc thực hiện gồm bước: thực hiện thủ tục kiểm soát, thực hiện thủ tục phân tích và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư dựa trên các tài liệu đã được khách hàng cung cấp theo Danh mục tài liệu cần cung cấp đã nêu ở trên

Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ cuộc kiểm toán Nó có vai trò quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán

• Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Các trắc nghiệm đối với chu trình Mua hàng – thanh toán được chia thành hai phần hành cơ bản: trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến ba trong bốn chức năng của chu trình: xử lý đơn đằt mua hàng hoá dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến chức năng thứ bốn: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

Các rủi ro cơ bản nhất liên quan đến nghiệp vụ này là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng một cách không có thật để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ

các chi phí mua hàng không đúng kỳ Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng được thực hiện theo các mục tiêu sau:

- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ là có căn cứ hợp lý: kiểm toán viên kiểm tra hàng hoá và dịch vụ mua vào có thực sự phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không hay phục vụ cho mục đích cá nhân khác? Để xác định hàng hóa mua vào là có căn cứ hợp lý, kiểm toán viên kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ bổ trợ cho nghiệp vụ mua hàng đó như: yêu cầu mua, đơn đặt hàng, hoá đơn giá trị gia tăng của hàng hoá mua vào Ngoài ra, việc kiểm tra các dấu hiệu của sự phê chuẩn là điều cần thiết để khẳng định rằng các nghiệp vụ mua hàng đều được xem xét, cân nhắc và phê chuẩn bởi đúng cấp có thẩm quyền Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên thu thập cho mình cái nhìn tổng quan về hoạt động kiểm soát cùng các thủ tục được thiết lập đối với việc phê chuẩn và hạch toán đối với quá trình thực hiện mua vào đồng thời xem xét tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đó được thể hiện qua hiệu lực của các phiếu yêu cầu mua, đơn đặt mua hàng, các báo cáo nhận hàng được đánh số trước, chú ý đến dấu hiệu và phương thức huỷ bỏ chứng từ để đề phòng việc sử dụng lại

- Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn: kiểm toán viên xem xét bảng kê chi tiết, chọn ra một số nghiệp vụ phát sinh có ở những mức giá trị khác nhau đối với các loại nghiệp vụ mua khác nhau sau đó tìm chứng từ bổ trợ cho như: đơn đặt hàng, yêu cầu mua, báo cáo nhận hàng và một số chứng từ khác xem chúng

có được phê chuẩn ở đúng cấp có thẩm quyền hay không

- Các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh đều được ghi sổ (tính đầy đủ): Trong một cuộc kiểm toán, các sai sót gian lận dễ dàng gặp phải là tài sản bị khai tăng còn công nợ phải trả bị khai giảm Do vậy, trong chu trình Mua hàng

- thanh toán việc không ghi chép các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phải trả người bán là những sai sót thường gặp Để kiểm tra sự đầy đủ trong việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, kiểm toán viên có thể theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua, báo cáo nhận hàng, hoá đơn giá trị gia tăng sau

đó đối chiếu các chứng từ với sổ nhật ký mua hàng và các sổ khác có liên quan

21

- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ đều được đánh giá đúng (tính giá): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng rất lớn tới rất nhiều khoản mục khác như hàng tồn kho, công nợ, chi phí thu mua

và đặc biệt là ảnh hưởng lớn giá vốn hàng bán và lợi nhuận cùng nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính Việc ghi nhận và phản ánh đúng giá trị hàng hoá, dịch

vụ mua vào là một yếu tố quan trọng và phụ thuộc vào quá trình kiểm tra nội

bộ đối với các quá trình tính toán và các số tiền Ở cấp độ thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên xem xét các dấu hiệu của việc kiểm tra nội

bộ, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì các thủ tục kiểm tra chi tiết cho mục tiêu này sẽ được giảm nhẹ và ngược lại

- Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng (phân loại): kiểm toán viên phỏng vấn kế toán, tìm hiểu hệ thống KSNB đối với việc phân loại hàng mua nguyên vật liệu chính, phụ, hàng hóa, dịch vụ và các tài sản khác phù hợp với nguyên tắc của hệ thống tài khoản cũng như những qui định của công ty Đồng thời kiểm toán viên so sánh sự phân loại các nghiệp vụ mua vào trên sổ hoặc bảng kê chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của doanh nghiệp

- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc: Để đảm bảo các nghiệp vụ mua được ghi sổ đúng lúc kế toán phải thực hiện ghi sổ các nghiệp vụ ngay sau khi chúng phát sinh Điều này sẽ giúp cho các nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận đúng kỳ đồng thời giảm thiểu được các rủi ro bỏ sót Để kiểm tra mục tiêu này, kiểm toán viên cần thực hiện việc so sánh ngày ghi trên báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho với ngày ghi trên hoá đơn hàng bán, chứng từ vận chuyển, nhật

ký mua hàng Kiểm toán viên cũng tiến hành kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa được ghi sổ hay không?

- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho và chúng được cộng dồn chính xác: KTV khảo sát lại tính tính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải rả và sổ kho

 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

Giống như nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán cũng hướng tới các mục tiêu kiểm toán cơ bản và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp.

- Các khoản thanh toán ghi sổ là có căn cứ hợp lý: KTV tiến hành thảo luận với

kế toán theo dõi công nợ và quan sát các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp

vụ thanh toán nhằm xem xét sự tách biệt thích hợp giữa kế toán công nợ với người ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán Việc không tách biệt giữa hai

vị trí này dễ dàng dẫn đến gian lận về việc khai khống các chứng từ thanh toán, hay thanh toán không hợp lý cho các nhà cung cấp Ngoài ra để đảm bảo tính hiệu lực của hoạt động thanh toán, KTV tiến hành quan sát, theo dõi để khẳng định xem liệu có sự kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi

và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện hay không?

- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được sự phê chuẩn đúng đắn: mục tiêu này được kiểm tra thông qua việc xem xét các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo chúng được phê chuẩn ở đúng cấp có thẩm quyền

- Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ (tính đầy đủ): KTV lựa chọn và theo dõi một chuỗi các phiếu chi (nếu chi bằng tiền mặt), uỷ nhiệm chi (chi bằng tiền gửi ngân hàng) và các chứng từ thanh toán, kiểm tra tính liên tục của các chứng từ Nếu việc đánh số các chứng từ là đứt quãng thì rất có thể xảy ra việc mất chứng từ hay chứng từ thanh toán vào sổ không đầy đủ KTV cũng sẽ kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng (bank statement) thường nhận được vào cuối tháng với ghi nhận về thanh toán qua ngân hàng của kế toán Đồng thời KTV cũng quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu bảng kê về các nghiệp vụ mua bán hàng hóa đã phát sinh do người bán gửi cho doanh nghiệp với sổ chi tiết các khoản phải trả

- Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng (tính giá): Việc tính giá và phản ánh đúng đắn công nợ đối với các nhà cung cấp ảnh hưởng nhiều đến quyền và nghĩa vụ cũng như các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp do đó trong quá trình kiểm toán rủi ro của việc đánh giá không đúng là có thể xảy ra Để hạn

23

chế rủi ro này, KTV kiểm tra các dấu hiệu của quá trình KSNB đối với việc ghi nhận và đánh giá các công nợ như chiết khấu, giảm trừ công nợ, chênh lệch

tỉ giá đánh giá lại cuối kỳ đồng thời tiến hành kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện

- Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra sơ đồ tài khoản của doanh nghiệp và các thủ tục vào sổ thủ công nhằm so sánh sự phân loại các khoản thanh toán cho người bán trên sổ chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của người bán phù hợp với sơ đồ tài khoản

- Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc: Các thủ tục kiểm soát được coi là có hiệu quả khi doanh nghiệp duy trì qui định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán được thực hiện Để kiểm tra tính kịp thời của nghiệp vụ, KTV kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng chưa được vào sổ không KTV cũng tiến hành so sánh ngày trên các phiếu chi thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt, ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền mặt tại ngân hàng

- Các nghiệp vụ thanh toán được chuyển sổ và tổng hợp chính xác: KTV tiến hành khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật

ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền

- Để kiểm tra tính hợp lý của các chi phí mua hàng trong kỳ, KTV có thể so sánh biến động của các chi phí mua hàng giữa các tháng trong mối tương quan với tình hình sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trong tháng đó Từ

những mối quan hệ này KTV sẽ tìm ra các tháng có chi phí mua hàng bất thường với khả năng tiềm ẩn sai sót cao.

- KTV phân tích tỉ lệ tương quan giữa chi phí mua hàng từng tháng với nợ phải trả người bán trong từng tháng hoặc với các khoản thanh toán đã thực hiện trong tháng Nếu chỉ tiêu này ổn định và không có biến động lớn so với kỳ trước thì ít có khả năng xảy ra sai sót và ngược lại

- Trong quá trình kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán, KTV còn sử dụng các thủ tục phân tích để đánh giá tính hợp lý của các khoản nợ quá hạn trên tổng nợ phải trả nhà cung cấp Nếu chỉ tiêu này có xu hướng tăng mạnh điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp có vấn đề đồng nghĩa với việc KTV phải áp dụng thêm nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết để giảm thiểu rủi ro

- Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp lý chung của các khoản nợ phải trả, KTV có thể tính và phân tích một số chỉ tiêu như: tỷ lệ nợ phải trả thương mại trên tổng giá trị hàng mua trong kỳ, tỷ lệ nợ phải trả thương mại trên tổng nợ ngắn hạn

• Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết

Mục đích của việc áp dụng các thủ tục kiểm toán là thu thập số lượng bằng chứng thuyết phục theo các mục tiêu kiểm toán đã đặt ra nhằm phục vụ cho việc đưa ra các kết luận

về độ tin cậy của một chu trình nói riêng và của toàn cuộc kiểm toán nói chung

 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ mua hàng

- Tính có thực của hàng hóa và dịch vụ mua vào: Khả năng sai phạm tiềm tàng

đối với hàng hoá dịch vụ là các khoản bị ghi khống làm tăng giá trị của tài sản, vật tư do đó khi kiểm toán các nghiệp vụ mua hàng tính có thực của nghiệp vụ rất được KTV quan tâm Để kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng, KTV xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường KTV cũng kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh như: hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng và yêu cầu đặt hàng (riêng đối với hàng nhập khẩu thì còn cần xem xét các tờ

25

khai hải quan, thông báo nộp thuế của Nhà nước) nhằm đảm bảo các nghiệp

vụ mua hàng là có căn cứ hợp lý KTV cũng có thể tiến hành đối chiếu số liệu hàng mua trên sổ sách với hàng tồn kho mua vào trong kỳ, điều tra các sai lệch nếu có

- Tính đầy đủ của việc ghi nhận hàng hoá dịch vụ mua trong kỳ: Thông thường

trong quá trình đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ để kiểm tra tính có thực của hàng hoá sẽ giúp KTV đồng thời đạt được mục tiêu đầy đủ của nghiệp vụ Ngoài ra, KTV cũng có thể thực hiện đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng nhằm tìm ra bất cứ sự bỏ sót nghiệp vụ mua hàng nào

- Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn: Mục tiêu được phê chuẩn trong

nghiệp vụ mua hàng thường liên quan đến các quyết định mua, sự phê chuẩn

về số lượng, chất lượng và giá trị mua ở các cấp có thẩm quyền Để kiểm tra chi tiết đối với mục tiêu này, KTV tiến hành kiểm tra các chứng từ bổ trợ cho việc thực hiện nghiệp vụ mua như: yêu cầu mua, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán về các dấu hiệu của sự phê chuẩn

- Các nghiệp vụ mua hàng được đánh giá đúng: Thủ tục kiểm tra chi tiết đối

với nghiệp vụ này là so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua hàng với hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hóa đơn người bán

- Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng: KTV so sánh sự phân loại

nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo hoá đơn người bán

- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc, đúng kỳ: KTV kiểm tra tính

đúng kỳ kế toán nhằm phản ánh đúng nghiệp vụ vào thời điểm phát sinh làm ảnh hưởng đến các chỉ tiêu kế toán Các công việc kiểm tra tính đúng kỳ này thường được thực hiện đối với các nghiệp vụ phát sinh vào thời điểm cuối năm Thông thường KTV sẽ so sánh ngày của báo cáo nhận hàng và ngày trên hoá đơn đồng thời đối chiếu lên các sổ sách kế toán nhằm xem xét tính đúng

kỳ của việc hạch toán kế toán

- Các nghiệp vụ mua hàng được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: Để kiểm tra

tính đúng đắn và tin cậy của các con số, KTV tiến hành khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật ký và theo dõi quá tình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho Hiện nay hầu hết các công ty đều sử dụng hệ thống máy tính đã được lập trình sẵn trong việc xử lý các thông tin kế toán do đó việc kết chuyển sổ sai tương đối ít xảy

ra, các rủi ro này thường xảy ra đối với việc thực hiện hạch toán thủ công

 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ thanh toán

- Các khoản phải trả được ghi nhận đều dựa trên căn cứ hợp lý: KTV tiến hành

xem xét sổ nhật ký chi tiền, sổ cái tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với số tiền lớn và bất thường Để kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ thanh toán, KTV đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện (phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi và báo cáo ngân hàng nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng) với bút toán trong nhật ký mua vào liên quân và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn: Dấu hiệu

của việc phê chuẩn ở đúng các cấp có thẩm quyền là một thủ tục KSNB nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động thanh toán đều được xem xét, rà soát bởi các cấp lãnh đạo Để kiểm tra mục tiêu này, KTV tiến hành kiểm tra các chứng từ đi kèm bổ trợ cho nghiệp vụ thanh toán như: phiếu chi, lệnh chi tiền đều có chữ

ký, và phê chuẩn của người đúng thẩm quyền Khi các chứng từ này không có dấu hiệu của sự phê chuẩn thì khả năng sai phạm có thể xảy ra

- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đều được ghi sổ (tính đầy đủ): KTV ra

soát các khoản chi tiền ghi trên sổ, đối chiếu với các khoản chi ghi trên bảng

kê của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo các khoản thanh toán được ghi chép đầy đủ

- Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá): Nhằm đảm

bảo rằng các khoản thanh toán đã thực hiện được đánh giá đúng đắn KTV có thể so sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền liên quan

27

- Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn (sự phân loại): KTV so

sánh sự phân loại phù hợp với sư đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của người bán và sổ nhật ký mua hàng

- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ đúng lúc: Nhằm kiểm tra tính đúng kỳ

của các nghiệp vụ thanh toán, một trong các thủ tục kiểm toán được KTV sử dụng là so sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt Đồng thời KTV tiến hành so sánh ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng

- Các nghiệp vụ thanh toán được chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: KTV kiểm

tra theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả

 Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán

Trong chu trình Mua hàng – thanh toán, các khoản phải trả thương mại là một phần trong chức năng mua hàng Tuy nhiên nó có vai trò quan trọng có thể ảnh hưởng tới khả năng thanh toán cũng như các chỉ tiêu tài chính của công ty Các rủi ro thường gặp đối với khoản phải trả này là khả năng phản ánh không đúng kỳ kế toán cũng như nguy cơ bị làm sai lệch nhằm một số mục đích sai lệch các thông tin tài chính Do đó trong quá trình kiểm toán, bên cạnh các thủ tục kiểm tra chi tiết áp dụng với quá trình mua hàng, thanh toán KTV còn quan tâm đến kiểm tra chi tiết đối với số dư nợ phải trả người bán cũng được thực hiện căn

cứ vào các mục tiêu kiểm toán đã được xây dựng

- Tính hợp lý chung: Để đảm bảo rằng số dư khoản nợ phải trả người bán cùng

các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả được ghi nhận một cách hợp lý, KTV tiến hành so sánh với tổng chi phí mua hàng năm nay với năm trước đồng thời xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản nợ, thanh toán bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải trả

có chịu lãi suất Đồng thời KTV cũng tiến hành đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động

- Các khoản phải trả là có căn cứ hợp lý (tính có thực): Để kiểm tra tính có

thực của các khoản phải trả đã ghi nhận KTV tiến hành đối chiếu danh sách các khoản phải trả với bảng kê các nhà cung cấp và rà soát tới các hoá đơn giao dịch thực hiện trong kỳ Một thủ tục quan trọng không thể thiếu khi kiểm tra tính có thực của khoản phải trả là thực hiện việc gửi thư xác nhận tới các nhà cung cấp với các khoản nợ lớn, bất thường Tuỳ theo đánh giá về rủi ro có thể xảy ra, KTV lựa chọn việc gửi thư xác nhận dạng khẳng định hay phủ định

- Các khoản phải trả phát sinh đều được ghi nhận (tính đầy đủ): KTV sẽ tiến

hành rà soát, kiểm tra chi tiết các khoản nợ phải trả chưa được ghi sổ Thủ tục này thường liên quan đến tính đúng kỳ kế toán vì trên thực tế các nghiệp vụ mua hàng phát sinh vào cuối năm nay thường được thanh toán vào đầu năm sau do đó một rủi ro hay xảy ra là kế toán phản ánh khoản nợ đó vào năm kế tiếp Để kiểm tra công ty đã phản ánh đầy đủ các khoản nợ vào năm tài chính hiện hành, KTV chọn ra một số nghiệp vụ thanh toán vào đầu năm kế tiếp đối chiếu với hoá đơn GTGT để đảm bảo rằng các khoản nợ được phản ánh đầy đủ

- Các khoản phải trả được đánh giá đúng: Việc kiểm tra chi tiết nhằm đảm bảo

các khoản phải trả được đánh giá đúng sẽ được KTV tiến hành đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê cùng với các kết quả thu được từ thư xác nhận Đối với các công ty hạch toán bằng đồng ngoại tệ thì để đảm bảo tính định giá đúng, KTV thực hiện quy đổi các số dư nợ cuối kỳ theo tỉ giá liên ngân hàng tại thời điểm cuối năm và so sánh với số dư công nợ cuối kỳ

- Các khoản phải trả được phân loại đúng: Một rủi ro thường gặp khi kiểm

toán các khoản phải trả là việc hạch toán nhầm nhà cung cấp, điều này làm ảnh hưởng tới tổng công nợ tuy nhiên phản ánh sai lệch quyền và nghĩa vụ của công ty đối với từng nhà cung cấp Để hạn chế rủi ro trên, KTV sẽ tiến hành kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả

- Các khoản nợ phải trả được trình bày đúng đắn: KTV thực hiện kiểm tra các

khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn được tách riêng

29

- Các khoản nợ phải trả được ghi sổ đúng kỳ: KTV khi kiểm tra mục tiêu này

thường quan tâm đến tính đúng kỳ của khoản nợ, kiểm tra các khoản nợ quá hạn đồng thời đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, hồ so hàng mua đi đường do sự phân kỳ của khoản nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với việc khoá sổ của các hoá đơn mua hàng để xác định số dư hàng tồn kho

1.3.3 Kết thúc kiểm toán

Trước khi rời khỏi nơi làm việc của khách hàng, kiểm toán viên thường tiến hành soát xét lại hồ sơ kiểm toán để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng chưa được khai thác Sau

đó, kiểm toán viên sẽ tổng hợp các sai sót đã phát hiện được trong quá trình kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán và đề nghị các bút toán điều chỉnh gửi cho khách hàng Tuỳ thuộc vào mức độ sai phạm và sự điều chỉnh các sai phạm theo yêu cầu của khách hàng mà nhóm sẽ tiến hành họp và thống nhất đưa ra ý kiến kiểm toán và lập Báo cáo kiểm toán

• Soát xét lại hồ sơ kiểm toán trước khi rời khỏi văn phòng của khách hàng

Các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán sẽ được chủ nhiệm kiểm toán tiến hành soát xét nhằm đảm bảo các bằng chứng

đã được thu thập đầy đủ và quá trình kiểm toán đã được thực hiện theo đúng kế hoạch và tuân thủ theo các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như chuẩn mực kiểm toán Quốc tế Khi soát xét nếu chủ nhiệm kiểm toán phát hiện những thiếu sót, các thông tin chưa đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra đối với chu trình thì chủ nhiệm kiểm toán sẽ yêu cầu kiểm toán viên đã thực hiện kiểm toán đối với chu trình này sửa chữa và bổ sung thêm thông tin

• Tổng hợp kết quả công việc đã thực hiện

Các KTV thực hiện kiểm toán các khoản mục của chu trình mua hàng và thanh toán

sẽ thảo luận với nhau để đi đến thống nhất ý kiến trong biên bản kiểm toán, nêu ra các sai phạm và đưa ra các bút toán điều chỉnh Sau đó, KTV gửi biên bản cho kế toán trưởng để đối chiếu và gửi cho khách hàng - nếu biên bản kiểm toán được thống nhất giữa hai bên thì

cả hai bên sẽ ký vào đó Cuối cùng chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành lập bản thảo Báo cáo kiểm toán và trình Ban giám đốc soát xét lại lần cuối và đưa ra ý kiến của mình

• Gửi các bản dự thảo cho khách hàng và họp thông báo kết quả kiểm toán

Chủ nhiệm kiểm toán sẽ gửi cho khách hàng bản dự thảo báo cáo kiểm toán sau khi

đã được Ban Giám đốc Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam soát xét Sau

đó, nhóm kiểm toán sẽ họp thống nhất với khách hàng để thông qua kết quả kiểm toán Báo

cáo kiểm toán sẽ được phát hành chính thức khi bản dự thảo được thông qua và ý kiến của hai bên đã thống nhất.

31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN PHẦN HÀNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC HIỆN

2.1 Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện tại công ty ABC

Công ty TNHH MTV ABC được chọn làm ví dụ minh họa cho quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện Vì hầu hết các khách hàng của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đều là các đơn vị vó quy mô vừa và nhỏ, nên có thể coi công ty TNHH MTV ABC là khách hàng tiêu biểu Quy trình kiểm toán công ty ABC vì thế mang tính đại diện cho quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán nói riêng

2.1.1 Chuẩn bị kiểm toán

• Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng

Công ty TNHH MTV ABC là khách hàng năm đầu tiên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam Sau khi nhận được Thư mời kiểm toán (Thư chào hàng), công ty TNHH ABC quyết định chọn công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam

là công ty thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty mình cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2010 Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam nhanh chóng xúc tiến làm việc với Ban giám đốc, tìm hiểu sơ bộ khách hàng và chấp nhận kiểm toán công ty ABC Hai bên tiến hành thỏa thuận các điều khoản và kí kết hợp đồng kiểm toán, trong đó quy định thời gian tiến hành kiểm toán, thời gian phát hành báo cáo kiểm toán, phí kiểm toán … Theo kế hoạch được thỏa thuận giữa hai bên và được ghi trong hợp đồng, cuộc kiểm toán sẽ thực hiện từ ngày 7 tháng 3 tới ngày 12 tháng 3 năm

2011 Ban giám đốc công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam phân công kiểm toán viên B.T.H.A làm trưởng nhóm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán Kiểm toán viên Đ.N.M và trợ lý kiểm toán V.T.T được phân công thực hiện kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán

• Tìm hiểu về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của khách hàng

Công ty ABC là công ty TNHH MTV do nhà nước làm chủ Công ty TNHH Một thành viên ABC được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

1404000057, đăng ký lần đầu ngày 29 tháng 05 năm 2008 do Phòng đăng ký kinh doanh -

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn cấp Trụ sở chính đặt ở Số 20, đường 17/10, phường Vĩnh Trại, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn Vốn điều lệ của Công ty: 8.200.000.000

đồng (Tám tỷ hai trăm triệu đồng).

Theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 1404000057, đăng ký lần đầu ngày 29 tháng 05 năm 2008 do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn cấp, hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm:

- Hoạt động xổ số;

- Hoạt động vui chơi giải trí (hoạt động vui chơi có thưởng);

- Nhà khách, nhà nghỉ, kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắn ngày;

- Vận tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh;

- Vận tải hàng hóa bằng xe ô tô loại khác;

- Cho thuê xe ô tô;

- Đại lý du lịch;

- Điều hành tua du lịch

Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, và chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

được miêu tả qua sơ đồ sau

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ABC

(Nguồn:Hồ sơ kiểm toán) Đặc điểm hệ thống kế toán:

Trong năm 2010, Công ty đã tuân thủ Luật Kế toán ban hành ngày 17 tháng 06 năm

2003 kèm theo Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ban hành ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng

Phòng thị trường

Phòng

kế toán

Phòng vật tư

Phòng trả thưởng